Do vậy việc thiết lập hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng bên trong của cơ sở giáo dục nghề nghiệp GDNN nói chung và Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung nói riêng càng bức thiết hơn
Trang 176 Thông tin Khoa học & Công nghệ * Sô' 27-2022
THIẾT LẬP HỆ THỐNG THÔNG TIN BÀỌ ĐÀM CHÁT LIÍ0HG hương DẾN CHUYỂN DÚI SÔ TẠI TRIÍ0HG CAO ĐẲNG CÔHG THƯƠNG MIỀN TRUNG CREATING A QUALITY ASSURANCE INFORMATION SYSTEM TOGETHER DIGITAL TRANSFORMATION AT MIENTRUNG INDUSTRY AND TRADE
COLLEGE
TS LÊ KIM ANH
Phòng QLCL&NCKH
Tóm tắt
Việc thiết lập hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng hướng đến chuyển đổi số từ phương thức giáo dục truyền thống sang giáo dục số ngày càng trở nên bức thiết Do vậy việc thiết lập hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng bên trong của cơ sở giáo dục nghề nghiệp (GDNN) nói chung và Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung nói riêng càng bức thiết hơn, bao gồm các thông tin
sơ cấp và thứ cấp của cơ sở GDNN Hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng nhằm thu thập, tạo, lưu trữ và phân phối các dữ liệu cần thiết, chính xác về công tác bảo đảm chất lượng cho các đơn
vị trong quá trình vận hành hệ thống Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung ứng dụng Công nghệ thông tin để thiết lập quy trinh, tự động hóa trong quá trình quản lý điều hành của nhà trường, hướng đến chuyển đổi số
Từ khóa: hệ thông thông tin bảo đảm chất lượng, chuyến đổi số, cơ sở giáo dục nghề nghiệp
Abstract
Creating a quality assurance information system towards digital transformation from traditional education to digital education is becoming increasingly urgent Therefore, it is even more urgent to create an internal quality assurance information system (QC) of the vocational education institution (TVET) in general and of Mientrung Industry and Trade College in particular, including information primary and secondary education institutions The quality assurance information system aims to collect, create, store and distribute necessary and accurate data on quality assurance for departments and faculties during the operation of the system Mientrung Industry and Trade College has applied Information Technology to set up processes and automate the management and operations of the college, towards digital transformation
Keywords', quality assurance information system, digital transformation, vocational education institutions
1 Đặt vấn đề
Trong hoạt động giáo dục nghề nghiệp
(GDNN), chuyển đổi số được nhận định là
chìa khóa để nâng cao hiệu quả hoạt động
dạy và học, phát triển năng lực của người học,
tăng khả năng tự học, gắn học lý thuyết với
thực hành Để thiết lập hệ thống thông tin bảo
đảm chất lượng hướng đến chuyển đổi số từ
phương thức giáo dục truyền thống sang giáo
dục số ngày càng trở nên bức thiết Theo V.I
không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào,
cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất” Đối với
lình vực GDNN cũng vậy, muốn đưa ra quyết định đúng, nhất thiết phải có đủ thông tin cần thiết, chính xác, do vậy việc thiết lập hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng (BĐCL) bên trong của cơ sở GDNN nói chung và Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung nói riêng, bao gồm các thông tin sơ cấp và thứ cấp của
cơ sở GDNN Hệ thống thông tin BĐCL nhằm thu thập, tạo, lưu trữ và phân phối các dữ liệu
Trang 2Thông tin Khoa học & Công nghệ * Số' 27-2022 77
cần thiết, chính xác về công tác BĐCL cho
các đon vị trong quá trình vận hành hệ thống
Trường Cao đẳng Công Thưong miền Trung
ứng dụng Công nghệ thông tin để thiết lập quy
trình, tự động hóa trong quá trình quản lý điều
hành của nhà trường, hướng đến chuyển đổi số
2 Hệ thống thông tin BĐCL theo định
hướng chuyển đổi số
Căn cứ Thông tư số 28/TT-BLĐTBXH,
ngày 28/12/2017 của Bộ Lao động - Thương
binh và Xã hội về việc quy định hệ thống
bảo đảm chất lượng của cơ sở giáo dục nghề
nghiệp Như vậy, hệ thống thông tin bảo đảm
chất lượng gồm cơ sở dữ liệu bảo đảm chất
lượng và hạ tầng thông tin:
Cơ sở dừ liệu bảo đảm chất lượng là thông
tin đầu vào của từng quy trình bảo đảm chất
lượng hoặc từng bước thuộc một quy trình;
thông tin đầu ra của từng quy trình bảo đảm
chất lượng hoặc từng bước thuộc một quy trình
và các thông tin liên quan đến hệ thống bảo
đảm chất lượng
Hạ tầng thông tin bao gồm máy móc, thiết
bị, phần mềm và công nghệ phục vụ việc xây
dựng, vận hành hệ thống bảo đảm chất lượng
Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin
BĐCL: Cơ sở dữ liệu mở, có khả năng mở
rộng, cập nhật khi càn thiết; phàn ánh đẩy đủ,
kịp thời, chính xác các thông tin phục vụ quản
lý của nhà trường và vận hành hệ thống bảo
đảm chất lượng, ứng dụng công nghệ thông
tin, bảo đảm kết nối với hệ thống thông tin
quản lý của cơ quan quản lý nhà nước về giáo
dục nghề nghiệp các cấp, phân quyền truy cập
hệ thống theo cấp độ quản lý phục vụ việc ra
quyết định quản lý, điều hành các hoạt động
bảo đảm chất lượng
Căn cứ Quyết định sổ 2222/QĐ-TTg,
ngày 30/12/2021 của Thủ tướng Chính phủ
về việc phê duyệt chương trình chuyển đồi
số trong giáo dục nghề nghiệp đến năm 2025,
định hướng đến năm 2030 Mục tiêu chung
“Chuyên đôi số trong giáo dục nghề nghiệp nhằm triển khai các hoạt động giảo dục nghề nghiệp trên môi trường số, đây mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lỷ, hoạt động dạy học, phương pháp dạy học, kiêm tra, đánh giá giúp tăng cường hiệu quả công tác quản
lý và mở rộng phương thức cũng như cơ hội tiếp cận giáo dục nghề nghiệp tạo đột phá về chất lượng, tăng nhanh số lượng đào tạo góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhãn lực
có kỹ năng nghề, tăng năng suất lao động và năng lực cạnh tranh quốc gia trong bổi cảnh hội nhập quốc tế”.
Căn cứ Điều 8 của Thông tư số 28/TT- BLĐTBXH, ngày 28/12/2017 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về việc quy định hệ thống bảo đảm chất lượng của cơ
sở giáo dục nghề nghiệp Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung triển khai thiết lập
hệ thống thông tin BĐCL gồm các giai đoạn như sau:
+ Giai đoạn 1: Xác định nhu cầu của hệ thống thông tin BĐCL xây mới hay nâng cấp những thông tin hiện có của Trường, các thông tin phản ánh về hệ thống ở từng đơn vị phòng, khoa, trung tâm, ; các nội dung thông tin hoạt động BĐCL của nhà trường; các hình thức, công cụ quản lý, chia sẻ thông tin; hạ tầng hệ thống thông tin; phân hệ của hệ thống; nghiên cứu tính khả thi, Từ đó nhà trường đưa ra
lộ trình, kế hoạch để triển khai xây dựng hệ thống thông tin BĐCL
+ Giai đoạn 2: Xây dựng, hệ thống hóa cơ
sở dừ liệu liên quan về hoạt động BĐCL gồm:
Hệ thống các văn bản, tài liệu, quy định, hướng dẫn, thủ tục, quy trình về hoạt động BĐCL trong và ngoài trường; cơ sở dữ liệu đầu vào, đầu ra và hồ sơ minh chứng về quá trình vận hành các quy trình; cơ sở dữ liệu trong hoạt động khảo sát các bên liên quan; các kế hoạch, báo cáo, các mẫu phiếu khảo sát , cơ sở dữ liệu trong hoạt động tự đánh; các thông tin, dữ liệu khác có liên quan
Trang 378 Thông tin Khoa học & Công nghệ * Sô' 27-2022
Ở giai đoạn này nhà trường tập trung phân
tích 2 thành phần chính của hệ thống thông
tin BĐCL là dữ liệu và xử lý về dừ liệu: xác
định các dữ liệu cơ bản cần tổ chức lưu trữ
bên trong hệ thống, quan hệ giữa các loại dừ
liệu, về xử lý: xác định các chức năng, các
quy trình xử lý thông tin theo yêu cầu của các
phòng, khoa, trung tâm của Trường
+ Giai đoạn 3: Cách thức quản lý, thu thập,
xử lý và chia sẻ thông tin, dữ liệu liên quan đến
hoạt động BĐCL của nhà trường
3 ứng dụng CNTT thiết lập hệ thống
thông tin BĐCL hướng đến chuyển đổi số
3.1 ứng dụng công nghệ Sharepoint của Microsoft
SharePoint, một sản phẩm phần mềm Web được triển khai trên môi trường mạng, giúp việc lưu trừ, chia sẻ thông tin hoạt động của nhà trường được dề dàng và thuận tiện hơn Với sức mạnh lưu trữ không giới hạn và tính năng tạo lập môi trường làm việc cộng tác tốt, SharePoint là một giải pháp hoàn toàn phù hợp
để xây dựng một hệ thống lưu trữ, chia sẻ dữ liệu minh chứng của cơ sở GDNN nhất quán
và hoạt động hiệu quả
Hình 1 Quản lý và chia sẻ dữ liệu sử dụng công nghệ SharePoint
Để hồ trợ mục đích lưu trừ, chia sẻ dữ liệu
minh chứng nhằm đánh giá chất lượng đào
tạo cũng như đảm bảo tính bảo mật trong vấn
đề truy xuất dữ liệu của các thành viên thuộc
Trường Hệ thống lưu trữ cơ sở dừ liệu cần đáp
ứng những chức năng chính sau:
* Chức năng quản lý tập tin theo phân cấp
tiêu chí và tiêu chuân
Hệ thống phải cung cấp cơ chế linh động
cho phép phân cấp lưu trữ phức tạp theo thư
mục tập tin, đảm bảo tính toàn vẹn và dễ dàng
truy xuất của dữ liệu Cơ chế quản lý phiên bản tài liệu trong quá trình hoạt động, kho dừ liệu
có thể sẽ được cập nhật liên tục nên vấn đề cập nhật mới được xem là tác vụ quan trọng Do
đó, hệ thống phải cung cấp cơ chế quân lý các phiên bản tài liệu, nhằm lưu vết những thay đổi và tác nhân làm thay đổi nó Cung cấp khả năng dề dàng truy xuất tất cả các phiên bản thay đổi của một tài liệu lưu trữ
