Tư vấn phân tích thiết kế để cập nhật một hệ thống thông tin về chu trình chi phí tại một doanh nghiệp kinh doanh thương mại

Hệ thống thông tin kế toán: là hệ thống thông tin có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt và cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản trị ở bên trong doanh nghiệ

LỜI MỞ ĐẦU

Mua hàng là giai đoạn đầu của hoạt động sản xuất kinh doanh, đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn sang hình thái sản phẩm hàng hóa Vì vậy, đẩy nhanh quá trình mua hàng hóa của hoạt đông SXKD của doanh nghiệp trong xu thế thương mại hóa, toàn cầu hóa hiện nay, khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng nhiều và đòi hỏi phải đáp ứng nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu quản lý Do vậy, công nghệ tin học đóng một vai trò quan trọng trong công tác quản lý nói chung, quản lý mua hàng nói riêng

Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác quản lý mua hàng trong hoạt động của

Doang nghiệp thương mại nhóm em đã chọn đề tài “Tư vấn phân tích thiết kế để cập nhật một hệ thống thông tin về chu trình chi phí tại một doanh nghiệp kinh doanh thương mại”

Với mục tiêu mô tả và xây dựng hệ thống quản lý chu trình chi phí mua hàng hóa trong DN nhằm đạt được hiệu quả cao hơn, đề tài đã nghiên cứu công tác quản lý chu trình chi phí mua hàng hóa trong điều kiện ứng dụng công nghệ tin học

Kết cấu của bài tiểu luận gồm 3 phần chính:

Chương I: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý chi phí Chương II: Mô tả hệ thống mới được tin học hóa trong tối đa các khâu xử lý

nghiệp vụ (phân tích thiết kế HTTT quản lý chi phí)

Chương III: Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu

trong chu trình chi phí

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

CHI PHÍ

I Cơ sở lý luận về HTTT kế toán

1 Khái niệm chung:

a Khái niệm:

Hệ thống: là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc

lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung

Hệ thống thông tin: là một tập hợp các phần cứng, phần mềm, hệ mạng truyền thông

được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của tổ chức

Hệ thống thông tin kế toán: là hệ thống thông tin có chức năng thu thập, xử lý, lưu

trữ, truyền đạt và cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho yêu cầu quản trị ở bên trong doanh nghiệp và các yêu cầu quản lý bên ngoài doanh nghiệp

b Vai trò của HTTT trong hoạt động SXKD:

- HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt các quyết định (mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp,…)

- Việc xây dựng HTTT hoạt động hiệu quả là mục tiêu của các tổ chức

- Vai trò của HTTT trong DN

c Chức năng của HTTT thủ công và tin học

 Chức năng thủ công

- Tìm kiếm thu thâp thông tin về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để có thể phân tích đánh giá thông tin và đưa ra các quyết đinh phù hợp

- Các nhà quản trị lập kế hoạch chiến lược và đưa ra quyết định

- Phân tích xử lý thông tin, lập báo cáo

Hỗ trợ các chiến lược lợi thế cạnh tranh

Hỗ trợ việc ra quyết định kinh

Hỗ trợ các quy trình nghiệp

vụ và các hoạt động kinh doanh

- Tìm hiểu các thông tin từ khách hàng và đối thủ cạnh tranh Quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày

- Lập các mục tiêu và đánh giá quá trình thực hiện các mục tiêu và đưa ra các quyết định của việc thực hiện các mục tiêu

- Thực hiện các thủ tục kế toán nhằm xây dựng báo cáo tài chính, các bảng biểu cân đối kế toán

- Ghi chép để lưu trữ giữ liệu về đối tượng bị ảnh hưởng

 Chức năng tin học

- Nhận thông tin, nhập dữ liệu , quản lý và lưu trữ dữ liệu, tính toán hoặc thao tác trên

dữ liệu

- Tìm kiếm nội dung, mô tả chi tiết những thông tin kế toán, về khách hàng, ngày nhập tin, có thể tìm kiếm theo các chỉ tiêu của từng nhóm

Trình diễn thông tin sản phẩm, hiển thị thông tin chi tiết

- Quản lý người dùng và phân quyền sử dụng hệ thống: quản trị người sử dụng, quản

lý người dùng được phép sử dụng

- Xử lý và lưu trữ thông tin, phân phối thông tin ra ngoài cho người sử dụng một cách nhanh nhất

- Cung cấp thông tin cho đối tượng bên trong và bên ngoài

- Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày

- Trợ giúp các hoạt dộng quản lý của tổ chức ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược

- Tạo ra các báo cáo cho nhà quản lý 1 cách định kỳ hoặc theo yêu cầu : ví dụ như các

hệ thống tính lương

- Thực hiện viêc liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cho các hệ tác nghiệp

- Từ các sự kiện kinh tế tạo ra các dữ liệu và được ghi ban đầu trên các chứng từ

- Tổng hợp để tạo ra thông tin truyền đạt tới người sử dụng

2 Mô hình tổng quát:

- Quy trình xử lý dữ liệu thành thông tin + Nhập dữ liệu đầu vào: là công đoạn đầu tiên trong quy trình, dữ liệu đầu vào có

đầy đủ, chính xác thì việc xử lý thông tin mới có ý nghĩa

+ Xử lý dữ liệu thành thông tin: là công đoạn trung tâm và có vai trò quyết định

trong quy trình

+ Lưu trữ dữ liệu: phục vụ cho việc xử lý và tái sử dụng trong tương lai.

+ Xuất thông tin đầu ra: gồm bảng biểu số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá (hiện

trạng và quá trình kinh tế), cung cấp (truyền đạt đến) các đối tượng trong và ngoài tổ chức (kinh tế)

II Khái quát chung về công tác quản lý chi phí

1 Nhiệm vụ chung của kế toán chi phí

Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động SXKD tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trường với mục tiêu là lợi nhuận

Mua hàng là giai đoạn đầu của hoạt động SXKD, đây là quá trình chuyển hóa vốn

từ hình thái vốn sang hình thái sản phẩm hàng hóa, dịch vụ

Vì vậy kế toán mua hàng có nhiệm vụ phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình mua hàng và sự biến động của từng loại sản phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu

số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị Đồng thời cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho công tác ghi sổ kế toán

Ghi sổ kế toán: kế toán tùy theo các nghiệp vụ kinh tế mà doanh nghiệp thực hiện

để ghi chúng vào các sổ chi tiết các tài khoản tương ứng

- TK111, TK112: Theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng

- TK331: Thanh toán tình hình trả nợ và nợ nhà cung cấp

- TK156: Theo dõi tình hình hàng xuất – nhập – tồn trong kho

- Tương tự, với việc ghi sổ chi tiết, kế toán ghi nhận các khoản phát sinh vào sổ cái các tài khoản 111,112, 331, 156…

- Sổ cái các tài khoản dùng để ghi chép tổng hợp tình hình biến động của tài sản, nguồn vốn, tình hình kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

- Sổ chi tiết các tài khoản dùng để chi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến đối tượng kế toán cần phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý

2 Các nghiệp vụ cơ bản của kế toán chi phí

Nhập kho hàng hóa mua vào

- Nợ TK 156

Nợ TK 133

Có TK 111,112,331

CHƯƠNG II: MÔ TẢ HỆ THỐNG MỚI ĐƯỢC TIN HỌC HÓA TRONG TỐI

ĐA CÁC KHÂU XỬ LÝ NGHIỆP VỤ (phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý chi phí)

1 Một số yêu cầu cơ bản của hệ thống

- Thu thập thông tin từ môi trường bên ngoài và đưa thông tin ra ngoài như thông tin

về giá cả, về hàng hóa, năng suất lao động

- Làm cầu nối liên lạc giữa các bộ phận của hệ thống, cung cấp thông tin cho hệ tác

nghiệp, hệ quyết định

- Một chức năng chính của doanh nghiệp góp phần quan trọng vào hiệu quả hoạt động tinh thần và năng suất lao động nhân viên phục vụ và đáp ứng thỏa mãn khách hàng

- Một nguồn thông tin và hỗ trợ chính vô cùng cần thiết để hiệu quả việc ra quyết định

của các cấp quản trị và các doanh nhân

- Một yếu tố sống còn trong phát triển sản phẩm dịch vụ cạnh tranh tăng cường lợi thế

chiến lược của doanh nghiệp trên thị trường

 Một hệ thống thông tin kế toán hoàn hảo phải đảm bảo những yêu cầu sau

- Cung cấp thông tin kịp thời đáng tin cậy

- Thời gian phát triển hợp lý

- Thỏa mãn nhu cầu thông tin của doanh nghiệp

- Người dùng phải hài lòng kể cả nhân viên kế toán

- Hiệu quả HTTT KT tạo ra phải tương xứng với chi phí

2 Mô hình hóa bằng nghiệp vụ

a Mô tả bài toán

Khi khối lượng hàng tồn kho của một mặt hàng thấp, kế toán kho lập phiếu yêu cầu về mặt hàng và số lượng hàng cần mua Phiếu yêu cầu này sẽ được chuyển lên bộ phận mua hàng Sau đó phiếu yêu cầu này sẽ được lưu lại dưới dạng tệp tin về phiếu yêu cầu tồn kho và đặt mua Bộ phận mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp Nhà cung cấp sau khi xem sét sẽ gửi thông báo chấp nhận đơn đặt hàng lại cho công ty

Khi hàng về, thủ kho kiểm tra đối chiếu giữa hàng thực nhận và phiếu đóng gói đi kèm lô hàng Sau đó phiếu đóng gói được chuyển lên cho kế toán phải trả Kế toán phải trả đối chiếu hóa đơn với phiếu đóng gói và xử lý chênh lệch nếu có

Nếu chính xác kế toán phải trả lập một tờ séc chuyển khoản với số tiền đúng bằng

số tiền phải trả và gửi đến nhà cung cấp cùng với bản sao của hóa đơn mua hàng

Phiếu đóng gói và hóa đơn được lưu lại trong hồ sơ hóa đơn đã thanh toán

b Cơ sở hồ sơ dữ liệu sử dụng

- Dữ liệu đầu vào:

+ Phiếu yêu cầu mua hàng + Đơn đặt hàng

+ Danh sách nhà cung cấp + Báo cáo nhập kho + Vận đơn

+ Giấy chứng nhận đóng gói + Phiếu chi, giấy báo nợ

- Dữ liệu đầu ra:

+ Thông tin báo cáo tài chính + Séc thanh toán cho nhà cung cấp + Báo cáo chênh lệch

+ Dự toán về chi tiền + Báo cáo phân tích bán hàng

CHƯƠNG III: XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG VÀ BIỂU ĐỒ

LUỒNG DỮ LIỆU TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ

1 Chu trình chi phí

Chu trình chi phí mua hàng là việc doanh nghiệp gửi các đơn đặt hàng tới nhà cung cấp, 2 bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng Sau đó, nhà cung cấp chuyển hàng theo hợp đồng, doang nghiệp thanh toán các khoản tiền hàng với nhà cung cấp theo những quy định đã ký kết trong hợp đồng

- Hoạt động kinh tế:

+ Trao đổi hàng hóa, dịch vụ với người bán + Thanh toán tiền cho người bán

- Sự kiện kinh tế:

+ Yêu cầu hàng hóa + Đặt hàng mua với người cung cấp + Nhận hàng và nhập kho

+ Chấp thuận hóa đơn người bán + Thanh toán tiền cho người bán

2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng của chu trình chi phí gồm có 3 chức năng chính:

Chức năng 1: Quản lý đặt hàng

Trong chức năng này lại phân rã thành 3 chức năng nhỏ;

1.1 Xử lý yêu cầu:

- Thông tin vào: Các yêu cầu từ bộ phận, kho hàng…

- Thông tin ra: Số lượng, mẫu mã, kiểu dáng sản phẩm…

1.2 Chọn nhà cung cấp:

- Thông tin vào: thông tin về nhà cung cấp

- Thông tin ra: danh mục nhà cung cấp đã chọn

 1.3 lập đơn đặt hàng

- Thông tin vào: Mẫu mã, kiểu dáng, số lượng sản phẩm…

- Thông tin ra: Đơn đặt hàng

Chức năng 2: Quản lý nhận hàng

Chức năng này lại phân rã thành 2 chức năng nhỏ

 2.1 Kiểm tra hàng

- Thông tin vào : Đơn đặt hàng, phiếu đi kèm với lô hàng…

- Thông tin ra : Biên bản kiểm kê

 2.2 Nhập kho

- Thông tin vào : Biên bản kiểm kê

- Thông tin ra : Phiếu nhập kho

Chức năng 3: Thanh toán

Chức năng này được phân rã thành 2 chức năng nhỏ

 3.1 xử lý yêu cầu thanh toán

- Thông tin vào : Phiếu nhập kho, hóa đơn…

- Thông tin ra : Lệnh thanh toán

 3.2 Lập chứng từ thanh toán

- Thông tin vào : Lệnh thanh toán

- Thông tin ra : Các chứng từ thanh toán: Phiếu chi, phiếu thu…

Biểu đồ phân cấp chức năng

Kiểm tra hàng 2.1

Lập chứng

từ TT 3.2

Xử lý yêu cầu

TT 3.1

QUẢN LÝ CHU TRÌNH CHI PHÍ

Quản lý nhận hàng 2

2

Quản lý

mua hàng 1

Thanh toán 3

3

Lập đơn đặt hàng 1.3

Nhập kho

2.2

Chọn nhà cung cấp 1.2

Xử lý

yêu

cầu

1.1

Biểu đồ ngữ cảnh

Chú thích:

(1) : Yêu cầu hàng hóa (2) : Gửi yêu cầu thanh toán hàng tồn kho (3) : Thông tin phản hồi hàng tồn kho (4) : Thông tin phản hồi của yêu cầu hàng hóa (5) : Yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng

(6) : Bảng báo giá, hóa đơn (7) : Chứng từ, hóa đơn

Mô tả biểu đồ mức ngữ cảnh

Các phòng ban gửi yêu cầu tới bộ phận mua hàng, bộ phận mua hàng sẽ gửi yêu cầu tới bộ phận kho để kiểm tra hàng hóa và kho sẽ gửi thông tin phản hồi về số lượng hàng hóa, mẫu mã…đến bộ phận mua hàng

Sau khi có được thông tin phản hồi của bộ phận kho, bộ phận mua hàng gửi yêu cầu đến nhà cung cấp Nhà cung cấp sẽ gửi bản báo giá và các hóa đơn tới bộ phận mua hàng, bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng, chứng từ liên quan và lưu vào sổ

(4)

(1) (5)

(6)

CHU TRÌNH CHI PHÍ

(7)

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Chú giải:

(1): Yêu cầu mua hàng hoá của các phòng ban (2): Yêu cầu thông tin hàng tồn kho

(3): Thông tin phản hồi về hàng tồn kho của doanh nghiệp (4): Thông tin phản hồi về yêu cầu mua hàng của các phòng ban (5): Yêu cầu đặt hàng

(6): Bảng báo giá

Sổ thẻ kho

HĐ, ĐĐH

(5)

(6)

(4) (1) (3)

(2) (7)

(10)

(9)

(8)

Quản lý mua hàng 1

Kho hàng hóa

Các phòng ban

Quản lý nhận hàng 2

Thanh toán 3

Nhà cung cấp

Kế toán

KT chi tiết

Nhà cung cấp

(11)

(14)

(13) (12)

(7): Hàng hoá, hoá đơn, phiếu đính kèm hàng hoá (8): Các thông tin đối chiếu, kiểm tra hàng nhập (9): Phiếu nhập kho

(10): Các chứng từ cần ký duyệt (11): Các chứng từ đã được ký duyệt (12): Các chứng từ đã được ký duyệt (13): Các chứng từ thanh toán

