Hội đồng Quản trị chịu trách nhiệm báo cáo cho Đại hội đồng cổ đông, và triển khai các chiến lược, mục tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh để Ban Tổng Giám đốc thực hiện và định kỳ báo cáo
Trang 1BỘYTẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI
BỘ MÔN KINH TẾ DƯỢC
BÀI SERMINA 3-NHÓM 2-TỔ 5-A3K74
Nhóm sinh viên thực hiện:
5 NGUYỄN THỊ THU THƯƠNG-1901682
HÀ NỘI-2022
Trang 2Mục lục
I.Khái quát về đơn vị 3
II Cơ cấu tổ chức 4
III Yêu cầu số lượng, trình độ chuyên môn kỹ thuật của các cấp quản lý 5
IV Phân tích ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức và sáng kiến khắc phục 8
V Kết luận 11
Trang 3I Khái quát về đơn vị
1 Giới thiệu chung
Imexpharm là công ty sản xuất thuốc Generics chất lượng hàng đầu Việt Nam, nổi tiếng với các dòng kháng sinh được giới chuyên môn tin dùng
Với slogan “Sự cam kết ngay từ đầu”, Imexpharm cam kết giữ vững lời hứa trước sau như một, gắn bó với khách hàng, quyết đi theo con đường
đã chọn; cung cấp các giải pháp hiệu quả cao cho sức khỏe cộng đồng
Imexpharm tự hào là đơn vị đầu tiên tại Việt Nam đạt tiêu chuẩn GMP-ASEAN Công ty trở thành đối tác sản xuất nhượng quyền của nhiều tập đoàn dược đa quốc gia hàng đầu thế giới như: Sandoz, Robison Pharma, DP Pharma, Galien, Pharmacience Canada, Sanofi – Aventis
Chưa dừng lại ở đó, Imexpharm luôn quan tâm cải tiến công nghệ, chú trọng nâng cao chất lượng sản phẩm, nhân lực để mang đến những sản phẩm, dịch vụ chất lượng
Việc đạt được những thành tựu như vậy là kết quả của việc xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp cùng với sự đóng góp to lớn của các cấp quản lý
Sản xuất, mua bán, xuất nhập khẩu dược phẩm; thiết bị và dụng cụ y tế;
nguyên liệu bao bì sản xuất thuốc;
Sản xuất, mua bán, xuất nhập khẩu thuốc y học cổ truyền, mỹ phẩm; thực phẩm, thực phẩm chức năng; các loại nước uống, nước uống có cồn, có gas, các chất diệt khuẩn, khử trùng cho người;
Cung cấp những sản phẩm chất lượng cao nhằm bảo vệ sức khoẻ của người dân, là một trong những thương hiệu được người dân tin dùng
Bảo toàn và phát triển nguồn vốn, duy trì và phát triển năng lực sản xuất,
mở rộng kênh phân phối
Góp phần vào sự phát triển chung của đất nước, đưa đất nước ngày càng phát triển, đủ điều kiện để hội nhập với các nước trong khu vực và thế giới
Bảo vệ môi trường, giữ gìn an ninh chính trị, trật tự xã hội
Trang 4II Cơ cấu tổ chức của Công ty CP Dươc phẩm Imexpharm
Cơ cấu tổ chức quản lý của Imexpharm hoạt động theo mô hình được quy định tại điểm a khoản 1 điều 134 Luật Doanh nghiệp, tức là mô hình
có Ban Kiểm soát
Trang 5Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất, với sự trợ giúp của Ban Kiểm soát Hội đồng Quản trị chịu trách nhiệm báo cáo cho Đại hội đồng cổ đông và triển khai các chiến lược, mục tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh để Ban Tồng Giám đốc thực hiện và định kỳ báo cáo kết quả cho Hội đồng Quản trị
Đại hội đồng cổ động là cơ quan có thẩm quyền cao nhất, với sự trợ giúp của Ban Kiểm soát
