Bài giảng Tin học kế toán - Trường ĐH Công nghiệp Quảng Ninh

Bài giảng Tin học kế toán cung cấp cho học viên những nội dung về: tổng quan các thao tác cơ bản trong Microsoft Excel; các hàm trong Microsoft Excel; quản lý cơ sở dữ liệu; ứng dụng Microsoft Excel trong công tác kế toán;... Mời các bạn cùng tham khảo!

BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP QUẢNG NINH

BỘ MÔN KẾ TOÁN - KHOA KINH TẾ

BÀI GIẢNG TIN HỌC KẾ TOÁN

(Dành cho sinh viên bậc Đại học)

(LƯU HÀNH NỘI BỘ)

Quảng Ninh, 2020

Chương 1 TỔNG QUAN CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRONG MICROSOFT EXCEL 1.1 Giới thiệu chung về M.Excel

- Trong thời đại công nghệ hiện nay có thể đã có đa số người được tiếp cận với công nghệ thông tin và mạng máy tính Không chỉ riêng máy tính mới có Microsoft excel mà ngay trên điện thoại di động thông minh cũng đã có phần mềm này Excel không thể thiếu với những người làm dân văn phòng đặc biệt là dân kế toán Họ chuyên dùng M.Exel để tính toán bảng lương và làm việc Là một bộ phận không thể thiếu trong công việc hàng ngày

- Giới thiệu: Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong

bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại,

trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số

liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel

- Workbook: Còn gọi tắt là book trong Excel, một workbook (sổ làm việc) là một têp ̣ mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị,…) và lưu trữ dữ liệu Vì mỗi sổ làm viêc ̣ có thể chứa nhiều sheet (trang tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một têp ̣ (file) Một sổ làm viêc ̣ chứa rất nhiều trang tính (worksheet) hay trang biểu đồ (chart sheet) tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn

- Worksheet: Còn gọi tắt là sheet (trang tính), là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn được gọi là bảng tính Một trang tinh́ chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng Trang tinh́ được chứa trong sổ làm viêc ̣ Một Trang tinh́ chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng)

- Chart sheet: Cũng là một trang tinh́ trong sổ làm viêc,̣ nhưng nó chỉ chứa một đồ thị Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị

- Sheet tabs: Tên của các trang tinh́ sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ sổ làm viêc ̣ Để di chuyển từ trang tinh́ này sang trang tinh́ khác ta chỉ việc bấm chuột vào tên trang tinh́ cần đến trong thanh tab trang tinh́

Hình 1:

Các thành phần của một trang bảng tính

Do tính linh hoạt và khả năng xử lý dữ liệu cực tốt, Excel đã trở thành một trong những chương trình phần mềm được sử dụng nhiều nhất trong lĩnh vực kinh doanh kể từ khi được ra mắt vào năm 1985

Các phiên bản Microsoft Office đều có số phiên bản khác nhau gồm 2003,

2007, 2010, 2013, 2016… tương ứng với đó là bộ Office đi kèm như Excel 2003,

1.2.Khởi động và thoát

Khởi động chương trình Excel Có thể thực hiện bằng một trong các cách sau:

- Nhấp chuột trái 2 lần trên biểu tượng của chương trình Excel trên màn hình nền (nếu có) - Nhấp chuột trái 2 lần lên tên tập tin văn bản do Excel tạo ra

- Vào menu Start\Program\Microsoft Office\Microsoft Excel

Thoát chương trình Excel Có thể thoát khỏi Excel bằng một trong các cách:

- Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4)

- Chọn lệnh File/ close hoặc Click vào nút nằm phía trên, bên phải của thanh tiêu

Để tạo lập một trang bảng tính mới, thực hiện theo các bước sau:

- Chọn tab File Backstage view sẽ xuất hiện

- Chọn New, sau đó nhấp vào Blank workbook

- Một bảng tính trống mới sẽ xuất hiện

Để mở một trang bảng tính đã có sẵn:

- Điều hướng đến Backstage view, sau đó nhấp vào Open (Mở)

- Chọn Computer, sau đó nhấp vào Browse (Duyệt) Ngoài ra, bạn có thể

chọn OneDrive để mở các tệp tin được lưu trữ trên OneDrive của bạn

- Hộp thoại Open sẽ xuất hiện Xác định thư mục và chọn bảng tính, sau

đó nhấp vào Open

- Nếu gần đây có mở bảng tính mong muốn, có thể duyệt qua các bảng tính gần đây thay vì tìm kiếm tệp

Theo mặc định, mỗi lần tạo bảng tính mới thì Excel tạo trang bảng tính trắng (Tùy từng phiên bản mà số lượng sheet được mặc định khác nhau) và được đặt tên là Sheet1…, Sau này chúng ta có thể chèn thêm các trang mới và chúng được đặt tên khác nhau bằng cách kích chuột trái vào dấu cộng bên cạnh sheet muốn tạo hoặc kích chuột phải trọn insert wooksheet

- Ô (Cell): Ô của trang tính là giao của một cột và một dòng Ô trên trang bảng tính có địa chỉ viết theo trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và số thứ tự dòng đứng sau

b) Tạo lập bảng tính

Trong mỗi trang bảng tính tại các sheet khác nhau trong các ô của trang tính,

có thể nhập và xử lý dữ liệu Trong công tác kế toán, dữ liệu kế toán thường được thiết

kế theo dạng bảng Mỗi bảng gồm nhiều dòng và nhiều cột tùy theo mục đích sử dụng

1.4 Một số thao tác cơ bản trong Excel

a) Cách nhập và chỉnh sửa dữ liệu trên ô hiện hành

- Các phím thường dùng

+ Phím Tab: Di chuyển con trỏ ô sang phải một cột

+ Phím Enter: Di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc việc nhập/chỉnh sửa dữ liệu

