Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh: Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán tại Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam - Cu Ba Đồng Hới

Mục tiêu của đề tài Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán tại Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam - Cu Ba Đồng Hới là hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán và ứng dụng tại các bệnh viện; khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, phòng kế toán kế thừa dữ liệu, thông tin từ các bộ phận liên quan tại Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới; đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới.

NGUYEN TH] NHUNG

HOAN THIEN TO CHUC THONG TIN KE TOAN

‘TAI BENH VIEN HUU NGHI VIET NAM CU BA DONG HOI

'Chuyên ngành: Kế toán

Mã số : 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SI QUAN TRỊ KINH DOANH

'Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS NGUYÊN MẠNH TOÀN

Đà Nẵng - Năm 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bồ trong bắt kỳ công trình nào khác

“Tác giả luận van

Nguyễn Thị Nhung

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TÔ CHỨC THÔNG TIN TRONG

1.1 KHAI QUAT CHUNG VE HE THONG THONG TIN KE TOAN 7

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán 7

1.1.2 Quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị 8

1.1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống

thong tin khác trong tổ chức, đơn vị _ 9

1.1.4 Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế

1.1.5 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình 12

1.2 TÔ CHUC THONG TIN KE TOAN TẠI BỆNH VIỆN 3

1.2.1 Sự cần thiết ứng dụng hệ thống thông tin kể toán tại bệnh viện 13

1.2.2 Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện 4 1.2.3 Mỗi quan hệ giữa các chu trình trong công tác kế toán tại bệnh

1.2.4 Công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm quản lý

1.2.5 Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình tại Bệnh viện 2

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI

2.1 SƠ LƯỢC VỀ BỆNH VIỆN HỮU NGHỊ VIỆT NAM CU BA DONG

2.2 THỰC TRANG TO CHUC THONG TIN KE TOAN TAI BỆNH VIỆN

2.2.1 Thực trạng ứng dụng tin học trong công tác kế toán AT

2.2.2 Thực trạng tổ chức xây dựng chứng từ và quy trình luân chuyển

chứng từ trong công tác kế toán tại BV Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới50'

2.2.3 Thực trạng công tác xây dựng bộ mã tại bệnh viện 52

2.2.4 Tổ chức thông tin kế toán theo chu trình tại Bệnh viện Hữu nghị

2.3 DANH GIA CONG TÁC KẺ TOÁN KHI ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP QUAN LY TONG THE TAI BỆNH VIÊN HỮU NGHỊ VIET NAM CU BA

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN TÔ CHỨC

THÔNG TIN KÉ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN HỮU NGHI VIET NAM CU

3.2 MOT SO DE XUAT HOAN THIEN VE CONG TAC KE TOAN

3.2.1 Hoàn thiện tô chức thông tin trong chu trình khám điều trị 84

3.2.2 Hoàn thiện tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng $6 3.2.3 Hoàn thiện tổ chức thông tin trong chu trình viện phí 89 3.2.4 Hoan thign t6 chức thông tin trong chu trình tài chính 90

QUYẾT ĐỊNH GIAO DE TÀI (bản sao)

PHỤ LỤC

'Bảo hiểm thất nghiệp

Báo cáo tài chính Bệnh nhân : Công nghệ thông tin : Cán bộ viên chức : Cơ sở dữ liệu Cận lâm sảng Enterprise Resource Planing

(Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp)

Giá trị gia tang Hành chính sự nghiệp

Hệ thống thông tin kế toán

: Hóa chất

Khám chữa bệnh : Kinh phí công đoàn

: Xót nghiệm X- Quang : Y dụng cụ

sơ đồ

—

12 [Quy tình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị 9

ZT [Sơ đồ tô chức quản lý tại BV Hữu nghị Việt Nam Cu Ba | 40

Đồng Hới

2:2 [Mô hình tô chức bộ máy kế toán của Bệnh viện Hữu nghị | 41

'Việt Nam- CuBa Đồng Hới

23 _ [Hệ thông thông tin quản lý trong bệnh viện 48

24 [Tỗ chức các phần mềm quản lý tại bệnh viện 4g

Hệ thống thông tin kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý tổ chức, doanh nghiệp Từ những năm 1990, trước khi

bộ Y tế có định hướng ứng dụng công nghệ thông tỉn (CNTT), nhiều bệnh viện đã sớm đưa CNTT vào công tác quản lý Việc ứng dụng CNTT đối với

ngành y tế đang là một nhu cầu thực sự lớn, đặc biệt là trong quản lý tổng thể

bệnh viện, phục vụ khám chữa bệnh Theo thống kê của ngành y tế, hiện nay

nhiều bệnh viện đã đầu tư, triển khai thực hiện ứng dụng những phần mềm

CNTT Nó giúp tránh thất thoát lãng phí, công khai minh bạch tài chính, và

nâng cao chất lượng khám chữa bệnh, góp phần thúc đây bệnh viện phát triển

toàn diện Hơn nữa, các thông tin được nhập khi bệnh nhân được tiếp nhận khám chữa bệnh sẽ được hệ thống lưu giữ và chuyển thông tin tới các khoa

phòng bệnh nhân điều trị mà không

bệnh nhân cũng sẽ được lưu lại phục vụ cho công tác điều trị sau này (nếu bệnh nhân tái khám) Không chỉ ở Việt Nam, mà ở nước ngoài cũng không, ngừng nghiên cứu giải pháp ứng dụng CNTT giúp bệnh viện có thể giảm tải

và nhiều bệnh nhân có thể điều trị từ xa nhằm tiết kiệm chỉ phí đi lại

Hiện nay tại Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới đã thực

thao tác nhập lại, quá trình điều trị

hiện việc sử dụng CNTT trong hệ thống hoạt động quản lý bao gồm cả bộ

phân kế toán, mặc dù mang lại những hiệu quả rất lớn nhưng nhìn chung còn tồn tại một số nhược điểm, sử dụng chưa linh hoạt, chưa được khai thác triệt

để, chưa tận dụng chức năng tối đa mà mạng nội bộ có thể cung cấp Vì vậy

hoạt động quản lý chưa đạt hiệu quả cao nhất Hệ thống thông tin kế toán hiện nay có những hạn chế nhất định đặt ra yêu cầu phải hoàn thiện để góp phần

nâng cao năng lực hoạt động của bệnh viện và phục vụ người bệnh ngày cảng

tốt hơn.

Với quy mô ngày cảng lớn, lượng bệnh nhân ngày càng đông cảng đòi

hỏi Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới

hệ thống thông tin kế toán nhằm phục vụ cho việc quản lý các hoạt động của

bệnh viện Chính vì vậy tôi chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức thong tin ké toán tại Bệnh Viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đằng Hới” dễ làm dề tài

tần hoàn thiện hơn nữa

nghiên cứu của luận văn

2 Mục tiêu nghiên cứu

~ Hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán

và ứng dụng tại các bệnh viện

~ Khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện tại Bệnh viện Hữu nghị

Việt Nam Cu Ba Đồng Hới

~ Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán

tại Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới

3 Đối tượng và phạm vỉ nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu mối quan hệ chặt chẽ về tổ chức thông tin giữa bộ phận kế toán và các bộ phận chức năng khác của Bệnh viện Hữu Nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới

"Phạm ví nghiên cứu: luận văn chỉ dừng lại việc trình bày, mô tả các quy trình

và giải pháp phần mềm trong công tác kế toán phục vụ cho quản lý bệnh viện

.4 Phương pháp nghiên cứu

~ Phương pháp phân tích hệ thống, phân tích các thành phần của hệ thống thông tin kế toán, xem xét mối quan hệ của các chu trình đối với hệ thống thông tin kể toán

~ Phương pháp phỏng vấn: Quan sát, phỏng vấn các nhân viên kế toán phụ trách từng bộ phận (xuyên suốt từ khâu tiếp nhận bệnh nhân đến thời

điểm bệnh nhân xuắt viện), phỏng vấn nhân viên phòng CNTT để tìm hiểu về

~ Sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình dữ liệu, lưu đồ mô tả, quá trình

thiết kế mã hóa các đối tượng kế toán chỉ tiết, về luân chuyển chứng từ

"Những ứng dụng của phần mềm kế toán đang sử dụng tại bệnh viện

* Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

~ Về mặt lý luận: Luận văn góp phần hệ thống hóa và làm sáng tỏ những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống thông tin kế toán trong các chu trình tại

bệnh viện

~ Về mặt thực tiễn: Luận văn góp phần đánh giá, phân tích thực trạng, tìm hiểu nguyên nhân những nhược điểm tồn tại khi ứng dụng CNTT trong công tác kế toán tại Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới, trên cơ

sở đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán nhằm

nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của đơn vị

§ Bố cục đề tài

Luận văn gồm 3 chương,

“Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin trong công tác kế toán

tại các bệnh viện

Chương 2: Thực trang tổ chức thông tin kế toán tại bệnh viện hữu

nghị Việt Nam Cu Ba Đồng Hới

Chương 3: Một số biện pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán tại bệnh viện Hữu nghị Việt Nam Cu Ba Đông Hới

6 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Môi trường thông tin trong ngành y tế là một môi trường phức tạp và đa

dang Mặc dù hầu hết các bệnh viện đều đã áp dụng các phần mềm quản lý nhưng vẫn chưa giải quyết được vấn đề bệnh nhân phải mắt thời gian xếp

hàng dài nhiều lần đề chờ đăng ký khám, chờ khám, chờ nhận thuốc, chờ nộp

viện phí và tình trạng thất thoát, nhằm lẫn tài sản tại khâu thu viện phí, mua

và cấp phát thuốc vẫn còn xảy ra Do vậy, nhiều tổ chức, cá nhân đã nghiên

cứu về việc ứng dụng thông tin trong công tác quản lý trong đó bao gồm cả

việc ứng dụng, tổ chức hạch toán cho bộ phận kế toán

Tac gia Lé Kim Ngọc (2010), Tổ chức hạch toán kế toán trong các cơ sở: + tế với việc tăng cường quản lý tài chính ngành y tế Việt Nam, luận án tiễn sĩ, Đại học kinh tế Quốc dân Tác giả trình bày hệ thống và toàn diện về tổ chức hạch toán kế toán trong các đơn vị sự nghiệp, trong đó tác giả đưa ra vấn đề tổ chức hạch toán kế toán phải phù hợp với cơ chế tự chủ tài chính trong các đơn

vi sự nghiệp Luận án mô tả và phân tích thực trạng công tác quản lý tài chính

cũng như tô chức hạch toán kế toán trong các cơ sở y tế một cách có hệ thống Trên cơ sở hệ thống hóa và phát triển các vấn để lý luận và nghiên cứu thực trạng tổ chức hạch toán kế toán trong các cơ sở y tế Việt Nam hiện nay, luận

án đề ra các nguyên tắc, phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hạch

toán kế toán trong các cơ sở y tế với việc tăng cường quản lý tải chính ngành

y tế Việt Nam cũng như điều kiện thực hiện các giải pháp đó Đặc biệt Luận

án cũng đề cập tới vấn để ứng dụng công nghệ thông tin toàn diện nhằm tăng

cường thông tin phục vụ cho công tác quản lý tải chính ngành y tế Việt Nam

"ác giả Nguyễn Thi Thùy Anh (201 1), Hodn thiện công tác kể toán trong

đánh giá thực trạng công tác kế toán, hệ thống

n C Da Nẵng, nêu lên những tổn tại cần khắc

phục, ứng dụng và phát huy các ưu điểm của ERP để hoàn thiện công tác kế toán bằng việc xây dựng một hệ thống thông tin kế toán hoàn chỉnh hơn trong

điều kiện ứng dụng ERP Qua đó hoàn thiện hệ thống thông tin trong công tác

kế toán giúp lãnh đạo bệnh viện có thể quản lý tốt toàn bộ hoạt động bệnh viện,

sử dụng tốt các nguồn lực và hoàn thiện công tác kế toán tại bệnh viện

quát đến cụ thể các nội dung của hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin

học hóa, mỗi quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống khác

trong đơn vị, tổ chức, mối quan hệ giữa các chu trình trong đơn vị, tổ chức, các phương pháp xây dựng bộ mã, kiểm soát hệ thống thông tin kế toán, chức năng, chính của từng chu trình, cách thức tổ chức dữ liệu, quy trình luân chuyển, xử lý

dữ liệu và cung cắp thông tin kế toán Các tác giả cũng đã cụ thể hóa đến việc tổ chức kế toán theo các chu trình nhằm phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin

kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phân chức năng nào để

chức ghỉ nhân, theo dõi, xử lý, báo cáo hoặc phân

quyền truy cập, khai thác thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất

trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin

“Tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2012), Tiếp cận theo chư trình- hướng hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các Bệnh viện công, Tạp chí khoa học và công nghệ Đại học Đà Nẵng, số $0, 2012, tr.109- 116 Tác giả đã nêu

ra sự cần thiết tổ chức HTTTKT theo chu trình, tác giả đề xuất việc tổ chức thong tin

‘Tac gia Huynh Thị Hồng Hạnh (2012), #ioàn thiện hệ thống thông tin kế

toán tại Bệnh viện theo định hưởng giái pháp quản lý tổng thể, Tạp chi khoa

học và công nghệ Đại học Đà Nẵng, số 58, 2012, tr 40- 46 Nghiên cứu này

giúp tiếp cận hệ thống thông tin ké toán Bệnh viện theo định hướng giải pháp cquản lý tổng thể, đánh giá sự cần thiết cũng như những lợi ích của việc hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các bệnh viện theo định hướng ứng

dụng giải pháp quản lý tổng thể và giới thiệu v giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện

Tác giả Phan Xuân Trung, Xây đựng hệ thống phần mềm quản lý bệnh

viện YKHOA.NET, Hà Nội, 2008 Tác giả giới thiệu về sản phẩm phần mềm

quản lý bệnh viện của Công ty TNHH Phát Triển Điện Toán Y Khoa Hoàng

Trung Phần mềm quản lý hoạt động của bệnh viện theo hai mảng lớn là quản

lý hành chính và quản lý chuyên môn Ngoài các phân hệ quản lý chuyên môn, quản lý hành chính, còn có các phân hệ quản trị mạng, phân hệ báo cáo,

giám sát Tất cả các phân hệ được liên kết với nhau trên cùng một cấu trúc cơ

sở dữ liệu, tủy theo tính chất công việc mà các phân hệ có thể chia sé va sử dụng dữ liệu của nhau

Ngoài các công trình nghiên cứu trên, nhận thức được tầm quan trọng của ứng dụng thông tin trong bệnh viện nên nhiều công trình nghiên cứu về

vấn đề này được thực hiện bởi cán bộ nhân viên trong ngành y tế và cả

trong lĩnh vực công nghệ thông tin Các bệnh viện cũng không ngừng nghiên cứu phương pháp ứng dụng công nghệ thông tin tại đơn vị mình sao

cho hiệu quả nhất

CONG TAC KE TOAN TAI CAC BENH VIEN

1.1 KHAI QUAT CHUNG VE HE THONG THONG TIN KE TOAN 1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán

'Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức, đơn vị bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập,

Mục tiêu của hệ thống: Cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình

hình tài chính của tổ chức, đơn vị, bao gồm những thông tin vé tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ trong tổ chức, đơn vị Các yếu

tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán có thể được biểu diễn trên hình 1.1 'Dữ liệu đầu vào: Là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh trong

tổ chức, đơn vị như mua vật tư, hàng hóa, thuốc men, điều trị, thu tiền, các chỉ

phí phát sinh trả lương cho nhân viên

Quy trình xử lý: Là một quy trình hoàn chỉnh bao gồm các giai đoạn cụ

thể từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lý, phân tích,

tổng hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các

phương pháp kế toán là phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghỉ

kép, phương pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán Đề thực hiện được các quy trình trên đây đòi hỏi phải có sự tham

gia của con người (cán bộ, chuyên viên kế toán) có những kỹ năng và trình độ nghiệp vụ chuyên môn, được phân công và tổ chức một cách khoa học, hợp lý

với sự hỗ trợ của các phương tiện phù hợp (thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ

sở dữ liệu, số sách )

Đầu ra: Là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử

dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài tổ chức, đơn vi, các cắp quản trị cũng

như phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong tổ chức, đơn vị

Hinh 1.1: Cac yéu t6 co ban cia hé théng thong tin ké toan

1.1.2 Quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị

Trong các

tố của hệ thống thông tin kế toán, quy trình xử lý kế toán

là phức tạp nhất, để hiểu rõ hơn về hệ thống thông tin kế toán ta cần tìm hiểu

và nắm vững về quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị, bao gồm

Báo cáo: Đây là bước cuối cùng trong quy trình xử lý kế toán với đầu

ra là các báo cáo kế toán phục vụ cho nhu cầu thông tin của người sử dụng,

'bao gồm các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị, ngoài ra còn cung cấp các

du quan ly va tác nghiệp tại các bộ phận

Hình 1.2: Quy trình xử lý kể toán trong các tổ chức, đơn vị

1.1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống

thông tin khác trong tố chức, đơn vị

Hệ thống thông tin trong một tổ chức là một hệ thống đa dạng, phức tạp

với nhiều chức năng được thực hiện bởi nhiều bộ phận khác nhau, có mối quan hệ rằng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhau nhằm đảm bảo cho

hoạt động của tổ chức được thực hiện có hiệu quả

Tắt cả các hệ thống thông tin đều có mỗi quan hệ chặt chẽ với nhau, các hệ thống thông tin chức năng (hệ thống thông tin tải chính, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin sản xuất, bán hàng ) cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán và từ những dữ liệu này, hệ thống thông tin kế toán sẽ xử lý chúng thành thông tin hữu ích cung cấp trở lại cho các bộ

phân để thực hiện chức năng của mình tủy theo mục đích cung cấp thông tin cần thiết Hệ thống thông tin kế toán cùng với các hệ thống thông tin chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin quan ly hoàn chỉnh đảm bảo hoạt động

của tổ chức và phục vụ nhu cầu quản trị Các hệ thống thông tin này liên kết

Dữ liệ phát | |_—y cungcấp | | —V/| | Sao lưu và kết

Đầu ra

Hình 1.3: Quy trình xử lý thông tin kế toán

“ Đầu vào của hệ thống thông tin k toán

Công tác kế toán được thực hiện song hành lâu dài trong suốt quá trình hình thành và phát triển của đơn vị nên quá trình hạch toán và cung cấp thông

tin kế toán được phân chia theo các kỳ, thường là hàng tháng, quý và năm

Một cách khái quát, có thể xem đầu vào của hệ thống thông tin kế toán bao gồm những dữ liệu được khởi tạo ban đầu khi chuẩn bị đưa phần mềm kế toán vào sử dụng và dữ liệu phát sinh trong các kỳ hạch toán Khi bắt đầu sử dụng phan mềm người ta cần thực hiện các công việc:

~ Khởi tạo ban đầu: Công tác khởi tạo dữ liệu ban đầu là điểm xuất phát

có một ý nghĩa quan trọng trong quá trình thực hiện triển khai ứng dụng tin

học hóa công tác kế toán tại một tổ chức, đơn vị Công tác khởi tạo ban đầu

bao gồm 4 nội dung chủ yếu: Xác định và khai báo các thông số của hệ thống,

Xây dựng và khai báo các bộ mã; Khai báo các số dư ban đầu; Phân quyền sử

dụng phần mềm và quản trị hệ thống

~ Bộ dữ liệu làm cơ sở đầu vào trong mỗi kỳ hạch toán: Dữ liệu phát sinh

lâm cơ sở đầu vào cho mỗi kỳ hạch toán bao gồm các nội dung chính: Dữ liệu

tồn cuối kỳ trước; Dữ liệu phát sinh trong kỳ; Xử lý và cập nhật các bút toán

với nhau được t để ghỉ nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu và

thông tin kế toán Có thể hiểu hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán đóng vai trò như

bộ số kế toán trong điều kiện hạch toán trên máy tính Toàn bộ dữ liệu kế

toán, bao gồm những dữ liệu được khởi tao ban đầu và những dữ liệu mới phát sinh trong quá trình hạch toán đều được cập nhật và lưu trữ trên các tập

tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán Theo tính chất của dữ liệu chứa trong, mỗi tập tin, các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán có thể được phân thành các tập tin hệ thống, tập tin danh mục từ điển, các tập tin biến động, các tập tin tồn và các tập tin báo cáo

.© Đầu ra của hệ thông thông tin kế toán

Đầu ra của hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa bao gồm: số kế toán, báo cáo kể toán, thông tin chỉ tiết về các đối tượng kế trán theo yêu cầu của người sử dụng và các dữ liệu được sao lưu, kết chuyển cho

kỳ hạch toán sau:

~ Số kế toán: là phương tiện vật chất dùng lưu trữ dữ liệu, là vật chứng chứng minh nghiệp vụ được ghi nhận là thực sự phát sinh, cung cấp thông tin

12

kế toán, bao gồm các chứng tir, bing kê, bảng phân bổ, số kế toán và các báo

cáo kế toán tổng hợp và chỉ tiết Hiểu theo nghĩa hẹp thì số kế toán được hiểu

là bộ số kế toán tổng hợp và chỉ tiết

- Báo cáo kế toán: Gồm các báo cáo tổng hợp và các báo cáo chỉ tiết

phục vụ quá trình quản lý và tác nghiệp cũng như cung cấp thông tin cho các

đối tượng bên ngoài đơn vị

~ Thông tin chỉ tiết về các đối tượng kế toán: Phụ thuộc vào cách thức tổ chức dữ liệu, cũng như mức độ liên kết dữ liệu giữa bộ phận kế toán và các bộ phân chức năng khác của đơn vị, phần mềm kế toán có thẻ cho phép truy cập các thông tin chỉ tiết ở mức độ khác nhau Một số báo cáo chỉ tiết được định dạng sẵn và có thể in ra ngay, một số khác đòi hỏi người sử dụng phải bi

thiết

cách vận dụng và xử lý để có được thông tin

~ Sao lưu và kết chuyển dữ liệu cho kỳ sau: Cuối kỳ kế toán, phần mềm

tự động sao lưu và kết chuyển dữ liệu cho kỳ sau

1.1.5 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình

“Trong quá trình hoạt động của các tổ chức có những công việc được lặp

đi lặp lại một cách thường xuyên, liên tục theo một trình tự (chu trình) nhất

định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, trong đó có sự tham gia tích cực của các phần hành kế toán Để

„ cá nhân cùng tham gia trong cùng một chu trình Trong điều kiện ứng

liệu và thông tin giữa các phần hành kế toán và giữa kể toán với các bộ phận

khác trong doanh nghiệp, bên cạnh việc tổ chức theo từng phần hành, cần thiết phải xây dựng hệ thống thông tin kế toán theo các chu trình Cách tiếp

cận này hướng đến phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở

xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng,

nào trong một chu trình công tác để tổ chức ghi nhận, theo dõi báo cáo hoặc phân quyền truy cập để khai thác dữ liệu, thông tin đó có một cách nhanh

1.2 TÔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN

1.2.1 Sự cần thiết ứng dụng hệ thống thông tin kế toán tại bệnh viện Với yêu cầu nâng cao chất lượng thông tin và hig

trong các bệnh viện Việt Nam hiện nay trên cơ sở định hướng ứng dụng hệ

thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là hết sức cần thiết ERP

hiện đã được triển khai rộng rãi không chỉ trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh

mà đã ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như ngân hàng, giáo dục, y

tế Để nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin nói chung, HTTTKT nói

riêng, các bệnh viện tại Việt Nam cần từng bước ứng dụng mô hình ERP trong bệnh viện, còn được gọi là giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện

Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng thông tìn, phối bợp đồng bộ nguồn lực về thông tin, phần mm kể toán được tích hợp, kết ni với các phần mềm quản lý của hệ thống chức năng

trong toàn đơn vị Khi đó hệ thống thông tin của bệnh viện sẽ chia sẻ và sử dụng chung cho một cơ sở dữ liệu thống nhất Các nghiệp vụ phát sinh tại các

bộ phận ngay lập tức được cập nhật vào cơ sở dữ liệu thống nhất của tổ chức

thông qua mạng máy tính.

4

1.2.2 Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện

a Khái quát chung về giải pháp quản lý tỗng thể bệnh viện

Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện có thể được hiểu là Hệ thống hoạch

định nguồn lực tại một bệnh viện Là một phần mềm tích hợp tất cả các chức

năng của các bộ phận trong bệnh viện vào một hệ thống cơ sở dữ liệu chung

“Chức năng kế toán không tổ chức độc lập mà phải được tổ chức trong mồi

quan hệ với các chức năng khác Giải pháp quản lý tổng thể BV bao gồm nhiều phân hệ nghiệp vụ có mồi quan hệ chặt chẽ với nhau để hình thành nên một hệ thống thông tin thống nhất và hiệu quả nhằm đem lại sức mạnh tông

năng riêng Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ

thống phần mềm, chúng kết nối với nhau để cập nhật thông tin với các phân hệ

khác nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn Khi bệnh viện sử dụng hệ

thống phần mềm này, có thể sử dụng toàn bộ các phân hệ hoặc từng phân hệ như một phần mềm độc lập hỗ trợ cho các hoạt động phân hệ đó cung cấp

Việc sử dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện trong hoạt động

quan ly của đơn vị có tác dụng tăng hiệu quả hoạt động, giảm thiểu lãng phí

đo các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lẫn cho mọi hoạt động có liên quan

đến bệnh nhân đã nhập thông tin, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn nhiễu so với việc thực hiện thủ công Đơn vị

có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tổn kho dược, chỉ phí liên quan

đến bệnh nhân đồng thời có khả năng lấy số liệu liên quan đến bệnh nhân, tình hình sử dụng thuốc của bệnh viện bắt cứ lúc nào phục vụ cho việc ra

quyết định bổ sung nguồn thuốc, vật tư khám chữa bệnh Các thông tin của bệnh viện được tập trung đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối

tượng cẳn sử dụng thông tin

b Các phân hệ cơ bản và hiệu quả của giải pháp quản lý tống thể

bệnh viện trong từng phân hệ

Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể

Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện thường được chia thành 2 hệ thống

lớn, Hệ thống quản lý chuyên môn gồm: Phân hệ quản lý bệnh nhân, quản lý đăng ký khám chữa bệnh, quản lý viện phí, quản lý dược, quản lý xét nghiệm,

quản lý chân đoán hình ảnh, quản lý vật tư- trang thiết bị y tế, và Hệ thống

quản lý hành chính gồm: Phân hệ quản lý hệ thống báo cáo, quản lý kế toán-

tải chính, quản lý nhân sự, quản lý công văn giấy tờ

“Tổ chức công tác kế toán ứng dụng phần mềm mang lại cho bệnh viện

những công cụ quản lý hoạt động hữu hiệu Trong phần mềm quản lý tổng thể

'bệnh viện, các phân hệ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau

~ Phân hệ quản lý tiếp đón: Là đầu vào của hệ thống thông tin bệnh viện, đảm bảo toàn bộ hệ thống hoạt động thông suốt từ lúc tiếp nhận người bệnh

vào viện cho đến khi bệnh nhân ra viện

Hiệu quả sử dụng phần mềm: Với việc sử dụng phần mềm, thao tác này

sẽ rút ngắn thời gian nhập liệu, giảm thời gian chờ đợi nhưng vẫn đảm bảo thông tỉn người bệnh theo quy định, tiết kiệm thời gian tổng hợp số liệu, báo

cáo, cung cấp thông tin cho phòng kế toán đầy đủ, chính xác

~ Phân hệ quản lý khám bệnh: Phân hệ khám bệnh cho phép thực hiện và quản lý thông tin về hoạt động khám bệnh, Bác si phòng khám thực hiện trên

một màn hình khép kín các nghiệp vụ: Khám, chỉ định, xử trí và ra kết luận Hiệu quả phần mềm đưa lại trong phân hệ này: Do thực hiện hoàn toàn

16

trên máy tính nên loại bỏ tối đa mọi ghi chép, tránh nhằm lẫn Các chỉ phi

khám bệnh đều được thực hiện trên máy để kiểm soát kiệm thời gian

tổng hợp số liệu, báo cáo, tổng hợp chỉ phí Lãnh đạo có thể theo dõi, kiểm tra

hoạt động và tiếp cận các thông tỉn liên quan tài chính, nguồn thu, và tinh

hình sử dụng thuốc, vật tư tiêu hao của bệnh viện tại bắt cứ thời điểm nào

~ Phân hệ quản lý điều trị nội trú: là phân hệ rất quan trọng trong hệ thống thông tin bệnh viện Phân hệ nội trú quản lý tắt cả các thông tin liên quan tới toàn bộ quá trình điều trị của bệnh nhân nội trú từ lúc nhập viện đến

lúc xuất viện

Hiệu quả phần mềm mang lại: Giúp cho việc quản lý thông tin bệnh nhân

nội trú tại bệnh viện được chặt chẽ, chính xác và chỉ tiết Hỗ trợ phân hệ viện

phí trong việc thanh toán ra viện nhanh, chính xác thông qua việc ghi nhận chỉ

tiết thông tin điều trị trong suốt quá trình nằm viện Tắt cả (hông tin sử dụng thuốc, dịch vụ được công khai minh bạch, tiết kiệm thời gian tổng hợp số liệu,

báo cáo, thống kê điều trị nội trú Lãnh đạo có thể theo doi, kiém tra hoạt

động và tiếp cận thông tin chỉ phí bệnh nhân nội trú tại bắt kỳ thời điểm nào

~ Phân hệ quản lý cận lâm sàng: được ứng dụng theo từng giai đoạn khác nhau tùy theo khả năng và ha ting cơ sở thông tin từng bệnh viên Với phân

~ Phân hệ quản lý Dược: Phân hệ Dược quản lý tắt cả các thông tin thuốc, hóa chất và vật tư y tế Giúp bệnh viện quản lý hoạt động về công tác Dược của bệnh viện từ lúc đặt hàng, nhập kho cho đến khâu phân phối, cấp, phát sử dụng dễ đàng và kịp thời.

Hiệu quả phần mềm mang lại: quản lý chặt chẽ các nghiệp vụ nhập-

xuất- tồn thuốc, đảm bảo thu đúng và thu đủ, tránh thất thoát, hỗ trợ đắc lực

cho công tác dự trù thuốc, quản lý tốt hạn dùng của dược phẩm, dự báo được

thuốc sắp hết hạn sử dụng Tiết kiệm thời gian tổng hợp số liệu, báo cáo,

thống kê hoạt động của công tác Dược, hỗ trợ lãnh đạo theo dõi,

tiếp cận thông tin về tình hình sử dụng thuốc tại bắt kỳ thời

~ Phân hệ tính va quản lý viện phí: Phân hệ viên phí quản lý thông tin

toàn bộ chỉ phí khám chữa bệnh và bảo hiểm y tế của người bệnh Phân hệ viện phí có tính quyết định về hiệu quả của phần mềm quản lý bệnh viện Hiệu quả sử dụng phần mềm: nâng cao chất lượng phục vụ toàn diện trên toàn bệnh viện Tiết kiệm thời gian tổng hợp số liệu, báo cáo, thống kê thu chi

viện phí Hỗ trợ lãnh đạo theo dõi, kiểm tra và tiếp cận thông tin về chu trình thu chỉ viện phí tại bắt kỳ thời điểm nào

~ Phân hệ quản lý thiết bị y tế: phân hệ quản lý trang thiết bị y tế có chức

năng cập nhật, quản lý việc khai thác trang thiết bị y tế tại khoa phòng, bộ

phận được giao, tính khấu hao và thanh lý trang thiết bị

Hiệu quả sử dụng phần mềm: Quản lý tốt, bảo đảm TTBYT dùng tốt, bền, hiệu quả, và luôn ở trạng thái sẵn sàng theo nhu cầu sử dụng Giúp lãnh

đạo nắm được kịp thời, chính xác tình hình sử dụng TTBYT của toàn BV tại

\g hợp số liệu, báo

bat cir thoi điểm nảo, tiết kiệm thời gian, nhân lực để

cáo, thống kê tỉnh hình sử dụng TTBYT của toàn bệnh viện

~ Phân hệ quản lý nhân sự: quản lý thông tin, ý lịch, quá trình công tác, đào

18

được kịp thời, chính xác tình hình sử dụng nhân lực của toàn bệnh viện ở bắt

cứ thời điểm nảo, tiết kiệm thời gian, nhân lực để tổng hợp số liệu, báo cáo,

thống kê tình hình nhân sự của toàn bệnh viện

~ Phân hệ kế toán tài chính: kết xuất số liệu từ phân hệ viện phí, dược,

nhân sự- lưỡng và quản lý trang

báo cáo thống kê theo chuẩn mực của kế toán Việt Nam, phù hợp với

bệnh viện công), quản lý thu chỉ, bảo hiểm, quản lý công nợ, kế toán tổng

hợp, kế toán dược, kho

Hiệu quả sử dụng phần mềm: Nắm được nhanh chóng tình

chính, thu chỉ của toàn bệnh viện, tiết kiệm thời gian, công sức, hạn cỉ sót nhập liệu, tiết kiệm thời gian- nhân lực đẻ tổng hợp số liệu, báo cáo, thong

kê tình hình tài chính kế toán của toàn bệnh viện

- Phân hệ quản lý báo cáo: Cho phép tổng hợp dữ liệu của toàn bộ hoạt động khám chữa bệnh của bệnh viện và kết xuất thong tin ra ede nhóm báo

cáo phục vụ cho quản lý bệnh viện, quản lý ngành Kết xuất báo cáo hoạt

động khám chữa bệnh, báo cáo lãnh đạo điều hành bệnh viện, báo cáo thanh

thể chỉnh sữa các

toán BITYT, báo cáo quản lý ngành và Bộ Y tế,

theo quy định, kết xuất ra nhiéu dinh dang: Doc, PDF

Hiệu quả sử dụng phần mềm: tiết kiệm thời gian, nhân lực để tổng hợp báo cáo, thống kê toàn bộ hoạt động của toàn BV, số liệu báo cáo

bác sĩ làm việc trong bệnh viện và còn mang lại nhiều lợi ích cho bệnh nhân Khi

sử dụng phần mềm số liệu về tình hình hoạt động tổng thẻ của BV được theo dõi đầy đủ, nhất quán, chính xác và kịp thời, luôn sẵn sàng để người sử dụng khai

thác Thuận lợi trong việc tông hợp các báo cáo, nâng cao năng suất quản lý,

giảm thiểu tối đa tính tùy tiện trong quản lý thủ công, nâng cao ý thức trách

nhiệm của từng nhân viên Thuận lợi cho người quản lý trong việc kiểm tra các

số liệu, tối ưu hóa quy trình quản lý bệnh viện một cách khoa học, hiện đại

'GGiúp nhà lãnh đạo tiếp cận thông tin đáng tin cây: Sử dụng phần mễm có

thể tích hợp thông tỉn tài chính, giúp nhà lãnh đạo tiếp cận được thông tin

đáng tin cây để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin và đưa ra các quyết định kịp thời, hiệu quả và chính xác Nếu không có hệ

thống quản lý tổng thể bệnh viện, một cán bộ quản lý cắp cao phải dựa vào

nhiều nguồn, cần thời gian nhất định để có được thông tin cần thiết dùng cho

việc phân tích tình hình hoạt động của bệnh viện

'Công tác kế toán chính xác hơn: Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán

của phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện giúp giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong các hạch toán thủ công Phân hệ kế toán

cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cắp kiểm

tra tính chính xác của các tài khoản, một phân hệ kế toán được thiết kế tốt sẽ

hỗ trợ các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng Cai

tiến quản lý thuốc, vật tư y tế, quản lý nhân sự hiệu quả hơn

1.2.3 Mối quan hệ giữa các chu trình trong công tác kế toán tại bệnh

viện

Tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài chính, phát sinh chi phi

ở các chu trình đều được bộ phận kế toán tham gia hạch toán, quản lý, kiểm

soát, theo dõi các khoản phải thu, phải trả, cung cắp thông tin liên quan đến

hoạt động thu, chỉ tiền

20

'Các thông tin trong chu trình khám chữa bệnh, chu trình cung ứng, chủ trình viện phí, chu trình tài chính không tách biệt nhau mà thường chỉa sẻ thông

tin với nhau và tất cả chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với hệ thống thông tin

kế toán Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong bệnh viện theo chu trình sẽ

xác định được vai trò nhiệm vụ của từng kế toán phần hành trong từng chu trình, xác định được mỗi chuyên viên kế toán sẽ tiếp nhận thông tin bộ phận

nào, xử lý và cung cấp thông tin cho bộ phân nào trong cùng chu trình dé dim

'bảo hoạt động của bệnh viện được tiền hành thông suốt và hiệu quả

1.2.4 Công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm quản lý: tổng thể bệnh viện

a Sự khác biệt giữa phần mém quản lý tổng thể bệnh viện với kế toán truyền thống

Tiêu chí đầu tiên của phần mềm là quản lý đồng bộ, chặt chẽ, khoa học

hơn cho toàn bộ thông tin của bệnh viện, trong đó thông tin kế toán là cốt lõi

Để đạt được tiêu

nghiệp chặt chẽ, đôi khi phức tạp với khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ

Ghi nhận bằng bút toán hạch toán: Mỗi quy trình, nghiệp vụ phát sinh

í đó đôi hỏi người sử dụng phải tuân thủ quy trình tác

trong hoạt động của bệnh viện đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống Cùng với nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau Ví

dụ trong quy trình mua thuốc có bút toán nhận thuốc tương ứng với việc nhập thuốc vào kho, bút toán ghỉ nhận công nợ phải trả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua thuốc, bút toán thanh toán tương ứng với việc chấp nhận

thanh toán Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ,

hệ thống quản lý tổng thể bệnh viện định nghĩa các tài khoản liên kết trong

ấp bút

từng cặp bút toán và quy tắc hạch toán ngầm định để đảm bảo c;

toán này thống nhất với nhau

Hạch toán tự động: Ngoài phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện các bút

toán một cách trực tiếp như các phần mềm kế toán thông thường, tắt cả các phân hệ khác của phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện đều tiến hành hạch

toán tự động Điểm khác biệt lớn giữa phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện

và các phần mềm kế toán độc lập khác là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế những sai sót về định khoản hầu như không xảy ra

.Cấu trúc hệ thống tài khoản lĩnh hoạt: Ngoài hệ thống tài khoản do Bộ tải chính 'ban hành, đơn vị có thể xây dựng một hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin,

có thể đáp ứng mọi yêu cầu phân tích và quản lý tài chính của đơn vị với mọi quy

mô Ví dụ bài toán quản lý nguồn thu viện phí và chỉ phí theo từng khoa phòng sẽ

thực hiện đơn giản bằng cách thêm thông tin về phòng ban vào hệ thống tài khoản Phản ánh trung thực: Do đặc điểm hạch toán kể toán đồng thời với thao

tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu kế toán luôn phản ánh kịp thời và trung

thực các hoạt động ở từng khâu trên hệ thống Kế toán giữ vai trò kiểm soát

hoạt động của đơn vị thông qua số liệu mà hệ thống phản ánh

Khi triển khai phân hệ kế toán, cần thiết phải hiểu rất rö về những kiến thức kế toán, từ việc bắt đầu hạch toán chỉ tiết các bút toán, xây dựng báo cáo tài chính cằn phải cập nhật những thay đổi của Bộ tài chính với chế độ kế toán hiện hành

Với đặc tính ưu việt của phần

quản lý tổng thể bệnh viện là tính

tích hợp các phân hệ và chuẩn hóa quy trình quản lý dựa vào một cơ sở dữ

liệu tập trung, nhờ đặc tính tích hợp chặt chẽ mà công tác kế toán được lồng ghép và có mặt ở khắp mọi nơi trong phần mềm quản lý tông thẻ bệnh viện và với phần mém thi tat cả mọi người đều làm kể toán

b Ứng dụng giải pháp quân lý tổng thể trong công tác kế toán tại bộnh:

viện

Một phần mềm kế toán tại bệnh viện sẽ phải thể hiện được tắt cả các chu

ý hành chính và quản lý chuyên môn Tắt cả các phân hệ trên 2 hệ thống này

được liên kết với nhau trên cùng một cấu trúc cơ sở dữ liệu, tùy theo tính chất

công việc mà các phân hệ có thể chia sé va sir dung dữ liệu của nhau

“Trong hệ thống thông tin, việc tổ chức công tác kể toán được thực hiện theo

chu trình và nhiệm vụ của kế toán là kiểm tra, đối chiếu và khai thác các dữ liệu

đã được cập nhật từ bộ phận khác để tiếp tục xử lý chứ không phải nhập lại chứng từ gốc từ các bộ phận khác chuyểr

và kế toán trở thành người kiểm

soát hoạt động tác nghiệp thông qua số liệu kế toán mà hệ thống phản ánh

Tổ chức dữ liệu kế toán theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin cho

phép nâng cao hiệu quả công tác kế toán và là cơ sở để tăng cường chức năng,

trao đối thông tin giữa các phần hành kế toán cũng như giữa mỗi phần hành

kế toán với các bộ phận khác trong cùng tổ chức

Riêng ở tổ chức các bệnh viện công có thể tổ chức thông tin kế toán trong các bệnh viện thành 4 chu trình sau: Chu trình chuyển đổi (hoạt động

trị bệnh nhân), Chu trình doanh thu (chu trình viện phí), Chu trình cung ứng (thuốc, hóa chất, y dụng cu tiêu hao ), Chu trình tải chính

1.2.5 Tổ chức thông tỉ

«a Chu trink khám và điểu trị

Tại bộ phận tiếp đón, bệnh nhân đến khám thực hiện đăng ký khám bệnh ở

bộ phận tiếp nhận, sau khi lấy số khám bệnh, nộp thẻ BHYT (nếu có), các thông

tin cá nhân, tinh trang lúc nhập viện được khai báo để chỉ định phòng khám cho bệnh nhân Sau khi nhận những cỉ

định này, người nhà bệnh nhân tới quầy thu

tiền nộp tiền tạm ứng trên cơ sở những chỉ định làm cận lâm sàng của bác sĩ, sau

khi có kết quả cận lâm sàng, bệnh nhân quay lại phòng khám để bác sĩ kiểm tra

kê đơn thuốc cho

kết quả Tại đây, nếu tình trạng bệnh nhân đơn giản, nhẹ bác

bệnh nhân điều trị ngoại trú Thông tin về các dịch vụ bệnh nhân thực hiện sẽ

chuyển đến bộ phận kế toán thu viện phí và nhà thuốc bệnh viện

Chu trình khám và diều trị ngoại trú kết thúc khi bệnh nhân thanh toán và

nhận thuốc theo đơn của bác sĩ Nếu tình trạng nặng, cần ở lại bệnh viện theo đõi, điều trị bác sĩ sẽ yêu cầu nhập viện điều trị nội trú Bệnh nhân điều trị nội trú thường phải tạm ứng tiền cho bệnh viện trước khi làm thủ tục nhập viện Kế toán thu viện phí sẽ theo dõi khoản tạm ứng này cho đến khi bệnh nhân ra viện

Tiếp đón bệnh nhân

z4

Mối quan hệ giữa các bộ phận trong hoạt động khám chữa bệnh: Các bệnh viện có thể khác nhau về quy mô, loại hình khám chữa bệnh, cơ chế

cquản lý tải chính nhưng với chức năng cơ bản là thực hiện hoạt động cung

cấp dịch vụ khám chữa bệnh nên có thể khái quát mối quan hệ giữa các bộ

phân chức năng trong bệnh viện gắn với hoạt động khám chữa bệnh

Hình 1.5: Mối quan hệ giữa các bộ phận trong hoạt động khám chữa bệnh

Bệnh nhân đến khám được tiếp nhận hoặc chuyển phòng cấp cứu, sau

khi khám hoặc cấp cứu được chuyển đến các khoa điều trị nội trú, hoặc

trường hợp nhẹ được chỉ định điều trị ngoại trú Bệnh nhân được chỉ định

thực hiện các xét nghiệm, các dịch vụ kỹ thuật hay phẫu thuật Thuốc men,

vật tư y tế, hóa chất được bộ phận quản lý dược cung cắp cho các phòng, khoa

để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn Sau khi điều trị bệnh nhân được xuất viện

và hoàn thành các thủ tục thanh toán ra viện Khi ra viện, thông tin về mọi chỉ

phí điều trị và hồ sơ

thể có được thông tin để thực hiện thanh toán viện phí cho bệnh nhân

“Chức năng chính của chu trình là ghi nhân việc sử dụng thuốc men, hóa

in phi được cập nhật vào máy tính, kế toán viện phí có

chat, vật tư y tế tiêu hao phục vụ cho quá trình điều trị bệnh nhân tại nơi phát

sinh chỉ phí Chu trình này có liên quan đến phân hệ quản lý kho hàng và kế

toán viện phí Yêu cầu đối với hoạt động của chu trình này là ghi nhận kịp thời và chính xác tắt cả các chỉ phí phát sinh cho từng bệnh nhân trong quá trình điều trị đảm bảo tốt việc sử dụng tốt các nguồn lực tại bệnh viện, góp

phần hỗ trợ cho hoạt động tài chính của bệnh viện trong cân đối thu chỉ

Như vậy, rong chủ trình này, hàng ngày bác sĩ có thể ra y lệnh vào hồ sơ bệnh án giấy, y tá hành chính sẽ cập nhật thông tin vào máy tính hoặc bác sĩ

ra y lệnh trực tiếp trên máy tính, hệ thống phần mềm sẽ cho phép ghi nhận tắt

cả những gì đã chỉ dùng cho bệnh nhân, những địch vụ kỹ thuật đã thực hiện

cho bệnh nhân Tắt cả mọi hoạt động đều thực hiện trên cùng hệ thống mạng, thông tin chỉ dùng vật tư, thuốc men, vật tư y tế của bệnh nhân được tổng hợp

để đối chiếu với bộ phận kho hảng, kế toán vật tư, kế toán thu viện phí

Mỗi quan hệ của chu trình này với các bộ phận khác trong bệnh viện rất chặt chẽ, từ dự trù của bộ phân mua hàng _mả việc mua hàng của bộ phận mua

hàng, kho hàng có mi quan hệ chặt chẽ mật thiết với khoa phòng điều trị, tài

chính kế toán, thu viện phí

5 Chữ trình thụ viện phí

Phần mềm kế toán sử dụng đáp ứng yêu cầu theo dõi hoạt động thu viện

26

phí tại bệnh viện Kế toán viện phí có thể theo dõi được tổng chỉ phí thuốc

men, vật tư y tế, các xét nghiệm, dịch vụ kỹ thuật đã thực hiện tại khoa phòng, của từng bệnh nhân thông qua mã bệnh nhân vào viện Thông qua việc chia sẻ

thông tin qua mạng nội bộ của bệnh viện, kế toán có thể kết xuất được bảng

kê thanh toán viện phí cho từng bệnh nhân

Đối với bệnh nhân ngoại trú, viện phí thường bao gồm phí khám bệnh,

phí thực hiện các dịch vụ kỹ thuật thuộc các khoa cận lâm sảng theo chỉ định

của bác sĩ Viện phí nội trú thể hiện trên hỗ sơ thanh toán ra viện trong đó kê khai đầy đủ các dịch vụ y tế, thuốc men, vật tư y tế, tiền giường bệnh liên quan đến bệnh nhân, những thông tin này do các khoa điều trị nội trú cung cấp do vậy sẽ cần thông tin từ chu trình khám và điều trị

Khi có y lệnh bệnh nhân được xuất viện, y tá hành chính hoàn thiện

bệnh án, tổng hợp chỉ phí Để tập hợp các chỉ phí này cần có sự phối hợp chặt

chẽ giữa các khoa vì bệnh nhân có thé điều trị ở nhiều khoa, hoặc sử dụng các

dich vụ kỹ thuật y tế của các khoa khác Y tá thực hiện lệnh xuất viện chuyển

toàn bộ hồ sơ bệnh án về phòng kế toán viện phí và in thêm một bản cứng lãnh đạo khoa ký và đưa xuống phòng thu viện phí thanh toán kiểm tra, người

viện phí, sau đó chuyển bảng kê viện phí lên kể toán lập phiếu thu và nộp tiễn cho thủ quỹ.

"Nhận hóa đơn đỏ trình khoa

điều trị, nhận lại thẻ BHYT

Hình 1.7 và L8 trình bày sơ đồ dòng dữ liệu gồm các nút xử lý tương

ứng với các chức năng cơ bản của chu trình doanh thu (chu trình viện phí), đó

là tiếp nhận bệnh nhân, khám bệnh và cho chỉ định điều trị, lập biển lai thu viện phí/ tạm ứng/ thoái trả, thu tiền, thực hiện y lệnh và lập báo cáo thu viện

phí

+ ĐÁ - Yêueẩu ‡ _À, khám bệnh Vueu Ẻ i Ả Mã bệnh nhân, mã vào,

Mã bệnh nhân, mã vào viện và các dữ liệu

Hình 1.8: Sơ đồ dòng dữ liệu Khám- Chữa bệnh nội trú của chu trình

viện phí tại Bệnh Viện

30

Chu trinh cung ứng

Trong bệnh viện, chu trình cung ứng liên quan nhiều nhất đến hoạt động

mua thuốc và các vật tư y tế, ngoài ra cũng bao gồm các hoạt động mua sắm

vật tư văn phòng Do đó, tương tự như các loại hình doanh nghiệp khác, việc

cung ứng thuốc đầy đủ và kịp thời, đảm bảo chất lượng khoa Dược là một trong những nhiệm vụ quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng công tác

khám chữa bệnh của bệnh viện

Đây là quy trình quản lý thông tin từ mua hàng đến thanh toán bao gồm

các chức năng: Quản lý yêu cầu mua hàng, quản lý đơn đặt hàng, hóa đơn,

thanh toán và hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán

“Chu trình cung ứng được thực hiện các bước như sau:

BỊ Bị báo | [{ thánh | TP thánh | T‡ cái | | cáo

Hình 1.9: Quy trình mua thuốc, vật tư y É, vật tư văn phòng

“Các yêu cầu mua hàng: nhờ tính tích hợp trên hệ thống nên các yêu cầu

mua hàng (dự trù) có thể được tạo tự động (từ các khoa phòng theo nhu cầu

thực tế sử dụng phục vụ điều trị bệnh nhân) Bên cạnh đó, các khoa dược,

phòng hành chính cũng có thể tạo yêu cầu mua hàng thủ công khi phát sinh

các nhu cầu mua hàng đột xuất

Quan ly các đơn đặt hàng/ hợp đồng mua hàng: chức năng này có thể lưu

các thông tin liên quan đến các đơn hàng hay hợp đồng mua hàng hóa vật tư

với đầy đủ các thông tin liên quan đến nghiệp vụ mua hang như tên nhà cung

cấp, ngày mua, ngày nhận hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá, điều khoản

thanh toán

'Quản lý việc theo dõi nhận hàng: thông qua các đơn hàng, hệ thống có

chức năng nhận hàng và đối chiếu đơn hàng, quản lý việc nhận hay trả lại hàng ( khi nhận hàng mua không đúng yêu cầu), đảm bảo số lượng tồn kho là

chính xác

“Thanh toán: Chức năng này thuộc phân hệ Kế toán thanh toán và thực hiện chức năng lưu trữ chừng từ liên quan đến thanh toán các khoản tiền liên

quan đến mua hàng,

Hạch toán kế toán: Việc hạch toán kế toán liên quan đến quy trình mua

hàng được thực hiện tự động khi thao tác các giao dịch như nhập kho, trả lại hàng, nhập hóa đơn và thanh toán

‘Truong hop bệnh viện thực hiện việc mua sắm các thiết bị vật tư y tế, các

vật tư văn phòng thì thực hiện tương tự như chu trình mua vật tư, hàng hóa

trong các doanh nghiệp Các bộ phận này theo dõi về số lượng, giá trị công nợ

3

thuộc quá mức vào thuốc Bởi vậy, tại các bệnh viện công tác này thực hiện được quản lý khá chặt chẽ Sau khi nhập thuốc và vật tư y tế từ nhà cung cấp

vào kho sẽ tách ra kho lề gồm kho thuốc và kho vật tư hóa chất, kho thuốc lẽ

phục vụ cho khoa được ngoại trú và khoa điều trị nội tú, còn kho vật tư y tế

và hóa chất phục vụ cho khoa điều trị nội trú

Hình 1.10: Sơ đồ cung ứng thuốc- vật tư y tế và hóa chất

Sơ đồ dòng dữ liệu gồm có 4 nút xử lý tương ứng với 4 chức năng của chu trình cung ứng gồm: tiếp nhận dự trì và lập đơn đặt hàng; thực h

các thủ tục nhận hàng, nhập kho, bảo quản; chấp nhận thanh toán, theo dõi công

nợ và chỉ tiền cho nhà cung cắp; phân tích tình hình cung ứng và báo cáo