Hội đồng Quản trị chịu trách nhiệm báo cáo cho Đại hội đồng cổ đông, và triển khai các chiến lược, mục tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh để Ban Tổng Giám đốc thực hiện và định kỳ báo cáo kết quả cho Hội đồng Quản trị
- Tổng Giám đốc phụ trách chiến lược phát triển và chịu trách nhiệm điều hành chung toàn Công ty
- Quản lý trực tiếp: (1) Khối Bán hàng: Bao gồm Phòng Hỗ trợ bán hàng và hệ thống phân phối với 20 chi nhánh bán hàng (2) Nhà máy Công nghệ cao Bình Dương (IMPA)
- Giám đốc Bán hàng toàn quốc: Hỗ trợ cho Tổng Giám đốc trong việc quản lý Khối Bản hàng, báo cáo thường xuyên và xin ý kiến chỉ đạo trực tiếp từ Tổng Giám đốc để quản lý Khối Bản hàng
- Ngoài ra, Imexpharm còn có 04 Phó Tổng Giám đốc, trợ giúp cho Tổng Giám đốc phụ trách quản lý các mảng sau:
d Phó Tổng Giám đốc Khối Tài chính chịu trách nhiệm quản lý
(1) Phòng Tài chính Kế toán (2) Phòng kiểm soát nội bội (3) Phòng Công nghệ thông tin (4) Phong Pháp chế
(5) Phòng Kế hoạch (điều phối giữa bản hàng, sản xuất, cung ứng
và tồn trữ (6) Phòng Xây dựng cơ bản (7) Chi nhánh TpHCM (Phụ trách cung ứng nguyên vật liệu ta dược, hóa chất kiểm nghiệm, bao bì, xuất nhập khẩu, bán hàng Nhượng quyền, hàng theo đơn)
(8) Phòng Quan hệ nhà đầu tư (IR) Tất cả các chi nhánh và nhà máy hoạt động theo chế độ hoạch toán phụ thuộc ,báo cáo tập trung về phòng tài chính kế toán
Trang 6e Phó giám đốc khối sản xuất 1 phụ trách nhà máy Đồng Tháp và nhà máy tại khu công nghiệp Vĩnh Lộc, Tân Bình, TP HCM bao gồm :
Đồng Tháp: (1) Phòng Đảm bảo chất lượng (QA) (2)Phòng Kiểm nghiệm (QC); (3) Phòng Kỹ thuật, (4)Tổng Kho (5) Nhà máy Non-Betalactam, (6) Nhà máyPenicillin (thuốc uống)
Tp HCM: (1) Nhà máy Kháng sinh Công nghệ cao Vĩnh Lộc (IMP2 bao gồm 03 dãy chuyển thuốc uống tiêu chuẩn EU-GMP), (2) Chi nhánh 2 Tp.HCM: Vai trò Tổng kho tại Tp.HCM
f Phó Tổng giám đốc khối sản xuất 2 chịu trách nhiệm quản lý: (1)
Phòng R&D: (2) Nhà máy Công nghệ cao Betalactam Bình Dương (IMP3), bao gồm 02 cụm nhà máy là Cephalosporin (5 dây chuyển thuốc tiêm và thuốc uống đạt tiêu chuẩn Eu-GMP), và Penicillin (01 dây chuyển thuốc tiêm tiêu chuẩn EU-GMP)
g Phó Tổng Giám đốc khối Quản trị phụ trách quản lý: (1) Phòng Tiếp thị (2) Phòng Quản trị chiến lược, (3) Phòng Nhân sự - Hành chính, (4) Phòng Phát triển Nguồn nhân lực
Ngoài ra, Imexpharm còn có Ban Kiểm toán nội bộ (trực thuộc Phòng Kiểm soát
nội bộ) và Ban Tư vấn, hỗ trợ cho Ban Tổng Giám đốc trong công tác điều hành và
giám sát hoạt động toàn Công ty
Phòng Đảm bảo chất lượng (Phòng QA): Chịu trách nhiệm thiết lập và quản lý hệ
thống đảm bảo chất lượng phù hợp với yêu cầu GMP, đảm bảo cho mọi sản phẩm
sản xuất tại Công ty khi đưa ra thị trường phù hợp với yêu cầu về mặt chất lượng
Phòng Kiểm tra chất lượng (Phỏng QC): Phụ trách riêng về kiểm nghiệm chất
lượng Bộ phận này quản lý phòng Lab (kiểm nghiệm), có nhiệm vụ thực hiện
kiểm nghiệm toàn bộ từ nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm ở các phân
xưởng sản xuất và kho dựa trên tiêu chuẩn sản xuất đã ban hành và áp dụng tại
Công ty
Phòng Nghiên cứu và phát triển sản phẩm: Đảm nhận vai trò nghiên cứu sử dụng
các hoạt chất để sản xuất thuốc, công thức sản phẩm, quy trình sản xuất thuốc, sản
xuất thử nghiệm sản phẩm
Phòng Tiếp thị: Tiếp cận thị trường, xây dựng tổ chức triển khai thực hiện các hoạt
động tiếp thị của Công ty nhằm hỗ trợ cho hoạt động bán hàng
Trang 7Phòng Bán hàng: Tiếp nhận đơn đặt hàng, phản hồi tình hình tiêu thụ sản phẩm của Công ty, phản hồi những nhu cầu và ý kiến của khách hàng cho những người có trách nhiệm phát triển sản phẩm
Phòng Nhân sự: Có nhiệm vụ sắp xếp, phân bố, quản lý nhân viên của Công
Phòng Tài chính kế toán: Có nhiệm vụ quản lý tài chính của Công ty, lập số sách, hoạch toán, báo cáo số liệu kế toán
Phòng Kế toán quản trị: Có nhiệm vụ phân tích hiệu quả của hoạt động kinh doanh
và tham mưu cho ban lãnh đạo ra quyết định trong chiến lược kinh doanh
Ngoài ra, các phòng ban khác của Công ty thực hiện các chức năng nhiệm vụ được giao Thông qua sơ đồ tổ chức của Công ty, ta thấy Công ty có đầy đủ tất cả các phòng ban quan trọng, cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh Các phòng ban của Công ty được phân công nhiệm vụ rõ ràng Giữa các phòng ban có sự hỗ trợ, giúp đỡ lần nhau để giúp Công ty hoạt động hiệu quả
2 Cơ cấu lao động
Tổng số cán bộ nhân viên của Công ty là 680 người
Cơ cấu lao động về trình độ của Công ty được thể hiện qua biểu đồ 2.1
Trang 8Qua biểu đồ 2.1 - Cơ cấu lao động về trình độ của Công ty, ta thấy tỷ trọng nhân viên có trình độ thạc sĩ là 0,74% (5 nhân viên), tỷ trọng nhân viên có trình độ đại học là 22,06% (150 nhân viên), tỷ trọng nhân viên có trình độ cao đẳng và trung cấp là 40% (272 nhân viên), tỷ trọng nhân viên có trình độ sơ cấp là 26,91% (183 nhân viên) và tỷ trọng nhân viên có trình độ khác là 10,29% (70 nhân viên)
Phần lớn nhân viên của Công ty có trình độ trung cấp trở lên Nhân viên có trình
độ thạc sĩ và đại học có tỷ trọng tương đối cao, được phân bố đều ở các bộ phận và phòng ban quan trọng của Công ty
Cơ cấu lao động phân bố ở các bộ phận được thể hiện qua biểu đồ 2.2
Cơ cấu tổ chức bộ máy ở công ty IMEXPHARM được tổ chức phân chia theo
từng bộ phận chức năng phù hợp với đặc điểm và quy mô của công ty ở thời điểm
hiện tại Đây là mô hình tổ chức phổ biến được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng
hiện nay Công tác tổ chức này giúp công ty vừa duy trì được hệ thống thông tin
trực tuyến, vừa kết hợp với việc tổ chức các bộ phận chức năng
Qua sơ đồ cơ cấu tổ chức ta nhận thấy việc phân cấp quản lý rất cụ thể và rõ ràng,
linh hoạt trong những điều kiện thay đổi của bên ngoài cũng như trong nội bộ
công ty Trong vài năm qua Công ty đã từng bước xây dựng cơ cấu tổ chức quản
lý và đến nay đã đạt được nhiều thành công Đây cũng do sự thay đổi của môi
trường kinh doanh Cũng vì thế bộ máy tổ chức của công ty đã đem lại những ưu
điểm nổi trội và đồng thời cũng xuất hiện một số nhược điểm, cụ thể như sau:
Trang 91 Ưu điểm:
Cấu trúc này mang lại sự linh hoạt hơn cho công ty lớn có nhiều bộ phận khác nhau
Giúp giám đốc công ty giám sát được các hoạt động của công ty
Tất cả các đơn vị trong công ty đều chịu sự chỉ đạo của ban giám đốc nên mọi hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty đều thống nhất
Cho phép mỗi bộ phận hoạt động như một công ty riêng biệt hay hai người báo cáo cho giám đốc điều hành hoặc nhân viên quản lý cấp trên của công ty
mẹ Thay vì các sự kiện được phê duyệt ở cấp cao nhất, những sự kiện đó có thể được trả lời ở cấp bộ phận
Cơ cấu tổ chức này chỉ tập trung vào các bộ phận, vì vậy các nhân viên cùng một chức năng ở bộ phận khác không được giao tiếp mạnh mẽ
Một số phòng ban chức năng chưa được tổ chức hợp lý, một số cán bộ công nhân chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của công việc dẫn đến sự phối hợp giữa các bộ phận không được nhịp nhàng, một số nhân viên phải đảm nhận nhiều công việc và làm không đúng chuyên môn của mình
Trong quá trình giải quyết công việc phòng ban chức năng phải báo cáo công việc cho ban giám đốc nhưng nhiều lúc vẫn chưa kịp thời làm chậm tiến trình công việc
Các phòng ban không trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo đơn vị mình khi có sự chỉ đạo của ban giám đốc, cách quản lý này làm cho các phòng ban không chủ động được khi thực hiện nhiệm vụ của mình, đồng thời không có điều kiện phát huy sáng kiến Nguy hiểm hơn nếu các phòng ban trong công ty không phối hợp chặt chẽ,ăn khớp sẽ dẫn đến chồng chéo, thậm chí trái ngược nhau
Công ty gồm ban giám đốc, các phòng ban chức năng, nhà máy sản xuất Về cơ bản thì công ty đã xây dựng được một cơ cấu tổ chức bộ máy đảm bảo được những yêu cầu và nhiệm vụ đã đặt ra Tuy nhiên như đã phân tích ở trên thì bộ máy vẫn còn tồn tại nhiều mặt hạn chế cần được khắc phục Sau đây là một số giải pháp
Trang 10kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty cổ phần Dược phẩm
ImexPharma:
Một số sáng kiến để khắc phục nhược điểm trên
Nguyên nhân: Ngoài Ban kiểm toán nội bộ và ban tư vấn hỗ trợ Ban Giám đốc
thì nên xây dựng thêm Ban chiến lược và kế hoạch kinh doanh là điều cần thiết, Ban này sẽ tham mưu cho Hội đồng quản trị và Ban giám đốc trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ sau:
Công tác kế hoạch và chiến lược phát triển Công ty: xây dựng các kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn, các kế hoạch tháng, quý, năm; giúp ban giám đốc quản lý, giám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh và tiến độ thực hiện kế hoạch của các phòng ban chức năng
Công tác quản lý kinh tế: phụ giúp phòng Sales & Marketing quản lý các hợp đồng kinh tế; quản lý các tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành, lên kế hoạch mở rộng các kênh phân phối
Hỗ trợ kinh doanh cho phòng Sales & Marketing
Hoàn thiện hơn nữa chức năng nhiệm vụ của bộ máy
Ngoài ra công ty Dược phẩm ImexPharma cần hoàn thiện hơn nữa chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban Thường xuyên kiểm tra đánh giá hiệu quả hoạt động của từng phòng ban chức năng Tổ chức lại sản xuất, sắp xếp lại lao động, tổ chức
bộ máy khoa học, tránh trùng lắp, chồng chéo Bố trí nhân viên có năng lực chuyên môn vững vàng tại các vị trí chủ chốt Các bộ phận quan hệ theo chiều dọc thì bộ phận cấp dưới phải tuân thủ theo cấp trên, nhưng không phải tuân thủ một cách thụ động mà phải có phản hồi để cấp trên có những đánh giá rút kinh nghiệm Các bộ phận theo chiều ngang phải có mối quan hệ qua lại với nhau tạo điều kiện giúp đỡ nhau trong công việc để hướng tới mục tiêu chung của tổ chức
Đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ của nhân viên, đội ngũ lãnh đạo
Trình độ là chỉ tiêu quan trọng nhất thể hiện chất lượng nguồn nhân lực Đào tạo nguồn nhân lực là quá trình trang bị kiến thức nhất định về chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động có thể đảm nhận được những công việc nhất định Đối với đội ngũ lãnh đạo thì vấn đề đào tạo và bổ dưỡng lại càng quan trọng, bởi nếu cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng sẽ giải quyết công việc tốt và trôi chảy hơn Hiện tại đội ngũ lao động của công ty còn tồn tại lực lượng lao động có trình độ hạn chế, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc chưa cao, một số người chưa đúng ngành nghề đào tạo Để có đội ngũ lao động vững mạnh thì ngay
từ khâu tuyển chọn công ty cần có những yêu cầu sát thực tế để chọn những người
có đủ chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất nghề nghiệp Cùng với quá trình tuyển
Trang 11chọn, công ty cũng nên mạnh dạn loại bỏ những cán bộ có trình độ yếu kém không
thể đáp ứng được yêu cầu công việc của công ty
Công tác tổ chức bộ máy là một vấn đề không thể thiếu trong bất kì doanh nghiệp nào, đặc biệt trong những thời điểm cạnh tranh của nền kinh tế theo xu hướng toàn cầu hóa như hiện nay Đối với công ty CP Imexpharm cũng vậy, công tác tổ chức
bộ máy đóng vai trò quan trọng, quyết định đến sự sống còn, sự suy thịnh của công
ty Thông qua các hệ thống mục tiêu, mô hình tổ chức bộ máy chủ yếu mà xác định, tạo dựng bức tranh toàn cảnh về cách thức, biện pháp mà công ty phải thực hiện vươn tới trong tương lai
Ngày nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ, sự bùng nổ của thông tin cùng với các yếu tố bất ngờ xảy ra liên tiếp đối với nền kinh tế của mỗi quốc gia nên việc công tác tổ chức bộ máy đúng đắn, khoa học và hiệu quả là rất cần thiết Do vậy ngành dược phẩm cũng như các ngành khác trong nền kinh tế muốn sự phát triển bền vững thì cũng cần có tổ chức bộ máy đúng đắn và phải luôn hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy sao cho phù hợp với từng thời kỳ, từng giai đoạn thông qua công tác tổ chức bộ máy, doanh nghiệp sẽ xây dựng được các bước hành động một cách khoa học, dự đoán trước các cơ hội và thách thức có thể gặp phải và phương hướng giải quyết đặc biệt công ty Công ty CP Imexpharm sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực dược phẩm gặp rất nhiều rủi ro, thay đổi khi đó có một tổ chức bộ máy hoàn thện đúng đắn sẽ giúp công ty có khả năng và biết ứng phó với mọi tình huống ở mọi nơi, mọi lúc từ đó khẳng định được vị thế của công ty trong ngành sản xuất kinh doanh dược phẩm cũng như trên thương trường