Chuong 1 ke toan quan tri va moi truong KD

Vai trò của Kế toán quản trị Người ta ước tính rằng 90% những chuyên gia về tài chính làm việc bên trong các công ty, chính phủ, và các tổ chức khác kết hợp các thông tin kế toán với các

CHƯƠNG 1

KẾ TOÁN QUẢN TRỊ VÀ MÔI TRƯỜNG KINH DOANH

Mục đích tìm hiểu

Sau khi học xong chương 1, bạn sẽ có thể:

- Xác định những đặc điểm giống và tương tự nhau giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị

- Hiểu vai trò của những kế toán viên quản trị trong một tổ chức

- Hiểu những khái niệm cơ bản bên trong việc Sản xuất tinh giản, lý thuyết về hạn chế(TOC), và sáu Xichma

- Hiểu tầm quan trọng của việc tán thành những tiêu chuẩn đạo đức

Vai trò của Kế toán quản trị

Người ta ước tính rằng 90% những chuyên gia về tài chính làm việc bên trong các công

ty, chính phủ, và các tổ chức khác kết hợp các thông tin kế toán với các hoạt động và báo cáo cho thế giới bên ngoài Trong khi những người này đã có những nỗ lực mở rộng liên quan đến

kế toán tài chính thì nghề nghiệp của họ cũng yêu cầu nhấn mạnh đến vai trò của Kế toán Quản trị trong tổ chức để hỗ trợ quá trình ra quyết định, lập kế hoạch, và kiểm soát Nói tóm lại, tầm quan trọng trong kinh doanh và vai trò của kế toán nên nhấn mạnh nhiều hơn đến việc làm kinh doanh hơn là lập bảng kê và báo cáo các kết quả tài chính trong quá khứ

Kế toán Quản trị đang ở trong thời kỳ phục hưng để đối phó với những thay đổi về kỹ thuật, toàn cầu hoá, và những mối quan tâm ngày càng tăng đối với việc quản trị rủi ro Trongnhững thời điểm đầy thách thức này, kế toán viên quản trị giúp “con tàu đi đúng hướng” bằng cách đóng vai trò là những người giải thích cho tổ chức, người cố vấn khôn ngoan và “người giữ những con số” hợp với tiêu chuẩn đạo đức Các giám đốc hiểu rằng kết quả hoạt động kinh doanh tốt xuất phát từ các quy trình năng động, các thủ tục và các thói quen đã được thiết kế tốt và được triển khai và quản lý một cách đúng đắn Nhân viên Kế toán Quản trị được Cấp chứng nhận có đủ trình độ để giúp các giám đốc của mình đạt được những kết quả kinh doanh tốt bởi vì họ đã có bằng cấp tiên tiến để giải quyết tất cả các khía cạnh quan trọng của kế toán bên trong tổ chức

Kế toán quản trị quan tâm đến việc cung cấp các thông tin cho các giám đốc nghĩa là,

người bên trong tổ chức chỉ đạo và kiểm soát các hoạt động của tổ chức Ngược lại, Kế toán Tài chính quan tâm đến việc cung cấp các thông tin cho các cổ đông, chủ nợ, và những người khác bên ngoài doanh nghiệp Kế toán quản trị cung cấp các dữ liệu quan trọng cần thiết để vận hành các tổ chức Kế toán tài chính cung cấp các thông tin quan trọng được người bên ngoài doanh nghiệp sử dụng để đánh giá kết quả hoạt động tài chính của một công ty trong quá khứ.

Kế toán viên quản trị chuẩn bị một loạt các báo cáo Một vài báo cáo tập trung vào việc các giám đốc hoặc các đơn vị kinh doanh đã hoạt động tốt như thế nào - so sánh những kết quả thực tế đối với những kế hoạch và những điểm chuẩn Một vài báo cáo cung cấp những thông tin cập nhật thường xuyên và kịp thời về những chỉ số quan trọng như các đơn đặt hàng

đã nhận được, những đơn hàng chưa thực hiện được, việc sử dụng công suất và việc bán hàng Các báo cáo phân tích khác được chuẩn bị khi cần thiết để điều tra những vấn đề cụ thể như việc giảm lợi nhuận của một dòng sản phẩm Và có những báo cáo khác phân tích một tình huống hoặc một cơ hội kinh doanh đang phát triển Ngược lại, kế toán tài chính được định hướng đối với việc đưa ra những báo cáo tài cụ thể bắt buộc chính hàng quý và hàng năm phù hợp với những quy tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP)

Chương này bắt đầu với việc thảo luận về toàn cầu hoá và ý nghĩa của chiến lược Tiếp theo, chương này sẽ miêu tả những nhu cầu thông tin của quản trị và vai trò của kế toán quản trị khác với vai trò của kế toán tài chính như thế nào Cuối cùng, chương này cũng đưa ra cái nhìn tổng quan về bối cảnh của tổ chức mà kế toán quản trị hoạt động ở trong đó bao gồm việc thảo luận về cơ cấu doanh nghiệp, quản lý quy trình, công nghệ trong kinh doanh, tầm quan trọng của nguyên tắc đạo đức, sự cai quản doanh nghiệp, và việc quản trị rủi ro trong doanh nghiệp

Toàn cầu hoá

Thế giới ngày càng phụ thuộc vào nhau hơn trong suốt 20 năm qua Việc cắt giảm thuế, hạn ngạch, và các rào cản khác đối với tự do thương mại; việc cải thiện trong các hệ thống giao thông toàn cầu; việc mở rộng bùng nổ của Internet; và sự phức tạp ngày càng tăng trong các thị trường thế giới đã thực sự tạo nên một thị trường toàn cầu Sơ đồ 1-1 đã minh hoạ tốc

độ tăng trưởng to lớn trong thương mại quốc tế từ trường hợp của nước Mỹ và các đối tác thương mại chính của nó Bảng A của Sơ đồ chỉ ra giá trị bằng đô la của hàng nhập khẩu (được tính bằng tỷ đô) từ sáu nước đó vào nước Mỹ; Bảng B chỉ ra giá trị bằng đô là của hàng xuất khẩu từ nước Mỹ đến sáu nước đó Như bạn cũng có thể nhìn thấy, việc tăng các hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu từ 1990 đến 2004 là rất lớn Cụ thể, thương mại với Trung Quốc

đã được mở rộng rất lớn như thương mại đối với Mexico và Canada, mà hai nước này đã tham gia vào Hiệp định Thương mại Tự do Bắc Mỹ (NAFTA)

Trên một thương trường toàn cầu, một công ty rất thành công trong nước có thể thấy mình phải đối phó với sự cạnh tranh từ các nước khác trên thế giới Ví dụ, trong những năm

1980 các nhà sản xuất ô tô của Mỹ đã bắt đầu bị mất thị phần vào các đối thủ Nhật Bản, nhà cung cấp cho người tiêu dùng Mỹ những chiếc xe có chất lượng cao hơn nhưng với mức giá thấp hơn Đối với người tiêu dùng, loại cạnh tranh quốc tế mạnh mẽ này hứa hẹn mang lại cho

họ nhiều loại hàng hoá và dịch vụ hơn, với chất lượng cao hơn và mức giá thấp hơn Tuy nhiên, cạnh tranh quốc tế mạnh mẽ đe doạ những công ty mà chỉ có lợi nhuận khá trong thị trường nội địa của họ

Mặc dù, toàn cầu hoá sẽ dẫn đến cạnh tranh lớn hơn, nhưng nó cũng có nghĩa là sẽ có nhiều cách tiếp cận hơn với các thị trường mới, khách hàng và nhân công Ví dụ, các thị trường mới nổi của Trung Quốc, Ấn Độ, Nga và Brazil có hơn 2.5 tỷ khách hàng và nhân công tiềm năng Rất nhiều công ty như FedEx, McDonald’s, và Nike đang tích cực tìm kiếm tăng doanh số của họ bằng cách đầu tư vào những thị trường mới nổi Hơn nữa, sự di chuyển công việc từ nước Mỹ và Tây Âu tới các nơi khác trên thế giới đã trở nên đáng chú

ý trong những năm gần đây Ví dụ, một nghiên cứu đã ước tính rằng vào cuối thập kỷ này

có hơn 825,000 dịch vụ tài chính và công việc kỹ thuật cao sẽ được di chuyển từ Tây Âu tới các thị trường lao động rẻ hơn như Ấn Độ, Trung Quốc, Châu Phi, Đông Âu và Châu

Mỹ La tinh

Internet đã tiếp sức cho hiện tượng toàn cầu hoá bằng cách cung cấp cho các công ty nhiều cách tiếp cận hơn đến các khách hàng, nhân viên, và nhà cung cấp phân tán về địa lý Trong khi số lượng người dùng Internet trên toàn thế giới đã tăng lên hai lần trong bốn năm đầu của thiên niên kỷ mới thì tính đến năm 2004 có hơn 87% dân số của thế giới vẫn chưa được kết nối với Internet Điều này cho thấy rằng ảnh hưởng của Internet đối với việc kinh doanh toàn cầu vẫn chưa được phát triển hết

Sơ đồ 1-1: Hoạt động Thương mại Toàn cầu của Mỹ (tính bằng tỷ đô)

