PQuản lý tồn trữ là một trong các mắt xích quan trọng giúp cho việc cung cấp thuốc đến người bệnh với số lượng đầy đủ nhất, chất lượng tốt nhất, giảm đến mức tối đa tỷ lệ hư hao trong quá trình sản xuất và phân phối thuốc Quản lý tồn trữ thuốc chặt chẽ sẽ giúp kho thuốc: Lưu trữ đúng loại thuốc Giữ lượng tồn kho vừa phải, không quá nhiều hoặc quá ít Bảo quản thuốc trong điều kiện tốt và không bị thất thoát hoặc mất cắp. Đặt mua thêm thuốc vào đúng thời điểm.
Trang 1MÔN HỌC: QUẢN LÝ TỒN TRỮ THUỐC
Đối tượng: DSCĐ chính quy Số tiết: 30LT
Lịch trình môn học:
Lý thuyết TH Kiểm tra
Trang 2BÀI 1: ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN LÝ TỒN TRỮ THUỐC
Trang 3Trình bày được một số khái niệm liên quan đến quản lý tồn trữ thuốc, vai trò quản lý tồn trữ thuốc và các biện pháp tăng cường công tác quản lý tồn trữ thuốc
Trình bày được một số khái niệm liên quan đến quản lý dữ liệu tồn trữ kho thuốc, vai trò và cách quản lý dữ liệu tồn trữ kho thuốc.
MỤC TIÊU
1
2
Trang 41 Tồn trữ thuốc 1.1 Một số khái niệm liên quan
• Thuốc trong khái niệm tồn trữ thuốc bao gồm thuốc thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên liệu, bao bì và dụng cụ y tế
• Tồn trữ thuốc có thể hiểu là quá trình xếp thuốc, xuất nhập thuốc, kiểm tra kiểm kê thuốc và bảo quản thuốc
đang lưu giữ trong kho; đang trên đường vận chuyển, đang chờ kiểm nhận nhập kho hay đang sản xuất dang dở
Trang 5Cơ sở bán lẻ thuốc tồn trữ thuốc
thành phẩm, thuốc pha chế theo
đơn (nếu có), dụng cụ y tế
Cơ sở sản xuất thuốc tồn trữ nguyên liệu làm thuốc, bao bì, thuốc thành phẩm và bán thành phẩm
Cơ sở phân phối, xuất nhập khẩu thuốc tồn trữ nguyên liệu làm thuốc, bao bì, thuốc thành phẩm, bán thành phẩm và
dụng cụ y tế
Các loại hình kinh doanh dược phẩm khác nhau có các loại tồn trữ khác nhau
Trang 61 Tồn trữ thuốc 1.1 Một số khái niệm liên quan
• Bảo quản thuốc là việc cất giữ bảo đảm an toàn, chất lượng của thuốc bao gồm cả việc đưa vào sử dụng và duy trì đầy đủ hệ thống hồ sơ tài liệu phục vụ bảo quản, xuất, nhập thuốc, nguyên liệu làm thuốc tại nơi bảo quản.
• Quản lý tồn trữ thuốc có thể được hiểu là việc giám sát thực hiện hợp lý các hoạt động tồn trữ thuốc trong kho
Trang 7Lưu trữ đúng loại thuốc
Giữ lượng tồn kho vừa phải
Bảo quản thuốc trong điều kiện tốt
Đặt mua thêm thuốc vào đúng thời điểm
1 Tồn trữ thuốc 1.2 Vai trò của quản lý tồn trữ thuốc
Giúp cung cấp thuốc đến người bệnh với số lượng đầy đủ nhất, chất lượng tốt nhất, giảm đến mức tối đa tỷ lệ hư hao
Trang 81 Tồn trữ thuốc 1.3 Các biện pháp tăng cường công tác
quản lý tồn trữ thuốc
Giữ lượng tồn trữ vừa phải
Nếu quá ít => thiếu hụt => không tiếp tục SX và KD được
Nếu quá nhiều => đọng vốn=> ko đủ tiền mua thuốc KH cần
Nguyên nhân:
• Không xác định được những loại nào bán chạy, bán chậm
• Không kiểm kê thuốc thường xuyên => không nắm được lượng tồn kho hiện có=> đặt mua thêm quá muộn hoặc quá sớm.
• Thuốc, nguyên vật liệu làm thuốc sắp xếp không ngăn nắp =>khó quan sát và kiểm đếm,
Trang 91 Tồn trữ thuốc 1.3 Các biện pháp tăng cường công tác
quản lý tồn trữ thuốc
Giữ lượng tồn trữ vừa phải
Nếu quá ít => thiếu hụt => không tiếp tục SX và KD được
Nếu quá nhiều => đọng vốn=> ko đủ tiền mua thuốc KH cần
Nguyên nhân:
• Không xác định được những loại nào bán chạy, bán chậm
• Không kiểm kê thuốc thường xuyên => không nắm được lượng tồn kho hiện có=> đặt mua thêm quá muộn hoặc quá sớm.
• Thuốc, nguyên vật liệu làm thuốc sắp xếp không ngăn nắp =>khó quan sát và kiểm đếm,
Trang 101 Tồn trữ thuốc 1.3 Các biện pháp tăng cường công tác
quản lý tồn trữ thuốc
Mua dự trữ những loại thuốc bán chạy
Tránh mua những loại thuốc bán chậm=> đọng vốn kinh doanh; nên giảm giá.
Sắp xếp và trưng bày thuốc, nguyên vật liệu làm thuốc hợp lý
Đảm bảo tính thẩm mỹ, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra
Những vật kích thước nhỏ: đựng trong hộp
Để thuốc và NL dễ mất cắp ở nơi an toàn
Trang 111 Tồn trữ thuốc 1.3 Các biện pháp tăng cường công tác
quản lý tồn trữ thuốc
Kiểm tra thuốc, nguyên vật liệu làm thuốc thường xuyên
Kiểm tra số lượng=> thất thoát ?, thời điểm đặt mua thêm
Kiểm tra chất lượng=> thuốc hư hỏng, thuốc kém phẩm chất, thuốc sắp hết hạn
Ghi chép dữ liệu tồn trữ kho thuốc
Nếu có nhiều loại thuốcthì nên ghi chép
Nếu có một vài loại thì chỉ cần ghi chép một số loại đắt tiền
Ghi chép để xem loại nào bán chạy, cần đặt thêm loại nào?vào thời điểm nào? số lượng bao nhiêu?
Trang 122 Quản lý dữ liệu
Dữ liệu tồn trữ kho thuốc có thể được hiểu là toàn bộ thuốc nhập vào doanh nghiệp và toàn bộ thuốc thuốc xuất ra khỏi doanh
nghiệp.
Thuốc nhập vào khi:
- Nhận đợt thuốc hoặc nguyên vật liệu mới.
- Khách trả lại thuốc mà số thuốc vẫn có thể bán lại được.
- Quá trình sản xuất đã hoàn thành, thuốc thành phẩm đã sẵn sàng xuất
xưởng
Thuốc xuất ra khi:
- Bán thuốc thu tiền mặt hoặc bán chịu.
- Sử dụng để sản xuất thuốc và cung cấp dịch vụ.
- Loại bỏ những thuốc bị hư hỏng.
- Thuốc bị mất cắp.
Trang 132 Quản lý dữ liệu
Dữ liệu tồn trữ kho thuốc có thể được hiểu là toàn bộ thuốc nhập vào doanh nghiệp và toàn bộ thuốc thuốc xuất ra khỏi doanh
nghiệp.
Thuốc nhập vào khi:
- Nhận đợt thuốc hoặc nguyên vật liệu mới.
- Khách trả lại thuốc mà số thuốc vẫn có thể bán lại được.
