môn học INTERNATIONAL BUSINESS NEGOTIATION NEGOTIATION IN JAPAN (GROUP PRESENTATION)

B Tylor đưa ra định nghĩa: “Văn hóa là một tổng thể phức tạp bao gồm các kiến thức, tín ngưỡng, nghệ thuật, đạo đức, luật lệ, phong tục và tất cả các khả năng và thói quen mà con người đ

BỘ TÀI CHÍNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

Họ và tên & MSSV:

Tên môn học: INTERNATIONAL BUSINESS NEGOTIATION

Lớp học phần: 20231702045205 NEGOTIATION IN JAPAN (GROUP PRESENTATION)

TABLES OF CONTENT

I WHY WE CHOOSE JAPAN

II DEFINITION

1 Definition of negotiation

2 Overview of Japan and Japanese people

III KEY FACTORS OF JAPANESE BUSINESS CULTURE AND THEIR NEGOTIATION STYLE

1 Japanese business culture

1.1 Work spirit

1.2 Awareness of strict discipline and professional behaviour at work

a) Strong organizational and discipline skills

b) At work, act professionally and seriously

2 Japanese negotiation style

2.1 The delicate, organized, and punctual are always put on top

2.2 Respect ritual and hierarchical order in communication

2.3 Before negotiating, thoroughly investigate the partner

2.4 Information exchange and negotiations are frequently lengthy and detailed

2.5 Using a nice euphemism

2.6 Compromise to prevent conflict

IV CONCLUSION

TOPIC 6:

NEGOTIATION IN JAPAN

I. WHY WE CHOOSE JAPAN

Japan for many years now has become a familiar country to us due to distinctive cultural aspects, international brands with high-quality products and it is particularly

well-known for having one of the largest economies in the world With a value of up to 5.1 billion

USD, Statisticstimes estimates that Japan's nominal GDP will rank third in the world in 2021

The resilience and striving for the Japanese people's fate, despite their severe suffering during

the Second World War, can also be represented by this number, which does not necessarily

indicate a robust economy We have a lot to learn about this nation

Since Japanese traders first arrived in Vietnam in the late 16th century, there has also been a long-standing link between Vietnam and Japan Due to the tight ties between the two

nations in a variety of areas—including trade in commodities as well as services, science, and

technology—this relationship is currently more stable and well-established than it was in the

past Additionally, Vietnam and Japan currently have a close partnership with regard to

human issues Vietnamese trainees in Japan currently outnumber all the other nations that

send interns here, for over 200,000 interns, according to the Ministry of Labor, War Invalids

and Social Affairs of the Socialist Republic of Vietnam

Thus, it is clear that maintaining and strengthening the positive ties between Vietnam and Japan are crucial We must therefore pay close attention to fully comprehending the

Japanese negotiation culture Since Japan has developed so well, we can learn a lot from it

that will not only help us advance domestically but also internationally

2.1 Definition of culture

Có nhiều định nghĩa về văn hóa Năm 1774, lần đầu tiên một nhà văn hóa Đức, ông Pufendorf định nghĩa rắng: văn hóa là toàn bộ những gì được tạo ra bởi các hoạt động xã hội, đô lập với trạng thái tự nhiên Năm 1871, E B Tylor đưa ra định nghĩa: “Văn hóa là một tổng thể phức tạp bao gồm các kiến thức, tín ngưỡng, nghệ thuật, đạo đức, luật lệ, phong tục và tất cả các khả năng và thói quen mà con người đạt được với tư cách là một thành viên trong xã hội.”' Năm 1943, Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã định nghĩa vẻ văn hóa như sau: “Vì lẽ sinh tồn cũng như mục đích cuộc sống, loài người mới sáng tạo và

phát minh ra ngôn ngữ, chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn giáo, văn học, nghệ thuật, những công cụ cho sinh hoạt hàng ngày về ăn, mặc, ở và các phương thức sử dụng Toàn bộ những sáng tạo và phát minh đó tức là văn hóa” Năm 1986,

UNESCO đã có định nghĩa văn hóa rộng hơn như sau: “Culture is the living totality of

individual creative activities and communities of the past, present, and over the centuries

That creative action has formed a system of values, traditions, tradition and expression, these are the defining factors specific to each nation”

2.1.1 Aspecs of culture

- First, it is shared by people who belong to one community This sharing allows us to predict the behavior of different people in the same community Together a culture that gives each individual a sense of

familiarity with all members of the same community

- Second, culture is always an integration of many aspects that are different, but related, bound and tied together For example, people's customs or ways of thinking and religion are always linked together

Religion is intertwined with culture and changes in religion will impact on culture Understand and capture these will provide a basis for international negotiators to learn and use and to be able to influence the negotiation process between countries belonging to different cultures

2.1.2 Elements of culture (Acording to Alan M Rugman)

- Language: This is the first expression of culture and it shows the fundamental difference between peoples Language is an important aspect of any culture because it allows people to communicate with each other In international negotiations, mastering the partner's language is a great advantage, helping us not only

understand the contents and impressions thoroughly, but also create sympathy and get closer to the partner

- Customs and habits: can be easily observable such as dress, gastronomy and way of

communication, collectively known as customs, practices, and ways of behavior For example, when two English people meet, they shake hands, Italians will hug and kiss each other on the cheek while two Indians will accept with two hands and bring it to the forehead with a slight bow Tradition it is the accepted habits that become the way of life,

the inevitable way to behave in each given situation and context of a country or a locality, and transmitted through generations Those are the manners, the behaviors

considered right and appropriate in a social community This will help explain the behavior of the other party in negotiation

-Values and attitudes: At the deepest level of culture is a set of combination of basic values that are shared and accepted by a community and is considered the way of life

of that community Basic Values This is often called the viewpoint of a community of people,

is the basis for evaluating the "right - wrong", "good - bad" about the children people in that community Attitudes are constant tendencies to feel and behave in a certain way specified for an object Attitudes are rooted in values

- Material: Culture is also human activity in relationship with nature to create material wealth In contrast, of man-made material goods also include cultural elements culture, spiritual values are human seals existing

in those products

- Aesthetics: The aesthetic value of each ethnic group is different shown through painting, literature, music Example: Same color color, but the values in each culture are different, even contrary opposite If the West perceive the typical white color as pure and chaste, for the East, white represents grief and mourning

- Education: Each nation has an education, a philosophy various educational and educational products Education plays a role important in the formation of cultural values in every human being Therefore, education is also an important factor represent the culture of a country

2.2 Sự khác biệt văn hóa giữa các quốc gia

Mỗi quốc gia, vùng miền đều có sự khác biệt về văn hóa thể hiện ở lối sống, cách làm việc, sự giao tiếp hoặc sử dụng ngôn ngữ khác nhau Sự khác biệt đó khiến cho những con người thuộc các nền văn hóa có cử chỉ như nhau nhưng lại mang những ý nghĩa khác nhau Ví dụ: Nhìn thăng vào mắt người đối điện ở Châu Âu là thân mật, nhưng ở một số nơi khác trên thế giới thì nhìn trực điện lại là bất lịch sự Với những nền văn hóa khác nhau, có thể vì cùng một mục đích nhưng hành động lại khác nhau Ví dụ để

ăn cơm, có nơi dùng đũa, có nơi dùng thìa đĩa, nhưng có nơi lại chỉ dùng tay Hay khi đàm phán, sự khác biệt về văn hóa khiến cho có người muốn làm quen trước đã, nhưng có người lại muốn đi thăng vào vấn đề

Nguyên nhân dẫn đến sự khác biệt văn hóa đó là do mỗi con người và cộng đồng đều sóng trong một quốc gia với môi trường tự nhiên và xã hội nhất định Trong môi trường

cụ thể đó, các thói quen hàng ngày, các phương pháp đề thỏa mãn các nhu cầu của từng người và của cả cộng đồng đã được hình thành và duy trì trong suốt thời gian

họ tồn tại Qua thời gian, mỗi xã hội tạo ra một cách riêng đề truyền bá các đi sản văn hóa của mình cho các thế hệ sau Đây chính là quá trình con người được nuôi dưỡng trong gia đình, học tập tại nhà trường và giao tiếp ngoài xã hội Gia đình dạy con cái thể hiện tình cảm và cách ứng xử cơ bản, trường học đạy họ kiến thức và kỹ năng sống Quá trình nuôi dưỡng và học tập dẫn đến sự xã hội hóa mỗi cá nhân cùng với sự tích lũy cho phép họ tiếp thu những phong tục và chuẩn mực truyền thống khác nhau