+ Các phím mũi tên : Di chuyển con trỏ ô đến các địa chỉ bất kỳ trên trang

- Nhập dữ liệu:

+ Nhắp chuột vào ô cần nhập hoặc sử dụng các phím mũi tên để chuyển trạng thái hiện hành về ô

+ Gõ phím để nhập kí tự vào ô, nếu sai thì sử dụng phím Delete hoặc Backspace để xóa kí tự, sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh trên dòng nhập + Nhấn phím ESC nếu muốn kêt thúc nhập nhưng không lấy dữ liệu đã nhập Nhấn phím Enter để đưa dữ liệu cho ô và kết thúc nhập

Đồ thị trong Excel được hiểu là các cách để trình bày số liệu, biểu diễn các con

số thành những hình ảnh trực quan, dễ nhìn và dễ hiểu Đồ thị thể hiện sự liên kết chặt chẽ với các dữ liệu của nó trong bảng tính Excel, vì vậy bất kỳ khi nào dữ liệu trong bảng tính của nó bị thay đổi của thì lập tức đồ thị cũng sẽ thay đổi theo tương ứng Một trong những quan niệm sai lầm hay gặp phải khi muốn vẽ biểu đồ trên Excel đó là: Bất kỳ dữ liệu nào cũng vẽ thành biểu đồ được Điều này gây ra các lỗi rất khó chữa, đó là: Không biết chọn loại biểu đồ nào

- Dữ liệu biểu diễn không đúng trên biểu đồ

- Thiếu hoặc thừa nội dung cần biểu diễn

- Đó là lý do tại sao chúng ta cần phải biết về các tiêu chuẩn về dữ liệu cho biểu đồ

- Khi tuân thủ các tiêu chuẩn này, chúng ta có thể tự tin vẽ được biểu đồ đúng

Tiêu chuẩn 1: Dữ liệu đã được tổng hợp lại, không phải dữ liệu chi tiết

Dữ liệu chi tiết tức là cùng 1 đối tượng nhưng xuất hiện nhiều lần, trên nhiều dòng, mỗi dòng thể hiện 1 nội dung chi tiết

Khi đó trên bảng dữ liệu, chúng ta thấy có rất nhiều dòng Mỗi đối tượng lại xuất hiện nhiều lần Do đó nếu vẽ ngay trên bảng dữ liệu chi tiết, chúng ta rất khó để

xác định đúng được trên biểu đồ bởi vì biểu đồ không có chức năng tự tổng hợp dữ

liệu Việc tổng hợp phải làm trước khi vẽ biểu đồ

Dựa trên tiêu chuẩn này chúng ta sẽ vẽ được biểu đồ thể hiện đúng và đầy đủ nội dung

Tiêu chuẩn 2: Dữ liệu vẽ biểu đồ phải thống nhất về định dạng và loại dữ liệu

Sự thống nhất bao gồm các tiêu chí:

- Các dữ liệu phải cùng loại: cùng là Text hoặc cùng là Number, % chứ không được lẫn lộn giữa các loại này

-Các dữ liệu cùng loại phải nằm trên cùng 1 hàng hoặc cùng 1 cột

Dựa trên các dạng dữ liệu này chúng ta có thể xác định được dạng biểu đồ phù hợp

Việc này ảnh hưởng khi vẽ lên biểu đồ, chúng ta có thể gặp tình trạng: không biết các thành phần của biểu đồ thể hiện nội dung gì Phải xác định rõ các nội dung thì mới đọc được ý nghĩa của biểu đồ

Dựa trên tiêu chuẩn này chúng ta sẽ xác định được ý nghĩa của từng nội dung được thể hiện trên biểu đồ

CÁC BƯỚC VẼ BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL

Trong Excel thì ở mỗi 1 phiên bản có một số sự cải tiến trong việc vẽ biểu đồ, đặc biệt từ phiên bản Excel 2013 và 2016 trở đi Trong các phiên bản này có

hỗ trợ thêm nhiều loại biểu đồ mới, cách tùy biến biểu đồ đa dạng hơn Trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách vẽ biểu đồ chung cho các phiên bản Excel

Bước 1: Chọn dạng biểu đồ phù hợp với nội dung phân tích

Bước 2: Chọn bảng dữ liệu cần vẽ biểu đồ (có thể chọn tiêu đề hoặc không) Bước 3: Trong thẻ Insert, chọn nhóm Chart và chọn loại biểu đồ phù hợp

Bước 3: Vẽ ra vị trí bất kỳ trong Sheet

Nếu biểu đồ chưa đúng hoặc cần thay đổi dữ liệu nạp vào biểu đồ, chọn

thẻ Chart Tools (thẻ này xuất hiện khi bấm chọn biểu đồ)

Bước 4: Trang trí biểu đồ

Chọn biểu đồ cần trang trí, chọn tiếp thẻ Design, chọn định dạng trang trí phù

hợp hoặc kích chuột vào biểu đồ, kích chuột vào hình dấu cộng bên cạnh phía trên bên phải biểu đồ để thay đổi định dạng màu sắc và thiết kế biểu đồ phù hợp

1.6 Định dạng trang in và in ấn

Tự động vẽ biểu đồ là một chức năng được ưa thích nhất của bảng tính Excel Các biểu đồ, đồ thị là những hình ảnh minh họa rất trực quan, đầy tính thuyết phục Người xem rút ra ngay được những kết luận cần thiết từ các biểu đồ, đồ thị mà không cần giải thích Ngoài ra chúng ta dễ dàng tạo ra nhiều kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau dựa vào những số liệu trên bảng tính hiện hành Excel còn cho phép thay đổi cách trình bày, điều chỉnh đường trục, đường biểu diễn, thêm ghi chú…

