Kế toán phải thu khách hàng, phải trả người bán tại công ty TNHH thương mại dịch vụ anh bửu

Bên cạnh đó, căn cứ vào các khoản phải thu khách hàng và ph i tr nhà cung c p, doanh nghiả ả ấ ệp đánh giá được khả năng huy động v n, kh ố ảnăng thanh toán, tình hình bị chiếm dụng v n

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN 4

1.1 K toán ph i thu khách hàng 4 ế ả1.1.1 Đặc điểm và yêu c u qu n lý ph i thu khách hàng 4 ầ ả ả1.1.1.1 Đặc điểm kho n ph i thu khách hàng 4 ả ả1.1.1.2 Yêu c u qu n lý kho n ph i thu khách hàng 4 ầ ả ả ả1.1.2 K toán ph i thu khách hàng 6 ế ả1.1.2.1 Ch ng t , tài kho n s d ng 6 ứ ừ ả ử ụ1.1.2.2 Kế toán chi tiết ph i thu khách hàng 7 ả

a Sổ sách s d ng 7 ử ụ

b Trình t ghi s 8 ự ổ1.1.2.3 Kế toán tổng h p kho n ph i thu khách hàng 8 ợ ả ả

a Sổ sách s d ng 8 ử ụ

b Trình t ghi s 9 ự ổ1.2 K toán kho n phế ả ải trả người bán 11 1.2.1 Đặc điểm và quản lý khoản phải tr người bán 11 ả1.2.1.1 Đặc điểm khoản phải trả người bán 11 1.2.1.2 Yêu c u qu n lý kho n phầ ả ả ải trả người bán 11 1.2.2 K toán kho n phế ả ải trả người bán 12 1.2.2.1 Ch ng t , tài kho n s d ng 12 ứ ừ ả ử ụ1.2.2.2 Kế toán chi tiết kho n ph i tr ả ả ả người bán 13

a Sổ sách s d ng 13 ử ụ

b Trình t ghi s 14 ự ổ1.2.2.3 Kế toán tổng h p kho n phợ ả ải trả người bán 14

a Sổ sách s d ng 14 ử ụ

b Trình t ghi s 15 ự ổ

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & D ỊCH VỤ ANH BỬU 17

Mại & Dịch V Anh B u 17 ụ ử2.1.1 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty 17 2.1.2 T ổ chức quản lý của công ty 17 2.1.3 Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty 18

a Tổ chức bộ máy k toán 18 ế

b Hình thức sổ ế k toán áp d ng 19 ụ

c Chế độ , chính sách k ế toán vận d ng 19 ụ2.2 Thực tế ế toán ph i thu khách hàng, ph k ả ải trả người bán ở Công ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Anh Bửu 20 2.2.1 Đặc điểm và hoạt động quản lý phải thu khách hàng 20 2.2.2 Kế toán phải thu khách hàng 21 2.2.2.1 Ch ng t và tài kho n s d ng 21 ứ ừ ả ử ụ2.2.2.2 Kế toán chi tiết kho n ph i thu khách hàng 22 ả ả

a Sổ sách s d ng 22 ử ụ

b Trình t ghi s 22 ự ổ2.2.2.3 Kế toán tổng h p ph i thu khách hàng 22 ợ ả

a Sổ sách s d ng 22 ử ụ

b Trình t ghi s 23 ự ổ

c Minh h a trọ ình tự ghi s 24 ổ2.2.3 Đặc điểm và hoạt động quản lý khoản phải tr người bán 32 ả2.2.4 K toán kho n phế ả ải trả người bán 32 2.2.4.1 Ch ng t và tài kho n s d ng 32 ứ ừ ả ử ụ2.2.4.2 Kế toán chi tiết kho n ph i tr ả ả ả người bán 33

a Sổ sách s d ng 33 ử ụ

b Trình t ghi s 33 ự ổ2.2.4.3 Kế toán tổng h p kho n phợ ả ải trả người bán 34

a Sổ sách s d ng 34 ử ụ

b Trình t ghi s 34 ự ổ

c Minh h a trình tọ ự ghi s 35 ổ

CHƯƠNG 3.NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT 43

Thương Mại & Dịch Vụ Anh Bửu 43 3.1.1 Ưu điểm 43 3.1.2 H n ch 44 ạ ế 3.2 Một số ý kiến đề xuất 44 3.2.1 Đối với kế toán phải thu khách hàng 44 3.2.2 Đối với kế toán phải tr người bán 46 ả

KẾT LUẬN 49 TÀI LIỆU THAM KH O 50 Ả

Sơ đồ 1.1 Quy trình quản lý nợ phải thu khách hàng 5

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ phản ánh khoản phải thu khách hàng 10

Sơ đồ 1.3 Quy trình quản lý nợ phải trả người bán 12

Sơ đồ 1.4 Sơ đồ phản ánh khoản phải tr người bán 16 ả Sơ đồ 2.1 Cơ cấu quản lý của công ty 18

Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán 18

Sơ đồ 2-3 Quy trình kế toán 19

Sơ đồ 2.4 Quy trình ghi sổ khoản phải thu khách hàng 23

Sơ đồ 2.5 Quy trình ghi sổ khoản phải trả người bán 34

DANH M C B NG BI Ụ Ả ỂU Bảng 2.1 Doanh thu và lợi nhuận trong 3 năm 2017, 2018, 2019 (ĐVT: đồng) 17 Bảng 2.2 B ng mã hóa tên khách hàng t i công ty TNHH TM & DV Anh B u 21 ả ạ ử Bảng 2-3 B ng mã hóa tên nhà cung c p t i công ty TNHH TM & DV Anh B u 32 ả ấ ạ ử

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do ch ọn đề tài

Đứng trước xu thế toàn cầu hóa của nền kinh tế, các doanh nghiệp có thêm nhiều

cơ hội nhưng đồng thời bên cạnh đó là cả những thách thức to lớn kèm theo Do đó, đòi hỏi doanh nghi p ph i ngày càng hoàn thiệ ả ện, luôn đổi mới để phát huy nh ng th m nh ữ ế ạcủa mình và c i thiả ện những điểm y u còn tế ồn đọng Mu n th c hiố ự ện được điều này, doanh nghi p c n ệ ầ thiế ật l p cho mình m t k ho ch hoộ ế ạ ạt động phù hợp, đạt kết qu kinh ảdoanh cao nhất Để đạt được điều này, trước h t doanh nghi p c n ph i hoàn thi n công ế ệ ầ ả ệtác quản lý tài chính nói chung và s d ng vử ụ ốn lưu động nói riêng

Để có thể thấy rõ chất lượng hoạt động tài chính c a doanh nghi p c n quan tâm ủ ệ ầđến một trong các tiêu chí đó là tình hình thanh toán các khoản phải thu cũng như phải trả Việc quan sát t ng quan v tình hình thanh toán c a doanh nghi p ph n nào giúp ổ ề ủ ệ ầ đánh giá được quá trình hoạt động c a doanh nghi p có ủ ệ thực s mang l i k t qu tích cự ạ ế ả ực hay không Chính vì v y, doanh nghi p c n theo dõi chậ ệ ầ ặt chẽ các kho n phả ải thu, ph i trả ả, đặc biệt là nh ng kho n ph i thu khách hàng, ph i tr nhà cung c p ữ ả ả ả ả ấ Việc làm này nhằm góp phần làm giảm các hao h t ngu n v n, giúp ụ ồ ố thay đổi cách qu n lý tài chính hả ợp lý hơnkhi c n thi t, ầ ế thực hi n các giao dệ ịch thanh toán m t cách ộ chủ động Thêm vào đó, đây còn là m t cách góp ph n c i thiộ ầ ả ện sự ắn kế g t gi a khách hàng và nhà cung cữ ấp, đảm b o ảkhông x y ra các phát sinh vi ph m pháp luả ạ ật cũng như phát triển được các m i quan h ố ệ

ở cả trong và ngoài doanh nghiệp Bên cạnh đó, căn cứ vào các khoản phải thu khách hàng và ph i tr nhà cung c p, doanh nghiả ả ấ ệp đánh giá được khả năng huy động v n, kh ố ảnăng thanh toán, tình hình bị chiếm dụng v n b i khách hàng và sự chiếm dụng vốn của ố ởđối tác Nếu chất lượng hoạt động tài chính của doanh nghiệp hiệu quả thì doanh nghiệp

sẽ h n chạ ế đi chiếm d ng v n Trái l i, tình tr ng chi m d ng vụ ố ạ ạ ế ụ ốn l n nhau gi a các bên ẫ ữ

sẽ x y ra và k t quả ế ả là các kho n n ph i thu, ph i tr s trì tr kéo dài quá h n n u hoả ợ ả ả ả ẽ ệ ạ ế ạt động tài chính không hiệu quả

Trong môi trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, để được nhi u khách hàng bi t t i ề ế ớcác s n ph m và d ch v c a mình, thì các doanh nghi p ả ẩ ị ụ ủ ệ có xu hướng ngày càng m r ng ở ộquy mô hoạt động kinh doanh Để thực hiện được điều này, các doanh nghi p luôn luôn ệ

nỗ l c tìm ki m ngu n hàng t các nhà cung c p khác nhau Khi mà khự ế ồ ừ ấ ối lượng s n xuả ất hay bán hàng tăng, khách hàng và nhà cung cấp càng nhiều thì áp lực về doanh số ngày cũng càng cao Để đảm bảo nguồn vốn c a công ty không bủ ị chiếm dụng v i áp lớ ực như

thế, yêu cầu được đặt ra cho công tác k toán ế là ph i th t ch t ch , th ng nh t Vả ậ ặ ẽ ố ấ ì đố ới i v

kế toán phải thu, ph i trả ả cũng được yêu c u ầ cao hơn, công vi c c a k toán không ch ệ ủ ế ỉghi chép k p th i, chính xác nghi p v phát sinh mà còn ph i theo dõi thu hị ờ ệ ụ ả ồi đúng hạn các kho n nả ợ, huy động ngu n v n mồ ố ột cách đầy đủ để trả ợ cũng như giả n m thi u ể được những rủi ro khi thanh toán các kho n nả ợ

Xuất phát t s quan trừ ự ọng như trên và v nhu c u ới ầ được tìm hi u kể ỹ hơn về công tác k toán các kho n ph i thu, ph i tr g n li n cế ả ả ả ả ắ ề ụ thể ới Công ty TNHH Thương Mại v

& D ch V Anh Bị ụ ửu, em đã chọn đề tài: “Kế toán ph i thu khách hàng, ph i trả ả ả người bán tại Công ty TNHH Thương Mại & D ch V ị ụ Anh Bửu”

Kết cấu luận văn được chia làm 3 ph n: ầ

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kế toán phải thu khách hàng, phải trả người bán Chương 2: Thực trạng kế toán phải thu khách hàng, phải trả người bán t i công ty ạtnhh thương mại & dịch v anh bửu ụ

Chương 3: Nhận xét và đề xuất

2 M c tiêu nghiên c u ụ ứ

Mục đích của đề tài này nh m tìm hi u th c tr ng k toán ph i thu khách hàng và ằ ể ự ạ ế ảphải trả người bán tại Công ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Anh Bửu; trên cơ sở đó, đưa ra ững ưu điểnh m và hạn chế thông qua việc thực hiện so sánh, đối chiếu, đánh giá thực tr ng vạ ề phần hành k toán ph i thu, ph i trế ả ả ả; đóng góp m t s ý ki n, bi n pháp h ộ ố ế ệ ỗtrợ công tác kế toán phải thu khách hàng, phải trả người bán tại Công ty TNHH Thương Mại & Dịch V Anh B u ụ ử được hoàn thiện và đầy đủ hơn

đã vận dụng phương pháp mô tả, giải thích và điều tra thu thập số liệu tại công ty Kết quả cho th y còn t n t i m t s b t c p trong công tác kấ ồ ạ ộ ố ấ ậ ế toán công nợ t i công ty c ạ ổphần nhựa Đà Nẵng, ví dụ như trong việc theo dõi các kho n nả ợ trên s sách c a công ty ổ ủchưa thể theo dõi thời hạn thanh toán, số nợ quá hạn chưa thanh toán

Trong luận văn tốt nghiệp “Công tác kế toán n ph i thu-n ph i tr t i công ty c ợ ả ợ ả ả ạ ổphần tư vấn và giao nhận Vạn Hạnh” của tác giả Tr n Thị ầ Kim Thùy (2012) đã thực hiện thu thập thông tin để đánh giá tình hình tổ chức công tác k toán n ph i thu và nế ợ ả ợ phải trả t i công ty cạ ổ phần tư vấn và giao nh n V n Hậ ạ ạnh và đề xu t m t s gi i pháp nhấ ộ ố ả ằm hoàn thi n công tác k toán n ph i thu, nệ ế ợ ả ợ phải trả Để hoàn thành luận văn tác giả ựa dtrên phương pháp thu thập chứng từ, sổ sách có liên quan Bên cạnh những ưu điểm tác giả nh n th y r ng ậ ấ ằ ở c ph n nả ầ ợ ph i thu và nả ợ ph i tr , trên s chi tiả ả ổ ết đều không th ểhiện được thời hạn thanh toán nên gây cản trở trong việc theo dõi khoản nợ đến hạn đểthu hồi các kho n n hay thanh toán m t cách k p thả ợ ộ ị ời

Trong chuyên đề tốt nghiệp “Hoàn thiện công tác kế toán phải thu khách hàng và

phải trả người bán t i công ty TNHH Xây dạ ựng và Thương mại Minh Thị ” của tác giả nh

Lê Thị Hà (2014) đã nghiên cứu v hoàn thi n công tác k toán n ph i thu khách hàng ề ệ ế ợ ả

và ph i trả ả người bán t i công ty TNHH Xây dạ ựng và Thương mại Minh Th nh Tác gi ị ả

đã đánh giátình trạng thực tế công tác kế toán trên t i công ty, nhằm nâng cao hiệu quả ạhoạt động kinh doanh đã đưa ra các biện pháp góp phần cải thiện công tác kế toán phải thu khách hàng và ph i trả ả người bán t i công ty D a trên các ạ ự chứng t , sừ ố liệu có liên quan t i hoớ ạt động k toán n ph i thu và n ph i tr thu thế ợ ả ợ ả ả ập được tác gi s d ng ả ử ụphương pháp thu thập, thống kê, phân tích và so sánh để thực hiện nghiên cứu

Tác giả Trần Th Khánh Liên ị (2014) đã thực hiện đề tài “Thực tr ng công tác k ạ ếtoán công n t i công ty TNHH Tợ ạ hương mại và D ch v H ng Lị ụ ồ ợi” nhằm tìm hi u quy ể

trình luân chuy n ch ng t , công tác k toán các nghi p v ph i thu khách hàng và phể ứ ừ ế ệ ụ ả ải

trả người bán công ty Thông qua phương pháp điều tra thu th p sậ ố ệu, ph ng v n tr c li ỏ ấ ựtiếp, th ng kê, so sánh và phân tích, tác giố ả đã làm rõ th c tr ng k toán công n trong ự ạ ế ợdoanh nghi p nói chung và công ty TNHH Tệ hương mại và D ch v H ng L i nói riêng ị ụ ồ ợTác gi nh n diả ậ ện được nh ng h n ch và ữ ạ ế đưa ra các giải pháp như nghiêm khắc hơn và

có chính sách c ng rứ ắn hơn trong việc xử lí các kho n n dài hả ợ ạn

Trong luận văn tốt nghi p c a Ph m Th Thùy Linh (2013) vệ ủ ạ ị ề đề tài “Kế toán công n tợ ại công ty TNHH Đoàn Ngô” từ những cơ sở lý luận về công tác kế toán công

nợ đã tìm hi u th c tr ng kể ự ạ ế toán công n t i công ty ợ ạ TNHH Đoàn Ngô Qua đó đã có những ý ki n nhế ận xét và đề xu t nh m hoàn thi n công tác k toán công nấ ằ ệ ế ợ t i công ty ạTNHH Đoàn Ngô Tác giả nhận thấy trong công tác nhập chứng từ do chứng từ phát sinh trong ngày r t nhi u, các k toán viên lấ ề ế ại đảm nhi m nhi u ph n hành khác nhau nên việ ề ầ ệc sai sót d x y ra ễ ả Do đó, những thông tin đưa ra là không có tính chính xác, dấn đến s ựhạn ch trong quá trình ế đưa thông tin cho nhà qu n lý Tả ừ đó, đề xu t ý ki n cấ ế ủng c lố ại

bộ máy tổ chức m t cách hi u quộ ệ ả, linh động và những phương thức nh m nâng cao hiằ ệu quả thu hồi nợ

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG,

PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN 1.1 Kế toán phải thu khách hàng

1.1.1 Đặc điểm và yêu cầu quản lý phải thu khách hàng

1.1.1.1 Đặc điể m kho ản phả i thu khách hàng

Khoản ph i thu khách hàng là m t lo i tài sả ộ ạ ản của doanh nghi p th hi n m i quan ệ ể ệ ố

hệ thanh toán gi a doanh nghi p vữ ệ ới người mua, phát sinh trong quá trình bán s n phả ẩm hàng hoá, d ch v khi nghi p v bán hàng và thu ti n di n ra không cùng m t thị ụ ệ ụ ề ễ ộ ời điểm Tất c các kho n nả ả ợ công ty chưa đòi đượ trong đó ảc, c các kho n nả ợ đã đến h n và ạ chưa đến hạn thanh toán đều được ghi nhận và phản ánh Chiếm phần lớn trong tổng tài sản của doanh nghi p, vì th mà công việ ế ệc theo dõi khoản mục phải thu khách hàng có ý nghĩa quan trọng Ngoài ra, khoản phải thu phản ánh các khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ doanh nghi p s thu vệ ẽ ề trong tương lai Việc phát sinh các nghiệp vụ bán hàng chưa thu tiền x y ra gả ở ần như mọi doanh nghi p ệ nhưng ở ức độ ủ m c a m i doanh nghi p l khác ỗ ệ ại nhau Để có th ki m soát kho n ph i thu khách hàng, doanh nghi p phể ể ả ả ệ ải đánh đổi giữa lợi nhu n và r i ro Doanh nghi p sậ ủ ệ ẽ giảm thiểu đượ ủc r i ro n u không bán chế ịu hàng hóa,

đồng th i sẽ mờ ất đi lợi nhuận do mất đi cơ hội bán hàng Thêm vào đó, rủi ro càng cao khi kho n ph i thu khách hàng c a doanh nghi p l n ả ả ủ ệ ớ vì khi đó chi phí cho các kho n phả ải thu tăng, có khả năng phát sinh các khoản nợ phải thu khó đòi và nghiêm trọng hơn có thể dẫn đến nguy cơ phá sản Vì v y, doanh nghi p c n có m t chính sách bán ch u hậ ệ ầ ộ ị ợp

lý

Dựa trên thờ ại h n thanh toán, n phợ ải thu khách hàng được chia làm 2 lo i: ạ

- Phải thu khách hàng ng n h n: là kho n n mà khách hàng ph i thanh toán trong vòng 1 ắ ạ ả ợ ảnăm hoặc 1 chu kỳ kinh doanh

- Phải thu khách hàng dài h n: là kho n nạ ả ợ mà đơn vị cho phép khách hàng được thanh toán sau 1 năm hoặc sau 1 chu kỳ kinh doanh Đó là các khoản thu do khách hàng mua sắm hàng hóa, dịch vụ…mà doanh nghi p cho phép tr ệ ả chậm, tr góp trong nhiả ều năm

D a trên quan h giự ệ ữa đơn vị và khách hàng, n phợ ải thu khách hàng được chia làm 2 lo i: ph i thu khách hàng bên ngoài và ph i thu khách hàng n i b (gi a chi nhánh ạ ả ả ộ ộ ữvới tổng công ty ho c giặ ữa các chi nhánh trong cùng tổng công ty với nhau…)

1.1.1.2 Yêu c u quầ ản lý khoả n ph i thu khách hàng ả

Thi ết lập chính sách bán ch u ị

Như đã nói trên, việc phát sinh kho n ph i thu khách hàng x y ra h u h t các ả ả ả ở ầ ếdoanh nghi p ệ nhưng mỗi doanh nghi p có m i mệ ỗ ức độ khác nhau Mức độ này tùy thuộc vào các yêu tố như tình hình nền kinh t , giá c hàng hóa, chế ả ất lượng hàng hóa và chính sách bán ch u cị ủa công ty Trong đó ảnh hưở, ng mạnh nhất đến khoản phải thu khách hàng là chính sách bán ch u c a công tyị ủ Để nâng cao hi u ệ quả qu n tr kho n ph i thu ả ị ả ảkhách hàng, m i doanh nghi p c n thi t l p cho mình m t chính sách bán ch u phù h p, ỗ ệ ầ ế ậ ộ ị ợnhằm đảm bảo phần tăng chi phí không vượt quá lợi ích thu được từ bán hàng tín dụng

Doanh nghi p c n d a trên các tiêu chí ệ ầ ự sau để có thể thiế ập đượt l c m t chính sách bán ộchịu h p lý: ợ

- Tiêu chu n bán ch u: Là tiêu chu n v m t uy tín tín d ng cẩ ị ẩ ề ặ ụ ủa khách hàng đểđược doanh nghiệp chấp nhận bán ch u hàng hóa, d ch vụ Tiêu chuẩn bán ch u là một bộ ị ị ịphận c u thành chính sách bán chấ ịu c a doanh nghi p ủ ệ Việc thi t l p mế ậ ột tiêu chu n bán ẩchịu có ảnh hưởng đáng kể n doanh thu của doanh nghiệp Vì thế, yêu c u tiêu chuđế ầ ẩn bán chịu được thi t l p d a trên các y u tế ậ ự ế ố liên quan đến tín d ng cụ ủa khách hàng như:

uy tín thanh toán, khả năng tài chính, khả năng thế chấp c a khách hàng Doanh nghiủ ệp cần phải bi t khi nào nên n i l ng, khi nào nên th t ch t tiêu chu n bán ch u, tùy vào ế ớ ỏ ắ ặ ẩ ịtừng hoàn cảnh và điều ki n c ệ ụ thể

- Điều kho n bán ch u: ả ị Là tiêu chí thi t l p dài th i gian hay th i h n bán chế ậ độ ờ ờ ạ ịu

và t l chi t kh u áp d ng n u khách hàng thanh toán sỷ ệ ế ấ ụ ế ớm hơn thời h n bán ch u cho ạ ịphép L i ích c a vi c chi t khợ ủ ệ ế ấu đố ới v i doanh nghi p là giệ ảm được m c vay ng n h n, ứ ắ ạgia tăng đầu tư ngắn hạn sinh lời nhờ thu được tiền sớm hơn và tăng trưởng doanh thu bán hàng Tùy thuộc vào đặc điểm của hàng hóa, cơ cấu và điều ki n thệ ị trường doanh nghiệp đưa ra thời hạn thanh toán phù hợp

- H n m c bán ch u: Là t ng sạ ứ ị ổ ố tiền khách hàng được trả chậm cho t t c các hấ ả ợp đồng mua bán và đơn đặt hàng Để quyết định hạn mức bán chịu dựa trên hai tiêu chí là tình hình s n xu t hoả ấ ặc đặc điểm s n ph m c a doanh nghi p và khả ẩ ủ ệ ả năng trả ợ ủa n ckhách hàng

- Chính sách thu n : Là nh ng chính sách c a doanh nghi p trong vi c gi i quyợ ữ ủ ệ ệ ả ết các kho n ph i thu trong h n và quá h n Chính sách thu tiả ả ạ ạ ền này quy định thời hạn thu tiền i v i các kho n n , các gi i quy t k t khi kho n n b quá h n và nhđố ớ ả ợ ả ế ể ừ ả ợ ị ạ ững trường hợp ph i yêu c u s tham gia c a bên th ba Trong quá trình thu h i n c n ph i vả ầ ự ủ ứ ồ ợ ầ ả ừa mềm d o, v a kiên quy t và hẻ ừ ế ợp lý trên cả phương diện chi phí Th tủ ục thông thường khi khách hàng ch m thanh toán là gậ ửi thư nhắc nh , nở ếu như vẫn chưa nhận được phản hồi thì điện tho i nh c nạ ắ ợ ngày càng thúc bách hơn Doanh nghiệp s ph i nhẽ ả ờ đến các công ty thu h i n và th m chí là ph i ki n ra tòa n u các bi n pháp trên không có hi u ồ ợ ậ ả ệ ế ệ ệquả

Quy trình qu ản lý n ợ phải thu khách hàng

Sơ đồ 1.1 Quy trình quản lý nợ phải thu khách hàng

Thu ti n ề

Khách hàng tr ả trước Thu h i công n ồ ợ

Bù tr công n ừ ợ

Bù tr công n ừ ợ

Ở giai đoạn đầu tiên, bộ phận quản lý khách hàng sẽ cập nhật thông tin khách hàng, ki m tra xem ng th i xác nh n nhu c u cể đồ ờ ậ ầ ủa khách hàng Để ễ d dàng qu n lý nên ảđánh giá và phân loại khách hàng theo từng nhóm Ngay từ ban đầu, đối với từng nhóm đối tượng khách hàngriêng biệt, cần xây dựng chính sách bán hàng hợp lý, rõ ràng, cụ thể

Ở bước th hai là ghi nh n và thông báo n , th c hi n ki m tra l i xem u r ng ứ ậ ợ ự ệ ể ạ liệ ằkhách hàng có đáp ứng đầ đủ điềy u kiện để mua hàng hay không, đồng thời xác định giao dịch do phía bán hàng c p nh t trên hậ ậ ệ thống đã chính xác hay chưa Nếu chưa thì thông báo l i cho bên bán hàng, nạ ếu đúng thì kiểm tra xem trước đó đó khách hàng đã phát sinh khoản trả trước hay chưa đồng thời thực hiện công việc giao dịch thanh toán với khách hàng

Bước ti p theo là quá trình thu n khách hàng, sau khi xác nh các kho n n cế ợ đị ả ợ ần thu, b ph n có liên quan s thông báo cho khách hàng th c hi n giao d ch thu n Trong ộ ậ ẽ ự ệ ị ợquá trình này c n có nhân sầ ự chuyên đảm nhiệm đốc thúc thu h i n ph i thu t khách ồ ợ ả ừhàng một cách nhanh chóng và đúng thờ ạn Đặi h c bi t nh c nh , thúc gi c khách hàng ệ ắ ở ụtrong trường hợp thanh toán chậm so với kỳ hạn Có một số khách hàng thì việc gửi thư hay gọi điện là không có tác d ng thì c n ph i có nh ng bi n pháp c ng rụ ầ ả ữ ệ ứ ắn hơn Do đó,

để đả m bảo sự an toàn cho các khoản n phải thu, sự liên lợ ạc thường xuyên v i khách ớhàng là điều c n thi t Mầ ế ục đích của vi c làm này là tránh tình tr ng m t liên l c s mệ ạ ấ ạ ẽ ất luôn tiền n và mợ ấ ả khách hàng t c

Cuối cùng là quá trình bù tr công n , bừ ợ ộ phận có nhu c u yêu c u th c hi n bù ầ ầ ự ệtrừ công n N u yêu c u h p l sợ ế ầ ợ ệ ẽ tiến hành bù tr công n , n u không h p l sừ ợ ế ợ ệ ẽ tiến hành báo l i cho bên yêu cạ ầu

1.1.2 Kế toán phải thu khách hàng

1.1.2.1 Chứng từ , tài kho ản sử ụng d

Để thực hi n k toán các nghi p vệ ế ệ ụ liên quan đến khoản phải thu khách hàng kế toán sử d ng mụ ộ ố t s chứng t ừ như sau:

- Hóa đơn GTGT: Là hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ trong nội địa dành cho các

tổ chức, cá nhân khai và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương phá khấu trừ Hoá đơn là p chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng, dịch vụ theo quy định của pháp luật

- Phiếu xuất kho: Theo dõi chặt chẽ số lượng hàng hóa, sản phẩm, vật tư, công cụ, dụng

cụ, xuất kho trong doanh nghiệp

- Phiếu thu: Được sử dụng với mục đích phản ánh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến việc thu tiền vào quỹ Phiếu thu này được lập thành 2 liên: Một liên được chuyển cho khách hàng, một liên lưu tại công ty để kế toán theo dõi công nợ và ghi sổ

- Giấy báo Có: Là chứng từ được Ngân hàng lập để thông tin cho chủ tài khoản biết số tiền phải thu về việc cung cấp hàng hoá, dịch vụ cũng như các khoản phải thu khác thật

sự đã thu Giấy báo có là cơ sở để kế toán tiền ghi sổ tiền gửi và những sổ kế toán liên quan đến nghiệp vụ thu tiền gửi như sổ chi tiết công nợ phải thu…

Ngoài ra còn có các ch ng tứ ừ khác như : biên b n giao nh n hàng, biên bả ậ ản đối chiếu công n , biên b n bù tr công n ợ ả ừ ợ

Để ph n ánh các kho n ph i thu c a khách hàng, k toán s d ng ả ả ả ủ ế ử ụ TK 131 - “Phải thu của khách hàng” Sử ụ d ng tài kho n này ph n ánh t ng sả để ả ổ ố tiền mà khách hàng đã đồng ý trả cho doanh nghiệp theo từng hóa đơn hoặc hợp đồng mua, bao gồm: tiền hàng chưa thuế GTGT và thuế GTGT; Tổng số tiền khách hàng đã trả theo hợp đồng hoặc đã

trả trước; Các khoản giảm trừ cho khách hàng như: giảm giá, chiết khấu, thuế được kh u ấ

trừ hay l giá tr hàng bán bà ị ị ả lạ tr i

1.1.2.2 K toán chi ti t ph i thu khách hàng ế ế ả

K toán chi ti t là vi c ghi chép và ph n ánh m t các chi tiế ế ệ ả ộ ết, cụ thể nhất đối tượng phải thu khách hàng, các nghi p v phát sinh kho n phệ ụ ả ải thu chưa được ph n ánh trên s ả ổ

nhật ký và sổ cái theo yêu c u cầ ụ thể của đơn vị đơn giá, ố lượng, quy cách công suất, ( sthời gian, nơi sử dụng…) Tùy theo mức độ mà tài khoản chi tiết có thể là tài khoản cấp 2, cấp 3 ho c các s , thặ ổ ẻ kế toán chi ti t s d ng các loế ử ụ ại thước đo hiện vật, thướ đo giá trịc

Sổ chi tiết được mở tùy theo nhu c u qu n lý cầ ả ủa từng doanh nghi p ệ

a S sách s dổ ử ụng

S ổ chi tiế ợ t n ph i thu khách hàng ả

S chi ti t n ph i thu khách ph n ánh tình hình thanh toán các kho n n cổ ế ợ ả ả ả ợ ủa khách hàng khi công ty bán ch u hàng hóa, d ch v Sị ị ụ ổ này được ghi dựa trên cơ sởchứng t gừ ốc có liên quan như: hóa đơn bán hàng, phiếu thu, gi y báo có theo trình t ấ ự

thời gian phát sinh và m chi tiết cho tở ừng đối tượng khách hàng cụ ể, m trang s là th ỗi ổmột khách hàng Số dư cuối kỳ của kỳ này được chuyển sang làm số dư đầu kỳ trên sổ chi tiết của k ỳ sau

B ng t ng h p công n ph i thu khách hàng ả ổ ợ ợ ả

B ng t ng h p công n ph i thu khách hàng ả ổ ợ ợ ả thể ệ hi n tình hình biến động công n ợcủa tất cả các đối tượng khách hàng c a doanh nghiủ ệp trong k Dỳ ựa trên cơ sở ố liệu scủa s chi tiổ ết n phợ ải thu khách hàng để ậ l p bảng t ng h p công n phổ ợ ợ ải thu Cu i mố ỗi

kì kế toán, căn cứ vào t ng sổ ố dư đầu k , s phát sinh trong k , sỳ ố ỳ ố dư cuố ỳ ủ ừi k c a t ng đối tượng khách hàng trên sổ chi tiết công nợ để lên bảng tổng hợp Sau khi nhập xong

dữ liệu của t ng khách hàng vào b ng từ ả ổng h p, k toán s cợ ế ẽ ộng tổng số liệu của các cột với nhau để đối chiếu với sổ cái TK 131- “Phải thu của khách hàng”

Ngoài hai lo i sạ ổ trên còn có các s sau: Bổ ảng cân đố ối s phát sinh công n phợ ải thu, b ng t ng h p sả ổ ợ ố dư công nợ ph i thu cu i k , b ng t ng h p sả ố ỳ ả ổ ợ ố dư công nợ phải thu

đầu k , bảng kê công n ỳ ợtheo hóa đơn, bảng kê công nợ theo hạn thanh toán, bảng chi tiết thu tiền các hóa đơn

b Trình t ghi s ự ổ

Hằng ngày căn vào các chứng từ gốc như: hóa đơn GTGT, phiếu chi, giấy báo có, phiếu xuất kho đã được ki m tra, k toán phân lo i và h ch toán vào t ng S chi tiể ế ạ ạ ừ ổ ết phải thu khách hàng tương ứng Cuối kỳ, kế toán thực hiện lập Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng để d dàng kiễ ểm tra đối chi u vế ới sổ cái TK 131

1.1.2.3 K ế toán tổng hợ p kho ản phả i thu khách hàng

K toán t ng h p ghi chép, theo dõi và ph n ánh m t cách t ng quát trên tài khoế ổ ợ ả ộ ổ ản phải thu của khách hàng, các s k toán t ng hổ ế ổ ợp Vi c ghi chép các nghi p v phát sinh ệ ệ ụđược hạch toán tổng h p trên tài khoản cấp 1 và ch sử dụng một thước đo duy nhất là ợ ỉthước đo giá tr ị

a S sách s dổ ử ụng

S ổ nh t ký chung, Sậ ổ nhật ký bán hàng

Đối với đơn vị áp d ng hình th c k toán nh t ký chung, t t c các nghi p v phát ụ ứ ế ậ ấ ả ệ ụsinh kho n ph i thu khách hàng u phả ả đề ải được ghi vào sổ Nhật ký chung, theo trình t ựthời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định kho n) c a nghi p vả ủ ệ ụ đó Đố ới v i các công ty có nghi p vệ ụ bán hàng chưa thu tiền ho c nghi p v khách hàng hàng ng tiặ ệ ụ ứ ền trước có s ợng phát sinh nhiều, có thể m thêm sốlư ở ổ Nhật ký bán hàng để tiện quản lý và tìm ki m thông tin Các nghi p vế ệ ụ khi đã ghi vào sổ Nh t ký bán hàng thì không ghi vào ậ

Sổ nh t ký chung ậ để tránh s trùng lự ặp Căn cứ vào Sổ nh t ký chung ho c S nh t ký ậ ặ ổ ậbán hàng để ghi sổ cái TK 131

Ch ứng t ghi s , S ừ ổ ổ đăng ký chứng t ghi s ừ ổ

Đối với đơn vị áp d ng hình th c k toán ch ng t ghi sụ ứ ế ứ ừ ổ, trên cơ sở các ch ng t ứ ừ

kế toán ho c b ng tặ ả ổng h p ch ng t k toán cùng lo i, k toán s l p các ch ng t ghi ợ ứ ừ ế ạ ế ẽ ậ ứ ừ

sổ Sau đó, dựa trên các chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian Căn cứ vào chứng từ ghi sổ có liên quan để ghi vào s ổ cái TK 131

S ổ cái tài khoản 131

Sổ cái tài kho n 131 ph n ánh t ng h p các nghi p vả ả ổ ợ ệ ụ liên quan đến nợ ph i thu và th ả ểhiện tình hình thanh toán các kho n nả ợ ph i thu c a doanh nghi p Sả ủ ệ ố liệu ghi trên sổ cái tài kho n 131 là nh ng sả ữ ố liệu đã được phân lo i và hạ ệ thống hóa theo đối tượng k toán ếphải thu khách hàng Số liệu trên Sổ cái TK 131 sẽ được dùng để ểm tra, đố ki i chi u vế ới Bảng t ng hổ ợp công n ph i ợ ả thu và dùng làm căn cứ để l p bậ ảng cân đối kế toán

b Trình t ghi s ự ổ

Đối với đơn vị áp dụng hình thức kế toán nh t ký chung: ậ

Hằng ngày căn cứ vào các ch ng t gứ ừ ốc như: hóa đơn GTGT, phiếu chi, gi y báo ấ

có, phi u xuế ất kho đã được ki m tra, k toán phân lo i và h ch toán vào S nh t ký ể ế ạ ạ ổ ậchung ho c S nhặ ổ ật ký bán hàng Sau đó, hằng ngày căn cứ vào số liệu trên S nh t ký ổ ậchung để ghi vào s cái ổ TK 131 Đố ới đơn vịi v có m S nhở ổ ật ký bán hàng, định k t ng ỳ ổhợp số liệu trên s này ghi vào s cái ổ để ố TK 131 Định kỳ kiểm tra đối chiếu khớp, đúng

số liệu ghi trên sổ cái TK 131 và B ng t ng h p công nả ổ ợ ợ ph i thu khách hàng ả

Đối v i ớ đơn vị áp dụng hình thức kế toán ch ng t ghi s : ứ ừ ổ

H ng ngày hoằ ặc định kỳ căn cứ vào các ch ng t gứ ừ ốc như: hóa đơn GTGT, phiếu chi, gi y báo có, phi u xuấ ế ất kho đã được ki m tra, k toán phân lo i, t ng h p các ể ế ạ ổ ợchứng t k toán cùng loừ ế ại để ậ l p Ch ng t ghi sứ ừ ổ Sau đó, căn cứ vào ch ng t ghi sứ ừ ổ đểghi vào Sổ đăng ký chứng t ghi s và S cái ừ ổ ổ TK 131 Định kỳ ki m tra i chi u kh p, ể đố ế ớđúng số liệu ghi trên sổ cái TK 131 và bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng

Sổ cái tài khoản

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ phản ánh khoản phải thu khách hàng

Bù tr n ừ ợ

133

Thuế GTGT (nếu có)

Chiết kh u thanh toán ấ

Chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng bán b l i ị trả ạ Thuế GTGT

(nếu có)

Thuế GTGT (nếu có)

Khách hàng ứng trước ho c ặ thanh toán ti n ề

Chênh l ch t ệ ỷ giá tăng khi đánh giá các khoản

phải thu của khách hàng b ng ngo i t ằ ạ ệ cuố ỳ i k

Khách hàng thanh toán n b ng ợ ằ

hàng t n kho ồ

1.2 Kế toán khoản phải trả người bán

1.2.1 Đặc điểm và quản lý khoản phải trả người bán

1.2.1.1 Đặc điểm kho ản phả i tr ả người bán

N ph i trợ ả ả người bán là m t b ph n thu c ngu n v n c a doanh nghiộ ộ ậ ộ ồ ố ủ ệp xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp và các đối tượng khác trong

và ngoài doanh nghi p v vệ ề ật tư, hàng hóa,sản phẩm đã cung cấp trong m t kho ng thộ ả ời gian xác định N ph i tr là các kho n n phát sinh trong quá trình s n xu t kinh doanh, ợ ả ả ả ợ ả ấmua hàng mà doanh nghi p ph i trệ ả ả, thanh toán cho người bán N u phân lo i theo thế ạ ời hạn thanh toán, các kho n n phả ợ ải trả ủa doanh nghi c ệp được chia làm 2 loại:

- Phải tr nhà cung c p ng n h n: ả ấ ắ ạ đây là kho n n mà doanh nghi p ph i tr cho ả ợ ệ ả ảngười bán trong vòng 1 năm hoặc 1 chu kỳ kinh doanh Trong các doanh nghiệp, hầu hết các khoản phải trả nhà cung c p là các kho n n ng n h n ấ ả ợ ắ ạ

- Phải tr nhà cung c p dài h n: ả ấ ạ đây là khoản nợ mà doanh nghiệp được phép trả sau 1 năm hoặc sau 1 chu kỳ kinh doanh Thường là khoản nợ xuất phát từ việc mua sắm tài sản, hàng hóa…mà đơn vị được phép tr t t ả ừ ừtrong nhiều năm

D a trên quan h giự ệ ữa đơn vị và nhà cung c p, kho n ph i tr nhà cung cấ ả ả ả ấp được chia làm 2 lo i bao gạ ồm phải tr nhà cung c p bên ngoài và ph i tr nhà cung c p n i b ả ấ ả ả ấ ộ ộ(giữa chi nhánh v i t ng công ty ho c gi a các chi nhánh trong cùng t ng công ty vớ ổ ặ ữ ổ ới nhau…)

N ph i trợ ả ả cho người bán, người cung c p vấ ật tư, hàng hoá, dịch v ho c cho ụ ặngười nhận thầu xây lắp chính, phụ cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải

trả Số ền đã ứng trước cho ngườti i cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, d ch vụ, khị ối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao được theo dõi chi ti t cho tế ừng đối tượng ph i trả ả đã nhận trước Các kho n chi t kh u thanh toán giả ế ấ ảm giá hàng bán của người bán người cung cấp ngoài hoá đơn mua hàng, phải ghi s k toán ổ ếtương ứng với từng khoản phải trả có liên quan để ghi giảm số nợ phải trả phát sinh ban đầu

1.2.1.2 Yêu c u qu n lý kho n phầ ả ả ải tr ả ngườ i bán

Để có th qu n tr các kho n ph i tr nhà cung c p, doanh nghi p không ch phể ả ị ả ả ả ấ ệ ỉ ải thường xuyên duy trì một lượng vốn để đáp ứng nhu cầu thanh toán mà còn đòi hỏi việc thanh toán các kho n n này ph i chính xác, an toàn và nâng cao uy tín c a doanh nghi p ả ợ ả ủ ệđối với đối tác Khi ra quyết định thanh toán các khoản phải trả cho người bán, doanh nghiệp có thể trả tiền ngay vào ngày mua hàng, trả tiền trong th i hờ ạn được chi t kh u, ế ấ

tr tiả ền sau th i hờ ạn được chi t khế ấu nhưng trước th i h n trờ ạ ả chậm cho phép ho c tr ặ ảtiền sau thời hạn thanh toán nghĩa là trễ ợ n

Bên cạnh đó để có th ra quyể ết định thanh toán các kho n ph i trả ả ả người như thếnào cho h p lý và phù h p tình hình doanh nghi p c n tuân theo các nguyên tợ ợ ệ ầ ắc cơ bản Thứ nhất là khi chưa đến cu i kố ỳ h n thanh toán thì doanh nghiạ ệp chưa cần trả tiền và ch ỉchấp nh n thanh toán s m so v i th i h n khi mà l i su t c a kho n chi t khậ ớ ớ ờ ạ ợ ấ ủ ả ế ấu và điều khoản trả chậm cao hơn chi phí cơ hộ ử ụi s d ng v n ng n h n Th hai là h n ch tố ắ ạ ứ ạ ế ối đa

Sơ đồ 1.3 Quy trình quản lý nợ phải trả người bán

việc trì hoãn không thanh toán khi quá thời h n thanh toán cho phép là ạ ảnh hưởng đến uy tín c a doanh nghi p v các giao dủ ệ ề ịch sau này Tuy nhiên trong trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn tài chính tạm thời thì buộc doanh nghiệp phải thanh toán trễ sau thời hạn thanh toán cho phép Lúc này, doanh nghi p ph i dệ ả ự tính được chi phí ch m tr thanh ậ ễtoán để ra quyết định cho phù hợp

Muốn qu n lý t t các kho n ph i trả ố ả ả ả người bán doanh nghi p phệ ải thường xuyên kiểm tra, đối chiếu các khoản phải thanh toán với khả năng của doanh nghiệp để chủ động đáp ứng các yêu cầu thanh toán khi đến hạn

Quy trình qu ản lý n ợ phải thu khách hàng

Trước h t c n c p nh t danh m c nhà cung cế ầ ậ ậ ụ ấp để thuận ti n trong vi c theo dõi ệ ệchi ti t kho n n ph i tr c a t ng nhà cung c p Sau khi ghi nh n nghi p v phát sinh ế ả ợ ả ả ủ ừ ấ ậ ệ ụmột kho n nả ợ ph i trả ả người bán, k toán ti n hành ki m tra l i xem giao dế ế ể ạ ịch với nhà cung c p trên hấ ệ thống đã đúng hay chưa Sau đó thực hiện giao dịch thanh toán với nhà cung cấp Cuối cùng là bước bù trừ công n ợ vào định k ỳ

1.2.2 Kế toán khoản phải trả người bán

1.2.2.1 Chứng từ , tài kho ản sử ụng d

Để thực hiện k toán các nghi p v ế ệ ụ liên quan đến kho n ph i tr ả ả ả người bán kế toán

sử d ng các ch ng t ụ ứ ừ:

- Hóa đơn GTGT: Như đã trình bày ở ph n trên ầ

- Phiếu nh p kho: Nh m mậ ằ ục đích xác nh n sậ ố lượng vật tư, công cụ ụ, d ng c , s n ph m, ụ ả ẩhàng hóa nh p kho Phi u nhậ ế ập kho dùng làm căn cứ ghi Th kho, thanh toán ti n hàng, ẻ ềxác định trách nhiệm đối với người có liên quan và ghi sổ kế toán

- Phiếu chi: Dùng để ph n ánh các nghi p v chi ti n m t Phiả ệ ụ ề ặ ếu chi đượ ậc l p thành 2 liên: Một liên lưu tại nơi lập phiếu, một liên chuyển cho thủ quỹ để ghi vào s ổ quỹ

- y nhi m chi: Là ch ng t Ngân hàng báo cho ch tài kho n bi t sỦ ệ ứ ừ ủ ả ế ố tiền ph i tr cả ả ủa chủ tài khoản cho nhà cung cấp hàng hóa, d ch vụ ị thực sự đã được chi do ngân hàng lập

Quản lý n ợ

Quản lý nhà

Cập nhật

Ghi nhận n ợGhi nhận n ợ

Thanh toán Thanh toán Trả trước

Bù trừ công

Bù trừ công

Ủy nhiệm chi là căn cứ để k toán ghi sổ kế toán tiềế n gửi và các sổ k toán liên quan đến ếnghiệp v chi ti n g ụ ề ửi.

Ngoài ra còn m t sộ ố chứng từ như: biên b n giao nh n hàng, biên bả ậ ản đối chiếu công nợ, biên b n bù tr ả ừcông nợ

Để h ch toán các kho n ph i thu c a khách hàng, k toán s d ng tài kho n 331- ạ ả ả ủ ế ử ụ ả

“Phải thu trả cho người bán” Sử dụng tài khoản này phản ánh số tiền mà doanh đểnghiệp ph i trả ả cho người bán, g m: tiồ ền hàng mua chưa tính thuế; Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc bi t, thu nh p kh u, thu nh p kh u; S ti n doanh nghiệ ế ậ ẩ ế ậ ẩ ố ề ệp đã trả trước cho người bán, người cung cấp dịch vụ; Các khoản chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại hàng mua được hưởng; Các khoản giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại và các khoản thuế không được hoàn lại theo giá tr hàng mua ị

1.2.2.2 K toán chi tiế ết khoả phải trả ngườ n i bán

a S sách s dổ ử ụng

S ổ chi tiế ợ t n ph ải trả người bán

S chi ti t thanh toán vổ ế ới người bán theo dõi tình hình thanh toán c a c a doanh ủ ủnghiệp và nhà cung c p khi phát sinh các kho n nấ ả ợ Sổ này được ghi d a trên các ự chứng

từ gốc có liên quan như: hóa đơn mua hàng, phi u chi, y nhi m chi, phi u nh p kho ế ủ ệ ế ậtheo trình tự thời gian phát sinh và từng đối tượng nhà cung cấp được mở chi ti t trên mế ỗi

trang s riêng biổ ệ St ố dư cuố ỳ ủi k c a kỳ này được chuyển sang làm số dư đầu kỳ trên sổ chi tiết của k ỳ sau

B ng t ng h p công n phả ổ ợ ợ ải trả người bán

B ng t ng h p công n ph i trả ổ ợ ợ ả ả người bán th hi n tình hình biể ệ ến động công n ợcủa tất cả các đối tượng nhà cung c p c a doanh nghi p trong k Dấ ủ ệ ỳ ựa trên cơ sở ố liệu scủa s chi ti t thanh toán vổ ế ới người bán để ậ l p bảng t ng h p công n ph i tr Cu i mổ ợ ợ ả ả ố ỗi

kì kế toán, căn cứ vào t ng sổ ố dư đầu k , s phát sinh trong k , sỳ ố ỳ ố dư cuố ỳ ủ ừi k c a t ng đối tượng người bán trên sổ chi tiết công nợ để lên bảng tổng hợp Sau khi nhập xong dữ

liệu c a t ng nhà cung c p vào b ng t ng h p, k toán s c ng t ng sủ ừ ấ ả ổ ợ ế ẽ ộ ổ ố ệu c a các cli ủ ột với nhau để đối chiếu với sổ cái TK 331- “Phải trả cho người bán”

Ngoài hai lo i s trên còn có các s sau: Bạ ổ ổ ảng cân đố ối s phát sinh công n phợ ải trả, b ng t ng h p sả ổ ợ ố dư công nợ ph i trả ả cuố ỳ ải k , b ng t ng h p sổ ợ ố dư công nợ ph i tr ả ả

đầu k , bảng kê công n ỳ ợtheo hóa đơn, bảng kê công nợ theo hạn thanh toán, bảng chi tiết

tr tiả ền các hóa đơn

b Trình t ghi s ự ổ

H ng ngày, ằ căn vào các chứng t gừ ốc như: hóa đơn GTGT, phiếu chi, y nhiủ ệm chi, phiếu nhập kho đã được kiểm tra, kế toán phân loại và hạch toán vào t ng s chi tiừ ổ ết phải tr c a t ng nhà cung cả ủ ừ ấp tương ứng Cu i kố ỳ, k toán th c hi n l p b ng tế ự ệ ậ ả ổng hợp công nợ phả trả người bán để ễi d dàng kiểm tra đối chiếu với sổ cái TK 331

1.2.2.3 K ế toán ổng hợ t p kho ản phải trả người bán

a S sách s dổ ử ụng

S nh t ký chung, S ổ ậ ổ nhật ký mua hàng

Đối với đơn vị áp d ng hình th c k toán nh t ký chung, t t c các nghi p v liên ụ ứ ế ậ ấ ả ệ ụquan đến khoản phải trả phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định kho n) c a nghi p vả ủ ệ ụ đó Đố ới v i các công ty có nghi p vệ ụ mua hàng chưa thanh toán hoặc nghi p vệ ụ ứng tiền trước cho nhà cung c p có sấ ố lượng phát sinh nhi u, có th m thêm S nhề ể ở ổ ật ký mua hàng để tiện quản

lý và tìm ki m thông tin Các nghi p vế ệ ụ khi đã ghi vào Sổ nhật ký mua hàng thì không ghi vào S nh t ký chung tránh s trùng l p S nh t ký chung ho c S nh t ký mua ổ ậ để ự ặ ổ ậ ặ ổ ậhàng là căn cứ để ghi s ổ cái TK 331

Ch ứng t ghi s , S ừ ổ ổ đăng ký chứng t ghi s ừ ổ

Đối với đơn vị áp d ng hình th c k toán ch ng t ghi sụ ứ ế ứ ừ ổ, trên cơ sở các ch ng t ứ ừ

kế toán ho c b ng tặ ả ổng h p ch ng t k toán cùng lo i, k toán s l p các Ch ng t ghi ợ ứ ừ ế ạ ế ẽ ậ ứ ừ

sổ Sau đó, dựa trên các Chứng từ ghi sổ kế toán vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian Căn cứ vào chứng từ ghi sổ có liên quan để ghi vào s ổ cái TK 331

S ổ cái tài khoả n 331

S cái tài kho n 331 ph n ánh t ng h p các nghi p v liên quan n n ph i tr ổ ả ả ổ ợ ệ ụ đế ợ ả ảnhà cung c p và thấ ể hiện tình hình thanh toán các kho n n này c a doanh nghi p S ả ợ ủ ệ ố

liệu ghi trên s cái tài kho n 331 là nh ng sổ ả ữ ố ệu đã được phân loại và hệ ống hóa theo li thđối tượng kế toán phải trả người bán Số liệu trên Sổ cái TK 331 sẽ được dùng để kiểm tra, đối chiếu với Bảng tổng hợp công nợ phải trả và dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối

b Trình t ghi s ự ổ

Đối với đơn vị áp dụng hình thức kế toán nh t ký chung: ậ

H ng ngày, ằ căn cứ vào các ch ng t gứ ừ ốc như: hóa đơn GTGT, phiếu chi, y nhiủ ệm chi, phi u nhế ập kho đã được ki m tra, k toán phân lo i và h ch toán vào S nh t ký ể ế ạ ạ ổ ậchung ho c S nhặ ổ ật ký mua hàng Sau đó, hằng ngày căn cứ vào số liệu trên s nh t ký ổ ậchung để ghi vào sổ cái TK 331 Đố ới đơn vịi v có mở Sổ nhật ký mua hàng, định kỳ tổng hợp số liệu trên s này ổ để ghi vào số cái TK 331 Định kỳ, kiểm tra đối chi u khế ớp, đúng số liệu ghi trên Sổ cái TK 331 và Bảng tổng hợp công nợ phải trả người bán

Đối với đơn vị áp dụng hình thức kế toán ch ng t ghi s : ứ ừ ổ

H ng ngày hoằ ặc định k , dỳ ựa vào nh ng ữ chứng t gừ ốc như: hóa đơn GTGT, phiếu chi, ủy nhi m chi, phi u nhệ ế ập kho đã được ki m tra, k toán phân lo i, t ng h p các ể ế ạ ổ ợchứng t k toán cùng loừ ế ại để ậ l p Ch ng t ghi sứ ừ ổ Sau đó, căn cứ vào các Ch ng t ghi ứ ừ

sổ để ghi vào Sổ đăng ký chứng t ghi sừ ổ và Sổ cái TK 331 Định kỳ, kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ cái TK 331 và Bảng tổng hợp công nợ phải tr người bán ả

Sổ cái tài khoản

Sơ đồ 1.4 Sơ đồ phản ánh khoản phải trả người bán

711

133

Thuế GTGT

(nếu có)

Giảm giá,hàng mua tr l i, chi t ả ạ ế

khấu thương mại

Giá tr c a hàng nh p kh u ị ủ ậ ẩ

211, 213

Thuế GTGT

133

Chênh l ch t giákhi khi cu i ệ ỷ ố

kỳ đánh giá các khoản phải trả người bán bằng ngo i t ạ ệ

Chênh l ch t giákhi khi cu i ệ ỷ ố

kỳ đánh giá các khoản phải trả

331 – Phả i tr ả cho ngườ i bán

111, 112, 341

Ứng trướ c ti ền cho ngườ i bán

Thanh toán các kho n ph i tr ả ả ả

Mua vật tư, hàng hóa nhập kho

Đưa TSCĐ vào sử dụng

Trườ ng h p khoản nợ ph i tr cho ợ ả ả

người bán không tìm ra ch n ủ ợ

Thuế GTGT (nếu có)

Trả trướ c ti n y thác mua hàng cho ề ủ

đơn vị nhận ủy thác nh p kh u ậ ẩ

Nhà thầu chính xác định giá tr ị khối lượ ng xây l p ắ phải tr cho nhà th u ph ả ầ ụ

156,241,424,623, 627,641,642,635,811

413

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI & D ỊCH VỤ ANH B U Ử

2.1 Đặc điểm sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Anh Bửu

2.1.1 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty

Công ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Anh Bửu có trụ sở tại 1039 Ngô Quyền, phường An Hải Đông, quận Sơn Trà, thành phố Đà Nẵng là doanh nghiệp vừa và nhỏ được thành lập ngày 11/08/2008 hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ và phân phối các loại gas Petrolimex, Origin, Petrovietnam, EFL và các thi t b gas Bên cế ị ạnh đó, công ty còn cung c p các d ch vấ ị ụ như hướng d n s d ng gas an toàn; D ch v v n t i LPG b ng xe ẫ ử ụ ị ụ ậ ả ằchuyên d ng (xe b n LPG và xe t i ch gas bình); Thi t k , thi công hụ ồ ả ở ế ế ệ thống cung c p ấLPG cho các nhà máy s n xuả ất, resort, trường h c, nhà hàng, khách s n, họ ạ ộ gia đình, hệthống các Đại lý phân phối gas (LPG) Vốn điều lệ theo Giấy ch ng nhứ ận đăng ký doanh nghiệp là 2.500.000.000 Sau những năm kinh doanh vấ ảt v và nhiều khó khăn công ty đã vượt qua và ngày một phát triển hơn Từ những ngày đầu số người trong công ty chỉ có

05 người kể cả lãnh đạo đến nay nhân viên trong toàn công ty đã là 31 người Trong đó, phần lớn nhân viên còn r t tr vấ ẻ ới sự năng động và những nhân viên lâu năm gắn bó t ừlúc thành l p công ty v i nhi u kinh nghiậ ớ ề ệm đã tạo nên đội ngũ nhân viên đoàn kết đưa công ty ngày m t phát tri n ộ ể

Doanh thu và l ợi nhu n c a công ậ ủ ty trong 3 năm 2017, 2018, 2019 như sau:

Bảng 2.1 Doanh thu và l i nhuợ ận trong 3 năm 2017, 2018, 2019 (ĐVT: đồng)

Doanh thu thu n ầ 29.681.242.718 31.453.565.456 21.231.241.394

2.1.2 Tổ chức quản lý của công ty

V i m c tiêu hoớ ụ ạt động kinh doanh hi u qu , b máy qu n lý c a công ty TNHH ệ ả ộ ả ủThương Mại & Dịch Vụ Anh Bửu tương đối gọn nhẹ Được đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc, giúp vi c cho ệ giám đốc là 2 phòng ban: phòng k toán, kho và vế ận chuyển Các b ph n ộ ậ phố ợp th ng nh t và có liên k t ch t chi h ố ấ ế ặ ẽ đến nhau trong công tác kinh doanh và qu n lý Công ty dù nh ng ả ữ chức năng, nhi m vệ ụ riêng Cơ cấu b máy t ộ ổchức c a ủ Công ty TNHH TM & DV Anh B u ử được thể hiện như sau:

Giám đốc: Qu n lý toàn bả ộ Công ty, đồng thời là người đưa ra các quyết định cuối cùng v t t c các hoề ấ ả ạt động kinh doanh c a Công ty Bên củ ạnh đó còn chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật về tấ ả các hot c ạt động kinh doanh c a Công ty ủ

Phòng k ế toán: Giúp giám đốc quản lý tình hình tài chính của công ty, đảm bảo nguồn vốn để đáp ứng nhu c u hoầ ạt động kinh doanh Tổ chức h ch toán, ph n ánh chính ạ ảxác, k p thị ời, đầy đủ số số liệu trên chứng từ, sổ sách theo đúng yêu cầu của Bộ Tài Chính ban hành Thường xuyên thông tin kinh tế, tham mưu giúp giám đốc có bi n pháp ệquản lý hoạt động kinh doanh t t nh t ố ấ

Kho và v n chuy n: ậ ể Chịu trách nhi m qu n lý hàng hóa trong kho, chu n b , bệ ả ẩ ị ốc xếp hàng hóa lên xe để ậ v n chuyển đến khách hàng, cũng như vận chuy n hàng v kho ể ề

2.1.3 Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty

Kế toán trưởng kiêm k toán ếtổng hợp

Kế toán bán hàng,

Kế toán công nợ

Kế toán kho, Th ủquỹ

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu quản lý của công ty

Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán

Vì quy mô công ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Anh Bửu chỉ là doanh nghiệp vừa và nhỏ nên kế toán trưởng kiêm luôn k toán tế ổng h p Kợ ế toán trưởng có nhi m v ệ ụ

tổ chức toàn b công vi c k toán tộ ệ ế ại công ty như phân công, hướng dẫn, theo dõi công việc c a các nhân viên phòng kủ ế toán Đồng thời, kế toán trưởng cũng là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về tất cả các vấn đề liên quan đến tài chính của công ty Kế toán kho kiêm th qu theo dõi vi c xu t nhủ ỹ ệ ấ ập hàng hóa đưa vào thẻ kho t ng m t hàng, cuừ ặ ối

kỳ ki m tra và làm báo cáo xu t nh p tể ấ ậ ồn t ng lo i hàng hóa; qu n lý vi c thu chi ti n ừ ạ ả ệ ềmặt, hàng tháng lên sổ quỹ tiền mặt đối chi u v i k toán thanh toán, ki m kê sế ớ ế ể ố tiền qu ỹcuố ỳ Đối k i với kế toán bán hàng kiêm kế toán công n theo dõi tất cả các nghiệp vụ bán ợhàng và tình hình biến động công n ph i thu, phợ ả ải trả ủ c a công ty

kỳ, k toán th c hi n các thao tác k t chuy n và khóa s Các sế ự ệ ế ể ổ ổ chi ti t, sế ổ t ng h p cổ ợ ủa tất cả các tài khoản liên quan và báo cáo tài chính được in ra để đối chiếu và lưu giữ

c Ch ế độ , chính sách k ế toán vận dụng

Công ty áp d ng chụ ế độ ế toán theo thông tư 133/2016/TT k -BTC Báo cáo tài chính của công ty được lập và trình bày phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán đã ban hành Niên độ kế toán áp dụng theo ngày tháng năn dương lịch và bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 Kỳ kế toán theo quý, bắt đầu từ ngày 01/01 của tháng đầu quý đến ngày cuối cùng c a tháng th ba Công ty s dủ ứ ử ụng đơn vị tiền tệ VNĐ (Việt Nam đồng)

Tài s n cả ố định được ghi nh n theo nguyên tác giá gậ ốc; Phương pháp tính khấu hao là phương pháp đường thẳng; Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá tr hàng tị ồn kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ; Hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu tr ừthuế

Phần m m k ề ếtoán BRAVO

Chứng t k ừ ế

toán

Sổ k toán chi ti t ế ế

Sổ k toán t ng hế ổ ợp

Báo cáo tài chính

Sơ đồ 2-3 Quy trình kế toán

2.2 Thực tế kế toán phải thu khách hàng, phải trả người bán ở Công ty TNHH Thương Mại & Dịch Vụ Anh Bửu

2.2.1 Đặc điểm và hoạt động quản lý phải thu khách hàng

Công ty TNHH TM & DV Anh B u là công ty chuyên kinh doanh các s n ph m ử ả ẩgas, thi t b gas và thi t b nhà b p nên khách hàng c a công ty ch y u là các h gia ế ị ế ị ế ủ ủ ế ộđình, các cơ quan, công ty, trường học, đại lý phân phối Khi bán hàng với số lượng và giá tr mị ỗi đơn hàng nhỏ thườ, ng là các hộ gia đình khách hàng thường thanh toán ngay bằng ti n m t ho c chuy n kho n Còn ph n lề ặ ặ ể ả ầ ớn các công ty khác hay đại lý khách hàng

sẽ thanh toán theo thời hạn quy định của công ty, lúc này kế toán phải thu ghi nh n và ậtheo dõi các kho n phả ải thu khách hàng

Để thuận ti n cho công việ ệc quản lý các kho n ph i thu khách hàng, công ty ti n ả ả ếhành phân lo i khách hàng d a vào các tiêu chí: mạ ự ục đích mua hàng, tần su t mua hàng, ấ

số lượng hàng mua Theo đó, công ty phân thành hai nhóm khách hàng chính:

- Nhóm khách hàng đại lý

- Nhóm khách hàng l ẻ

Đối với nhóm khách hàng đại lý, là nhóm khách hàng mua số lượng nhi u, v i t n ề ớ ầsuất thường xuyên để phân phối lại ra thị trường hoặc phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Th i h n thanh toán cờ ạ ủa nhóm khách hàng này tương đối dài, theo quy định của công ty là trong vòng 90 ngày k t ngày nhể ừ ận đủ hàng và hóa đơn Phầ ớn các đại n l

lý thường thanh toán nợ cho công ty thông qua ngân hàng vào cuối mỗi tháng, một số ít

để đế n cuối quý m i thanh toán ớ

Đối v i nhóm khách hàng l , là nhóm khách hàng mua v i sớ ẻ ớ ố lượng ít và t n suầ ất thấp trung bình là 3 đến 4 tháng Do đó, thời hạn thanh toán của nhóm khách hàng này ngắn ch trong vòng 1 tháng ỉ Phầ ớn khách hàng trong nhóm này cũng đền l u thanh toán thông qua ngân hàng, r t ít khi thanh toán bấ ằng ti n mề ặt

Phương pháp mã hóa khách hàng tại Công ty: Mã chi tiết gồm các chữ cái viết tắt tên nhà cung cấp và mã chi tiết được viết in hoa

Bảng 2.2 B ng mã hóa tên khách hàng t i công ty TNHH TM & DV Anh B u ả ạ ử

KH

ARIA Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Du lịch Aria

DKHI Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Dầu khí Miền Trung

DLICH72 Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ 72

DOAN74 Đoàn 74 – Tổng cục II – Bộ Quốc phòng

- Biên bản đối chiếu công n ợ

Khi phát sinh nhu cầu mua hàng, khách hàng thường gọi điện thoại để đặt hàng

Bộ ph n k toán sau khi nhậ ế ận đơn đặt hàng ti n hành ki m tra và xác nh n sế ể ậ ố lượng, chủng loại để xuất hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT của công ty gồm 3 liên: liên 1 được lưu tại cuốn, liên 2 được giao cho khách hàng và liên 3 được lưu tại phòng kế toán để ghi

sổ và lưu trữ Căn cứ vào hóa đơn, bộ phận kho tiến hành giao hàng cho khách hàng Sau khi khách hàng xác nhận đã nhận hàng, k toán ti n hành ghi s nghi p v N u khách ế ế ổ ệ ụ ếhàng thanh toán b ng ti n m t k toán l p phi u thu giao cho khách hàng, phi u thu gằ ề ặ ế ậ ế ế ồm

2 liên: 1 liên giao cho khách hàng và 1 liên được công ty giữ lại Tuy nhiên, phần lớn khách hàng thanh toán qua chuy n khoể ản Do đó, công ty sẽ nhận được gi y báo có cấ ủa ngân hàng khi khi khách hàng chuy n tiể ền để thanh toán vào tài kho n công ty ả

K toán s d ng tài kho n 131 - ế ử ụ ả “Phải thu của khách hàng” để qu n lý, theo dõi ảcác khoản ph i thu khách hàng ả

2.2.2.2 K ế toán chi ti ết khoả n ph i thu khách hàng ả

a S sách s dổ ử ụng

S ổ chi tiế t công n phợ ải thu

Khi phát sinh nghi p v bán ệ ụ hàng chưa thu tiền, k toán ti n hành nh p các Hóa ế ế ậđơn GTGT đầu ra vào phần mềm, khi nhập kế toán nhập TK 131 chi tiết theo từng tên khách hàng đã được theo dõi, trong trường h p khách hàng m mua n công ty m thêm ợ ới ợ ởtên khách hàng và các thông tin cơ bản về khách hàng để công việc theo dõi khoản phải thu được kịp th i, chính xác Khi bán hàng hóa, dờ ịch vụ, các kho n n cả ợ ủa từng đối tượng khách hàng được theo dõi trên từng Sổ chi tiết công nợ phải thu theo đúng nội dung của nghiệp v kinh t M i trang s chi ti t theo dõi mụ ế ỗ ổ ế ột khách hàng, dựa trên cơ sở các chứng t gừ ốc có liên quan như: hóa đơn GTGT, giấy báo có, phi u thu ế các nghiệp v phát ụsinh được ghi chép theo trình tự thời gian phát sinh

B ng t ng h p công n phả ổ ợ ợ ải thu

Định k , công ty ỳ tiến hành l p B ng t ng h p công n ph i thu khách hàng ậ ả ổ ợ ợ ả đểkiểm tra vi c ghi chép trên các s chi tiệ ổ ết đúng hay sai Để ậ l p s này cổ ần căn cứ vào các

Sổ chi ti t công nế ợ ph i thu, có bao nhiêu S chi ti t công nả ổ ế ợ ph i thu thì b ng này có ả ảbấy nhiêu dòng và số liệu tổng cộng ghi vào sổ này sẽ được đối chi u v i Sế ớ ổ cái TK 131

để kiểm tra

b Trình t ghi s ự ổ

Hằng ngày, căn cứ vào các ch ng t gứ ừ ốc hóa đơn GTGT, giấy báo có, phi u thu ếcác nghi p v kinh tệ ụ ế liên quan đến phát sinh kho n ph i thu khách hàng ả ả được kế toán phải thu theo dõi để ghi vào S chi ti t công nổ ế ợ ph i thu theo dõi riêng c a mả ủ ỗi khách hàng Đến cuối quý, kế toán tổng hợp số liệu trên các Sổ chi tiết công nợ phải thu để lập

Bảng t ng hổ ợp công nợ phải thu khách hàng Sau đó, ểm tra, đối chi u khki ế ớp đúng sốliệu trên B ng t ng h p công n ph i thu và Sả ổ ợ ợ ả ổ cái TK 131

- Sổ cái tài khoản 131

Sau khi giao hàng cho khách hàng, kế toán phải thu ghi sổ theo dõi khoản phải thu khách hàng ngay khi nhận được chứng từ (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Giấy báo cáo)

Để thuận ti n cho vi c l p Ch ng t ghi s và vi c theo dõi, ki m tra các hệ ệ ậ ứ ừ ổ ệ ể óa đơn mua vào, các ch ng t chi tiứ ừ ền cho người bán k toán s l p các B ng t ng h p ch ng t ế ẽ ậ ả ổ ợ ứ ừcùng lo i có n i dung kinh tạ ộ ế giống nhau và phát sinh thường xuyên liên quan đến tình hình thanh toán của khách hàng như: Bảng t ng h p ch ng t cùng lo i ph i thu khách ổ ợ ứ ừ ạ ảhàng, B ng t ng h p ch ng tả ổ ợ ứ ừ cùng loại thu ti n gề ửi bán hàng

Định k hàng tháng, k toán th c hi n c ng t ng t ng c t c a các tài khoỳ ế ự ệ ộ ổ ừ ộ ủ ản đối

ứng trên các Bảng tổng h p ch ng từ cùng loại và dùng số liệợ ứ u này ph n ánh số tiền phát ảsinh, định khoản kế toán vào các Chứng từ ghi sổ Liên quan đến các khoản phải thu khách hàng, công ty l p các Ch ng t ghi s sau: HD.00X - ậ ứ ừ ổ Phiếu nhập các hóa đơn phải thu, BC.00X - Báo có (ngân hàng thu)

Sau khi th c hi n vi c ghi s các Ch ng t ghi sự ệ ệ ổ ứ ừ ổ tương ứng, k toán c ng t ng s ế ộ ổ ốliệu trên Ch ng t ghi sứ ừ ổ để vào Sổ cái TK 131

Cuối kỳ, k toán th c hi n rà soát l i toàn b các nghi p v phát sinh d a trên các ế ự ệ ạ ộ ệ ụ ựHóa đơn GTGT đầu ra và lập Biên bản đối chiếu công nợ gửi cho khách hàng, t ng h p ổ ợlại nh ng kho n khách hàng nữ ả ợ, khoản khách hàng đã thanh toán Biên bản được in ra nhiều b n có ch kí cả ữ ủa giám đốc và k toán m i bên, giao cho mế ỗ ỗi bên lưu Đồng thời,

để tiến hành kiểm tra, đối chiếu, phát hiện những lỗi sai khi nhập nhập số liệu về các khoản thu ti n khách hàng, phát hi n nh ng lý do chênh l ch các kho n ti n gi a công ty ề ệ ữ ệ ả ề ữghi nh n và ngân hàng, k toán ph i thu ki m tra v i b ng sao kê tài khoậ ế ả ể ớ ả ản ngân hàng để

có nh ng ch nh s a h p lý Bên cữ ỉ ử ợ ạnh đó, kế toán cũng tiến hành đối chiếu khớp đúng giữa số dư trên Sổ cái TK 131 và Bảng ổ t ng hợp công nợ ph i thu, các con s này phả ố ải bằng nhau

c Minh h a trình t ghi s ọ ự ổ

Ví d 1:ụ Theo hóa đơn 0002695 (Phụ lục 01) ngày 02/03/2019, công ty xuất bán

cho B nh vi n 199-B Công An: 78 kg Gas Elf 39kg Giá trệ ệ ộ ị hóa đơn là 2.538.822 đồng, trong đó thuế GTGT là 230.802 đồng

- Khi đơn đặt hàng của khách hàng được ch p nh n, k toán ti n hành ấ ậ ế ế in hóa đơn bán hàng và g i giao liên 2 cho bử ộ phận v n chuy n g i kèm theo cho khách hàng khi ậ ể để ửgiao hàng

- Căn cứ vào chứng t g c là ừ ố hóa đơn HĐ 0002695, kế toán ti n hành nh p liế ậ ệu thông tin vào ph n m m Ph n m m tầ ề ầ ề ự động ph n ánh ả tăng một kho n ph i thu vào S ả ả ổchi ti t công n ph i thu c a khách hàng B nh vi n 199 Bế ợ ả ủ ệ ệ – ộ Công an Đồng th i phờ ản ánh vào B ng t ng h p ch ng t cùng lo i ph i thu khách hàng Các nghi p v bán hàng ả ổ ợ ứ ừ ạ ả ệ ụxảy ra thường xuyên với một lượng lớn hóa đơn vì vậy việc lập bảng tổng hợp chứng từ cùng loại phải thu khách hàng để thu n ti n cho vi c theo dõi ậ ệ ệ

CÔNG TY TNHH TM & DV ANH B U Ử

1039 Ngô Quy ền, TP.Đà Nẵng

SỔ CHI TI T CÔNG NẾ Ợ PHẢI THU

Tài kho n: 131 ả – Phả i thu c a khách hàng ủ

Tên KH: B nh vi n 199 B Công An Mã KH: 199 ệ ệ – ộ

CÔNG TY TNHH TM & DV ANH B U Ử

Ghi n tài kho n 131 ợ ả

Ghi có các tài kho n ả

- Đến cu i tháng, phố ần mềm tự động căn cứ vào B ng t ng h p ch ng tả ổ ợ ứ ừ cùng loại phải thu khách hàng và thực hi n c ng tệ ộ ổng t ng c t cừ ộ ủa các tài khoản đối ứng trên bảng này để phản ánh số tiền phát sinh, định khoản kế toán vào Chứng từ ghi sổ HD 003

CÔNG TY TNHH TM & DV ANH B U Ử

- Sau đó, phần m m tề ự động căn cứ vào ch ng t ghi s HD 003 và c ng t ng s ứ ừ ổ ộ ổ ốliệu trên Ch ng t ghi sứ ừ ổ để ậ l p Sổ cái của tài kho n 131 ả

CÔNG TY TNHH TM & DV ANH BỬU

1039 Ngô Quy ền, TP.Đà Nẵng

SỔ CÁI Tài kho n: 131 ả – Phả i thu khách hàng

31/03 HD 003 Phiếu nhập các hóa đơn đầu ra 5111 137.318.046

31/03 HD 003 Phiếu nhập các hóa đơn đầu ra 5113 77.697.467

- Đồng th i vào cu i tháng, kờ ố ế toán cũng tiến hành l p B ng t ng h p công n ậ ả ổ ợ ợphải thu khách hàng trên ph n mầ ềm để theo dõi tình hình biến động công n c a t t c ợ ủ ấ ảcác khách hàng của công ty Căn cứ để ậ l p b ng này là các S chi ti t ph i thu c a các ả ổ ế ả ủđối tượng khách hàng Mỗi khách hàng được ghi một dòng trên sổ Số liệu trên dòng tổng của b ng t ng h p công n ph i thu khách hàng ph i khả ổ ợ ợ ả ả ớp đúng vớ ố liệu trên Sổ cái i s

CPDAUKHI CN T ng Cty DV KT DK VN-Cty ổ

DV D u khí ầ ĐN

17.939.926 5.910.300 12.029.626

TINPHAT Cty CP Nhiên liệu dầu khí Tín

Phát 88.623.322 85.318.176 173.941.498 TTAI Cty CP KD&PP Gas Thành Tài 25.847.836 149.038 25.996.872

Tổng 353.079.538 236.517.064 169.556.752 420.039.850

Ngày 31 tháng 03 năm 2019

Người ghi sổ K toán trưởng ế Giám đốc