Đề tài Nội dung và xu hướng phát triển EDI trên thế giới và ở Việt Nam pdf

I, Cơ sở lý luận1.1 Lịch sử ra đời, hình thành và phát triển của EDI 1.1.1: Khái niệm Trao đổi dữ liệu điện tử EDI - Electronic Data Interchange sự truyền thông tin từ máy tính của doa

Đề tài

Nội dung và xu hướng phát triển EDI trên thế giới và ở

Việt Nam

MỤC LỤC

I, Cơ sở lý luận 3

1.1 Lịch sử ra đời, hình thành và phát triển của EDI 3

1.1.1: Khái niệm 3

1.1.2: Trao đổi thông tin doanh nghiệp và sự ra đời của EDI 3

1.1.3 Sự phát triển của EDI 5

II, Nội dung và xu hướng phát triển EDI trên thế giới và ở Việt Nam 8

2.1 Nội dung về EDI 8

2.1.1 Nguyên lý hoạt động của EDI 8

2.1.2 Mô tả quá trình giao dịch trước và sau khi có EDI (giao dịch qua giấy tờ và qua EDI) 10

2.1.3 Các loại kết nối EDI: 12

2.1.4 Phân biệt sự khác nhau giữa EDI truyền thống và EDI trên cơ sở Internet 15

2.1.5 Hạn chế của EDI truyền thống 16

2.1.6 Lợi ích của EDI 16

2.2 Xu hướng ứng dụng EDI trên thế giới và ở Việt Nam 18

2.2.1 Xu hướng ứng dụng EDI trênthế giới 18

2.2.2 Xu hướng ứng dụng EDI ở Việt Nam 20

2.2.3 Ứng dụng EDI trong lĩnh vực Thương Mại Điện Tử 21

III, Kết Luận 25

I, Cơ sở lý luận

1.1 Lịch sử ra đời, hình thành và phát triển của EDI

1.1.1: Khái niệm

Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI - Electronic Data Interchange ) sự truyền thông tin

từ máy tính của doanh nghiệp này đến máy tính của doanh nghiệp kia, trong đó có sửdụng một số định dạng chuẩn nào đó

Theo Ủy ban liên hợp quốc về luật thương mại quốc tế (UNCITRAL), việc traođổi dữ liệu điện tử được định nghĩa như sau: “Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI) là việcchuyển giao thông tin từ máy tính điện tử này sang máy tính điện tử khác bằng phươngtiện điện tử, có sử dụng một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận để cấu trúc thông tin” EDI cóthể rút ngắn đáng kể khoảng thời gian từ lúc bắt đầu giao dịch cho đến khi thanh toán kếtthúc, bằng cách gửi đi những thông tin cần thiết và tránh được sự trùng lặp trong cả quátrình giao dịch

EDI là hình thức TMĐT đầu tiên được sử dụng trong doanh nghiệp, và đã tồn tạinhiều năm trước đây, trước khi chúng ta nói tới thuật ngữ TMĐT Cho đến nay EDI vẫn

là các giao dịch quan trọng bậc nhất trong TMĐT B2B

Các dữ liệu giao dịch trong giao dịch B2B bao gồm các thông tin được chứa đựngtruyền thống trong các hoá đơn, phiếu đặt hàng, yêu cầu báo giá, vận đơn và báo cáonhận hàng Dữ liệu thuộc 5 loại chứng từ kể trên chiếm tới 75% tổng tất cả các thông tintrao đổi giữa các đối tác thương mại ở Mỹ

1.1.2: Trao đổi thông tin doanh nghiệp và sự ra đời của EDI

Sự xuất hiện các tổ chức kinh doanh lớn vào cuối thế kỷ 19 và đầu thế kỷ 20 đã dẫn đến

sự cần thiết phải tạo lập các loại tài liệu giấy tờ giao dịch doanh nghiệp chính thức

Trong các năm 1950, các công ty bắt đầu sử dụng máy tính để bảo quản và xử lý cácchứng từ giao dịch nội bộ, nhưng thông tin trao đổi giữa các doanh nghiệp vẫn tiếp tục

Đầu những năm 1960, trong khi đang làm việc tại Công ty Du Pont, ông đã pháttriển một chuẩn dành cho các thông điệp điện tử để gửi thông tin hàng hoá giữa Công ty

Du Pont và hãng vận chuyển Chemical Leahman Tank Lines Năm 1965, hãng vậnchuyển Steamship Line bắt đầu gửi cho hãng vận chuyển Atlantic những bản kê khaichuyển hàng dưới dạng những thông điệp telex mà sau đó có thể in ra giấy hoặc nhập vàomáy tính

Tiếp đó, Công nghệ truyền thông dữ liệu tiên tiến đã chophép các đối tác thươngmại truyền dữ liệu qua các đường dây điện thoại thay cho việc vận chuyển phiếu đục lỗhoặc băng từ

Khó khăn: một chương trình dịch thuật mà một đối tác viếtra có thể không phùhợp với đối tác kia, mỗi công ty thamgia vào quá trình trao đổi thông tin này phải đầu tưkhá lớn vào phát triện hạ tầng cơ sở CNTT Chỉ những công ty lớn mới có thể đầu tư, vàlượng giao dịch phải thật lớn mới có thể tương xứng với chi phí đầu tư

Uỷ ban này đã tạo ra một hệ thống thông tin chuẩn bao gồm tấtcả các thành phần

dữ liệu được chứa một cách phổ biến trongcác vận đơn, hoá đơn, tờ khai vận chuyển vàcác mẫu giấy tờ khác

Thay cho việc in ra mẫu giấy, người vận chuyển có thể chuyển thông tin vềchuyến hàng vào file dữ liệu máy tính tương thích với các định dạng chuẩn của TDCC

Người vận chuyển (Shipper) có thể chuyển file dữ liệu đến bất kỳ một công ty đại

lý vận tải (Freight company) nào đã chấp nhận định dạng chuẩn của TDCC

Công ty đại lý vận tải có thể chuyển file dữ liệu ở định dạng chuẩn của TDCC đóthành dữ liệu phù hợp với việc sử dụng trong hệ thống thông tin của công ty mình

Các công ty vận tải hưởng lợi ích từ việc tiết kiệm do không phải in ra giấy và xử

lý giấy tờ, không phải nhập dữ liệu hai lần, không phải lo lắng về lỗi và các thủ tục sửalỗi

Đến năm 1968, rất nhiều các công ty vận chuyển đường sắt, hàng không, đường

bộ và vận chuyển đường biển đã sử dụng những chuẩn kê khai điện tử liên ngành do Uỷban Phối hợp Truyền dữ liệu (Transportation Data Coordinating Committee - TDCC) của

Mỹ khởi xướng và vào năm 1975, TDCC đã xuất bản tài liệu đặc tả kỹ thuật thuật traođổi dữ liệu điện tử (EDI) đầu tiên của mình.

Ngành lương thực và thực phẩm bắt đầu một dự án thử nghiệm về trao đổi dữ liệuđiện tử vào năm 1977

1.1.3 Sự phát triển của EDI

Sau một thập kỷ cố gắng nhằm thiết lập các chuẩn EDI rộng rãi hơn, một số tổ hợpcông nghiệp và công ty lớn của Mỹ quyết định cùng hợp lực tạo lập một hệ thống chuẩnchung cho nhiều ngành đối với các linh kiện điện tử, thiết bị cơ khí và nhiều loại sảnphẩm được sử dụng phổ biến khác

Viện tiêu chuẩn quốc gia Mỹ (ANSI- American National Standard Institute) là cơquan điều phối đối với các tiêu chuẩn ở Mỹ

Năm 1979, ANSI hình thành nên một uỷ ban mới có nhiệm vụ thống nhất cácchuẩn EDI Uỷ ban này mang tên Uỷ ban tiêu chuẩn được uỷ quyền X12.

Uỷ ban và các tiểu ban bao gồm các chuyên gia về hệ thống thông tin làm việc ở hơn 800doanh nghiệp và tổ chức

• Tiêu chuẩn thông thường bao gồm các đặc tả cho vài trăm sets giao dịch(Transaction Sets), đó là tên của các định dạng (format) cho các trao đổi dữ liệu kinhdoanh đặc thù

Một số sets giao dịch thuộc hệ ASC X12 sử dụng phổ biến nhất trong kinh doanh.

Đến đầu những năm 1980, Tập đoàn ô tô Ford Motor và Tập đoàn ô tô GeneralMotor yêu cầu những nhà cung cấp của họ sử dụng EDI Những nhà bán lẻ lớn nhưSears, Roebuck và Co và Kmart Corp cũng bắt đầu sử dụng EDI

Tuy nhiên, trong khi EDI tiết kiệm cho khách hàng rất nhiều tiền bạc bằng cáchloại bỏ tất cả các thủ tục giấy tờ, thì nó lại tỏ ra rất đắt đối với những nhà cung cấp Nóđòi hỏi nhà cung cấp phải sử dụng phần mềm đắt tiền và những mạng gia tăng giá trị(VAN) Ngoài ra, những nhà cung cấp thường phải sử dụng những hệ thống EDI khácnhau cho các khách hàng lớn của mình vì không có khách hàng nào hoàn toàn tuân thủtập chuẩn con EDI trong ngành của mình Trước tình hình phần lớn khách hàng lớn đều

yêu cầu các nhà cung cấp phải sử dụng EDI, sự lựa chọn trở nên khá đơn giản: Không cóEDI, không có doanh thu.

Năm 1987, Liên hiệp quốc đã công bố những chuẩn đầu tiên dưới tên gọi EDI choquản trị, thương mại và vận tải (EDIFACT, hay UN/EDIFACT)

Đến năm 1991, khoảng 12.000 doanh nghiệp Mỹ đang sử dụng EDI

Tổ chức ASC X12 đã đồng ý chuyển các chuẩn của Mỹ sang các chuẩn quốc tếUN/EDIFACT Tuy nhiên, chưa xác định thời điểm cuối cùng cho việc hoàn thành việcdịch chuyển này

Một số ý kiến phê phán các chuẩn EDI hiện hành cho rằng việc các chuẩn này dựa trêncác mẫu chứng từ giấy làm cho việc tích hợp các dòng dữ liệu EDI vào các hệ thốngthông tin định hướng quá trình kinh doanh trở nên khó thực hiện

Việc chuyển đổi các sets giao dịch EDI hướng tới các quá trình kinh doanh thay cho cácmẫu giao dịch qua giấy tờ có thể đòi hỏi phải thiết kế lại hoàn toàn các mẫu chuẩn, màcác mẫu này đã trở thành một bộ phận của cơ sở hạ tầng CNTT của nhiều tổ chức trong

30 năm qua

II, Nội dung và xu hướng phát triển EDI trên thế giới và ở Việt Nam

2.1 Nội dung về EDI

2.1.1 Nguyên lý hoạt động của EDI

EDI có thể rút ngắn đáng kể khoảng thời gian từ lúc bắt đầu giao dịch cho đến khi thanhtoán kết thúc, bằng cách gửi đi những thông tin cần thiết và tránh được sự trùng lặp trong

cả quá trình giao dịch

Quy trình hoạt động của EDI như sau :

 Chuẩn bị tài liệu điện tử

 Dịch dữ liệu để chuyển đi

 Truyền thông

 Dịch dữ liệu đến

 Xử lý tài liệu điện tử

Để ứng dụng EDI giữa các bên với nhau thì trước tiên cần phải yêu cầu những bêntham gia cần phải tích hợp, sử dụng hệ thống EDI Các bên tham gia sẽ truyền và nhận dữliệu điện tử dưới dạng chuẩn EDI Và hiện nay thông thường sử dụng 2 dạng chuẩn đó là:

ANSI ASC X12 và UN/EDIFACT.

 Bước 1: Bên gửi dữ liệu điện tử sẽ chuẩn bị tài liệu điện tử Nghĩa là họ phải mã hóa

dữ liệu điện tử của họ dưới dạng chuẩn EDI dựa vào hệ thống phần mềm của mình.Như trên sơ đồ chúng ta có thể nhận thấy các bước thực hiện ở đây:

 Bước 2: Dịch dữ liệu để truyền thông: ở bước này: từ bộ chuyển đổi EDI Phong bì

EDI cho thông điệp truyền tải modern Để chuẩn bị truyền dữ liệu điện tử thông quacác phương tiện điện tử

 Bước 3 : Truyền thông Truyền EDI trong môi trường mạng Ở đây sẽ có 2 cách để

thực hiện truyền EDI và mỗi cách đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng của nó

- Truyền EDI thông qua môi trường internet công cộng Phương pháp này có ưu điểm

là tốn ít chi phí, nhưng độ an toàn bảo mật không cao Dữ liệu có thể dễ dàng bị thayđổi trên đường truyền tới đối tác của mình

- Truyền EDI thông qua mạng VAN riêng Nghĩa là sẽ có những công ty đứng ra lậpcác đường dây mạng để kết nối các đối tác với nhau Phương pháp này có nhược điểm

là rất đắt nhưng có ưu điểm là độ bảo mật được thực hiện một cách tuyệt đối Tài liệukhông thể bị thay đổi do truyền trong một đường dây riêng

 Bước 4: Dịch dữ liệu đến dữ liệu modern Phong bì EDI cho thông điệp truyền tải

chuyển định dạng trong Ở đây với hệ thống phần mềm của mình, bên nhận sẽ tiếnhành dịch các dữ liệu mà bên gửi gửi thông qua bộ hệ thông phần mềm của họ dựatrên các chuẩn EDI

 Bước 5: Xử lí tài liệu điện tử Tại liệu sau khi được dịch sẽ được chuyển đến hệ

thống điện tử Và ở đây tài liệu điện tử sẽ được bên nhận xử lí

Khi giao dịch được thực hiện bằng EDI, hệ thống máy tính sẽ hoạt động như mộtkho dự trữ các dữ liệu cần thiết để hỗ trợ các giao dịch đó Khi được sử dụng, EDI rútthông tin từ những ứng dụng của công ty và truyền tải các chứng từ giao dịch phi giấy tờdưới dạng máy tính đọc được qua đường dây diện thoại hoặc các thiết bị viễn thông khác

Ở đầu nhận, dữ liệu có thể nhập trực tiếp vào hệ thống máy tính của đối tác, được tự động

xử lý với các ứng dụng nội bộ tại nơi nhận Toàn bộ quá trình này diễn ra trong vài phút

mà không cần phải gõ lại thông tin và tránh cho các bên những phiền toái về giấy tờ đikèm với việc xử lý văn bản bằng tay Lúc này mạng EDI ( thay cho bưu chính ) kết nốihai công ty

Máy tính EDI làm nhiệm vụ phiên dịch : biến đổi dữ liệu từ các định dạng sử dụngnội bộ công ty ( người mua và người bán ) thành các set giao dịch EDI chuẩn Sử dụngEDI qua đó sẽ giúp tăng giá trị khoản đầu tư của công ty cho việc ứng dụng phần mềmgiao dịch Hơn nữa việc tạo, gửi và nhận các chứng từ giao dịch EDI có thể được tự độnghoá và tích hợp với những ứng dụng máy tính hiện hành trong nội bộ công ty

2.1.2 Mô tả quá trình giao dịch trước và sau khi có EDI (giao dịch qua giấy tờ

và qua EDI)

 Giao dịch trước khi có EDI – qua giấy tờ : Trước khi có EDI, các giao dịch

thương mại được thực hiện hầu hết qua giấy tờ, văn bản

Các hóa đơn, chứng từ, vận phiếu, hay phiếu giao hàng… đều phải trực tiếp 2 bênchuyển giao cho nhau Khi 2 bên đã thỏa thuận và đưa ra quyết định kí kết hợp đồng, tất

cả hợp đồng, hóa đơn, tình trạng hàng hóa, tình hình vận chuyển… đều cần thiết đến sự

có mặt của 2 bên xác nhận, kí tên, đóng dấu.Quá trình này làm tốn khá nhiều thời gian vàcông sức của cả doanh nghiệp và cá nhân

 Sau khi có EDI ( giao dịch qua EDI)

(EDI – electronic data interchange) là sự chuyển thông tin từ máy tính này sang máy tínhkhác bằng phương tiện điện tử theo một tiêu chuẩn đã được thỏa thuận về cấu trúc thôngtin EDI được thiết kế nhằm mang lại hiệu quả tối đã cho việc trao đổi các chứng từthương mại (đơn đặt hàng, hóa đơn, vận đơn, phiếu giao hàng, v.v ), giữa các đối táccũng như kết nối với các đối tác trong/ngoài doanh nghiệp

EDI cho phép tích hợp và trao đổi thông tin giữa các ứng dụng tự động mà khôngcần có sự can thiệp của con người EDI có thể làm thay đổi quy trình/văn hóa kinh doanhcủa doanh nghiệp mà không phải xây dựng lại kiến trúc của phần mềm doanh nghiệp đã

có trước đó

Công việc trao đổi EDI trong thương mại điện tử gồm các nội dung như giao dịchkết nối, đặt hàng, giao dịch gửi hàng và thanh toán Vấn đề này đang được tiếp tục nghiêncứu và xử lý, đặc biệt là buôn bán giữa các nước có quan điểm chính sách, pháp luậtthương mại khác nhau, đòi hỏi phải có khung pháp lý chung trên nền tảng thống nhấtquan điểm về tự do hóa thương mại và tự do hóa việc sử dụng mạng internet Chỉ nhưvậy mới đảm bảo được tính khả thi, tính an toàn và hiệu quả của việc trao đổi dữ liệu điệntử.

2.1.3 Các loại kết nối EDI:

Hai quan điểm kết nối cơ bản: Kết nối trực tiếp và Kết nối gián tiếp

 Kết nối trực tiếp các đối tác thương mại

• Kết nối EDI trực tiếp yêu cầu mỗi doanh nghiệp tham gia mạng EDI phải vậnhành một máy tính phiên dịch riêng của mình

• Các máy tính này kết nối trực tiếp với nhau bằng các sử dụng modem và qua cácđường dây điện thoại hoặc các đường thuê bao riêng

• Phương án kết nối qua điện thoại trở nên bất tiện khi các đối tác nằm ở các múithời gian khác nhau với các giao dịch nhạy cảm về thời gian, và khi khối lượnggiao dịch lớn

• Phương án sử dụng đường dây thuê bao riêng trở nên rất đắt đỏ đối với doanhnghiệp, đặc biệt khi họ phải duy trì rất nhiều kết nối với những đối tác khác nhau.Các đối tác thương mại thường dùng các giao thức truyền thông khác nhau, điềunày làm cho cả hai phương án kết nối trực tiếp đều khó thực hiện

 Kết nối gián tiếp các đối tác thương mại sử dụngVAN – Mạng giá trị gia tăng

• Thay cho kết nối trực tiếp đến các đối tác thương mại, công ty có thể quyết định

sử dụng dịch vụ của Mạng giá trị gia tăng (VAN)

• VAN là hệ thống mạng của một công ty chuyên cung ứng các thiết bị viễn thông,các phần mềm và các kỹ năng cần thiết để nhận, bảo quản và gửi các thông điệpđiện tử có chứa các set giao dịch EDI

• Để sử dụng các dịch vụ của VAN, công ty cần phải lắp đặt một phần mềm phiêndịch EDI sao cho tương thích với VAN Thông thường, VAN cung cấp luôn phầnmềm này như một bộ phận trong thoả thuận vận hành của mình

• Để gửi một set giao dịch EDI đến đối tác, khách hàng của VAN kết nối với VANbằng cách sử dụng đường dây thuê bao riêng hoặc đường dây điện thoại, sau đógửi thông điệp đã được định dạng EDI đến VAN

• VAN sẽ log thông điệp và chuyển thông điệp đến hòmthư nằm trong máy tínhVAN của đối tác Đối tác sẽ kết nối với VAN để nhận thôngđiệp gửi đến mình từhòm thư Cách tiếp cận này gọi là kết nối gián tiếp vì các đối tác gửi thông điệpqua VAN thay vì kết nối cácmáy tính của họ trực tiếp tới nhau

 Ưu điểm của việc sử dụng VAN:

– Người sử dụng chỉ cần duy trì một giao thức truyền thông thay vì phải sửdụng nhiều giao thức như trong trường hợp trước

–VANghinhận các hoạt động thông điệp trong một audit log Audit log(nhật ký kiểm tra) VAN này trở thành một bản ghi các giao dịch và điềunày rất có ích khi phải giải quyết các tranh cãi nảy sinh giữa các đối tác– VANcóthể cung cấp việc phiên dịch giữa các set giao dịch khác nhau (ví

dụ dịch từ set ASC X12 sang set UN/EDIFACT)