- Quá trình sản xuất đã hoàn thành, thuốc thành phẩm đã sẵn sàng xuất
xưởng
Thuốc xuất ra khi:
- Bán thuốc thu tiền mặt hoặc bán chịu.
- Sử dụng để sản xuất thuốc và cung cấp dịch vụ.
- Loại bỏ những thuốc bị hư hỏng.
- Thuốc bị mất cắp.
Trang 142 Quản lý dữ liệu
• Quản lý dữ liệu tồn trữ kho thuốc có thể hiểu là việc ghi chép, lưu giữ, theo dõi và kiểm tra toàn bộ thuốc nhập vào và xuất ra khỏi doanh nghiệp.
• Mức dự trữ là lượng tồn trữ thuốc tối thiểu mà theo dự tính cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh bình thường cho tới khi nhận được đợt thuốc mới Khi lượng thuốc còn lại giảm xuống bằng mức dự trữ là đến lúc cần phải đặt mua thêm thuốc.
Trang 152 Quản lý dữ liệu
• Quản lý dữ liệu tồn trữ kho thuốc có thể hiểu là việc ghi chép, lưu giữ, theo dõi và kiểm tra toàn bộ thuốc nhập vào và xuất ra khỏi doanh nghiệp.
• Mức dự trữ là lượng tồn trữ thuốc tối thiểu mà theo dự tính cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh bình thường cho tới khi nhận được đợt thuốc mới Khi lượng thuốc còn lại giảm xuống bằng mức dự trữ là đến lúc cần phải đặt mua thêm thuốc.
Trang 162 Quản lý dữ liệu
Để tính được mức dự trữ, cần phải biết hoặc phải ước lượng
được:
- Thời gian từ lúc đặt thuốc đến lúc nhận được thuốc là bao
lâu;
- Trong thời gian đó, dự kiến sẽ bán được bao nhiêu thuốc và
sử dụng hết bao nhiêu nguyên vật liệu;
- Ngoài ra, cần thêm bao nhiêu thuốc nữa để phòng những
trường hợp như:
+ Bán hoặc sử dụng thuốc nhiều hơn dự kiến
+Thuốc mua mới bị giao chậm
- Cửa hàng thường bán được 10 chai/tuần
Trong trường hợp bán được nhiều hơn 10chai/tuần hoặc bị giao hàng chậm thì cửa hàng dự đoán rằng họ cần thêm 5 chai nữa.
→ Vậy mức dự trữ là : 10 + 5 = 15chai.
Trang 172 Quản lý dữ liệu
• Các doanh nghiệp sản xuất sử dụng nhiều loại nguyên liệu khác nhau để sản xuất thuốc Dựa vào dữ liệu tồn kho họ sẽ biết mỗi loại nguyên liệu họ đã sử dụng hết bao nhiêu
• Nhà thuốc bán rất nhiều loại thuốc và thuốc khác nhau Dựa vào dữ liệu tồn kho mà họ biết được loại thuốc nào bán chạy và khi nào cần phải đặt thêm hàng.
Trang 182 Quản lý dữ liệu
Quản lý dữ liệu tồn kho thuốc có lợi nhất khi:
- Doanh nghiệp bán và sử dụng nhiều loại thuốc khác nhau; từng loại thuốc đều được bán hoặc sử dụng với số lượng lớn
- Doanh nghiệp có nhiều loại thuốc có giá trị cao và dễ bị mất cắp
Trang 192 Quản lý dữ liệu
Dữ liệu tồn trữ kho thuốc doanh nghiệp có thể xác định được: Loại thuốc gì cần bán
Trang 202 Quản lý dữ liệu
Dữ liệu tồn trữ kho thuốc
doanh nghiệp có thể xác
định được:
Số lượng, chủng loại
thuốc cần đặt mua Trước đây nhà thuốc A đã đặt mua một lúc 18 lọ thuốc Conversyl
Nhìn vào thẻ kho họ biết rằng họ bán được 2-3 lọ/tuần Conversyl là mặt hàng đắt tiền vì vậy cơ sở kinh doanh bị đọng nhiều vốn, về sau cửa hàng chỉ đặt 6 lọ một lần
Trước đây nhà thuốc A đã đặt mua một lần 12 hộp Vitamin D Nhìn vào thẻ kho họ biết rằng mới có 4 ngày họ đã bán hết 12 hộp Về sau cửa hàng sẽ đặt tăng lên 36 hộp 1 lần.
Conversyl bán chậm mà lại nhiều vốn, tiền quay vòng chậm quá
Mới có bốn ngày đã bán 12 hộp, lần sau phải đặt tăng
gấp 3
Trang 212 Quản lý dữ liệu
Dữ liệu tồn trữ kho thuốc
Ai hết chứ tôi vẫn còn tôi đã dự trù cả rồi mà
Trang 222 Quản lý dữ liệu
Dữ liệu tồn trữ kho thuốc
đâu mất 2
Trang 232 Quản lý dữ liệu
Sử dụng các loại thẻ, sổ bìa cứng, vở viết hoặc phần mềm để quản lý dữ liệu tồn trữ kho thuốc
PHẦN MỀM PHARMA MOSS
Trang 242 Quản lý dữ liệu
Dữ liệu tồn kho luôn chính xác và được cập nhật đầy đủ,
Để lưu trữ và theo dõi dữ liệu của toàn bộ tồn kho, phải ghi lại vào máy tính, sổ sách những thông tin sau:
1 Tên và mô tả chi tiết từng loại thuốc và nguyên vật liệu
2 Đơn giá mua của từng loại thuốc
3 Đơn giá bán của từng loại thuốc
4 Mức dự trữ của từng loại thuốc
5 Số lượng xuất, nhập, tồn của từng loại thuốc
6 Toàn bộ số lượng hàng bị hỏng và không bán được vào cột hàng xuất
Trang 25
2 Quản lý dữ liệu
PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO THUỐC
Tên thuốc: Siro Bổ phế Nam Hà 125ml
Trang 26BT1 Quầy thuốc A kinh doanh Siro ho Bổ phế Nam Hà và thường bán được 10 chai/tuần Thuốc thường được giao sau 1 tuần kể từ khi quầy thuốc đặt hàng Trong trường hợp bán được nhiều hơn 10 chai/tuần hoặc bị giao hàng chậm thì quầy thuốc dự đoán cần thêm 3 chai nữa
Là dược sĩ phụ trách quầy thuốc anh (chị) hãy:
1 Xác định mức dự trữ thuốc Siro ho Bổ phế Nam Hà trong 1 tuần của quầy thuốc và giải thích?
2 Xác định thời điểm nhà thuốc cần đặt mua thêm thuốc Siro ho Bổ phế Nam Hà và giải thích?
Cho biết các dữ liệu sau:
- Ngày 1/5 trong quầy thuốc có 19 chai Siro ho Bổ phế Nam Hà.
- Số lượng chai thuốc Siro ho Bổ phế Nam Hà bán được :
Trang 27ĐÁP ÁN
1 Xác định mức dự trữ
Vì quầy thuốc thường bán được 10 chai/tuần và thuốc thường được giao sau một tuần kể từ khi nhận được đơn đặt hàng của quầy thuốc
Trong trường hợp bán được nhiều hơn 10 chai/tuần hoặc bị giao hàng chậm thì quầy thuốc dự đoán cần thêm 3 chai nữa
=> Mức dự trữ: 10+3=13 chai
3 Thời điểm nhà thuốc cần đặt mua thêm thuốc:
Ngày 5/5 hoặc 6/5 vì số lượng thuốc tồn trong kho là 13 chai ít hơn mức dự trữ là 13 chai nên quầy thuốc cần đặt mua thêm thuốc vào ngày này để đảm bảo có đủ
thuốc trong vòng 1 tuần cho đến lần đặt mua hàng tiếp theo
Trang 28Đại cương về quản lý tồn trữ