Tự học các tuyệt chiêu và mẹo hay project 2010 hướng dẫn bằng hình

Hy vọng với quyển sá ch này, bạn s ẽ thành thạo hơn trong việ c sử dụng M icrosoít Project 2010 và trở'thành một nhà quản lý dự án giỏi... Professional mà bạn khỏng thấy trong Project 20

Trang 1

ThS NGUYỄN NAM THUẬN - MINH HÙNG

VÀ n h ó m tìn h ọ c th ự c d ụ n g

T ư h o c• •

Các tu y ệ t ch iêu và m ẹo hay

- - - .

Project 2010

Hường dẫn hằng hình

■ M icrosoít Project là một công cụ để thực thi c_ác nguyên lắ c quản lý dự án

và c á c phương pháp thực hiện mà có thể sẽ giúp bạn đạt được s ự thành công rất lớn trong công việc củ a mình

■ C á c tác vụ được thiết kế theo từng đề m ục cụ thể, bao hàm trong cá c chủ

đề như khảo sát môi trường Microsoít ProỊect 20 1 0 , tạo một dự án mới, xây dựng c á c tác vụ, tạo cá c nguồn tài nguyên và ấn định c á c khoản chi phí, lặp báo cáo v ề tiến độ thực hiện dự á n

■ B ẽn cạn h những nội dung được trình bày ngắn gọn và đễ hiểu, sách cố

gắng đưa v à o nhiều v í dụ thực tế đưỢc lấy từ c á c dự án thuộc cá c ngành nghể khác nhau

NHÀ XUẤT BẢN HỒNG ĐỨC

www.lib.haui.edu.vn

- www.lib.haui.edu.vn

Trang 2

www.lib.haui.edu.vn

Trang 3

L ờ l N Ó I Đ Ầ U

M icrosoít Pro ject là một công cụ để thực thi c á c nguyên tắc quản lý dự án v à c á c phương pháp thực hiện m à có thể s ẽ giúp bạn đạt được s ự thành công rất lớn trong công việ c củ a mình

Đó chính là [ý do quyển sá ch "T ự học - C á c tuyệt chiêu và

mẹo h ay P ro ject 2010" được biên soạn nhằm m ục đích cung

cấp cho bạn đọ c những thông tin hữu ích về Pro ject 2 0 1 0 , đồng thời hướng dẫn những tuyệt chiêu và mẹo h a y khi s ử dụng Project đ ệ bạn đạt được hiệu quả cao hơn trong việ c quản lý

c á c dự án c ủ a mình trên m áy vi tính

S á c h được bố cục thành 10 chương, trinh b ày những tác vụ căn bản m à bạn cần thực hiện trong M icrosoft Pro ject 2010 để

x â y dựng thời biểu phù hợp cho dự án và sau đó theo dõi tiến

độ hoàn thành c ủ a nó C á c tác vụ được thiết kế theo từng đề

m ục cụ th ể, bao hàm trong cá c chủ dề như khảo sá t môi trường

M icrosoít P ro je ct 20 10 , tạo một dự án mới, x â y dựng c á c tác

vụ, tạo c á c nguồn tài nguyên và ấn định c á c khoản chi phí, lập báo cá o v ề tiến độ thực hiện dự án, giải quyết những xung đột trong khi định thời biểu, giải quyết c á c vấn để v ề nguồn tài

n g u y ê n , x e m lạ i ỉiế n độ cô n g v iệ c , p h â n tích tiế n đ ộ tà i c h ín h ,

v à phối hợp nhiều dự án bên ngoài Project S e rv e r

B ê n cạ n h những nội dung được trình bày ngắn gọn v à dễ hiểu, sá c h c ố gắng đưa vào nhiều ví dụ thực tế đưỢc lấy từ các

dự án thuộc c á c ngành nghề khác nhau B ạn s ẽ thấy đâu đó trong quyển s á c h này bóng dáng củ a chính bạn v à c á c dự án

củ a b ạn Hơn nữa, c á c thủ thuật và mẹo hay s ẽ giúp bạn có được bi q u yết kh ắc phục những khó khăn m à bạn gặp phải trong thực tế quản lý dự án

Hy vọng với quyển sá ch này, bạn s ẽ thành thạo hơn trong việ c sử dụng M icrosoít Project 2010 và trở'thành một nhà quản

lý dự án giỏi

T á c g iá

www.lib.haui.edu.vn

Trang 4

www.lib.haui.edu.vn

Trang 5

Chương 1 : K hảo sá t môi trường MicrosoM Project 2010

Khảo s á t môi trường

ch tứ M g n à y b ạ n s ẽ h ọ c n h ữ ỉig đ iể m c h ín h s a u đ á y:

Ếf K bão sát Project tntòc tiên

9 NhĩCng đ iểm cơ bàn vể việc nhập thõng tin trong Proịect

Ch ư ơ n g n à y giới th iệ u m ôi trư ờ n g của P ro je c t cũ n g n h ư n h ữ n g công cụ m ạ n h m ẽ m à P ro ject cho b ạ n tù y ý sử d ụ n g B ạ n thự c

h à n h di ch u y ển qua các k h u n g x em k h á c n h a u v à b ạ n là m việc với 3aột s ố cô n g cụ v à các th à n h p h ầ n t r ê n m à n h ìn h m à b ạ n có th ể sử

dụng đ ể tạ o các schedule

Eây g iờ P ro je c t m ới có giao d iệ n m ới đưỢc tìm th ấ y tro n g W orđ, Excel,

P o w 9 rP o in t v à n h ữ n g s ả n p h ẩ m O ữĩce khác

Xem Project đầu tiên

Có s ẵ n 2 p h iê n b ả n của M icro so ít P ro je c t 2010 B ạ n có th ể m u a P ro ject

2010 S ta n d a r d h o ặc P ro je c t 2010 P ro fessio n al N h ữ n g s ả n p h ẩ m n à y chỉ

k h á : n h a u tr o n g c ách c h ú n g hỗ tr ợ P ro je c t S e rv e r vô"n l à cô n g cụ cùa

Pro-ect đ ể q u ả n lý các dự á n có m ậ t tr ê n W eb

www.lib.haui.edu.vn

Trang 6

L ần n ữ a chức n ă n g của P ro ject S e rv e r đ ă dược m à rộng N h ư với Project

2007, b ạ n k h ô n g th ể sử đụng P ro ject S e rv e r với P ro je c t S ta n d a rd T hay vào

đó đ ể sử d ụ n g P ro ject S e rv er 2010, b ạ n cũng p h ả i sử d ụ n g P ro je c t Profes- sional 2010 S ách này g iả d ịn h b ạn đ a n g sử d ụ n g P ro je c t P rofessiona]

Project Server là gì?

P ro je c t S e rv e r cho p h é p b ạ n q u ả n lý các đ ự á n t r ê n i n t r a n e t củ a công ty

h o ặc t r ê n I n t e r n e t - v à ch ì có n h à q u ả n lý đ ự á n c à i đ ặ t v à sử d ụ n g

M icro so ít P ro je c t P ro fe ssio n a l Mọi người k h á c t r ê n dự á n s ử d ụ n g P ro je ct

W eb A ccess, s ả n p h ẩ m t r ê n W eb k ế t n ố i với cơ sở d ữ liệ u P ro je c t S e rv e r chứa dữ liệu đự án B ạ n mở P ro je ct W eb A ccess b à n g v iệc gõ n h ậ p U RL

d ẫ n đ ế n cơ sở dữ liệu P ro je ct S e rv e r v ào I n t e r n e t E x p ỉo r e r p h iê n b á n 8 (hoặc cao hơ n) Sử đ ụ n g P ro je ct W eb A ccess th a y v ì M ic ro so ừ P ro je ct, các

n g u ồ n t à i n g u y ê n của dự á n có t h ể là m n h ữ n g tá c vụ s a u đ â y {trong số

n h ữ n g th ứ k h ác):

K X e m G antt C han của mọt d ự án.

^ N hận, từ chồi và ủ y quyền các công ĩnộc được p h â n công,

^ Cập n h ậ t các n h iệm jni ĩfới thông tin ĩiế n độ và thông tin h o à n tất.

^ D inh kèm tài liệu hỗ trợ chãng h ạ n n h ĩí các bảng xcớc tin h ngân sách hoặc các cĩiộc nghiên a ììi tính kh ả th i vào mộ! d ự án.

# N hận các thông báo về tình trạng tác m

M Gởi cá c báo cáo tỉnh trạng đ ế n n h à q u â n lý d ự án.

Các n h à qiiăn lý d ự á n thậm ch í cỏ ib ể là m n b ỉè u CỒYIỀ việc bon nhũng

ỉh à n b vièn cĩộipbụ thuộc Vi dụ bằng việc s ứ ciụtĩg Project S en vr, các nhà q u ả n lý d ự ớ n iiếp cận mộí ỉv n g chứa ngitổn tà i ìigĩtỵùn loàn công ỈV (đĩ(ợc gọi là Enterpĩise Resonrce Pool) theo d ồ i cá c p h â n p h á t

" nguổn tài nguyôn qua d ự á n Nốĩi m ột n b ồ q u ả n lý d ự á n thẩv rẳrìg

m ột nguồn tài nguyên cụ th ể không có sẵn, n h à q n ã n lý n à v c ó ih ể xá c

đ ịn h các yêu cảu cho công việc và đ ể các cõng cụ Proịect S e w e r tìm kiêm Enterprise Resồurce Pooỉ đ ể tìm m ột ngiiốn ĩà ỉ ng ĩivên kh á c có nhũng

kỹ n ă n g V ^ h ư thể Và n h ũ n g ngĩCỜi có các đ ậ c q u y ề n a n n in h thích hợp có th ể tận d ụ n g các tính n ả n g q u ả n lýpổrfoliồ c ủ a Prọịecỉ Sen^er

Q l x d í

-Nếu bạn không đưỢc kết nối vởi Project Server, bạn sẽ không thây được sự khác biệt trong chức năng giữa Project 2010 Standard và Project 2010 Professional Bạn sẽ thây các lệnh 2010 trong Proịect

8 C h ư ờ n g 1: K hảo s á t môi trường M icrosott Proịect 2010

www.lib.haui.edu.vn

Trang 7

Professional mà bạn khỏng thấy trong Project 2010 Standard, nhưng các lệnh không có san để sử dụng Do đó nếu bạn sử dụng Proịecl Standard, phần lớn nội dung sách này cũng thích hợp cho bạn - chĩ

việc bỏ qua hắi kỳ phần mờ đi mà bạn th â ^ ^ r ^ màn hình.

C h ư ơ n g 1: K h ả o s á t môi trường M icrosoít P ro jecĩ 2010

Khởi động Project

K h i b ạ n m ở M ic ro so ft P ro je c t từ folder P ro g ra m s của m en u S ta r t của

W indow s, lủ c đ ầ u P ro je c t h iể n t h ị m à n h ìn h c h ín h cho P ro je c t 2010 n h ư

được m in h h ọ a tr o n g h ìn h i l

• t f • • ặ •

Thủ thuật

B ạn cũ n g có t h ể m ở P ro ject b ằn g việc n h â p đôỉ b â t kỳ file ProỊect C ác file

P roỊect đượ c liAJ vớ! p h ẩ n m ở rộng m pp.

H ibbon x u ấ t h iệ n n g a n g q u a p h ầ n tr ê n cù n g của m à n h ìn h v à Quick Access T o o lb ar x u ấ t h iệ n b ê n t r ê n R ibbon, trê n th a n h tiêu đề của chương

tr ìn h B ạn có t h ể tù y b iế n c ả h a i th à n h p h ầ n này Việc n h ấ p ta b F í l e sẽ

dẫn b ạ n đ ế n k h u n g x em B a c k s t a g e n h ư được m ô t â sau tro n g chương này

Tỉmellr>e

^íbbon

Th an h công cụ Q u lck A c c e s s Thanh tlẻudề

I

Vùng xem

(ĨIB IQmi' K o o a n V*—

C « n 0 < l H i t T o « » I P |« 1K I l • M i ( i o t 9tt I P m ố u c t l » 4» A

Par<we

C M

'.M

Q -1»)«:

s

s ' * I

I f

M t a ) ? / Ỉ I A Í

ặtếmrn V D v r i U i K , S t a r t [ 0> r i l ' t đ & « c n 10 P e c 3 ^

T 1» l > [ t M L 1 |V » J M < L» Í ấ r M |» t v r n l > J j í à

r

1»

i3 ii^ a Q M jflB ể á 3

T h a n h trang thái , TU

^ C á c nủl bước Th â n filrư ợ izo o m

tắt View thang thời gian

(ỉỉm e sc a íe )

Hình 1.1 Màn hình khỉi dầu của ProỊect

www.lib.haui.edu.vn

Trang 8

TÍN H N Ả N 6 MỚI

Ngoy b#n dưđí Ribbon, khung xem ĩimeline xudl hiện íheo mỉc d|nh Khung xem mổí nây cổ

Ihế được íù dụng éề cung cãp mộl ánh chgp nhanh (ã( lác vv vd íhdi hgn (ủa dự ân Bgn c6 lỉìế

Idm ến khung xem ĩimelìne hoQc hiến fh| phién b<ỉn Iđn hơn CIÌQ nó khi cdn Ihiểl

M ộ t k h u n g x em củ a dự á n ch iếm p h ầ n lớn cửa sổ P ro ject C ác k h u n g

x em đưa r a cho b ạ n n h ữ n g c ác h k h á c n h a u đ ể x em lạ i th ô n g t i n dự á n để

g iú p b ạ n t ậ p tr u n g vào n h ữ n g k h ía c ạ n h k h á c n h a u củ a dự á n B ạ n sẽ tìm

th ấ y các th a n h cuộn (scroll b a r) n ằ m ở p h ía b ê n p h ả i v à b ê n dưới h ầ u h ế t

các k h u n g xem ; sử d ụ n g các th a n h cuộn đ ể h iể n t h ị các p h ầ n k h á c n h a u của dự á n T h eo m ặc đ ịn h P ro je ct h iể n t h ị k h u n g x em G r a n t t C h a r t chứa

m ộ t b ả n g n ằ m ở p h ía b ê n t r á i v à m ộ t b iểu đồ n ằ m ở p h ía b ê n p h ả i B ạn

có t h ể đọc th ê m v ề k h u n g x em G a n t t C h a r t ở p h ầ n sa u tr o n g ch ư ơ n g n ày

ở cuối cửa sổ P ro je c t là th a n h t r ạ n g th á i (s ta tu s b a r), các n ú t bước t ắ t

V iew v à th a n h trư ợ t tim e sc a le B ạn có t h ể sử d ụ n g các n ú t bước t ắ t View

đ ễ c h u y ển đổi n h a n h giữ a k h u n g xem G a n t t C h a r t , k h u n g x em T a s k

U s a g e , k h u n g x em T e a m P l a n n e r v à k h u n g x em R e s o u c e S h e e t B ạn

có t h ể sử d ụ n g th a n h trư ợ t z o o m v à t i m e s c a ỉ e d ể đ iều c h ỉn h th a n g th ờ i

g ia n tr o n g các k h u n g x em có chứa m ộ t th a n g th ờ i g ian T ro n g k h u n g xem

G a n t t C h a r t , th a n g th ờ i g ia n x u ấ t h iệ n ở t r ê n p h ầ n b iểu đồ cù a k h u n g

x em n ằ m ở p h ía b ê n p h ả i cửa sổ

C ì ^ c U

-1 0 _ C h ư d n g -1: K hảo sá t mối trường MỉcrosoM P ro ịe ct 20 -10

Những người dùng Project Standard chì có ba nút bước tắt Vievv:

nút khung xem G an tt C h art, ndt khung xem T ask ư sa g e và nút khung xem R e ^ u r c ^ h e e t _

Đ án g chú ý n h ấ t là P ro ject 2010 th iế u P r o j e c t G u i d e , V ie w B a r và

th a n h E n t r y n h ư Excel P ro ject Guide có sẵ n tro n g các p h iê n b ả n trư ớc của

P roject, b â y giờ chỉ có s ẵ n nếu m ột n h à p h á t triể n là m cho nó có s ẵ n b ằ n g

lậ p tr ìn h B ạn có th ể h iể n th ị Vìew B a r vốn cho p h é p b ạ n ch u y ển n h a n h

s a n g các k h u n g xem thưÈfng được sử dụng n h ấ t, b ằ n g cách n h ấ p p h ả i th a n h xám ch ạy dọc xuống p h ía b ên tr á i m à n h ìn h P ro ject - th a n h chứa tê n của

k h u n g xem h iệ n h iể n t h ị - v à chọn V ie w B a r H oặc b ạ n có th ể sử dụng b ấ t

kỳ b a diểu k h iể n th a y t h ế cho View B a r - các bước t ắ t (sh o rtcu t) V ie w , n ú t

G a n t t C h a r t t r ê n ta b T a s k của ribbon v à n ú t T e a m P l a n n e r cho nh ữ n g người dùng P rọ ịe ct S ta n d a rd , làm cho t a b T a s k tr ở th à n h n ú t R e s o u r c e

S h e e t) t r ê n ta b R e s o u r c e của R ibbon V à b ạ n cũng có th ể sử d ụ n g th a n h

E n t r y n h ư E xcel sử dụng ta b D is p la y của hộp th o ạ i O p tio n s P ro je c t đ ặt

www.lib.haui.edu.vn

Trang 9

t h a n h E n t r y n g a y b ê n dưới R ibbon p h ầ n tiế p th e o t r ì n h b à y ch i t i ế t việc

s ử d ụ n g các t ù y c h ọ n n à y n h ư là m ộ t p h ầ n của v iệc sử d ụ n g R ibbon

Sử dụng Rỉbbon

R ib b o n n h ư được m in h h ọ a t r o n g h ì n h 1.2 g ồ m 6 ta b : F ile , T a s k ,

R e so u rc e , P r o je c t, V iew v à F o r m a t T a b F o r m a t d à n h r i ê n g cho k h u n g

x e m h iệ n được h i ể n th ị K h i b ạ n n h ấ p m ỗ i ta b , b ạ n sẽ tìm t h ấ y các n h ó m

n ú t liê n q u a n đ ế n tiê u đ ề c ủ a ta b ; các t ê n n h ó m x u ấ t h i ệ n b ê n dưới các n ú t

t r ê n b ấ t k ỳ t a b cụ th ể Ví dụ t a b T a s k c h ứ a 8 n h ó m th e o m ặ c đ ịn h

• • • • • • •

Thủ thuật

N h ư d ã n ó i ở tr ê n ỉa b T ask ch ứ a 8 n h ó m "theo m ặ c d ịn h " B ạn có t h ể tù y b iến

R ib b o n d ể th ê m h o ặ c gỡ b ỏ c á c n h ó m ra khỏi m ộ t ta b h o ặ c th ậ m c h í ỉạ o c á c ta b riê n g c ủ a b ạ n

C h ư ờ n g 1: K h ả o s á t mối trường M icrosott P ro je ct 2 0 1 0 _11_

G«nl( Ch«il f»»1> ' P i a j ( d l P i0|fr1 (P to d dcl ArlN«l40n f«ii((ỉ)

■Rỉ* I taouKc

* c’.»^ -Ti • 9 9 f ^ %

Fỡrx

lếUi

Ikil:

• i

t v i m

D ỉa lo g b o x la u n c h e r

N h ắ p đ ể thu nhò x6\ thỉểu (m in ím iie ) R íb b o n

Hình 1 2 Ribbon gỉỉm các ỉab chứa các nhóm nút

9 View

M C lipboard

M P o n t

u Tasks

K Scbedtila

M ỉn se rt

M Properties

» E d itin g

B ạ n n h ấ p m ộ t n ú t tr o n g m ộ t n h ó m đ ể là m cho P r o je c t là m m ộ t đ iều gl

đó V í d ụ , b ạ n có t h ể s ử d ụ n g n ú t m ắ t x íc h tr o n g n h ó m T a s k đ ể tạ o m ộ t sự

p h ụ th u ộ c g iữ a h a i tá c vụ N ế u b ạ n k h ô n g c h ắ c c h ắ n v ề m ục đ íc h củ a m ộ t

www.lib.haui.edu.vn

Trang 10

n ú t, đ ặ t con tr ò c h u ộ t lơ lử n g lê n t r ê n n ú t v à P ro je c t sẽ h iể n th ị m ộ t

S c ree n T ip mô t ả chức n ă n g của nút

Thủ thaật

Bạn có ỉh ể làm việc vớì Ribbon sử dụn g b àn phím th ay vì ch uộ t N hân phím Alt

d ê h ỉển thị c á c m ầu tự tượng ỉrưhg cho m ộỉ ỉa b (hoặc c á c s ấ tượng trutìg cho

m ộ t n ú t ỉrê n Q u ick A ccess Toolbar được th ả o luận tro n g p h ầ n tiế p th eo ) N hấn

m ẫu tự của ta b và Projecỉ hiển thị th è m các m ầu tự h o ặc tổ hợp củâ c á c m ẫu ỉự cho m ỗi n ú t trè n ta b đó N hấn m ẫu tự hoặc tổ hợp m ẫu tự và p ro Ịect thực hiện

h à n h động được kết hợp với nút đó.

ở góc p h ả i p h ía dưới củ a m ộ t s ố n h ó m , b ạ n th ấ y m ộ t n ú t vuông n h ồ chứa m ộ t m ưi tê n trỏ xu ố n g v à s a n g b ê n p h ải; n ú t n à y được gọi là m ộ t dialo g box la u n c h e r v à n ó là m c h ín h x ác n h ư t ê n gọi của nó - nếu b ạ n

n h ấ p m ộ t n ú t d ialo g box lau n c h er, P ro je ct h iể n th ị m ộ t h ộ p th o ạ i chứa

th ê m các n ú t được k ế t hợp với n h ó m B ạn th ấ y m ộ t ví dụ củ a m ộ t n ú t

d ialo g box la u n c h e r tro n g n h ó m P o n t ở h ìn h 1.2

N ếu b ạ n th â y các n ú t rib b o n gây rố i m ắ t, b ạ n có t h ể tạ m th ờ i là m ẩ n

c h ú n g v à c h ỉ h iể n t h ị các t ê n ta b b ằ n g c ác h n h ấ p n ú t M in im iz e th e

R ibbon à góc p h ả i p h ía t r ê n củ a R i b b o n B ấ t cứ k h i n à o b ạ n n h ấ p m ột

ta b , P ro je c t h iể n th ị lạ i các n ú t t r ê n ta b đó S au k h i b ạ n n h ấ p m ộ t n ú t

t r ê n ta b h o ặc ch ỉ việc n h ấ p b ê n ng o ài R ibbon, P ro je c t là m ẩ n lạ i các n ú t

M ộ t m ũi tê n x u ấ t h iệ n b ê n dưới h o ặc b ên c ạ n h m ộ t s 6 n ú t Các h à n h

đ ộ n g k h á c n h a u x u ấ t h iệ n p h ụ th u ộ c vào việc b ạ n n h ấ p n ú t hoặc m ũi tê n

đi cù n g với nó N ú t G a n t t C h a r t t r ê n ta b T a s k là m ộ t ví dụ đ iể n h ìn h :

k h i b ạ n n h ấ p p h ầ n t r ê n cù n g của n ú t, P ro je c t h iể n t h ị k h u n g xem G a n i t

C h a r t T uy n h iê n k h i b ạ n n h ấ p p h ầ n dưới cù n g củ a n ú t, P ro je c t h iể n th ị các d a n h sá c h k h u n g x em th ư ờ n g được sử d ụ n g v à b ạ n có t h ể n h ấ p m ộ t

k h u n g xem đ ể c h u y ển s a n g nó (xem h ìn h 1.3)

1 2 C h ư ơ n g 1: K hảo sá t mỗi trường M icrosolt P ro je c t2 0 1 0

www.lib.haui.edu.vn

Định dạng
Số trang	10
Dung lượng	0,93 MB