(Luận văn đại học thương mại) kế toán chi phí quản lý kinh doanh tại công ty TNHH thiết bị minh tâm (2)

Đồng thờinghiên cứu trực tiếp các tài liệu của công ty như: chứng từ, sổ kế toán, các báo cáo củacông ty… Ý nghĩa của phương pháp này là nhằm thu thập được kiến thức thực tế về kếtoán ch

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

LỜI CẢM ƠN

Với phương châm học đi đôi với hành, thời gian thực tập là thời gian tìm hiểuthực tế, vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế, đồng thời dùng thực tế để kiểmtra lại những kiến thức mà mình đã được học Trong thời gian này, được sự giúp đỡchỉ bảo tận tình của thầy, cô khoa Kế toán – Kiểm toán trường Đại học Thương Mạicùng toàn thể các cán bộ, công nhân viên trong Công ty TNHH thiết bị Minh Tâm, em

đã hoàn thành luận văn tốt nghiệp với đề tài: “Kế toán chi phí quản lý kinh doanh tạicông ty TNHH thiết bị Minh Tâm”

Em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong khoa Kế toán – Kiểm toán nóiriêng và toàn thể thầy, cô giáo trong trường Đại học Thương Mại nói chung đã truyềnđạt cho em những kiến thức quý giá, những bài học thực tiễn quan trọng trong suốt quátrình học tập và rèn luyện tại trường Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và tậpthể cán bộ công nhân viên trong Công ty TNHH thiết bị Minh Tâm đã tạo điều kiệngiúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâusắc tới giảng viên TS Nguyễn Minh Giang, người đã dành nhiều thời gian và công sức

để hưỡng dẫn, giúp đỡ em trong quá trình hoàn thành luận văn này

Do điều kiện về thời gian và trình độ chuyên môn còn nhiều hạn chế nên luận văn của

em không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận đước sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến củathầy, cô giáo cùng tất cả bạn đọc để luận văn của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1.Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

4 Phương pháp nghiên cứu đề tài 3

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 3

4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu 4

5 Kết cấu của luận văn tốt nghiệp 4

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 5

1.1 Một số vấn đề lý luận về chi phí quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp 5

1.1.1 Khái niệm, phân loại chi phí quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp 5

1.1.2 Đặc điểm chi phí quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp 9

1.1.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán chi phí quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp 9

1.2 Nội dung kế toán chi phí quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp 11

1.2.1 Kế toán chi phí quản lý kinh doanh theo quy định của chuẩn mực 11

1.2.2 Kế toán chi phí quản lý kinh doanh theo quy định của chế độ kế toán hiện hành (Thông tư 133/2016/TT-BTC) 15

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ MINH TÂM 29

2.1 Tổng quan về công ty TNHH thiết bị Minh Tâm 29

2.1.1 Giới thiệu về công ty TNHH thiết bị Minh Tâm 29

2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH thiết bị Minh Tâm 31

2.2 Thực trạng kế toán chi phí quản lý kinh doanh tại công ty TNHH thiết bị

Minh Tâm 34

2.2.1 Nội dung, đặc điểm chi phí quản lý kinh doanh tại công ty TNHH thiết bị Minh Tâm 34

2.2.2 Phương pháp kế toán chi phí quản lý kinh doanh tại công ty TNHH thiết bị Minh Tâm 35

2.3 Đánh giá thực trạng về kế toán chi phí quản lý kinh doanh tại công ty TNHH thiết bị Minh Tâm 43

2.3.1 Ưu điểm 43

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân 45

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ MINH TÂM 48

3.1 Nguyên tắc, yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán chi phí quản lý kinh doanh 48

3.1.1 Nguyên tắc hoàn thiện kế toán chi phí quản lý kinh doanh tại công ty TNHH thiết bị Minh Tâm 48

3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện 49

3.2 Các giải pháp, đề xuất hoàn thiện kế toán chi phí quản lý kinh doanh tại công ty TNHH thiết bị Minh Tâm 50

3.3 Điều kiện thực hiện 51

3.3.1 Về phía Nhà nước 51

3.3.2 Về phía công ty TNHH thiết bị Minh Tâm 52

KẾT LUẬN 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Sơ đồ 2.1.Tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH thiết bị Minh Tâm 31

Sơ đồ 2.2 Bộ máy kế toán của công ty TNHH thiết bị Minh Tâm 32

Sơ đồ 2.3.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức phần mềm kế toán 42

GTGT Giá trị gia tăng

HĐKD Hoạt động kinh doanh

KPCĐ Kinh phí công đoàn

CPKD Chi phí kinh doanh

NN & PTNT Nông nghiệp và phát triển nông thôn

TGNH Tiền gửi ngân hàng

PHẦN MỞ ĐẦU

1.Tính cấp thiết của đề tài

Nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển đã và đang đặt ra những thách thứccùng những cơ hội phát triển cho tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệpthương mại Doanh nghiệp không chỉ cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nước màcòn cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài Do vậy, các doanh nghiệp phải đặt racho mình các mục tiêu để tồn tại và phát triển là nâng cao khả năng cạnh tranh, tối đahóa lợi nhuận Để đạt được những điều đó, vấn đề tiết kiệm chi phí luôn là mục tiêu

mà doanh nghiệp phải phấn đấu đạt được Tiết kiệm chi phí là cơ sở để hạ thấp giáthành và tăng khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác

Quản lý chi phí luôn đóng một vai trò rất quan trọng trong sự thành công của mộtdoanh nghiệp Thông qua các thông tin có liên quan đến tình hình tài chính và hiệu quảkinh doanh trong các giai đoạn khác nhau của doanh nghiệp, ban giám đốc sẽ đánh giáđược sự tăng trưởng của công ty và sửa đổi cho phù hợp với các nguyên tắc của công

ty Quản lý chi phí kinh doanh hợp lý nhấn mạnh đến việc sử dụng tối ưu nguồn tàinguyên trong doanh nghiệp Trên thực tế, sự thất bại của một tổ chức kinh doanhkhông phải là do thiếu nguồn tài chính mà là kết quả của việc quản lý nguồn vốnkhông hiệu quả Quản lý chi phí kinh doanh hiệu quả đóng một vai trò quan trọngtrong việc khai thác và sử dụng tối đa các nguồn tài nguyên trong doanh nghiệp Sửdụng có hiệu quả các nguồn tài chính mang lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp khi

sử dụng tối ưu các nguồn vốn Có thể thấy rằng việc quản lý và kiểm soát chi phí kinhdoanh hợp lý là vấn đề rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp

Kế toán quản lý chi phí kinh doanh là một bộ phận quan trọng trong các doanhnghiệp, cung cấp các thông tin về chi phí nhằm phục vụ cho việc thực hiện các chứcnăng của nhà quản trị Thông tin do kế toán quản lý chi phí kinh doanh cung cấp là căn

cứ để đánh giá tính hiệu quả, phù hợp của các quyết định bán hàng đã được thực thi, từ

đó phân tích và đưa ra các biện pháp quản lý, chiến lược kinh doanh, bán hàng phùhợp với thị trường tương ứng với khả năng của doanh nghiệp

Vấn đề quan trọng đặt ra cho người quản lý doanh nghiệp là phải kiểm soát đượctình hình chi phí, phát hiện được những tồn tại trong việc sử dụng chi phí từ đó có đượcnhững biện pháp thích hợp để sử dụng chi phí hiệu quả, tránh tình trạng lãng phí chi phí

Ngành sản xuất và cung cấp thiết bị y tế là một trong những ngành có vị trí quantrọng trong nền kinh tế Đứng trước xu thế hội nhập quốc tế, muốn tồn tại và phát triểnyêu cầu khắt khe đặt ra cho doanh nghiệp sản xuất và cung cấp thiết bị y tế là phảikiểm soát được chi phí và đảm bảo chất lượng sản phẩm teo tiêu chuẩn Qua quá trìnhnghiên cứu và tìm hiểu về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán chi phí quản

lý kinh doanh tại công ty TNHH thiết bị Minh Tâm, em nhận thấy kế toán chi phí quản

lý kinh doanh tại công ty là tương đối phù hợp, tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế cầnđược khắc phục

Nhận thấy tầm quan trọng của chi phí kinh doanh đối với các doanh nghiệp nóichung và tại công ty nói riêng nên em đã chọn đề tài “Kế toán chi phí quản lý kinhdoanh tại công ty TNHH thiết bị Minh Tâm” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

- Mục tiêu về mặt lý luậnMục tiêu chính của luận văn nhằm làm rõ và hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơbản về kế toán chi phí quản lý kinh doanh tại các doanh nghiệp thương mại theo quyđịnh của các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (cụ thể là chế độ kế toán theoThông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài Chính) Từ đó nhận thấy ýnghĩa và tầm quan trọng của kế toán chi phí quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp

- Mục tiêu về mặt thực tiễnKhi tiến hành nghiên cứu đề tài “Kế toán chi phí quản lý kinh doanh tại công tyTNHH thiết bị Minh Tâm” em hướng tới 3 mục tiêu chính sau:

- Tìm hiểu về thực trạng kế toán chi phí quản lý kinh doanh tại công ty TNHHthiết bị Minh Tâm

- Đánh giá thực trạng kế toán chi phí quản lý kinh doanh tại công ty TNHH thiết

bị Minh Tâm

- Đề xuất các kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán chi phí quản lýkinh doanh tại công ty TNHH thiết bị Minh Tâm

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về lý luận kế toán chi phí

quản lý kinh doanh trong các doanh nghiệp nói chung và thực trạng kế toán chi phíQLKD tại công ty TNHH thiết bị Minh Tâm nói riêng

- Phạm vi nghiên cứu

+ Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu kế toán chi phí quản lý kinh doanh tại

công ty TNHH thiết bị Minh Tâm

+ Phạm vi thời gian: Trong thời gian thực tập tại công ty, em đã tiến hành nghiêncứu và thu thập được các số liệu về chi phí quản lý kinh doanh của công ty TNHHthiết bị Minh Tâm trong tháng 08 năm 2018

4 Phương pháp nghiên cứu đề tài

4.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đây là phương pháp đầu tiên khi bắt đầu tiếpcận đề tài nghiên cứu Dựa vào kiến thức đã thu nhận được từ quá trình học tập trênlớp cũng như sách báo, tài liệu tham khảo Trong đề tài này, em đã sử dụng các tài liệuthứ cấp như: Chuẩn mực kế toán, Thông tư 133/2016/TT-BTC, các công trình khoahọc trước đó nhằm có được kiến thức lý luận về kế toán chi phí QLKD Đồng thờinghiên cứu trực tiếp các tài liệu của công ty như: chứng từ, sổ kế toán, các báo cáo củacông ty… Ý nghĩa của phương pháp này là nhằm thu thập được kiến thức thực tế về kếtoán chi phí QLKD tại các doanh nghiệp, kết quả nghiên cứu liên quan tới đề tài đãđược công bố, chủ chương, chính sách liên quan đến đề tài và các số liệu thống kê

- Phương pháp quan sát: Trong quá trình thực tập tại công ty em đã tiến hànhquan sát trực tiếp quá trình kế toán tại công ty, khảo sát thu thập số liệu trực tiếp từ cácchứng từ, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm của công ty TNHH thiết bị Minh Tâm

Ý nghĩa của phương pháp này nhằm giúp ghi nhận sự việc đang xảy ra một cách trựctiếp, ít tốn kém và ít gây phản ứng từ đối tượng khảo sát

- Phương pháp phỏng vấn: Từ hai phương pháp nghiên cứu trên, em đã hệ thốnghóa thành các câu hỏi sau đó phỏng vấn trực tiếp các nhân viên tại phòng Kế toán củacông ty TNHH thiết bị Minh Tâm nhằm làm sáng tỏ nội dung và đặc điểm kế toán chiphí quản lý kinh doanh tại công ty Phương pháp này có ưu điểm là tính linh hoạt, mềmdẻo, có thể dễ dàng quan sát được cách ứng xử của đối tượng phỏng vấn và kiểm soátđược bối cảnh phỏng vấn Trình tự phỏng vấn như sau: Đến phòng Kế toán – tài chính củacông ty TNHH thiết bị Minh Tâm và gặp gỡ những nhân viên kế toán trực tiếp hạch toáncủa phòng sau đó tiến hành phân phát các bảng câu hỏi và ghi chép các phản ứng củangười được phỏng vấn 1 cách trung thực về những vấn đề có liên quan với nội dungnghiên cứu Cuối cùng chuyển thông tin đã thu thập đưa về phân tích dữ liệu

4.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

Các tài liệu sau khi được thu thập sẽ được kiểm tra để tìm ra những sai sót trongquá trình ghi chép, sau đó tổng hợp lại và phân tích xử lý tài liệu theo định hướngnghiên cứu của đề tài Các phương pháp chính được sử dụng bao gồm: phương pháptổng hợp, phương pháp phân tích, phương pháp đối chiếu và so sánh Ngoài ra còn sửdụng các phần mềm của Microsoft office để tính toán, tổng hợp nhằm làm rõ nội dungnghiên cứu

- Phương pháp tổng hợp số liệu: là phương pháp tổng hợp dữ liệu thu thập đượctrong quá trình nghiên cứu tài liệu và xử lý dữ liệu để đưa ra kết luận chung về vấn đềnghiên cứu Phương pháp này nhằm đưa ra cái nhìn tổng quan nhất về vấn đề nghiêncứu để từ đó đưa ra ý tưởng để hoàn thiện công tác kế toán chi phí QLKD trong doanhnghiệp

- Phương pháp phân tích: là phương pháp dùng để phân tích số liệu kế toán vềchi phí quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp, từ những dữ liệu thu thập được tiếnhành lựa chọn, khái quát các thông tin, sau đó tiến hành phân loại và so sánh thông tin

5 Kết cấu của luận văn tốt nghiệp

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, kết cấu của đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán chi phí quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp

Chương 2 Thực trạng kế toán chi phí quản lý kinh doanh tại công ty TNHH thiết

bị Minh Tâm

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện kế toán chi phí quản lý kinh doanh tạicông ty TNHH thiết bị Minh Tâm

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ KINH

DOANH TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Một số vấn đề lý luận về chi phí quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm, phân loại chi phí quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp

1.1.1.1 Một số khái niệm cơ bản

*Theo quan niệm niệm kinh tế cổ điểnTrong từ điển kinh tế, người ta đã định nghĩa: “mọi sự tiêu phí tính bằng tiền củamột doanh nghiệp được gọi là chi phí” hay còn có thể khái niệm rõ ràng hơn, chẳnghạn như: “ chi phí là một khái niệm của kế toán, có chi phí giới hạn trong xí nghiệp,gắn với các mục tiêu của xí nghiệp và chi phí ngoài xí nghiệp, có cơ sở ở các hoạtđộng khác hoặc các nguyên nhân khác” Như thế, chi phí là một khái niệm mang tínhkhái quát cao trong quá trình phát triển của kế toán doanh nghiệp, khái niệm chi phí đãđược phát triển thành các khái niệm cụ thể là chi phí kinh doanh và chi phí tài chính

*Theo chuẩn mực kế toán VAS 01 quy định:

Chi phí: Là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới

hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợdẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặcchủ sở hữu

Chi phí sản xuất, kinh doanh là các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động

kinh doanh của doanh nghiệp, như: giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lýdoanh nghiệp, chi phí lãi tiền vay, và những chi phí liên quan đến hoạt động cho các bênkhác sử dụng tài sản sinh ra lợi tức, tiền bản quyền, Những chi phí này phát sinh dướidạng tiền và các khoản tương đương tiền, hàng tồn kho, khấu hao máy móc, thiết bị

Theo chế độ kế toán ban hành hiện nay theo Thông tư 133/2016/TT-BTC quy địnhchi phí QLKD của doanh nghiệp bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp, trong đó:

- Chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản

phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm,quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (trừ hoạtđộng xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, lương nhân viên bộ phận bán hàng

(tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp…), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí côngđoàn, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động của nhân viên bán hàng; chi phí vậtliệu, công cụ, dụng cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng, dịch vụ muangoài (điện, nước, điện thoại, fax ); chi phí bằng tiền khác.

- Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp,

bao gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiềncông, các khoản phụ cấp…), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểmthất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệuvăn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp; tiềnthuê đất, thuế môn bài, khoản lập dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài (điện,nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hộinghị khách hàng…)

1.1.1.2 Phân loại chi phí quản lý kinh doanh

Chi phí QLKD tại các doanh nghiệp được phân loại theo nhiều tiêu thức khácnhau Cụ thể như sau:

a/ Phân loại theo tính chất của các khoản chi phí phát sinhTheo cách phân loại này, chi phí bao gồm các khoản sau:

- Tiền lương trả cho người lao động trong doanh nghiệp

- Tiền về cung cấp dịch vụ, lao vụ cho các nghành kinh tế khác nhau

- Hao phí vật tư doanh nghiệp thương mại bao gồm các khoản tiền khấu haoTSCĐ, hao phí nguyên liệu, vật liệu bao gói, bảo quản

- Hao hụt hàng hoá là khoản chi phí phát sinh về hao hụt tự nhiên của hàng hoákinh doanh do điều kiện tự nhiên và tính chất lý hoá trong quá trình bảo quản, vậnchuyển, tiêu thụ hàng hoá

- Các khoản chi phí khác

b/ Phân loại chi phí kinh doanh nghiệp theo nội dung kinh tế của chi phíTheo nội dung kinh tế của chi phí tại doanh nghiệp, chi phí bao gồm:

- Chi phí vận chuyển hàng hoá

- Chi phí về thu mua, bảo quản và tiêu thụ hàng hoá Thuộc nhóm này gồm:

+ Tiền lương và các khoản bảo hiểm

+ Tiền thuê nhà cửa, công cụ lao động dùng cho mua bán và quản lý hàng hoá

+ Chi phí sửa chữa TSCĐ.

+ Trừ dần công cụ nhỏ

+ Chi phí phân loại bao bì, đóng gói hàng hoá và bảo quản hàng hoá

+ Chi phí về nguyên liệu, vật liệu+ Chi phí quảng cáo

+ Chi phí đào tạo cán bộ ngắn hạn

+ Chi phí bảo hành sản phẩm hàng hoá

+ Chi phí hoa hồng trả cho các đại lý

+ Chi phí khấu hao TSCĐ+ Hao hụt tự nhiên

+ Chi phí khácc/ Phân loại chi phí kinh doanh theo yêu cầu quản lý tài chính và hạch toán

- Chi phí mua hàng là toàn bộ các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng hóa như:

chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí bảo quản, bảo hiểm, hao hụt hợp lý trên đường đi,tiền thuê kho bãi, chi phí của bộ phận thu mua độc lập…

- Chi phí bán hàng là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống, laođộng vật hoá và các chi phí cần thiết khác phát sinh trong quá trình bảo quản, tiêu thụ

và phục vụ trực tiếp cho quá trình tiêu thụ hàng hoá Chi phí bán hàng trong các doanhnghiệp thương mại bao gồm:

+ Chi phí nhân viên bán hàng bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp

có tính chất lương và các khoản trích kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y

tế theo lương của nhân viên bán hàng

+ Chi phí vật liệu, bao bì dùng cho đóng gói hàng hoá; vật liệu, nhiên liệu dùng

để bảo quản, vận chuyển hàng hoá trong quá trình tiêu thụ; vật liệu dùng để sửa chữa,bảo quản tài sản cố định phục vụ hoạt động bán hàng

+ Chi phí dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hoá như cácdụng cụ đo lường, phương tiện tính toán, phương tiện làm việc

+ Chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bảo quản và bán hàng như nhà kho,cửa hàng, bến bãi, các phương tiện bốc dỡ, vận chuyển, phương tiện đo lường, tínhtoán, kiểm nghiệm chất lượng

+ Chi phí bảo hành hàng hoá

+ Chi phí dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài phục vụ cho quá trình bán hàng như chiphí thuê ngoài sửa chữa tài sản cố định ở bộ phận bán hàng, chi phí vận chuyển, bốc

dỡ hàng tiêu thụ, tiền thuê kho, bến bãi, hoa hồng đại lý tiêu thụ, hoa hồng uỷ thácxuất khẩu, chi phí điện, nước, điện thoại, dịch vụ thông tin, quảng cáo

+ Chí phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu bán hàng ngoài các khoản đã kể ởtrên như chi phí hội nghị khách hàng, chi phí giới thiệu hàng hoá, chào hàng

- Chi phí quản lý doanh nghiệp là bộ phận chi phí gián tiếp phục vụ quản lý doanhnghiệp nằm trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, bao gồm

+ Chi phí nhân viên quản lý bao gồm tiền lương, các khoản phụ cấp, các khoản tríchquỹ kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế theo tỷ lệ quy định trên tiền lươngphải trả của Ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng ban của doanh nghiệp

+ Chi phí vật liệu quản lý là giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng phục vụ chocông tác quản lý doanh nghiệp

+ Chi phí đồ dùng văn phòng là giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lýdoanh nghiệp như văn phòng phẩm, vật liệu sửa chữa tài sản cố định dùng ở bộ phậnquản lý

+ Chi phí khấu hao tài sản cố định dùng ở bộ phận quản lý và các tài sản khác sửdụng chung cho toàn doanh nghiệp như văn phòng làm việc, phương tiện truyền dẫn

+ Chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế nhà đất, thuế môn bài, phí giao thông,cầu phà, các khoản phí, lệ phí khác

+ Chi phí dự phòng bao gồm các khoản lập dự phòng về nợ phải thu khó đòitrong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

+ Chi phí dịch vụ mua ngoài, thuê ngoài sử dụng cho hoạt động quản lý củadoanh nghiệp như tiền điện, nước, điện thoại, tiền thuê văn phòng, thuê sửa chữa tàisản cố định

+ Các chi phí khác bằng tiền phát sinh trong quá trình quản trị kinh doanh, quản

lý hành chính ngoài các khoản chi phí ở trên như chi hội nghị, chi tiếp khách, công tácphí, chi đào tạo, bồi dưỡng

d/ Phân loại chi phí kinh doanh theo tính chất biến đổi của chi phí

- Chi phí cố định là những khoản chi phí phát sinh trong kỳ không thay đổi hoặcthay đổi không đáng kể khi mức lưu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp thương mại

thay đổi Chi phí này bao gồm chi phí khấu hao tài sản cố định, tiền thuê kho hàng,cửa hàng trong một thời kỳ, lương cán bộ gián tiếp.

- Chi phí biến đổi là những khoản chi phí thay đổi phụ thuộc vào sự thay đổi củamức lưu chuyển hàng hoá Thuộc nhóm này bao gồm chi phí về bao bì vật liệu đónggói, lương cán bộ trực tiếp, lương khoán thu nhập, chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phívận chuyển bảo quản

Ngoài những cách phân loại chi phí kinh doanh đã nêu, doanh nghiệp có thể tiếnhành phân loại theo những tiêu thức khác nhau như chi phí trực tiếp, gián tiếp, chi phíđịnh mức , chi phí thực tế…

1.1.2 Đặc điểm chi phí quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp

Kế toán chi phí QLKD là công tác kế toán hết sức quan trọng đặc biệt là trong cơchế kinh doanh tự chủ như hiện nay Kế toán chi phí QLKD có thể cung cấp được mộtcách thường xuyên và liên tục, có hệ thống và toàn bộ thông tin về chi phí quản lý củadoanh nghiệp

Chi phí quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp mang tính thời kỳ, được tính chomột kỳ nhất định và có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của kỳ mà chúng phát sinh

Bên cạnh đó, chi phí QLKD thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí phát sinh tạidoanh nghiệp Cho nên, các doanh nghiệp muốn tối đa hóa lợi nhuận đặc biệt quan tâmđến việc quản lý chi phí kinh doanh tại doanh nghiệp

Nội dung chi phí quản lý kinh doanh rất đa dạng, bao gồm: chi phí về lương, cáckhoản trích theo lương, chi phí về nguyên vật liệu, chi phí khấu hao, bảo hành sảnphẩm… khó theo dõi, quản lý dẫn tới việc khó quy nạp theo từng đối tượng hạch toán

1.1.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán chi phí quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp

Trong các doanh nghiệp thương mại, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanhnghiệp là chỉ tiêu chất lượng quan trọng, phản ánh trình độ tổ chức, quản lý kinhdoanh của doanh nghiệp

Trong thực tế, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng sẽ dẫn tớilợi nhuận giảm Do đó, mục tiêu của công tác quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản

lý doanh nghiệp là hạn chế tới mức thấp nhất các khoản chi phí bất hợp lý, nâng caođược hiệu quả kinh doanh mà vẫn thực hiện đúng theo quy định của pháp luật

1.1.3.1 Yêu cầu về quản lý kế toán chi phí quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp

Chi phí có vai trò rất quan trọng đối với quá trình kinh doanh của một doanhnghiệp Chính vì vậy, các thông tin tổng hợp, chi tiết luôn phải được thu thập, kiểmtra, giám sát Quản lý chi phí phải quản lý những khoản mục cụ thể, kiểm tra, đốichiếu với các định mức chi phí, với dự toán, yêu cầu quản lý tổng mức chi phí phảichặt chẽ sao cho có thể giảm tối thiểu chi phí để thu được lợi nhuận Việc quản lý tổngmức chi phí tốt sẽ có những thông tin đầy đủ giúp cho việc quản lý của cấp trên đượcthuận tiện và có thể đưa ra những quyết định kịp thời, cần thiết Còn việc quản lý cáckhoản mục chi phí cụ thể giúp người quản lý theo dõi chi tiết từng khoản mục, từngyếu tố, cũng như từng nghiệp vụ, chi phí phát sinh để từ đó ta có thể so sánh giữa cáckhoản chi phí với dự toán, với định mức để xem xét, đánh giá để đề ra các biện phápnhằm giảm phí một cách hợp lý

Đối với những khoản phát sinh theo địa điểm như các khoản chi phí phát sinh ởcác đơn vị phụ thuộc (cửa hàng, kho) được theo dõi và kế toán trực tiếp Để thực hiệntốt kế toán theo địa điểm phát sinh cần phải tổ chức tốt công tác kế toán, giao chỉ tiêucho các đơn vị trực thuộc và kiểm tra tình hình thực hiện, chi tiêu chi phí một cáchchặt chẽ

Quy mô của chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp lớn hay nhỏ ảnhhưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp Vì vậy, chi phí bán hàng và chi phíquản lý doanh nghiệp cần được quản lý chặt chẽ theo từng yếu tố chi phí phát sinh trên

cơ sở nguyên tắc tiết kiệm và đảm bảo nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh

1.1.3.2 Nhiệm vụ của kế toán chi phí quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp

Để quản lý chặt chẽ chi phí kinh doanh, kế toán chi phí trong các doanh nghiệpthương mại cần thực hiện các nhiệm vụ cơ bản sau:

- Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí phát sinhtrong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp; kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của từngkhoản chi phí, tình hình thực hiện kế hoạch và định mức chi phí

- Mở sổ theo dõi chi tiết chi phí theo từng yếu tố, từng khoản mục và địa điểmphát sinh chi phí

- Xác định tiêu thức phân bổ và phân bổ chi phí kinh doanh cho hàng hoá đã tiêuthụ trong kỳ và hàng còn lại chưa tiêu thụ trong trường hợp doanh nghiệp có chu kỳ

- Cung cấp số liệu cho việc kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kếhoạch chi phí của doanh nghiệp.

1.2 Nội dung kế toán chi phí quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp

1.2.1 Kế toán chi phí quản lý kinh doanh theo quy định của chuẩn mực

Đến cuối năm 2006, Việt Nam đã ban hành và công bố 26 chuẩn mực kế toán(VAS) quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và yêu cầu về kế toán cơ bản, các yếu tố

và ghi nhận các yếu tố của báo cáo tài chính của doang nghiệp và 5 thông tư hướngdẫn thực hiện Về cơ bản, các chuẩn mực này được xây dựng theo các chuẩn mực kếtoán, kiểm toán quốc tế với một số điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện Việt Nam Kếtoán chi phí QLKD được quy định trong một số chuẩn mực như VAS 01, VAS 03,VAS 04, cụ thể như sau:

* Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 01, kế toán chi phí QLKD được thực hiệntheo các nguyên tắc sau:

- Cơ sở dồn tích: “Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quanđến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kếtoán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chitiền hoặc tương đương tiền Báo cáo tài chính lập trên cơ sở dồn tích phản ảnh tìnhhình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.”

Cụ thể: Nguyên tắc này nhấn mạnh vào việc ghi nhận các sự kiện phát sinhkhông căn cứ vào việc thu chi hay thực tế thu, thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền

Tại vì việc ghi nhận chi phí quản lý kinh doanh có ảnh hưởng quyết định đến việc xácđịnh kết quả kinh doanh cuối kỳ và ảnh hưởng đến báo cáo lợi nhuận của doanhnghiệp trong một kỳ kế toán Nên việc ghi nhận theo Cơ sở kế toán dồn tích được xem

là một nguyên tắc chính yếu đối với việc xác định kết quả kinh doanh của doanhnghiệp

- Hoạt động Liên tục: “Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định làdoanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thườngtrong tương lai gần, nghĩa là doanh nghiệp không có ý định cũng như không buộc phảingừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể quy mô hoạt động của mình Trường hợpthực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ

sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính.”

Cụ thể: Giả thiết doanh nghiệp hoạt động liên tục liên quan đến việc phản ánh chiphí của doanh nghiệp theo giá gốc không phản ánh theo giá thị trường Nguyên tắc nàycòn làm cơ sở cho các phương pháp tính hao mòn để phân chia giá trị tài sản cố địnhvào các chi phí hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian hoạt động của tài sản.

- Giá gốc: “Tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc Giá gốc của tài sản đượctính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp

lý của tài sản đó vào thời điểm tài sản được ghi nhận Giá gốc của tài sản không đượcthay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể.”

Nguyên tắc này quy định giá trị các chỉ tiêu về tài sản, công nợ, chi phí,… đượcphản ánh theo giá ở thời điểm mua tài sản đó, không phải giá trị tại thời điểm xác địnhgiá tài sản tính theo giá thị trường

- Phù hợp: “Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau Khi ghinhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quanđến việc tạo ra doanh thu đó Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo

ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đếndoanh thu của kỳ đó.”

Như vậy, chi phí được ghi nhận trong kì là toàn bộ các khoản chi phí liên quanđến việc tạo ra doanh thu và thu nhập của kì đó không phụ thuộc khoản chi phí đóđược chi ra trong kì nào Quy định hạch toán phù hợp giữa doanh thu và chi phí nhằmxác định và đánh giá đúng kết quả kinh doanh của từng thời kì kế toán giúp cho cácnhà quản trị có những quyết định kinh doanh đúng đắn và có hiệu quả

- Nhất quán: “Các chính sách và phương pháp kế toán doanh nghiệp đã chọn phảiđược áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm Trường hợp có thay đổichính sách và phương pháp kế toán đã chọn thì phải giải trình lý do và ảnh hưởng của

sự thay đổi đó trong phần thuyết minh báo cáo tài chính.”

Nguyên tắc nhất quán đảm báo cho thông tin mang tính ổn định và có thể so sánhđược giữa các kỳ kế toán với nhau và giữa kế hoạch, dự toán với thực hiện Trườnghợp thay đổi chính sách và phương pháp kế toán thường do doanh nghiệp chuyển đổihình thức sở hữu, thay đổi kế toán…

- Thận trọng: “Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập cácước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi:

a/ Phải lập các khoản dự phòng nhưng không lập quá lớn;

b/ Không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập;

c/ Không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí;

d/ Doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khảnăng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng vềkhả năng phát sinh chi phí.”

Cụ thể, chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chiphí Tuân thủ nguyên tắc thận trọng sẽ giúp cho doanh nghiệp bảo toàn nguồn vốn, hạnchế rủi ro và tăng khả năng hoạt động liên tục

- Trọng yếu: “Thông tin được coi là trọng yếu trong trường hợp nếu thiếu thôngtin hoặc thiếu chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể báo cáo tàichính, làm ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo tài chính

Tính trọng yếu phụ thuộc vào độ lớn và tính chất của thông tin hoặc các sai sót đượcđánh giá trong hoàn cảnh cụ thể Tính trọng yếu của thông tin phải được xem xét trên

cả phương diện định lượng và định tính.”

Nguyên tắc này được kế toán vận dụng vào trong việc trình bày trên báo cáo tàichính Những khoản mục có cùng nội dung, bản chất kinh tế, không phụ thuộc vào quy

mô có thể gộp lại thành một khoản mục Song bên cạnh đó, có những khoản mục quy

mô nhỏ nhưng lại có nội dung, bản chất kinh tế riêng biệt, mang tính trọng yếu và phảiđược trình bày riêng biệt trên BCTT

*Theo chuẩn mực kế toán VAS 03 quy định như sau:

Trong kỳ, khi doanh nghiệp sử dụng TSCĐ phục vụ cho các hoạt động kinhdoanh tại doang nghiệp, giá trị phải khấu hao của TSCĐ hữu hình được phân bổ mộtcách có hệ thống trong thời gian sử dụng hữu ích của chúng Phương pháp khấu haophải phù hợp với lợi ích kinh tế mà tài sản đem lại cho doanh nghiệp Số khấu hao củatừng kỳ được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ, trừ khi chúng đượctính vào giá trị của các tài sản khác, như: Khấu hao TSCĐ hữu hình dùng cho các hoạtđộng trong giai đoạn triển khai là một bộ phận chi phí cấu thành nguyên giá TSCĐ vôhình (theo quy định của chuẩn mực TSCĐ vô hình), hoặc chi phí khấu hao TSCĐ hữuhình dùng cho quá trình tự xây dựng hoặc tự chế các tài sản khác

Ba phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình, gồm:

- Phương pháp khấu hao đường thẳng;

- Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần;

- Phương pháp khấu hao theo số lượng sản phẩm

Theo phương pháp khấu hao đường thẳng, số khấu hao hàng năm không thay đổitrong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản Theo phương pháp khấu hao theo số

dư giảm dần, số khấu hao hàng năm giảm dần trong suốt thời gian sử dụng hữu ích củatài sản Phương pháp khấu hao theo số lượng sản phẩm dựa trên tổng số đơn vị sảnphẩm ước tính tài sản có thể tạo ra Phương pháp khấu hao do doanh nghiệp xác định

để áp dụng cho từng TSCĐ hữu hình phải được thực hiện nhất quán, trừ khi có sự thayđổi trong cách thức sử dụng tài sản đó Doanh nghiệp không được tiếp tục tính khấuhao đối với những TSCĐ hữu hình đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn còn sử dụng vàohoạt động sản xuất, kinh doanh

Thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ hữu hình phải được xem xét lại theo định

kỳ, thường là cuối năm tài chính Nếu có sự thay đổi đáng kể trong việc đánh giá thờigian sử dụng hữu ích của tài sản thì phải điều chỉnh mức khấu hao

Chế độ sửa chữa và bảo dưỡng TSCĐ hữu hình có thể kéo dài thời gian sử dụnghữu ích thực tế hoặc làm tăng giá trị thanh lý ước tính của tài sản nhưng doanh nghiệpkhông được thay đổi mức khấu hao của tài sản

*Theo VAS 04 quy định như sau:

Khi sử dụng các TSCĐ vô hình phục vụ hoạt động kinh doanh, giá trị phải khấuhao của TSCĐ vô hình được phân bổ một cách có hệ thống trong suốt thời gian sửdụng hữu ích ước tính hợp lý của nó Thời gian tính khấu hao của TSCĐ vô hình tối đa

là 20 năm Việc trích khấu hao được bắt đầu từ khi đưa TSCĐ vô hình vào sử dụng

Phần mềm máy vi tính và các TSCĐ vô hình khác có thể nhanh chóng bị lạc hậu

về kỹ thuật thì thời gian sử dụng hữu ích của các tài sản này thường là ngắn hơn

Phương pháp khấu hao TSCĐ vô hình được sử dụng phải phản ánh cách thức thuhồi lợi ích kinh tế từ tài sản đó của doanh nghiệp Phương pháp khấu hao được sửdụng cho từng TSCĐ vô hình được áp dụng thống nhất qua nhiều thời kỳ và có thểđược thay đổi khi có sự thay đổi đáng kể cách thức thu hồi lợi ích kinh tế của doanhnghiệp Chi phí khấu hao cho từng thời kỳ phải được ghi nhận là chi phí hoạt động sảnxuất, kinh doanh, trừ khi chi phí đó được tính vào giá trị của tài sản khác

Có ba (3) phương pháp khấu hao TSCĐ vô hình, gồm:

- Phương pháp khấu hao đường thẳng;

- Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần;

- Phương pháp khấu hao theo số lượng sản phẩm

Theo phương pháp khấu hao đường thẳng, số khấu hao hàng năm không đổitrong suốt thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ vô hình

Theo phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần, số khấu hao hàng năm giảmdần trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản

Phương pháp khấu hao theo số lượng sản phẩm dựa trên tổng số đơn vị sản phẩmước tính tài sản có thể tạo ra

1.2.2 Kế toán chi phí quản lý kinh doanh theo quy định của chế độ kế toán hiện hành (Thông tư 133/2016/TT-BTC)

Các chứng từ kế toán được sử dụng khi hạch toán chi phí quản lý kinh doanh tuỳthuộc vào nội dung từng khoản mục chi phí phát sinh, gồm:

- Hóa đơn GTGT: Là các hóa đơn công ty tiếp nhận từ bên ngoài, phản ánh chiphí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền phục vụ cho hoạt động bán hàng vàquản lý của doanh nghiệp

- Bảng tính trích khấu hao TSCĐ: Dùng để phản ánh chi phí khấu hao TSCĐdùng cho quản lý Khấu hao hợp lý là biện pháp quan trọng để thực hiện bảo toàn vốn

cố định, làm cho doanh nghiệp có thể thu hồi được đầy đủ vốn cố định khi TSCĐ hếtthời hạn sử dụng Khấu hao hợp lý giúp doanh nghiệp có thể tập trung được vốn từtiền khấu hao để có thể thực hiện kịp thời việc đổi mới máy móc, thiết bị công nghệ.

- Thông báo thuế, Bảng kê nộp thuế, Biên lai thu thuế…: để phản ánh các khoảnthuế, phí và lệ phí phải nộp

- Các hoá đơn dịch vụ: Hóa đơn là một loại chứng từ thương mại được bên báncung cấp cho bên mua, trong đó kê khai những thông tin về chủng loại, số lượng, giáthành của loại hàng hóa hoặc dịch vụ được giao cho bên mua Các điều khoản thanhtoán sẽ được ghi cụ thể trong hóa đơn (như thời hạn thanh toán, số dư nợ, chiết khấu,

- Phiếu chi: Là phiếu do kế toán lập thành 3 liên, chỉ sau khi đã có chữ ký theotừng liên của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ

Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền ghi số tiền thực nhận (bằng chữ) vào phiếuchi trước khi ký và ghi rõ họ tên Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi

sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với các chứng từ gốc để vào sổ kế toán, liên 3 giaocho người nhận tiền

- Bảng tính lương và các khoản trích theo lương: Phản ánh tiền lương, các khoảntrích theo lương của nhân viên bán hàng và cán bộ quản lý

- Các chứng từ liên quan khác như: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu kế toán đặctrưng của doanh nghiệp

1.2.2.2 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán chi phí quản lý kinh doanh, kế toán sử dụng tài khoản 642 “Chi phíquản lý kinh doanh” Tài khoản này dùng để tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lýkinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí khác liên quan đến hoạt động chung củatoàn doanh nghiệp

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này như sau:

Bên Nợ:

- Các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ

- Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòngphải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết)

Bên Có:

- Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh

- Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số

dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết)

- Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào tài khoản 911 “Xác định kết quảkinh doanh

Tài khoản 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2như sau:

- TK 6421 – Chi phí bán hàng: Phản ánh chi phí bán hàng thực tế phát sinh trongquá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp vàtình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

- TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh chi phí quản lý chung củadoanh nghiệp phát sinh trong kỳ và tình hình kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911– Xác định kết quả kinh doanh

Các TK khác có liên quan như: TK 111, 112,133, 331, 911…

1.2.2.3 Trình tự hạch toán

Kế toán chi phí quản lý kinh doanh tại doanh nghiệp được chi tiết theo các hoạt động,

cụ thể như sau:

a/ Kế toán chi phí phục vụ hoạt động bán hàng

- Lương và các khoản trích theo lương

Khi phản ánh tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhânviên bộ phận bán hàng, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảohiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhânthọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) của nhân viên phục vụ trực tiếp cho quá trình bánsản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6421) Ghi tăng “Phải trả người lao động” , “Phải trả khác” (các TK 334, 338).

- Vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng+ Khi phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho bộphận bán hàng như: xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐchung của doanh nghiệp,… ghi:

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6421) Ghi tăng “Thuế GTGT được khấu trừ” (nếu được khấu trừ) (TK 133) Ghi giảm “Nguyên liệu, vật liệu” (TK 152)

Ghi giảm các TK liên quan (TK 111, 112, 242, 331,…).

+ Khi phản ánh trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua về sửdụng ngay cho bộ phận bán hàng không qua nhập kho được tính trực tiếp một lần vàochi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6421) Ghi tăng “Thuế GTGT được khấu trừ” (nếu được khấu trừ) (TK 133) Ghi giảm “Công cụ, dụng cụ” (TK 153)

Ghi giảm các TK liên quan (TK 111, 112, 242, 331,…).

- Chi phí khấu hao TSCĐKhi trích khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng như: Nhà cửa, vật kiếntrúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,… ghi:

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6421) Ghi tăng “Hao mòn TSCĐ” (TK 214).

- Chi phí bảo hành+ Trường hợp doanh nghiệp bán hàng cho khách hàng có kèm theo giấy bảo hànhsửa chữa cho các khoản hỏng hóc do lỗi sản xuất được phát hiện trong thời gian bảohành sản phẩm, hàng hóa, doanh nghiệp tự ước tính chi phí bảo hành trên cơ sở sốlượng sản phẩm, hàng hóa đã xác định là tiêu thụ trong kỳ Khi lập dự phòng cho chiphí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã bán ghi:

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6421) Ghi tăng “Dự phòng phải trả” (TK 3521)

+ Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả về bảohành sản phẩm, hàng hóa đã lập ban đầu, như chi phí NVL, chi phí nhân công trựctiếp, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài…

Ghi tăng “ Chi phí SXKD dở dang” (TK 154) Ghi tăng “Thuế GTGT được khấu trừ” (nếu Có) (TK 133) Ghi giảm các TK liên quan (TK 111, 112, 152, 214, 331)

+ Khi sửa chữa bảo hành sản phẩm hoàn thành, bàn giao cho khách hàng ghi:

Ghi giảm “Dự phòng phải trả” (TK 3521) Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6421) Ghi giảm “Chi phí SXKD dở dang” (TK 154)

+ Khi lập BCTC, nếu số dự phòng cần lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòngphải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hạch toánvào chi phí, ghi:

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6421) Ghi tăng “Dự phòng phải trả” (TK 3521)

+ Khi lập BCTC, nếu số dự phòng cần lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòngphải trả đã lập ở kỳ kế toán trước nhưng chưa sử dụng hết thì số chênh lệch hạch toánvào chi phí, ghi:

Ghi giảm “Dự phòng phải trả” (TK 3521) Ghi giảm “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6421)

- Chi phí dịch vụ mua ngoàiKhi phản ánh tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữaTSCĐ dùng cho quản lý kinh doanh một lần với giá trị nhỏ, ghi:

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6421) Ghi tăng “Thuế GTGT được khấu trừ” (nếu có) (TK 133) Ghi giảm các TK liên quan (TK 111, 112, 331, 335,…).

- Chi phí bằng tiền khácKhi phát sinh các chi phí bằng tiền phục vụ hoạt động bán hàng, kế toán ghi:

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6421) Ghi tăng “Thuế GTGT được khấu trừ” (nếu có) (TK 133) Ghi giảm các TK liên quan (TK 111, 112, 331, 335,…).

- Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả cho bên nhận đại lý, ghi:

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6421) Ghi tăng “Thuế GTGT được khấu trừ” (nếu có) (TK 133)

Ghi giảm “Phải thu của khách hàng” (TK 131).

- Xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáoĐối với hàng hóa mua vào hoặc sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra dùng đểkhuyến mại, quảng cáo:

+ Trường hợp xuất sản phẩm, hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo không thutiền, không kèm theo các điều kiện khác như phải mua sản phẩm, hàng hóa, ghi:

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6421) Ghi giảm các TK liên quan (TK 155, 156).

+ Trường hợp xuất hàng hóa để khuyến mại, quảng cáo nhưng khách hàng chỉđược nhận hàng khuyến mại, quảng cáo kèm theo các điều kiện khác như phải mua sảnphẩm, hàng hóa (ví dụ như mua 2 sản phẩm được tặng 1 sản phẩm….) thì kế toán phảnánh giá trị hàng khuyến mại, quảng cáo vào giá vốn hàng bán (trường hợp này bảnchất giao dịch là giảm giá hàng bán)

Đối với trường hợp doanh nghiệp có hoạt động thương mại được nhận hàng hóa(không phải trả tiền) từ nhà sản xuất, nhà phân phối để quảng cáo, khuyến mại chokhách hàng mua hàng của nhà sản xuất, nhà phân phối:

+ Khi nhận hàng của nhà sản xuất (không phải trả tiền) dùng để khuyến mại,quảng cáo cho khách hàng, nhà phân phối phải theo dõi chi tiết số lượng hàng trong hệthống quản trị nội bộ của mình và thuyết minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chínhđối với hàng nhận được và số hàng đã dùng để khuyến mại cho người mua (như hànghóa nhận giữ hộ)

+ Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàngkhuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận thu nhập khác là giá trị số hàng khuyếnmại không phải trả lại, ghi:

Ghi tăng “Hàng hoá” (giá trị hợp lý) (TK 156) Ghi tăng “Thu nhập khác” (TK 711).

b/ Kế toán chi phí phục vụ quản lý doanh nghiệp

- Lương và các khoản trích theo lươngKhi phản ánh tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhânviên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phícông đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động các khoản hỗ trợ khác

(như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) của nhân viên phục vụ quản lýdoanh nghiệp.

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6422) Ghi tăng “Phải trả người lao động” , “Phải trả khác” (các TK 334, 338).

- Vật liệu, công cụ dụng cụ+ Khi phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho bộphận quản lý doanh nghiệp như: xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữaTSCĐ chung của doanh nghiệp,… ghi:

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6422) Ghi tăng “Thuế GTGT được khấu trừ” (nếu được khấu trừ) (TK 133) Ghi giảm “Nguyên liệu, vật liệu” (TK 152)

Ghi giảm các TK liên quan (TK 111, 112, 242, 331,…)

+ Khi phản ánh trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua về sửdụng ngay cho bộ phận quản lý doanh nghiệp không qua nhập kho được tính trực tiếpmột lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6422) Ghi tăng “Thuế GTGT được khấu trừ” (nếu được khấu trừ) (TK 133) Ghi giảm “Công cụ, dụng cụ” (TK 153)

Ghi giảm các TK liên quan (TK 111, 112, 242, 331,…).

- Khấu hao TSCĐKhi trích khấu hao TSCĐ dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp như: Nhà cửa,vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,… ghi:

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6422) Ghi tăng “Hao mòn TSCĐ” (TK 214).

- Chi phí dự phòng phải thu khó đòi+ Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này lớn hơn số đãtrích lập từ kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6422) Ghi giảm “Dự phòng tổn thất tài sản” (TK 2293).

+ Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này nhỏ hơn số đãtrích lập từ kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:

Ghi tăng “Dự phòng tổn thất tài sản” (TK 2293) Ghi giảm “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6422).

+ Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khóđòi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua,bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên

+ Doanh nghiệp trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi đối với khoản cho vay,

ký cược, ký quỹ, tạm ứng… được quyền nhận lại tương tự như đối với các khoản phảithu theo quy định của pháp luật

- Chi phí dự phòng phải trả+ Khi trích lập dự phòng phải trả cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòngphải trả khác (trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xâydựng), ghi:

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6422) Ghi tăng “Dự phòng phải trả” (TK 352).

+ Trường hợp sổ dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn số dựphòng phải trả đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch đượchoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi:

Ghi giảm “Dự phòng phải trả” (TK 352) Ghi giảm “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6422).

- Chi phí dịch vụ mua ngoài+ Thuế môn bài, tiền thuê đất,… phải nộp Nhà nước, ghi:

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6422) Ghi tăng “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước” (TK 333).

+ Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ dùngcho quản lý doanh nghiệp một lần với giá trị nhỏ, ghi:

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6422) Ghi tăng “Thuế GTGT được khấu trừ” (nếu có) (TK 133) Ghi giảm các TK liên quan (TK 111, 112, 331, 335,…).

- Chi phí bằng tiền khác+ Khi phản ánh lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, ghi:

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6422)

Ghi giảm các TK liên quan (các TK 111, 112).

+ Khi phản ánh chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chicho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác, ghi:

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6422) Ghi tăng “Thuế GTGT được khấu trừ” (nếu được khấu trừ thuế) (TK 133) Ghi giảm các TK liên quan (TK 111, 112, 331,…)

+ Khi phản ánh các chi phí phát sinh bằng tiền phục vụ bộ phận quản lý doanhnghiệp, kế toán ghi:

Ghi tăng “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 6422) Ghi tăng “Thuế GTGT được khấu trừ” (nếu được khấu trừ thuế) (TK 133) Ghi giảm các TK liên quan (các TK 111, 112).

Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh tính vào Tài khoản 911

để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, ghi:

Ghi nhận “Xác định kết quả kinh doanh” (TK 911) Ghi nhận “Chi phí quản lý kinh doanh” (TK 642).

1.2.2.4 Sổ kế toán

Tùy theo hình thức ghi sổ tại các doanh nghiệp mà có hệ thống sổ kế toán khác nhau

a/ Hình thức Sổ nhật ký chungĐặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụkinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật

ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kếtoán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từngnghiệp vụ phát sinh

Hình thức này bao gồm các loại sổ kế toán sau:

- Sổ nhật ký chung

- Sổ nhật ký đặc biệt

- Sổ cái TK 642

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 6421, TK 6422, TK 911 và các TK liên quan

Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung được thể hiện như sau:

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra kế toán ghi nghiệp vụ phát sinhvào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào

Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiếtthì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các

sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

- Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày hoặc định kỳ, căn

cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật

ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượngnghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tàikhoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghiđồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối tàikhoản Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợpchi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính

b/ Hình thức nhật ký sổ cáiCác nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tựthời gian và theo nội dung kinh tế (theo TK kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toántổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ cái là cácchứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Hình thức Nhật ký -

Sổ cái sử dụng các sổ kế toán như:

- Sổ Nhật ký – Sổ cái

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết như sổ chi tiết TK 6421, sổ chi tiết TK 6422, sổ chitiết TK 911 và các sổ liên quan

Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tàikhoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái Chứng từ kế toán vàBảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, đượcdùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

- Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong thángvào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệucủa cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần

Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng

trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối thángnày Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra

số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái

c/ Hình thức chứng từ ghi sổĐặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi

sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm

- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổnghợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ được đánh

số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng

từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khighi sổ kế toán

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau

- Chứng từ ghi sổ;

- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;

- Sổ Cái TK 6421, sổ cái TK 6422;

- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết của TK 6421, 6422, 911 và các TK liên quan

Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ như sau:

- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kếtoán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từghi sổ Từ đó ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào Sổ Cái Các chứng

từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kếtoán chi tiết có liên quan

- Cuối tháng, khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phátsinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng

số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Căn cứ vào Sổ Cái lập BảngCân đối số phát sinh Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảngtổng hợp chi tiết dùng để lập Báo cáo tài chính

- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng sốphát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau vàbằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

- Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phátsinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phảibằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.

d/ Hình thức kế toán trên máy vi tính

- Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toánđược thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính

Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kếtoán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây

Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải inđược đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

- Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổcủa hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy vi tính:

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, nhập dữ liệu vàophần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kếtoán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

- Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính

Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luônđảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kếtoán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã

in ra giấy

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghibằng tay

1.2.2.5 Trình bày thông tin trên báo cáo tài chính

Theo quy định trong của Chuẩn mực và Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành(Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 21 và Thông tư số 133/2016/TT-BTC ) thì thông tin

về chi phí của doanh nghiệp được trình bày ở hai báo cáo: Báo cáo kết quả kinh doanh

và Thuyết minh báo cáo tài chính Khi lập và trình bày BCTC phải tuân thủ các

*Về Báo cáo kết quả kinh doanh:

Nội dung báo cáo kết quả kinh doanh: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanhphản ánh tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm kếtquả từ hoạt động kinh doanh chính và kết quả từ các hoạt động tài chính và hoạt độngkhác của doanh nghiệp

Theo VAS 21 – Trình bày báo cáo tài chính đoạn 56 quy định về các khoản mụccủa Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thì chi phí sản xuất kinh doanh trên báo cáonày được phân loại theo chức năng (Giá vốn hàng bán, Chi phí bán hàng, Chi phí quản

lý doanh nghiệp) Bên cạnh đó đoạn 60 quy định: “Doanh nghiệp phân loại các khoảnchi phí theo chức năng cần phải cung cấp những thông tin bổ sung về tính chất của cáckhoản chi phí, ví dụ như chi phí khấu hao và chi phí lương công nhân viên” Như vậy,trên Báo cáo kết quả kinh doanh các chi phí quản lý toàn doanh nghiệp được trình bàytại chỉ tiêu Chi phí quản lý doanh nghiệp

Cơ sở lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:

- Căn cứ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trước

- Căn cứ vào sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết trong kỳ dùng cho các tàikhoản từ loại 5 đến loại 9

- Đối với chỉ tiêu chi phí quản lý kinh doanh (Mã số 24) Chỉ tiêu này phản ánhtổng chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ báo cáo Số liệu để ghi vào chỉ tiêunày là tổng số phát sinh bên Có của TK 642, đối ứng với bên Nợ của TK 911 trong kỳbáo cáo

*Thuyết minh báo cáo tài chínhBản thuyết minh BCTC của doanh nghiệp phải trình bày những nội dung dưới đây:

- Các thông tin về cơ sở lập và trình bày BCTC và các chính sách kế toán cụ thểđược chọn và áp dụng đối với các giao dịch và các sự kiện quan trọng

- Trình bày các thông tin theo quy định của các chuẩn mực kế toán chưa đượctrình bày trong các BCTC khác (các thông tin trọng yếu)

- Cung cấp thông tin bổ sung chưa được trình bày trong các BCTC khác, nhưnglại cần thiết cho việc trình bày trung thực và hợp lý tình hình tài chính của doanhnghiệp.

- Cụ thể chỉ tiêu Chi phí quản lý kinh doanh của doanh nghiệp trên bản Thuyếtminh báo cáo tài chính được làm rõ các khoản mục, so sánh chỉ tiêu năm nay với chỉtiêu năm trước Tại đây, các thông tin chi phí được giải thích cụ thể

Cơ sở lập thuyết minh báo cáo tài chính:

- Căn cứ vào Báo cáo tình hình tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động kinhdoanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ kỳ báo cáo;

- Căn cứ vào sổ kế toán tổng hợp; Sổ, thẻ kế toán chi tiết hoặc bảng tổng hợpchi tiết có liên quan như TK 642, TK 911;

- Căn cứ vào Bản thuyết minh Báo cáo tài chính kỳ trước;

- Căn cứ vào tình hình thực tế của doanh nghiệp và các tài liệu liên quan