Kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại ngân hàng thương mại cổ phần Phương Nam - Chi nhánh Trần Hưng Đạo

Kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại ngân hàng thương mại cổ phần Phương Nam - Chi nhánh Trần Hưng Đạo

KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

KẾ TOÁN THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT TẠI NGÂNHÀNG THƯƠNG MẠI CỔ

PHẦN PHƯƠNG NAM - CHI NHÁNH TRẦN

NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP

Trân trọng Ngày tháng năm 2012

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Trân trọng Ngày tháng năm 2012

TRÍCH YẾU

Đề án thực tập tốt nghiệp là kết quả của hơn 3 tháng tôi làm việc tại Ngân hàng TMCP Phương Nam – chi nhánh Trần Hưng Đạo Đây là cơ hội để tôi áp dụng những kiến thức lý thuyết được học từ hơn 3 năm học trên giảng đường vào thực tế Thực tập tốt nghiệp cũng giúp tôi có cái nhìn rõ hơn về công việc của bản thân sau khi ra trường, đồng thời có định hướng để phát triển nghề nghiệp của mình trong tương lai

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI

CỔ PHẦN PHƯƠNG NAM 1

1.1 Tổng quan về Ngân hàng Phương Nam 1

1.2 Tổ chức bộ máy quản lý 3

1.2.1 Sơ đồ tổ chức trụ sở Ngân hàng Phương Nam 3

1.2.2 Sơ đồ Ngân hàng Phương Nam – chi nhánh Trần Hưng Đạo 4

1.3 Tổ chức bộ máy kế toán 6

1.3.1 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán 6

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụcác vị trí 6

1.3.3 Tổ chức vận dụng chế độ chứng từ-Tài khoản 7

1.3.4 Sổ sách kế toán trong hệ thống Ngân hàng thương mại cổ phần Phương Nam – chi nhánh Trần Hưng Đạo 7

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀNGHIỆP VỤ KẾ TOÁN THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT QUA NGÂN HÀNG 12

2.1 Khái quát dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng 12 2.1.1 Dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt và những điều kiện sử dụng dịch vụ thanh toán 12

2.1.2 Tài khoản sử dụng trong phương pháp kế toán dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng 14

2.1.2.1 Tài khoản tiền gửi không kỳ hạn 14

2.1.2.2 Nhóm các tài khoản phản ánh hoạt động chuyển tiền giữa các NH 14

2.1.2.3 Tài khoản tiền ký gửi để đảm bảo thanh toán 15

2.2 Nội dung và quy trình các thể thức thanh toán chủ yếu 15

2.2.1 Thể thức thanh toán ủy nhiệm chi 16

2.2.2 Thể thức thanh toán ủy nhiệm thu 21

2.2.3 Thể thức thanh toán séc 24

2.2.4 Thể thức thanh toán thẻ 29

CHƯƠNG 3 NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT TẠI NGÂN HÀNG TMCP PHƯƠNG NAM - CHI NHÁNH TRẦN HƯNG ĐẠO 34

3.1 Tình hình nghiệp vụ thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng tại NH TM CP Phương Nam- Chi nhánh Trần Hưng Đạo 34

3.2 Nguyên tắc hoạt động của hệ thống kế toán 35

3.2.1 Foxprox 35

3.2.2 Core banking 37

3.3 Kế toán các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt chủ yếu 43

3.3.1 Thanh toán bằng ủy nhiệm chi 43

3.3.2 Thanh toán bằng thẻ 46

3.3.2.1 Thẻ ghi nợ nội địa (ATM) 47

3.3.2.2 Thẻ ghi nợ quốc tế (Southernbank Debit MasterCard) 55

3.3.2.3 Thẻ quà tặng (Southernbank Prepaid MasterCard) 58

3.4 Dịch vụ thanh toán KDTM khác mà chi nhánh đã triển khai thành công và đang đượcáp dụng 61

CHƯƠNG 4 NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ 63

4.1 Nhận xét 63

4.1.1 Kết quả đạt được của công tác kế toán thanh toán không dùng

tiền mặt tại chi nhánh 63

4.1.2 Những tồn tại 64

4.1.2.1 Về tổ chức bộ máy kế toán 64

4.1.2.2 Về nguồn nhân lực 64

4.1.2.3 Về thói quen sử dụng tiền mặt của người dân 65

4.1.2.4 Về tính chất lượng, tiện ích và tính đa dạng về dịch vụ TT KDTM 65

4.1.2.5 Về khoa học công nghệ và công tác tuyên truyền quảng cáo 66

4.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện và mở rộng công tác kế toán thanh toán không dùng tiền mặt 66

4.2.1 Về tổ chức bộ máy kế toán 67

4.2.2 Về nguồn nhân lực 67

4.2.3 Về thói quen sử dụng tiền mặt của người dân 67

4.2.4 Về tính chất lượng, tiện ích và tính đa dạng về dịch vụ TT KDTM 68

4.2.5 Về khoa học công nghệ và công tác tuyên truyền, quảng cáo 69

KẾT LUẬN 71

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các anh chị phòng Hỗ trợ sinh viên trường Đại học Hoa Sen đã giúp đỡ và giới thiệu tôi thực tập tại Ngân hàng Phương Nam – chi nhánh Trần Hưng Đạo

Cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến ban lãnh đạo và các anh chị trong Ngân hàng thương mại cổ phần Phương Nam – chi nhánh Trần Hưng Đạo, đặc biệt là các anh chị phòng Kế toán đã nhiệt tình hướng dẫn, đào tạo và cung cấp thông tin giúp chúng tôi hoàn thành tốt đợt thực tập này

