Để tránh những nguy cơ chậm thanh toán, quỵt nợ, tốt nhất bạn nên tìm hiểu kỹ tình hình làm ăn cũng như tình trạng tài chính của khách hàng.. Dù khách hàng không có yêu cầu, bạn cũng nên
Trang 1Những kinh nghiệm làm việc với khách hàng khi tổ
chức sự kiện
Khách hàng không đủ năng lực tài chính
Một công ty quá nhỏ bé chỉ có vài ba nhân viên hoặc một công ty đang trên
đà thua lỗ rất thậm tệ lại muốn tổ chức một sự kiện hoành tráng thì khả năng
"có vấn đề" là rất cao Để tránh những nguy cơ chậm thanh toán, quỵt nợ, tốt nhất bạn nên tìm hiểu kỹ tình hình làm ăn cũng như tình trạng tài chính của khách hàng
Dù khách hàng không có yêu cầu, bạn cũng nên ngỏ ý muốn đến gặp khách hàng tại văn phòng của họ để trao đổi và tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ họ Tại đây bạn dễ dàng quan sát văn phòng, nhà xưởng, trang thiết bị, nhân viên của họ
Bạn cũng nên lưu ý là không phải các công ty có tên tuổi, công ty lớn hoặc
có văn phòng tại trung tâm thành phố thì cũng đáng tin tưởng Một công ty
có tên tuổi và website hoành tráng trên Internet thì chưa chắc quy mô đã lớn, một công ty lớn thì chưa chắc đang ăn nên làm ra, và một công ty nằm ở một tòa nhà văn phòng lớn ở trung tâm thì cũng có thể ngày mai họ dọn đến một nơi xa xôi hẻo lánh vì đã nợ tiền mặt bằng vài tháng rồi Không có gì đảm bảo là khách hàng của bạn không "đánh liều" làm cú chót bằng cách đặt sự
số phận của họ vào sự kiện của bạn Nếu may mắn họ sẽ có thêm khách hàng để cải thiện tình trạng ảm đạm còn nếu không thì có thể rút khỏi thị trường Việt Nam ngay vào tháng sau và để lại món nợ đè nặng lên vai
Agency nào kém may mắn
Trang 2Khách hàng chây ỳ trong thanh toán
Một số khách hàng có thói quen không bao giờ muốn thanh toán đúng hạn cho nhà cung ứng dịch vụ dù điều đó không sớm thì trễ cũng phải diễn ra
Để ngăn ngừa việc này, bạn cần có điều khoản rõ ràng ngay từ khi báo giá,
là sẽ tạm ứng trước bao nhiêu % khi ký hợp đồng, số còn lại thanh toán chậm nhất bao nhiêu ngày sau khi kết thúc hợp đồng và khách hàng nhận được hóa đơn tài chính hợp lệ Trong hợp đồng cũng vậy, bạn cần có những điều khoản ràng buộc về thời hạn chót thanh toán, hình phạt cho việc chậm thanh toán, ví dụ bao nhiêu % lãi cho mỗi ngày chậm thanh toán
Ngay sau khi kết thúc công việc, bạn hãy nhanh chóng làm thanh lý hợp đồng gởi qua khách hàng như một cách "nhắc khéo" về việc thanh toán Sau
đó, nếu khách hàng đã ký nghiệm thu nhưng chưa đá động đến việc thanh toán, hãy hỏi họ xem thời hạn thanh toán là khi nào để chúng ta có thể xuất hóa đơn VAT cho họ
Nếu khách hàng vẫn cù cưa trong việc thanh toán, hãy gởi email nhắc nhở, trong email lặp lại vài lần số tiền cụ thể bạn cần thanh toán cùng thời hạn chót phải thanh toán Nếu việc này vẫn không có hiệu quả, bạn hãy gởi thư nhắc nợ dưới dạng văn bản qua cho đối tác Nếu đối tác vẫn viện cớ sếp đi vắng, sếp đi công tác để chây ỳ thanh toán, bạn hãy tiếp tục gởi 1 biên bản xác nhận thời hạn trả nợ với thời hạn cụ thể về việc trả nợ, và dùng từ ngữ mạnh hơn, thậm chí đe dọa đem ra thưa tụng
Việc này đòi hỏi sự kiên nhẫn và cả kiên quyết, và cần nhất là phải chốt được thời hạn cụ thể, không nên để họ hứa hẹn chung chung kiểu "Cho chúng tôi thêm một thời gian" Và lưu ý, mọi hồ sơ gởi sang khách hàng bạn
Trang 3cần yêu cầu họ hồi đáp bằng văn bản vê việc đã nhận được, và yêu cầu trong vòng 30 ngày nếu có thắc mắc thì phải phản hồi lại bằng văn bản Việc này ngăn ngừa tình trạng khách hàng xem như chưa nhận được hồ sơ, giấy tờ của bạn