Tài liệu bồi dưỡng kiến thức chuyên sâu cho công chức văn phòng thống kê (10 1 2021)

Chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng UBND xã thể hiện qua các nội dung: Tổ chức xây dựng, kiện toàn tổ chức; tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan; xây dựng c

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM

TÀI LIỆU Bồi dưỡng kiến thức chuyên sâu cho công chức văn phòng - thống kê

(Chuyên sâu về công tác văn phòng)

Kon Tum, tháng 01 năm 2021

LỜI GIỚI THIỆU

Tài liệu chuyên đề Bồi dưỡng kiến thức chuyên sâu cho công chức văn phòng - thống kê nhằm cập nhật, trang bị và nâng cao kiến thức, cho đội ngũ công chức văn phòng - thống kê làm việc tại UBND xã để nâng cao năng lực thực hiện các chức năng và nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo UBND

xã trong công tác quản lý nhà nước ở địa phương

Tài liệu được biên soạn thành 3 chuyên đề:

Chuyên đề bắt buộc - Chuyên đề: Quản trị văn phòng

Chuyên đề tự chọn (chọn 1 trong 2 chuyên đề sau):

Chuyên đề 1: Kỹ năng soạn thảo văn bản quản lý nhà nước

Chuyên đề 2: Kỹ năng quản lý văn bản và lập hồ sơ

Tài liệu được biên soạn theo cấu trúc: Mục tiêu, nội dung, câu hỏi ôn tập - thảo luận, tài liệu tham khảo giúp người học dễ tra cứu, tiếp nhận, học tập

Trong quá trình biên soạn, mặc dù tác giả đã có nhiều cố gắng trong tham khảo, nghiên cứu các Nghị quyết, Nghị định, công văn, của Đảng và Nhà nước về lĩnh vực Văn hóa - Xã hội và các nguồn tài liệu khác để hoàn thiện tập tài liệu này Song tài liệu khó tránh khỏi các sai sót và khiếm khuyết Vì vậy, tác giả mong nhận được các ý kiến đóng góp của các đồng nghiệp và bạn đọc để tài liệu được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

Kon Tum, ngày 5 tháng 01 năm 2021

Người biên soạn Ths Lê Thị Hường

MỤC LỤC

TRANG

TÀI LIỆU CHUYÊN ĐỀ MỤC TIÊU CHUYÊN ĐỀ:

1.1 Kiến thức:

Cập nhật, trang bị và nâng cao kiến thức, cho đội ngũ công chức văn phòng - thống kê làm việc tại UBND xã để nâng cao năng lực thực hiện các chức năng và nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo UBND xã trong công tác quản lý nhà nước ở địa phương Cụ thê:

- Mô tả được chức năng của văn phòng UBND xã và nhiệm vụ của công chức văn phòng - thống kê;

- Phân tích và vận dụng được các phương pháp thực hiện nghiệp vụ hành chính văn phòng đáp ứng yêu cầu xây dựng nông thôn mới;

- Vận dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác văn phòng tại UBND xã nơi học viên công tác;

- Vận dụng được kỹ thuật soạn thảo một số văn bản quản lý nhà nước thông dụng; kỹ năng quản lý văn bản và lập hồ sơ.

2 Kỹ năng:

- Vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn công tác văn phòng:

- Đảm bảo thông tin, xây dựng chương trình, xây dựng nội quy, tổ chức các cuộc họp, quản lý thời gian ở văn phòng;

- Kỹ năng soạn thảo các văn bản quản lý nhà nước;

- Kỹ năng quản lý văn bản và lập hồ sơ

1 Kiến thức:

Sau khi học xong chuyên đề học viên đạt được:

- Vận dụng được chức năng của công chức văn phòng- thống kê;

- Vận dụng các phương pháp thực hiện nghiệp vụ hành chính văn phòng;

- Vận dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác văn phòng nơi học viên công tác

3 Năng lực tự chủ và trách nhiệm:

Xác định tư tưởng, thái độ đúng đắn trong việc tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo UBND xã trong công tác quản lý nhà nước ở địa phương.

NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ:

1.1 CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG CHỨC VĂN PHÒNG - THỐNG KÊ

1.1.1 Chức năng của văn phòng UBND xã

Trong chính quyền địa phương cấp xã, Văn phòng không được tổ chức thành một bộ máy như ở cấp huyện và cấp tỉnh Tuy nhiên, công tác văn phòng được giao cho công chức Văn phòng - Thống kê Đây là một trong những chức danh công chức có vai trò quan trọng giúp lãnh đạo UBND tổ chức quản lý, điều hành các hoạt động của UBND Mặc dù mỗi xã chỉ có 01 đến 02 công chức Văn phòng - Thống kê nhưng vẫn đảm nhiệm các chức năng của một bộ máy Văn phòng Đó là thực hiện hai chức năng cơ bản sau:

- Chức năng tham mưu, tổng hợp:

Thuật ngữ “Tham mưu” được giải thích là “Hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa

ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan đơn vị đạt kết quả cao nhất”.

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý nhằm đạt hiệu quả nhất định.

Thuật ngữ “Tổng hợp” được hiểu là tổ hợp các yếu tố riêng rẽ thành một chỉnh thể Tổng hợp là sự xâu chuỗi, liên kết các hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ nào

đó hoặc các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ thành một chỉnh thể

Tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ và tác động qua lại Tham mưu là thành quả của tổng hợp Đó là, các báo cáo, phương án, sách lược, đề xuất vv có chất lượng không chỉ là kết quả tham mưu mà còn là kết quả của quá trình tổng hợp thông tin (những bảng biểu, số liệu, tài liệu được tập hợp) Tổng hợp là nền tảng của tham mưu và chất lượng “tổng hợp” quyết định chất lượng “tham mưu”.

Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp bao hàm các hoạt động tư vấn, góp ý kiến cho lãnh đạo về những công việc mà lãnh đạo thực hiện như: hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân sự, kiểm tra giám sát hoạt động của cơ quan, tổ chức Chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng UBND xã thể hiện qua các nội dung: Tổ chức xây dựng, kiện toàn tổ chức; tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan; tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan; quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan; thẩm định các văn bản về hình thức và nội dung do cơ quan ban hành.

- Chức năng đảm bảo hậu cần:

“Hậu cần” là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật, y tế, môi trường và

những yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của một cơ quan, tổ chức Văn phòng thực hiện chức

năng hậu cần thông qua những nội dung công việc: Tổ chức mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cơ quan; tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, vật tư, trang thiết bị làm việc cho cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc hội họp của cơ quan; tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan; tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cho cơ quan; tổ chức thực hiện công tUyác vệ sinh, môi trường làm việc của cơ quan; tổ chức thực hiện công tác y tế, chăm lo cho đời sống cán bộ trong cơ quan; thực hiện các nghiệp vụ lễ tân, khánh tiết; đảm bảo giao tiếp, đối nội, đối ngoại.

Văn phòng UBND xã là nơi tiếp nhận yêu cầu về việc mua sắm, bổ sung trang thiết bị đảm bảo cho hoạt động của UBND xã Ngoài ra, văn phòng là đơn vị đảm bảo công tác chuẩn bị, lễ tân cho các cuộc họp, chương trình, sự kiện của UBND, HĐND và các chuyến đi công tác của lãnh đạo UBND Bên cạnh đó, văn phòng là đơn vị quản lý toàn bộ tài sản tại trụ sở UBND xã, đảm bảo các điều kiện vệ sinh môi trường, cảnh quan tại nơi làm việc

Hai chức năng của văn phòng có mối quan hệ mật thiết, hỗ trợ lẫn nhau, nhằm phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo của lãnh đạo UBND xã

1.1.2 Nhiệm vụ của công chức văn phòng - thống kê

Tại Điều 5 Thông tư số: 06/2012/BNV ban hành ngày 30 tháng 10 năm 2012 hướng dẫn về chức trách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ và tuyển dụng công chức xã, phường, thị trấn

đã quy định chi tiết nhiệm vụ của công chức Văn phòng - Thống kê Theo đó, công chức Văn phòng - Thống kê phải thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng Tổ chức họp giao ban và xếp lịch công tác tuần của Ủy ban nhân dân;

- Thu thập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu lãnh đạo quản lý, điều hành của lãnh đạo Uỷ ban nhân dân

- Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi chủ tịch UBND ký ban hành; kiểm tra về thủ tục chuẩn bị đề án; Bảo đảm các văn bản của Ủy ban hành hoặc trình cấp trên ban hành được thống nhất

- Chủ trì việc giữ mối quan hệ công tác của chủ tịch Ủy ban với các cơ quan khác và với công dân; giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn vị để thực hiện chương trình công tác

- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; tổ chức việc ghi biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó

- Giúp Chủ tịch UBND xã quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ;

- Quản lý tài sản, bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc

Trong những nhiệm vụ trên, công chức Văn phòng - Thống kê thường xuyên thực hiện những nhiệm vụ quan trọng sau:

a) Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ và đột xuất

Căn cứ điểm a, Khoản 2, Điều 5 Thông tư số: 06/2012/BNV ban hành ngày 30 tháng

10 năm 2012 hướng dẫn về chức trách, tiêu chuẩn cụ thể, nhiệm vụ và tuyển dụng công chức

xã, phường, thị trấn Công chức Văn phòng - Thống kê theo dõi việc thực hiện chương trình,

kế hoạch công tác, lịch làm việc thường kỳ và đột xuất của HĐND, thường trực HĐND, UBND và Chủ tịch UBND xã

Ngoài chương trình công tác thường kỳ, tháng, quý, năm, công chức Văn phòng - Thống

kê có trách nhiệm xây dựng Lịch công tác tuần và tổ chức cuộc họp giao ban hàng tuần

b) Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND xã trong việc chỉ đạo thực hiện

Căn cứ điểm d, Khoản 2, Điều 5 Thông tư số 06/2012/BNV ban hành ngày 30 tháng

10 năm 2012, công chức Văn phòng - Thống kê có nhiệm vụ giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin; phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa phương Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo của UBND xã và việc giám sát của HĐND Công tác bảo đảm thông tin của văn phòng tập trung vào các nội dung chủ yếu: tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng; tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; tình hình mọi mặt và các biến động trong địa phương