Tôi cũng xin cảm ơn thầy Phùng Thế Vinh đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn tôi trong suốt quá trình hoàn thành đề tài

Cuối cùng tôi xin cảm ơn nhóm thực tập đã hỗ trợ, giúp đỡ tôi làm tốt công việc được giao tại Ngân hàng

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

NHPHT Ngân hàng phát hành Thẻ

NHTTT Ngân hàng thanh toán Thẻ

NHTM CP PN Ngân hàng thương mại cổ phần Phương Nam

SXKD Sản xuất kinh doanh

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Trang

Hình 1: Nhật ký quỹ 8

Hình 2: Liệt kê giao dịch 9

Hình 3: Giấy báo nợ 10

Hình 4: Giấy báo có 10

Hình 5: Bảng sao kê 11

Hình 6: Đồ thị so sánh giữa TT bằng tiền mặt và TTKDTM năm 2010 và 2011 35

Hình 7: UNC trường hợp đơn vị chuyển tiền và đơn vị hưởng có cùng tài khoản tại Ngân hàng Phương Nam 43

Hình 8: UNC trường hợp đơn vị chuyển tiền có tài khoản tại Ngân hàng Phương Nam còn đơn vị hưởng có tài khoản tại ngân hàng khác 45

Hình 9: Phiếu thu trường hợp người nộp tiền vào thẻ ATM có tài khoản ở Ngân hàng 48

Hình 10: Phiếu thu trường hợp n Người nộp tiền vào thẻ ATM không có tài khoản ở Ngân hàng 49

Hình 11: UNC trường hợp chuyển tiền giữa 2 tài khoản ATM cùng hệ thống của Ngân hàng Phương Nam 51

Hình 12: UNC trường hợp chuyển tiền giữa 2 tài khoản ATM khác hệ thống 52

Hình 13: Giấy chuyển tiền trường hợp người nộp tiền vào thẻ ATM ở ngân hàng ngoài hệ thống 53

Hình 14: Phiếu thu trường hợp khách hàng yêu cầu mở thẻ Debit 57

Hình 15: Phiếu thu trong trường hợp khách hàng mua thẻ quà tặng 60

Ởnướcta,mọisựtiếpcậnvớiphươngthứcthanhtoánkhôngdùngtiềnmặtvẫn chưađượcchấpnhậnvàsửdụngrộngrãinhư:thanhtoántiềnđiện,nước,điệnthoại,

truyềnhìnhcáp chưađượctriểnkhaimạnhtrênthựctế.Cácdịchvụthanhtoántrực tuyếndừnglạiởquymônhỏhẹp, chưatriểnkhaitrêndiệnrộngđểđápứngnhucầu thanhtoánnhỏlẻcủakháchhàng.Mặtkhác,dothunhậpcủangườidânnhìnchungcòn ởmứcthấp,thêmvàođóthóiquensửdụngtiềnmặt,đơngiản,thuậntiệnbaođờinay

khôngdễthayđổinhanhđược.Tuynhiên,trongmộtsốnămtrởlạiđây,tỷtrọngtiền

mặttrênphươngtiệnthanhtoánxãhộicũngđangcóxuhướnggiảmdầnquatừngnăm, vàhiệntạithanhtoánsửdụngchứngtừđiệntửcũngdầnchiếmtỷtrọngkhálớntrong

cáchoạtđộnggiaodịchthanhtoán,thờigianxửlýhoàntấtmộtgiaodịch đượcrútngắn từ hàng tuần xuống còn vài phút, vài giây

Thanhtoánkhôngdùngtiềnmặtđãvàđangtrởthànhphươngtiệnthanhtoánkhá phổbiến,đangdầnđượchệthốngngânhàngmởrộngvàpháttriển,đượcnhiềuquốc

giakhuyếnkhíchsửdụng,đặcbiệtlàđốivớicácgiaodịchthươngmạicógiátrịthanh toán khá lớn, góp phần giảmđáng kể lượng tiềnmặt trong thanh toán

Nhờ vào sựghi chép và phản ánh kịp thời, chínhxác, đầy đủsố liệu…trong

kếtoángiúpchongânhàngbiếtđượcthựctrạngcủaviệcthanhtoánkhôngdùngtiền

mặtđangdiễnragiữacáccánhân,tổchứckinhtếvàngânhàng.Quađó,tathấyđược

vaitròcủakếtoánviêncũngnhưcôngtáckếtoánthanhtoánkhôngdùngtiềnmặtlàrất

chọnđềtài“KếtoánthanhtoánkhôngdùngtiềnmặttạiNgânhàng thương mạicổ phần Phương Nam - chi nhánh Trần Hưng Đạo”

2.Mục tiêu nghiên cứu:

- Hệ thống hóa về các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt

- Đánh giá thực trạng công tác kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại NHTMCP Phương Nam – chi nhánh Trần Hưng Đạo

- Một số giải pháp kiến nghịnhằm hoàn thiện & mở rộng công tác kế toán thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng

3.Phạm vi nghiên cứu:

Vìthời gian có hạn, đề tài chỉ được tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ thanh toán khôngdùngtiềnmặtxảyratạiNHTM CP PN – chinhánh Trần Hưn g Đạo, sốliệuđượcdùngđểminhhọalàsốliệu năm 2010-2011

4 Phương pháp nghiên cứu:

- Thu thập và nghiên cứu tài liệu

- Phỏng vấn các đồng nghiệp

- Phân tích so sánh, tổng hợp đối chiếu

5 Kết cấu đề tài:

- Chương 1: Giới thiệu tổng quát Ngân hàng thương mại cổ phần Phương Nam

- Chương 2: Cơ sở lý luận về nghiệp vụ kế toán thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng

- Chương 3: Thực trạng về nghiệp vụ và công tác kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại Ngân hàng thương mại cổ phần Phương Nam – chi nhánh Trần Hưng Đạo

- Chương 4: Một số nhận xét và giải pháp nhằm hoàn thiện và mở rộng công tác kế toán thanh toán không dùng tiền mặt tại Ngân hàng thương mại cổ phần Phương Nam – chi nhánh Trần Hưng Đạo

Tp Hồ Chí Minh, tháng 12/2012

Sinh viên

Đinh Cao Cường

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Kế toán Ngân hàng củaTS.Trương Thị Hồng

2.Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho hiện đại hóa ngân hàng và hệ thống thanh toán NHCT VN –incas(theo QĐ 1609/NHCT10 ngày 7/9/2006 của Tổng Giám Đốc NHCT VN)

3 Báo cáo thường niên về kết quả hoạt động kinh doanh và thanh toán không dùng tiền mặt tại Ngân hàng TMCP Phương Nam – chi nhánh Trần Hưng Đạo

1.1 Tổng quan về Ngân hàng Phương Nam

Ngân hàng TMCP Phương Nam (Ngân hàng Phương Nam) được thành lập 19/05/1993 với số vốn ban đầu 10 tỷ đồng Năm đầu, Ngân hàng Phương Nam đạt tổng vốn huy động 31,2 tỷ đồng; dư nợ 21,6 tỷ đồng; lợi nhuận 258

triệu đồng Với mạng lưới tổ chức hoạt động là 01 Hội sở và 1 chi nhánh

Trước những khó khăn của nền kinh tế thị trường còn non trẻ và sự tác động mạnh của cuộc khủng hoảng tài chính khu vực (1997), Ngân hàng Nhà nước đã chủ trương tập trung xây dựng hệ thống ngân hàng thương mại vững mạnh Theo chủ trương đó, Hội đồng Quản trị ngân hàng đã đề ra những chiến lược tạo tiền đề vững chắc cho sự phát triển sau này của Ngân hàng Phương Nam:

- Phát triển năng lực tài chính lành mạnh, vững vàng đáp ứng mọi nhu cầu hoạt động kinh doanh và phát triển kinh tế

- Xây dựng bộ máy quản lý điều hành có năng lực chuyên môn giỏi, đạo đức tốt và trách nhiệm cao Bảo đảm cho mỗi bước đi của Ngân hàng Phương Nam luôn đúng hướng, an toàn và phát triển bền vững

- Trải rộng mạng lưới hoạt động tại các vùng kinh tế trọng điểm của cả nước, góp phần tạo động lực tích cực cho phát triển kinh tế - chính trị - xã hội của từng khu vực, đưa Ngân hàng Phương Nam trở thành ngân hàng đa phần

sở hữu lớn mạnh theo mô hình Ngân hàng thương mại cổ phần của Nhà nước

và nhân dân

Theo chiến lược đó, Ngân hàng Phương Nam đã tiến hành sáp nhập các ngân hàng và các tổ chức tín dụng trong giai đoạn 1997 – 2003:

1 Sáp nhập Ngân hàng TMCP Đồng Tháp năm 1997

2 Sáp nhập Ngân hàng TMCP Đại Nam năm 1999

3 Năm 2000 mua Qũy Tín Dụng Nhân Dân Định Công Thanh Trì Hà Nội

4 Năm 2001 sáp nhập Ngân hàng TMCP Nông Thôn Châu Phú

5 Năm 2003 Sáp nhập Ngân hàng TMCP Nông Thôn Cái Sắn, Cần Thơ

Ngân Hàng TMCP Phương Nam (Ngân hàng Phương Nam) đã có những bước đi vững chắc Đến 2012 Ngân Hàng TMCP Phương Nam có 137 Chi Nhánh, Phòng Giao Dịch và đơn vị trực thuộc trên khắp phạm vi cả nước; Vốn điều lệ đạt hơn 4.000 tỷ đồng, và tổng tài sản hiện tại đạt hơn 72.000 tỷ đồng

Đối tác chiến lược của Phương Nam hiện nay là Ngân hàng United Overseas Bank (UOB): một trong những tập đoàn tài chính nắm giữ lượng

vốn 145 tỷ đô la ở Singapore; là ngân hàng dẫn đầu về hoạt động cho vay cá nhân, phát hành thẻ và cho vay doanh nghiệp vừa và nhỏ trong hệ thống ngân hàng toàn cầu, đã trở thành cổ đông chiến lược của Ngân hàng Phương Nam,

- Fax: 84.8.3866 3891

1.2 Tổ chức bộ máy quản lý

1.2.1 Sơ đồ tổ chức trụ sở Ngân hàng Phương Nam

(Nguồn: www.southernbank.com.vn)

1.2.2 Sơ đồ Ngân hàng Phương Nam – chi nhánh Trần Hưng Đạo

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động tại chi nhánh

(Nguồn: Sinh viên vẽ)

Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:

 Ban giám đốc:

BanGiámđốccónhiệmvụquảnlývàđiềuhànhmọihoạtđộngcủachinhánh, hướngdẫnchỉđạothựchiệnđúngchứcnăngnhiệmvụvàphạmvihoạtđộngcủacấp trên giao

Bangiámđốcgồm:1Giámđốcvà2PhóGiámđốc.Giámđốclãnhđạođiều

hànhmọihoạtđộngcủacácphòng,vàchịutráchnhiệmtrướcTổngGiámđốcNHTMCPPhương Nam.GiúpviệcchoGiámđốccó2PhóGiámđốc:1Phó Giámđốcphụtráchvề kinhdoanh,1PhóGiámđốcphụtráchkế toán

 Phòng kế toán ngân quỹ:

