quản trị hành chính văn phòng - chương 5-soạn thảo văn bản

CHƯƠNG 5 SOẠN THẢO VĂN BẢN KHÁI NIỆM VĂN BẢN THỂ THỨC VĂN BẢN QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ VĂN BẢN MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG... KHÁI NIỆM V

CHƯƠNG 5 SOẠN THẢO VĂN BẢN

KHÁI NIỆM VĂN BẢN THỂ THỨC VĂN BẢN QUI TRÌNH SOẠN THẢO & BAN HÀNH VĂN BẢN

THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY BỎ VĂN BẢN MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG

I KHÁI NIỆM VĂN BẢN

Theo nghĩa rộng : văn bản là tất cả những vật

mang tin, dùng để ghi chép, lưu trữ và truyền đạt thông tin giữa con người

Vật mang tin : khúc tre, mảnh da, tảng đá

Theo nghĩa hẹp : văn bản hành chính là những

giấy tờ thể hiện bằng chữ viết phát sinh trong hoạt động của tổ chức, nhằm ghi nhận, lưu trữ và

truyền đạt những thông tin giữa tổ chức và cá

nhân

 VẤN ĐỀ : Ngày nay trong hành chính chấp nhận những hình thức văn bản thông qua các phương tiện điện tử (mail, fax, web )

 Trong hành chính các hoạt động liên quan đến văn bản gồm :

 Xử lý văn bản

 Biên tập và xuất bản

 Lưu trữ và hủy bỏ hồ sơ tài liệu

 Chức năng văn bản

 Chức năng thông tin

 Chức năng pháp lý

 Chức năng quản lý

 Chức năng văn hóa

 Chức năng giao tiếp

 I.2 Phân loại văn bản

 Có nhiều cách phân loại văn bản, hành chính

thường chia theo 2 cách

 Theo nội dung : văn bản hành chính, văn bản kỹ thuật, văn bản tài chính

 Theo tính chất văn bản : Văn bản pháp qui, văn bản hành chính

Văn bản

Văn bản pháp quy

Văn bảnhành chính

Qui phạm pháp luật Qui phạm pháp luật

Áp dubngj

Thông thường Thông thường

CÁ BIỆT

CÁ BIỆT

 Văn bản pháp qui :

 qui phạm pháp luật & áp dụng

 Luật

 Pháp lệnh

 Nghị định

 Nghị quyết

 Thông tư

 Chỉ thị

 Văn bản hành chính :

 thông thường & cá biệt

 Quyết định

 Tờ trình

 Báo cáo

 Thông báo

 Công văn

 Biên bản



II THỂ THỨC VĂN BẢN

 Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần

cấu thành văn bản (theo qui định tại nghị định 110/2004/NĐ-CP ban hành ngày 8/4/2004)

 Khổ giấy tiêu chuẩn : A4 (210 x 297)

 Co chữ : sử dụng kiểu chữ chân phương, mang

tính trang trọng

 Riêng văn bản có sự trao đổi thông qua phương

tiện điện tử thì dùng font chữ Unicode

 Quốc hiệu

 Tên cơ quan

 Số ký hiệu văn bản

 Địa danh, ngày tháng

 Tên loại , trích yếu

 Nội dung văn bản

 Chữ ký thẩm quyền

 Con dấu

 Nơi nhận

 Các dấu hiệu

 Ký hiệu người đánh máy

 Mức khẩn : khẩn, thượng khẩn, hoả tốc

 Mức độ mật : Mật, tối mật, tuyệt mật

 Địa chỉ , mail, đt cơ quan

 Hướng dẫn lưu hành

 Bản gốc, bản chính, bản sao

III QUI TRÌNH SOẠN THẢO &

BAN HÀNH VĂN BẢN

III.1 Qui trình soạn thảo

Xác định nội dung & thể lọai VB

Thu thập tài liệu liên quan

Phác thảo đề cương & nháp

Trình duyệt & sửa chữa

Viết sạch & hòan thiện VB

 III.2 Yêu cầu khi soạn thảo

 Rõ ràng (Clear)

 Ngắn gọn (Consise)

 Xác đáng (Corect)

 Hoàn chỉnh (Complete)

 Lịch sự (Courteous)

III QUI TRÌNH SOẠN THẢO &

BAN HÀNH VĂN BẢN

 Sử dụng từ phổ thông, tránh sử dụng khẩu ngữ, thổ ngữ

 Thuật ngữ tiếng nước ngoài & từ chuyên môn phải được định nghĩa

 Sử dụng thuật ngữ thống nhất

 Không tùy tiện đặt ra từ mới bằng cách ghép từ

 Hạn chế viết tắt, nếu có phải định nghĩa trước.

 Viết đúng chính tả

 Văn phong hành chính : câu đơn, ngắn gọn, ít mệnh đề

IV THỦ TỤC TRÌNH KÝ & HỦY

BỎ VĂN BẢN

 Tất cả văn bản phải qua văn thư

 Văn thư làm thủ tục trình ký

 Văn bản phải được giải quyết chậm nhất sau 24

tiếng

 Văn bản phải làm đầy đủ thủ tục

 Không được chuyển giao vượt cấp (trừ trường

hợp đặc biệt)

IV.2 Hủy bỏ, sửa đổi văn bản

Hủy bỏ : khi văn bản vi phạm qui định, luật lệ nhà nước hay những văn bản cấp trên đã ban hành,

VB không đúng thẩm quyền

Bãi bỏ : khi văn bản không còn phù hợp và có văn bản khác thay thế, VB hết thời hiệu

Điều chỉnh sửa chữa : khi VB có những mục

không phù hợp nhưng không ảnh hưởng đến tinh thần chung của văn bản

 Quan trọng

 Chỉ có những cơ quan cấp trên trực tiếp hay cơ

quan làm ra văn bản mới có quyền bãi bỏ, hủy

bỏ hay sửa đổi văn bản

 Chỉ dùng cùng một thể loại hay văn bản có tính

pháp lý cao hơn để hủy bỏ, bãi bỏ hay điều

chỉnh sửa chữa văn bản

V SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG

MẪU SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH

CHÍNH

TG : TS LƯU KIẾM THANH

NXB CHÍNH TRỊ QUỐC GIA 2004