Đồ thị trong Excel được hiểu là các cách để trình bày số liệu, biểu diễn các con

số thành những hình ảnh trực quan, dễ nhìn và dễ hiểu Đồ thị thể hiện sự liên kết chặt chẽ với các dữ liệu của nó trong bảng tính Excel, vì vậy bất kỳ khi nào dữ liệu trong bảng tính của nó bị thay đổi của thì lập tức đồ thị cũng sẽ thay đổi theo tương ứng Một trong những quan niệm sai lầm hay gặp phải khi muốn vẽ biểu đồ trên Excel đó là: Bất kỳ dữ liệu nào cũng vẽ thành biểu đồ được Điều này gây ra các lỗi rất khó chữa, đó là: Không biết chọn loại biểu đồ nào

- Dữ liệu biểu diễn không đúng trên biểu đồ

- Thiếu hoặc thừa nội dung cần biểu diễn

- Đó là lý do tại sao chúng ta cần phải biết về các tiêu chuẩn về dữ liệu cho biểu đồ

- Khi tuân thủ các tiêu chuẩn này, chúng ta có thể tự tin vẽ được biểu đồ đúng

Tiêu chuẩn 1: Dữ liệu đã được tổng hợp lại, không phải dữ liệu chi tiết

Dữ liệu chi tiết tức là cùng 1 đối tượng nhưng xuất hiện nhiều lần, trên nhiều dòng, mỗi dòng thể hiện 1 nội dung chi tiết

Khi đó trên bảng dữ liệu, chúng ta thấy có rất nhiều dòng Mỗi đối tượng lại xuất hiện nhiều lần Do đó nếu vẽ ngay trên bảng dữ liệu chi tiết, chúng ta rất khó để

xác định đúng được trên biểu đồ bởi vì biểu đồ không có chức năng tự tổng hợp dữ

liệu Việc tổng hợp phải làm trước khi vẽ biểu đồ

Dựa trên tiêu chuẩn này chúng ta sẽ vẽ được biểu đồ thể hiện đúng và đầy đủ nội dung

Tiêu chuẩn 2: Dữ liệu vẽ biểu đồ phải thống nhất về định dạng và loại dữ liệu

Sự thống nhất bao gồm các tiêu chí:

- Các dữ liệu phải cùng loại: cùng là Text hoặc cùng là Number, % chứ không được lẫn lộn giữa các loại này

-Các dữ liệu cùng loại phải nằm trên cùng 1 hàng hoặc cùng 1 cột

Dựa trên các dạng dữ liệu này chúng ta có thể xác định được dạng biểu đồ phù hợp

Tiêu chuẩn 3: Các trường dữ liệu (tên cột, tên hàng) phải có nội dung rõ ràng

Việc này ảnh hưởng khi vẽ lên biểu đồ, chúng ta có thể gặp tình trạng: không biết các thành phần của biểu đồ thể hiện nội dung gì Phải xác định rõ các nội dung thì mới đọc được ý nghĩa của biểu đồ

Dựa trên tiêu chuẩn này chúng ta sẽ xác định được ý nghĩa của từng nội dung được thể hiện trên biểu đồ

CÁC BƯỚC VẼ BIỂU ĐỒ TRONG EXCEL

Trong Excel thì ở mỗi 1 phiên bản có một số sự cải tiến trong việc vẽ biểu đồ, đặc biệt từ phiên bản Excel 2013 và 2016 trở đi Trong các phiên bản này có

hỗ trợ thêm nhiều loại biểu đồ mới, cách tùy biến biểu đồ đa dạng hơn Trong phạm vi bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách vẽ biểu đồ chung cho các phiên bản Excel

Bước 1: Chọn dạng biểu đồ phù hợp với nội dung phân tích

Bước 2: Chọn bảng dữ liệu cần vẽ biểu đồ (có thể chọn tiêu đề hoặc không) Bước 3: Trong thẻ Insert, chọn nhóm Chart và chọn loại biểu đồ phù hợp

Bước 3: Vẽ ra vị trí bất kỳ trong Sheet

Nếu biểu đồ chưa đúng hoặc cần thay đổi dữ liệu nạp vào biểu đồ, chọn

thẻ Chart Tools (thẻ này xuất hiện khi bấm chọn biểu đồ)

Bước 4: Trang trí biểu đồ

Chọn biểu đồ cần trang trí, chọn tiếp thẻ Design, chọn định dạng trang trí phù

hợp hoặc kích chuột vào biểu đồ, kích chuột vào hình dấu cộng bên cạnh phía trên bên phải biểu đồ để thay đổi định dạng màu sắc và thiết kế biểu đồ phù hợp

1.7 Định dạng trang in và in ấn

a) Định dạng trang in

Trước khi in bảng tính ra giấy, chúng ta cần phải định dạng lại trang giấy Định dạng trang in hãy thực hiện như sau:

Vào Page Layout ở phần ribbon (thanh menu), tại vùng Page Setup Nhấn vào

biểu tượng như hình bên dưới:

Hộp thoại Page Setup hiện lên trên màn hình, từ hộp thoại các bạn chọn các tùy chọn cho trang giấy in

-Khung Orientation: giúp xác định hướng trang giấy để in dữ liệu Có hai chức

năng cho ta chọn như sau:

+ Portrait: in dữ liệu ra theo chiều dọc của trang giấy

+ Landscape: in dữ liệu theo chiều ngang của trang giấy

- Khung Sacling: Khung này cho phép xác định tỷ lệ dữ liệu in ra giấy và thay đổi

in ra vừa với chiều ngang hoặc chiều dọc của trang giấy

+ Adjust to: Cho phép thay đổi tỷ lệ của bảng tính khi in ra giấy, giá trị này nằm trong khoảng từ 10% đến 400%

+ Fit to: Cho phép ta thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy

+ Wide by: Cho phép ta thay đổi vừa khít theo chiều dọc của trang giấy

- Paper Size: lựa chọn các khổ giấy Tùy mục đích in mà các bạn chọn khổ giấy in

cho phù hợp

- Print Quality: Cho phép ta lựa chọn chất lượng in Thông thường người ta chọn

600 dpi

b) Căn lề giấy cho trang in

Vào Page Layout, tại thẻ Page Setup Hộp thoại Page Setup hiện lên, từ hộp thoại này chọn thẻ Margins

Top: Chọn khoảng cách từ mép trên của trang giấy đến phần nội dung dữ liệu in Header: định khoảng cách của tiêu đề đầu trang (khoảng cách này được tính từ

mép trên của tờ giấy đến tiêu đề đầu trang)

Left: khoảng cách từ mép trái của trang giấy đến nội dung của dữ liệu in

Right: Cho phép xác định khoảng cách từ mép phải trang giấy đến nội dung của

bảng dữ liệu cần in

Bottom: khoảng cách từ mép dưới của trang giấy đến nội dung của dữ liệu cần in Footer: khoảng cách của tiêu đề cuối trang (được tính từ mép dưới của tờ giấy đến

tiêu đề đầu trang) Trong

Chức năng Horizontally: Nếu chọn chức năng này thì Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ

giấy theo chiều ngang, nếu không chọn Excel sẽ in sẽ liệu bên trái tờ giấy

Chức năng Vertically: Nếu nhấp chọn chức năng này, Excel sẽ in dữ liệu ở giữa tờ

giấy theo chiều dọc, nếu không dữ liệu sẽ được in bên trái trang giấy

c) In các tiêu đề đầu và cuối trang

Tiêu đề đầu và cuối trang là những dòng văn bản do bạn tự tạo dùng để in ở phía trên và phía dưới cho mỗi bảng tính:

Vào Page Layout, tại thẻ Page Setup Hộp thoại Page Setup hiện lên trên màn

Khung Header và Footer: Exel gợi ý cho bạn sử dụng các mục có sẵn dùng

để làm tiêu đề đầu hay cuối trang

Công việc cuối cùng của các bạn là : Kích chuột chọn Print, Print Preview và Option để in bảng tính, xem bảng tính trước khi in và các tùy chọn

trong khi in Chọn OK và tận hưởng thành quả sau khi in tài liệu

d) In ấn

Chọn File -> Print (hoặc tổ hợp phím Ctrl + P)

Xuất hiện phần thiết lập Print và xem trước khi in

Các bạn thiết lập mốt số thông số trong hộp thoại

Printer: Chọn máy in

Settings: Chọn sheet hay vùng cần in, trong settings gồm các tùy chọn:

- Print Active Sheets: Chỉ in sheet hiện tại hoặc các sheet được chọn

- Print Entire Workbook: In toàn bộ Wordbook

- Print Selection: Chỉ in vùng đang được chọn

Thiết lập lại một số thông số chiều giấy, khổ giấy, căn lề…

Chọn số bản in trong phần Copies và sau khi thiết lập xong các bạn nhấn Print để bắt đầu in

Chương 2 CÁC HÀM TRONG M.EXCEL 2.1 Giới thiệu chung

2.1.1 Công thức

a) Khái niệm công thức

- Công thức được tạo ra để tính toán và trả lại giá trị cho ô bảng tính Phải nhập

kí tự “=” trước khi nhập nội dung công thức Kí tự này giúp Excel nhận biết và thực hiện công thức

Ví dụ: Muốn tính tổng giá trị có trên ô C5, C6 và kết quả đặt ở trên ô D6, chúng

ta nhập công thức “=C5 + C6” vào ô D6

- Kết quả tính toán sẽ hiển thị tại ô, còn nội dung công thức (gồm cả kí tự =) có thể nhìn thấy trên thanh công thức Formula Bar

- Chúng ta có thể chỉnh sửa nội dung công thức và cuối cùng là nhấn phím Enter

để công thức được tính toán lại và trả về giá trị cho ô

b) Phép toán trong công thức số học

Danh sách các phép toán và các kí tự khác dùng trong công thức số học được liệt

kê trong bảng sau:

đơn) trước Toán tử trong dấu ngoặc luôn được tính toán

^ (dấu mũ) Phép mũ (VD: 2^3 tương đương 2*2*2)

c) Phép so sánh trong công thức LOGIC

Công thức logic có kết quả trả về chỉ là TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai) Danh sách các phép so sánh dùng trong công thức logic được liệt kê trong bảng sau:

>= Lớn hơn hoặc bằng (A1>=B1)

<= Nhỏ hơn hoặc bằng (A1<=B1)

<> Không băng (A1<>B1)

d) Thứ tự tính toán

Khi tính toán, Excel sẽ ưu tiên các phép toán logic trước rồi mới đến phép toán

số học Thứ tự thực hiện các phép toán số học trong Excel có mức ưu tiên như sau:

6 & Phép nối chuỗi, ví dụ =“Viet”&“Nam”

sẽ cho chuỗi kí tự VietNam

- Trước tiên nhập kí tự “=” sau đó nhập nội dung công thức

- Nhấn phím Enter để kết thúc và thực hiện tính toán công thức

f) Nhận biết và sửa lỗi

2.1.2 Địa chỉ tương đối và tuyệt đối

Các ô là thành phần cơ sở của một bảng tính Excel Ô có thể chứa các kết quả tính toán theo một công thức nào đó với sự tham gia của nhiều ô khác, chẳng hạn chứa tổng số của các ô trong cùng cột hay cùng dòng

Địa chỉ ô được phép có mặt trong công thức và tự động điều chỉnh theo thao tác

sao chép công thức nên chúng ta có khái niệm địa chỉ tham chiếu tuyệt đối, địa chỉ tham chiếu tương đối, địa chỉ tham chiếu hỗn hợp

- Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối: Chỉ đến một ô hay các ô cụ thể

- Địa chỉ tham chiếu tương đối: Chỉ đến một ô hay các ô trong sự so sánh với một

vị trí nào đó

- Địa chỉ tham chiếu hỗn hợp: Có một thành phần là tuyệt đối, phần còn lại là tương đối

2.1.3 Địa chỉ tham chiếu tương đối

Địa chỉ tham chiếu tương đối gọi tắt là địa chỉ tương đối có trong công thức sẽ thay đổi theo vị trí ô khi chúng ta thực hiện sao chép công thức từ một ô đến các ô khác

Ví dụ: Chúng ta nhập công thức trong ô C1 là =(A1+B1)/2

Khi sao chép công thức này đến ô C2 thì nó tự động thay đổi địa chỉ để trở thành công thức là =(A2+B2)/2 Khi sao chép công thức này đến ô C3 thì nó sẽ tự động thay đổi địa chỉ để trở thành công thức là =(A3+B3)/2

2.1.4 Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối

Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối gọi tắt là địa chỉ tuyệt đối Dấu (đô la) $ thêm vào

trước chữ cái chỉ cột hoặc trước số thứ tự dòng khi viết địa chỉ tuyệt đối trong công thức Lúc này, địa chỉ ô ghi trong công thức sẽ cố định không thay đổi theo thao tác sao chép công thức từ giữa các ô

Nếu có công thức F2=$C$4+$D$4/5 thì khi sao chép sang ô F3 nó vẫn là

=$C$4+$D$4/5, khi sao chép sang bất kỳ ô nào công thức vẫn là =$C$4+$D$4/5

2.1.5 Giới thiệu về hàm

Sử dụng ứng dụng Excel thì làm việc với các hàm cơ bản trong Excel là việc rất thường xuyên Chúng giúp thực hiện tính toán dữ liệu trực tiếp trên bảng tính nhanh và tiện lợi hơn Các hàm Excel là những công thức được định nghĩa trước và đã có sẵn trong Excel, người dùng thực hiện đúng lệnh và sử dụng với mục đích nhất định, là công cụ vô cùng hữu ích đối với ngành kế toán và thống kê và nhiều các ngành nghề khác

- Hàm có thể tham gia như một phép toán trong công thức Hàm sẽ trả về một giá trị (kiểu số, kiểu ngày tháng, kiểu xâu kí tự…) hay một thông báo lỗi

- Dạng thức chung của hàm như sau:

<Tên hàm> (Đối số 1, Đối số 2,…, Đối số n)

- Danh sách đối số: Phần lớn các hàm trong Excel đều có một hoặc nhiều đối số Đối số có thể là một giá trị kiểu số, một xâu kí tự, địa chỉ ô hay vùng ô, tên vùng, công thức, hay những hàm khác

Nếu biết chính xác tên hàm và cách điền các tham số chúng ta có thể gõ trực tiếp trên thanh công thức

- Thông thường Excel ngầm định dấu phẩy “;” để ngăn cách các đối số trong hàm

- Tiêu chuẩn nhận hai giá trị :

0 - xếp hạng giảm dần (số lớn nhất xếp thứ nhất)

1 - xếp hạng tăng dần (số nhỏ nhất xếp thứ nhất)

2.2 Nhóm hàm kí tự

a) Hàm nối chuỗi văn bản

Để nối chuỗi văn bản bạn sử dụng ký tự &, muốn chèn thêm dấu cách thì sử dụng

" " (mở ngoặc kép, cách, đóng ngoặc kép)

b) Hàm LEFT

Để lấy những ký tự bên trái của một chuỗi sử dụng hàm LEFT Công thức

=LEFT(ô chứa chuỗi cần lấy, số ký tự muốn lấy)

c) Hàm LEN

Nếu bạn muốn đếm tổng số ký tự hay còn gọi là chiều dài chuỗi ký tự trong một

ô bao gồm cả chữ cái, chữ số và khoảng trắng, hãy nghĩ đến hàm =LEN Công thức

=LEN(ô chứa chuỗi cần đếm)

Ví dụ, để biết được có bao nhiêu ký tự trong ô B4, chỉ cần di chuyển đến một ô

khác bất kỳ và gõ vào cú pháp =LEN(B4) Ngay lập tức, Excel sẽ trả về một con số

giá trị tổng các ký tự trong ô B4

d) Hàm search

e) Hàm SUBSTITUTE thay thế văn bản

Để thay thế văn bản trong chuỗi bằng một văn bản khác bạn sẽ sử dụng hàm SUBSTITUTE, với công thức =SUBSTITUTE(ô chứa chuỗi ban đầu,"văn bản ban đầu","văn bản thay thế")

f) Hàm LOWER, UPPER, PROPER để chuyển đổi chữ hoa, chữ thường

Bạn sử dụng hàm LOWER để chuyển đổi tất cả các chữ in hoa trong chuỗi thành chữ thường, công thức =LOWER(ô chứa chữ cần chuyển đổi)

Ngược lại, để chuyển tất cả các chữ thường trong chuỗi ký tự thành chữ in hoa, bạn sử dụng hàm UPPER Công thức: =UPPER(ô chứa chuỗi cần chuyển đổi)

Nếu muốn viết hoa các chữ đầu từ bạn sử dụng hàm PROPER Công thức

=PROPER(ô chứa chuỗi cần viết hoa chữ cái đầu từ)

2.3 Nhóm hàm thời gian

a) Hàm YEAR, MONTH, DAY

Để điền ngày vào Excel, bạn sử dụng "/" hoặc "-" Để điền thời gian, sử dụng ":" (dấu hai chấm) Bạn cũng có thể điền ngày và thời gian trong cùng một cột

Để lấy năm trong ngày tháng năm bạn sử dụng hàm YEAR Tương tự để lấy tháng dùng hàm MONTH và lấy ngày dùng hàm DAY Công thức =YEAR(cột chứa năm cần lấy)

b)Hàm DATE

Để thêm số ngày vào ngày tháng chỉ cần sử dụng công thức đơn giản là lấy ô chứa ngày tháng + với số ngày bạn muốn thêm, như ví dụ dưới đây:

Để thêm số năm, tháng và ngày vào ngày tháng nào đó, bạn sẽ phải sử dụng đến hàm DATE Công thức =DATE(YEAR(ô chứa ngày tháng gốc)+số năm cần thêm,MONTH(ô chứa ngày tháng gốc)+số tháng cần thêm,DAY(ô chứa ngày tháng gốc)+số ngày cần thêm)

Chú ý: Hàm DATE chỉ có 3 đối số là năm, tháng và ngày Excel biết rằng 6+2=8= Tháng 8, tháng 8 chỉ có 31 ngày, nên nó sẽ tự động tính sang tháng tiếp theo (23 tháng 8 + 9 ngày thành 1 tháng 9)

c)Hàm NOW hiển thị thời gian hệ thống

Nếu muốn điền thời gian hiện tại vào một ô nào đó trong bảng tính Excel, hãy sử dụng hàm =NOW Trước hết, hãy di chuyển con trỏ chuột đến một ô bất kỳ rồi chỉ cần

gõ cú pháp =NOW() Điểm tiện lợi của hàm này là không yêu cầu bất kỳ tham số nào bên trong dấu ngoặc Kết quả trả về chính là thời gian hiện tại trên hệ thống máy tính

d) Hàm HOUR, MINUTE, SECOND

Để trả về giờ, phút, giây trong thời gian, bạn sẽ sử dụng HOUR, MINUTE, SECOND tương ứng Công thức =HOUR(ô chứa số giờ cần lấy)

Hàm TIME

Hàm TIME được sử dụng để thêm số giờ, phút, giây vào thời gian ban đầu, giống hàm DATE bên trên vậy Công thức =TIME(HOUR(ô thời gian ban đầu)+số giờ cần thêm,MINUTE(ô thời gian ban đầu)+số phút cần thêm,SECOND(ô thời gian ban đầu)+số giây cần thêm)

Hàm tính số ngày giữa 2 mốc thời gian DAYS

Đây là một công thức hữu ích để tính số ngày giữa hai mốc thời gian nên bạn

không cần phải để ý là có bao nhiêu ngày trong mỗi tháng của dải ô cần tính Ví dụ, ô

E4 chứa dữ liệu ngày bắt đầu là 30/04/2015 và ô F4 chứa ngày kết thúc là 02/09/2015

Bạn hãy nhập là =DAYS(F4,E4)

Hàm DATEIF

Để lấy số ngày, tháng, năm của 2 mốc thời gian trong Exel bạn sẽ sử dụng hàm

DATEIF Công thức =DATEIF(mốc thời gian thứ nhất,mốc thời gian thứ hai,"d") Đối

số thứ 3 là cái bạn muốn lấy, "d" là số ngày, muốn lấy số năm bạn thay bằng "y", lấy

số tháng thay bằng "m"

Thay đối số thứ 3 bằng "yd" để bỏ qua năm, chỉ tính số ngày giữa các tháng của khoảng thời gian đó, "md" sẽ bỏ qua tháng, chỉ tính số ngày, "ym" sẽ bỏ qua năm, chỉ đếm số tháng chênh lệch

Lưu ý quan trọng: Hàm này có thể trả về kết quả sai nếu ngày/tháng của ngày tháng thứ 2 (nằm ở đối số 2) thấp hơn ngày/tháng ở ngày tháng thứ nhất (đối số 1) Xem ví dụ dưới đây:

Khi đó bạn nên dùng công thức như trong hình để trả về kết quả đúng:

Hàm WEEKDAY

Hàm WEEKDAY trả về giá trị từ 1 (Chủ nhật) đến 7 (thứ 7), đại diện cho ngày

trong tuần của ngày tháng năm Ví dụ, 12/18/2017 rơi vào thứ Hai Công thức

=WEEKDAY(ô chứ ngày tháng năm)

Hàm TEXT

Sử dụng hàm TEXT để hiển thị ngày trong tuần dưới dạng chữ Công thức

=TEXT(ô chứa ngày tháng,"dddd")

Hàm NETWORKDAYS tính số ngày làm việc

Hàm =NETWORKDAYS() dùng để tính số ngày làm việc (nghĩa là một tuần làm

việc gồm 5 ngày) trong một khung thời gian cụ thể Tương tự hàm =DAYS, hãy sử

dụng công thức: =NETWORKDAYS(E3,F3)

Nếu bạn cung cấp danh sách ngày nghỉ lễ (như trong vùng E1:E2 của ví dụ dưới)

NETWORKDAYS sẽ trả về số ngày làm việc (đã trừ đi ngày nghỉ cuối tuần và ngày

nghỉ lễ)

Xem lịch dưới đây để hiểu rõ hơn nhé, màu đỏ là nghỉ lễ, màu xanh là ngày làm việc:

Hàm EOMONTH

Để lấy ngày cuối cùng của ngày tháng hiện tại bạn sẽ sử dụng hàm EOMONTH Công thức =EOMONTH(ô chứa ngày tháng hiện tại,0) Sử dụng một số khác thay cho không để lấy ngày cuối cùng của các tháng sau đó, ví dụ thay bằng 2 thì sẽ lấy ngày cuối cùng của 2 tháng sau đó, thay bằng -8 là lấy ngày cuối cùng của 8 tháng trước đó

Hàm SQRT: Hàm trả về căn bậc 2 của một số dương

Cú pháp: = SQRT(number)

Tham số: Number là một số dương

Hàm INT: Trả về phần nguyên của một số

Tham số: Range: Vùng điều kiện

Criteria: Điều kiện

Sum-range: Vùng tính tổng

Ví dụ:

Hàm sumifs: Tính tổng nhiều điều kiện

Cú pháp: =sumifs(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criter_range2, criteria2], Tham số: Sum_range: Vùng cần tính tổng

criteria_range1: Vùng điều kiện thứ nhất

criteria1: Điều kiện thứ nhất

Tham số: Database: Cơ sở dữ liệu

Field: Tiêu đề của cột chứa điều kiện

Criteria: Vùng điều kiện (Chú ý, vùng điều kiện phải chứa tiêu đề của cột điều kiện) Vùng điều kiện có thể là điều kiện “và” hoặc là điều kiện “hoặc” Điều kiện

“và” thì 2 điều kiện cùng dòng, điều kiện “hoặc” thì 2 điều kiện lập khác dòng

c) Nhóm hàm đếm dữ liệu

Hàm count: Đếm các ô chứa dữ liệu kiểu số

Cú pháp: =count(value1,value2 )

Tham số: Value1: Là mảng hay dãy dữ liệu

Hàm counta: Đếm tất cả các ô chứa dữ liệu

Cú pháp: =counta(value1,value2 )

Tham số: Value1: Là mảng hay dãy dữ liệu

Countif: Đếm các ô chứa giá trị theo một điều kiện nhất định

Cú pháp:=countif(Range, Criteria)

Tham số: Range: Dãy dữ liệu mà bạn muốn đếm

Criteria: Tiêu chuẩn cho các ô được đếm

Countifs: Đếm các ô chứa giá trị theo nhiều điều kiện nhất định

Cú pháp:=countifs(Range1, Criteria1,….)

Tham số: Range: Dãy dữ liệu thứ nhất mà bạn muốn đếm

Criteria: Tiêu chuẩn của dãy dữ liệu thứ nhất cho các ô được đếm…

Dcount: Đếm các ô có dữ liệu kiểu số thỏa mãn điều kiện cho trước

Cú pháp: DCOUNT(database, field, criteria)

Tham số: Database: Phạm vi ô hay vùng chứa dữ liệu cần đếm, bao gồm cả hàng tiêu đề trong vùng dữ liệu, là tham số bắt buộc

Field: Tên trường hoặc cột được dùng để kiểm tra điều kiện đếm Nếu nhập trực tiếp tiêu đề cột thì đặt trong dấu ngoặc kép, nếu nhập số thì nhập số thứ tự tương ứng của cột đó tính từ bên trái

Criteria: Vùng dữ liệu chứa ô điều kiện Có thể dùng bất kỳ phạm vi nào, nhưng phải có ít nhất 1 tiêu đề cột và 1 ô chứa điều kiện dưới ô tiêu đề cột

2.5 Nhóm hàm logic

Hàm if: Là một trong những hàm logic cho phép đánh giá một điều kiện nhất

định và trả về giá trị mà bạn chỉ định

Cú Pháp : =If (logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

Tham số: Logical_test: Giá trị mà hàm sẽ trả về nếu biểu thức logic có giá trị đúng

value_if_true: giá trị điều kiện

value_if_false: Giá trị hàm trả về nếu biểu thức logic có giá trị không đúng

Hàm AND: Là hàm phổ biến nhất trong các hàm logic Hàm này có ích khi bạn phải kiểm tra một số điều kiện và đảm bảo rằng tất cả chúng đều được đáp ứng Về mặt kỹ thuật, hàm AND kiểm tra các điều kiện bạn chỉ định và trả về TRUE nếu tất cả các điều kiện đánh giá là TRUE, FALSE nếu không

Cú pháp cho hàm AND như sau: AND (logic1, [logical2], …)

Logic là điều kiện có thể đánh giá là TRUE hoặc FALSE Điều kiện đầu tiên (logic1) được yêu cầu, điều kiện tiếp theo là tùy chọn

Hàm and thường kết hợp với hàm if trong excel

Hàm or: Hàm OR là một hàm giá trị Logic trong Excel sẽ trả về True nếu có bất

kỳ một giá trị nào là True và trả về False nếu tất cả là False

Cú pháp: =Or( (logical 1, [logical 2], …)

Tham số: logical 1: Bắt buộc Là một giá trị logic

2.6 Nhóm hàm thống kê

a) Nhóm hàm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất

Hàm Max: Hàm MAX trong Excel sẽ cho biết số có giá trị lớn nhất trong

những số mà chúng ta so sánh Ví dụ bạn muốn tìm lương cao nhất của nhân viên trong công ty, điểm cao nhất của lớp học

Cú pháp: =max(number1,number2….) hoặc max(Vùng địa chỉ)

Hàm Min nếu như hàm MAX trong Excel sẽ cho biết số có giá trị lớn nhất trong

những số mà chúng ta so sánh, thì hàm MIN sẽ cho biết số có giá trị nhỏ nhất Cú pháp như hàm max Thường sử dụng để tìm điểm thấp nhất của học sinh hoặc nhân viên có lương thấp nhất…

Hàm Small: Tím số nhỏ thứ k trong dãy số

Cú pháp: =Small(array,k)

Tham số: Array: một mảng hay một vùn dữ liệu

K: trả về thứ hạng nhỏ thứ k trong dãy

Hàm Large: Tìm số lớn thứ k trong dãy số

Cú pháp: =large(array,k)

Tham số: Array: một mảng hay một vùn dữ liệu

K: trả về giá trị lớn thứ k trong dãy

b) Nhóm hàm tính giá trị trung bình

Hàm Average sử dụng để tính trung bình cộng chính là công dụng của hàm

AVERAGE trong Excel như tính điểm trung bình của học sinh, tính lương trung bình của nhân viên trong công ty

Cú pháp =Average(number1,number2….) hoặc Average(Vùng địa chỉ)

c) Nhóm hàm xếp hạng

Hàm rank sử dụng để xếp hạng theo tiêu chí nào đó, ví dụ xếp hạng sinh viên

dựa vào điểm trung bình, xếp hạng thành tích vận động viên đua xe dựa vào thời gian hoàn thành

Cú pháp: =rank(number, ref, order)

Trong đó: Number: Tiêu chí xếp hạng

Ref: Vùng so sánh, cần cố định

Cách xếp: Trong đó cách xếp hạng là 0: thứ hạng sẽ tỉ lệ thuận với tiêu chí; cách xếp hạng là 1: thứ hạng tỉ lệ nghịch với tiêu chí

Hàm Vlookup: Dùng để tìm kiếm giá trị tương ứng trên ô cột đầu tiên của bảng

tham chiếu và cho kết quả tương ứng trong cột chỉ định

Cú pháp: =VLOOKUP(Lookup_value,Table_ array,Col_index_Num,Range_lookup) Tham số: Lookup_value: Giá trị cần phải dò tìm

Table_ array: Bảng chứa giá trị cần dò tìm, để ở dạng giá trị tuyệt đối với dấu $ đằng trước, Cố định bằng cách chọn và nhấn F4

Col_index_Num: Thứ tự của cột chứa giá trị dò tìm trên table_array

Range_lookup: Là phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (dò tìm tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối) Tham số này không bắt buộc phải luôn có trong công thức

Ví dụ:

Hàm Hlookup: Tìm kiếm một giá trị trong hàng trên cùng của bảng hoặc mảng

giá trị, sau đó trả về giá trị trong cùng cột từ hàng mà bạn chỉ định trong bảng hoặc mảng

Cú pháp: HLOOKUP(Lookup_value,Table_ array,row_index_Num,Range_lookup) Tham số: Lookup_value: Giá trị cần phải dò tìm

Table_ array: Bảng chứa giá trị cần dò tìm, để ở dạng giá trị tuyệt đối với dấu

$ đằng trước, Cố định bằng cách chọn và nhấn F4

Row_index_Num: Thứ tự của hàng chứa giá trị dò tìm trên table_array

Range_lookup: Là phạm vi tìm kiếm, TRUE tương đương với 1 (dò tìm

tương đối), FALSE tương đương với 0 (dò tìm tuyệt đối) Tham số này không bắt buộc phải luôn có trong công thức

2.8 Nhóm hàm tài chính và một số hàm tính năng khác

Một trong những ứng dụng cao cấp nhất Excel trong quản trị doanh nghiệp là nhóm các hàm tài chính Mỗi hàm giải quyết một bài toán tài chính thường gặp Trong Excel các hàm tài chính được chia làm 03 nhóm cơ bản: các hàm khấu hao TSCĐ, các hàm đánh giá hiệu quả vốn đầu tư và các hàm tính giá trị đầu tư chứng khoán

Trong phạm vi môn học, sẽ nghiên cứu hàm tính khấu hao tài sản cố định

Hàm SLN: Tính khấu hao theo đường thẳng

Cú pháp: SLN(cost,salvage,life)

Tham số: Cost: nguyên giá tài sản cố định (xác định theo TT45)

Salvage: giá trị thu hồi khi thanh lý (tại VN hay áp dụng giá trị này là 0

đồng)

Life: thời gian khấu hao

Hàm VDB: Tính khấu hao tài sản cố định theo số dư giảm dần có điều chỉnh

Cú pháp: =VDB(cost,salvage,life,start_period,end_period,[factor],[no_switch])

Tham số:

Cost: nguyên giá tài sản cố định (xác định theo TT45)

Salvage: giá trị thu hồi khi thanh lý (tại VN hay áp dụng giá trị này là 0 đồng) Life: thời gian khấu hao

Start_period: năm trước năm tính khấu hao

End_period: năm hiện tại tính khấu hao

Factor: hệ số điều chỉnh, mặc định chính là hệ số 2

Ví dụ: Công ty có tài sản cố định đưa vào sử dụng 1/1/2015 Nguyên giá

50.000.000 đồng, biết tài sản khấu hao trong 5 năm Hãy lập bảng tính khấu hao tài sản cố định này theo 2 phương pháp, khấu hao đường thẳng và khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh

1 Tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng

Bước 1: Tạo bảng tính khấu hao cho tài sản cố định theo mẫu

Bước 2: Nhập thông tin tài sản cố định

Bước 3: Lập công thức tính số liệu trong bảng tính

Bước 4: Copy công thức từ dòng 8 đến dòng cuối cùng của bảng

Dòng tổng cộng dùng hàm sum

Mức khấu hao tháng =mức khấu hao năm/12

Kết quả bảng tính:

2 Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần Bước 1: Tạo cấu trúc bảng như sau

Bước 2: Thiết lập các thông tin tài sản như trong phương pháp đường thẳng và

thiết lập công thức hệ số khấu hao nhanh

Vì hàm VDB() đòi hỏi phải đưa vào cặp số năm của thời gian tính khấu hao hiện tại, cụ thể: