THỰC tập tốt NGHIỆP dự án CDP (CUSTOMER DATA PLATFORM) của CÔNG TY TMA SOLUTIONS BÌNH ĐỊNH

Tìm hiểu nguyênnhân gây ra các đánh giá không tốt, chưa đạt của khách hàng, đề xuất giải pháp cải tiến Phòng kế toán-tổng hợp Thực hiện công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toá

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP HỒ CHÍ MINH

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

DỰ ÁN CDP (CUSTOMER DATA PLATFORM) CỦA

CÔNG TY TMA SOLUTIONS BÌNH ĐỊNH

Ngành: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Chuyên ngành: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Giảng viên hướng dẫn: Ths Lê Văn Quốc AnhSinh viên thực hiện: Trần Kim Phước

MSSV: 1951120124 Lớp: CN19B

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Trường đại học Giao thông Vận tảithành phố Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện cho em được tham gia học tập và áp dụngnhững kiến thức mình học được vào quá trình thực tập vừa qua

Em xin gửi lời cảm ơn đến Quý Công ty TNHH MTV Hoàng Minh Phát đã cho em cơhội được làm, trải nghiệm những công việc đúng với nguyện vọng của mình Cám ơncác anh chị trong công ty đã hướng dẫn nhiệt tình, chia sẻ những kinh nghiệm làm việctrong quá trình em đồng hành cùng công ty

Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy Ths Vũ Văn Trung đã đưa ra những lờihướng dẫn và hướng đi rõ ràng, đồng thời hỗ trợ em trong suốt quá trình làm và hoànthành bài báo cáo thực tập này

Một lần nữa, xin cảm ơn đến tất cả Quý Thầy cô Khoa Kinh tế Vận tải và toàn trườngđại học Giao thông Vận tải Thành phố Hồ Chí Minh đã không ngừng động viên vàgiúp đỡ chúng em trong suốt thời gian vừa qua

Xin chúc Thầy Vũ Văn Trung, Quý Thầy Cô và Quý Công ty thật nhiều sức khỏe vàniềm vui trong công việc và cuộc sống

Tp Hồ Chí Minh, ngày…tháng…năm……

Người thực hiện Phạm Thị Thu Hiền

M c l c ục lục ục lục

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

2 Mục tiêu nghiên cứu:

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:

4 Phương pháp nghiên cứu:

5 Kết cấu của đề tài:

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY

1.1 Tổng quan về công ty

1.2 Chức năng hoạt động của công ty

1.3 Ngành nghề hoạt động

1.4 Sơ đồ bộ máy tổ chức và chức năng các phòng ban

1.4.1 Sơ đồ cơ cấu của tổ chức

1.4.2 Chức năng của các phòng ban

1.6 Thuận lợi, khó khăn và định hướng phát triển của công ty

1.6.1 Thuận lợi

1.6.2 Khó khăn:

1.6.3 Định hướng lĩnh vực hoạt động:

CHƯƠNG 2 HOẠT ĐỘNG THU MUA HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY TNHH TM VÀ DV HÓA CHẤT HOÀNG MINH PHÁT

2.1 Phân tích về hoạt động thu mua của công ty

2.1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò của ngành thu mua

2.1.2 Quy trình thu mua của Công ty

Bước thực hiện

2.1.3 Cách thức thanh toán hàng hóa thu mua

2.1.4 Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp của doanh nghiệp

2.1.5 Mô tả thực tế Quy trình thu mua hàng hóa, công ty TNHH TM DV Hoàng Minh Phát 2020-2021

2.2 Kết quả hoạt động thu mua hàng hóa của công ty năm 2020-2021

2.2.1 Thực trạng thu mua hàng hóa của công ty năm 2021

2.2.2 Chỉ tiêu đánh giá công tác quản trị mua hàng, tồn kho của công ty 2.2.3 Phân tích chung về lượng hàng thu mua của công ty

2.2.4 Phân tích sản lượng thu mua theo mặt hàng 28

2.2.5 Sản lượng thu mua theo thời gian 31

CHƯƠNG 3 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 36

3.1 Kết luận 36

3.2 Giải pháp cải thiện và nâng cao hoạt động cho công ty 36

3.2.1 Về nguồn thu mua 36

3.2.2 Về chất lượng quản lý nguồn nhân lực 37

3.2.3 Về quản lý tài chính 38

3.2.4 Về hệ thống cơ sở vật chất 38

TÀI LIỆU THAM KHẢO 38

PHỤ LỤC 40

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Thu mua hàng hóa là hoạt động quan trọng, đánh giá được khả năng sử dụng nguồn tiền hợp lý của doanh nghiệp Trong bối cảnh hiện nay, khi hàng hóa được bán trên các sàn thương mại điện tử và internet ngày càng nhiều, khả năng tiếp cận đến

giá cả và lựa chọn ra nhà cung cấp tối ưu cũng sẽ là bài toán nan giải Bài báo cáo đềcập đến hoạt động thu mua của Công ty TNHH TM và DV Hoàng Minh Phát để thểhiện khả năng tìm nguồn cung cấp của doanh nghiệp, từ đó tìm ra các phương án, giảipháp để hoạt động thu mua của Công ty trở nên hiệu quả hơn.

2 Mục tiêu nghiên cứu:

Đối với Công ty: Đánh giá được hoạt động thu mua hàng hóa, dựa theo thời gian

và số lượng hàng nhập-xuất và đề xuất ra các hướng phát triển, những kiến nghị chohoạt động thu mua trở nên hiệu quả và tốt hơn

Đối với sinh viên làm đề tài báo cáo: Tích lũy thêm kinh nghiệm và đưa ra nhữnggiải pháp cho sự phát triển của công ty

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu: Công ty TNHH TM và DV Hoàng Minh Phát Phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: Hoạt động thu mua hàng hóa ở công ty HMP

- Về thời gian: Báo cáo về hoạt động và thực trạng của công ty HMP giai đoạn 2021

Phương pháp phân tích thống kê, tổng hợp số liệu và đánh giá sơ bộ tình hìnhkinh doanh của công ty, và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động thu muacủa công ty

5 Kết cấu của đề tài:

Ngoài lời mở đầu và kết luận, đề tài được trình bày trong 3 chương với các nộidung cơ bản:

Chương 1: Giới thiệu về công ty.

Chương 2: Hoạt động thu mua của công ty TNHH TM và DV HMP

Chương 3: Giải pháp và kiến nghị

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 1.1 Tổng quan về công ty

Tên công ty: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ HÓA CHẤTHOÀNG MINH PHÁT

Tên công ty bằng tiếng nước ngoài: HOANG MINH PHAT CHEMICALTRADING SERVICE COMPANY LIMITED (HOANG MINH PHAT CTS CO., Ltd)Địa chỉ trụ sở chính: 56/14A Trần Bình Trọng, phường 5, quận Bình Thạnh, thànhphố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Số điện thoại: 0283 55 00 495 Fax: 0283 89 57 805Email: hoachathoangminhphat@gmail.com

Website: hoachathoangminhphat.comCông ty được chứng nhận đăng ký doanh nghiệp Công ty TNHH Một Thành Viênvào năm 2017 do Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh cấp vào ngày 20 tháng11

1.2 Chức năng hoạt động của công ty

Cung cấp các sản phẩm hóa chất cho khách hàng, phân phôi hàng hóa đến các cơ

sở đại lý Luôn luôn đồng hành cùng Khách hàng để tạo nên mối quan hệ ngày cànggắn kết, cùng nhau phát triển thịnh vượng, đồng thời góp phần tạo nên một môi trườngxanh, sạch cho xã hội

HMP với định hướng trở thành một công ty cung cấp hóa chất, thiết bị y tế lớnmạnh, phát triển bền vững trên cơ sở kết hợp sức mạnh tri thức, tính doàn kết tập thể và

công nghệ ở một tầm cao mới Với kết cấu ọn nhẹ, khả năng tài chính vững mạnh vàkinh doanh ổn định, phương pháp quản trị doanh nghiệp áp dụng công nghê thông tin.

Sự hài lòng của khách hàng là quan trọng nhất Điều này được thể hiện qua từngdịch vụ, sản phẩm Công ty cung cấp Những nguyên tắc được xây dựng trong phục vụkhách hàng:

Đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả mọi yêu cầu của khách hàng

Đảm bảo sự hoạt động liên tực đối với các dịch vụ mà Công ty cung cấp

Đảm bảo sự cung cấp dịch vụ với giá cả hợp lý và sức cạnh tranh cao

Luôn quan tâm đến chính sách đào tạo nhân viên để đảm bảo tính chuyên môn cao

1.3 Ngành nghề hoạt động

Công ty hiện đang tập trung chuyên môn và nguồn lực tài chính cho các lĩnh vực hoạt động sau:

Cung cấp hóa chất: dệt nhuộm; xử lý nước thải; y tế; xây dựng; hệ thống bán lẻ

Thiết bị y tế: thiết bị khử khuẩn; vật tư y tế tiêu hao; đồng phục trong bệnh viện; thiết bị y tế (đồ bảo hộ, khẩu trang, nhiệt kế)

Dịch vụ vận chuyển: Vận chuyển hàng hóa và cho thuê xe tại tp.HCM; sản phẩm dịch vụ sửa chữa, phụ kiện xe

1.4 Sơ đồ bộ máy tổ chức và chức năng các phòng ban

1.4.1 Sơ đồ cơ cấu của tổ chức

Hình 1.1 Sơ đồ phòng ban (theo cấp độ từ cao đến thấp) công ty

HMP 1.4.2 Chức năng của các phòng ban

Cơ cấu tổ chức trong công ty được bố trí theo mô hình chiến lược do Ban Giámđốc đề ra với phương châm “Đơn giản – Hiệu quả”, Công ty yêu cầu vào sự phối hợpchặt chẽ giữa các trung tâm chức năng và phòng ban hỗ trợ

Cơ cấu còn được thể hiện theo mô hình thông tin hai chiều tương tác, cho phépmệnh lệnh cấp cao nhất đi theo đường ngắn nhất, rõ nhất tới mọi nhân viên Công tyhiện cũng thực hiện hệ thống quản trị trực tuyến để đặt công việc lên hàng đầu, đảmbảo kế hoạch đề ra theo yêu cầu Cụ thể:

Ban Giám đốc:

Là thành phần đứng đầu của công ty, Ban giám đốc bao gồm Tổng Giám đốc, PhóGiám đốc, Giám đốc tư vấn, là phòng ban định hướng chiến lược và quyết định nhữngyêu cầu từ các phòng ban dưới.

