TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MÁY & PHẦN MỀM CHẤM CÔNG (VÂN TAY, THẺ…) pdf

- Bước 1.2: Khi màn hình máy chấm công hiển thị ra thì NQLCC chọn chức năng “Quản lý” bằng cách đưa phím sang ngang trái, phải và khi nó được chỉ vào phần quản lý NQLCC chọn nút “M/OK” s

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

MÁY & PHẦN MỀM

CHẤM CÔNG (VÂN TAY, THẺ…)

TRANG KÝ NHẬN

Vai trò: Viết tài liệu Ký tên

Vai trò: Kiểm tra từ ngữ và cách viết, trình bày trong tài liệu

Ký tên

Vai trò: Duyệt tài liệu Ký tên

CÁC PHIÊN BẢN Ngày

(Sửa đổi)

01/05/2012 1.0 Tạo mới tài liệu

Mục lục

I TÀI LIỆU 5

1 Mục đích: 5

2 Phạm vi 5

3 Định nghĩa thuật ngữ và các từ viết tắt: 5

II YÊU CẦU CỦA PHẦN MỀM 6

1 Phần cứng 6

2 Phần mềm 6

3 Người sử dụng 7

III HƯỚNG DẪN CHI TIẾT 8

1 Chấm công 8

1.1 Thao tác trên máy chấm công 8

1.2 Phần mềm 9

1.2.1 Cài đặt tham số kết nối 9

1.2.2 Thao tác trên phần mềm 12

A Khởi tạo và cài đặt các tham số của phần mềm 12

B Nhân viên & cập nhật tên vào máy chấm công 12

C Gán nhân viên vào tổ 14

D Quy định làm việc, BHXH, phúc lợi, ăn uống 15

E Chấm công & chỉnh sửa 16

F In & xem báo cáo (chi tiết công, tổng công theo ngày, tháng….) 19

2 Tính lương 21

2.1 Nhập các tham số 21

2.2 In & xem báo cáo (chi tiết lương, bảng tổng hợp) 22

IV THÔNG TIN HỖ TRỢ 23

3 Định nghĩa thuật ngữ và các từ viết tắt:

STT Thuật ngữ/Viết tắt Ý nghĩa

II YÊU CẦU CỦA PHẦN MỀM

1 Phần cứng

 Client

- HDD 10GB

- Ram 256 MB hoặc cao hơn

- CPU 1.5 Ghz hoặc cao hơn

- Mouse, Keyboard

- Card Network (Client – Server)

- Cáp nối với máy chấm công (USB, RS232, RJ45)

 Server

- HDD 20GB

- Ram 512 MB hoặc cao hơn

- CPU 2 Ghz hoặc cao hơn

- Driver hỗ trợ kết nối với máy chấm công

- Touch Screen (dùng cho màn hình cảm biến)

 Server

- Chạy trên hệ điều hành Windows 2000; Windows ME; Windows NT; Windows Server 2003 Service Pack 1

- Dot net Framework 1.1, 2.0,3.5

- Biết chương trình chạy hay không chạy

- Thao tác đúng theo quy định của phần mềm ở từng phần

- Thuộc các phím tắt của chương trình

- Tự bảo quản tài khoản đăng nhập của mình

- Cách kiểm tra kết nối với cơ sở dữ liệu

III HƯỚNG DẪN CHI TIẾT

1 Chấm công

[Phần mềm có thể tách được việc ca kíp chồng chéo, thời gian làm việc có thể quy ra công (bình thường, làm thêm do NSD định nghĩa Ví dụ: 1 công bình thường=8 tiếng hoặc 9 tiếng ; 1 công làm thêm=5 tiếng hay 6 tiếng hoặc 8 tiếng…).]

Khi cán bộ, nhân viên chấm công bằng vân tay thì người NQLCC sẽ phải làm các bước sau để phần mềm tự dộng tính công:

1.1 Thao tác trên máy chấm công

Bước 1: Khởi tạo & lấy dấu vân tay (lần đầu cho cán bộ, nhân viên):

- Bước 1.1: Đăng nhập vào phần quản lý trên máy chấm công bằng cách dữ phím “M/OK”

trong 3 giây thì trên màn hình máy chấm hiển thị biểu tượng khóa NQLCC có thể đưa tay

đã được lấy hoặc nhập mã nếu đã tạo trước (nếu máy yêu cầu) Còn không thì thực hiện

Bước 1.2

- Bước 1.2: Khi màn hình máy chấm công hiển thị ra thì NQLCC chọn chức năng “Quản lý” bằng cách đưa phím sang ngang (trái, phải) và khi nó được chỉ vào phần quản lý NQLCC chọn nút “M/OK” sau đó màn hình chấm sẽ hiển thị ra hai chức năng là “Thêm nhân viên” và “Q.lý nhân viên” NQLCC muốn thêm mới nhân viên thì chọn chức năng

“Thêm nhân viên” và làm theo Bước 1.3 còn muốn sửa nhân viên đã tồn tại trong danh sách thì NQLCC chọn chức năng “Q.lý nhân viên” và làm theo Bước 1.4

- Bước 1.3: Sau khi chọn chức “Thêm nhân viên” thì màn hình hiển thị ra chỗ để nhập ID thì

NQLCC nhập ID cho người cần lấy (theo quy định của mình) sau khi nhập xong và chọn chức năng “M/OK”, tiếp đến màn hình sẽ hiển thị ba chức năng “Lấy mẫu vân tay”, “Đặt mật mã”, “Thẻ”, di chuyển phím lên xuống để chọn chức năng cần thao tác Nếu NQLCC

muốn chấm công bằng vân tay thì sẽ làm theo Bước 1.3.1, còn nếu chấm công bằng mật

mã thì làm theo Bước 1.3.2 và chấm công bằng thẻ thì làm theo Bước 1.3.3

- Bước 1.3.1: Sau khi NQLCC chọn chức năng “Lấy mẫu dấu vân tay” thì NQLCC sẽ để

cho người chấm (cán bộ, nhân viên) đưa tay vào vị trí chấm công ba lần cho một ngón (tùy thuộc NQLCC muốn lấy mấy ngón cho người chấm công - tối đa được ba ngón), sau đó NQLCC cho (cán bộ, nhân viên đó) thuộc phần Q.lý hay nhân viên bằng cách đưa đến ô

“nhân viên”, “quản lý” chọn phím sang ngang (trái,phải), sau khi chọn xong thì NQLCC di

chuyển hoặc chọn chức năng “M/OK” Nếu NQLCC không muốn làm thao tác nào nữa thì chọn nút “M/OK” là hoàn thành việc đăng ký trên máy chấm công

- Bước 1.3.2: Sau khi NQLCC chọn chức năng “Đặt mật mã” thì NQLCC sẽ để cho người

chấm (cán bộ, nhân viên) nhập mật mã của mình vào với yêu cầu lớn hơn 8 ký tự và nhập hai lần, sau khi nhập xong thì chọn chức năng “M/OK”, tiếp đó NQLCC cho (cán bộ, nhân viên đó) thuộc phần Q.lý hay nhân viên bằng cách đưa đến ô “nhân viên”, “quản lý” chọn phím sang ngang (trái,phải), sau khi chọn xong thì NQLCC di chuyển hoặc chọn chức năng “M/OK” Nếu NQLCC không muốn làm thao tác nào nữa thì chọn nút “M/OK” là hoàn thành việc đăng ký trên máy chấm công

- Bước 1.3.2: Sau khi NQLCC chọn chức năng “Thẻ” thì NQLCC sẽ nhập số thẻ đã đưa cho

người chấm (cán bộ, nhân viên), sau khi nhập xong thì NQLCC chọn chức năng “M/OK” , tiếp đó NQLCC cho (cán bộ, nhân viên đó) thuộc phần Q.lý hay nhân viên bằng cách đưa đến ô “nhân viên”, “quản lý” chọn phím sang ngang (trái,phải), sau khi chọn xong thì NQLCC di chuyển hoặc chọn chức năng “M/OK” Nếu NQLCC không muốn làm thao tác nào nữa thì chọn nút “M/OK” là hoàn thành việc đăng ký trên máy chấm công

- Bước 1.4: Nếu NQLCC muốn sửa bất kỳ thông tin của nhân viên nào thì NQLCC chọn nút

chức năng “M/OK” sau đó chọn chức năng tìm kiếm, sau đó màn hình được hiển thị ra và NQLCC nhập ID và chọn nút chức năng “M/OK”, trên màn hình sẽ trỏ vào vị trí nhân viên

có ID vừa tìm và NQLCC chọn chức năng “M/OK” và chọn chức năng cần chỉnh sửa

Bước 2: Xem chi tiết công & chức năng khác trên máy chấm:

- NQLCC sau khi đăng nhập với phần quản lý, dung các phím lên xuống, trái phải và phím

“M/OK” để xem các chức năng

1.2 Phần mềm

NQLCC cần biết nguyên tắc thêm như sau: “Từ trái sang phải và từ trên xuống dưới” và xóa

thì ngược lại

1.2.1 Cài đặt tham số kết nối

Trên màn hình Desktop có biểu tượng có chữ Phuphat.Obj thì NQLCC nhấn đúp vào và trên màn hình sẽ hiển thị ra như sau:

Để thực hiện kết nối với máy chấm công NQLCC làm như sau: nhấn vào nút có biểu tượng

và nhấn chuột trái màn hình sẽ hiển thị ra như sau:

NQLCC chọn chức năng kết nối với máy chấm công thì màn hình sẽ hiển thị ra như sau:

Cài đặt kết nối

Tạo mới cơ sở

dữ liệu cho phần mềm

Kết nối với cơ

sở dữ liệu MySQL

Kết nối cơ sở

của phần mềm

Kết nối với máy

chấm công

Các tham số cài đặt gần như đã được mặc định, nếu máy kết nối theo kiểu:

Bước “Nhập tham số”:

- RS232 thì nhập vào ô kiểu kết nối là: 1

- RJ45 thì nhập vào ô kiểu kết nối là: 2 (IP trên máy chấm công như thế nào thì nhập vào ô địa chỉ IP đúng như thế)

- USB thì nhập vào ô kiểu kết nối là: 0 (cắm ở cổng nào trên máy tính thì khai báo cổng đó)

Tùy thuộc vào kiểu kết nối mà ta nhập các tham số tương ứng như trong phần cài đặt tham số trên máy chấm công

Bước “Lưu kết nối”:

Sauk hi điền các tham số xong NQLCC sẽ nhấn nút chức năng “Kết nối”, sau khi

thực hiện thì phần mềm sẽ thông báo có kết nối được hay không kết nối được sau đó thoát phần mềm, và chạy lại đăng nhập với tên đăng nhập và mật khẩu đã có sẵn Nếu

không muốn lưu kết nối thì chọn nút chức năng “Hủy”

Sau khi cài đặt xong ta chọn nút chức năng “Thoát”

Lưu ý: Trước khi nhấn kết nối thử kiểm tra xem máy chấm công đã thông với máy tính chưa

Nếu kết nối với nhiều máy thì sẽ phải chỉnh tham số C:\ Program Files\Phuphat Traiding Co.,Ltd\Phuphat.R\ FixMultiAttendance.txt bằng 1 trong thư mục cài đặt

1.2.2 Thao tác trên phần mềm

A Khởi tạo và cài đặt các tham số của phần mềm

- Các tham số như gửi email hay cài đặt giờ để sao lưu dữ liệu hoặc các tham số khác thì NQLCC chọn chức năng “Hệ thống”→ “Cài đặt tham số”, sau đó điền các tham số cần cài đặt và chọn nút chức năng “Lưu” Các danh mục như: Đơn vị, Đơn vị thành viên, Ca, tổ

làm việc thì thao tác tương tự như mục b dưới đây

- Quy định của phần mềm là trong một ngày cán bộ, nhân viên chấm công như sau:

- Trong vòng một khoảng thời gian (mặc định là 10 phút, còn lại tùy thuộc vào từng đơn vị quy định), nếu cán bộ - nhân viên chấm liên tục thì phần mềm chỉ coi là một lần

- Nếu lần đó là lẻ thì phần mềm hiểu đó là vào;

- Nếu lần đó chấm đó là chẵn thì phần mềm hiểu là ra

- Cài đặt khoảng thời gian mặc định thì NQLCC vào đường dẫn sau: C:\ Program Files\Phuphat Traiding Co.,Ltd\Phuphat.R\ FixTimeRemoveTimeKeeping.txt và mở ra điền số phút cần loại bỏ do nhân viên chấm liên tục

B Nhân viên & cập nhật tên vào máy chấm công

Sau khi đăng nhập vào phần mềm NQLCC chọn chức năng “Danh mục”→ “Nhân viên” sau

đó màn hình hiện thị ra như sau:

Các bước: Thêm, sửa, xóa, refresh, xem trước, kiết xuất, tìm kiếm… thông tin NQLCC

· Tên nhân viên

·Bí danh (không được viết tiếng việt) để chèn tên này vào máy chấm công

- Trên màn hình chọn chức năng “Sửa” hoặc dùng phím tắt “Ctrl + E”, F7

- Nhập thông tin sửa

· Tên nhân viên

· Bí danh (không được viết tiếng việt) để chèn tên này vào máy chấm công

- Trên màn hình chọn chức năng “Xóa” hoặc dùng “Ctrl+Delete”, F10

- Nếu muốn xóa thì chọn chức năng “Yes” Nếu không muốn xóa thì chọn chức năng “No”

Bước “Refresh”:

- Trên màn hình chọn chức năng “Refresh” hoặc dùng phím tắt F5

Bước “Xem trước”:

- Trên màn hình chọn chức năng “Xem trước” hoặc dùng phím tắt “Ctrl + P”, F2

- Màn hình xem trước xuất hiện

Bước “Kiết xuất”:

- Tìm kiếm các bản ghi cần kiết xuất thì dùng Bước “Tìm kiếm” để lọc

- Trên màn hình chọn chức năng “Kiết xuất” ứng với files dữ liệu định kiết xuất

Bước “Tìm kiếm”:

- Trên màn hình có ô nhập từ khóa, nhập các thông tin cần tìm kiếm vào

- Chọn chức năng “Tìm kiếm”, hoặc dùng phím Enter ở trong ô nhập tìm kiếm, trên lưới sẽ load bản ghi cần tìm

[Lưu ý: Các giao diện khác giống nhau và các phím tắt thì tương tự các màn hình]

C Gán nhân viên vào tổ

Sau khi đăng nhập vào phần mềm NQLCC chọn chức năng “Nhân sự”→ “Tổ làm việc – nhân viên” sau đó màn hình hiện thị ra như sau:

Các bước: Thêm, xóa nhân viên khỏi tổ làm việc NQLCC làm như sau:

tổ đó Còn nếu thêm nhân viên vào tổ khác thì ta làm lại Bước “Thêm”

đó sẽ được hiển thị ở lưới danh sách nhân viên Tương tự ta xóa cho các nhân viên khác ra khỏi tổ đó Còn nếu xóa nhân viên khác ở tổ khác thì ta

làm lại Bước “Xóa”

D Quy định làm việc, BHXH, phúc lợi, ăn uống

Sau khi đăng nhập vào phần mềm NQLCC chọn chức năng “Nhân sự”→ “Quy định riêng của nhân viên” sau đó màn hình hiện thị ra như sau:

Khi màn hình được hiển thị ra thì danh sách nhân viên được hiển thị các tham số quy định về giờ giấc và các thông tin khách làm việc của tháng hiện tại Những thông tin của nhân viên của thay đổi theo tháng Ngoài ra mỗi nhân viên có thể quy định khoảng thời gian làm việc riêng Để thay đổi các thông tin của từng nhân vien thì người sử dụng sẽ nhập các thông số vào vị trí tương ứng với cột hiển thị Nếu như chưa nhập các thông số này thì phần chấm công sẽ không có Và thông thường quy định làm việc của nhân viên thì sẽ được làm cho một năm hoặc là khoảng thời gian do người sử dụng quy định Khi làm chuẩn một tháng cho tất cả các nhân viên, người sử dụng có thể sao chép các thông số đó cho cả năm bằng cách nhấn vào nút chức năng “Sao chép”

và đưa các thông tin vào Nếu có nhân viên mới vào thì người sử dụng sẽ phải vào và quy định giờ làm việc cho nhân viên đó Nếu không nhân viên đó sẽ không hiển thị công khi lấy dữ liệu từ máy về

E Chấm công & chỉnh sửa

Sau khi đăng nhập vào phần mềm NQLCC chọn chức năng “Nhân sự”→ “Chấm công” sau đó màn hình hiện thị ra như sau:

Các bước: Lấy dữ liệu từ máy chấm công và chỉnh sửa công đã chấm NQLCC làm như sau:

Bước “Lấy dữ liệu”:

- Trên màn hình ta chọn chức năng “Lấy dữ liệu”, chờ cho máy báo hoàn thành việc lấy dữ liệu là đã xong phần lấy dữ liệu từ máy chấm công về phần mềm

- Nếu trong quá trình lấy dữ liệu mà máy thông báo là chưa hoàn thành hoặc không thể kết nối máy chấm công thì công việc lấy dữ liệu từ máy chấm công về phần mềm là chưa hoàn thành thì NQLCC cần phải làm lại

Bước “Chỉnh sửa”:

+ Theo từng ngày:

- Trên màn hình ta chọn chức năng “Sửa”, thì màn hình sẽ hiển thị như sau:

Sửa theo ngày Lấy dữ liệu từ

máy chấm công

- Chọn ngày cần sửa cho tất cả các nhân viên thì ta nhập ngày ở trên ô nhập ngày, sau đó danh sách ở dưới sẽ hiển thị toàn bộ nhân viên đã chấm công của ngày hôm đó NQLCC muốn sửa thông tin chấm công của người nào và

ở vị trí cột nào thì NQLCC di chuyển phím lên xuống hoặc phím sang bên trái, phải và nhập số liệu cần sửa cho nhân viên đó Sau khi nhập xong NQLCC cần phải nhập số 1 ở cột xác nhận (của nhân viên đó) để xác nhận cho việc sửa thông tin đó Còn nếu không nhập thì công việc sửa của NQLCC chưa hoàn thành

+ Theo tháng của một nhân viên:

- Trên màn hình ta di chuyển tới nhân viên cần chỉnh sửa sau đó nhấp đúp con chuột sau đó màn hình sẽ hiển thị như sau:

- Trên màn hình hiển thị toàn bộ ngày công trong tháng và NQLCC muốn chỉnh sửa ngày nào thì chọn ngày tương ứng và sửa thông tin chấm công của người nào và ở vị trí cột nào NQLCC di chuyển phím lên xuống hoặc phím sang bên trái, phải và nhập số liệu cần sửa cho ngày đó Sau khi nhập xong NQLCC cần phải nhập số 1 ở cột xác nhận (của ngày đó) để xác nhận cho việc sửa thông tin đó Còn nếu không nhập thì công việc sửa của NQLCC chưa hoàn thành

Lưu ý: Nếu cột xác nhận là số 1 ở dòng tương ứng thì NQLCC nếu có sửa thông tin thì

cũng không lưu các thông tin sửa trừ khi NQLCC phải thay giá trị cột xác nhận là số 0 thì các thông tin sửa ở các cột khác mới lưu vào cơ sở dữ liệu, sau khi sửa xong thì nhập giá trị 1 vào cột xác nhận để xác nhận hoàn thành cho việc sửa

F In & xem báo cáo (chi tiết công, tổng công theo ngày, tháng….)

NQLCC muốm in và xem báo cáo thì khi NQLCC đã truy cập vào phần mềm thì chọn chức năng “Báo cáo”→ “Báo cáo”, sau đó màn hình hiển thị ra như sau:

Các bước: in và xem NQLCC làm như sau:

Bước 1: Xem dữ liệu:

- NQLCC di chuyển chuột tới lưới hiển thị danh sách “Nhóm báo cáo”, sau đó chọn nhóm cần xem bằng cách di nhấn chuột trái, bên màn hình báo cáo hiển thị toàn bộ danh sach báo cáo của nhóm đó, NQLCC chọn báo cáo cần xem bằng cách di chuyển tới báo cáo đó

và nhấn chuột trái, tiếp đến NQLCC chọn nút chức năng “Xem dữ liệu” sau đó màn hình hiển thị ra như sau:

Bước 2: In (word, excel):

- Sau khi báo cáo đã được hiển thi ra thì NQLCC di chuyển chuột tới nút chức năng “Excel” hoặc “Word” và nhấn chuột trái, sau đó được hiển thị hoặc in ra báo cáo

2 Tính lương

“CÔNG THỨC TÍNH LƯƠNG ĐỘNG” – Tùy thuộc vào từng đơn vị sử dụng sẽ có công thức riêng cho từng đơn vị đó, làm công thức tính đơn giản như phép cộng trừ nhân chia, rất nhanh gọn giống như Excel

2.1 Nhập các tham số

Để có thể nhập các tham số lương thì NTL chọn chức năng “Nhân sự” → “Tính lương”, sau đó màn hình hiển thị như hình dưới: