Luận văn: Đánh giá thực trạng công tác kế toán của công ty hoá chất VN, công ty vật tư & XNK hoá chất (VINACHIMEX) pot

Quá trình hình thành và phát triển của công ty Vật tư &XNK hoá chất Công ty vật tư và XNK hoá chất tiền thân là công ty vật tư và vận tải hoá chất, được thành lập theo quyết định số 327

Luận văn

Đánh giá thực trạng công tác kế toán của công ty hoá chất VN, công ty vật tư &

XNK hoá chất (VINACHIMEX)

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá hiện nay, các Doanh nghiệp kinh doanh đang đứng trước những thử thách mới Thời đại này là thời đại thông tin và nền kinh tế là nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần Cùng với sự tiến bộ không ngừng và vượt bậc của khoa học kỹ thuật hiện đại và sự giao lưu văn hoá, sư hội nhập của các nước trong khu vực và chính sách mở cửa của nhà nước, tạo điều kiện cho các Doanh nghiệp kinh doanh Mọi sản phẩm hàng hoá trên thị trường đều tạo nên một nền kinh tế sôi động với sức cạnh tranh lớn Để hoà nhập cùng với sự phát triển chung,

VN đã và đang tiến hành mạnh mẽ chính sách kinh tế đối ngoại nhằm mở rộng quan hệ với các nước trong khu vực cũng như trên thế giới, ở trên mọi lĩnh vực Trong đó, hoạt động thương mại quốc tế giữa các thương nhân

VN với các chủ thể thương mại quốc tế ngày càng phát triển

Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại _ XNK trực thuộc tổng công ty hoá chất VN, công ty vật tư & XNK hoá chất (VINACHIMEX) được quyền kinh doanh XNK theo nội dung đăng ký Kinh doanh được cấp

có thẩm quyền cấp phép

Báo cáo được chia làm 3 phần:

Phần I: Đánh giá thực trạng công tác kế toán của đơn vị Phần II: Nội dung chính của báo cáo thực tập

Phần III: Lời kết luận và nhận xét

PHẦN I ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN ĐƠN VỊ

I ĐẶC ĐIỂM TÌNH TÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Vật tư &XNK hoá chất

Công ty vật tư và XNK hoá chất tiền thân là công ty vật tư và vận tải hoá chất, được thành lập theo quyết định số 327/HC_QLKT1, ngày 04/11/1969 của tổng cục Hoá chất VN, với chức năng là đầu mối tiếp nhận vận chuyển, quản lý, cung ứng các loại vật liệu, hoá chất, các trang thiết bị phụ tùng….phục vụ sản xuất và xây dựng cơ bản cho các đơn vị trong ngành

Ra đời trong hoàn cảnh đất nước còn gặp nhiều khó khăn, cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước vẫn đang tiếp diễn ở miền nam, thêm vào

đó là cuộc chiến tranh phá hoại miền Bắc diễn ra ác liệt, song trong thời kỳ

đó, hàng ngàn tấn thiết bị máy móc, hàng chục ngàn tấn vật tư nguyên liệu

đã được tiếp nhận vận chuyển an toàn cung ứng kịp thời cho các đơn vị trong ngành, đảm bảo duy trì sản xuất liên tục, góp phần cho sự thắng lợi của cuộc kháng chiến chống Mỹ, thống nhất đất nước

Khi đất nước đã thoát khỏi chiến tranh, cả nước đi vào thời kỳ khôi phục và phát triển kinh tế, hoạt động của công ty ngày càng được củng cố

mở rộng cả về quy mô , địa bàn và lĩnh vực hoạt động

Ngoài văn phòng chính của công ty đặt tại Hà Nội, công ty còn có các đơn vị thành viên nằm rải rác ở các đầu mối giao thông chính của Việt Nam đó là Hải Phòng, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh, một đơn vị chuyên về giao nhận và vận chuyển hàng hoá, cùng một hệ thống kho tàng

ở các địa phương góp phần hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của Công ty thị trường Kinh doanh của công ty cũng đã đươc mở rộng quy mô

trên cả nước và thị trường nước ngoài, không chỉ với các đơn vị trong ngành mà còn cả các đơn vị kinh doanh thuộc mọi thành phần kinh tế…

Mặc dù gặp không ít khó khăn và trở ngại, song nhờ sự nỗ lực cố gắng vượt bậc của tập thể cán bộ _CNV toàn công ty, sự lãnh đạo và chỉ đạo sát sao của Đảng uỷ, ban lãnh đạo công ty, cộng với sự hỗ trợ và giúp

đỡ có hiệu quả của cấp trên, Công ty đã nhanh chóng chuyển hướng kinh doanh theo nguyên tắc bám sát thị trường , đa dạng hoá mặt hàng, mở rộng quan hệ và tăng cường công tác quản lý chi phí sản xuất Kinh doanh, phát huy tiềm năng có sẵn, tận dụng cơ hội và tranh thủ thời cơ nhằm đưa hoạt động của công ty luôn phát triển

Trụ sở chính của Công ty:

Số 3 Phạm Ngũ Lão_Quận Hoàn Kiếm_Hà Nội

Điện thoại: 048265377

Fax: 048265373

Mã số thuế: 0100102414

Tên giao dịch: VINACHIMEX

2 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty

Công ty vật tư & XNK hoá chất là đơn vị thành viên của tổng công

ty hoá chất Việt Nam, đơn vị cấp trên quản lý theo ngành dọc, có tổ chức

bộ máy quản lý và tổ chức kinh doanh phù hợp với phạm vi và lĩnh vực hoạt động theo giấy đăng ký kinh doanh

Đứng đầu là giám đốc công ty, người có quyền hạn và nghĩa vụ chịu trách nhiệm cao nhất, điều hành mọi hoạt động của công ty và các chi nhánh trực thuộc

Dưới giám đốc có phó giám đốc, người cũng chịu trách nhiệm chung

về mọi hoạt động của công ty, đồng thời được giải quyết những công việc

và những hoạt động kinh doanh theo các uỷ quyền của giám đốc

Các chi nhánh trực thuộc được phép kinh doanh độc lập, các giám đốc cơ sở chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của cơ sở mình trước giám đốc công ty

Văn phòng công ty là bộ phận chính, chiếm khối lượng lớn trong Kinh doanh của công ty Văn phòng có 7 bộ phận chính, trong đó có 3 bộ phận chuyên trách về Kinh doanh, các trưởng phòng là những người chịu trách nhiệm với công việc của phòng mình

Như vậy, qua cơ cấu tổ chức của công ty cho thấy quan hệ giữa các thành viên trong công ty được thể hiện như sau:

+ Quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới là quan hệ mệnh lệnh bắt buộc trong trường hợp không đồng ý với quyết định cấp trên, cấp dưới có quyền bảo kưu ý kiến của mình

+ Quan hệ giữa các phòng ban và cơ sở thành viên trong công ty là quan hệ bình đẳng cùng phồi hợp với nhau thực hiện hoàn thành công việc chung của công ty

SƠ ĐỒ I: BỘ MÁY QUẢN LÝ CHUNG CỦA CÔNG TY

SƠ ĐỒ II: BỘ MÁY QUẢN LÝ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY

Phó giám đốc

Giám

Kho

A Yên Viên

Văn phòn

g công

ty

XN vật

tư

và ậ

CN

TP HCM

Phó giám đốc

Giám

Phòn

g kinh doan

h

Phòn

g kế toán tài chín

Phòn

g kinh doan

cơ

3 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

Tổ chức bộ máy nhà nước hợp lý đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu quả của công tác kế toán Để phù hợp với tình hình hoạt đông kinh doanh của công ty theo đúng quy định hiện hành và quy định, Công ty Vât tư &XNK hoá chất tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán theo mô hình kế tập chung

Kế toán trưởng giúp phó giám đốc tổ chức thực hiện công tác kế toán, kế toán trưởng là người điều hành và chịu trách nhiệm trước các hoạt động của phòng kế toán

* Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Kế toán

Thủ

quỹ

Kế toán tài chính và các kế toán

3.2 Ngành nghề Kinh doanh chủ yếu:

Kinh doanh vật tư , thiết bị vận tải, các loại hoá chất, các nguyên liệu hoá chất và các hàng hoá khác

Đăng ký bổ sung ngành nghề Kinh doanh lần thứ nhất ngày 19/08/1995 bao gồm: Sản xuất Silicate, mts xốp, kem giặt, phân bón NPK, bột nhẹ, Kinh doanh & XNK các sản phẩm hoá chất dân dụng

Đăng ký bổ sung ngành nghề Kinh doanh lần thứ hai ngày 26/10/1995 bao gồm: Kinh doanh thiết bị điện, điện lạnh và thiết bị văn phòng Kinh doanh XNK trang thiết bị nội thất và dịch vụ cho thuê văn phòng

3.3 Lĩnh vực hoạt động và các bộ phận cấu thành gồm

* Văn phòng công ty

Văn phòng công ty là bộ phận Kinh doanh chủ yếu, chiếm khoảng 70% khối lượng Kinh doanh toàn công ty Tại đây có 03 phòng Kinh doanh chính đó là: phòng kinh doanh 1, phòng Kinh doanh 2 và phòng kinh doanh vận tải Mọi văn bản giấy tờ đều phải được giám đốc công ty ký duyệt vì vậy quy chế pháp lý chính tại văn phòng công ty đối với các trưởng phòng chuyên trách và mệnh lệnh trực tiếp của các trưởng phòng chuyên trách đối với cán bộ trong phòng Hoạt động của công ty bao gồm:

- Kinh doanh XNK vật tư thiét bị, máy móc dây truyền công nghệ, nguyên liệu phục vụ nhu cầu sản xuất

- Kinh doanh dịch vụ vận chuyển hàng hoá như phân bón quặng vào Miền Trung và Nam Bộ để tiêu thụ

* Chi nhánh TP HCM

Do thế mạnh là tiếp quản được hệ thống kho tàng cũ của chế độ nguỵ quyền trước kia để lại, cộng với vị trí thuận lợi ở cửa ngõ của vùng đồng bằng Nam Bộ nên chi nhánh được phép tự chủ trong kinh doanh dịch vụ và mặt hàng như: Cho thuê kho bãi, kinh doanh các loại phân bón nội địa và

một số loại phân bón nhập khẩu khác, và có quyền tự chủ trong phạm vi pháp luật cho phép Chi nhánh còn có nhiệm vu quản lý các tài sản của công ty cũng như giúp văn phòng chính của công ty trong việc kinh doanh các mặt hàng khác tại khu vực của họ

* Xí nghiệp vật tư & XNK hoá chất Yên Viên

Nhận rõ tầm quan trọng của các khâu tiếp nhận và vận chuyển trong công tác lưu thông, kết hợp với văn phòng công ty, tạo công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên của xí nghiệp, theo hình thức khoán gọn chi phí cũng như tỉ lệ hao hụt cho phép (nếu có) cho mỗi chuyến hàng hoá mà xí nghiệp vận chuyển hay tiếp nhận, công ty đã giảm được các chi phí lưu thông, tạo thế mạnh về giá bán, vừa tạo được doanh số cũng như lợi nhuận cao cho xí nghiệp

* CN Hải Phòng, CN Đà Nẵng và tổng kho A Yên Viên:

Kết hơp giữa vị trí thuận lợi, nằm ở các đầu mối giao thông quan trọng của đất nước cộng với thế mạnh kho tàng sẵn có từ trước của công ty, các đơn vị này được phép Kinh doanh cho thuê kho tàng và hỗ trợ công ty trong quá trình Kinh doanh nhập khẩu hàng hoá thiết bị, nhằm giảm các chi phí lưu kho, tạo lợi thế cho hàng hoá của công ty

Nói chung với quy mô và cơ sở vật chất hiện có của VINACHIMEX thì Doanh nghiệp này có thể tiến hành tốt các hoạt động của mình trên phạm vi cả nước, trên các thị trường lớn, cùng với đội ngũ cán bộ công nhân viên chuyên nghiệp… Tuy nhiên, bên cạnh đó theo tôi vẫn có nhưng điều hạn chế, chưa tận dụng hết các lợi thế hiện có, chưa dự trữ một số lượng hàng hoá lớn khi giá thành thế giới hạ để phuc vụ cho sản xuất kinh doanh của ngành

3.4 Hình thức và phương pháp kế toán trong Doanh nghiệp

Mọi nghiệp vụ công tác kế toán phát sinh tại công ty đều được tập chung về phòng kế toán tài vụ, tổ chức bộ sổ kế toán của công ty theo hình thức”chứng từ ghi sổ”

SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Chứng từ gốc

Sổ quỹ

tiền mặt

Bảng tổng hợp chứng

Sổ, thẻ kế toán chi

Bảng cân đối số phát

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ cái:

TK111

Báo cáo tài chính

II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA ĐƠN VỊ

Công ty sử dụng phương pháp “chứng từ ghi sổ”

* Chứng từ dùng trong kế toán quỹ tiền gồm:

- Phiếu thu, phiếu chi

- Sổ cái tài khoản 111

* SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ SỔ

HÌNH THỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CÔNG TY ĐANG ÁP DỤNG

Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

Chứng từ gốc phiếu

Sổ quỹ

tiền mặt

Bảng tổng hợp chứng

Sổ, thẻ kế toán chi

Bảng cân đối số phát

Bảng tổng hợp chi

PHẦN II

NỘI DUNG CHÍNH CỦA CHUYÊN ĐỀ KẾ TOÁN QUỸ

TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY VẬT TƯ & XNK HOÁ CHẤT

I KHÁI NIỆM, NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN TIỀN MẶT

1 Khái niệm

Tiền mặt là một bộ phận quan trọng, của vốn bằng tiền Nó là một trong ba nhân tố tạo lên vốn bằng tiền và là nhân tố không thể thiếu được trong toàn bộ tài sản lưu động của công ty Vốn bằng tiền có ý nghĩa quan trọng trong việc thúc đẩy quá trình sản xuất Kinh doanh, đồng thời việc sử dụng vốn bằng tiền hiệu quả nhất

2 Nhiệm vụ của kế toán quỹ tiền mặt và các yêu cầu cần cho kế toán quỹ tiền mặt

Trong các công ty được quyền giữ lại một lượng tiền nhất định sau

đó khi đã thoả thuận với ngân hàng, số tiền mặt trong công ty được quản lý tập chung tại quỹ Các nghiệp vụ thu chi do thủ quỹ đươc thực hiện sau khi

đã kiểm tra chứng từ hợp lệ, thủ quỹ có nhiệm vụ bảo quản quỹ tiền mặt tuyệt đối an toàn

Thủ quỹ có nghĩa vụ kiểm tra các chứng từ khi thu hoặc chi tiền mặt, giữ lại các chứng từ số sách có liên quan đến nghiệp vụ thu chi do thủ quỹ thực hiện, chứng từ phải có chữ ký của người nhận, người nộp, cuối ngày thủ quỹ phải lập báo cáo quỹ

Thủ quỹ do thủ trưởng cơ quan cử, chịu trách nhiệm giữ quỹ, thủ quỹ không được nhờ người khác làm thay mình (trừ trường hợp đươc uỷ quyền) nghiêm cấm thủ quỹ không được mua sắm vật tư, hàng hoá tiết kiệm, tiếp nhận công tác kế toán

Mọi nghiệp vịu thu chi phải có chứng từ, chứng từ phải có chữ ký của thủ trưởng cơ quan, kế toán trưởng và người trực tiếp giao nhận tiền

Kế toán quỹ tiền mặt có nhiệm vụ nhận các báo cáo quỹ kèm theo các chứng tù thu chi do thu quỹ gửi lên kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ trong trường hợp cần thiết kiểm tra quỹ để đảm bảo số dư chính xác Căn cứ vào các báo cáo quỹ, kế toán ghi vào sổ sách theo quy định, cuối kỳ tiến hành đối chiếu giữa kế toán quỹ tiền mặt với các loại sổ sách khác có liên quan

Các chứng từ và thủ tục thanh toán gồm: Phiếu thu, phiếu chi, sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ về thủ tục thanh toán thì mọi khoản thu

và chi đều phải có chứng từ kèm theo Trường hợp nhập xuất vàng bạc đá quý, ngoài các chứng từ xác nhận của thủ trưởng, kế toán trưởng, người giao, người nhận còn phải có dấu xác nhận của thủ trưởng đơn vị, ngày giao và tên của chủ tài sản

II PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN QUỸ TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY

Để hạch toán quỹ tiền mặt trước hết kế toán phải căn cứ vào phiếu thu, chi

1.Phiếu thu

* Mục đích: Phiếu thu là một giấy tờ quan trọng giúp kế toán xác định được số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí đá quý Thực tế phiếu thu làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản phải thu có liên quan đến mọi khoản và trước khi nhập quỹ phải được kiểm nghiệm

* Yêu cầu: kế toán ghi sổ các khoản phải thu có liên quan tới sổ sách, chứng từ ghi sổ, vào các giấy tờ có liên quan, và trước khi nhập quỹ phải được kiểm nghiệm

* Nội dung:

+ Tên phiếu thu ghi rõ tên người nộp tiền, địa chỉ người nộp tiền + Ghi rõ lý do thu

+ Số tiền nộp; viết bằng chữ

+ Số lượng chứng từ gốc đi kèm, chữ ký của người có liên quan

* Phương pháp ghi chép: Phiếu thu do kế toán lập thành ba liên, thủ quỹ giũ lại một liên để ghi sổ, một liên giao cho ngượi nộp, một liên lưu lại nơi nộp phiếu, cuối ngày phiếu thu kèm theo chứng từ gốc và chuyển cho

kế toán ghi sổ

* Công việc của nhân viên kế toán:

Khi kế toán nhận được phiếu thu do kế toán kiểm tra tên người nhận tiền, lý do thu, số tiền thu viết trên phiếu và số tiền thực nhận, kế toán kiểm tra song cần phải ký tên vào phần của kế toán đã quy định, sau đó vào các

sổ sách có liên quan, sau đó giao lại cho thủ quỹ, liên thứ nhất lưu lại nơi lập phiếu, liên thứ hai thủ quỹ dùng để ghi sổ, sau đó thủ quỹ kiểm tra xem

số tiền thực thu vào quỹ và số liệu trên phiếu có khớp không

Kế Toán ghi số tiền thu vào cột thu của sổ quỹ tiền mặt chi tài khoản đối ứng với tài khoản 111, ghi ngày vào

PHIẾU THU Số : 108

Nhận của: Mai Hồng Anh

Đại diện đơn vị: Công ty TNHH Điện Dương

Số tiền: 2 900 000 ( hai triệu chín trăm nghìn đồng chẵn )

Về khoản: Thu tiền điện tháng 7 năm 2006

Ghi có vào tài khoản: 642

Kèm theo: 02 chứng từ gốc

Hà nội, ngày 20 tháng 8 năm 2006

Cán bộ thanh toán Kế toán trưởng TTđơn vị

PHIẾU THU số : 109

Nhận của: Nguyễn Đức Trịnh

Đại diện đơn vị: Cp HCN

Số tiền: 1 200 000 000 ( một tỷ hai trăm triệu đồng )

Về khoản : Nhận lại tiền vốn góp liên doanh

Ghi có vào tài khoản: 211

Kèm theo: 03 chứng từ gốc

Hà nội, ngày 18 tháng 8 năm 2006

Cán bộ thanh toán Kế toán trưởng TTđơn vị