Bảng A: Giá trị Nhập khẩu vào Mỹ (tính bằng tỷ đô)

Bảng B: Giá trị xuất khẩu của Mỹ (tính bằng tỷ đô)

Nguồn: Uỷ ban dân số Mỹ, www.census.gov/foreign-trade/balance

Thực tế trong kinh doanh

Ý NGHĨA CỦA TOÀN CẦU HOÁ

Cạnh tranh Quốc tế luôn đi cùng với toàn cầu hoá Việc thâm nhập của Trung Quốc vào thương trường thế giới đã làm nổi bật thực tế này cho rất nhiều công ty Mỹ Ví dụ, từ năm

2000 đến 2003, các đồ dùng giường ngủ bằng gỗ của Trung Quốc xuất khẩu sang Mỹ đã tăng hơn 233% lên đến 1.2 tỷ đô la Trong suốt thời gian này, số lượng công nhân do các nhà sản xuất đồ dùng trong nhà của Mỹ thuê đã giảm xuống khoảng một phần ba, hoặc 35,000 công nhân

Tuy nhiên, toàn cầu hoá không chỉ có nghĩa là cạnh tranh quốc tế Nó còn mang đến các cơ hội cho các công ty thâm nhập vào các thị trường mới FedEx đã cố gắng rất nhiều để trở thành một đối thủ quan trọng trong thị trường hàng hoá mới nổi ở châu Á FedEx đã có

622 chuyến bay hàng tuần tới và đi từ các thị trường châu Á, bao gồm các dịch vụ tới 224 thành phố của Trung Quốc FedEx hiện tại chiếm 39% thị trường chuyển phát nhanh giữa

Mỹ và Trung Quốc và công ty này còn dự định tăng trưởng không ngừng trong khu vực đó của thế giới

Nguồn: Ted Fishman, “Trung Quốc sẽ thay đổi công việc kinh doanh của bạn như thế nào”, Inc Magazine, 03/2005, trang 70-84; Mathew Boyle, “Tại sao FedEx lại đang bay cao”, Fortune, 01/2004, trang 145-150

Chiến lược

Thậm chí còn hơn cả trong quá khứ, các công ty ngày nay đối phó với sự cạnh tranh toàn

cầu thì phải có một chiến lược tồn tại để thành công trong thương trường Một chiến lược là

một “kế hoạch thi đấu” để giúp một công ty thu hút khách hàng bằng cách phân biệt nó với các đối thủ Điểm trọng tâm trong một chiến lược của một công ty nên là các khách hàng mục tiêu của nó Một công ty chỉ có thể thành công nếu nó tạo ra một lý do khiến khách hàng lựa chọn nó chứ không phải là đối thủ của nó Những lý do này, hoặc những gì được chính thức

gọi là những giá trị đem lại cho khách hàng là bản chất của chiến lược

Những giá trị đem lại cho khách hàng có xu hướng chia thành ba loại lớn - sự thân thiện

với khách hàng, xuất sắc trong hoạt động, và dẫn đầu về sản phẩm Các công ty sử dụng

chiến lược thân thiện với khách hàng thì bản chất là nói với các khách hàng mục tiêu là “lý do

mà các bạn nên chọn chúng tôi là vì chúng tôi hiểu và đáp ứng những nhu cầu cá nhân của các bạn tốt hơn các đối thủ của chúng tôi Ritz-Carlton, Nordstrom, và Starbucks chủ yếu dựa trên

sự thân thiện với khách hàng để thành công Các công ty mà theo đuổi chiến lược xuất sắc

trong hoạt động thì nói với các khách hàng mục tiêu của họ là “lý do mà bạn nên chọn chúng

tôi là vì chúng tôi cung cấp sản phẩm và dịch vụ nhanh hơn, thuận tiện hơn, và với chi phí thấp hơn các đối thủ của chúng tôi” Southwest Air lines, Wal-Mart, và The Vanguard Group

là những ví dụ về những công ty thành công đầu tiên bởi vì sự xuất sắc trong hoạt động của

họ Các công ty theo đuổi chiến lược thứ ba, dẫn đầu về sản phẩm thì nói với các khách hàng

mục tiêu của họ là “lý do mà các bạn nên chọn tôi là bởi vì chúng tôi cung cấp các sản phẩm chất lượng cao hơn các đối thủ của chúng tôi” BMW, Cisco Systems, và W.L Gore (người sáng tạo nên loại vải GORE-TEX) là những ví dụ về những công ty thành công do sự dẫn đầu

về sản phẩm của họ Mặc dù một công ty có thể cung cấp cho khách hàng của mình sự kết hợp cả ba chiến lược trên nhưng công ty cần chú ý đến một chiến lược hơn các chiến lược khác xét về tầm quan trọng

Thực tế trong kinh doanh

SỰ XUẤT SẮC TRONG HOẠT ĐỘNG ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG KINH DOANH KIM CƯƠNG

Một nhẫn đính hôn trung bình được mua từ Blue Nile, một nhà bán lẻ kim cương trên Internet, trị giá $5,200 so với $9,500 nếu được mua từ Tiffany & Co., một công ty xây dựng khác Tại sao lại có sự khác nhau như vậy? có ba lý do Trước tiên, Blue Nile cho phép những người bán buôn bán trực tiếp cho khách hàng bằng cách sử dụng trang web Trong trường hợp của công ty Tiffany & Co., kim cương được qua tay bẩy lần trước khi được bán cho khách hàng - phải qua rất nhiều người cắt, người bán buôn, người môi giới, và người bán lẻ, mỗi một người thì lại yêu cầu một lợi nhuận Thứ hai, Blue Nile có rất ít hàng tồn kho và phát sinh

chi phí quản lý không đáng kể Kim cương được chuyển trực tiếp từ những người bán buôn sau khi chúng đã được khách hàng mua không cần người bán lẻ nào cả Những người bán lẻ của Tiffany & Co., phải trả một số tiền lớn cho hàng tồn kho và các nhân viên trong các phòng trưng bày Thứ ba, Blue Nile tạo ra số lượng lớn các giao dịch bằng cách bán cho khách hàng ở bất kỳ đâu trên thế giới; do đó, nó có thể chấp nhận mức lợi nhuận thấp hơn trên mỗi giao dịch so với những người bán lẻ trong nước, những người mà có ít giao dịch hơn với khách hàng của mình trong phạm vi bán kính địa lý hạn chế.

Có thể bạn đang phân vân tại sao khách hàng lại bằng lòng tin tưởng những người bán lẻ trên mạng khi mua một món đồ đắt như kim cương Câu trả lời là vì tất cả các kim cương được Blue Nile bán qua trang web là được chứng nhận độc lập bởi Viện nghiên cứu đá quý của Mỹ trong bốn tiêu chí - số cara, kiểu cắt, màu sắc và độ trong suốt Về bản chất, Blue Nile

đã chuyển hoá kim cương thành hàng hoá và sử dụng chiến lược xuất sắc trong hoạt động để tạo nên doanh thu hàng năm là $154 triệu

Công việc của Ban giám đốc và Nhu cầu đối với Thông tin Kế toán Quản trị

Mọi tổ chức dù lớn hay nhỏ - đều có các giám đốc Một ai đó phải có trách nhiệm trong việc lập chiến lược, lập kế hoạch, tổ chức các nguồn lực, chỉ đạo nhân sự, và kiểm soát các hoạt động Điều này là đúng đối với Bank of America, Peace Corps, Đại học Illinois, tổ chức Chữ thập đỏ, và Coca-Cola, cũng như là chuỗi cửa hàng tiện lợi 7-Eleven Trong chương này, chúng ta sẽ sử dụng một tổ chức cụ thể - công ty Good Vibrations để minh hoạ công việc của ban giám đốc Tuy nhiên, những gì chúng ta phải nói về ban giám đốc của Good Vibrations là rất chung chung và có thể được áp dụng cho bất kỳ tổ chức nào

Good Vibrations có một chuỗi các cửa hàng bán lẻ bán những đĩa CD âm nhạc Những chuỗi cửa hàng này tập trung ở những thành phố của vành đai Thái Bình Dương như là Sydney, Singapore, Hong Kong, Bắc Kinh, Tokyo, và Vancouver Công ty đã thấy được rằng cách tốt nhất để tạo doanh số và lợi nhuận là tạo ra một môi trường mua sắm thú vị bằng cách

sử dụng chiến lược thân thiện với khách hàng Kết quả là, công ty đã nỗ lực rất nhiều trong việc bố trí và trang trí các cửa hàng - những cửa hàng khá lớn và lên tới một vài tầng trong những địa điểm ở trung tâm thương mại Ban giám đốc biết được rằng những loại khách hàng khác nhau thì bị cuốn hút bởi những âm nhạc khác nhau Khu vực nhạc rock quốc tế nhìn chung được trang trí trong những đồ hoạ rõ nét và sáng màu, và những lối đi được chủ đích co hẹp lại để tạo cảm giác đông đúc như là khi một người đang ở một câu lạc bộ đêm phổ biến vào tối thứ 6 Ngược lại, khu nhạc cổ điển lại được đóng ván ô bằng gỗ và cách ly âm thanh hoàn toàn với cảm giác sang trọng và nhiều không gian về một phòng họp câu lạc bộ nhạc đồng quê

Các giám đốc ở Good Vibrations thích các giám đốc ở khắp mọi nơi, thực hiện ba hoạt

động chính - lập kế hoạch, chỉ đạo và thúc đẩy, và kiểm soát Lập kế hoạch liên quan đến

việc thiết lập các chiến lược cơ bản, lựa chọn hành động, và cụ thể cách hành động sẽ được

triển khai Chỉ đạo và thúc đẩy liên quan đến việc huy động mọi người thực hiện các kế hoạch và vận hành những hoạt động hàng ngày Kiểm soát liên quan đến việc đảm bảo rằng

kế hoạch thực sự được thực hiện và được điều chỉnh phù hợp khi hoàn cảnh thay đổi Các thông tin kế toán quản trị đóng một vai trò quan trọng trong các hoạt động quản trị cơ bản này nhưng cụ thể nhất là trong các chức năng kiểm soát và lập kế hoạch

Lập kế hoạch

Một phần quan trọng của việc lập kế hoạch là xác định các lựa chọn và từ đó chọn một lựa chọn tốt nhất phù hợp với chiến lược và các mục tiêu của tổ chức Mục tiêu cơ bản của Good Vibrations là thu được lợi nhuận cho những người sở hữu công ty bằng cách cung cấp dịch vụ tốt hơn ở mức giá cạnh tranh trong càng nhiều thị trường càng tốt Để đẩy mạnh chiến lược này, mỗi một năm, ban giám đốc cấp cao sẽ xem xét cẩn thận một loạt những lựa chọn

để mở rộng vào những thị trường mới Năm nay, ban giám đốc đang xem xét mới những cửa hàng mới ở Thượng Hải, Los Angeles, và Auckland

Khi thực hiện lựa chọn này, ban giám đốc phải cân đối giữa lợi ích tiềm năng của việc

mở một cửa hàng mới với các chi phí và yêu cầu đối với nguồn lực của công ty Ban quản lý biết được từ những kinh nghiệm cay đắng là mở một cửa hàng mới trong một thị trường mới

và chính là một bước lớn mà không thể xem nhẹ Nó đòi hỏi rất nhiều thời gian và năng lực của những chuyên gia có nhiều kinh nghiệm, tài năng và bận rộn nhất công ty Khi công ty cố gắng mở một cửa hàng mới ở Bắc Kinh và Vancouver trong cùng một năm, các nguồn lực đã phải căng hết sức Kết quả là không một công ty nào được mở đúng lịch, và các hoạt động khác trong các cửa hàng còn lại của công ty đều bị ảnh hưởng Do đó, Good Vibrations phải lập kế hoạch rất cẩn thận trước khi thâm nhập vào một thị trường mới

Giữa các dữ liệu, ban giám đốc cấp cao của công ty nhìn vào doanh số, tỷ lệ lợi nhuận,

và chi phí của các cửa hàng đã được thành lập của công ty trong những thị trường tương tự Những dữ liệu này do kế toán quản trị cung cấp và được kết hợp với doanh số dự tính ở các địa điểm mới dự định để ước tính lợi nhuận sẽ được các cửa hàng mới tạo ra Nói chung, tất

cả các lựa chọn quan trọng được ban giám đốc xem xét trong quy trình lập kế hoạch đều ảnh hưởng đến doanh thu hoặc chi phí, và các dữ liệu kế toán quản trị là rất cần thiết trong việc ước tính những ảnh hưởng này

Sau khi xem xét tất cả các lựa chọn, ban giám đốc cấp cao của Good Vibrations đã quyết định mở một cửa hàng trong thị trường bùng nổ ở Thượng Hải trong quý ba của năm, nhưng trì hoãn mở các cửa hàng khác sang năm khác Ngay sau khi quyết định này được đưa ra, các

kế hoạch chi tiết đã được thảo ra cho tất cả các bộ phận của công ty có liên quan đến việc mở cửa hàng ở Thượng Hải Ví dụ, ngân sách đi lại cho phòng Nhân sự sẽ được tăng lên vì nó sẽ cung cấp việc đào tạo tại chỗ cho các nhân viên mới được thuê ở Thượng Hải

Như trong trường hợp của phòng Nhân sự, các kế hoạch của ban giám đốc thường chính

thức được thể hiện dưới dạng ngân sách, và thuật ngữ lập ngân sách thường được sử dụng để

miêu tả phần này của quy trình lập kế hoạch Các ngân sách thường được chuẩn bị dưới sự chỉ

đạo của kế toán trưởng, người là giám đốc của phòng Kế toán Đặc biệt là, các ngân sách

được chuẩn bị hàng năm và trình bày kế hoạch của ban giám đốc trong những điều kiện định lượng và cụ thể Thêm vào ngân sách đi lại, phòng Nhân sự sẽ được giao cho các mục tiêu về việc tuyển người mới, các khoá học được dạy, và sự phân chia chi tiết các chi phí dự tính Tương tự, các giám đốc cửa hàng sẽ được giao các mục tiêu về doanh số, lợi nhuận, chi phí, thiệt hại do mất cắp, và đào tạo nhân viên mới Kế toán viên quản trị của Good Vibrations sẽ thu thập, phân tích và tổng hợp những dữ liệu này dưới hình thức ngân sách

Chỉ đạo và thúc đẩy

Ngoài việc lập kế hoạch cho tương lai, các giám đốc còn phải trông coi các hoạt động hàng ngày và cố gắng giữ cho hoạt động của doanh nghiệp một cách trôi chảy Điều này yêu cầu việc thúc đẩy và chỉ đạo nhân viên Các giám đốc chỉ định công việc cho nhân viên, phân

xử các cuộc tranh luận, trả lời câu hỏi, giải quyết sự việc ngay tại chỗ, và đưa ra rất nhiều quyết định nhỏ ảnh hưởng đến khách hàng và nhân viên Thực tế, chỉ đạo là một phần công việc của giám đốc để xử lý các công việc hàng ngày Các dữ liệu kế toán quản trị, như là báo cáo doanh số hàng ngày, thường được sử dụng trong loại hoạt động hàng ngày này

quả dự tính và kết quả thực tế, được gọi là báo cáo kết quả hoạt động Các báo cáo kết quả

hoạt động chỉ ra nơi mà các hoạt động đang được tiến hành như đã lập kế hoạch và nơi mà một vài phần của tổ chức có thể yêu cầu sự chú ý thêm Ví dụ, giám đốc của cửa hàng mới ở Thượng Hải sẽ được giao các mục tiêu về doanh số, lợi nhuận và chi phí Khi mà năm trôi đi, các báo cáo kết quả hoạt động sẽ được xây dựng lên để so sánh doanh số, lợi nhuận, chi phí thực tế với mục tiêu đã đặt ra Nếu như các kết quả thực tế thấp hơn rất nhiều so với mục tiêu, thì ban quản lý cấp cao sẽ phải cảnh giác là cửa hàng ở Thượng Hải cần sự chú ý thêm Các nhân sự có kinh nghiệm cần bay đến giúp giám đốc mới, hoặc ban giám đốc cấp cao có thể kết luận rằng kế hoạch của họ cần được điều chỉnh lại Như chúng ta sẽ biết trong những chương sau, một trong những mục tiêu trung tâm của kế toán quản trị là cung cấp loại phản hồi này cho các giám đốc

Kết quả cuối cùng từ các hoạt động của giám đốc

Khi một khách hàng vào cửa hàng Good Vibrations, những kết quả của các hoạt động lập

kế hoạch, chỉ đạo và thúc đẩy, kiểm soát của ban giám đốc sẽ hiện rõ trong nhiều chi tiết mà

tạo nên sự khác biệt giữa một kinh nghiệm mua sắm thú vị và một kinh nghiệm mua sắm chán nản Cửa hàng sẽ sạch sẽ, được trang trí theo thời trang, và được bài trí một cách hợp lý Video của các nghệ sĩ sẽ được bật lên trên các màn hình TV trong toàn bộ cửa hàng, và nhạc rock nền cũng sẽ đủ to để làm cho các khách hàng quen vội vã đến khu nhạc cổ điển Các đĩa

CD phổ biến sẽ được treo trên giá, và những bản nhạc hay, mới nhất sẽ có sẵn để cho các cá nhân nghe thử bằng tai nghe Các tựa đề cụ thể cũng sẽ dễ tìm thấy Nhân viên thu tiền sẽ phải tỉnh táo, thân thiện và hiệu quả Nói tóm lại, những gì khách hàng phải trải qua thì không chỉ

là xảy ra; nó là kết quả của những nỗ lực của các giám đốc, những người mà phải hình dung

và sau đó kết hợp các quy trình cần thiết lại với nhau để hoàn thành công việc

Chu kỳ lập kế hoạch và kiểm soát

Sơ đồ 1-2 miêu tả công việc của ban giám đốc dưới dạng chu kỳ lập kế hoạch và kiểm

soát Chu kỳ lập kế hoạch và kiểm soát liên quan đến các hoạt động suôn sẻ của ban giám

đốc từ việc lập kế hoạch đến việc chỉ đạo và thúc đẩy, kiểm soát và sau đó quay lại việc lập kế hoạch Tất cả các hoạt động này liên quan đến việc ra quyết định, điều mà là trung tâm của các hoạt động khác có liên quan

So sánh kế toán tài chính và kế toán quản trị

Các báo cáo kế toán tài chính được chuẩn bị cho các đối tượng ngoài công ty như cổ đông và chủ nợ, trong khi các báo cáo kế toán quản trị được chuẩn bị cho các giám đốc bên trong tổ chức Sự đối lập trong định hướng này dẫn đến một số khác biệt chính giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị, mặc dù cả hai đều dựa trên dữ liệu tài chính cơ bản sơ đồ 1-3 tóm tắt những khác nhau này

Như được chỉ ra trong sơ đồ 1-3, kế toán tài chính và kế toán quản trị không chỉ khác nhau trong định hướng người dùng mà còn khác nhau trong sự nhấn mạnh về quá khứ và tương lai, dưới hình thức dữ liệu được cung cấp cho người dùng, và trong một vài cách khác Những khác biệt này được thảo luận trong những đoạn dưới đây

Nhấn mạnh về tương lai

Vì việc lập kế hoạch là một phần quan trọng của công việc của giám đốc nên kế toán

quản trị có một định hướng tương lai rõ rệt Ngược lại, kế toán tài chính chủ yếu tóm tắt các giao dịch tài chính trong quá khứ Những tóm tắt này có thể hữu ích trong việc lên kế hoạch nhưng đó không phải là điểm cần chú ý Tương lai không chỉ đơn thuần là sự phản ánh những

gì đã xảy ra trong quá khứ Những thay đổi liên tục diễn ra trong các điều kiện kinh tế, nhu cầu và mong muốn của khách hàng, các điều kiện cạnh tranh, v.v Tất cả những thay đổi này yêu cầu việc lập kế hoạch của các giám đốc dựa trên phần lớn những ước tính về những gì sẽ xảy ra hơn là tóm tắt về những gì đã xảy ra

Kế toán tài chính Kế toán Quản trị

đưa ra các quyết định tài chính

hoạch và kiểm soát một doanh nghiệp

RaQuyết định

Hình thành các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn (Lập Kế hoạch)

Đo lường kết quả hoạt động

(Kiểm soát)

Triển khai các kế hoạch (Chỉ đạo và Thúc đẩy)

So sánh kêt quả thực tế

và kết quả đã được lên kế

hoạch (Kiểm soát)

Sơ đồ 1-2: Chu kỳ lập kế hoạch và kiểm soát

Sơ đồ 1-3: So sánh kế toán quản trị và kế toán tài chính

Sự liên quan của các dữ liệu

Các dữ liệu của kế toán tài chính nên khách quan và có thể xác minh được Tuy nhiên, đối với việc sử dụng bên trong, các giám đốc muốn những thông tin liên quan thậm chí khi các thông tin này không hoàn toàn khách quan và có thể xác minh được Liên quan, nghĩa là

phù hợp với vấn đề sắp tới Ví dụ, rất khó để xác minh doanh số ước tính đối với một cửa

hàng mới dự tính, nhưng đây chính xác là loại thông tin hữu ích nhất cho các giám đốc Kế toán quản trị nên linh hoạt để cung cấp bất kỳ dữ liệu liên quan đến một quyết định cụ thể

Nhấn mạnh ít hơn đến sự chính xác

Việc đảm bảo rằng giá trị tiền chính xác đến tận đồng xu cuối cùng thì cần thời gian và

nỗ lực Loại chính xác này được yêu cầu đối với các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài, hầu hết các giám đốc sẽ đưa ra những ước tính tốt ngay lập tức hơn là việc ngồi đợi để lấy câu trả lời chính xác sau đó Vì lý do này, các nhân viên kế toán quản trị thường ít nhấn mạnh đến sự chính xác hơn các nhân viên kế toán tài chính Ví dụ, trong một quyết định liên quan đến hàng trăm triệu đô la, các ước tính được làm tròn đến hàng triệu gần nhất là đủ Ngoài việc ít nhấn mạnh đến sự chính xác hơn so với kế toán tài chính, kế toán quản trị còn coi trọng các dữ liệu phi tiền tệ nhiều hơn Ví dụ, dữ liệu về sự hài lòng của khách hàng có thể thường xuyên được

sử dụng trong các báo cáo của kế toán quản trị

Các bộ phận của một tổ chức

Kế toán tài chính chủ yếu quan tâm đến việc báo cáo cho công ty như là một khối thống

nhất Ngược lại, kế toán quản trị tập trung rất nhiều đến các công đoạn hoặc bộ phận của một

công ty Những bộ phận này có thể là những dây chuyền sản xuất, khu vực bán hàng, bộ phận, phòng ban, hoặc những phân loại khác mà ban giám đốc cảm thấy có ích Kế toán tài chính không yêu cầu sự phân chia về doanh thu và chi phí của những bộ phận chính trong các báo cáo ra bên ngoài vì điều này là thứ yếu Trong kế toán quản trị, báo cáo theo bộ phận lại được quan tâm hàng đầu

Các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP)

Các bản báo cáo tài chính được chuẩn bị cho những người dùng bên ngoài phải phù hợp với các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP) Những người dùng bên ngoài phải được đảm bảo rằng các báo cáo phải được chuẩn bị phù hợp với một bộ quy định chung Những quy định chung này làm tăng khả năng so sánh và giúp giảm tình trạng gian lận và hiểu sai, nhưng chúng không cần phải dẫn đến những loại báo cáo quan trọng nhất đối với việc ra quyết định nội bộ Ví dụ, nếu ban giám đốc của Good Vibrations đang xem xét việc bán đất để tài trợ cho một cửa hàng mới, thì họ cần phải biết giá trị thị trường hiện tại của mảnh đất Tuy nhiên, GAAP yêu cầu rằng đất sẽ được tính tại mức giá ban đầu của nó trong bản báo cáo tài chính Dữ liệu liên quan hơn cho quyết định giá trị thị trường hiện tại - bị phớt

lờ trong GAAP

Kế toán quản trị không bị ràng buộc bởi GAAP Các giám đốc đưa ra các quy định riêng của mình liên quan đến nội dung và hình thức của các báo cáo bên trong Hạn chế duy nhất là lợi ích được kỳ vọng trong việc sử dụng thông tin nên chú ý đến các chi phí thu thập, phân tích và tổng hợp dữ liệu Tuy nhiên, khi chúng ta sẽ học những chương tiếp theo, thì có một

sự thật không thể từ chối là các yêu cầu báo cáo tài chính ảnh hưởng rất nhiều đến các thói quen kế toán quản trị

Kế toán quản trị - Không bắt buộc

Kế toán tài chính là bắt buộc; nghĩa là, nó phải được thực hiện Rất nhiều các đối tượng bên ngoài như Uỷ ban Chứng khoán (SEC) và cơ quan thuế yêu cầu các bản báo cáo tài chính định kỳ Kế toán quản trị, ngược lại, không bắt buộc Một công ty hoàn toàn tự do làm nhiều hay ít tuỳ theo ý muốn của nó Không có cơ quan quy định nào hoặc không có tổ chức bên ngoài nào quy định rằng nó phải được thực hiện, hoặc có vấn đề nào liên quan đến kế toán quản trị phải được thực hiện Vì kế toán quản trị hoàn toàn không bắt buộc nên câu hỏi quan trọng đặt ra là “Có thông tin nào hữu ích hay không?” chứ không phải là “Có thông tin nào bắt buộc hay không?”

Cơ cấu tổ chức

Ban quản lý phải hoàn thành các mục tiêu của mình bằng cách làm việc qua mọi người Chủ tịch của công ty như Good Vibrations không thể thực hiện tất cả các chiến lược của công

ty một mình; họ phải nhờ vào những người khác Điều này được thực hiện bằng cách tạo ra

một cơ cấu tổ chức mà cho phép việc phi tập trung hoá một cách hiệu quả

Phi tập trung hoá

Phi tập trung hoá là việc chỉ định quyền ra quyết định xuyên suốt một doanh nghiệp

bằng cách cho các giám đốc quyền quyết định liên quan đến phạm vi trách nhiệm của họ Một vài tổ chức thì phi tập trung hoá nhiều hơn các tổ chức khác Bởi vì sự phân tán địa lý của Good Vibrations và tính chất riêng biệt của các thị trường nội địa, nên công ty rất phi tập trung hoá

Chủ tịch của Good Vibrations (thường đồng nghĩa với Tổng giám đốc CEO) đã lập chiến lược rất rộng cho công ty và chỉ đưa ra các quyết định chính như là mở cửa hàng tại một thị trường mới; tuy nhiên, rất nhiều quyền quyết định còn lại được chỉ định cho các giám đốc ở mỗi cấp khác nhau trong toàn bộ tổ chức Mỗi một cửa hàng bán lẻ của công ty đều có một giám đốc cũng như là một giám đốc riêng đối với mỗi loại âm nhạc như nhạc rock quốc tế và nhạc cổ điển jazz Ngoài ra, công ty đều có những phòng hỗ trợ như là phòng thu mua trung tâm và phòng nhân sự

Quan điểm chức năng của tố chức

Sơ đồ 1-4 chỉ ra cơ cấu tổ chức của Good Vibrations dưới hình thức sơ đồ tổ chức Mục

đích của một sơ đồ tổ chức là để chỉ ra trách nhiệm được phân chia như thế nào giữa các giám

đốc và chỉ ra những tuyến báo cáo và tuyến giao tiếp, hoặc chuỗi mệnh lệnh Mỗi một hộp miêu

tả một phạm vi trách nhiệm quản lý, và các tuyến giữa các hộp chỉ ra các quyền chính thức giữa các giám đốc Ví dụ, sơ đồ nói với chúng ta rằng các giám đốc cửa hàng có trách nhiệm đối với phó giám đốc điều hành Ngược lại, giám đốc điều hành có trách nhiệm đối với chủ tịch công

ty, người lại có trách nhiệm đối với ban giám đốc Theo dõi các tuyến thẩm quyền và giao tiếp trên sơ đồ tổ chức, chúng ta có thể thấy rằng giám đốc của cửa hàng Hồng Kông sẽ báo cáo cho phó chủ tịch điều hành chứ không phải là báo cáo trực tiếp cho chủ tịch của công ty

Ban giám đốc

Giám đốc cửa hàng ở Tokyo

Giám đốc Tài chính

Giám đốc cửa

hàng

ở Hồng Kông

Phòng Nhân sự

Kế toán trưởng

Thủ quỹ

Trưởng phòng nhạc

Trưởng phòng Rock Quốc tế

Trưởng phòng nhạc Cổ điển/Jazz

Những cửa hàng khác

Các mối quan hệ và các kênh không chính thức thường phát triển bên ngoài các mối quan

hệ báo cáo chính thức trên sơ đồ tổ chức như là kết quả của các mối liên lạc cá nhân giữa các giám đốc Cơ cấu không chính thức không được thể hiện trên sơ đồ tổ chức, nhưng nó rất quan trọng đối với việc hoạt động hiệu quả

Sơ đồ 1-4: Sơ đồ tổ chức Công ty Good Vibration

Các mối quan hệ giữa vị trí nhân viên và vị trí chuyên môn

Một sơ đồ tổ chức cũng miêu tả các vị trí chuyên môn và nhân viên trong một tổ chức

Một người trong một vị trí chuyên môn thì trực tiếp liên quan đến việc đạt các mục tiêu cơ

bản của doanh nghiệp Một người trong vị trí nhân viên thì ngược lại, chỉ gián tiếp liên quan

vào việc đạt các mục tiêu cơ bản này Các vị trí nhân viên hỗ trợ các vị trí trên tuyến hoặc các phần khác của doanh nghiệp, nhưng họ không có thẩm quyền trực tiếp đối với các vị trí chuyên môn Tham khảo lại sơ đồ tổ chức trong Sơ đồ 1-4 Vì các mục tiêu cơ bản của Good Vibrations là bán các đĩa nhạc có lợi nhuận, nên các giám đốc có phạm vi trách nhiệm liên quan đến việc bán đĩa CD thì có vị trí chuyên môn Những vị trí này, được thể hiện bằng màu đậm hơn trên sơ đồ tổ chức, bao gồm các giám đốc của các phòng khác nhau trong mỗi cửa hàng, các giám đốc cửa hàng, phó chủ tịch tiến hành, chủ tịch và ban giám đốc

Ngược lại, giám đốc của Phòng Thu mua chiếm vị trí nhân viên, vì mục đích duy nhất của Phòng Thu mua là phục vụ các phòng trên tuyến bằng cách làm công việc thu mua cho

họ Tuy nhiên, các giám đốc theo chuyên môn và giám đốc nhân viên đều có thẩm quyền đối với các nhân viên trong phòng riêng của họ

Giám đốc Tài chính

Như đã được đề cập trước đó, ở nước Mỹ trưởng phòng của phòng kế toán thường được

biết đến như là kế toán trưởng Kế toán trưởng lại báo cáo cho Giám đốc Tài chính (CFO)

Giám đốc Tài chính là một thành viên trong ban quản lý cấp cao mà có trách nhiệm cung cấp

những dữ liệu kịp thời và liên quan để hỗ trợ các hoạt động lập kế hoạch và kiểm soát và để chuẩn bị các báo cáo tài chính cho các đối tượng sử dụng bên ngoài Một CFO hiệu quả được coi là một thành viên chính của ban quản lý cấp cao mà cần đến sự tư vấn của họ trong các quyết định quan trọng CFO là người có chuyên môn cao và có quyền điều khiển đối với các chi tiết kỹ thuật của kế toán và tài chính, và là người tạo ra sự dẫn đầu đối với các chuyên gia khác trong phòng của anh ta, và cũng là người có thể phân tích các tình huống mới phát sinh,

là người có thể thông tin các dữ liệu kỹ thuật cho người khác một cách rõ ràng và đơn giản, và

là người có thể kết hợp tốt với các giám đốc cấp cao từ những quy tắc khác Các kế toán viên làm việc dưới quyền của CFO phải tập trung nỗ lực của mình vào việc hỗ trợ các nhu cầu của các đồng nghiệp trong các vị trí trên tuyến:

Ngày càng nhiều những kế toán quản trị giành rất nhiều thời gian để làm việc như là những tư vấn viên nội bộ hoặc những người phân tích kinh doanh trong công ty của họ Sự tiến bộ về kỹ thuật đã giúp họ thoát khỏi những khía cạnh máy móc của kế toán Họ giành ít thời gian hơn để chuẩn bị các báo cáo theo tiêu chuẩn và giành nhiều thời gian hơn để phân tích và giải thích các thông tin Rất nhiều người tách khỏi phòng kế toán để làm việc trong các phòng điều hành Kế toán viên quản trị làm việc với các đội chức năng chéo, có liên lạc trực tiếp nhiều với mọi người trong tổ chức của họ, và liên quan tích cực đến việc ra quyết định Họ là những nhà tư vấn đáng tin cậy 4

Thực tế Kinh doanh

NÓ NÓI LÊN ĐIỀU GÌ?

Một kế toán trưởng của McDonald’s miêu tả những đặc điểm mà các kế toán viên quản trị cần là:

Bạn biết rằng các thông tin kế toán của bạn thì rất lạnh lẽo Người ta mong chờ bạn sẽ biết những ý nghĩa về thuế của các hành động dự kiến Bạn cần phải hiểu các dòng chi phí và các dòng thông tin Bạn phải rất thạo về kỹ thuật và phải là một chuyên gia trong các phần mềm kế toán và kinh doanh của công ty Bạn phải là một người có cái nhìn tổng quát Bạn cần

có kiến thức thực tế về những gì mọi người làm trong các phòng Marketing, thiết kế kỹ thuật, nhân sự, và các phòng khác Bạn cần phải hiểu các quy trình, các phòng, và các chức năng làm việc với nhau như thế nào để điều hành công việc kinh doanh Người ta sẽ mong chờ bạn đóng góp ý kiến ở những buổi họp về lập kế hoạch, vì vậy bạn sẽ phải nhìn thấy được một bức tranh lớn, tập trung vào những điều quan trọng và suy nghĩ chiến lược

Nguồn: Gary Siegel, James E Sorensen, và Sandra B Richtermeyer, “Trở thành một đối

tác kinh doanh”, Chiến lược Tài chính.

Quản trị quy trình

Như đã được thảo luận ở đầu chương, hai thập kỷ qua là thời kỳ của sự rối loạn và thay đổi lớn trong môi trường kinh doanh Sự cạnh tranh trong nhiều ngành đã phát triển trên phạm

vi toàn thế giới, và tốc độ cải tiến trong các sản phẩm và dịch vụ đã được đẩy mạnh Điều này

là một tin tốt cho khách hàng vì sự cạnh tranh khốc liệt sẽ dẫn đến giá thấp hơn, chất lượng cao hơn, và nhiều sự lựa chọn hơn Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp thì sự cạnh tranh khốc liệt trên toàn cầu lại trở thành một thách thức lớn Hơn bất kỳ khi nào, các công ty phải

bổ sung quan điểm chức năng về các hoạt động của mình với định hướng chức năng chéo để

tìm cách nâng cao các quy trình kinh doanh cung cấp giá trị cho khách hàng.

Một quy trình kinh doanh là một loạt những bước được theo đuổi để thực hiện một vài

công việc trong kinh doanh Nó khá phổ biến đối với các bước có liên kết với nhau hình thành

nên một quy trình liên quan đến tất cả các phòng ban Thuật ngữ chuỗi giá trị thường được sử

dụng khi chúng ta xem xét các phòng chức năng của một tổ chức tương tác với các phòng

khác để hình thành nên các quy trình kinh doanh Một chuỗi giá trị, như được chỉ ra trong sơ

đồ 1-5, bao gồm những chức năng kinh doanh chính tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm và dịch vụ của công ty Nhu cầu của khách hàng được đáp ứng hiệu quả nhất bằng cách phối hợp các quy trình kinh doanh mà mở rộng ra các chức năng này

Phần này thảo luận ba phương pháp tiếp cận khác nhau đối với việc quản lý và cải thiện quy trình kinh doanh - sản xuất tinh giản, lý thuyết về sự hạn chế (TOC), và sáu Xichma Mặc

dù mỗi một cái lại có đặc điểm duy nhất trong những khía cạnh cụ thể, nhưng cả ba đều có chủ đề chung về việc tập trung vào quản lý và nâng cao quy trình kinh doanh

Thiết kế

Dịch vụ

R&D Sản phầm Sản xuất Marketing Phân phối Khách hàng

Sơ đồ 1-5: Các chức năng kinh doanh hình thành nên chuỗi giá trị

Sản xuất tinh giản

Theo truyền thống, các giám đốc trong các công ty sản xuất sẽ tìm cách tối đa hoá sản xuất để phân bổ các chi phí đầu tư vào các thiết bị và các tài sản khác cho càng nhiều sản phẩm càng tốt Ngoài ra, các giám đốc cũng đã thường cảm thấy rằng một phần quan trọng trong công việc của họ là làm cho mọi người bận rộn trên lý thuyết là sự nhàn rỗi làm phí phạm tiền bạc Những quan điểm truyền thống này, thường xuyên được bổ sung bởi các thói quen kế toán quản trị truyền thống, đã dẫn đến một loạt các thói quen mà đã bị phê phán trong những năm gần đây

Trong một công ty sản xuất truyền thống, công việc được thúc đẩy qua hệ thống để sản

xuất càng nhiều càng tốt và làm cho mọi người bận rộn - thậm chí khi sản phẩm không được bán ngay lập tức Điều này sẽ dẫn đến kết quả không thể tránh được là doanh nghiệp tồn kho

nhiều nguyên vật liệu thô, bán thành phẩm, và thành phẩm Nguyên vật liệu thô là những

nguyên vật liệu được sử dụng để sản xuất sản phẩm Bán thành phẩm gồm các sản phẩm

mới được hoàn thiện một phần và đòi hỏi phải được thực hiện thêm trước khi chúng có thể

sẵn sàng để bán cho khách hàng Thành phẩm bao gồm các hàng hoá mà đã được hoàn thiện

nhưng vẫn chưa được bán cho khách hàng

Quy trình thúc đẩy trong việc sản xuất truyền thống bắt đầu bằng cách tích luỹ số lượng

lớn nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp để các hoạt động có thể tiến hành một cách suôn sẻ thậm chí khi có sự gián đoạn không mong đợi xảy ra Tiếp theo, các nguyên vật liệu sẽ được đem đến các phân xưởng để làm cho mọi người bận rộn Khi một phân xưởng hoàn thành công việc của mình, các sản phẩm được hoàn thiện một phần (nghĩa là bán thành phẩm) được “đẩy” tới phân xưởng tiếp theo mà không cần quan tâm đến phân xưởng này có sẵn sàng tiếp nhận số sản phẩm đo hay không Kết quả là những sản phẩm được hoàn thiện một phần bị ứ đọng, đợi đến khi phân xưởng tiếp theo sẵn sàng Chúng có thể không được hoàn thiện trong hàng ngày, hàng tuần, hoặc thậm chí là hàng tháng Hơn nữa, nhiều khi các sản phẩm đã được hoàn thiện xong nhưng khách hàng có lẽ không muốn mua chúng Nếu như thành phẩm được sản xuất nhanh hơn thị trường tiêu thụ, thì kết quả là khối lượng thành phẩm tồn kho sẽ bị đầy lên

Bước 3: Tổ chức các công việc xung quanh luồng chảy của quy trình

Bước 4: Tạo

ra một hệ thống kéo mà đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Bước 5: Không ngừng theo đuổi

sự hoàn hảo trong quy trình kinh doanh

Mặc dù có một số người lập luận rằng, việc duy trì số lượng lớn hàng tồn kho sẽ có lợi, nhưng rõ ràng là nó phát sinh chi phí Theo các chuyên gia, ngoài việc tiền bị ứ đọng, thì duy trì hàng tồn kho làm công việc kém hiệu quả và cẩu thả, dẫn đến có quá nhiều hàng lỗi, và sẽ làm tăng đáng kể thời gian để hoàn thiện sản phẩm Ví dụ, khi bán thành phẩm được giữ một thời gian dài trước khi được phân xưởng tiếp theo chế biến, thì những lỗi do phân xưởng trước đó thông báo thì sẽ bị bỏ quên Nếu như máy móc không được kiểm tra hoặc có nhiều thao tác sai sót thì có rất nhiều hàng lỗi sẽ được sản xuất trước khi vấn đề được phát hiện ra

Và khi cuối cùng hàng lỗi được phát hiện ra thì có thể sẽ rất khó để biết được nguồn gốc tạo

ra sản phẩm lỗi Hơn nữa, các hàng hoá có thể lạc hậu hoặc lỗi thời khi chúng được hoàn thiện

Hàng tồn kho những bán thành phẩm sẽ gây ra nhiều vấn đề khác và sẽ được thảo luận trong các khoá học cao hơn Những vấn đề này không hề rõ ràng - nếu như chúng rõ ràng, thì các công ty công ty sẽ không còn giảm hàng tồn kho nữa Các giám đốc của Toyota được tín nhiệm với sự hiểu biết sâu sắc rằng hàng tồn kho nhiều sẽ tạo ra nhiều vấn đề hơn là những vấn đề mà chúng giải quyết Toyota là công ty tiên phong trong mô hình sản xuất được biết

đến ngày nay là Sản xuất tinh giản.

Mô hình tinh giản suy nghĩ: Mô hình tinh giản suy nghĩ là một phương pháp tiếp cận

quản trị gồm 5 bước mà tổ chức các nguồn lực như con người, máy móc xung quanh các quytrình kinh doanh và kéo các hàng hoá qua các quy trình này để đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng Kết quả là hàng tồn kho ít hơn, ít hàng lỗi hơn, phí ít nỗ lực hơn, và thời gian phản ứng với khách hàng nhanh hơn

Sơ đồ 1-6 Năm bước của mô hình tinh giản suy nghĩ

Nguồn: Tinh giản suy nghĩ, James P Womack và Daniel T Jones

 Transportation

 Inventory

 Motion

 Waiting time

 Over-production

 Processing Itself

 Defective Product (Scrap in manufactured products or any type of business.)

Bước đầu tiên là xác định giá trị cho khách hàng trong những sản phẩm và dịch vụ cụ

thể Bước thứ hai là xác định quy trình kinh doanh cung cấp giá trị này cho khách hàng Như

đã được thảo luận trước đó, các bước liên kết hình thành một quy trình kinh doanh sẽ lan rộng

ra các phòng mà được nêu cụ thể trên sơ đồ tổ chức Bước thứ ba là tổ chức các công việc

quanh quy trình kinh doanh Điều này thường được hoàn thành bằng cách tạo ra các ô sản

xuất Phương pháp tiếp cận theo ô lấy nhân viên và thiết bị khỏi các phòng mà trước đó đã

được tách riêng từ những phòng và những nơi khác vào một nơi làm việc mà gọi là ô Thiết bị trong ô được sắp xếp thẳng hàng theo trật tự mà đi theo các bước của quy trình kinh doanh Mỗi một nhân viên được đào tạo để thực hiện tất cả các bước trong ô làm việc riêng của mình Bước thứ tư trong mô hình suy nghĩ cắt giảm chi phí là tạo ra một hệ thống thu hút nơi

mà sản xuất chưa được bắt đầu đến tận khi có khách hàng yêu cầu một sản phẩm Hàng tồn kho được giảm tới mức tối thiểu bằng cách chỉ mua nguyên vật liệu thô và sản xuất hàng khi cần thiết để đáp ứng yêu cầu của khách hàng Theo các điều kiện lý tưởng này, một công ty hoạt động một hệ thống thu hút sẽ chỉ mua đủ nguyên vật liệu hàng ngày để đáp ứng nhu cầu của ngày đó Bên cạnh đó, công ty sẽ không có bất cứ hàng hoá nào đang được sản xuất dở vào cuối ngày, và tất cả các hàng hoá được hoàn thiện vào cuối ngày sẽ được vận chuyển tới khách hàng ngay lập tức Trật tự này nói lên rằng, công việc sẽ diễn ra “đúng lúc” với điều kiện là nguyên vật liệu được mỗi ô sản xuất nhận phải đúng lúc để đi vào sản xuất, các phần được sản xuất phải được hoàn thiện đúng lúc để lắp ráp thành sản phẩm, và các sản phẩm phải được hoàn thiện đúng lúc để được vận chuyển cho khách hàng Không có gì ngạc nhiên cả,

khía cạnh này của mô hình suy nghĩ cắt giảm chi phí thường được gọi là sản xuất “đúng lúc”, hoặc gọi tắt là JIT

Sự thay đổi từ sản xuất đẩy sang sản xuất kéo thì sâu hơn là nó thể hiện ra Trong những yếu tố khác, sản xuất chỉ đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng có nghĩa là các nhân công sẽ rất nhàn rỗi khi nhu cầu thấp hơn công suất của công ty Điều này có thể là sự thay đổi về văn hoá rất khó khăn đối với công ty Nó thách thức những niềm tin cốt lõi của các giám đốc và gây ra những lo lắng trong nhân viên, những người mà đã quen với việc bận rộn liên tục.Bước thứ năm của mô hình suy nghĩ cắt giảm chi phí là liên tục theo đuổi sự hoàn hảo trong quy trình kinh doanh Trong một công ty truyền thống, các phần và nguyên vật liệu được kiểm tra để phát hiện lỗi khi chúng được nhận từ các nhà cung cấp, và các hàng hoá được lắp ráp thì được kiểm tra khi chúng đi qua dây chuyền sản xuất Trong một hệ thống Sản xuất tinh giản, các nhà cung cấp của công ty có trách nhiệm đối với các phần và các nguyên vật liệu sắp nhận được Và thay vì sử dụng những điều tra viên có chất lượng, các công nhân của công ty sẽ trực tiếp chịu trách nhiệm phát hiện ra những hàng hoá lỗi Một công nhân phát hiện ra hàng hoá lỗi phải ngay lập tức dừng sản xuất Các giám sát viên và các công nhân

khác sẽ đến ô để xác định nguyên nhân của vấn đề và sửa nó trước khi có thêm hàng lỗi được sản xuất Thủ tục này đảm bảo rằng các vấn đề sẽ nhanh chóng được phát hiện và khắc phục.

Mô hình suy nghĩ cắt giảm chi phí cũng có thể được sử dụng để cải thiện các quy trình

kinh doanh mà kết nối các công ty lại với nhau Thuật ngữ quản trị chuỗi cung cấp thường

xuyên được sử dụng để nói đến sự phối hợp các quy trình kinh doanh trong công ty để phục

vụ khách hàng tốt hơn Ví dụ, Procter & Gamble và Costco đã phối hợp các quy trình kinh doanh của họ với nhau để đảm bảo rằng các sản phẩm của Procter & Gamble như là Bounty, Tide, Crest, có ở trên giá của Costco khi khách hàng muốn chúng Cả Procter & Gamble và Costco đều nhận ra rằng sự thành công chung của họ phụ thuộc vào việc làm việc với nhau để đảm bảo rằng các sản phẩm của Procter & Gamble luôn luôn sẵn có đối với các khách hàng của Costco

Thực tế trong kinh doanh

SỨC MẠNH CỦA VIỆC CẮT GIẢM CHI PHÍ

Suy nghĩ cắt giảm chi phí có thể có lợi cho tất cả các loại hình kinh doanh Ví dụ, hệ thống sản xuất tinh giản của công ty Dell có thể sản xuất ra một chiếc máy theo yêu cầu của

cá nhân trong vòng 36 giờ Thậm chí còn ấn tượng hơn, Dell không bắt đầu đặt các thành phần và lắp ráp máy vi tính đến tận khi đơn hàng được đăng ký Bằng cách đặt ngay trước khi lắp ráp, các bộ phận của Dell trung bình mới hơn 60 ngày so với các bộ phận của đối thủ, có nghĩa là có lợi thế lợi nhuận 6% trong riêng các bộ phận

Trong lĩnh vực dịch vụ Jefferson Pilot Financial đã nhận ra rằng “giống như một ô tô trên dây chuyền sản xuất, hợp đồng bảo hiểm cũng phải đi qua một loạt các quy trình, từ việc nộp đơn ban đầu đến việc bảo hiểm, hoặc đánh giá rủi ro, tới việc đưa ra các hợp đồng bảo hiểm Với mỗi một bước, giá trị được cộng thêm vào công việc đang được tiến hành giống như là chiếc ô tô được lắp thêm cửa hoặc được sơn” Vì nhận thức này, JPF đã tổ chức công việc của mình theo các ô và đồng bộ hoá tỷ lệ sản lượng với tiến độ nhu cầu của khách hàng Suy nghĩ cắt giảm chi phí của JPF giúp cho nó có thể giảm thời gian thay đổi đến 70%, giảm chi phí lao động đến 26%, và giảm lỗi đến 40%

Nguồn: Gary McWilliams, “Gió lốc trên mạng”, Businesss Week, 07/04/197, trang 134; Stephen Pritchard, “Trong bộ máy sản xuất tinh giản của Dell”, Quản trị công việc, 12/2002, trang 14-16

Lý thuyết về sự hạn chế (TOC)

Một sự hạn chế là bất kể những gì ngăn cản bạn đạt được nhiều hơn những gì bạn muốn

Mọi cá nhân và mọi tổ chức đều ít nhất đối mặt với một sự hạn chế, vì vậy không khó để tìm

ra sự hạn chế Bạn có thể không có đủ thời gian để nghiên cứu kỹ lưỡng mọi chủ đề và ra

ngoài với bạn bè của bạn vào cuối tuần, vì vậy thời gian của bạn là sự hạn chế Hãng hàng không United Airlines chỉ có một số lượng cổng chất hàng hạn chế sẵn có đối với trung tâm Chicago O’Hare, vì vậy hạn chế của nó là các cổng chất hàng lên Vail Resorts chỉ có số lượng đất hạn chế để phát triển nhà và các khu thương mại, vì thế hạn chế của nó là đất đai.

Lý thuyết về sự hạn chế (TOC) được dựa trên sự hiểu biết sâu sắc là việc quản lý hiệu

quả các hạn chế là chìa khoá dẫn đến thành công Như là một ví dụ, thời gian chờ đợi dài để

mổ là một vấn đề thường xuyên của Dịch vụ Sức khoẻ Quốc gia (NHS), một đơn vị cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khoẻ được chính phủ tài trợ của Anh Biểu đồ trong sơ đồ 1-7 minh hoạ một phiên bản đơn giản bao gồm các bước được một bệnh nhân phẫu thuật tiến hành Số lượng các bệnh nhân có thể được xử lý qua mỗi bước trong một ngày được chỉ ra trong sơ đồ

Ví dụ, các cuộc hẹn gặp đến thăm các bệnh nhân ngoại trú có thể được các bác sĩ đa khoa thực hiện 100 lần một ngày

Sự hạn chế, hay tình trạng ứ đọng, trong một hệ thống được xác định bởi một bước mà

có công suất ít nhất trong tình huống này là sự phẫu thuật Tổng số bệnh nhân được xử lý qua toàn bộ hệ thống không thể vượt quá 15 người/ngày số lượng tối đa các bệnh nhân có thể được điều trị trong phòng khám Không kể đến các bác sĩ, giám đốc, và y tá đã cố gắng như thế nào để nâng cao tỷ lệ xử lý ở những nơi khác trong hệ thống, họ không bao giờ thành công trong việc giảm danh sách chờ đợi đến tận khi công suất phẫu thuật được tăng lên Thực tế, sự cải thiện ở một nơi nào đó trong hệ thống - cụ thể là trước sự hạn chế - dường như dẫn đến thời gian chờ đợi lâu hơn và nhiều bệnh nhân và những người cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khoẻ nản chí hơn Do đó, để hiệu quả, các nỗ lực cải thiện phải được tập trung vào sự hạn chế Một quy trình kinh doanh, quy trình phục vụ các bệnh nhân phẫu thuật, thì giống như là một chuỗi Nếu như bạn muốn tăng sức mạnh của một chuỗi, thì cách nào là cách tốt nhất để thực hiện điều đó? Bạn có nên tập trung nỗ lực của mình vào việc tăng cường mối liên kết mạnh nhất, tất cả các liên kết, hay mối liên kết yếu nhất? Rõ ràng là, tập trung nỗ lực của bạn vào mối liên kết yếu nhất sẽ mang đến lợi ích nhiều nhất

Thủ tục tiến hành để tăng cường một chuỗi là rõ ràng Trước tiên, xác định mối liên kết yếu nhất, cái mà là sự hạn chế Trong trường hợp của NHS, sự hạn chế là sự phẫu thuật Thứ hai, không được đặt sự căng thẳng lên hệ thống nhiều hơn mối liên kết nhỏ nhất có thể xử lý -nếu như bạn làm như vậy, chuỗi sẽ bị phá vỡ Trong trường hợp của NHS, nhiều người chuyển đến hơn sự phẫu thuật có thể dẫn đến các danh sách dài không thể chấp nhận được Thứ ba, tập trung các nỗ lực cải thiện vào việc tăng cường mối liên kết yếu nhất Trong trường hợp của NHS, nó có nghĩa là tìm cách để tăng số lượng phẫu thuật có thể được thực hiện trong một ngày Thứ tư, nếu như các nỗ lực cải thiện thành công, thì cuối cùng chuỗi liên kết yếu nhất sẽ được cải thiện lên tới mức nó không còn là mối liên kết yếu nhất nữa Ở điểm

đó, một mối liên kết yếu nhất mới (có nghĩa là một hạn chế mới) phải được xác định, và các

nỗ lực cải thiện sẽ được chuyển đến mối liên kết đó Quy trình tiếp theo đơn giản này cung cấp một chiến lược mạnh mẽ để tối ưu hoá các quy trình kinh doanh

Bổ sung vào danh sách chờ phẫu thuật (150/

ngày)

Thăm bệnh nhân ngoại trú (50/

ngày)

Thăm

và theo dõi bệnh nhân (60/

ngày)

Phẫu thuật (15/

ngày)

Cho về (140/ ngày)

Sơ đồ 1-7: Xử lý các bệnh nhân phẫu thuật tại bệnh viện NHS

Thực tế trong kinh doanh

Hãy xem bạn cắt giảm chi phí ở nơi nào

Ở bệnh viện, phòng khẩn cấp bị đầy đến nỗi mà các cửa được đóng để công chúng và bệnh nhân sẽ tránh 36 giờ trong vòng một tháng Sau khi điều tra, hoá ra là sự hạn chế không phải là bản thân phòng khẩn cấp; nó là các nhân viên trông coi phòng Để cắt giảm chi phí, các giám đốc ở bệnh viện đã sa thải một số nhân viên Điều này tạo ra sự ứ đọng trong phòng khẩn cấp vì phòng không được lau sạch nhanh bằng các nhân viên trong phòng khẩn cấp xử lý các bệnh nhân mới Do đó, sa thải một trong những công nhân có mức lương thấp nhất trong bệnh viện sẽ làm cho một trong những nhân viên được trả lương cao nhất và những thiết bị đắt tiền nhất trong bệnh viện trở nên nhàn rỗi

Nguồn: Tracey Burton-Houle, “AGI tiếp tục đạt được những tiến bộ vững chắc với việc ứng dụng TOC trong việc chăm sóc sức khoẻ”

Sáu Xichma

Sáu Xichma là một phương pháp cải thiện quy trình dựa trên sự phản hồi của khách

hàng và việc thu thập các dữ liệu dựa trên thực tế và các kỹ thuật phân tích để thúc đẩy sự cải tiến kỹ thuật Motorola và General Electric đã được xác định chặt chẽ với sự nổi lên của phong trào Sáu Xichma Về mặt kỹ thuật, thuật ngữ Sáu Xichma liên quan đến một quy trình

mà tạo ra hơn 3.4 hàng lỗi trong một triệu cơ hội Bởi vì tỷ lệ hàng lỗi này rất thấp nên Sáu

Xichma thỉnh thoảng được gọi là sai sót bằng không.

Khung phổ biến nhất được sử dụng để hướng dẫn các nỗ lực cải thiện quy trình Sáu Xichma được biết đến là DMAIC (phát âm là: du-may-ik), có nghĩa là Xác định (D Define),

Đo lường (M Measure), Phân tích (AAnalyze), Cải thiện (I Improve), và Kiểm soát (C Control) Như được tổng kết trong sơ đồ 1-8, giai đoạn xác định của quy trình tập trung vào việc xác định quy mô và mục đích của dự án, dòng quy trình hiện tại, và các yêu cầu của khách hàng Giai đoạn Đo lường được sử dụng để thu thập các dữ liệu hiệu quả hoạt động quan tâm đến quy trình hiện tại và thu hẹp phạm vi của dự án đến những vấn đề quan trọng nhất Giai đoạn Phân tích tập trung vào việc xác định gốc rễ gây ra những vấn đề mà đã

-được xác định trong suốt giai đoạn Đo lường Giai đoạn phân tích thường tiết lộ rằng rất

nhiều hoạt động không làm tăng giá trị của sản phẩm và dịch vụ Các hoạt động mà khách

hàng không hài lòng để trả vì chúng không làm tăng giá trị được biết đến như là các hoạt động không làm tăng giá trị và các hoạt động như vậy sẽ được hạn chế khi có thể Trong

suốt giai đoạn cải thiện, các giải pháp tiềm năng sẽ được phát triển, đánh giá và triển khai

để loại bỏ các hoạt động không làm tăng giá trị và bất kỳ các vấn đề khác chưa được phát hiện trong giai đoạn Phân tích Cuối cùng, mục đích trong giai đoạn Kiểm soát là để đảm bảo rằng các vấn đề còn lại sẽ được khắc phục và các phương pháp mới sẽ được cải thiện qua thời gian.6

Các giám đốc phải cẩn thận khi chuyển những cải thiện Sáu Xichma thành những lợi ích tài chính Chỉ có hai cách để làm tăng lợi nhuận - cắt giảm chi phí hoặc tăng doanh số Cắt giảm chi phí dường như là dễ dàng sa thải nhân viên mà không còn cần bởi vì những cải thiện như việc loại bỏ các hoạt động không làm tăng giá trị Tuy nhiên, nếu phương pháp này được xúc tiến, các nhân viên sẽ nhanh chóng nhận được một thông điệp là sự cải thiện quy trình sẽ dẫn đến mất việc và họ sẽ từ chối những nỗ lực cải thiện tiếp theo Nếu như sự cải thiện tiếp tục, các nhân viên phải được thuyết phục là kết quả cuối cùng của sự cải thiện

sẽ an toàn hơn hơn là những công việc ít an toàn hơn Điều này chỉ có thể xảy ra nếu ban quản lý sử dụng các công cụ như là Sáu Xichma để tạo ra nhiều công việc kinh doanh hơn là việc cắt giảm nhân công

Sơ đồ 1-8: Khuôn khổ Sáu Xichma DMAIC

Xác định Thiết lập quy mô và mục đích của dự án

Vẽ biểu đồ dòng chảy của quy trình hiện tại

Lập các yêu cầu của khách hàng cho quy trình

Đo lường Thu thập các dữ liệu kết quả hoạt động liên quan đến quy trình hiện tại

Thu hẹp phạm vi của dự án đến những vấn đề quan trọng nhất

Phân tích Xác định nguyên nhân gây ra các vấn đề được xác định từng giai đoạn

Đo lường

Cải thiện Phát triển, đánh giá, và triển khai các giải pháp cho các vấn đề

Kiểm soát Đảm bảo rằng vấn đề còn lại sẽ được sửa chữa

Tìm kiếm để cải thiện các phương pháp mới qua thời gian

Nguồn: Peter C Brewer và Nancy A Bagraoff, “Kế toán cho các lỗi gần như bằng không với Sáu Xichma”

Công nghệ trong kinh doanh

Công nghệ đang được khai thác nhiều cách trong kinh doanh Trong phần này, chúng ta

sẽ thảo luận hai trong những cách này thương mại điện tử và các hệ thống doanh nghiệp

Thương mại điện tử

Thương mại điện tử nói đến việc kinh doanh mà được thực hiện bằng cách sử dụng

Internet Vào đầu thiên niên kỷ mới, thương mại điện tử đã diễn ra rất cao Giá cổ phiếu của các công ty dot.com (các công ty mà tập trung vào việc tạo ra doanh thu chỉ qua Internet) đã lên rất cao Vào ngày 30/01/2000, hơn 20 công ty dot.com như Pets.com, Epidemic.com, đã phải trả 3 triệu đô để quảng cáo 30 giây trên chương trình Super Bowl Tuy nhiên, đến tháng

11 của năm đó, các khách hàng triển vọng của các công ty dot.com đã bắt đầu trở nên lo lắng

vì nhiều công ty như Pets.com, Garden.com và Furniture.com đã sụp đổ Đến mùa xuân năm

2001, Etoys đã thống kê hàng tháng các công ty dot.com ngừng hoạt động lên đến 17,554 và đóng cửa đã lên đến 64 Nói tóm lại, sự sụp đổ của các công ty dot.com đang xảy ra7

Từ khi có sự sụp đổ của các công ty dot.com năm 2001, thương mại điện tử đang trên đà được xây dựng lại Quảng cáo trên Internet dự kiến vượt 12 tỷ USD/năm trước khi kết thúc thập kỷ này.8Và trong khi thương mại điện tử đã có ảnh hưởng lớn đối với việc bán sách, âm nhạc và vé máy bay, thì dường như là các công ty như Blue Nile, eBay, Amazon.com, Lending Tree, và Expedia sẽ tiếp tục phá vỡ và xác định lại những thị trường chính như trang sức, bất động sản, và công nghiệp khách sạn.9 Ngoài các công ty dot.com, các công ty xây dựng như là General Electric, Wells Fargo, và Target chắc chắn sẽ tiếp tục mở rộng vào không gian Internet cho cả các giao dịch giữa công ty với công ty và các giao dịch bán lẻ

Sự tăng trưởng trong thương mại điện tử đang diễn ra bởi vì Internet có những lợi thế quan trọng so với các thị trường truyền thống đối với nhiều loại giao dịch Ví dụ, Internet là một công nghệ lý tưởng để sắp xếp hợp lý hoá quy trình cho vay thế chấp Các khách hàng có thể hoàn thành các đơn vay trên mạng hơn là việc mất thời gian với một nhân viên trong văn phòng Các dữ liệu và các quỹ sẽ được gửi đi gửi lại bằng điện tử

Tuy nhiên, trong khi xây dựng thành công một doanh nghiệp dot.com vẫn còn rất mong manh và nhiều rủi ro thì thương mại điện tử vẫn còn được duy trì Giá cổ phiếu của các công

ty dot.com sẽ tăng và giảm nhưng lợi ích mà Internet mang lại cho các doanh nghiệp và khách hàng của họ sẽ đảm bảo rằng thương mại điện tử sẽ tăng trưởng

Thực tế trong kinh doanh

SỰ CẢI TIẾN CỦA INTERNET

Các công ty tiếp tục phát triển những cách mới trong việc sử dụng Internet để cải thiện hiệu quả hoạt động của họ Dưới đây là bản tóm tắt những ứng dụng Internet đáng suy nghĩ được phân loại thành 4 nhóm chính