Trên cơ sở các thông tin thu thập được, công chức Văn phòng - Thống kê làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của địa phương trình lãnh đạo UBND ký ban hành, thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ ban đến các ngành, đoàn thể, thôn, bản

c) Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban

Căn cứ điểm b, Khoản 2, Điều 5 Thông tư số: 06/2012/BNV ban hành ngày 30 tháng

10 năm 2012, công chức Văn phòng - Thống kê có nhiệm vụ giúp Thường trực Hội đồng nhân dân (HĐND) và UBND xã tổ chức các kỳ họp, chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động của HĐND và UBND xã UBND xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷ ban; họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với các trưởng thôn, tổ trưởng dân phố; cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với lãnh đạo các cơ quan đoàn thể trong xã…Trách nhiệm của công chức Văn phòng - Thống kê trong các cuộc họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; bố trí lịch các cuộc họp; phối hợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung; ghi biên bản cuộc họp

d) Tổ chức công tác tiếp dân

Theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 5 Thông tư số 06/2012/BNV ban hành ngày

30 tháng 10 năm 2012, công chức Văn phòng - Thống kê tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của UBND xã Bên cạnh đó, công chức Văn phòng - Thống kê là người trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu nại của nhân dân; nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷ ban trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của Uỷ ban và hướng dẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết

e) Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa Uỷ ban với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”

Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành chính nhà nước,

từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Nguyên tắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi - bộ phận tiếp nhận hồ sơ

Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công chức chuyên môn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải quyết hồ sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật

f) Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Uỷ ban

Công tác văn thư lưu trữ của UBND xã bao gồm: Quản lý và giải quyết văn bản đi; quản

lý và giải quyết văn bản đến; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Uỷ ban; thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc

thẩm quyền quản lý của Uỷ ban theo quy định của pháp luật.

Công tác hành chính của UBND xã bao gồm lễ tân khánh tiết, thường trực bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ Trách nhiệm của văn phòng đối với công tác hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên gửi cho Uỷ ban Biên soạn, trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành văn bản mới về công tác văn thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của địa phương

g) Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân

Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân được thông qua bằng nhiều hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp Trong đó, chủ yếu thông qua hình thức hội họp Khi các cơ quan, đoàn thể hoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, công chức Văn phòng - Thống kê có trách nhiệm tiếp nhận thông tin Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng ý thì công chức văn phòng thống kê tổ chức sắp xếp lịch làm việc

h) Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc

Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất đai, nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm

Ở cấp xã, bộ phận bảo đảm kinh phí cho UBND hoạt động lại là công chức Tài chính - Kế toán Tuy vậy, công chức Văn phòng - Thống kê vẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho HĐND và cơ quan UBND theo quy định hiện hành của nhà nước Nội dung cụ thể là: Văn phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc khác Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân công, công chức Văn phòng

- Thống kê trực tiếp mua sắm, quản lý, bảo dưỡng các tài sản

k) Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng

Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, công chức Văn phòng - Thống kê có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan Uỷ ban và trong địa phương; tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân điển hình tiên tiến; làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyền hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua

Trên đây là những nhiệm vụ cụ thể mà công chức Văn phòng - Thống kê phải thực hiện, những nhiệm vụ này cũng là những nhiệm vụ chung của Văn phòng UBND xã Việc hoàn thành tốt những nhiệm vụ này có ý nghĩa to lớn, hỗ trợ lãnh đạo UBND, HĐND cấp xã trong việc ban hành các quyết định quản lý đúng đắn và hiệu quả

1.2 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG ĐÁP ỨNG YÊU CẦU XÂY DỰNG NÔNG THÔN MỚI

1.2.1 Phương pháp đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý

1.2.1.1 Vị trí, tác dụng của thông tin

Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết công việc của Chủ tịch HĐND, UBND xã Thông tin được cung cấp đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời, chính xác sẽ giúp cho công việc được giải quyết hợp tình, hợp lý, được giải quyết nhanh chóng Thông tin chính xác, khách quan sẽ giúp công việc được giải quyết đúng và kịp thời

Ngược lại, nếu thiếu thông tin, hoặc thông tin sai lệch sẽ làm ảnh hưởng tới kết quả giải quyết công việc Đôi khi công việc được giải quyết phiến diện, không đáp ứng được yêu cầu công tác

1.2.1.2 Mục đích và yêu cầu thông tin cho lãnh đạo

Công chức Văn phòng - Thống kê căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, những văn kiện của Đảng, nghị quyết, của HĐND, Quyết định của UBND cấp trên để xác định những nội dung cần triển khai thực hiện và cụ thể hóa bằng các văn bản quản lý như ban hành quyết định cấp đất, ban hành các quy chế, quy định phục vụ cho hoạt động của UBND

Trong quá trình theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình công tác, công chức Văn phòng - Thống kê cần nhạy bén, nắm bắt tình hình, chọn lọc tổng hợp thông tin và phản ánh để Chủ tịch UBND chỉ đạo, giải quyết kịp thời

1.2.1.3 Nguyên tắc thông tin cho lãnh đạo

Để cung cấp thông tin cho lãnh đạo, cần đảm bảo các nguyên tắc sau đây:

- Thông tin phải được xử lý sơ bộ:

Hàng ngày, Công chức Văn phòng - Thống kê là đầu mối tiếp nhận một khối lượng thông tin lớn Song không phải bất cứ thông tin nào cũng đều chuyển cho lãnh đạo Trước khi chuyển thông tin, công chức Văn phòng - Thống kê phải có kỹ năng xử lý thông tin Việc xử

lý thông tin nhằm nâng cao chất lượng tin, tránh quá tải, nhiễu tin, giảm thời gian chọn lọc tin cho lãnh đạo, công chức Văn phòng - Thống kê nghiên cứu, thẩm định tính chính xác của thông tin; sao; tóm tắt, tổng hợp tin Sau đó, báo cáo để Chủ tịch, phó chủ tịch UBND phân phối thông tin đó Trong thực tế, cũng có những thông tin được chuyển toàn văn cho lãnh đạo (Ví dụ: các báo cáo tổng kết của các ban, ngành, các dự thảo)

- Thông tin phải được chuyển đến đúng đối tượng:

Thông tin chuyển đúng đối tượng, có nghĩa là thông tin được chuyển đến đúng người

có trách nhiệm giải quyết công việc Theo quy chế hoạt động, trong cơ quan bao giờ cũng có

sự phân công, phân cấp trách nhiệm giữa các lãnh đạo Ví dụ: Chủ tịch UBND là người trực tiếp giải quyết khiếu nại, tố cáo của nhân dân thì các văn bản được gửi đến bộ phận tiếp dân hoặc công chức Văn phòng - Thống kê phải phân loại sơ bộ thành các vấn đề và sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc

- Thông tin phải đảm bảo chất lượng:

Thông tin được coi là đảm bảo chất lượng phải đảm bảo nguyên tắc có nội dung trung thực, chính xác, kịp thời, đầy đủ Những thông tin như vậy mới thực sự là căn cứ để lãnh đạo

cơ quan nghiên cứu, làm căn cứ giải quyết công việc Khi cung cấp tin phải chỉ rõ nguồn tin, nắm vững bản chất sự việc, hiện tượng Nội dung thông tin phải phản ánh đúng đắn, khách quan

Trong quá trình tham mưu, nếu thông tin không đầy đủ sẽ thiếu căn cứ và tạo ra cách nhìn nhận phiến diện Trong thực tiễn có nhiều cuộc họp, do thiếu thông tin nên phải dừng lại nửa chừng, không kết luận được Thông tin kịp thời là thông tin đến trước khi lãnh đạo ra quyết định Nếu thông tin đến không kịp thời sẽ làm chậm trễ quá trình giải quyết công việc

và ảnh hưởng tới hiệu quả quản lý Khi sự việc đã được kết luận mà thông tin mới được chuyển đến sẽ không phát huy được tác dụng Ví dụ: thông báo kết luận của các cuộc họp phải được ban hành và thông tin kịp thời đến các công chức có liên quan để phục vụ cho việc giải quyết các công việc tiếp theo

1.2.1.4 Thu nhận và xử lý tin

- Thu nhận tin:

Trong thời đại bùng nổ thông tin, nếu không biết lựa chọn để thu nhận sẽ dẫn đến

“nhiễu tin” Căn cứ quan trọng để thu nhận tin là xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của cơ quan Đây là cơ sở để định hướng trong việc xác định nguồn tin, loại tin, xử lý thông tin

Thông thường, thông tin được chuyển đến cơ quan gồm các nguồn:

+ Thông tin đến từ cấp trên trực tiếp: Đó là các văn bản có nội dung lãnh đạo, chỉ đạo

từ HĐND, UBND tỉnh, thành phố, quận, huyện, thị xã Ngoài ra, cũng có văn bản của cấp trên gửi đến để thông tin, thông báo cho cơ quan được biết

+ Thông tin đến từ các cơ quan khác: Đó là các văn bản của các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể các cấp Loại văn bản này thường có nội dung mang tính chất quan hệ, giao dịch hoặc phối hợp công việc; là những dư luận của xã hội; ý kiến, đơn thư của nhân dân về những việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND xã; từ báo, tạp chí, Internet và các phương tiện thông tin đại chúng khác có nội dung có liên quan đến cơ quan, địa phương và những lĩnh vực quản lý

+ Ngoài các nguồn tin nói trên, công chức Văn phòng - Thống kê tổ chức thu nhận nguồn thông tin từ các đoàn đi công tác về (Ví dụ: đoàn đi dự hội nghị; hội thảo; đi điều tra khảo sát tình hình; đi kiểm tra; thanh tra hoạt động ở cơ sở…)

Để có nguồn thông tin ổn định, công chức Văn phòng - Thống kê phải xác lập mối quan hệ thông tin nhiều chiều Trong đó, quan hệ thông tin giữa cấp trên với cấp dưới hợp thành kênh thông tin như: Thông tin của cấp trên như HĐND, UBND cấp huyện, thông tin của các cơ quan ngang cấp như UBND xã , thông tin của các thôn xóm gửi đến

- Xử lý tin:

Xử lý thông tin bao gồm các nội dung: Kiểm tra, xác định độ tin cậy của thông tin thu nhận được Để đảm bảo độ tin cậy, lãnh đạo và văn phòng phải tổ chức việc kiểm tra, xác minh lại thông tin Nói khác là phải tổ chức nghiên cứu phân tích, so sánh đối chiếu để xác định tính trung thực, độ chính xác của thông tin Phải xác định nguồn gốc của thông tin Trường hợp cần thiết phải cử người có trách nhiệm đến tận nhà dân hoặc thôn, xóm để thu thập và xử lý thông tin

- Phân tích tin:

Phân tích tin là phương pháp để hiểu đúng bản chất của sự việc, vấn đề Khi phân tích tin, cần đặt ra và trả lời các câu hỏi (Thông tin có nội dung gì? tại sao? nguyên nhân? diễn biến? kết thúc?) Việc phân tích nhằm nắm chắc nội dung và hiểu đúng bản chất của tình hình, sự việc diễn ra tại các thôn, xóm

- Tổng hợp thông tin:

Tổng hợp thông tin là phương pháp sắp xếp các thông tin đã được kiểm tra, xác minh, phân tích, chọn lọc theo một chủ đề nhất định Chủ đề đó có thể là theo thời gian, sự việc, chuyên đề, lĩnh vực công tác Thông tin có thể được sắp xếp theo trật tự nào đó phù hợp với đặc điểm của chủ đề đã chọn và nhu cầu sử dụng tin của chủ tịch UBND

- Kiến nghị giải quyết tin:

Sau khi kiểm tra, xác minh, phân tích và tổng hợp thông tin, công chức Văn phòng - Thống kê đề xuất ý kiến giải quyết những vấn đề mà thông tin đặt ra Việc sử dụng thông tin cũng phải phù hợp với nội dung và tính chất của từng loại tin

+ Loại tin phục vụ cho việc xây dựng, đề ra chủ trương, đường lối hoặc ban hành các quyết định quản lý thì cần được tích luỹ và sử dụng khi cần thiết Ý kiến đề nghị giải quyết của văn phòng đối với loại tin này được thể hiện ngay trong bản dự thảo các văn bản hoặc phiếu trình giải quyết công việc

+ Loại thông tin về các vụ việc cụ thể nảy sinh trong quá trình điều hành giải quyết công việc hàng ngày đòi hỏi Văn phòng phải đề xuất ý kiến cụ thể về nội dung, biện pháp, hình thức giải quyết để chủ tịch UBND xem xét, quyết định.

- Xác định đối tượng và truyền tin:

Sau khi thực hiện xong các nội dung nói trên, công chức Văn phòng - Thống kê xác định cụ thể những thông tin nào được gửi đến đối tượng nhận? hình thức gửi tin? Thời điểm gửi tin? Việc gửi cho ai phải căn cứ vào nhiệm vụ, phạm vi chỉ đạo, điều hành của từng lãnh đạo Việc gửi tin đi bằng hình thức nào cần căn cứ vào đặc điểm làm việc của người nhận tin (có lãnh đạo yêu cầu gửi bằng email hoặc bằng văn bản giấy, qua chương trình Eoffice, báo cáo trực tiếp v.v…), tính phổ thông hay tính riêng biệt của tin đối với từng lãnh đạo; mức độ

bí mật; độ dài ngắn của thông tin

Về thời gian truyền tin: có thông tin được truyền đến lãnh đạo đúng thời gian quy định hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày Cũng có loại tin cần phải báo cáo ngay để đáp ứng kịp thời nhu cầu công việc

1.2.2 Phương pháp xây dựng chương trình công tác

1.2.2.1 Yêu cầu và nội dung chương trình công tác

Chương trình công tác là nhiệm vụ của HĐNĐ, UBND xã trong một khoảng thời gian nhất định, là căn cứ để lãnh đạo chỉ đạo, điều hành công việc được chủ động, vừa quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa nắm chắc các công việc trọng tâm nhằm đạt những mục tiêu

đã đề ra

Chương trình công tác đảm bảo cho Chủ tịch HĐND, UBND xã điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan

Làm việc theo chương trình công tác giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc

Điều hành hoạt động có chương trình và theo chương trình là biện pháp quan trọng để nâng cao hiệu suất công tác quản lý; đồng thời giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra

Việc xây dựng và thực hiện chương trình công tác khoa học sẽ giúp cho UBND đảm bảo tốt các điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho các hoạt động quản lý, điều hành; đồng thời giúp công chức Văn phòng - Thống kê chủ động phối hợp với các công chức khác trong việc thực hiện chương trình, nhiệm vụ Mặt khác, công chức Văn phòng - Thống kê có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc thực hiện chương trình công tác đảm bảo đúng tiến độ, mục tiêu của tổ chức

- Các loại chương trình công tác:

Hiện nay, HĐND và UBND xã thường có các loại chương trình công tác dưới đây:+ Chương trình công tác năm;

+ Chương trình công tác quý;

+ Chương trình công tác tháng;

+ Lịch công tác tuần;

+ Lịch làm việc hàng ngày

- Nội dung chương trình công tác:

Các loại chương trình công tác nhiệm kỳ, 1 năm, 6 tháng, quý, tháng thường gồm có

hai phần chính dưới đây:

Phần một: Thể hiện tổng quát các định hướng công tác, những trọng tâm công tác, các mục tiêu, các nhiệm vụ chính và các biện pháp chủ yếu để thực hiện

Phần hai: Xác định những vấn đề cần chuẩn bị thành đề án và lịch hội họp để thảo luận, thông qua và đi đến ban hành quyết định về vấn đề đó

- Yêu cầu của chương trình công tác:

+ Nội dung chương trình phải đáp ứng các yêu cầu: bám sát và thể hiện đúng, kịp thời trong từng thời gian đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; phải xác định đúng định hướng công tác, mục tiêu, trọng tâm và các công tác chính trong từng thời gian; đồng thời phải chú ý triển khai đồng bộ tất cả các lĩnh vực công tác của HĐNĐ, UBND xã

+ Chương trình công tác phải sắp xếp được các công việc theo thứ tự ưu tiên, tức là xác định

rõ vấn đề nào thuộc tập thể lãnh đạo, bàn bạc trước khi quyết; vấn đề nào phải xin ý kiến cấp trên hoặc cấp uỷ đảng trước khi quyết định

+ Chương trình công tác phải xác định rõ cơ quan chịu trách nhiệm chuẩn bị đề án, đối với đề án liên quan nhiều đơn vị chuẩn bị thì ghi rõ đơn vị chủ trì đề án và thời gian hoàn thành đề án

+ Chương trình công tác phải phù hợp với khả năng và thời gian chuẩn bị đề án, tránh chủ quan duy ý chí

+ Không đưa quá nhiều vấn đề vào chương trình của UBND để rồi không thực hiện được Khi xây dựng chương trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phòng những việc đột xuất (Ví dụ: trong gieo trồng, sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp ở địa phương cần có quỹ thời gian

dự phòng để khắc phục thiên tai hạn hán, lũ lụt )

+ Phải đảm bảo sự khớp giữa chương trình của cấp uỷ đảng cùng cấp với chương trình của HĐND, UBND xã, bảo đảm tính hệ thống giữa chương trình năm, 6 tháng với chương trình tháng, tuần, để thực hiện có kết quả mục tiêu đã đề ra trong chương trình cả năm

+ Chương trình cả năm và 6 tháng cần nêu lên những vấn đề lớn, quan trọng, phải bao quát toàn diện các lĩnh vực công tác của cơ quan, chú ý thích đáng đến các vấn đề cơ bản có tính chất chiến lược, xác định những đề án lớn cần chuẩn bị để trình cấp trên quyết định

+ Chương trình quý và tháng, dựa trên cơ sở chương trình năm, 6 tháng và những vấn

đề mới phát sinh trong quá trình điều hành để xác định các trọng tâm công tác, các nhiệm vụ

cụ thể trong quý, trong tháng

+ Lịch công tác hàng tuần: căn cứ chương trình công tác tháng, khả năng tiến độ chuẩn bị các đề án và những công việc phải xử lý mà đề ra lịch họp, hoặc lịch đi xuống các thôn, xóm cho phù hợp

- Căn cứ để xây dựng chương trình công tác:

+ Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của HĐND, UBND xã Căn cứ này có tác dụng đảm bảo cho những việc đề ra trong chương trình là những việc thuộc trách nhiệm, thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đúng với pháp luật

+ Căn cứ vào chủ trương chung của Đảng ủy, HĐND, UBND cấp huyện: đó là các chủ trương, chính sách, Nghị quyết của Đảng và Nhà nước có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của HĐNĐ, UBND xã trong từng thời kỳ

+ Căn cứ vào chương trình công tác và ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan cấp trên trực tiếp đối với nhiệm vụ của cơ quan mình

+ Căn cứ vào đề nghị của các bộ phận

+ Căn cứ vào đặc điểm tình hình chung của cơ quan trên tất cả các lĩnh vực công tác Trong

đó chú ý tới công tác tồn đọng từ thời gian trước chuyển sang

+ Căn cứ vào điều kiện vật chất đảm bảo thực hiện được khối lượng công việc sẽ đề ra (kinh phí, phương tiện làm việc )

+ Căn cứ vào quỹ thời gian mà chương trình đề cập tới (1 năm, 1 quý, 1 tháng)

+ Căn cứ vào nhân lực (số lượng và trình độ) có trong khoảng thời gian thực hiện chương trình

1.2.2.2 Trình tự và thời gian xây dựng chương trình công tác

+ Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhận được, văn phòng trực tiếp dự thảo chương trình công tác của UBND

+ Sau khi dự thảo xong, văn phòng gửi bản dự thảo đến các bộ phận để lấy ý kiến đóng góp

+ Sau khi có ý kiến đóng góp của các đơn vị, văn phòng hoàn chỉnh bản dự thảo lần cuối và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt, ban hành

- Thời gian xây dựng chương trình công tác:

Chương trình công tác năm sau chuẩn bị từ tháng 10 năm trước Chương trình công tác quý sau chuẩn bị từ ngày 15 của tháng cuối quý trước Chương trình công tác tháng sau chuẩn bị từ ngày 25 của tháng trước

1.2.2.3 Bổ sung, thay thế chương trình công tác

Ở thời điểm xây dựng chương trình công tác, có việc đang diễn ra, có việc chưa diễn

ra Sau khi xây dựng xong chương trình có thể có nhiều việc sẽ nảy sinh đột xuất Vì vậy trong quá trình thực hiện, việc bổ sung nhiệm vụ vào chuơng trình đã đề ra là tất yếu Trong trường hợp phải bổ sung, sửa đổi, cần chú ý:

- Bộ phận nào có việc bổ sung, thay đổi thì bộ phận đó phải đề nghị, bằng văn bản Trong văn bản, nói rõ mục đích, nội dung công việc Chủ tịch HĐND, UBND xã là người quyết định cho thay đổi chương trình công tác đã ban hành Công chức Văn phòng- Thống kê hoàn tất văn bản để Chủ tịch UBND xã ký ban hành chương trình công tác thay đổi đó

- Việc thay thế hoàn toàn văn bản chương trình công tác đã ban hành chỉ áp dụng đối với chương trình công tác tuần và chỉ xảy ra khi Chủ tịch và phó Chủ tịch UBND là những người chủ trì công việc ghi trong chương trình nhưng lại bận công việc khác, không thể chủ trì được công việc đã đề ra

1.2.2.4 Tổ chức việc thực hiện chương trình công tác

Khi chương trình công tác đã được ban hành, các bộ phận của UBND xã có trách nhiệm và phải chủ động tổ chức thực hiện nhiệm vụ thuộc đơn vị mình

Đối với những việc có liên quan đến nhiều đơn vị, đơn vị chủ trì có trách nhiệm chủ động phối hợp với các đơn vị khác

Trong phạm vi cả cơ quan, văn phòng có trách nhiệm quản lý theo dõi, đôn đốc tất cả

các đơn vị thực hiện chương trình công tác của cơ quan.

Việc quản lý thực hiện chương trình công tác là một việc cực kỳ quan trọng và khó khăn đối với văn phòng Hiện tượng thường xảy ra có những công việc khi thực hiện đã không tuân thủ theo chương trình, không bám sát chương trình, thay đổi chương trình Việc

đó làm cho các bộ phận bị động Nguyên nhân làm việc không theo chương trình là do chương trình không sát thực tế, không dự kiến hết diễn biến tình hình v.v

Để chương trình công tác của cơ quan được thực hiện đạt kết quả, công chức Văn phòng - Thống kê có trách nhiệm:

+ Bám sát chương trình, quá trình tổ chức thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, văn phòng phối hợp với các bộ phận có việc báo cáo Chủ tịch UBND giải quyết kịp thời

+ Hàng tháng, hàng quý, 6 tháng, văn phòng tổng hợp tình hình và đánh giá việc thực hiện chương trình Công chức Văn phòng - Thống kê thường xuyên báo cáo với thủ trưởng cơ quan tiến độ thực hiện chương trình; kiến nghị những vấn đề cần kịp thời bổ sung, điều chỉnh chương trình cho phù hợp

+ Cuối năm, các bộ phận báo cáo tình hình thực hiện chương trình của mình (báo cáo phải nêu rõ những việc đã làm, việc mới bổ sung, báo cáo phải đảm bảo tính tổng hợp, đánh giá tình hình chung, có những số liệu cụ thể ở những công tác trọng tâm, công tác chính)

+ Trên cơ sở báo cáo của các bộ phận, kết hợp với quá trình theo dõi, công chức Văn phòng - Thống kê có trách nhiệm tổng hợp tình hình thực hiện chương trình công tác chung của

Ủy ban, biên tập thành văn bản trình chủ tịch ủy ban ban hành

1.2.3 Phương pháp xây dựng nội quy, quy chế làm việc

1.2.3.1 Các nội quy, quy chế làm việc

Nhằm tổ chức quản lý điều hành hoạt động của HĐND, UBND tại mỗi HĐND, UBND xã xây dựng nội quy, quy chế làm việc để cụ thể hóa các quy định của nhà nước về giờ giấc, chế độ, thủ tục, quy định về tổ chức hoạt động của cơ quan mình nhằm quản lý thống nhất và hiệu quả Hiện nay, tại các cơ quan HĐND, UBND ban hành các quy chế hoặc nội quy sau:

- Quy chế làm việc của cơ quan;

- Nội quy ra, vào cơ quan;

- Nội quy làm việc;

- Văn hóa công sở;

- Công tác văn thư, lưu trữ;

Thông thường đối với UBND xã ban hành quy chế hoặc nội quy làm việc của của UBND trong đó quy định về giờ làm việc; quy chế văn hóa công sở, chế độ làm việc; quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND

1.2.3.2 Quy trình xây dựng quy chế

- Để xây dựng các nội quy, quy chế cần căn cứ vào các văn bản hiện hành hành như:+ Quyết định 169/2003/QĐ-TTg ngày 12 tháng 8 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hóa công sở của hệ thống hành chính nhà nước giai đoạn I;

+ Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 12 tháng 4 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành “Quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thị trấn”;

+ Quyết định số 03/2007/QĐ-BNV ngày 26 tháng 2 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Nội

vụ ban hành “Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong bộ máy chính quyền địa phương”;

+ Quyết định 129/QĐ-TTg ngày 2 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước;

+ Quyết định số 06/2008/QĐ-BNV ngày 22/12/2008 của Bộ Nội vụ “Quy định mẫu thẻ và việc quản lý, sử dụng thẻ đối với cán bộ, công chức, viên chức”;

+ Thông tư số 05/2008/TT-BNV ngày 7/8/2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về biển tên

cơ quan hành chính nhà nước;

+ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

- Quy trình xây dựng quy chế:

+ Bước 1: Công chức Văn phòng-Thống kê phối hợp với các công chức khác dự thảo quy chế;

+ Bước 2: Văn phòng lấy ý kiến đóng góp (xin ý kiến bằng văn bản; tổ chức họp);+ Bước 3: Tổng hợp các ý kiến đóng góp, hoàn chỉnh dự thảo;

+ Bước 4: Trình Chủ tịch UBND ký ban hành Đối với các văn bản quy phạm pháp luật phải thực hiện theo đúng quy đinh của pháp luật;

+ Bước 5: Tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện nội quy, quy chế

1.2.4 Phương pháp tổ chức các cuộc họp của HĐND, UBND

1.2.4.1 Nguyên tắc tổ chức các cuộc họp

Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật

Cuộc họp của Chủ tịch UBND là cuộc họp do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND chủ trì để chỉ đạo, phối hợp giải quyết những công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của Chủ tịch UBND theo quy định của pháp luật

- Việc tổ chức hội họp của HĐND, UBND xã được thực hiện theo quy định của Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành “Quy định chế

độ hội họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước” Việc tổ chức hội họp phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

+ Bảo đảm giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công, cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không đẩy công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết

+ Chỉ tiến hành khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng Không dùng cuộc họp để thay cho việc ra các quyết định quản lý, điều hành

+ Xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao và thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trong phân công và xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt của Chủ tịch UBND xã

+ Theo chương trình kế hoạch; thực hiện cải tiến, đơn giản hoá quy định thủ tục tiến hành, được bố trí hợp lý; bảo đảm chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, thực hiện lồng

ghép các nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp các loại cuộc họp với nhau trong việc

+ Việc tổ chức các cuộc họp phải quán triệt tinh thần thiết thực, tiết kiệm, chống lãng phí

1.2.4.2 Phương pháp tổ chức các cuộc họp

a) Phiên họp UBND

UBND xã mỗi tháng họp ít nhất một lần, ngày họp cụ thể do Chủ tịch quyết định

- Thành phần tham dự phiên họp gồm có: Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các Ủy viên UBND xã Chủ tịch UBND mời Thường trực Đảng ủy, Thường trực HĐNĐ cùng tham dự Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc, người đứng đầu các đoàn thể nhân dân, cán bộ không chuyên trách, công chức cấp xã và các Trưởng thôn, Tổ trưởng dân phố được mời tham dự khi bàn về các công việc có liên quan Đại biểu mời tham dự được phát biểu ý kiến nhưng không có quyền biểu quyết

b) Họp giao ban

Hàng tuần, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch họp giao ban một lần theo quyết định của Chủ tịch để kiểm điểm tình hình, thống nhất chỉ đạo các công tác; xử lý các vấn đề mới nảy sinh; những vấn đề cần báo cáo xin ý kiến của UBND, HĐNĐ cấp xã; UBND huyện; chuẩn bị nội dung các phiên họp UBND, các hội nghị, cuộc họp khác do UBND xã chủ trì triển khai Thường trực HĐNĐ, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân được mời tham dự khi bàn về các vấn đề có liên quan;

Trình tự giao ban:

(1) Công chức Văn phòng - Thống kê báo cáo những công việc chính đã giải quyết tuần trước, những khó khăn, vướng mắc, tồn tại và các công việc cần xử lý; chương trình công tác tuần;

(2) Chủ tịch, Phó Chủ tịch thảo luận, quyết định một số vấn đề thuộc thẩm quyền và xử lý các nội dung công tác theo sự phân công của Chủ tịch HĐND

c) Các cuộc họp khác

- Khi cần thiết, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND triệu tập các Trưởng thôn, Tổ trưởng dân phố, một số cán bộ, công chức họp để chỉ đạo, giải quyết các vấn đề theo yêu cầu nhiệm vụ

- Sáu tháng một lần hoặc khi thấy cần thiết, UBND họp liên tịch với Thường trực Đảng ủy, Thường trực HĐNĐ, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân, cán bộ không chuyên trách và công chức khác, Trưởng thôn, Tổ trưởng dân phố để thông báo tình hình kinh tế - xã hội, kiểm điểm sự chỉ đạo, điều hành của UBND và triển khai nhiệm vụ công tác sắp tới

- Các hội nghị chuyên đề, sơ kết, tổng kết công tác 6 tháng, cả năm của UBND xã về các nhiệm vụ công tác cụ thể được tổ chức theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên

- Họp làm việc với UBND cấp huyện và cơ quan chuyên môn cấp huyện tại cấp xã: Theo chương trình đã được UBND cấp huyện thông báo, Chủ tịch UBND xã chỉ đạo Phó Chủ

tịch, Ủy viên UBND, các cán bộ, công chức có liên quan cùng công chức Văn phòng - Thống

kê chuẩn bị nội dung, tài liệu làm việc

Căn cứ nội dung công tác cụ thể, Chủ tịch UBND có thể ủy quyền cho Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung và trực tiếp làm việc với cơ quan HĐND và UBND cấp huyện, báo cáo kết quả và xin ý kiến Chủ tịch về những công việc cần triển khai

- Chuẩn bị kỳ họp HĐNĐ:

Mỗi năm HĐNĐ họp hai kỳ, ngoài ra có thể họp các kỳ họp chuyên đề hoặc kỳ họp bất thường Trách nhiệm của công chức Văn phòng - Thống kê trong phục vụ các kỳ họp HĐNĐ là phải chủ động đề xuất, bố trí lịch họp, làm việc, cùng với các cán bộ, công chức có liên quan đến nội dung cuộc họp, tiếp khách, chuẩn bị các điều kiện phục vụ theo chỉ đạo của Chủ tịch UBND, phối hợp với cán bộ, công chức liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình các cuộc họp, làm việc; gửi giấy mời và tài liệu đến các đại biểu; ghi biên bản các cuộc họp

c) Tổ chức hội nghị

* Công tác chuẩn bị hội nghị

- Căn cứ vào chương trình công tác hàng năm, hàng tháng của Ủy ban mình và yêu cầu giải quyết công việc, Chủ tịch HĐND, UBND xã chỉ đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm và hàng tháng; phân công trách nhiệm các bộ phận hoặc cá nhân chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp đó

Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được thông báo trước cho các trưởng thôn, xóm

Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công việc đột xuất, khẩn cấp

- Chuẩn bị nội dung các cuộc họp: Nội dung các cuộc họp phải được cơ quan, đơn vị được phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ, chu đáo, đúng yêu cầu và thời gian Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị đầy đủ trước thành văn bản Đối với những tài liệu dài, có nhiều nội dung, thì ngoài bản chính còn phải chuẩn bị thêm bản tóm tắt nội dung

- Giấy mời họp:

+ Giấy mời họp phải được ghi rõ những nội dung sau đây: người triệu tập và chủ trì; thành phần tham dự; người được mời tham dự; nội dung cuộc họp; thời gian, địa điểm họp; những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được mời tham dự

+ Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất là 3 ngày làm việc, kèm theo là tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất

- Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp: Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được mời họp phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có

đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là thủ trưởng cơ quan, đơn vị không thể tham dự cuộc họp, thì có thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay

- Thời gian tiến hành cuộc họp: Thời gian tiến hành một cuộc họp thuộc các loại cuộc họp dưới đây được quy định tại quyết định số 114/2006/QĐ -TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy định về chế độ hội họp trong các cơ quan hành chính

như sau:

+ Họp tham mưu, tư vấn không quá một buổi làm việc;

+ Họp chuyên môn từ một buổi làm việc đến một ngày Đối với những đề án, dự án lớn, phức tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn, nhưng cũng không quá 2 ngày;

+ Họp tổng kết công tác năm không quá 1 ngày;

+ Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ 1 đến 2 ngày tùy theo tính chất và nội dung của chuyên đề;

+ Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 1 đến 3 ngày tuỳ theo tính chất và nội dung vấn đề

+ Các loại cuộc họp khác thì tuỳ theo tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, nhưng không bố trí cuộc họp dài ngày

* Quá trình hội nghị làm việc

Công chức Văn phòng - Thống kê có trách nhiệm phối hợp thủ trưởng cơ quan và các

cá nhân để tổ chức việc đón tiếp đại biểu Nội dung việc đón tiếp gồm: Ghi danh sách đại biểu, phát tài liệu, hướng dẫn đại biểu vào hội trường, tổ chức để lãnh đạo cơ quan tiếp đại biểu cấp cao đến dự hội nghị.v.v

Công chức Văn phòng - Thống kê cung cấp kịp thời tình hình đại biểu đến dự hội nghị

để phục vụ cho việc khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị

Công chức Văn phòng - Thống kê theo dõi diễn biến của hội nghị, đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị và phục vụ kịp thời các nhu cầu để hội nghị diễn ra đúng chương trình đã định

Ngoài ra, giúp Chủ tịch HĐND, UBND xã một số nội dung sau:

- Ghi biên bản cuộc họp

- Thông báo kết quả cuộc họp

* Sau khi hội nghị bế mạc

Sau khi hội nghị kết thúc, công chức Văn phòng - Thống kê đề xuất với lãnh đạo nội dung và hình thức thông báo kết quả của hội nghị; báo cáo với cấp trên về kết quả hội nghị

Tuỳ theo nội dung, nếu công việc của hội nghị thuộc chức năng của công chức Văn phòng - Thống kê thì công chức Văn phòng - Thống kê có trách nhiệm thu thập tài liệu và lập

hồ sơ hội nghị Nếu công việc thuộc chức năng của đơn vị khác thì công chức Văn phòng - Thống kê đôn đốc, nhắc nhở đơn vị đó hoàn chỉnh hồ sơ hội nghị theo quy định

Căn cứ vào kết quả hội nghị, văn phòng bổ sung những việc mà hội nghị đề ra vào chương trình công tác của cơ quan

Căn cứ vào chức năng, thẩm quyền của mình, văn phòng tổ chức việc quyết toán kinh phí hội nghị

1.2.5 Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả trong công tác văn phòng

1.2.5.1 Những nguyên nhân làm lãng phí thời gian

Quản lý thời gian là quá trình lập danh sách những điều phải làm, nguyên tắc thực hiện thời gian biểu, đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch, không bị lãng phí

Quản lý thời gian hiệu quả là quá trình thường xuyên thực hiện hiệu quả việc phân chia thời gian hợp lý bao gồm việc lập kế hoạch làm việc, danh mục những việc cần làm, ủy quyền công việc Quản lý thời gian hiệu quả đem lại nhiều lợi ích như:

- Nâng cao hiệu quả làm việc của cá nhân và tập thể;

- Giảm bớt áp lực trong công việc;

- Tạo niềm vui trong công việc của mỗi cá nhân;

- Có thể dự trù được nhiều việc cho kế hoạch tương lai và giải quyết các vấn đề mang tính dài hạn;

- Nâng cao sức sáng tạo của mỗi cá nhân

Tóm lại, quản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách chúng ta sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách chúng ta sử dụng nó

Để quản lý thời gian chúng ta phải kiểm soát được các nguyên nhân gây lãng phí thời gian:

- Một là, chưa biết cách từ chối những yêu cầu của bạn bè, đồng nghiệp, khách về những việc không liên quan đến thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và đơn vị

- Hai là, sử dụng điện thoại, facebook, internet quá lâu gây lãng phí thời gian;

- Ba là, mất nhiều thời gian cho tiếp khách không đúng đối tượng;

- Bốn là, phòng làm việc không gọn gàng làm lãng phí nhiều thời gian đi tìm văn bản, tài liệu;

- Năm là, làm việc không có kế hoạch cụ thể và cố định dẫn đến mất nhiều thời gian, trì hoãn, dời lịch, bị động trong xử lý công việc;

- Sáu là, chưa xác định được thứ tự ưu tiên trong giải quyết công việc;

- Bảy là, giao tiếp kém cũng làm cho lãng phí thời gian trong việc từ chối hoặc nhờ cậy người khác giúp đỡ Giao tiếp kém cũng ảnh hưởng tới việc quản lý thời gian khi điện thoại hoặc trao đổi với khách mà không đi thẳng vào vấn đề chính hoặc bị phân tán bởi những thông tin khác nhau;

- Tám là, lập kế hoạch công tác chưa khoa học

1.2.5.2 Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian có thể bao gồm các mục tiêu được thiết lập, các hành động hàng ngày để đạt được những mục tiêu và đảm bảo mỗi hành động tập trung, có liên quan và có kết quả định hướng, ưu tiên những hành động cần phải được thực hiện trước hoặc quan trọng và xem xét lại những mục tiêu của bạn khi năng suất không đạt được như mong muốn Dưới đây

là các bước cơ bản để quản lý thời gian hiệu quả

Bước 1: Xác định các mục tiêu công việc cần đạt được

Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả những mục tiêu, sau đó chọn các mục tiêu quan trọng nhất và sắp xếp theo thứ tự từ quan trọng nhất đến ít quan trọng hơn

Bước 2: Viết ra các công việc phải hoàn thành để đạt mục tiêu

Sau khi đã xác định được mục tiêu, công chức Văn phòng - Thống kê cần phải lập kế hoạch chi tiết để thực hiện, nghĩa là phải liệt kê những công việc cụ thể phải làm mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm để đạt được các mục tiêu đó

Theo tâm lý chung, chúng ta thường thấy việc gì dễ và có hứng thú thì làm trước, việc gì khó và không hứng thú thì để lại làm sau, mà chưa thực sự chú ý đến mức độ quan trọng, khẩn cấp của công việc Vì vậy, một trong những cách quản lý thời gian đơn giản nhất tại văn phòng là lập “Sơ đồ ma trận quản lý thời gian”, sắp xếp các công việc theo mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng Sau đó, tùy vào tính khẩn cấp và tầm quan trọng của mỗi nhiệm vụ, phân chia khung thời gian để thực hiện các công việc đó sao cho hợp

- Các công việc của công chức Văn phòng - Thống kê đến hạn phải xong

- Công việc quan trọng tồn đọng chưa giải quyết…

- Các kế hoạch dài hạn

- Xây dựng mối quan hệ

- Tìm kiếm cơ hội

- Phát triển cá nhân…

Không quan

trọng

- Công việc đột xuất

- Điện thoại việc cá nhân

- Tán gẫu

- Các hoạt động “giải trí”…

Sơ đồ ma trận quản lý thời gian

Một cách đơn giản để ưu tiên các công việc trong 1 ngày là đánh số thứ tự của công việc quan trọng nhất đến ít quan trọng Điều này cho phép lựa chọn những công việc cần phải hoàn thành trong ngày hôm đó và loại bỏ công việc có thể hoàn thành vào các ngày khác

LỊCH LÀM VIỆC NGÀY

1

2

Danh sách công việc phải hoàn thành trong ngày

Bước 3: Đảm bảo rằng các công việc hàng ngày tập trung và có liên quan đến mục tiêu cần đạt được

Trong quá trình làm việc tại cơ quan, công chức văn phòng - thống kê cần chú ý tránh làm xáo trộn danh sách công việc hàng ngày bằng những việc không liên quan, hoặc không hướng tới mục tiêu cần đạt được, ví dụ như sắp xếp lại hộp thư điện tử, sắp xếp lại thư mục làm việc…, những việc này có thể làm ảnh hưởng đến tiến độ của những việc đang cần thực

sự ưu tiên để tập trung đạt được mục tiêu

Bước 4: Xem xét lại mục tiêu khi năng suất công việc không được như mong muốn

Nếu xảy ra trường hợp những công việc cần phải hoàn thành hàng ngày để đạt mục tiêu bị lặp đi lặp lại, gây ra tâm lý nhàm chán, ảnh hưởng đến năng suất công việc thì đã đến lúc phải xem xét lại mục tiêu Nếu không thay đổi được mục tiêu thì cần phải thay đổi cách nhìn về chúng, dành khoảng thời gian cần thiết để suy nghĩ, có những biện pháp điều chỉnh và thích nghi

1.3 ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001 VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND XÃ ĐÁP ỨNG YÊU CẦU XÂY DỰNG NÔNG THÔN MỚI

ISO (Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa - International Organization for Standardization) là tổ chức xây dựng các Tiêu chuẩn Quốc tế tình nguyện lớn nhất thế giới Các Tiêu chuẩn Quốc tế cung cấp những tiêu chuẩn hiện đại cho các sản phẩm, dịch vụ và thực hành tốt, giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả của ngành công nghiệp Tổ chức ISO chính thức đi vào hoạt động từ tháng 2 năm 1947, ISO là một tổ chức độc lập, phi chính phủ với thành viên là các

cơ quan tiêu chuẩn quốc gia Ban Thư ký Trung tâm của ISO đặt tại Geneva, Thụy Sỹ chịu trách nhiệm điều phối hệ thống tổ chức.Việt Nam (đại diện là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng) tham gia ISO từ năm 1977

TCVN ISO 9001:2008 “Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu” là bộ tiêu chuẩn được áp dụng trong công tác hành chính ở các cơ quan, trong đó có UBND xã Tháng 9 năm

2015 phiên bản mới của bộ tiêu chuẩn này được ra đời có tên gọi ISO 9001:2015

1.3.1 Mục đích áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác văn phòng

Sử dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 nói chung và tiêu chuẩn ISO 9001 nói riêng là phương pháp làm việc khoa học và được xem là công cụ quản lý mới giúp các cơ quan, tổ chức chủ động, sáng tạo, đạt hiệu quả cao trong hoạt động của mình Bộ tiêu chuẩn này hoàn toàn có thể ứng dụng một cách hiệu quả cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung, cho công tác văn phòng của UBND xã nói riêng

1.3.1.1 Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng

Thứ nhất, ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 giúp UBND xã nói chung và văn phòng nói riêng quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn và các chuẩn mực tránh việc quản lý chồng chéo, không hiệu quả

Thứ hai, giúp người đứng đầu UBND xác định được các cơ chế giám sát quản lý để hướng công tác văn phòng vào các nghiệp vụ cụ thể đảm bảo cho việc thực hiện các mục tiêu chung Từ đó, lãnh đạo UBND sẽ kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ

tổ chức của mình để có chỉ đạo kịp thời;

Thứ ba, hệ thống văn bản các quy trình và thủ tục hành chính được kiện toàn tạo cơ hội xác định rõ người rõ việc, nâng cao hiệu suất giải quyết công việc đồng thời có được cơ sở tài liệu

để đào tạo và tuyển dụng công chức, viên chức;

Thứ tư, tạo ra phong cách làm việc khoa học và nâng cao tính chất phục vụ nâng cao chất lượng hành chính

Thứ năm, làm cho công chức có nhận thức tốt hơn về chất lượng công việc và thực hiện các thủ tục nhất quán trong toàn cơ quan vì mục tiêu cải cách hành chính;

Thứ sáu, thúc đẩy nhanh việc thực hiện quy chế dân chủ trong các mặt hoạt động của

cơ quan và tạo cơ hội để các thành viên có liên quan tham gia góp ý các định hướng, mục tiêu, chiến lược và các thủ tục và quy trình giải quyết công việc hành chính

1.3.1.2 Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, công chức UBND xã đối với công tác văn phòng

- Phòng ngừa sai sót trong quá trình giải quyết công việc, nâng cao được nhận thức của toàn bộ cán bộ, nhân viên trong UBND xã về tầm quan trọng trong việc đáp ứng các yêu cầu của kế hoạch đã đề ra

- Công tác văn phòng được cải thiện là đầu mối để giúp các phòng ban, đơn vị khác trong UBND xã thay đổi tư duy và phương pháp làm việc khoa học Điều này sẽ góp phần tạo niềm tin của công dân với chính quyền

- Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 sẽ giải phóng lãnh đạo UBND xã ra khỏi các công việc sự vụ không cần thiết

Với những lợi ích thiết thực, đem lại hiệu quả thực sự, các cơ quan, tổ chức trên thế giới và ngay cả tại Việt Nam đã và đang ứng dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9001 trong công tác văn phòng Đặc biệt khi áp dụng ISO 9001 vào công tác văn phòng tại UBND xấp xã sẽ góp phần tạo được nề nếp, tác phong làm việc, thái độ làm việc tích cực cho cán bộ, nhân viên

1.3.2 Yêu cầu đối với việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001

1.3.2.1 Sự quyết tâm của lãnh đạo

Lãnh đạo UBND xã phải cam kết cung cấp bằng chứng về sự cam kết của mình đối với việc xây dựng, áp dụng và cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng Yêu cầu của việc áp dụng ISO trong quản trị văn phòng là đảm bảo rằng các yêu cầu của công dân được xác định và đáp ứng; phải đảm bảo rằng chính sách chất lượng phù hợp với mục đích của tổ chức, được truyền đạt và thấu hiểu trong tổ chức, được xem xét và cải tiến thường xuyên hiệu lực.

1.3.2.2 Đảm bảo nguồn nhân lực

Mục tiêu chất lượng được hoạch định phải đo lường được và nhất quán với cơ sở chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng được hoạch định phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu ứng dụng tiêu chuẩn ISO, tất cả các đối tượng phải thực hiện đúng theo như các mô tả đã được biên soạn và phê duyệt, phải có sự tự giác của tất cả các đối tượng

Tiêu chuẩn ISO 9001 không đưa ra rõ rệt về trình độ và kinh nghiệm của các chuyên gia tư vấn ISO Tuy nhiên, trong giai đoạn đầu áp dụng, UBND xã vẫn nên thuê chuyên gia tư vấn để không phải “loay hoay” tìm hiểu, không mất quá nhiều thời gian mà vẫn đạt được hiệu quả như mong muốn Chuyên gia tư vấn phải có chứng chỉ hành nghề tư vấn và có kinh nghiệm tư vấn lĩnh vực chuyên môn của quy trình đó, chuyên gia tư vấn và tổ chức cấp chứng chỉ phải độc lập với nhau

1.3.2.3 Đảm bảo cơ sở vật chất

Mặc dù, tiêu chuẩn ISO 9001 không đưa ra bất kỳ tiêu chuẩn nào cho tiêu chuẩn về công nghệ thiết bị nhưng chúng ta phải khẳng định rằng công nghệ thiết bị hiện đại không chỉ giúp con người hiện đại hóa công tác quản lý, tạo sản phẩm mà còn nâng cao năng suất lao động, giải phóng sức lao động của con người

1.3.3 Nội dung áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác văn phòng đáp ứng yêu cầu xây dựng nông thôn mới

1.3.3.1 Phạm vi áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 trong công tác văn phòng

Hiện nay, công tác văn phòng ở một số cơ quan, UBND xã đã triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 đối với các nghiệp vụ:

- Soạn thảo và ban hành văn bản;

- Quản lý văn bản;

- Tổ chức các cuộc hội họp;

- Kiểm soát tài liệu;

- Công tác thi đua khen thưởng;

- Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng;

- Kiểm soát công việc hành chính của UBND xã

1.3.3.2 Hướng dẫn nội dung xây dựng quy trình ISO trong công tác văn phòng ở UBND xã

Quy trình áp dụng ISO 9001 trong công tác văn phòng tại UBND xã phải trải qua hai giai đoạn gồm năm bước

Giai đoạn 1 Chuẩn bị - phân tích tình hình và hoạch định

Giai đoạn 2 Xây dựng và thực hiện quản lý chất lượng

Khi áp dụng ISO 9001 đối với UBND xã sẽ được chia thành tám bước cụ thể như sau:Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi ứng dụng

- Thấy được ý nghĩa của việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng.

- Lãnh đạo UBND xã định hướng các hoạt động của hệ thống, các định mục tiêu, phạm vi ứng dụng

Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9001

- Thành lập ban chỉ đạo ISO 9001 tại UBND xã gồm đại diện lãnh đạo và đại diện các

bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng ISO 9001

- Bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh đạo trong việc chỉ đạo ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng, công chức văn phòng - thống kê là thành viên tham gia

Bước 3: Đánh giá thực trạng của UBND xã và so sánh với tiêu chuẩn

- Xem xét kỹ lưỡng thực trạng của UBND xã để đối chiếu với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001

- Xác định yêu cầu nào không ứng dụng, những hoạt động nào tổ chức đã có, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào chưa có, từ đó xây dựng kế hoạch chi tiết để thực hiện

- Sau khi đánh giá thực trạng, UBND xã có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn

Bước 4: Xây dựng sổ tay chất lượng theo ISO 9001 và các tài liệu hướng dẫn bao gồm các quy trình, các lưu đồ

Thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001

Bước 5: Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001

UBND xã cần ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực

và hiệu quả của hệ thống UBND xã cần thực hiện:

- Phổ biến cho tất cả cán bộ, nhân viên trong UBND xã nhận thức về ISO 9001

- Hướng dẫn cho các cán bộ, nhân viên trong UBND xã thực hiện các quy trình, thủ tục đã được viết ra

- Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ mà thủ tục đã mô tả

- Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hoạt động khắc phục đối với sự không phù hợp

Việc phân chia các giai đoạn hay các bước trong quá trình triển khai, áp dụng ISO

9001 trong công tác văn phòng làm bao nhiêu giai đoạn hay bao nhiêu bước không quan trọng

mà quan trọng là việc chia các giai đoạn, các bước đó có phù hợp với điều kiện thực tế tại cơ quan, tổ chức khi triển khai ứng dụng hay không Vì vậy, phân chia các giai đoạn trên đây cũng chỉ mang tính chất tương đối, có thể chưa phải là phương án tối ưu song đây cũng là một cách phân chia các giai đoạn dựa trên điều kiện thực tế đã được ứng dụng tại nhiều UBND xã

Tóm lại, nhận thức được những vấn đề chung về hệ thống quản lý chất lượng, bộ tiêu chuẩn ISO 9000 nói chung và tiêu chuẩn ISO 9001 nói riêng là việc hết sức cần thiết Qua đó, các cán bộ, nhân viên trong UBND xã đang triển khai và sẽ triển khai có một cái nhìn tổng quát nhất trên cơ sở lý luận, có sự nhận thức đúng đắn, xác định được vai trò, tầm quan trọng và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Hơn nữa, nhận thức đúng đắn sẽ giúp đội ngũ cán bộ, nhân viên trong UBND xã có ý thức tạo dựng một phong cách làm việc chuyên nghiệp, thái độ tích cực, không ngừng cải tiến để nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc

CÂU HỎI THẢO LUẬN

1 Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác, quy trình tổ chức hội nghị;

2 Xây dựng bảng xác định thứ tự ưu tiên trong việc tổ chức kỳ họp HĐND

3 Xây dựng lưu đồ tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã

4 Xây dựng lưu đồ tổ chức cuộc họp của UBND xã

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Luật số 77/2015/QH13 của Quốc hội ban hành Luật tổ chức chính quyền địa phương

2 Trần Thị Thu Hương, (2015) Nghiệp vụ Hành chính văn phòng, NXB Tổng hợp

5 Văn Tất Thu (2011) Tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ, cơ quan ngang bộ,

cơ quan thuộc Chính phủ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

6 Viện Ngôn ngữ học (2006), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng và Trung tâm từ điển học.

CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN Chuyên đề 1

KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC MỤC TIÊU:

1 Kiến thức:

Sau khi học xong chuyên đề 1 học viên đạt được:

- Mô tả được hệ thống văn bản quản lý nhà nước trong hoạt động của UBND xã;

- Phân tích được quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản quản lý nhà nước cấp xã;

- Phân tích và vận dụng thể thức và quy trình soạn thảo văn bản

soạn thảo văn bản

NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ:

1.1 HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA UBND XÃ

1.1.1 Văn bản quy phạm pháp luật

1.1.1.1 Đặc điểm

Theo Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Dưới đây là những đặc điểm của văn bản quy phạm pháp luật:

- Văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục luật định

- Nội dung văn bản quy phạm pháp luật có chứa quy phạm pháp luật

- Hiệu lực về không gian và đối tượng áp dụng: phạm vi điều chỉnh rộng (toàn quốc hoặc địa phương), gồm nhiều đối tượng thi hành

- Hiệu lực về thời gian: có hiệu lực thường xuyên và tương đối lâu dài

- Có tính chất cưỡng chế (được đảm bảo thực hiện bằng quyền lực nhà nước)

1.1.1.2 Công dụng và thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quy phạm pháp luật của UBND xã

Theo quy định tại Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015, văn bản quy phạm pháp luật hình thành trong hoạt động của UBND xã: Quyết định của UBND xã

UBND cấp cấp xã ban hành quyết định để quy định những vấn đề được luật giao (Điều 30)

1.1.2 Văn bản hành chính

1.1.2.1 Đặc điểm

Văn bản hành chính là loại văn bản quản lý không mang tính quy phạm pháp luật được dùng để quy định, quyết định, phản ánh, thông báo tình hình trao đổi công việc và xử lý các vấn

đề cụ thể khác của hoạt động quản lý

Văn bản hành chính gồm văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường

Văn bản cá biệt là những quyết định quản lí được các cơ quan có thẩm quyền ban hành trên cơ sở những văn bản quy phạm pháp luật để giải quyết những trường hợp cụ thể đối với các đối tượng cá biệt

Văn bản cá biệt có các đặc điểm:

- Là văn bản áp dụng quy phạm pháp luật để giải quyết những vấn đề, vụ việc cụ thể, làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt một quan hệ pháp luật cụ thể; Chứa quy tắc sử xự riêng;

- Được ban hành phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan;

- Được áp dụng một lần;

- Áp dụng đối với một hoặc một số đối tượng cụ thể;

- Dùng để giải quyết một vấn đề cụ thể, phát sinh trong quản lí hành chính nhà nước Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong các cơ quan, tổ chức

Văn bản hành chính thông thường có các đặc điểm:

- Hầu như mọi cơ quan, tổ chức đều có thẩm quyền ban hành Đây là loại văn bản được ban hành phụ thuộc vào yêu cầu công việc và thường do thủ trưởng cơ quan xác định cụ thể cho từng văn bản gắn với yêu cầu giải quyết công việc hàng ngày

- Trong nhiều trường hợp, loại văn bản này không có tính cưỡng chế

1.1.2.2 Công dụng và thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản hành chính

Theo quy định tại Khoản 2 điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm

2010 của Chính phủ về việc bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, hệ thống văn bản hành chính gồm:

Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công

Đây là một hệ thống văn bản rất đa dạng gồm 2 loại chính là văn bản có tên loại và văn bản không có tên loại cụ thể (công văn) Sau đây là công dụng của từng loại:

1) Nghị quyết (cá biệt)

Nghị quyết cá biệt là loại văn bản dùng để quyết định chủ trương, chính sách của cơ quan, tổ chức hoặc thông qua các dự án, kế hoạch; phê duyệt, cụ thể hóa các phương án hoạt động; thông qua ý kiến, kết luận tại các kỳ họp quan trọng của cơ quan, tổ chức

2) Quyết định (cá biệt)

Quyết định cá biệt là loại văn bản dùng để quy định các vấn đề về chế độ, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết những vấn đề khác dưới hình thức áp dụng các văn bản quy

phạm pháp luật Việc áp dụng này chỉ được thực hiện một lần cho một cá nhân, một sự việc hay một vấn đề cụ thể.

6) Thông cáo

Thông cáo là văn bản dùng để công bố một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

Thông cáo được phổ biến rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng Trong đó

có những thông cáo nhất là thông cáo phản ánh về hoạt động đối ngoại của Đảng và Nhà nước còn nhằm mục đích thông tin cho cả thế giới biết Loại văn bản này thuộc thẩm quyền của một số cơ quan từ cấp Bộ trở lên, các cơ quan thường hay sử dụng là Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Bộ Ngoại giao Ví dụ: Thông cáo của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội về kỳ họp thứ năm của Quốc hộị khóa XI

7) Thông báo

Thông báo là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho các cơ quan, cán bộ, công chức, quần chúng nhân dân về tình hình công tác, quyết định về quản lý hoặc các vấn đề, sự việc có liên quan để thực hiện hay để biết

16) Tờ trình

Tờ trình là văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên hoặc cấp có thẩm quyền trình bày về một chủ trương, chính sách, chế độ, đề án công tác, dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn định mức hoặc sửa đổi, bổ sung chế độ, chính sách và đề nghị cấp trên hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt

19) Công điện

Công điện là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt lệnh, quyết định của

cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền trong trường hợp cần kíp:

Trường hợp sử dụng công điện để truyền đạt quyết định mới, hoặc sửa đổi, đình chỉ thi hành một quyết định thì sau khi gửi công điện cơ quan gửi phải làm văn bản chính thức gửi cho cơ quan có trách nhiệm thi hành

Bản thỏa thuận là loại văn bản dùng để mô tả đầy đủ các hoạt động và các tiêu chuẩn

mà hai bên đã thống nhất thực hiện trong công việc

23) Giấy chứng nhận

Giấy chứng nhận là hình thức văn bản cấp cho cá nhân, cơ quan đơn vị hoặc một tập

thể xác nhận một vấn đề, một sự việc nào đó là có thực

24) Giấy uỷ quyền

Giấy uỷ quyền là hình thức văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thỏa thuận giữa người

có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được ủy quyền Theo đó người được

ủy quyền thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người có quyền (hoặc người đại diện thep pháp luật)

25) Giấy mời

Giấy mời là loại văn bản dùng để mời đại diện cơ quan khác hoặc cá nhân tham dự một công việc nào đó hoặc tới cơ quan để giải quyết một vấn đề có liên quan

26) Giấy giới thiệu

Giấy giới thiệu là hình thức văn bản cấp cho cán bộ, công chức, viên chức cơ quan khi

đi liên hệ, giao dịch với cơ quan khác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết công việc riêng

27) Giấy nghỉ phép

Giấy nghỉ phép là văn bản dùng để cấp cho cá nhân trong cơ quan, tổ chức được nghỉ phép theo quy định của pháp luật hoặc theo quy định của các cơ quan, tổ chức

28) Giấy đi đường

Giấy đi đường là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ viên chức được cử đi công tác, dùng làm căn cứ để thành toán tiền tàu xe và các khoản chi phí khác trong thời gian đi công tác Bởi vậy khi đến cơ quan nào thì người được cấp giấy phải xin chữ kí và đóng dấu xác nhận của cơ quan đó về ngày, giờ đến và ngày giờ đi Loại văn bản này không thể dùng để liên hệ công tác thay cho giấy giới thiệu

29) Giấy biên nhận hồ sơ

Giấy biên nhận hồ sơ là loại văn bản dùng để xác nhận số lượng và loại hồ sơ, giấy tờ

do cơ quan hoặc cá nhân khác gửi đến

30) Phiếu gửi

Phiếu gửi là hình thức văn bản kèm theo văn bản đi (công văn đi) Người nhận văn bản có nhiệm vụ kí xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại cho cơ quan gửi Đây là bằng chứng cho việc gửi văn bản đi

31) Phiếu chuyển

Phiếu chuyển là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức đơn

vị, cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết

Văn bản chuyên ngành có các đặc điểm:

+ Thẩm quyền ban hành thuộc các cơ quan chuyên môn nghiệp vụ được nhà nước trao quyền ban hành;

+ Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng các loại hình văn bản này phải theo mẫu quy định không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của những văn bản đã được mẫu hóa giúp cho việc quản lý chuyên môn được thống nhất

1.1.3.2 Một số loại hình văn bản chuyên ngành

Các văn bản về đối ngoại: hiệp định, hiệp ước, công hàm ngoại giao…

Các văn bản về tài chính: hóa đơn, chứng từ…

Các văn bản về lĩnh vực tư pháp: bản án sơ thẩm, phúc thẩm…

Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ

Ủy ban nhân dân cấp xã có thể sử dụng một số mẫu văn bản chuyên ngành như: các hóa đơn, chứng từ…

1.1.4 Các yêu cầu về soạn thảo văn bản

1.1.4.1 Yêu cầu về thẩm quyền

Trong nhà nước pháp quyền, các cơ quan nhà nước chỉ được làm những việc pháp luật cho phép theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền Theo đó, văn bản ban hành của các cơ quan nhà nước, bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính đều phải đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, đúng thẩm quyền

Thẩm quyền ban hành văn bản quản lý nhà nước được xem xét trên cả hai phương diện: thẩm quyền về ban hành hình thức văn bản và thẩm quyền về ban hành nội dung văn bản

Thẩm quyền về ban hành hình thức văn bản có nghĩa là cơ quan, tổ chức chỉ được ban hành những hình thức - thể loại văn bản được luật pháp quy định Ví dụ, Ủy ban nhân dân cấp

xã được ban hành quyết định quy phạm pháp luật

Thẩm quyền về nội dung có nghĩa là chủ thể quản lý chỉ được phép ban hành văn bản

để giải quyết những vấn đề, sự việc mà theo pháp luật chủ thể đó có thẩm quyền giải quyết

Ví dụ: UBND cấp cấp xã ban hành quyết định để quy định những vấn đề được luật giao (Điều

30 Luật Ban hành văn bản quy phạm phạm pháp luật năm 2015)

Nội dung văn bản ban hành không được trái với Hiến pháp, pháp luật hiện hành và các quy định của cấp trên Mục đích chính là để đảm bảo kỷ cương phép nước; làm cho mọi chủ trương chính sách, luật pháp của nhà nước được thi hành nghiêm chỉnh và thống nhất, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức và kỷ luật của cơ quan ban hành văn bản, ngăn ngừa tình trạng mỗi ngành, mỗi cấp, mỗi cơ quan tùy tiện đặt ra những quy định, chế độ riêng của mình mà không dựa trên cơ sở pháp luật của nhà nước

1.1.4.2 Yêu cầu về nội dung

Trong quá trình soạn thảo, nội dung của văn bản cần đảm bảo các yêu cầu sau:

a) Tính mục đích

Văn bản quản lý nhà nước được ban hành phải hướng tới mục đích nhất định Mục đích cao nhất khi ban hành văn bản quản lý nhà nước là nhằm điều chỉnh các mối quan hệ xã hội, quan hệ nội bộ tổ chức hoặc giải quyết công vụ trong phạm vi quản lý của cơ quan ban hành, đồng thời văn bản phải thể hiện rõ mục đích chính trị trong nội

dung tức là hướng tới việc thực hiện phương châm, đường lối, chính sách của Đảng cầm quyền đã đề ra

Để đảm bảo yêu cầu này, trước khi soạn thảo văn bản cần xác định rõ: văn bản này có thực sự cần thiết phải ban hành hay không? Văn bản ban hành để làm gì? Nhằm giải quyết vấn đề gì? Giới hạn vấn đề đến đâu? Lời giải của các câu hỏi trên sẽ là định hướng cơ bản cho người thảo, người tham gia góp ý kiến và người duyệt, kí văn bản trong quá trình soạn thảo

c) Tính hợp pháp

Tính hợp pháp được hiểu là văn bản được ban hành phải đúng thẩm quyền; được ban hành trên cơ sở các căn cứ xác thực Nội dung văn bản ban hành không được mâu thuẫn, trái với quy định của Hiến pháp, pháp luật hiện hành và phù hợp với nội dung văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên Đặc biệt đối với văn bản quy phạm pháp luật, nội dung của văn bản quy phạm pháp luật phải được trình bày dưới dạng các quy phạm pháp luật Nội dung của quy phạm pháp luật phải chặt chẽ, rõ ràng, chính xác và luôn được hiểu thống nhất Diễn đạt quy phạm pháp luật là một bộ phận quan trọng của khoa học pháp lý, đòi hỏi người soạn thảo văn bản phải có một trình độ pháp lý nhất định, kiến thức tổng hợp nhiều mặt và kĩ thuật sử dụng ngôn ngữ hành chính - công vụ tương ứng

đã chứng minh rằng, do nhiều văn bản quan trọng được ban hành phản ánh đầy đủ và đúng đắn thực tế khách quan nên đã đi vào cuộc sống và mang lại hiệu quả to lớn về chính trị, kinh

tế, xã hội Bên cạnh đó, có những văn bản ban hành còn mang tính chủ quan, duy ý chí hoặc còn có những lổ hổng, kẽ hở, gây khó khăn cho việc thực thi, thậm chí có văn bản vừa mới ban hành đã phải sửa đổi, bổ sung hoặc hủy bỏ để thay thế bằng một văn bản khác Chính vì vậy, trong việc soạn thảo và ban hành các quyết định quản lý quan trọng như các quyết định

về chủ trương, đường lối, chính sách, luật pháp của Đảng và Nhà nước, cần coi trọng công tác điều tra, nghiên cứu, tổng kết thực tế về những vấn đề có liên quan đến nội dung văn bản dự định ban hành

Trong văn bản quản lý nhà nước, đặc biệt là văn bản quy phạm pháp luật, nội dung văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý, phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành Nếu pháp luật vượt quá trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành thì việc thực hiện văn bản không hiệu quả, tức là văn bản

“không có tính khả thi”, làm tổn hại tới uy tín của Nhà nước và tạo điều kiện thuận lợi cho việc “lách luật”, vi phạm pháp luật Ngược lại, nếu văn bản chứa đựng các quy phạm hay mệnh lệnh quá lạc hậu sẽ không kích thích sự năng động, sáng tạo của các chủ thể và làm lãng phí thời gian và tài sản của Nhà nước

Như vậy, nội dung của văn bản phải phản ánh được các quy luật kinh tế nhằm đưa ra các quy định, mệnh lệnh, hướng nền kinh tế, xã hội vận động theo đúng các quy luật khách quan

Từ yêu cầu trên ta thấy, khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo đảm thực hiện các quyền đó và phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể

Bên cạnh đó, tính khả thi của văn bản đòi hỏi phải có sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính mục đích, tính hợp pháp, tính khoa học thì văn bản khó có khả năng thực thi

Nói đến hình thức văn bản, không thể không nói đến thể thức văn bản bởi đây chính là phần biểu hiện bên ngoài của văn bản Cùng với nội dung hàm chứa chúng sẽ tạo nên hình thức - thể loại văn bản hoàn chỉnh Thể thức văn bản là các thành phần cần phải có và cách thức trình bày các thành phần đó do các cơ quan có thẩm quyền quy định Văn bản phải được trình bày đúng thể thức theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền Đây là một yêu cầu mang tính bắt buộc đối với văn bản quản lý nhà nước

1.1.4.4 Yêu cầu về bố cục

Văn bản thường gồm nhiều câu, nhiều đoạn văn mà nội dung đều hướng vào một chủ

đề nhất định Vì vậy, khi soạn thảo cần chú ý bố cục văn bản cho hợp lý với nội dung

Bố cục văn bản là sự phân nhóm các ý và sắp xếp chúng trong văn bản theo một trật tự logic nào đó, nhằm nêu bật được mục đích cần thể hiện trong văn bản Việc phân nhóm, sắp xếp các ý và các nhóm trong văn bản phải dựa trên những cơ sở hợp lý, không thể sắp xếp một cách tùy tiện Việc ngắt đoạn và thể hiện rõ ràng từng vấn đề trong văn bản cũng tạo nên một thể thống nhất về nội dung, đảm bảo yêu cầu về hình thức văn bản

Trong một văn bản cần triển khai những sự việc có quan hệ mật thiết với nhau Như vậy, vừa tránh được tình trạng trùng lặp, chồng chéo trong các quy định, sự tản mạn, vụn vặt của pháp luật và các mệnh lệnh, vừa cho cơ quan ban hành không phải ban hành nhiều văn bản để giải quyết một công việc nhất định Nội dung các mệnh lệnh và các ý tưởng phải rõ ràng, không làm cho người đọc hiểu theo nhiều cách khác nhau

Tùy theo từng loại văn bản mà người soạn thảo trình bày bố cục văn bản cho phù hợp Thông thường, các văn bản được bố cục thành 3 phần: mở đầu, nội dung và kết thúc Tuy nhiên, có một số văn bản được soạn thảo không có phần mở đầu và phần kết thúc nhưng vẫn đảm bảo mục đích của văn bản

a) Phần mở đầu

Phần mở đầu của văn bản thường nêu mục đích, lý do ban hành Trong đó nêu những

cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn của việc ban hành văn bản đó

b) Phần nội dung

Đây là phần quan trọng của văn bản và được trình bày tùy theo kết cấu nội dung của từng loại văn bản khác nhau Tùy theo thể loại và nội dung mà văn bản có thể có các phần căn cứ pháp lý để ban hành Văn bản có thể được bố cục thành chương, mục, điều, khoản,