Xét tình hình thực tế tại các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND huyện và các địa phương về thực hiện quy trình văn bản điện tử và lưu trữ hồ sơ điện tử, Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn
Trang 1ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN CAN LỘC _
Số: 07/HD -UBND
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _
Can Lộc, ngày 04 tháng 01 năm 2021
HƯỚNG DẪN Thực hiện quy trình gửi nhận văn bản điện tử và
lưu trữ hồ sơ điện tử năm 2021
Thực hiện Nghị định số 30/2020/NĐ - CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ
về công tác Văn thư; Quyết định số 1538/QĐ - UBND ngày 14/06/2016 của UBND tỉnh Hà Tĩnh về quy định loại hình gửi văn bản điện tử và văn bản giấy của cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh Quyết định số 1619/QĐ - UBND ngày 01/07/2020 của Ủy ban nhân dân huyện về việc ban hành Quy chế làm việc của ủy ban nhân dân huyện và phân công nhiệm vụ thành viên ủy ban nhân dân nhiệm kỳ 2016 - 2021 Xét tình hình thực tế tại các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND huyện và các địa phương về thực hiện quy trình văn bản điện
tử và lưu trữ hồ sơ điện tử, Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn thực hiện quy trình gửi nhận văn bản điện tử và lưu trữ hồ sơ điện tử năm 2021 trên phần mềm
hồ sơ công việc cụ thể như sau:
I Quy trình xử lý văn bản đến
1 Đối với cơ quan UBND huyện
1.1 Tạo sổ công văn đến
Văn thư UBND huyện tạo sổ văn bản đến “Công văn đến năm 2021” hoặc tạo các sổ cá biệt như “ sổ đến Đảng ủy 2021”, “ sổ văn bản chỉ đạo 2021” “ sổ công đoàn 2021”…
1.2 Quy trình thực hiện
- Văn bản đến qua mạng, văn bản đến nội bộ nếu nơi nhận “ Ủy ban nhân dân huyện Can Lộc”, Văn thư UBND huyện vào sổ gửi cho đồng chí Chánh Văn phòng Đồng chí Chánh Văn phòng căn cứ phân công nhiệm vụ của các lãnh đạo
để chuyển văn bản đến lãnh đạo Lãnh đạo căn cứ chức năng, nhiệm vụ tham mưu thực hiện của các đơn vị để chuyển cho trưởng phòng xử lý
- Văn bản đến qua mạng, văn bản đến nội bộ nơi gửi là các phòng, ban, đơn
vị thuộc cơ quan chính quyền huyện, Văn thư UBND huyện vào sổ và gửi trực tiếp cho nơi nhận
- Đối với văn bản đến gửi các ban, các nhóm chức danh cụ thể, Văn thư UBND huyện vào sổ gửi trực tiếp cho các thành phần được gửi
- Đối với Giấy mời, Văn thư UBND huyện gửi đồng chí Chánh Văn phòng
và thành phần liên quan trong Giấy mời
2 Đối với các phòng, ban, cơ quan, đơn vị và các địa phương trên địa bàn huyện
2.1 Tạo sổ công văn đến
Trang 2Văn thư các phòng, ban, các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, thị trấn tạo
sổ công văn đến “Sổ công văn đến năm 2021” ” hoặc tạo sổ cá biệt như “ sổ đến Đảng ủy 2021”, “ sổ văn bản chỉ đạo 2021” “ sổ công đoàn 2021”…
2.2 Quy trình thực hiện
a Đối với các phòng, ban đơn vị thuộc cơ quan chính quyền huyện
Văn bản đến Trưởng phòng phân nhiệm vụ cho chuyên môn và gửi 1 bản
về văn thư phòng để lưu trữ
b Đối với UBND các xã, trường học, Trạm y tế các đơn vị được cấp khóa Hồ sơ công việc
- Văn thư UBND các xã, thị trấn vào sổ văn bản đến năm 2021 gửi lãnh đạo địa phương Căn cứ vào nội dung văn bản, lãnh đạo xác định loại văn bản như sau:
+ Đối với văn bản thông thường, để biết, lãnh đạo gửi cho chuyên môn tham mưu xử lý hoặc tự cá nhân xử lý
+ Đối với văn bản chỉ đạo: Lãnh đạo xác định thời hạn của văn bản nhập vào và tiến hành theo dõi đôn đốc cán bộ, công chức thực hiện
- Đối với văn bản gửi trực tiếp cho các thành phần liên quan như (công đoàn, đảng viên, cá nhân có trong văn bản) Văn thư các phòng, ban, các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, thị trấn vào sổ gửi gửi các thành phần liên quan
II Quy trình xử lý văn bản đi
1 Văn bản tham mưu của các phòng, ban, các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, thị trấn
Văn thư các phòng, ban, các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, thị trấn tạo danh mục sổ công văn đi “Sổ công văn đi năm 2021” hoặc phân loại ra các loại
số “Báo cáo2021”, “ Thông báo 2021” …
2 Quy trình xử lý thực hiện tham mưu văn bản cấp huyện
- Chuyên viên tham mưu văn bản kiểm tra loại văn bản tham mưu
+ Đối với văn bản thông thường, gửi lãnh đạo đơn vị duyệt nội dung, gửi lãnh đạo Văn phòng HĐND- UBND huyện đã phân công phụ trách để thẩm định thể thức và trình ký duyệt
+ Đối với văn bản thực hiện theo ý kiến chỉ đạo, đánh dấu kết thúc văn bản chỉ đạo và thực hiện gửi lãnh đạo đơn vị duyệt nội dung, gửi lãnh đạo Văn phòng UBND đã phân công phụ trách để thẩm định thể thức và trình ký duyệt
- Đối với một số văn bản cần thẩm định nhiều phòng, gửi đến lãnh đạo của các phòng cần thẩm định xử lý và yêu cầu đơn vị thẩm định gửi trả lại cho người tham mưu để thực hiện quy trình gửi nhận theo quy định
- Một số văn bản thông thường khác, lãnh đạo phòng chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức và trình ký lãnh đạo huyện không cần xin ý kiến lãnh đạo Văn phòng UBND huyện
- Lãnh đạo huyện kiểm duyệt nội dung văn bản, chuyển thành văn bản đi
- Văn thư UBND huyện vào sổ lấy số và ban hành văn bản
3 Quy trình xử lý thực hiện tham mưu văn bản tại các cơ quan, đơn
vị, UBND các xã, thị trấn
Trang 3Cán bộ tham mưu văn gửi lãnh đạo cơ quan, đơn vị và UBND các xã, thị trấn kiểm tra, duyệt; Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, thị trấn sau khi thực hiện kiểm tra, trả lại hoặc đồng ý ký duyệt chuyển thành văn bản đi
- Văn thư vào sổ, ký số và tiến hành gửi văn bản đi
III Thực hiện lưu trữ hồ sơ gốc
- Văn thư in văn bản cuối cùng ra và định kỳ ký lãnh đạo để lưu trữ hồ sơ thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ - CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ
về công tác Văn thư
- Đối với một số văn bản không thực hiện đúng quy trình, yêu cầu cơ quan tham mưu xin đủ chữ ký thẩm định, đánh dấu tại hồ sơ gốc ghi “SQT”, tiến hành ban hành văn bản đi và gửi văn bản
Trên đây là hướng dẫn thực hiện quy trình gửi nhận văn bản điện tử và lưu trữ hồ sơ điện tử năm 2021, yêu cầu các phòng, ban, các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện tổ chức thực hiện nghiêm túc theo hướng dẫn này./
Nơi nhận:
- Sở Thông tin và Truyền thông;
- Sở Nội vụ;
- TT Huyện ủy - HĐND huyện;
- Chủ tịch, các PCT UBND huyện;
- Các phòng, ban, đơn vị thuộc UBND huyên;
- UBND các xã, thị trấn;
- Các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện;
- Lưu VT.
Gửi VB điện tử
TM ỦY BAN NHÂN DÂN
KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Tiến Dũng