(14): Hoá đơn

Mô tả biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Khi các phòng ban có nhu cầu hàng hoá sẽ gửi yêu cầu về hàng hoá cho bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng gửi yêu cầu thông báo hàng tồn kho cho bộ phận kho

Sau khi nhận được thông tin từ kho bộ phận, bộ phận mua hàng sẽ đưa các thông tin phản hồi về yêu cầu mua hàng của các bộ phận (có đáp ứng yêu cầu của các bộ phận hay không…)

Bộ phận mua hàng gửi yêu cầu cho nhà cung cấp sau khi đã chọn được nhà cung cấp Nhà cung cấp gửi bảng báo giá cho bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng xem xét lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp

Nhà cung cấp chuyển hàng hoá, phiếu đính kèm hàng hoá, cho doanh nghiệp Tại kho doanh nghiệp sẽ kiểm tra giữa hàng thực nhập, phiếu đính kèm, hoá đơn Xử lý chênh lệch nếu có và nhập kho hàng hoá, lập phiếu nhập kho

Các chứng từ được chuyển lên phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán cho khách hàng và doanh nghiệp nhận đươc hoá đơn từ nhà cung cấp

1s ad a

Các phòng ban

Xử lý yêu cầu 1.1

Chọn nhà cung cấp 1.2

Lập đơn đặt hàng 1.3

Nhà cung cấp

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

a Quản lý mua hàng

(3) (1)

Kho hàng hóa

(4)

(2)

(5)

Danh mục NCC (6)

(7)

Danh mục hàng hóa (9) (8)

Chú gải

(1): Yêu cầu hàng hóa (2): Yêu cầu về thông tin hàng tồn kho (3): Thông tin phản hồi về hàng tồn kho (4): Thông tin phản hồi về yêu cầu (5): Số lượng và mặt hàng cần đặt mua (6): Danh sách nhà cung cấp

(7): Nhà cung cấp được lựa chọn (8): Danh sách các mặt hàng mua (9): Đơn đặt hàng

Mô tả biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh mua hàng

Khi các phòng ban có nhu cầu hàng hoá sẽ gửi yêu cầu về hàng hoá cho bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng gửi yêu cầu thông báo hàng tồn kho cho bộ phận kho

Sau khi nhận được thông tin từ kho, bộ phận mua hàng sẽ đưa các thông tin phản hồi

về yêu cầu mua hàng của các phòng ban (có đáp ứng yêu cầu của các phòng ban hay không…)

Với mặt hàng cần đặt mua bộ phận mua hàng chọn nhà cung cấp từ danh mục các nhà cung cấp

Sau khi đã chọn được nhà cung cấp bộ phận mua hàng chọn mã hàng cần mua từ danh mục các loại vật tư hàng hóa để lập đơn đặt hàng, sau đó chuyển cho nhà cung cấp

b Sơ đồ quản lý nhập hàng

Chú giải:

(1): số lượng, loại hàng hóa (2): hàng hóa, hóa đơn, biên bản kèm hàng (3): thông tin phản hồi về hàng hóa

(4): hàng hóa (5): phiếu nhập kho (6): bản kiểm kê hàng nhập, đơn giá (7): sổ kho, thẻ kho

Mô tả biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh nhập hàng

Căn cứ vào đơn đặt hàng về số lượng, mẫu mã, chủng loại hàng hóa và các hóa đơn, chứng từ gửi từ nhà cung cấp đến, bộ phận kiểm tra hàng đối chiếu hóa đơn chứng từ nếu hàng hóa đúng quy cách, chất lượng thì nhập kho hàng hóa Sau đó các chứng từ, hóa đơn được chuyển tới cho kế toán chi tiết vật tư lưu sổ kho, thẻ kho

(1)

(5) (4)

(2) (3)

(6)

(7)

Kiểm tra hàng 2.1

Nhập kho 2.2

NCC

ĐĐH

ĐH,CT,PNK

Kế toán chi tiết

Kho hàng hóa