TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA LUẬT ___________________ HỒ SƠ THỰC TẬP Thanh Xuân, tháng 04 năm 2014 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA LUẬT ___________________ BÁO CÁO THỰC TẬP CUỐI KHÓA ĐỀ TÀI: HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ THANH XUÂN – TỈNH THANH HÓA THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP Chuyên ngành: Luật học Giáo viên hướng dẫn : Ngô Thị Thu Hoài Người thực hiện: Phạm Văn Tiên Lớp: K51 E Thanh Xuân, tháng 04 năm 2014
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
KHOA LUẬT
_
HỒ SƠ THỰC TẬP Thanh Xuân, tháng 04 năm 2014
1
TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH
KHOA LUẬT
_
BÁO CÁO THỰC TẬP CUỐI KHÓA
ĐỀ TÀI:
HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ THANH XUÂN – TỈNH
THANH HÓA THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP
Chuyên ngành: Luật học
Giáo viên hướng dẫn : Ngô Thị Thu Hoài
Người thực hiện: Phạm Văn Tiên
Lớp: K51 E
Thanh Xuân, tháng 04 năm 2014
2
Lời cảm ơn!
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ
trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được rất nhiều
sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô trong khoa Luật- trường Đại học Vinh đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập tại trường Và đặc biệt, trong kỳ này, Khoa đã tổ chức cho chúng em được thực tập cọ sát, áp dụng kiến thức chúng em đã được học vào thực tế
mà theo em là rất hữu ích đối với sinh viên ngành Luật học Em xin chân thành cảm
ơn Cô giáo: Ngô Thị Thu Hoài đã tận tâm hướng dẫn em trong quá trình nghiên cứu hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp này Báo cáo thực tập được thực hiện trong khoảng thời gian gần 4 tuần Bước đầu đi vào thực tế, tìm hiểu về lĩnh vực hoạt động chứng thực tại UBND xã Thanh Xuân, huyện Như Xuân, kiến thức của em còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ Do vậy, không tránh khỏi những thiếu sót là điều chắc chắn,
em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý Thầy Cô và các bạn học cùng lớp để kiến thức của em trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn
Một lần nữa, em xin kính chúc quý Thầy Cô trong Khoa Luật- trường Đại học
Vinh thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình
là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau
Em cũng xin cảm ơn Đảng ủy, HĐND, UBND và các ban nghành đoàn thể của
UBND xã Thanh Xuân - Huyện Như Xuân - Tỉnh Thanh Hóa đã giúp đỡ em trong suốt quá trình thu thập thông tin để hoàn thiện báo cáo này
Thanh Xuân, ngày 16 tháng 05 năm2014
Học viên
Phạm Văn Tiên
3
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN………
PHẦN MỞ ĐẦU………
1.Lý do chọn đề tài:………
2.Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và sử lý dữ liệu :………
3.Phương pháp thu thập thông tin :………
3.1: Phương pháp tổng hợp thống kê
Trang 23.2 Phương pháp so sánh
3.3 Phương pháp phan tích
3.4.Phương pháp điều tra kháo sát
3.5 Phương pháp khác
4 Kết cấu đề tài:………
B: Nội dung
CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực
1.1 Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực………
1.1.1 Khái niệm chung
1.1.2 Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ bản gốc, bản sao được chứng thực
từ bản chính, chữ ký được chứng thực ………
1.2 Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của UBND cấp
xã
1.2.1 Thẩm quyền chứng thực
1.2.2 Người thực hiện chứng thực của UBND cấp xã
1.3 Thủ tục chứng thực
1.3.1.Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.1.1 Quyền và nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản
chính
1.3.1.2 Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND cấp xã
1.3.1.3 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.1.4.Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.1.5 Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.1.6.Thời han chứng thực bản sao từ bản chính
1.3.2 Thủ tục chứng thực chữ ký
1.3.2.1 Thủ tục chứng thực chữ ký
1.3.2.2 Thời hạn chứng thực chữ ký
4
1.3.3 Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất
1.3.3.1 Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn
1.3.3.2 Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ THANH XUÂN- H NHƯ XUÂN– TỈNH THANH HÓA
2.1 Khái quát về xã Thanh Xuân
2.1.1 Đặc điểm về địa lý:
2.1.2 Nhiệm vụ của UBND Xã Thanh Xuân
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Xã Thanh Xuân
2.2 Thực trạng về công tác chứng thực tại UBND xã Thanh
Xuân…
2.2.1 Thực trạng về cấp bản sao từ bản gốc
2.2.2 Thực trạng về chứng thực bản sao từ bản chính………
2.2.3 Thực trạng chứng thực chữ ký………
2.2.4 Kết quả đạt được………
2.3 Đánh giá chung
2.3.1 Ưu điểm
2.3.2 Hạn chế
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC
3.1 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy định cả pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực
3.2 Một số giải pháp đối với thực trạng chứng thực tại UBND Xã Thanh
Xuân
Trang 3KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
5
A PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Trong những năm trở lại đây, nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứng
thực là rất lớn Nghị định 75/ 2000/ NĐ-CP ngày 08/ 12/ 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực ra đời đã có những đóng góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện NĐ 75 còn bộc lộ những hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tải trong hoạt động công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các phòng công chứng và UBND huyện Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra một văn bản mới để thay thế cho văn bản cũ, ngày 18/ 05/ 2007 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/ 2007/ NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Sau đây gọi là NĐ79/2007/NĐ-CP) Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời của Luật công chứng 2007 đã đáp ứng kịp thời những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một cửa, một dấu, đáp ứng được mong mỏi của nhân dân về vấn đề bản sao Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân
và mở ra hệ thống rộng rãi cho các UBND cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay vì chỉ có Phòng công chứng và UBND cấp huyện như Nghị định số
75 trước đây
Sau 6 năm thực hiện Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, ngoài những kết quả đã đạt được thì cũng bộc lộ những hạn chế, bất cập về mặt tổ chức lẫn hoạt động Do nhận thức về lý luận cũng như trong quy định của pháp luật còn có sự lẫn lộn giữa hai hoạt động công chứng và chứng thực Sự lẫn lộn này dẫn tới việc chứng thực không đúng thẩm quyền, UBND cấp xã, phường cũng chứng thực các hợp đồng giao dịch
Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số 79/2007/NĐ-CP tuy đã thực hiện
được hơn năm năm nhưng vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể Chứng thực được giao cho Ban Tư pháp cấp xã, phường đây cũng là một thách thức bởi đội ngũ cán bộ
Tư pháp xã, phường không được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhận biết được những văn bằng giả mạo trong khi các văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi, rất khó phát hiện
Trong thời gian về thực tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực, nhất
là chứng thực bản sao được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi em thực tập – UBND
xã Thanh Xuân, huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa thì nhu cầu chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký là rất lớn Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tế nhất quá trình thực hiện hoạt động này tại UBND xã nơi em thực tập nên em đã chọn đề tài: " 6
Hoạt động chứng thực tại UBND xã Thanh Xuân Huyện Như Xuân thực trạng và giải pháp " để làm chuyên đề thực tập của mình để làm rõ hơn những mặt làm được, chưa làm được tại UBND Xã Thanh Xuân khi thực hiện NĐ 79/2007/NĐ-CP và từ hoạt động thực tế tại Xã Thanh Xuân, bản thân tôi có thể rút ra bài học kinh nghiệm và có những kiến nghị khắc phục, đặc biệt là trong điều kiện đẩy mạnh cải cách hành chính, cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước ta hiện nay
2 Thời gian và địa điểm thu thập thông tin và xử lý số liệu
Được sự phối hợp của Ban cán sự lớp 51E khoa Luật với trường Đại học Vinh,
theo nguyện vọng em được về UBND xã Thanh Xuân thực tập Trải qua một tháng thực tập tại UBND xã từ ngày 14/ 4/ 2011 đến ngày 16/05/2014, được sự giúp đỡ của nhân viên Ban tư pháp xã em đã tiến hành thu thập được các thông tin cần thiết phục
vụ cho chuyên đề
3 Phương pháp thu thập thông tin
Nhận thức rõ tầm quan trọng của các thông tin phục vụ cho việc viết chuyên đề, trong suốt quá trình thực tập em đã xác định rõ định hướng và mục tiêu cụ thể để có thể có những thông tin có độ chính xác cao nhất
Trang 4Được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ Ban tư pháp nơi thực tập, mặc dù điều kiện đi lại chưa phải thuận tiện nhất, tuy nhiên với những cố gắng hết mình em cũng
đã có những kiến thức để viết bài
Những tài liệu phục vụ cho việc viết chuyên đề nằm rải rác ở nhiều nguồn tài
liệu khác nhau, đó là trong sách vở, trong các tài liệu, giấy tờ, cũng như trong thực tiễn công việc Nó đòi hỏi người làm chuyên đề phải sử dụng kết hợp nhiều phương pháp thu thập khác nhau Các phương pháp chủ yếu được em sử dụng, đó là: phương pháp điều tra, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp so sánh
3 1 Phương pháp tổng hợp thống kê
Phương pháp này dựa trên những số liệu từ các báo cáo, tờ trình, các đề tài
nghiên cứu khoa học, sau đó tổng hợp những số liệu liên quan đến chuyên đề, từ đó phân loại các số liệu cho mỗi mục nhỏ để làm dẫn chứng Phương pháp này giúp người nghiên cứu hiểu được khái quát hoạt động chứng thực trên địa bàn Xã Thanh Xuân Đây là một phương pháp quan trọng không thể thiếu trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu chuyên đề này
3.2 Phương pháp so sánh
Từ số liệu dã được thống kê, tổng hợp đem so sánh qua từng thời kỳ, từng năm Để thấy được nhu cầu thực tế cũng như tốc độ gia tăng của nhu cầu chứng thực 7
Ngoài ra chúng ta so sánh quy định các văn bản pháp luật qua từng thời kỳ để tìm ra điểm mới, điểm tiến bộ của pháp luật đồng thời thấy được tồn tại chưa thể khắc phục Trên cơ sở đó đưa ra đánh giá khách quan chính xác về thực tiễn cũng như những ý kiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục những hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân
3.3 Phương pháp phân tích
Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy những tác động tích cực, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan
3.4 Phương pháp điều tra khảo sát
Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực tại UBND Xã Thanh Xuân lấy ý kiến của người dân đến chứng thực cũng như ý kiến của cán bộ làm công tác chứng thực tại đây để đánh giá khách quan về hoạt động chứng thực cũng như hiểu được tâm tư nguyện vọng của nhân dân Đồng thời tham khảo thêm báo cáo của Phòng Tư pháp huyện Như Xuân để có thể đánh giá chính xác nhất thực trạng chứng thực trên toàn huyện Như Xuân
3.5 Phương pháp khác
Lấy ý kiến của các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao cũng như kinh
nghiệm trực tiếp làm việc trong lĩnh vực chứng thực để giúp người nghiên cứu hiểu sâu hơn về tác động của chứng thực đến đời sống nhân dân
4 Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nội dung
đề tài chia thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận của hoạt động chứng thực
Chương 2: Thực trạng hoạt động chứng thực tại UBND Xã Thanh Xuân huyện Như Xuân, tỉnh Thanh Hóa
Chương3: Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác
chứng thực
8
B NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC
1.1 Các quy định của pháp luật hiện hành về chứng thực
1.1.1 Khái niệm chung
Theo quy định của pháp luật hiện hành trong lĩnh vực chứng thực có những thuật ngữ như sau:
"Bản chính" là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị
Trang 5pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao.
"Bản sao" là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính
"Sổ gốc" là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp
"Cấp bản sao từ sổ gốc" là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào
sổ gốc để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc
"Chứng thực bản sao từ bản chính" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định 79/2007 căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính
"Chứng thực chữ ký" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị đinh này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực
1.1.2 Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng
thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực
Theo quy định của pháp luật thì bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền cấp lần đầu tiên có giá trị pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao Bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại nghị định này có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch Trong các giao dịch, cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ, bản chính không được yêu cầu xuất trình bản chính
để đối chiếu, trừ trường hợp có dấu hiệu nghi ngờ bản sao là giả mạo thì có quyền xác minh
Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chủ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ văn bản
9
1.2 Thẩm quyền chứng thực và người thực hiện chứng thực của uỷ ban nhân
dân cấp xã
1.2.1 Thẩm quyền chứng thực
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng việt, cụ thể là: Chứng thực các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng việt hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp bằng tiếng việt, có xen một số từ bằng tiếng nước ngoài (Ví dụ: Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài, trong đó có ghi tên, địa chỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài )
- Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (Ví dụ: Hộ chiếu của
công dân Việt Nam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học của nước ngoài trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài)
b, Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể như sau:
Theo Luật Đất đai năm 2003 thì:
+ Hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân phải có
chứng thức của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất hoặc chứng nhận của công chứng nhà nước ;
+ Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công
chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất
+ Hợp đồng thuê quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng nhà
nước; trường hợp hợp đồng thuê quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất
+ Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân, người Việt
Trang 6Nam định cư ở nước ngoài phải có chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi
có đất hoặc chứng nhận của công chứng nhà nước
+ Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất của hộ gia đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn nơi có đất
+ Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất phải có chứng nhận của công
chứng nhà nước; trường hợp hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất của hộ gia 10
đình, cá nhân thì được lựa chọn hình thức chứng nhận của công chứng nhà nước hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã, thị trấn nơi có đất
- Theo Luật Nhà Ở năm 2005 thì:
Các bên trực tiếp hoặc thông qua người đại diện thoả thuận về mua bán, thuê,
thuê mua, tặng cho, đổi, thế chấp, cho mượn, cho ở nhờ, uỷ quyền quản lý nhà ở (sau đây gọi chung là hợp đồng về nhà ở) Hợp đồng về nhà ở phải có chứng nhận của công chứng hoặc chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp huyện đối với nhà ở tại đô thị, chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã đối với nhà ở tại nông thôn, trừ các trường hợp sau đấy:
+ Cá nhân cho thuê nhà ở dưới sáu tháng;
+ Bên bán, bên cho thuê nhà ở là tổ chức có chức năng kinh doanh nhà ở;
+ Thuê mua nhà ở xã hội;
+ Bên tặng cho nhà ở là tổ chức
Ngày 19 tháng 10 năm 2009, Chính phủ ban hành Nghị định số 88/2009/NĐ-CP
về cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất Tại điểm b khoản 4 Điều 26 Nghị định số 88/2009/NĐ-CP quy định: "Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm: Thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương để đáp ứng yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các tài sản khác gắn liền với đất; xem xét, quyết định chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng ở địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được yêu cầu công
chứng Như vậy, ở những địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được yêu cầu công chứng và có quyết định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh về việc chuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng thì Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã nơi đó không thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch
- Theo Bộ luật Dân sự năm 2005 thì người lập di chúc có thể yêu cầu công chứng hoặc chứng thực bản di chúc
1.2.2 Người thực hiện chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện
chứng thực các việc nêu trên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã
Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã, phường, thị trấn giúp chủ tịch hoặc Phó Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực hiện việc chứng thực Công chức Tư pháp - Hộ tịch được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực
1.3 Thủ tục chứng thực
11
1.3.1 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Bản chính là bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu tiên có giá trị
pháp lý để sử dụng, là cơ sở để đối chiếu và chứng thực bản sao Tuy nhiên, trong thực tế có một số trường hợp người dân được cấp lại bản chính do bản chính được cấp lần đầu bị mất, bị hư hỏng ví dụ: Giấy khai sinh được cấp lại, đăng ký lại Những bản chính cấp lại này được thay cho bản chính cấp lần đầu Do vậy, bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao bao gồm:
Bản chính cấp lần đầu;
Bản chính cấp lại; bản chính đăng ký lại;
Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết
Trang 7tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính.
Chứng thực bản sạo từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo
quy định tại Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18 tháng 5 năm 2007 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ
ký (sau đây gọi tắt là Nghị định số 79/2007/NĐ-CP) căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính
1.3.1.1 Quyền, nghĩa vụ của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính
Có quyền yêu cầu bất kỳ cơ quan có thẩm quyền chứng thực nào: Phòng Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện việc chứng thực, không phụ thuộc nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực Trong trường hợp bị từ chối chứng thực người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chứng thực giải thích rõ lý do, nếu không đồng ý với lý do
đó thì có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật
- Chịu trách nhiệm về tính chính xác và tính hợp pháp của các giấy tờ mà họ xuất trình khi yêu cầu chứng thực
1.3.1.2 Nghĩa vụ và quyền của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã
Thực hiện việc chứng thực một cách trung thực, khách quan, chính xác; đáp ứng
đủ số lượng bản sao theo yêu cầu của người yêu cầu chứng thực
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực
Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho việc xác minh tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản được yêu cầu chứng thực
Lập biên bản tạm giữ giấy tờ, văn bản có dấu hiệu giả mạo; phối hợp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờ giả mạo
- Trong trường hợp từ chối chứng thực, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu chứng thực; nếu việc chứng 12
thực không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình thì hướng dẫn họ đến cơ quan khác
có thẩm quyền
1.3.1.3 Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
- Bản chính;
- Bản sao cần chứng thực;
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải kiểm tra tính hợp pháp của bản chính, nếu phát hiện bản chính có dấu hiệu giả mạo thì đề nghị người yêu cầu chứng thực chứng minh; nếu không chứng minh được thì từ chối chứng thực
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã đối chiếu bản sao với bản
chính, nếu bản sao đúng với bản chính thì chứng thực Khi chứng thực bản sao từ bản chính Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải ghi rõ "chứng thực bản sao đúng với bản chính", ngày, tháng, năm chứng thực, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã
Chú ý: trường hợp bản chính có một số chữ bị mờ mà tô lại nhưng không làm
thay đổi nội dung thì cũng được chứng thực
Trang đầu tiên của bản sao phải được ghi rõ chữ "BẢN SAO" vào chỗ trống phía trên bên phải, nếu bản sao có từ hai tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai
1.3.1.4 Địa điểm chứng thực bản sao từ bản chính
Việc chứng thực được thực hiện tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã Uỷ ban
nhân dân cấp xã phải bố trí cán bộ để tiếp nhận yêu cầu chứng thực hàng ngày Cán
bộ tiếp dân phải đeo thẻ công chức
Tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã phải niêm yết công khai lịch làm việc,
thẩm quyền, thủ tục, thời gian chứng thực và lệ phí chứng thực
1.3.1.5 Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính
- Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo;
- Bản chính đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;
- Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng
Trang 8theo quy định của pháp luật;
- Đơn thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thực
hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;
- Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao
1.3.1.6 Thời hạn chứng thực bản sao từ bản chính
Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm 13
việc đó; trường hợp yêu cầu chứng thực với số lượng lớn thì việc chứng thực có thể được hẹn lại để chứng thực sau nhưng không quá 02 ngày làm việc
1.3.2 Thủ tục chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại
Điều 5 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP nêu trên chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực
1.3.2.1 Thủ tục chứng thực chữ ký
Cá nhân yêu cầu chứng thực chữ là của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tuỳ thân khác;
- Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký vào đó
Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã
Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực, địa điểm chứng thực; số giấy tờ tùy thân của người yêu cầu chứng thực, ngày cấp, nơi cấp, chữ ký trong giấy tờ, văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; sau đó ký và ghi rõ họ, tên và đóng dấu của Uỷ ban nhân dân cấp xã 1.3.2.2 Thời hạn chứng thực chữ ký
Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký trong thời gian làm việc buổi sang
hoặc buổi chiều thì phải được thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; trường hợp cần phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không được quá 03 ngày làm việc
1.3.3 Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất
Trách nhiệm của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản:
Các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản phải chịu trách nhiệm về:
- Tính hợp pháp của các giấy tờ do mình xuất trình;
- Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản theo quy định của pháp luật về dân sự
Trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn:
Khi thực hiện chứng thực thì Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải chịu trách nhiệm về:
Thời điểm, địa điểm chứng thực;
Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản tại thời điểm chứng thực;
- Nội dung thoả thuận của các bên giao kết hợp đồng hoặc nội dung văn bản
không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;
14
- Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường hợp:
• Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;
• Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp
1.3.3.1 Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn
a) Thủ tục chứng thực
Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:
- Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản (Mẫu số 3 I/PYC);
- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng minh thẩm quyền của người đại diện (nếu là người đại diện);
- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của Luật
Trang 9Đất đai năm 1987, Luật Đất đai năm 1993, Luật Đất đai năm 2003; bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của Nghị định số 60/CP ngày 05 tháng 7 năm 1994 của Chính phủ; bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở (sau đây gọi là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất);
Hợp đồng, văn bản về bất động sản
Ngoài các giấy tờ nêu trên, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ yêu câu
chứng thực còn có thêm một hoặc các giấy tờ sau đây:
- Bản sao Sổ hộ khẩu đối với trường hợp nhận chuyển đổi quyền sử dụng đất
nông nghiệp hoặc nhận chuyển nhượng, nhận tặng cho quyền sử dụng đất ở, đất nông nghiệp trong phân khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái thuộc rừng đặc dụng, trong khu vực rừng phòng hộ;
- Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người sử
dụng đất đối với một phần thửa để;
Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng di sản theo pháp luật;
- Bản sao Di chúc, Giấy chứng tử của người để lại di sản, nếu là người được
hưởng di sản theo di chúc mà trong di chúc đó không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người;
Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản mà người nhận thừa kế là người duy nhất;
Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và Giấy chứng nhận quyền sở 15
hữu công trình xây dựng được cấp theo quy định của Nghị định số 95/2005/NĐ-CP ngày 15 tháng 7 năm 2005 của Chính phủ (gọi chung là Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất) đối với trường hợp có tài sản gắn liền với đất mà người
sở hữu tài sản đó bán, cho thuê, thừa kế, tặng cho, thế chấp, góp vốn;
- Văn bản xác nhận tiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng quyền sử dụng
đất đã trả không có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước đối với trường hợp bên có quyền sử dụng đất là tổ chức kinh tế được Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất;
tổ chức kinh tế được Nhà nước cho thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm mà đã trả trước tiền thuê đất hàng năm cho nhiều năm; tổ chức kinh tế được Nhà nước cho thuê đất trước ngày 01 tháng 7 năm 2004 mà đã trả tiền thuê đất cho cả thời gian thuê hoặc đã trả trước tiền thuê đất cho nhiều năm mà thời hạn thuê đất đã được trả tiền còn lại ít nhất là 5 năm;
Bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà nước có
thẩm quyền phê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong tương lai
mà theo quy định của pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép xây dựng hoặc phải lập dự án đầu tư
Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn không được đòi hỏi người yêu cầu chứng thực nộp thêm giấy tờ ngoài các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực nêu trên
b, Trình tự chứng thực
- Người yêu cầu chứng thực nộp một (01) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực và xuất
trình bản chính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực
Trường hợp người có bất động sản không có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhưng có một trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2
và 5 Điều 50 của Luật Đất đai hoặc có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà hiện trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi trong Giấy chứng nhận quyền sử đụng đất thì cán bộ địa chính xã, phường, thị trấn phải xác nhận các thông tin về thửa đất Trường hợp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có dấu hiệu đã bị sửa chữa hoặc giả mạo, nếu cần thiết phải xác minh thì Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn gửi Phiếu yêu cầu (Mẫu số 33/PYCCC) đến Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất để yêu
Trang 10cầu cung cấp thông tin về thửa đất Thời gian cung cấp thông tin về thửa đất của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất không tính vào thời hạn chứng thực
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch xã
thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) và trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện ký chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản Trường hợp không chứng thực được trong ngày nhận hồ sơ 16
thì cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và viết phiếu hẹn (Mẫu số 32/PH) trao cho người yêu cầu chứng thực
Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết yêu cầu chứng thực mà phát hiện
người có bất động sản không đủ điều kiện thực hiện quyền của người có bất động sản theo quy định của pháp luật thì cán bộ tú pháp - hộ tịch xã thị trấn trả lại hồ sơ và thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực
Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tài sản
thừa kế thì thời hạn niêm yết từ 15 đến 30 ngày đối với việc phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế không tính vào thời hạn chứng thực
Việc chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản được thực hiện trong ngày
nhận hồ sơ; nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc chứng thực được thực hiện chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp hợp đồng, văn bản có tình tiết phức tạp thì thời hạn chứng thực không quá ba (03) ngày làm việc
kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
- Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí lệ phí chứng thực của Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn thực hiện theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí
c, Ký chứng thực
Trong trường hợp hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, thì trước khi ký, người yêu
cầu chứng thực phải tự đọc lại hợp đồng hoặc người thực hiện chứng thực đọc cho họ nghe Nếu họ đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong họp đồng thì ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ; sau đó người thực hiện công chứng, chứng thực và ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ và đóng dấu vào hợp đồng
Văn bản chứng thực có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ
tự, có chữ ký tắt của những người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, riêng trang cuối phải có chữ ký đầy đủ; số lượng trang phải được ghi vào cuối văn bản; văn bản chứng thực có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai
Điều 11 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của
Chính phủ về công chứng, chứng thực quy định việc ký của người yêu cầu chứng thực phải được thực hiện trước mắt người thực hiện chứng thực Trong trường hợp người
có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ
ký mẫu tại cơ quan chứng thúc thì có thể cho phép người đó ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu, trước khi thực hiện việc chứng thực
Việc điểm chỉ được thay thế cho việc ký trong các giấy tờ yêu cầu chứng thực,
nếu người yêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký
17
Việc điểm chỉ cũng có thể được thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây:
+ Theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực;
+ Theo yêu cầu của người thực hiện chứng thực, khi xem xét các giấy tờ xuất
trình, nếu xét thấy chưa rõ ràng về nhận dạng người yêu cầu chứng thực; người yêu cầu chứng thực ít khi ký hoặc xét thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu chứng thực
Khi điểm chỉ, người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu không thể
điểm chỉ bằng ngón trỏ phải, thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó, thì điểm chỉ bằng ngón khác; sau khi điểm chỉ phải ghi
rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào
Hướng dẫn nêu trên cũng được áp dụng đối với việc điểm chỉ của người làm