* Chức năng phân chia công việc
Do đặc thù của lưu trừ, công việc quản lý
Trang 4Thông tin Khoa học & Công nghệ * Sô 27-2022 79
và cập nhật hệ thống được quản lý bởi nhiều
thành viên, cần có một môi trường cộng tác
giúp các thành viên có thể làm việc phối hợp
với nhau trên thư mục dữ liệu mà mình quản lý
trong kho dữ liệu Hệ thống cần cung cấp khả
năng phân chia quản lý dữ liệu cho các thành
viên trong kho, cung cấp cơ chế làm việc cộng
tác trên tập tin thư mục, giúp quá trình cập nhật
và quản lý kho tiện lợi và nhanh chóng hơn
* Chức năng phân quyền và quản lý truy
xuất
Hệ thống được quản lý bởi nhiều phân hệ
người dùng trong hệ thống, tùy theo cấp bậc và
quyền hạn của mồi thành viên mà họ sẽ được
chỉ định quản lý các thư mục cũng như cung
cấp các tài liệu minh chứng nào Nhằm đảm
bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu, hệ
thống cần có chức năng quản lý người dùng,
quản lý nhóm Và hơn thế nữa, ứng với mỗi
phân hệ cần có cơ chế quản lý phân quyền, cho
phép thiết lập các cấp độ truy xuất tài liệu, đảm
bảo tính bảo mật của hệ thống lưu trữ
* Chức năng tìm kiếm thông minh
Hệ thống sẽ được vận hành trong một
khoảng thời gian dài và số lượng tập tin thư
mục sẽ tăng dần theo thời gian, cần có cơ chế
tìm kiếm thông minh hiệu quả trên hệ thống
minh chứng, đăm bảo tính tin cậy và dễ dàng
truy xuất dữ liệu được lưu Cung cấp các tác
vụ tìm kiếm theo tên, loại tập tin, kết hợp các biểu thức tìm kiếm giúp quá trình tìm kiếm trở nên tiện lợi
3.2 ứng dụng phần mềm Bitrix 24
Bitrix24 là một công cụ quản lý được xây dựng và phát triển trên nền tảng Sitemanager Bitrix24 có các công cụ quản lý truyền thông nội bộ, quản lý công việc và quản lý khách hàng có khả năng tùy biến cao, phù hợp với mọi loại hình của đơn vị Bitrix24 cung cấp
2 phiên bản: phiên bản tự lưu trữ - SelfHost
(người dùng có khả năng tùy chinh cao, không
bị giới hạn quyền) và phiên bản lưu trữ điện toán đám mây - Cloud (người dùng có thể sử
dụng miễn phí hoặc trả phỉ để được sử dụng nhiều tỉnh năng hom).
Hiện tại, Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung ứng dụng phần mềm Bitrix 24 trong việc quản lý điều hành của nhà trường Việc thiết lập hệ thống thông tin BĐCL hướng đến chuyển đổi số dựa trên nền tảng phần mềm Bitrix 24 Trong bài viết này tác giả giới thiệu
3 tính năng cơ bản như sau:
a) Thiết lập hệ thống thông tin quản lý văn bản điều hành và chia sẻ dữ liệu, như hình 2
và 3
Hình 2 Quản lý hệ thống văn bản điều hành
Trang 580 Thông tin Khoa học & Công nghệ * Sô' 27-2022
Chia sẻ thông tin dữ liệu của nhà trường đến các thành viên khi sử dụng công nghệ Bitrix 24
o HOP ĐỔNG'
Tải về
Hình 3 Chia sẽ dừ liệu đến các đơn vị hoặc cá nhân
Tinh nguyện win 5S-JICA
TONG TẰM TS&QHON
Trưởng đom VỊ
UBKTbángúy
Tíợnto-DL
THAUGU
Truông các Khoa
Tuđãnhga
#“1 XÂY DƯNG BỀ AN CHƯƠNG lấr TRÌNH PT CÔNG NGHIỆP Hỗ nWỈW3(WÍNTỬ)
c Á Sèngbiotỵ: e.rnfcdm’SThxs&f;.
• «vua CAU rMÕKTioenM
' XI Tự đánh giá
Gỗ tin nhẵn
LiKmAnt! ■ i&ttgih Câcỉáy cồỉsH^eết tác ỉão SỄU CỂ sêL ơrà GồtácHa Ể các íiẳỴCỀ te IWI í
ĩệpíin: l H^áiì^itógãTr^aCỉuiíítyiỀ
TnèmnhỄu
Ổ
Hình 4 Quản lý thông tin nhỏm làm việc
Hình 5 Chia sẻ dữ liệu thông tin nhóm làm việc
Trang 6Thông tin Khoa học & Công nghệ * Sô' 27-2022 81
Bitrix24 hồ trợ người dùng thiết lập các quy trình xử lý công việc theo đúng như các quy trình đã được xây dựng và đang vận hành trong đon vị Tùy vào mục đích, đặc thù của từng loại quy trình hiện có người dùng lựa chọn những quy trình phù hợp để đưa lên hệ thống Bitrix24
hồ trợ hai loại quy trình sau:
Quy trình tuần tự - Sequential Business Process: là loại quy trình thực thi một loạt các hành
động theo thứ tự liên tiếp từ đầu vào cho tới đầu ra và thường áp dụng xử lý cho các công việc đon giản
Start
Quy trình hỗn hợp - Status Driven Business Process: đây là loại quy trình không có điểm
đầu vào, đầu ra cụ thể
Hình 7 Sơ đồ quy trình hỗn hợp
Loại quy trình này vận hành dựa vào trạng thái của tài liệu hay công việc đang có trong quy trình, thường được áp dụng đối với các quy trình công việc phức tạp có nhiều bước /khâu Quy trình hỗn hợp có thể chứa nhiều quy trình con là dạng quy trình tuần tự Kết quả ứng dụng CNTT
để thiết lập hệ thống thông tin BĐCL tại Trường cao đẳng Công Thưorng miền Trung thông qua các quy trình đã thiết lập, như hình 7
Trang 7Thông tin Khoa học & Công nghệ * số 27-2022
^1 BÁO CÁO KÉT QUÁ Tư HOC
■Jr CỔNG THÔNG TINGIẢI QUYẾT YÊU CẰU CỦA HSSV
Q HC-01 VÃN BÁN Đl
o HC-04 ĐẰNG KÝ BẢO TRÌ BÁO DƯỠNG THIẾTBỊ
fijt KHOA-02 QL, KT PHÒNG THỰC HÀNH / THÍ NGHIỆM
o KHOA-03 Dự GIỜNHÀ GIÁO
n* KHOA-Ũ4 SINH HOAT HỌC THUÃT
ii QL-01 KIỂM TRA, GIÁM SÁT
QL-02 TIẾPNHẬN & TRẢLỜIỶ KIẾN CBVC
55 QL-03 LÂY Ỷ KIẾN PHẢN HỒI
o QL-05 Tự ĐÁNH GIÁ CHÁT LƯỢNG TRƯỜNG (CLC)
QL-07 ĐẢNG KÝĐỀ TÀI / SẢNG KIẾN
. QL-08 NGHIÊM THU ĐỀ TÀI / SẢNG KIỂN
□ QL-09 ĐẢNG KÝ BIỀN SOAN GIÁO TRÌNH
0 QL-10 THÂM ĐỊNH, NGHIỆM THU GIẢO TRÌNH
> QT-DT-09 DANH SÁCH NHÀ GIÁO ĐẢNGKÝ THƯC TÉ
> QT-DT-09 QUY TRĨNH QL THƯC TẾDOANH NGHIẾP CỦA NHÀ
« QT-PT-04 DANH SẢCH NÂNG LƯƠNG CÁCĐƠNVI
_ rvr OT ni nnv TnikiLi VÉT KiÂKir' DÂr I I TLicn KiÃk«
Hình 7 Thiết lập quy trình hệ thống thông tin BĐCL hướng đến chuyển đổi sổ
4. Kết quả vận hành hệ thống thông tin BĐCL tại Trường Cao đẳng Công Thưomg miền Trung
Hệ thống thông tin BĐCL của nhà trường được xây dựng khoa học, dựa trên nền tảng công nghệ thông tin, phù hợp với nghiệp vụ quản lý của cơ sở GDNN để đánh giá kết quả ứng dụng CNTT trong việc thiết lập quy trình, tự động hóa trong quá trình làm việc, hướng đến chuyển đổi số tại Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung Ví dụ: Quy trình dự giờ của nhà giáo thực hiện theo phương thức truyền thống (bản giấy), như hình 8
Trang 8Thông tin Khoa học & Công nghệ * Sô 27-2022 83
TRƯỞNG CAO ĐẮNG CỐNG THƯƠNG MIÊN TRƯNG
KHOA
BM KHOA 03 05 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHÍA VIỆT NAM
Độc lạp Tự <10 - Hạnh phúc
phú Yen, ngày .tháng nỗrn 20
KẺ HOẠCH Dự GIỜ
TỎ Bộ MÔN:
Ngáy thớng năm 20
TRƯƠNG TỒ MÔN
(Kỹ ghtrihọtinl
TT Họ lẽn GV giáng Ten bài hfC, MH/MĐ Lóp
thực hiện điém Thinh phau ríựglờ Ghl cbá 1
2
TT
TRƯỞNG KHOA
( Kỹ ghirihọ tín)
Hình 8 Kế hoạch đăng ký dự giờ của nhà giáo Ung dụng CNTT thiết kế quy trình làm việc trên môi trường sổ, như hình 9.
o o ĩóoộínón Ocmvt Hoe Kỷ M&hhgc Ho iên GV gứno Tên bàỉ hoe MH/MĐ Lỡp
o ss CN Han KhsaCafcW H 6ủl Manh Tuân Tìm hiểu sừc bển
nguyên tý Chỉ hết mếy
CO hàn 44* C© CGKL44
o s Công ngMhẳn Kh oa Cơ khí ữ 2021-2Ũ22 Oè© Quồc Khểnh Hân 2F mộn hàn hển hồ
gvang tay
TC* CO hon 44
Hình 10 Quản lý hệ thống thông tin hoạt động dự giờ nhà giảo
Trang 984 Thông tin Khoa học & Công nghệ * Sô 27-2022
Hình 11 TS Lê Kim Anh, Trưởng Phỏng QLCL&NCKH - Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung chia sẻ kết quả thiết lập hệ thống thông tin BĐCL hướng đến chuyên đổi số tại hội thảo “Góp
ỷ kiến xãy dựng khung chương trình, tài liệu tập huấn về bảo đảm chất lượng giáo dục nghề nghiệp ”, ngày 13 và 14/5/2022 trong khuôn khố hợp tác giữa Tống cục Giáo dục nghề nghiệp và Chương trình
họp tác Việt - Đức “Đối mới đào tạo nghề Việt Nam ” (GIZ).
5. Kết luận
Chuyển đổi số - giải pháp then chốt nâng cao chất lượng, hiệu quả đào tạo trong giai đoạn hiện nay đối với cơ sở GDNN hoạt đông nhà giáo, người học sẽ được chuyển sang môi trường
số Do vậy, xây dựng hệ thống quản lý thông tin BĐCL bên trong nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong việc thu thập, xử lý và chia sẻ dữ liệu thông tin về hoạt động BĐCL của nhà trường đến các bên liên quan nhằm hồ trợ công tác quản lý điều hành được minh bạch, khách quan trong các hoạt chung của cơ sở GDNN
Việc ứng dụng công nghệ thông tin để thiết lập và vận hành hệ thống thông tin BĐCL tại Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung nhằm giải quyết công việc đơn giản hơn, giúp cho công tác quản lý điều hành của Trường được các thành viên cùng tham gia Với sự hổ trợ của các phần mềm Sharepoint, Bitrix 24, đây là các công cụ cho phép quản trị nội dung tài liệu điện
tử hiệu quả trong môi trường số Kết quả ban đầu đạt được đã góp phần quan trọng trong việc đổi mới tư duy quản lý thông tin, dữ liệu, thiết lập quy trình công việc tại Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung hướng đến chuyến đối số trong thời gian đến
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[l]https://www.office365vietnam.info/2020/12/14/huong-dan-su-dung-microsoft-sharepoint- cap-nhat/
[2] Website Bitrix24 phiên bản tiếng Việt: https://www.bitrix24.vn
[3] https://helpdesk.bitrix24.com