Thiết lập hệ thống quản trị phù hợp với văn hóa công ty, bao gồm việc tạo khuônkhổ, dựa trên các chính sách, quy định (do phòng dự án, phòng hành chính lập)

Giám sát và điều khiến những báo cáo tổng hợp các phòng ban đưa ra

Lập kế hoạch cho sự phát triển bền vững, lâu dài của công ty

Ra quyết định đồng ý, hoặc bãi bỏ những nhu cầu của phòng ban, nhân viên

Kết nối với bộ phận Marketing , Phòng Kỹ thuật để quản lý trang web, Fanpage

và sự hiện diện của công ty trên mạng xã hội, thông tin đại chúng Bộ phận này cũnglên kế hoạch, MC, buổi diễn thuyết, tạo điều kiện cho các đối tác tham quan công ty

Phòng web/SEO:

Xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển CNTT trong từng giai đoạn phát triểncủa doanh nghiệp

Thực hiện báo cáo về tình trạng hoạt động của hệ thống, đề ra hướng giải quyết sự

cố liên quan đến hệ thống máy tính của công ty

Điều hành và quản lý hoạt động các server, quản lý hoạt động CNTT

Lên kế hoạch tham mưu, tư vấn cho Ban Giám đốc công ty về các vấn đề thực hiện quá trình, thực hiện các dự án.

Tổng hợp thông tin liên quan đến doanh nghiệp để xây dựng hồ sơ năng lực cho doanh ngiệp khi tham gia đấu thầu

Trong cuối năm nay, công ty dự định tách nhóm Thu mua thành một bộ phận riêng biệt, vì sự cần thiết của Phòng ban này với nhu cầu tối thiểu chi phí cho công ty

Lên kế hoạch thăm hỏi khách hàng thường xuyên của công ty Tổ chức thực hiện,kiểm tra, giám sát, điều chỉnh kế hoạch Ghi nhận ý kiến của khách hàng để cải tiếndoanh nghiệp.

Tổ chức thực hiện đo lường mức độ hài lòng của khách hàng Tìm hiểu nguyênnhân gây ra các đánh giá không tốt, chưa đạt của khách hàng, đề xuất giải pháp cải tiến

Phòng kế toán-tổng hợp

Thực hiện công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo quy địnhcủa Nhà nước

Theo dõi sự vận động vốn kinh doanh của doanh nghiệp dưới mọi hình thái và

cố vấn cho Ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan

Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc về chế độ kế toán và những thay đổi quatừng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh

Cùng với các bộ phận khác tạo nên mạng lưới thông tin quản lý nhân sự, tàichính,…

Hiện tại, phòng KT có Nhóm thu mua hàng hóa, và nhóm này có chức năngchuẩn bị các hồ sơ, đơn hàng, giấy tờ, chứng từ để ký kết với các nhà cung cấp uy tín;trình bày những phương án mua hàng với giá ưu đãi để tiết kiệm chi phí cho công ty.Nhóm mua hàng cũng liên kết với phòng kinh doanh để lập các chứng từ cần thiết chohoạt động thu mua hàng hóa

Dự kiến trong năm 2022, hoạt động thu mua sẽ được chia thành một phòng banriêng biệt, vì tính cấp thiết của hoạt động này với việc tăng doanh thu chung của côngty

Phòng hành chính-nhân sự:

Tiếp nhận và xử lý các công việc nội bộ trong doanh nghiệp.

Tiếp khách, xử lý các công văn mà khách hàng gửi tớiTổ chức sắp xếp hội thảo, hộinghị cho công ty

Lưu trữ, phát hành văn bản, con dấu và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và pháp luật về tính pháp lý

Đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh trong công ty, lên kế hoạch tập huấn về bảo hộ lao động

Tổ chức kiểm tra sức khỏe thường xuyên cho người lao độngLập kế hoạch và triển khai công tác tuyển dụng nhằm đáp ứng nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp

Thông báo các quy định, chính sách của công ty cho nhân viên: Ca làm việc, tài khoản cá nhân, chính sách lương thưởng, chế độ bảo hiểm, nghỉ phép…

Tiến hành lập kế hoạch và triển khai đào tạo cho nhân viên cũ để nâng cao kiến thức, kỹ năng đáp ứng yêu cầu công việc

1.5 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2020-2021

Bảng 1.1 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty 2020-2021

So sánh Chênh lệch

thu thuần

(Nguồn: Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2021)

Dựa vào bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2021 của doanh nghiệp,lợi nhuận sau thuế của công ty đạt 4.189 tỷ đồng, tăng thêm 810.714 triệu đồng (tăngthêm 24%) so với cùng kỳ năm 2020 (3.379 tỷ đồng) Nguyên nhân xuất phát từ cácyếu tố:

- Doanh thu bán hàng có sự tăng trưởng tốt mặc dù đối mặt với thời gian dịch bệnhkéo dài, cụ thể doanh thu 2021 là 67,376,468 tỷ đồng, tăng thêm 8,821,275 tỷ so với năm 2020 Có thể thấy

sự điều chỉnh trong cách bán hàng đã giúp công ty có được mức doanh thu cao hơn kỳ vọng

- Chi phí bán hàng giảm đáng kể trong năm 2021, từ 989,562,000 triệu đồng xuốngcòn 854,781,111 triệu đồng, tức chi phí bán hàng năm 2021 chiếm 86,37% so với năm 2020 Loại bỏ một sốthủ tục và linh hoạt trong cách vận chuyển hàng là những chính sách công ty áp dụng để hạn chế chi phí bánhàng này

- Chi phí tài chính giảm 44.377 triệu đồng do sự chênh lệch tỷ giá, tiền lãi gửi ngân hàng, chi phí lãi vay cũng giảm do thị trường thế giới biến động

- Tình hình quản lý doanh nghiệp có hiệu quả do các chính sách nhân sự, phân bổ nhânviên hợp lý và các chính sách cắt giảm nhân sự khi phần chi phí quản lý năm 2021 là 658.922 triệu đồng,thấp hơn so với cùng kỳ năm 2020 (889.562 triệu đồng)

Tóm lại, mức lợi nhuận sau thuế tăng nhiều, dù sự diễn biến khách quan của dịchbệnh Covid-19 đã khiến doanh nghiệp phải hoạt động linh hoạt hơn, cắt giảm một vàichi phí hoạt động, đặc biệt là chuyển xu hướng hoạt động sang hình thức trực tuyến; đócũng là một sự chuyển biến mới cho công ty TNHH TM DV HMP

1.6 Thuận lợi, khó khăn và định hướng phát triển của công ty.

1.6.1 Thuận lợi

Công ty đạt được những nền tảng tốt khi áp dụng công nghệ tiên tiến vào việcquản trị hàng hóa và nhân lực Ngoài ra, các dự án được đầu tư với các tiêu chuẩn quốc

tế, đảm bảo chất lượng và tiến độ giao cho khách hàng

Đội ngũ tư vấn, chuyên viên được đào tạo chuyên môn cao

Linh hoạt phương án bán hàng qua các thời kỳ, tận dụng những cơ hội tiềm năng

và bán hàng mới mức giá hợp lý

Từ khi thành lập vào năm 2017 đến hiện tại, công ty đã có được những mối quan

hệ đối tác với nhiều nhà cung cấp uy tín, hợp đồng kinh doanh lâu dài với nhiều côngty: Nhà máy Hóa chất Biên Hòa, côn ty TNHH Nguyên liệu Đóng gói Miền Nam,Công ty CP Mía đường sông Lam,…và hiện công ty cũng đang mở rộng thêm mốiquan hệ với các đối tác lớn hơn Mục tiêu trong năm 2022 sẽ liên kết thêm được 3-5doanh nghiệp có tầm ảnh hưởng trong ngành công nghiệp hóa chất, từ đó thể hiện mức

độ uy tín của doanh nghiệp trên thị trường

Đối với khách hàng, công ty TNHH TM DV Hoàng Minh Phát cũng đang hợp

tác thuận lợi với các bệnh viện lớn trong khu vực thành phố Hồ Chí Minh: Bệnh viện

Từ Dũ, bệnh viện Chợ Rẫy, và là nhà cung cấp đáng tin cậy của họ kể từ khi thành lập

Công tác mua hàng luôn dựa trên quy luật bình đẳng và 90% là những đối tác

làm việc lâu dài Ngoài ra, nhiều nhà cung ứng hàng luôn tạo nhiều chính sách ưu đãivới công ty Hoàng Minh Phát, và công ty luôn nhận được mức chiết khấu cao trongnhững lô hàng lớn, cụ thể vào đầu tháng 1 và giữa năm (tháng 6-8)

Các hoạt động khác tại kho và giao nhận: Quá trình chuyển sang công nghệ hóa

hệ thống công ty đã giúp việc kiểm kê số lượng kho và giao nhận hàng cho kháchchuyên nghiệp hơn và đúng giờ hơn

Nguồn vốn công ty có đủ khả năng chi trả cho những đơn hàng lớn, và tỷ lệ nhậnhàng và lấy hàng cực kỳ cao (98%), đồng thời các nhà cung cấp vẫn luôn tin tưởng và

hỗ trợ việc thực hiện công nợ trong thời gian 90 ngày kể từ ngày đặt hàng, mà công tykhông cần phải huy động hoặc mượn nợ từ các tổ chức tài chính

Hiện tại công ty vẫn đang làm việc với những đối tượng trong nước nên khả năng

có nguồn hàng đáng tin cậy luôn cao Trong tương lai, sau khi hoàn thành giai đoạn cơbản của hệ thống, công ty Hoàng Minh Phát sẽ hướng tới các nhà cung cấp lớn ở thịtrường quốc tế

Công ty luôn rõ ràng trong các chính sách bảo hiểm, bảo hành hàng hóa trongtrường hợp hàng bị lỗi, không thể sử dụng trong lúc ký kết các hợp đồng thương mại

Từ đó, kịp thời phát hiện những sản phẩm không đảm bảo chất lượng và trả về nhàcung cấp

1.6.2 Khó khăn:.

Bên cạnh những thành tích đáng khen ngợi, công ty TNHH TM DV Hoàng MinhPhát vẫn tồn tại một số khó khăn nội bộ và khách quan, gây ảnh hưởng đến lượng hàngthu mua và doanh thu nhận được

Hoạt động xây dựng kế hoạch vẫn gặp nhiều phức tạp do phải chuyển đổi quytrình truyền thống sang hệ thống trên máy tính Vì ngành hàng hóa mang tính đặc thùnên khó nắm bắt nhu cầu của thị hiếu, do đó luôn phải dành nhiều thời gian cho hoạtđộng lên kế hoạch phân tích hành vi khách hàng Đặc biệt, chỉ khi phòng kinh doanh cóyêu cầu thì bộ phận mua hàng mới có thể mua hàng mà không cần quá nhiều nhu cầu

dự trữ, nên đôi khi hàng thiếu buộc phải mua ngoài với mức giá cao Từ đó, cơ cấu vềnguồn hàng chưa thực sự phong phú và bị hạn chế nhóm khách hàng

Có một số nhà cung cấp chưa thể tạo mối quan hệ lâu dài, thông tin thường xuyên

bị biến động Khả năng đánh giá thông tin nhà cung cấp chưa thực sự hiệu quả

Chi phí vận chuyển và giao dịch còn cao, đặc biệt là các chi phí vận chuyển chonhững đơn hàng xa Đôi lúc phát sinh những đơn hàng lớn nhưng đội ngũ giao nhận, vì

lý do kẹt đơn hàng hoặc quản lý đội xe chưa hiệu quả, khiến công ty buộc dùng hìnhthức vận chuyển outsource(nguồn ngoài) gây ra lượng chi phí vận chuyển bị hao hụt.

Vẫn chưa thể phối hợp đều đặn giữa bộ phận Mua hàng, Kho và Giao nhận hànghóa, thông tin đơn hàng đôi lúc bị bỏ sót, gây nguy cơ mất doanh thu cho công ty

Trình độ nhân viên dù cao nhưng cách điều độ, phối hợp giữa các phòng bankhông thống nhất đã gây nên một số hiểu lầm, khó khăn trong cách làm việc Cách xử

lý đơn hàng đến còn nhiều quy trình, gây khó khăn khi tìm kiếm tài liệu gốc Mặt khác,lượng nhân viên trong bộ phận Thu mua không nhiều, đôi lúc gây áp lực làm việc lênnhân viên, khiến năng suất giảm mạnh

1.6.3 Định hướng lĩnh vực hoạt động:

Tìm kiếm các sản phẩm tối ưu nhấtChất lượng sản phẩm được đặt lên hàng đầuXây dựng, tổ chức chương trình, sự kiện truyền thông…

Quảng cáo biển tấm lớn, tập trung mảng Marketing cho Fanpage(sắp thành lập)Cung cấp các thiết bị y tế chất lượng tốt nhất, nhà cung cấp uy tín

CHƯƠNG 2 HOẠT ĐỘNG THU MUA HÀNG HÓA CỦA CÔNG TY TNHH

TM VÀ DV HÓA CHẤT HOÀNG MINH PHÁT 2.1 Phân tích về hoạt động thu mua của công ty

2.1.1 Khái niệm, đặc điểm, vai trò của ngành thu mua Khái niệm: Thu mua (hay còn gọi là Purchasing), là một trong những hoạt động

quan trọng của một doanh nghiệp Hoạt động này đảm bảo cung cấp đầy đủ vật tư,nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, hàng hóa cho hoạt động của công công ty dù làhoạt động lớn hay thường ngày Thu mua bao gồm nhiều quá trình như chuẩn bị vàxem xét các nhu cầu, sau đó tiếp nhận và thanh toán, cụ thể:

Lập kế hoạch muaXác định các tiêu chuẩnNghiên cứu và lựa chọn nhà cung cấp Phân tích giá trị

Tài chínhĐàm phán giá cảMua hàng

Quản lý hợp đồng cung cấpKiểm soát tồn kho

Thanh toán và sau thanh toán

Có thể sử dụng trực tiếp nguồn nhân lực, hoặc thuê ngoài (Outsource)

Linh hoạt trong việc đàm phán về chất lượng, giá cả hàng hóa

Có hai hình thức thu mua hàng hóa, bao gồm thu mua hàng hóa trực tiếp(Purchasing) và Thu mua hàng hóa không trực tiếp (MRO-Purchasing:

Maintenance Repair Overhaul/Operation Purchasing), với công việc chính là thumua các thiết bị, vật tư phục vụ sản xuất

Vai trò: Vai trò ưu tiên hàng đầu của bộ phận thu mua trong công ty HMP là tối ưu hóa

chi phí và tiết kiệm thời gian Hoạt động của phòng thu mua sẽ gắn liền với hoạt độngcủa các phòng ban khác, hướng đến việc hoàn thiện và phát triển các quy trình, hiệuquả mua hàng, mang lại hiệu suất cho toàn chuỗi cung ứng Cụ thể là:

Hỗ trợ hoàn thiện yêu cầu mua hàng: Xem xét và hỗ trợ các phòng ban hoàn thiện các trường thông tin như số lượng, chất lượng sản phẩm,

Quản lý quy trình mua hàng hiệu quả: Thường xuyên đánh giá, cải thiện các quytrình nội bộ như: phê duyện đơn mua hàng, trao đổi thông tin giữa các phòng ban

Quản lý nền tảng cung ứng

2.1.2 Quy trình thu mua của Công ty

Các bước làm việc được thực hiện theo bảng mô tả sau:

Bảng 2.1 Bảng quy trình mua hàng công ty TNHH TM DV Hoàng Minh Phát

Bước thực hiện Bước 1: Lập kế

thiểu,tồn tối đa”

Bước 3: Phê duyệt Thực hiện việc tiếp nhận đơn hàng:

đơn hàng – hỏi giá

- Căn cứ vào lượng tồn kho, nhu cầu sản xuất, kế hoặc sản xuất …, thẩmquyền quy định, nhân viên có thẩm quyền duyệt số lượng của đơn hàng mua hàng

- Lập yêu cầu báo giá đầy đủ thông tin cần thiết về : tên hàng, số lượng,xuất xứ, thời gian nhận hàng, thuế GTGT, thanh toán, bảo

Bước 2: Lập đơn

hàng mua hàng (P/O)

hành và gửi cho các nhà cung cấp tiềm năng; đồng thời lập bảng phân tích giá và quyết định nhà cung cấp phù hợp nhất.

Lập bảng giá vốn, gửi cho phòng kế toán kiểm tra và gửi lại cho bộphận kinh doanh của công ty

- Sau khi đơn hàng đã được phê duyệt và đặt hàng tại nhà cung cấp,hàng về sẽ tiến hàng thủ tục nhập kho theo đơn hàng đã đặt và chuyển qua các quy trình: Thanh toán và quytrình cấp phát vật tư, quy trình bán hàng cho các phòng ban còn lại

theo đơn hàng

hóa thông qua Phiếu Nhập Kho Đồng thời yêu cầu Giao nhận cần

đi nhận các mặt hàng về kho và lấy hóa đơn về phòng (nếu có)

- Trong trường hợp hàng đổi trả, người trách nhiệm mua lô hàngcần giải quyết vấn đề với nhà cung cấp về đơn hàng mới, vậnchuyển trả lại(khi hàng có lỗi, hàng hư hỏng do bảo quản không tốttrước khi vận chuyển

Bước 5: Kế toán Sau khi có chứng từ hóa đơn đầu vào kế toán phê duyệt phiếu nhậpphê duyệt phiếu kho và hạch toán giá mua, công nợ, kê thuế và chuyển qua quynhập kho trình thanh toán

- Đối với thanh toán cọc trước: Yêu cầu PMH làm đề nghị thanhtoán, ghi chú đơn hàng, và bổ sung hóa đơn ( hóa đơn lẻ hoặcVAT) cho bộ phận Kế toán

Bước 6: Thanh

toán – Lưu hồ sơ

- Đối với tạm ứng mua hàng: Làm phiếu tạm ứng, ghi chú số đơn hàng,

mã hàng, sau đó làm đề nghị hoàn ứng, bổ sung hóa đơn ( hóa đơn lẻhoặc VAT) sau khi nhận hàng

- Đối với công nợ: Bộ phận Mua hàng làm đề nghị thanh toán ( có ghithông tin chuyển khoản), đính kèm hóa đơn (hóa đơn lẻ hoặc VAT) cho

Bộ phận Kế toán lưu trữ đối với từng đối tác doanh nghiệp

- Sau khi có các biên bản nhập hàng, căn cứ và hợp đồng mua hàng, căn

cứ vào đề nghị thanh toán, đối chiếu công nợ phải trả…, kế toán thựchiện lập hồ sơ thanh toán và thanh toán cho nhà cung cấp

- Lưu file cứng và file mềm ở những khu vực yêu cầu File cứng saucùng lưu trữ tại khu vực phòng mua hàng, file mềm lưu trên hệ thốngchung của công ty

2.1.3 Cách thức thanh toán hàng hóa thu mua

Công ty cho áp dụng đa dạng hình thức thanh toán phải trả khách hàng

Đối với các nhà cung cấp nhỏ lẻ và nhà cung cấp mới, Công ty thực hiện chínhsách trả ngay hoặc đặt cọc trước theo yêu cầu trong hợp đồng mua bán

Các nhà cung cấp lâu năm, bộ phận kế toán, kết hợp cùng bộ phận Thu mua hànghóa luôn theo dõi các hoạt động công nợ đối với nhà cung cấp và thực hiện trả cáckhoản nợ theo thời hạn hàng quý

2.1.4 Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp của doanh nghiệp

Công ty HMP có những biện pháp để tối ưu hóa chất lượng, số lượng, giá cả, thờigian và phương thức giao hàng của quy trình thu mua Thông thường, đối với việcđánh giá nhà cung cấp, các doanh nghiệp nên xem xét 4 KPI dưới đây để kiểm soát tối

đa hiệu quả dịch vụ và chất lượng nhà cung cấp đem lại

Tỷ lệ tuân thủ: tuân thủ toàn bộ các thỏa thuận cơ bản giữa một công ty và một

nhà cung cấp Để hoàn thành chỉ tiêu này thì nhà cung ứng cần đạt được các yêu cầukhác nhau như thời gian phản ứng tối đa trong trường hợp có vấn đề phát sinh, thờigian giao hàng, ưu đãi chiết khấu đặc biệt, v.v

Số lượng nhà cung cấp: Hợp tác với những công ty, nhà cung cấp uy tín luôn

được HMP ưu tiên, việc thu mua yêu cầu nhân viên có kinh nghiệm và có tâm với côngviệc, hạn chế thấp nhất rủi ro về hàng nhái, hàng kém chất lượng

Chu kỳ đặt hàng: Tập trung kỹ vào giai đoạn nguồn cung cấp, HMP trở thành đối

tác của nhiều công ty về các sản phẩm về hóa chất: Công ty CP Y tế Bảo Thạch, Công

ty CP Mía đường Sông Lam trong nhiều năm nay

Ngoài ra, tính sẵn có hàng và tỷ lệ sai sót trong hàng hóa luôn phải kiểm tra

thường xuyên, đảm bảo nguồn hàng nhập vào có chất lượng

2.1.5 Mô tả thực tế Quy trình thu mua hàng hóa, công ty TNHH TM DV Hoàng Minh Phát 2020-2021.

Đặt vấn đề: Khách hàng công ty TNHH XNK Kim Vũ, ngày 02/03/2022 có nhu

cầu đặt đơn hàng 80kg Poly Aluminium Chloride 31%, thời gian giao hàng 4-5 ngàysau khi đặt Bộ phận Kinh doanh hoàn thành việc bán hàng, yêu cầu được duyệt tíndụng(Phòng Kế toán) và kiểm tra mức độ tồn kho Lúc này, Bộ phận kho thông báolượng tồn kho còn đủ cho 2 ngày tới, họ lập một phiếu yêu cầu mua vật tư và gửi yêu

cầu mua hàng cho nhóm Thu mua(Phòng Kế toán Tổng hợp) Lúc này, nhu cầu muahàng phát sinh, cụ thể:

Bước 1: Lập kế hoạch mua hàng Sản lượng vào tháng trước với Poly

Aluminium Chloride 31% là 380.000kg ( sản lượng nhập vào tháng 2/2022), tồn70kg(mức tồn tối thiểu của hàng), dự kiến tháng này có ít đơn phát sinh vì nhu cầu từcác bệnh viện, trường học, DNTN,… Khả năng hàng về từ NCC là 1-2 ngày, từ đó,Công ty lập ra kế hoạch mua hàng dự kiến là 200.070kg (đã bao gồm tồn kho)

Bước 2: Lập đơn hàng mua hàng(PO-Purchasing Order) Dựa vào yêu cầu từ

Phòng Kinh doanh, bộ phận Mua hàng kiểm tra khả năng có hàng, đáp ứng cho kháchhàng Từ đây, nhân viên Mua hàng sẽ viết một Đơn Mua hàng (PO), phân loại nhu cầu,trình lên trưởng Bộ phận Khi chấp nhận ký duyệt, PO về cơ bản hoàn thành

Bước 3: Phê duyệt đơn hàng-Hỏi giá Thực hiện việc tiếp nhận PO Nhân viên

Mua hàng sẽ chủ động liên hệ với Nhà cung cấp Công ty TNHH TM DV Kiều Phượng,yêu cầu Nhà cung cấp này đưa một bảng báo giá cho 200.000kg Aluminium Chloride31% Trong mục báo giá, yêu cầu cần có tên hàng, đơn vị tính, số lượng, thời giannhận hàng, thuế VAT, cách thức thanh toán hàng hóa Đơn hàng Aluminium Chloride31% yêu cầu thời gian giao hàng từ 1-2 ngày, tại kho của Công ty TNHH TM DVHoàng Minh Phát, xuất hóa đơn VAT và thanh toán bằng chuyển khoản trong thời gian

90 kể từ ngày mua hàng Vì hàng hóa này chỉ có một Nhà cung cấp này, nên Công tyhiện không thiết lập Bảng phân tích giá

Hình 2.1 Bảng báo giá công ty TNHH TM DV Kiều Phượng

Khi đã thỏa mãn các nhu cầu của cả đôi bên, Công ty TNHH Hoàng Minh Phát và

công ty TNHH Kiều Phượng tiến hành ký kết hợp đồng mua hàng (Xem ở phần Phụ lục)

Bước 4: Nhập kho Lúc này đơn hàng đã được nhà cung cấp Kiều Phượng lên

đơn, sau thời gian yêu cầu Ngày 03/03/2022 đơn hàng được nhập về Kho bán hàngcủa công ty

Thông báo cho nhân viên phụ trách Kho hàng về số lượng hàng hóa, thông tin chitiết của hàng hóa, và đảm bảo Kho sẽ lấy hóa đơn bán lẻ ( hoặc bằng chứng xác thựcnào về sự chuyển giao hàng hóa) Lúc này, Kho sẽ làm một phiếu nhập kho, dựa trênđơn mua hàng và lượng hàng thực nhận Trường hợp được giao đến địa điểm cụ thể,nhân viên giao nhận nội bộ sẽ lấy hàng và đảm bảo các chứng từ xác nhận đơn hàng,tương tự như nhận tại kho.

Hình 2.2 Phiếu Nhập kho đơn hàng Poly Aluminium Chloride 31%

Bước 5 Mua hàng+Kế toán phê duyệt phiếu nhập kho Các chứng từ (hóa đơn bán

hàng), đưa về cho Nhân viên mua hàng Đối với đơn hàng chuyển khoản của nhà cungcấp Kiều Phượng, hóa đơn bán lẻ+hóa đơn VAT sẽ đưa cho Trưởng nhóm Thu mua và

trưởng phòng Kế toán ký nhận Để thực hiện được việc ký nhận, nhân viên Thu muatiến hành làm Đề nghị thanh toán số tiền là 1,241,240,000 (đã bao gồm 10% VAT), Kếtoán khi nhận đủ hóa đơn và đề nghị sẽ ghi công nợ cho Nhà cung cấp này và tiến hànhthanh toán trong vòng 90 ngày.

Bước 6: Thanh toán và lưu hồ sơ Sau khi xác định các biên bản nhập hàng, căn

cứ, chứng từ và hoàn thành việc thanh toán cho công ty TNHH Kiều Phượng và lưu trữ

dữ liệu của công ty này vào tài liệu chung của Phòng Kế toán-Tổng hợp

2.2 Kết quả hoạt động thu mua hàng hóa của công ty năm 2020-2021

2.2.1 Thực trạng thu mua hàng hóa của công ty năm 2021

Về xác định nhu cầu và số lượng hàng

- Bộ phận kinh doanh sẽ đưa ra các yêu cầu mua hàng, tùy theo nhu cầu của kháchhàng, hoặc yêu cầu cần mua bổ sung hàng hóa về kho của bộ phận kho-giao hàng

- Kết quả được duyệt thông qua Trưởng phòng Kinh doanh và gửi yêu cầu đến phòng

Kế toán-Tổng hợp, chờ Trưởng phòng xác nhận Đồng thời, trưởng phòng Kế toán sẽ dựa trên khả năng tàichính của công ty, điều phối giá trị đơn hàng và chờ Giám đốc phê duyệt kết quả mua hàng

Thực trạng Nhà cung cấp của công ty TNHH TM DV HMP

Hình 2.1 Bảng các nhà cung cấp tiêu biểu của công ty TNH TM DV HMP 2021

Nguồn hàng hiện tại của công ty không mang tính truyền thống, công ty thường

xuyên thay đổi nhà cung cấp vì công ty phụ thuộc vào đơn đặt hàng của khách hàngnên đôi khi những nhà cung cấp cũ không thể đáp ứng yêu cầu Mỗi năm đều phát sinhthêm nhà cung cấp tiềm năng mới, đa dạng hơn về hàng hóa và đa dạng về chế độ ưuđãi

Về khả năng cung ứng: Nhà cung ứng hiện tại chưa đáp ứng được hoàn toàn

nhu cầu của công ty về sự phong phú của chủng loại hàng hóa công ty muốn nhập,nhưng về lượng hàng và thời gian nhập hàng thì luôn đáp ứng tốt

Năng lực tài chính của nhà cung cấp hiện tại vẫn có thể đáp ứng các đơn hàng

vừa và nhỏ của công ty Tuy nhiên, công ty vẫn chưa tìm được nhà cung ứng với sốlượng lớn nên nhu cầu tìm nhà cung cấp mới vẫn luôn được thực hiện Sự thay đổi sẽgây vài bất lợi lúc ban đầu cho công ty, và đôi lúc công ty phải chấp nhận mạo hiểm để

có được cơ hội kinh doanh lâu dài

2.2.2 Chỉ tiêu đánh giá công tác quản trị mua hàng, tồn kho của công ty.

2.2.2.1 Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu mua hàng.

Công ty Hoàng Minh Phát luôn kiểm tra kỹ càng số PO và yêu cầu từ phòng bankinh doanh và thực hiện mua hàng khi những yêu cầu này được chấp thuận ( tỷ lệđơn hàng bán ra đạt doanh thu lý tưởng trên 90%)

2.2.2.2 Chỉ tiêu đảm bảo nguồn vốn doanh nghiệp

Những hoạt động mua bán cần ghi lại, kiểm kê nhiều lần và đảm bảo lượng hàngthu mua không được thiếu, hoặc thừa và gây tốn chi phí bảo quản, lưu trữ của doanh nghiệp