Làphòngnghiệpvụ thựchiệncácgiaodịchtrựctiếpvớikháchhàng,cácnghiệp vụvàcác công việcliênquanđếncôngtácquảnlýtàichính,chitiêunộibộtạichi

Giám đốc

Phòng kế toán

ngân quỹ

Phòng kinh doanh

Phó giám đốc phụ trách kinh doanh Phó giám đốc phụ

trách Kế toán

nhánh,cungcấpcácdịchvụngânhàngliênquanđếnnghiệpvụthanhtoán,xửlýhạchtoáncácgiaodịch.Quảnlývàchịutráchnhiệmđốivớihệthốnggiaodịchtrênmáy.Thựchiệnnhiệmvụtưvấnchokháchhàngvềsửdụngcácsảnphẩm ngân hàng

làphòngnghiệpvụquảnlýantoànkhoquỹ,quảnlýquỹtiềnmặttheoquyđịnhcủaNHNNvàNHTM CP PN.Ứngvàthutiềnchocácquỹtiếtkiệm, cácđiểmgiaodịchtrongvàngoàiquầy,thuchitiềnmặtchocácdoanhnghiệpcóthu chi tiền mặt lớn

 Phòng kinh doanh:

Thực hiện hoạt động kinh doanh thông qua việc cấp tín dụng cho khách

hàng có nhu cầu vay vốn tại Ngân hàng

Tín dụng doanh nghiệp:

- Thực hiện công tác tiếp thị thu hút khách hàng

- Thẩm định khách hàng vay

- Lập hồ sơ xác minh tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng

- Kiểm tra việc sử dụng vốn định kỳ hoặc đột xuất khi cho vay nhằm bảo đảm việc sử dụng vốn vay đúng mục đích

- Tiếp nhận hồ sơ tài sản đảm bảo từ phía khách hàng

- Thẩm định tài sản đảm bảo của khách hàng: Trực tiếp đến cơ sở kinh doanh của doanh nghiệp để thẩm định tài sản bảo đảm, đề xuất hạn mức tín dụng được phép cấp dựa trên giá trị tài sản đảm bảo

1.3 Tổ chức bộ máy kế toán

1.3.1 Sơ đồ tổ chức phòng kế toán

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động tại chi nhánh

(Nguồn: Sinh viên vẽ)

 Giao dịch viên:

Phó Giám đốc phụ trách Kế toán

Trưởng phòng

kế toán

Kiểm ngân

Trực tiếp giaodịchvớikháchhàng, tiếp nhận và xử lý cácchứng từ của khách hàng theo đún g qui trình nghiệp vụ kế toán hiện h ành

Hệ thống tài khoản kế toán của Ngân hàng tuân thủ theo các Quyết định 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/4/2004, QĐ 807/2005/QĐ –NHNN ngày 1/6/2005

về việc “sửa đổi bổ sung một số tài khoản trong hệ thống Tài khoản kế toán các TCTD ban hành kèm theo QĐ 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/4/2004 của Thống đốc NHNN và hệ thống chuẩn mực Kế toán Việt Nam

1.3.4 Sổ sách kế toán trong hệ thống Ngân hàng thương mại cổ phần

Phương Nam – chi nhánh Trần Hưng Đạo

Nhật ký quỹ: là sổ ghi đầy đủ các khoản thu, chi trong ngày để đối chiếu

với thủ quỹ, dùng làm căn cứ lập nhật ký chứng từ và hạch toán tổng hợp trong

ngày

Hình 1: Nhật ký quỹ

Báo cáo liệt kê giao dịch : là bảng liệt kê thời gian, số tiền gửi, số tiền rút của các tài khoản và định khoản trực tiếp trong báo cáo này

Hình 2: Liệt kê giao dịch

Hai loại sổ sách kế toán trên ghi nhận và phản ánh toàn diện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tài khoản (chi tiết hoặc tổng hợp) theo qui định trên

cơ sở các bút toán hạch toán tự động và in theo qui định, nó làm căncứ để đối chiếu chi tiết với các chứng từ, báo cáo, bảng kê giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng hoặc trong năm

Ngoài ra, sau mỗi giao dịch, nếu khách hàng yêu cầu, Ngân hàng sẽ in ra giấy báo nợ, giấy báo có hoặc bảng sao kê tùy theo yêu cầu của khách hàng

Hình 3: Giấy báo nợ

Hình 4: Giấy báo có

Hình 5: Bảng sao kê

CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀNGHIỆP VỤ KẾ TOÁN THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT QUA NGÂN HÀNG

2.1 Khái quát dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng 2.1.1 Dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt và những điều kiện sử dụng dịch vụ thanh toán

Thanh toán là hoạt động không thể thiếu trong các giao dịch của thể nhân cũng như các pháp nhân trong việc chi tiêu, mua bán hàng hóa, dịch vụ và các loại thanh toán khác…Trên thực tế luôn tồn tại hai hình thức thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt Thanh toán bằng tiền mặt sẽ dẫn đến hệ quả một lương tiền trong lưu thông, kém an toàn cho người thanh toán và khó khăn trong việc kiểm soát Nhà nước

Thanh toán (không dùng tiền mặt) qua ngân hàng là dịch vụ trong đó NH

sẽ thực hiện việc trích từ tài khoản tiền gửi theo yêu cầu của người có nghĩa vụ trả tiền, hoặc nhu cầu chuyển tiền cho người khác để chuyển vào tài khoản cho người thụ hưởng nhằm chi trả tiền mua hàng hóa, dịch vụ hoặc đơn giản chỉ là một chuyển tiền cho người thân

Mặc dù các định chế tài chính đều có thể cung cấp dịch vụ thanh toán cho nền kinh tế nếu được cấp phép, nhưng với vai trò làm trung gian thanh toán, hệ thống Ngân hàng là người tổ chức, cung ứng các sản phẩm dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt vừa là người trực tiếp thực hiện việc chi trả cho khách hàng

Khi thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt thì chu chuyển vốn và chu chuyển hàng hóa dịch vụ sẽ tách biệt nhau về không gian, thời gian, mặt khác hoạt động thanh toán diễn ra không chỉ trong chi nhánh NH mà còn diễn ra giữa các chi nhánh NH khác nhau xuất phát từ chính yêu cầu sử dụng sản phẩm từ khách hàng Vì vậy, khi cung cấp dịch vụ này ngân hàng phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng, thuận tiện và an toàn trong khi chuyển tiền

Nhưng để ngân hàng phục vụ tốt khách hàng cũng cần phải thực hiện đúng các quy định do ngân hàng đặt ra nếu chấp nhận sử dụng dịch vụ Xét trên một ý nghĩa nào đó, khi khách hàng chấp nhận sử dụng dịch vụ thì các quy định thanh toán do NH đặt ra chính là điều khoản cam kết mà cả Ngân hàng người cung cấp dịch vụ, lẫn khách hàng- người sử dụng dịch vụ đều phải thực hiện

Việc mở tài khoản tiền gửi không kỳ hạn ở ngân hàng là duy trì số dư nhất định để thực hiện việc thanh toán là yêu cầu đầu tiên nếu khách hàng muốn sử dụng dịch vụ này Do mục đích sử dụng là số tiền trên tài khoản chủ yều để thực hiện các khoản thanh toán tiền hàng, séc…nên để đảm bảo NH không bị khách hàng khiếu nại do trả sai số tiền, hoặc trả một tờ séc đã có lệnh đình chỉ thanh toán, hoặc không để khách hàng lợi dụng tài khoản để chuyển tiền bất hợp pháp…, NH thường yêu cầu khách hàng cung cấp những thông tin cần thiết về chủ tải khoản, đặc biệt là những người chủ tài khoản đại diện cho một pháp nhân Đôi khi các NH cũng yêu cầu có sự giới thiệu từ người thứ ba và các thông tin về tình trạng hoạt động của khách hàng

Hiện nay, khi mở tài khoản tiền gửi không kỳ hạn cho khách hàng, NH thường yêu cầu cung cấp các loại giấy tờ cơ bản như:

- Giấy đề nghị mở tài khoản

- Các giấy tờ chừng minh pháp nhân được thành lập theo quy định của pháp luật và giấy tờ chứng minh tư cách đại diện hợp pháp của chủ tài khoản (đối với pháp nhân mở tài khoản)

- Chứng minh nhân dân hay hộ chiếu (đối vối thể nhân mở tài khoản) Ngoài ra còn có các loại giấy tờ khác tùy quy định của mỗi NH

Điểm quan trọng mà các nhân viên NH phải lưu ý khi xử lý các giao dịch trên tài khoản này là việc kiểm tra chữ ký của khách hàng để đảm bảo rằng đó là chữ ký thật và số dư trên tài khoản hiện có, để tránh rủi ro do thanh toán vượt quá

số tiền mà khách hàng được sử dụng để thanh toán theo quy định của NH

Yêu cầu tiếp theo là khách hàng cần hiểu rõ từng thể thức thanh toán mà

NH đã giới thiệu để có thể chấp hành đúng các quy định của từng thể thức cũng như vận dụng chúng trong từng giao dịch cụ thể

Để phục vụ tốt khách hàng NH cần trang bị đầu tư thiết bị, cơ sở vật chất

để thực hiện thanh toán đảm bảo thanh toán an toàn, thuận tiện…Vì vậy, mặc dù

NH hưởng lợi từ tiền gửi không kỳ hạn của khách hàng do chi phí vốn thấp nhưng khoản thu nhập này không đủ bù đắp chi phí đầu tư cho hoạt động dịch vụ thanh toán, do đó khách hàng thường phải trả một khoản phí dịch vụ để NH bù đắp chi phí đã bỏ ra

2.1.2 Tài khoản sử dụng trong phương pháp kế toán dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng

2.1.2.1 Tài khoản tiền gửi không kỳ hạn

Tài khoản này được mở cho mỗi khách hàng để phản ánh lượng tiền khách hàng gửi vào và rút ra thường xuyên dưới hình thức tiền mặt hoặc tiền ghi sổ qua việc sử dụng các dịch vụ thanh toán của NH

Nội dung tài khoản như sau:

Bên có: Số tiền khách hàng gửi vào

Bên nợ: Số tiền khách hàng rút ra

Dư có: Số tiền khách hàng đang gửi tại NH

2.1.2.2 Nhóm các tài khoản phản ánh hoạt động chuyển tiền giữa các NH

Do các khách hàng có quan hệ thanh toán với nhau có thể mở tài khoản tiền gửi ở các NH khác nhau, nên việc chuyển tiền giữa các NH hoặc các chi nhánh NH khác nhau là đòi hỏi khách quan

Việc chuyển tiền giữa các NH có thể được thực hiện bằng các phương thức: thanh toán liên hàng, thanh toán liên ngân hàng…

Để phản ánh các nghiệp vụ này, kế toán các tổ chức tín dụng sử dụng các tài khoản có tên gọi như: tài khoản thanh toán bù trừ, tài khoản chuyển tiền…

Mặc dù tên gọi có khác nhau nhưng nhóm tài khoản này có tính chất chung như sau:

Bên nợ: Phản ánh khoản tiền chi hộ NH khác

Bên có: Phản ánh khoản tiền thu hộ NH khác

Dư nợ: Phản ánh chênh lệch chi hộ lớn hơn thu hộ

Hoặc phản ánh chênh lệch thu hộ lớn hơn chi hộ

2.1.2.3 Tài khoản tiền ký gửi để đảm bảo thanh toán

Tài khoản này sẽ mở cho khách hàng trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sự xác nhận của ngân hàng về khả năng thanh toán của séc, hoặc thể thức thanh toán khác như thư tín dụng trong thanh toán quốc tế mà ngân hàng đòi hỏi khách hàng phải ký quỹ một số tiền nhất định Mức ký quỹ là bao nhiêu so với tổng số tiền thanh toán trong tương lai tùy thuộc vào yêu cầu của ngân hàng đối với từng khách hàng

Nội dung tài khoản tiền gửi để đảm bảo thanh toán séc, thẻ, mở thư tín dụng như sau:

Bên Có: Số tiền khách hàng gửi vào để đảm bảo thanh toán

Bên Nợ: Số tiền đã sử dụng thanh toán cho người hưởng

Số tiền trả lại cho khách hàng

Dư có: Số tiền khách hàng ký gửi để đảm bảo thanh toán séc, thẻ, mở thư tín dụng

Cần lưu ý rằng đây là tài khoản tiền gửi mang tính chất chuyên dùng, nên không sử dụng số tiền trên tài khoản này vào bất kỳ mục đích nào khác, ngoài việc dùng để thanh toán cho séc có xác nhận (Bảo chi) hoặc thư tín dụng…

2.2 Nội dung và quy trình các thể thức thanh toán chủ yếu

Có khá nhiều sản phẩm dịch vụ thanh toán để khách hàng lựa chọn Dưới đây là một số thể thức thanh toán chủ yếu

2.2.1 Thể thức thanh toán ủy nhiệm chi

a Khái niệm:

Ủy nhiệm chi là thể thức thanh toán mà người trả tiền lập để yêu cầu NH trích một số tiền trên tài khoản của mình vào tài khoản của người thụ hưởng (có thể là tài khoản khác của mình hoặc tài khoản của người thứ ba) ở cùng NH hoặc

ở một NH khác

Đây là một thể thức thanh toán đang được sử dụng phổ biến Người ra lệnh cho NH thanh toán chỉ việc điền các nội dung cần thiết vào Ủy nhiệm chi và gửi đến NH nơi mình mở tài khoản Nếu tải khoản của họ có tiền NH sẽ tiến thành thanh toán

Tuy nhiên, khi đồng ý để người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng ủy nhiệm chi trong việc thanh toán tiền hàng, người thụ hưởng cần lưu ý đến khả năng thanh toán và thiện chí thanh toán của họ, vì trong trường hợp này việc người thụ hưởng có nhận được tiền hay không, sớm hay muộn hoàn toàn phụ thuộc vào người “ra lệnh” cho NH thanh toán

Ủy nhiệm chi có thể có giá trị thanh toán một lần, cũng có thể có giá trị thanh toán nhiều lần khi sử dụng để thanh toán một số khoản chi phí thường xuyên Ủy nhiệm chỉ được áp dụng ở Việt Nam hiện nay chỉ có giá trị thanh toán một lần

Ủy nhiệm chi có thể dùng để chuyển tiền cho một cá nhân ở nơi khác

b Phương pháp hạch toán

Trường hợp 1: Khách hàng mở tài khoản trong cùng NH

Sơ đồ 1.1: Quy trình thanh toán UNC trường hợp khách hàng mở tài khoản trong cùng ngân hàng

(Nguồn: Sách kế toán ngân hàng)

(1) Đơn vị bán giao hàng hoá cho đơn vị mua theo hợp đồng (nếu trả tiền trước, giao hàng sau thì đây là bước cuối cùng)

(2) Đơn vị mua lập UNC gửi vào NH

(3) NH sau khi kiểm tra UNC hợp lệ sẽ trích tài khoản đơn vị mua ghi Nợ và báo

Nợ cho đơn vị mua

(4) NH ghi tăng tài khoản đơn vị bán và báo Có cho đơn vị bán

- Một liên UNC dùng làm chứng từ giao cho khách hàng

Trường hợp 2: Khách hàng mở tài khoản khác NH

Trường hợp khác ngân hàng có thể là:

- Hai NH khác nhưng cùng hệ thống

- Hai NH khác có tham gia thanh toán bù trừ

Ngân hàng

(1)

(2)

(3) (4)

- Hai ngân hàng khác không tham gia thanh toán bù trừ, thanh toán qua NHNN

Sơ đồ 1.2: Quy trình thanh toán ủy nhiệm chi trường hợp khách hàng mở tài khoản khác ngân hàng

(Nguồn: Sách kế toán ngân hàng)

(1) Đơn vị bán giao hàng cho đơn vị mua theo hợp đồng

(2) Đơn vị mua lập UNC gởi vào NH

(3) NH sau khi kiểm tra UNC hợp lệ sẽ trích tài khoản đơn vị mua ghi Nợ và báo

Nợ cho đơn vị mua

(4) NH bên mua thanh toán cho NH bên bán

(5) NH bên bán ghi tăng tài khoản đơn vị bán và báo có cho đơn vị bán

 Tại ngân hàng bên trả tiền:

Kiểm tra hai liên UNC khi nhận được từ đơn vị trả tiền, hạch toán:

Nợ 4211 (Đơn vị trả tiền)

Có 5211, 5111 (Hai NH khác nhưng cùng hệ thống)

Có 5012 (Hai NH khác có tham gia thanh toán bù trừ)

Có 1113 (Hai NH khác không tham gia thanh toán bù trừ, thanh toán qua NHNN)

Xử lý chứng từ:

(1)

(4) (5)

- Một liên UNC dùng để ghi nợ cho đơn vị trả tiền

- Một liên UNC dùng để giao cho khách hàng

- Lập thêm các chứng từ tương ứng trong từng trường hợp:

Hai NH khác nhưng cùng hệ thống:

Một liên giấy báo Có (lệnh chuyển Có) dùng làm chứng từ ghi Có tài khoản 5211, 5111, liên còn lại cùng với chứng từ điện tử gửi cho NH cùng hệ thống

Hai NH khác có tham gia thanh toán bù trừ:

Một bảng kê số 12 (Bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ) dùng để ghi Có tài khoản 5012, liên còn lại cùng với chứng từ điện tử dùng để thanh toán bù trừ

Hai NH khác không tham gia thanh toán bù trừ, thanh toán qua NHNN:

Một bảng kê số 11 (Bảng kê phải thu khách hàng) dùng để ghi Có tài khoản 1113, liên còn lại cùng với chứng từ điện tử gửi Ngân hàng nhà nước nơi ngân hàng trả tiền mở tài khoản tiền gửi

o Nếu bên trả tiền và bên thụ hưởng đều có TK tiền gửi tại NHNN

Khi nhận bảng kê 11 và chứng từ điện tử, sau khi kiểm tra chứng từ, kiểm tra số dư trên tài khoản của NH bên trả tiền đủ điều kiện thì hạch toán:

Nợ TKTG NH bên trả tiền

Có TKTG NH bên thụ hưởng

NHNN lập thêm chứng từ ghi sổ, bảng kê 11 để ghi Nợ, ghi Có vào các

TK trên và gửi chứng từ điện tử cùng với bảng kê 11 về NH bên thụ hưởng

o Nếu bên trả tiền và bên thụ hưởng mở TK ở khác chi nhánh

NHNN

Tại NHNN bên trả tiền:

Nợ TKTG NH bên trả tiền

Lập thêm 2 liên giấy báo Có Xử lý chứng từ như sau:

- Bảng kê 11 dùng làm chứng từ ghi Nợ TKTG NH bên trả tiền

- Một liên giấy báo có dùng để ghi có TK liên hàng đi

- Chứng từ điện tử và 1 liên giấy báo Có gửi NHNN bên thụ hưởng (mở TKTG bên NH thụ hưởng)

Tại NHNN bên thụ hưởng:

Khi nhận các chứng từ trên kiểm tra và hạch toán:

Nợ TK liên hàng đến

Có TKTG NH bên thụ hưởng

Xử lý chứng từ, lập thêm 2 bảng kê 11

Liên giấy báo dùng để ghi Nợ TK liên hàng đến

Một bảng kê 11 dùng để ghi Có TKTG NH bên thụ hưởng

Chứng từ điện tử và một bảng kê 11 gửi cho NH bên thụ hưởng

 Tại ngân hàng bên thụ hưởng:

Khi nhận các chứng từ của NHNN chuyển đến hoặc của ngân hàng trả tiền, sau khi kiểm tra sẽ xử lý:

Nợ 5212, 5112 (Hai NH khác nhưng cùng hệ thống)

Nợ 5012 (Hai NH khác có tham gia thanh toán bù trừ)

Nợ 1113 (Hai NH khác không tham gia thanh toán bù trừ, thanh toán qua NHNN)

Có 4211 (Đơn vị thụ hưởng)

Trường hợp chuyển tiền đi khác NH thì khách hàng phải trả phí chuyển tiền Các khoản thu này ghi vào thu dịch vụ thanh toán và phải tách riêng phần thuế giá trị gia tăng để hạch toán

Nợ 4211, 1011,…

Có 711 (Thu dịch vụ thanh toán nếu có)

2.2.2 Thể thức thanh toán ủy nhiệm thu

a Khái niệm:

Ủy nhiệm thu là thể thức thanh toán mà người thụ hưởng lập ủy thác cho

NH thu hộ một số tiền nhất định từ người chi trả

Để thực hiện nhiệm vụ này, khách hàng sẽ lập một giấy ủy nhiệm thu kèm hóa đơn bán hàng và nộp vào NH nơi mình mở tài khoản nhờ NH thu hộ Vì đây

là nghiệp vụ khách hàng nhờ thu nên khi có đủ điều kiện NH mới có thể thu hộ khách hàng (người trả tiền có đủ tiền trên tài khoản) và NH không chịu trách nhiệm về sự tranh chấp tiền hàng giữa hai bên khách hàng

b Phương pháp hạch toán:

Trường hợp 1: Người mua và người bán có tài khoản trong cùng NH

Sơ đồ 1.3: Quy trình thanh toán UNT trường hợp người mua và người bán

có tài khoản trong cùng ngân hàng

(Nguồn: Sách kế toán ngân hàng)

(1) Đơn vị bán giao hàng hoá cho đơn vị mua theo hợp đồng

(2) Đơn vị bán lập UNT gửi vào NH

Đơn vị bán

(1)

(2) (4)

(3)

(3) NH sau khi kiểm tra và đối chiếu với thông báo bằng văn bản do đơn vị mua gởi trước đây nếu UNT hợp lệ sẽ trích tài khoản đơn vị mua ghi Nợ và báo

Nợ cho đơn vị mua

(4) NH ghi tăng TK đơn vị bán và báo Có cho đơn vị bán

Khi nhận 2 liên UNT của người bán, NH kiểm tra tính hợp lệ của UNT và

số dư trên TK người mua nếu đủ điều kiện thì hạch toán

Nợ 4211 (đơn vị mua)

Có 4211 (đơn vị bán)

Xử lý chứng từ:

- Một liên UNT dùng làm chứng từ ghi Nợ TK 4211 và ghi Có TK 4211

- Một liên UNT dùng làm chứng từ giao cho khách hàng

Trường hợp 2: Người mua và người bán có tài khoản khác NH

Trường hợp khác ngân hàng có thể là:

- Hai NH khác nhưng cùng hệ thống

- Hai NH khác có tham gia thanh toán bù trừ

- Hai ngân hàng khác không tham gia thanh toán bù trừ, thanh toán qua NHNN

Sơ đồ 1.4: Quy trình thanh toán UNT trường hợp người mua và người bán

có tài khoản khác ngân hàng

(Nguồn: Sách kế toán ngân hàng)

(1)

(2)

(3)

(4) (5)

(6)

(1) Đơn vị bán giao hàng hoá cho đơn vị mua theo hợp đồng

(2) Đơn vị bán lập UNT gửi vào NH bên bán

(3) NH bên bán chuyển UNT về NH bên mua

(4) NH bên mua sau khi kiểm tra và đối chiếu với thông báo bằng văn bản do đơn vị mua gửi trước đây nếu UNT hợp lệ sẽ trích TK đơn vị mua ghi Nợ và báo

Nợ cho đơn vị mua

(5) NH bên mua thanh toán cho NH bên bán

(6) NH bên bán ghi tăng TK đơn vị bán và báo Có cho đơn vị bán

Khi người bán lập 2 liên UNT gửi vào thì NH trích một liên lưu lại, còn 1 liên và các hoá đơn chứng từ gửi cho NH bên mua (có thể chuyển nội dung các chứng từ trên)

 Tại NH bên mua:

Kiểm tra các chứng từ nhận từ NH bên bán, nếu đủ điều kiện thì hạch toán:

Nợ 4211 (đơn vị mua)

Có 5211, 5111 (Hai NH khác nhưng cùng hệ thống)

Có 5012 (Hai NH khác có tham gia thanh toán bù trừ)

Có 1113 (Hai ngân hàng khác không tham gia thanh toán bù trừ, thanh toán qua NHNN)

Lập thêm chứng từ và xử lý giống như trường hợp UNC khác NH

Nợ 5012 (Hai NH khác có tham gia thanh toán bù trừ)

Nợ 1113 (Hai ngân hàng khác không tham gia thanh toán bù trừ,

Có 4211 (Đơn vị bán)

Trường hợp chuyển tiền đi khác NH thì khách hàng phải trả phí chuyển tiền Các khoản này ghi vào thu dịch vụ thanh toán và phải tách riêng phần thuế giá trị gia tăng để hạch toán:

Nợ 4211, 1011, …

Có 711 (thu dịch vụ thanh toán nếu có)

Có TK thuế giá trị gia tăng (4531) nếu có

Xử lý chứng từ tương tự như trường hợp UNC

Trong trường hợp TK tiền gửi người mua không đủ số dư thì NH bên mua

sẽ theo dõi và xử lý phạt theo quy định Số tiền phạt chuyển cho đơn vị bán tuỳ theo từng trường hợp:

Séc là một phương tiện thanh toán do người ký phát lập dưới hình thức chứng từ theo mẫu in sẵn, lệnh cho người thực hiện thanh toán (ngân hàng nơi người ký phát được sử dụng tài khoản thanh toán với một khoản tiền để ký phát séc theo thỏa thuận với NH) Như vậy liên quan đến séc bao gồm:

- Người ký phát (người phát hành) là người lập và ký phát hành tờ séc

- Người bị ký phát là NH hay tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán có trách nhiệm thanh toán số tiền ghi trên séc theo lệnh của người ký phát

- Người được trả tiền là người được người ký phát chỉ định có quyền hưởng hay chuyển nhượng quyền hưởng đối với số tiền ghi trên tờ séc

- Người thụ hưởng là người cầm tờ séc ghi rõ trên tờ séc người được trả tiền là chính mình hay người cầm tờ séc có ghi” Trả cho người cầm séc”, hay người được chuyển nhượng bằng kỳ hậu cho mình thông qua dãy chữ ký chuyển nhượng liên tục

- Người thu hộ là NH, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán được phép của NH Nhà Nước Việt Nam cho phép làm dịch vụ thu hộ séc

- Trung tâm thanh toán bù trừ séc: NHNN hay tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán được NHNN Việt Nam cấp giấy phép để tổ chức, chủ trì việc trao đổi, thanh toán bù trừ séc, quyết toán các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ việc thanh toán bù trừ séc cho các thành viên là NH, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán

b Một số quy định về phát hành và sử dụng séc:

 Thời gian xuất trình của một tờ séc theo quy định hiện hành là 30 ngày

kể từ ngày phát hành cho đến ngày người thụ hưởng nộp séc vào NH kể cả ngày

lễ và chủ nhật Nếu ngày hết hạn rơi vào ngày nghỉ thì thời hạn được lùi vào ngày làm việc tiếp theo sau ngày nghỉ

 Người phát hành chỉ được ghi số tiền trên séc trong phạm vi số dư tài khoản tiền gửi của mình tại NH Nếu phát hành quá số dư người thụ hưởng có quyền yêu cầu NH thanh toán theo số tiền hiện có trên tài khoản của người phát hành

 Séc hiện hành về hình thức chỉ có một loại, tuy nhiên về nội dung thì có thể chia thành séc ký danh hoặc vô danh:

- Séc ký danh: có ghi tên, địa chỉ người thụ hưởng

- Séc vô danh: không ghi tên, người nào cầm séc nộp vào NH, đó là người thụ hưởng

Về tính chất thanh toán thì séc chia thành séc lĩnh tiền mặt và séc chuyển khoản: