STổ chức sự kiện là một cách rất hiệu quả cho các doanh nghiệp để quảng cáo hàng hóa và dịch vụ của họ nhưng bên cạnh đó, muốn sự kiện được thành công, người quản lý sự kiện cũng gặp phả
Trang 1Một vài vấn đề cần lưu ý
để tổ chức sự kiện thành
công
Trang 2STổ chức sự kiện là một cách rất hiệu quả cho các doanh nghiệp để quảng cáo hàng hóa và dịch vụ của họ nhưng bên cạnh đó, muốn sự kiện được thành công, người quản lý sự kiện cũng gặp phải một số
thách thức bao gồm việc lựa chọn một địa điểm tổ chức, quản lý lời mời, phản ứng tổ chức, và các khoản thanh toán theo dõi
Sau đây là một số lưu ý để giúp bạn vượt qua những thách thức và thành công khi tổ chức sự kiện:
Thiết lập mục tiêu
Cho dù đó là để giải trí, thông tin, kêu gọi quyên góp tiền, bạn cần phải biết những gì bạn đang cố gắng để hoàn thành với sự kiện của bạn Thiết lập mục tiêu sẽ rất hữu ích, xác định nơi để đầu tư cũng như lập kế hoạch tiến độ Nếu có thể, hãy cố gắng thiết lập các mục tiêu dễ dàng đo lường được, chẳng hạn như bạn mong đợi bao nhiêu khách tham dự, vì vậy bạn có thể dễ dàng đánh giá mình thành công bao nhiêu phần sau khi sự kiện kết thúc
Trang 3Thiết lập ngân sách
Bạn cần phải biết bao nhiêu tiền bạn có trước khi bạn bắt đầu bất kỳ kế hoạch thực tế Hãy thực tế với chi phí của bạn Hãy ngồi xuống và làm một phác thảo về mọi khía cạnh của sự kiện và bạn sẵn sàng bỏ ra bao nhiêu cho mỗi mục Thường xuyên kiểm tra ngân sách để chắc chắn rằng bạn không sử dụng quá mức cho phép Hãy phân tầng các sự lựa chọn cũng như các lựa chọn linh hoạt tương ứng với từng ngân sách dự trù Ví dụ:
Lựa chọn 1: Bạn có một quầy bar ngoài trời
Lựa chọn 2: Mỗi khách nhận được hai đồ uống miễn phí
Lựa chọn 3: Khách trả tiền cho đồ uống của mình
Hãy cân đối các khoản chi phí Nếu bạn quyết tâm để có một quầy bar ngoài,
ví dụ, bạn có thể phải cắt giảm vào ngân sách phục vụ của bạn chẳng hạn Nếu có điều gì bạn muốn mà bạn không thể đủ khả năng, hãy tìm kiếm giảm
Trang 4giá và không ngại đàm phán với các nhà cung cấp Họ cần doanh nghiệp của bạn nhiều giống như bạn cần họ, và vấn đề là bạn phải tìm ra họ!
Xác định vai trò của những người tham gia vào sự kiện
Bất cứ ai với vai trò là điều phối viên sự kiện cho nhóm hậu cần, cũng nên được xem là một phần của danh sách này Hãy chắc chắn rằng họ biết chính xác vai trò của họ là gì, những gì bạn mong đợi từ phía họ, những gì họ cần đến và bất cứ thông tin nào khác bạn cảm thấy là cần thiết Giữ cho tất cả mọi người thông báo và cập nhật liên tục Hãy chắc chắn bạn có một cuộc họp sự kiện trước khi đi qua bất kỳ giai đoạn hậu cần ở phút cuối cùng để khắc phục sự cố khi cần thiết
Thời gian dự trù
Trang 5Thiết lập bảng thời gian dự trù sẽ giúp bạn đáp ứng thời hạn của sự kiện Thực hiện một phác thảo của tất cả các quyết định và hoạt động theo thứ tự tuần tự từ đầu đến cuối Như kế hoạch, bạn hãy truy cập biểu đồ này thường xuyên để đảm bảo bạn đang ở trên đường đua
Trang 6Hợp đồng sự kiện với các nhà tài trợ và đối tác
Hợp đồng là xương sống của bất kỳ sự kiện Cho đến khi các hợp đồng với nhà cung cấp và vui chơi giải trí đã hoàn tất, mọi thứ về sự kiện của bạn là phần nào đã ổn Vì vậy, chuẩn bị hợp đồng của bạn càng sớm càng tốt để không bị mất cơ hội, biết đâu khách hàng của bạn nhận được một lời đề nghị hấp dẫn hơn hai tuần trước ngày trọng đại
Thiết lập địa điểm và ngày giờ tổ chức
Nếu bạn có một ngày cụ thể và thời gian, bạn sẽ cần phải tìm một địa điểm
mà có thể phù hợp với nhu cầu của bạn Tuy nhiên, nếu bạn đã xác định được địa điểm cho buổi tiệc của bạn, bạn có thể phải linh hoạt với thời gian
Ngoài ra, hãy nhớ bầu không khí bạn đang cố gắng để tạo ra khi lựa chọn địa điểm Tùy thuộc vào sự kiện chính thức như thế nào, bạn có thể muốn sự kiện diễn ra trong một phòng khiêu vũ của khách sạn thay vì một hội trường ngột ngạt Bạn cũng cần phải giữ trong tâm trí vị trí sẽ cung cấp những gì cần thiết, chẳng hạn như bàn, ghế và khăn Ban nên lưu ý rằng bất cứ điều gì không đi kèm với không gian sẽ có thể được thuê, và tiền sẽ trừ từ ngân sách của bạn
Danh sách khách và gửi thư mời
Trang 7Gửi lời mời trước sự kiện Tùy thuộc vào mối quan hệ của bạn với khách
hàng, danh sách khách mời sẽ bao gồm một loạt những người từ bạn bè đồng
nghiệp Nếu bạn cảm thấy nó là cần thiết, bao gồm quy định trang phục trên
giấy mời
Thực phẩm và đồ uống
Trang 8Quyết định những loại thức ăn mà bạn muốn (trong ngân sách) để phục vụ: buffet hay một bữa ăn tối ngồi chung, từng món được mang lên lần
lượt Hãy xem xét lựa chọn thực phẩm phù hợp với chủ đề của sự kiện Hãy nói rõ trong thông báo mời những gì sẽ được phục vụ ngay cả khi bạn không yêu cầu mọi người chọn trước - để đảm bảo sẽ không có những khách than phiền về thực đơn trong sự kiện của bạn
Trang trí
Đồ trang trí rất quan trọng cho việc thiết lập bầu không khí Tùy thuộc vào
vị trí, bạn có thể có thể sử dụng vẻ đẹp tự nhiên của không gian để tiết kiệm tiền trên trang trí Chỉ cần chắc chắn những đồ trang trí mà bạn chọn không mâu thuẫn với phong cách tổng thể của sự kiện Ví dụ, nếu bạn đang có tông màu đen trong phòng khiêu vũ khách sạn thì đèn nhấp nháy có thể không phải là lựa chọn tốt nhất Sắp xếp hoa thường là sự lựa chọn đơn giản nhất
Trang 9và dễ thích nghi nhất cho một không gian lớn Tuy nhiên, hoa có thể đắt tiền
và có những lựa chọn khác mà yêu cầu ít tiền hơn, ví dụ: Ánh nến ở trung
tâm của mỗi bàn
Xem xét và đánh giá
Xem xét lại mục tiêu của bạn ở phần cuối của sự kiện Bạn đã thành công? Bạn đã đạt một số mục tiêu và không phải những người khác? Tại sao có và tại sao không? Đào sâu vào việc thực hiện thu thập để có được một ý tưởng tốt về những thành công và thất bại của bạn Có một cuộc họp sau sự kiện
với các thành viên chủ chốt để xem xét các vấn đề, cũng như cách để cải
thiện mối quan hệ tiếp theo của bạn với các đối tác chẳng hạn
