quản trị hành chính văn phòng - chương 4-nâng cao hiệu quả công việc hành chính văn phòng

CHƯƠNG 4 NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG NH VĂN PHÒNG I.CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP II.ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP III.. CẢI

CHƯƠNG 4 NÂNG CAO HIỆU QUẢ

CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG NH VĂN PHÒNG

I.CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP II.ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG

HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG HÀNH CHÍNH

DOANH NGHIỆP

I CẢI TIẾN THỦ TỤC HÀNH

CHÍNH DOANH NGHIỆP

• I.1 Khái niệm

• Thủ tục hành chính là những tiến trình hợp lý và phù hợp để giải quyết các công việc liên quan mà

doanh nghiệp xây dựng và thực hiện tùy theo đặc thù hoạt động của mình

• VẤN ĐỀ : Sự khác biệt của thủ tục giữa hành

chính doanh nghiệp và hành chính công.

• Các cơ sở hình thành và cải tiến thủ tục hành chính trong doanh nghiệp

• Các luật lệ qui định của nhà nước, của các cơ quan cấp trên

• Đặc thù hoạt động, tính chất và qui mô hoạt động của doanh nghiệp

• Đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện

• Sự hình thành hệ thống các thủ tục là cần thiết,

nhưng Tại sao phải cải tiến thủ tục hành chính?

• Lạc hậu của qui trình thủ tục

• Sự biến đổi nhanh chóng của môi trường cạnh

tranh

• Xuất hiện những nhu cầu mới

• Tự hoàn thiện hệ thống

Đánh giá hiệu

quả giải quyết

cơng việc

Đánh giá hiệu

quả giải quyết

cơng việc

Phân tích hiện trạng các thủ

tục tương ứng

Đưa ra những phương án cải

tiến thủ tục

Đưa ra những phương án cải

tiến thủ tục

Vận hành thử và điều chỉnh các thủ

tục

Vận hành thử và điều chỉnh các thủ

tục

Cơng bố áp dụng những thủ tục mới

Cơng bố áp dụng những thủ tục mới

1.2 Cải tiến thủ tục trong doanh nghiệp

• Các yêu cầu cơ bản khi cải tiến thủ tục hành chính :

• Bảo đảm tính hệ thống cho các thủ tục

• Bảo đảm tính hợp lý và phù hợp

• Bảo đảm tính khoa học

• Bảo đảm tính đơn giản, dễ hiểu

• Bảo đảm tính ổn định và bền vững

• Bảo đảm tính chính thức, thẩm quyền

II ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG HÀNH CHÍNH DN

• II 1 Hệ thống thông tin doanh nghiệp

• Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp các thành

phần liên hệ với nhau có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cho việc làm quyết định và điều hành hoạt động của một tổ chức

• Ngày nay hệ thống thông tin quản lý là một điều

kiện cơ bản cho hoạt động của một doanh nghiệp

• Quá trình hình thành thương mại điện tử đòi hỏi

hành chính văn phòng phải có những thay đổi tương ứng

• Các hệ thông tin trong doanh nghiệp

• Hệ hỗ trợ điều hành

• Hệ thông tin quản lý

• Hệ trợ giúp quyết định

• Hệ tự động hoá văn phòng

• Hệ xử lý tác nghiệp

• II.2 Ưng dụng của công nghệ thông tin trong

• Sự xuất hiện của mạng Internet và các mạng máy

văn phòng

• Biên tập và soạn thảo văn bản hành chánh là một việc thường xuyên và đòi hỏi công sức của nhân

văn bản sẽ tăng hiệu năng soạn thảo và giảm tối

đa thời gian sửa chữa, biên tập văn bản

• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cho phép lưu trữ và

sử dụng những dữ liệu và thông tin cho các hoạt động nghiệp vụ văn phòng, tin học hoá

và tự động hoá các công việc lưu trữ hồ sơ tài liệu

nhanh chóng và rẻ tiền có thể liên lạc nhanh chóng với thế giới bên ngoài, tăng khả năng tiếp cận và giải quyết công việc văn phòng

hàng ngày

• II.3 Các yêu cầu khi ứng dụng công nghệ

• Có sự hiểu biết thích đáng về sự phát triển

và khả năng áp dụng của công nghệ thông tin

tin của nhân viên

• Kiểm soát chặt chẽ việc mua sắm các trang thiết bị thông tin

• Phải chuẩn hoá những thủ tục xử lý tin

III ÁP DỤNG TQM VÀ ISO TRONG

HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP

• III.1 Khái niệm về TQM và ISO

• TQM - Total Quality Management :là một

phương pháp quản lý định hướng vào chất lượng, dựa trên sự tham gia của mọi thành viên và nhằm đem lại sự thành công dài hạn thông qua việc thỏa mãn khách hàng và lợi ích của mọi thành viên của

tổ chức và của xã hội

• Quan điểm chính “làm đúng ngay từ đầu”

• ISO International Standards Organisation

• Chất lượng sản phẩm do hệ thống chất lượng

quản trị quyết định

• Làm đúng ngay từ đầu, với phương châm không

có lỗi

• Phòng ngừa là chính

• Đề cao quản trị quá trình (MBP)

• III.2 Khả năng áp dụng TQM và ISO trong

hành chính

• Vấn đề :

• Có áp dụng được TQM & ISO trong hành chính

văn phòng không ?

• Nếu được thì có nên áp dụng hay không?

• Các cơ sở áp dụng TQM & ISO trong hành chính văn phòng doanh nghiệp là gì?

• Lợi ích của TQM và ISO trong hành chính

• Nâng cao chất lượng và giảm chi phí các hoạt

động hành chính

• Tạo ra tính trách nhiệm và chủ động của các

nhân viên trong công việc

• Nâng cao tính sáng tạo và khả năng giải quyết

những vấn đề trong hành chính

• Hỗ trợ cho quá trình áp dụng những công nghệ

mới trong hành chính văn phòng

• III.2 Các bước xây dựng hệ thống chất lượng trong hành chánh văn phòng.

• MÔ HÌNH ÁP DỤNG TQM

• Viết những gì cần làm : Thiết lập thủ tục cho

từng công việc, từng bộ phận, từng phòng ban Mô

tả hệ thống chất lượng bằng văn bản

• Làm theo những gì đã viết ; Thực hiện công

việc theo những qui trình, theo những hướng dẫn đã viết và công bố

• Đánh giá những gì đã làm : So sánh công việc

đã làm với những nội dung đã mô tả trong hướng dẫn

• Điều chỉnh những khác biệt : Sửa chữa và điều

chỉnh sai sót so với qui trình, phòng ngừa những

sai sót

• Giai đoạn 1 : Các bước chuẩn bị

• Tạo sự cam kết thực hiện hệ thống tiêu chuẩn

ISO ở mức lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp

• Thành lập ban chỉ đạo

• Tiến hành huấn luyện về tiêu chuẩn ISO cho tất

cả các cán bộ nhân viên

• Tiến hành khảo sát và phân tích hiện trạng thực

hiện hệ thống chất lượng hiện nay trong các hoạt động hành chánh

• Giai đoạn 2 : Viết tài liệu của hệ thống chất

lượng

thiết (sổ tay chất lượng; những thủ tục chung; Các chỉ dẫn công việc)

được văn bản hoá cho tất cả các nhân viên và các bộ phận, bảo đảm cho họ hiểu và áp dụng đúng những điều đã chỉ dẫn

• Giai đoạn 3 : Triển khai áp dụng

đạo phê duyệt và công bố áp dụng chính thức

định sự phù hợp và tính hiệu lực của hệ thống chất lượng đã xây dựng

chỉnh nhằm hoàn thiện hệ thống chất lượng