II.3 Definition of negotiation

Negotiation, a way to resolve conflicts or disagreements or divide resources among two or more parties, carried out willingly by free choice The two sides make contact for

suggestions and counter suggestions and in this manner, communication takes place between

the parties Each side employs its own tactics in an effort to reach maximum results

Negotiations can be conducted on all topics, except ethics and religion Negotiations take

place daily, whether on a conscious or subconscious level The stages in negotiation are:

preparation, presentation and justification, bargaining, offers and counter-offers, using

various tactics, and in conclusion – choosing an option or agreement The risk in conducting

negotiations is that there is no guarantee of successful results and often the hopes of the

parties influence their tactics and the outcome of the negotiations

III Tầm quan trọng của văn hóa đối với đàm phán quốc tế 3.1 Đàm phán chính là một biểu hiện của văn hóa

Đàm phán là một phần của hoạt động con người liên quan tới việc giải quyết vấn đề bằng

phương tiện hòa bình Do đó, đàm phán cũng có thê được coi là biểu hiện của văn hóa, bởi nó

thể hiện một bộ quy tắc ứng xử nhất định được định hướng giải quyết tranh chấp một cách

văn minh thông qua đối thoại và đàm phán Trên thực tế, ngoại giao chính là các mối quan hệ

văn hóa và quan hệ chính trị Thậm chí văn hóa, chứ không phải chính trị, là nhân tố làm nên

nguyên tắc vận hành của ngoại lao

3.2 Hiểu biết văn hóa giúp dự báo hành vi của đối phương trong đàm phán

Văn hóa tác động tới tất cả các thành tố cơ bản của đàm phán bao gồm: chủ thể đàm phán,

cấu trúc đàm phán, chiến lược, tiến trình và kết quả đàm phán Trước hết, các giá trị văn hóa

ảnh hưởng tới niềm tin của đối tác, cơ sở đánh giá đúng sai của người đàm phán, cách tiếp

cận vấn đề và tầm nhìn dài hạn hay ngăn hạn, quan tâm tới lợi ích lâu dài hay tùy cơ ứng

biến Văn hóa còn ảnh hưởng tới việc lựa chọn chiến lược đàm phán theo hướng hòa hoãn

hay không khoan nhượng, cách giành chiến thăng thông qua việc đạt được thỏa thuận về

nguyên tắc trước hay những vấn đề cụ thê trước, ảnh hưởng tới kỳ vọng, mức độ vấn đề được

ưu tiên cũng như mục tiêu của mỗi bên Văn hóa cũng tác động tới sự phân bổ quyền lực giữa

các chủ thể đàm phán, cách thức tô chức và độ minh bạch, quy định cách ứng xử giữa các chủ

thể đàm phán với nhau, nhận thức về thời gian và tầm quan trọng của các mối quan hệ, nó

còn tác động tới vai trò xã hội và nghi thức xã giao Lối sống và phong tục của mỗi dân tộc

tác động tới những vấn đề liên quan đến việc tổ chức đàm phán như chú trọng đối ngoại hay

đối nội, tổ chức đơn giản hay phức tạp, chính thức hay không chính thức, tập trung hay phân

cấp và tạo nên phong cách ứng xử trong đàm phán Văn hóa ảnh hưởng tới tiến trình đàm

phán, nhất là hiệu quả giao tiếp giữa các chủ thể đàm phán; có nền văn hóa muốn đi thắng

vào vấn đề, có nền văn hóa lại vòng vo; các nên văn hóa khác nhau cũng có cách đánh giá kết

quả đàm phán khác nhau

Những hiều biết nói trên về văn hóa sẽ giúp các nhà đàm phán dự báo được hành vi của đối

phương Ngược lại, nếu không hiểu biết về văn hóa, các nhà đàm phán không thê tiến hành

được các cuộc đàm phán quốc tế một cách có hiệu quả Theo Richard Lewis, “bằng cách tập

trung vào nguồn gốc của văn hóa và cách cư xử, trong xã hội và trong kinh doanh, chúng ta

có thể thấy trước và tính trước với độ chính xác rất đáng ngạc nhiên về việc người khác sẽ

phản ứng ra sao trước kê hoạch của chúng ta, và chúng ta có thê đoán trước được họ sẽ tiêp

cận chúng ta như thế nào”,

Như vậy, khả năng nhận thức các khía cạnh văn hóa sẽ giúp các cuộc đàm phán đi đến thành

công cũng như giúp giảm thiêu những mâu thuẫn và thất vọng Ví dụ, trong một cuộc đàm

phán giữa người Trung Quốc và người Canada, những nhà đàm phán người Canada thường

muốn nhanh chóng đi đến đồng thuận và ký kết hợp đồng, trong khi những đối tác người

Trung Quốc lại muốn dành nhiều thời gian cho những hoạt động như tán gấu, nghỉ ngơi và

hưởng thụ các ưu đãi của cuộc đàm phán đề tạo mối quan hệ với đối tác Khi đàm phán với

các quốc gia châu Âu, mục tiêu là đạt được sự hiểu biết và đồng thuận chung giữa các bên

liên quan và cuối cùng là “bắt tay” khi đạt được sự nhất trí cuối cùng Đó cũng là dấu hiệu

kết thúc một cuộc đàm phán và bắt đầu sự hợp tác Trong khi tại các quốc gia Trung Đông,

thường cần rất nhiều cuộc đàm phán đề dẫn đến sự đồng thuận, và các đối tác bắt tay nhau

Tuy nhiên, đó chưa phải là kết thúc Tại các quốc gia này, bắt tay mới chỉ là dấu hiệu của một

cuộc đàm phán nghiêm

túc sẽ được bắt đầu

III. Phong cách đàm phán

Phong cách của các nhà đàm phán được hình thành bởi nhiều yếu tố như phông về

nghề nghiệp, tính cách, hệ thống giá trị, giới tính, đảo tạo, giáo dục, văn hóa, kinh nghiệm và bối cảnh đàm phán Trong đó, văn hóa là yếu tố chính của bất cứ tương tác quốc tế nào Khi các nhà đàm phán đến từ các nên văn hóa khác nhau, họ có sẵn những giả định khác nhau về tương tác xã hội, lợi ích kinh tế, và thực tế chính trị và hệ thống giá trị riêng, do đó tạo thành phong cách đàm phán độc đáo của họ Không ai có thể từ bỏ phông văn hóa

đã được lập trình trong mỗi con người Văn hóa, với các yếu tô sắc tộc, ngôn ngữ, tôn giáo quyết định hành vi của nhà đàm phán Các thành viên của các nền văn hóa khác nhau nhìn nhận các cuộc đàm phán khác nhau

Phông văn hóa của mỗi người đàm phán ảnh hưởng mạnh mẽ tới phong cách đàm phán, nhất là quan niệm về thời gian, việc xác định các ưu tiên trong đàm phán và ý nghĩa các mối quan hệ cũng như ảnh hưởng của nó tới

vị trí xã hội và cách ứng xử của họ Một số nên văn hóa chú trọng vào việc xây dựng mối quan hệ tích cực giữa các nhà đàm phán hơn là các quyết định hoặc kết quả đàm phán Ông Harold Nicolson, một nhà ngoại glao nổi tiếng người Anh, đã lập luận rằng phong cách mặc cả của các nhà đàm phán của một quốc gia phản ánh các giá trị văn hóa lớn trong xã hội của họ

 Cúc tiêu chí đánh giá phong cách đàm phán:

Có nhiêu cách và nhiêu tiêu chí được đưa ra đề đánh giá, phân loại phong cách đàm phán của các nên văn hóa khác nhau, tựu chung có những tiêu chí cụ thê sau:

- Mục đích đàm phán: là cạnh tranh thăng-thua hay hợp tác để đạt thỏa thuận; chú trọng thỏa thuận hay quan hệ Nếu đặc điểm văn hóa của một nhóm đàm phán coi trọng quan hệ hơn nội dung thì trong đàm phán, cách tiếp cận của họ thường gián tiếp hơn là trực tiếp

- Coi trọng hay không coi trọng các hình thức, lễ nghỉ: Thái độ khi tặng quà, giải trí, trang phục, sắp xếp chỗ ngôi, số lượng nhà đàm phán, thời gian nghỉ, mức độ chính thức hay không chính thức Điều này tương

tự như hai xu hướng coi trọng vị thế đạt được nhờ thành tích, hay xu hướng chú trọng vị thế có được nhờ tuổi tác, giới tính, dòng tộc

- Phương thức giao tiếp: Coi trọng giao tiếp trực tiếp hay gián tiếp; giao tiếp bằng lời nói hay giao tiếp phi ngôn ngữ; thỏa thuận bằng văn bản hay bằng lời nói, thỏa thuận cụ thể hay chung chung

- Cách thuyết phục: Dựa trên thực tế và lập luận logie hay dựa trên trực giác và cảm xúc

Cơ sở cho niềm tin là kinh nghiệm trong quá khứ và hồ sơ hay trực giác và cảm xúc Một bên không muốn biểu lộ cảm xúc, bên kia thể hiện cảm xúc một cách tự do Cặp xu hướng này chỉ ra bản chất của các mối quan hệ nên là mục đích và cần được giải quyết, hay việc thê hiện cảm xúc là điều chấp nhận được

- Coi trọng vai trò của cá nhân hay nhóm: Một xã hội có tính cá nhân cao thường có mức độ ràng buộc khá lỏng lẻo đối với tập thê và chú trọng đến cái “tôi”

hơn là “chúng tôi” Trong nền văn hóa theo chủ nghĩa tập thê, các thành viên trung thành tuyệt đối và luôn hỗ trợ những thành viên khác trong mỗi tranh chấp với các nhóm, hội khác Sự khác nhau này dẫn đến hành vi tổ chức nhóm đàm phán sẽ coi trọng cá nhân lãnh đạo hay đồng thuận tập thê, cá nhân hay cả nhóm cùng ra quyết định Nếu văn hóa coi trọng cá nhân hơn tập thẻ thì có nghĩa là trong đàm phán họ sẽ coi trọng sự đa đạng hơn và nếu coi trọng tập thể thì có nghĩa là sẽ coi trọng tính thông nhất hơn Trong các chỉ số về chủ nghĩa cá nhân,

có một khoảng cách rõ rệt giữa các nước phương Tây và phương Đông Bắc Mỹ

và châu Âu được xem là coi trọng chủ nghĩa cá nhân, đặc biệt là

ở Canada và Hungary Ngược lại, tại các quốc gia châu Á, châu Phi và Mỹ La-tinh, chủ nghĩa tập thể được coi trọng Trong khi Nhật Bản và các quốc gia

Ả rập có chỉ số chủ nghĩa cá nhân ở mức trung bình

- Mức độ chấp nhận rủi ro: Điều này được định nghĩa như “mức độ chấp nhận sự mơ hồ” khi con người chấp nhận hoặc ngăn cản một thứ gì đó không rõ ràng Trong một nền văn hóa chấp nhận rủi

ro cao thì phong cách đàm phán sẽ linh hoạt, khoan dung, cởi mở hơn và có sự chấp nhận những ý kiến trái chiều và gây tranh

cãi Văn hóa chấp nhận rủi ro thấp thường mang nhiều tính quy định, quy chế và

cứng nhắc trong đàm phán Điểm phòng chống rủi ro cao nhất được ghi nhận tại các quốc gia Mỹ La-tinh, Nam và Đông Âu (bao gồm cả cộng đồng nói tiếng Đức) và Nhật Bản Chỉ số này hạ thấp dần đối với các dân tộc da trắng, người Bắc Âuvà Trung Quốc

- Mức độ chấp nhận khoảng cách quyền lực: Đây là mức độ chấp nhận tình trạng phân bổ quyên lực không công băng Trong một nên văn hóa chấp nhận khoảng cách quyên lực rộng, người ta

thường có thái độ ngờ vực đối tác đàm phán Tại các quốc gia châu Á và La-tinh, các khu vực châu Phi và Ả Rập, mức độ chấ p nhận khoảng cách quyên lực thường rất cao Trong khi ở các nước Âu-Mỹ, mức độ này khá thấp

- Quan điểm về thời gian: Văn hóa khác nhau thì quan điểm về thời gian cũng khác nhau Có văn hóa coi trọng giới hạn về thời gian, nhưng cũng có nơi coi thời gian là yếu tố đồi dào Nếu đối tác coi trọng thời gian thì phong cách đàm phán sẽ nhanh chóng, khẩn trương Ngược lại, nếu coi thời gian là yếu tố dồi dào,

họ sẽ đàm phán chậm rãi Cũng trong quan điểm về thời gian, các nền văn hóa có thể chú trọng vào quá trình dài hạn hay chỉ quan tâm ngắn hạn trước mắt Các nước Đông Á thường định hướng dài hạn với chỉ số cao Chỉ số này ở mức trung bình tại các nước Đông và Tây Âu và thấp dần với các nước Ăng-lô, cộng đồng Hồi Giáo, châu Phi và Mỹ La-tinh Các nền văn hóa cũng có thái độ khác nhau đối với quá khứ, hiện tại và tương lai Ở một vài

xã hội, những øì mà người khác đạt được trong quá khứ không quan trọng mà quan trọng hơn là biết được họ sẽ phát triển kế hoạch gì trong tương lai Tại một số xã hội khác, một

người có thê gây được nhiều ấn tượng với những thành tích trong quá khứ hơn là những thành công hiện tại Ở một số nền văn hóa, thời gian được nhận thức trôi quatheo một đường thăng, là sự tiếp nối của những sự kiện riên grẽ

Trong khi những nên văn hóa khác lại coi thời gian giống như một vòng quay

Điều này tạo nên khác biệt đáng kế về kế hoạch, chiến lược, sự đầu tư và các quan điểm về tự đào tạo nguồn nhân lực

- Nam tính hay nữ tính: Nam tính là sự quyết đoán, coi trọng người thành đạt, giàu có Ngược lại, nữ tính ám chỉ sự coi trọng tính cộng tác, khiêm nhường, quan tâm đến những cá nhân khó khăn cũng như chất lượng cuộc sống Mức độ này ít nhiều tác động đến thái độ cứng rắn hay mềm dẻo của đối tác trong đảm phán Văn hóa tính nữ phổ biến tại các nước Bắc Âu Các nền văn hóa tính nam phổ biến tại Nhật Bản và các nước châu Âu như Hungøary, Áo và Thụy Sĩ, những nước chịu ảnh hưởng văn hóa Đức

IV. Negotition on Japan

4.1 Overview of Japan and Japanese people

Japan is an island nation in East Asia with a total area of 377,972.28 km2 It is a member of the ring of fire and has some volcanic terrain As a result, this is a nation that

frequently experiences natural disasters including earthquakes, tsunamis, and volcanoes The

Japanese are resilient, always prepared to meet challenges and work hard because of these

severe living conditions

It is renowned for its natural beauty and iconic landscapes, including cherry blossoms and Mount Fuji Japanese cuisine delicacies including sushi, sashimi, and udon noodles as

well as kimonos and the tenacious spirit of samurai swordsmen were also exported to other

countries These cultural traits demonstrate the Japanese people's painstaking attention to

even the smallest details, which also reflects on their personalities and ways of doing things

4.2 Japanese culture:

4.2.1 High-Context culture

Japan has a culture in which the main rules of communication are based on contextual, using nonverbal methods to convey information such as facial expressions, eye movements and voice; yes tendency to use understatement, avoid speaking; accordingly, the situation, people and non-verbal elements are more important than words reality is communicated In culturally rich contexts, there are some unclear messages; but want to understand, need must be based on interpersonal relationships, gestures, and context story

* Characteristics: