Su can thiét của công tác lưu trữ Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ thê hiện những sự kiện, những hoạt động của tô chức, cá nhân.. Tài liệu lưu trữ là những bản chính,
Trang 1ON
~~
sa
A
CHUONG 8
CONG TAC LUU TRU VA
HUY BO HO SO TAI LIEU
LUU TRU HO SO TAI LIEU HUY BO HO SO TAI LIEU
Trang 2I LUU TRU HO SOTAI
LIEU
1 Su can thiét của công tác lưu trữ
Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ
thê hiện những sự kiện, những hoạt động của tô chức,
cá nhân
Tài liệu lưu trữ là những bản chính, bản gốc thể
hiện tính chính xác và tin cậy của những thông tin chứa
— đựng trong nó
Tài liệu lưu trữ gắn liên với những đôi tượng nhât định và là tài sản được bảo vệ.
Trang 3I LƯU TRỮ HỖ SƠ
TAI LIEU
2 Nội dung của công tác lưu trữ
Phân loại các tài liệu một cách khoa học
Đánh giá và xác định giá trị tài liệu
Bồ sung tài liệu lưu trữ
Thông kê và kiểm tra các tài liệu
Tổ chức và triển khai các kỹ thuật bảo quản
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trang 4LUU TRU HO SO TAI LIEU
3- Cac phuong an phan loai tai liéu
Đặc trưng cơ cầu tô chức
Đặc trưng mặt hoạt động
Đặc trưng thời gian Đặc trưng vân để Đặc trưng địa dư
Trang 5LUU TRU HO SO TAI LIEU
4 Thu thập, bố sung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ 4.1 Thu thập và bồ sung tài liệu lưu trữ
Xác định những nguôn cung cấp tài liệu lưu trữ
_ Xác định những tài liệu có giá trị và quan trọng cân
bô sung vào lưu trữ
Thực hiện các thủ tục ø1ao nộp tài liệu.
Trang 6LUU TRU HO SO TAI LIEU
4.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Quá trình chỉnh lý tài liệu phải tuân thủ nguyên tặc
không phân tán tài liệu trong lưu trữ
Trang 7LUU TRU HO SO TAI LIEU
5 - Sắp xếp và bảo quản tài liệu lưu trữ
5.1 Sắp xếp hồ sơ lưu trữ Sắp xếp trực tiếp
Phương pháp gián tiếp Phương pháp kết hợp
Trang 8LUU TRU HO SO TAI LIEU
5.2 Bảo quản hô sơ lưu trữ
Noi dung co ban cua bao quan tai liệu là phòng chong cac yeu to pha hoai tai li€u, giam tdi da nhitng
thiệt hại và phục chê sửa chữa những tài liệu da hu
hỏng
Trang 9LUU TRU HO SO TAI LIEU
6 Thông kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ
6.1 Thông kê tài liệu lưu trữ
Giúp cơ quan năm chắc được số tài liệu đang lưu trữ
nhăm có kê hoạch bảo quản và sử dụng hiệu quả các
tài liệu này
Lên kê hoạch kịp thời nhăm bồ sung, điêu chỉnh và nâng cao øgiá trỊ của tài liệu lưu trữ, chủ động trong việc tô chức lưu trữ tại cơ quan
Trang 10LUU TRU HO SO TAI LIEU
6.2 Kiém tra tai liệu lưu trữ
Kiểm tra tài liệu lưu trữ là việc tiên hành kiểm tra
thực tế các tài liệu có trong kho lưu trữ Kiểm tra định
kỳ (5 năm) hay kiểm tra đột xuất (do thiên tai, cháy
nô )
Việc kiểm tra hô sơ tài liệu cho phép bộ phận lưu trữ xác định được những mất mát hay hư hỏng tài liệu để
có phương án khăc phục
Trang 11LUU TRU HO SO TAI LIEU
7 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Nguyên tặc lợi ích doanh nghiệp
Nguyên tắc bảo mật
Trang 12Il HUY BO HO SO TAI LIEU
Giá trị thực tiễn thường
xuyên
> tiễn
Gia tri tai
thường xuyên
> sử
Trang 13
Il HUY BO HO SO TAI LIEU
2 Tiêu chuẩn đánh gia tài liệu
Tiêu chuẩn nội dung tài liệu
Tiêu chuẩn tác giả tài liệu
Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm của tài liệu
Tiêu chuẩn sự lặp lai cua thong tin
Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu
Tiêu chuân về tình trạng vật lý của tài liệu
Trang 14
LAR HOAO HUW TAĐØLIEĐ
eLa~ danh muÈ tà leii hu§
s®Bađ thuyế6 minh lýlo hu§
® Tơarình xin hug taglieé
Vv
TRINH HO SO HUY TAI LIEU LEN THU TRUONG CO QUAN
Vv
LAP HOI ĐỊNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TL Phân tích giá trị tài liệu
Kiểm tra trực tiếp tài liệu
Vv
QUYET DINH HUY TAI LIEU
Thu truong co quan QD Trình cấp cao hơn khi tài liệu ngồi thâm quyên tiêu hủy
Lập bảng thống kê tài liệu
Lập biên bản giao nhận tài liệu giữa bộ phận lưu trữ với
bộ phận hủy tài liệu Tiến hành tiêu hủy tài liệu
Vv
LAP BIEN BAN HUY TAI LIEU Lập biên bản hủy tài liệu
Lưu biên bản hủy
