Quy trình đánh giá hiệu suất công việc của trưởng phòng nhân sự công ty cổ phần sách thái hà

HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  ĐỀ TÀI MÔN HỌC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ P

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



ĐỀ TÀI MÔN HỌC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ

PHẦN SÁCH THÁI HÀ

Giáo viên hướng dẫn:

PGS TSKH PHẠM ĐỨC CHÍNH TH.S MAI THU PHƯƠNG

Nhóm thực hiện (Nhóm 10):

1 Lê Thị Phương Thảo K104071246

2 Nguyễn Thị Diệu Linh K104071197

3 Nguyễn Thị Mỹ Linh K104071198

4 Phạm Hoàng Huynh K104071189

5 Mai Phạm Thanh Lâm K104071193

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

Chương I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN 4

1 Khái niệm 4

2 Mục đích 4

3 Quy trình 4

Chương II: QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH THÁI HÀ 7

1 Giới thiệu Công ty cổ phần sách Thái Hà 7

1.1 Giới thiệu Công ty cổ phần sách Thái Hà 7

1.2 Mô tả công việc Trưởng phòng nhân sự 9

2 Quy trình đánh giá hiệu suất công việc của Trưởng phòng nhân sự Công ty cổ phần sách Thái Hà 10

Chương III: NHẬN XÉT VỀ QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH THÁI HÀ 15

1 Ưu điểm và nhược điểm 15

1.1 Ưu điểm 15

1.2 Nhược điểm 16

2 Giải pháp khắc phục nhược điểm 17

3 Bài học kinh nghiệm 19

KẾT LUẬN 20

TÀI LIỆU THAM KHẢO 20

Trang /

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, vai trò và tầm quan trọng của con người trong tổ chức đã được mọi người, mọi tổ chức thừa nhận Điều này được khẳng định qua công tác quản lý nhân sự đang ngày càng được đặc biệt quan tâm, coi trọng Con người là yếu tố mang tính quyết định

và ảnh hưởng đến mọi kết quả công việc cũng như sự thành bại của tổ chức Do đó, việc khai thác tốt nguồn lực để phục vụ cho tổ chức, doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng trong việc quản lí Sau quá trình thu hút và tuyển dụng, đào tạo và phát triển thì công tác duy trì nguồn nhân lực là hoạt động không thể xem nhẹ Bởi việc tìm được nguồn nhân

sự và phát triển họ phù hợp với công ty đã khó nhưng việc giữ chân được nhân tài cho công ty lại càng khó hơn Từ việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên đến việc trả lương, khen thưởng, khuyến khích nhân viên, tạo môi trường và động lực làm việc, tất cả đều cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận và sự quản lý chặt chẽ cùng cơ chế hợp lý từ bộ phận nhân sự Muốn vậy, công tác đầu tiên trong khâu duy trì nguồn nhân lực, đó là đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên phải thật chính xác, khách quan, công bằng Điều này góp phần vào việc cùng nhau nhìn nhận lại kết quả đã đạt được, làm cơ sở căn cứ cho trả lương, khen thưởng hợp lý và đặc biệt là đề ra những giải pháp, những mục tiêu để phát triển nhân viên trong tương lai cũng như ngày càng hoàn thiện hệ thống quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp

Một công ty không thể phát triển một nguồn lực tốt mà thiếu những người làm công tác nhân sự tốt Do đó, vai trò của một nhân viên nhân sự là rất quan trọng, đặc biệt là trưởng phòng nhân sự - người đảm nhận trách nhiệm quản trị lực lượng nồng cốt của doanh nghiệp Cũng như mọi nhân viên khác trong tổ chức, công việc của Trưởng phòng nhân sự cũng phải được xem xét, đánh giá định kì Để hiểu rõ hơn về những công việc cần làm để có thể đưa ra được bản đánh giá nhận xét cuối cùng về hiệu suất công việc của Trưởng phòng nhân sự, nhóm chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài “Quy trình đánh giá hiệu suất công việc của Trưởng phòng nhân sự Công ty cổ phần sách Thái Hà”

Trong quá trình thực hiện đề tài, nhóm cũng xin chân thành cảm ơn PGS TSKH Phạm Đức Chính cùng Thạc sĩ Mai Thu Phương là người trực tiếp hướng dẫn, cung cấp

và hỗ trợ những kiến thức cần thiết để nhóm hoàn thành được đề tài này

Chương I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN

1 Khái niệm

Đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên là quá trình đánh giá kết quả làm việc thực tế của người nhân viên

2 Mục đích

- Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên về mức độ hoàn thành công việc so với yêu cầu và so với đồng nghiệp, từ đó giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa các sai lầm nếu có trong quá trình làm việc

- Kích thích, động viên nhân viên thông qua những điều khoản đánh giá, ghi nhận,

hỗ trợ

- Cung cấp các thông tin làm cơ sở cho việc lập kế hoạch nguồn nhân lực như đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên chuyển nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức,…

- Phát triển nhân viên thông qua việc giúp tổ chức xác định người lao động nào cần đào tạo, đào tạo ở lĩnh vực nào để phát huy tối đa tiềm năng cá nhân và đóng góp nhiều nhất cho doanh nghiệp

- Tăng cường mối quan hệ chặt chẽ giữa cấp trên và cấp dưới Đồng thời phát triển

sự hiểu biết về công ty thông qua đàm thoại về cơ hội và hoạch định nghề nghiệp

- Hoàn thiện hệ thống quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp

3 Quy trình

Bước 1: Xác định các tiêu chí cơ bản cần đánh giá

Các nhà lãnh đạo cần xác định các lĩnh vực, kỹ năng, kết quả cần đánh giá và liên hệ những yếu tố này với mục tiêu của doanh nghiệp Các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc cần dựa trên nguyên tắc SMART:

 [S] Cụ thể, chi tiết Các tiêu chí phải phản ánh được sự khác biệt giữa người thực

hiện công việc tốt và người thực hiện công việc không tốt

 [M] Có thể đo lường được Các tiêu chí phải đo lường được và không quá khó

khăn trong việc thu thập dữ liệu hoặc dữ liệu quá phân tán

 [A] Phù hợp thực tiễn Các tiêu chí thực hiện công việc gắn với kết quả thực tế,

khả thi, hợp lý

 [R] Có thể tin cậy được Các tiêu chí đo lường phải nhất quán, đáng tin cậy.

 [T] Thời gian thực hiện hoặc hoàn thành công việc Tiêu chí này xem xét kết quả

hoàn thành công việc tương ứng với thời gian quy định

Bước 2: Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp

Trang /

Trong thực tế có nhiều phương pháp đánh giá kết quả thực hiện công việc khác nhau

và không có phương pháp nào là tốt nhất cho mọi tổ chức Thậm chí, trong nội bộ mỗi doanh nghiệp, các phòng ban khác nhau cũng áp dụng các phương pháp đánh giá khác nhau cho nhân viên của mình Có 7 phương pháp đánh giá phổ biến:

 Phương pháp xếp hạng luân phiên

 Phương pháp so sánh cặp

 Phương pháp bảng điểm

 Phương pháp lưu giữ

 Phương pháp quan sát hành vi

 Phương pháp quản trị theo mục tiêu

 Phương pháp phân tích định lượng

Bước 3: Xác định người đánh giá và huấn luyện về kỹ năng đánh giá thực hiện công việc

Đánh giá kết quả thực hiện công việc thường được thực hiện giữa cán bộ quản lý trực tiếp và cấp dưới Tuy nhiên để công tác đánh giá được khách quan, chính xác hơn, có thể thu hút thêm các đối tượng khác tham gia đánh giá như:

 Cán bộ quản lý trực tiếp (cấp trên 1 bậc) và cán bộ quản lý cấp trên 2 bậc

 Đồng nghiệp của người được đánh giá

 Nhân viên cấp dưới của người được đánh giá

 Khách hàng

 Tự đánh giá Những người làm công tác đánh giá cần được huấn luyện về quan điểm, nhận thức và

kỹ năng đánh giá để tránh nhận thức sai lầm về tầm quan trọng của đánh giá, lựa chọn sai phương pháp đánh giá, các tiêu chuẩn và điểm không chính xác dẫn đến đánh giá không công bằng, lãng phí hoặc làm cho các quyết định trả lương, khen thưởng không chính xác

Bước 4: Thông báo cho nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá

Thông thường, khi giao công việc cho nhân viên, nhà quản trị phải thông báo cho nhân viên biết ngày về nội dung công việc và các nội dung, phạm vi đánh giá kết quả công việc Tuy nhiên, trước khi thực hiện đánh giá chính thức một tuần, nhà quản trị vẫn cần thông báo lại cho nhân viên một lần nữa

Bước 5: Thực hiện đánh giá và thảo luận kết quả với nhân viên

Nhà quản trị tiến hành công tác đánh giá kết quả công việc của nhân viên dựa trên bảng tiêu chí đánh giá và phương pháp đã lựa chọn Sau khi đánh giá thì nhà quản trị cần

thảo luận với nhân viên về kết quả đánh giá để thống nhất về những điểm nhất trí và những điểm chưa nhất trí, từ đó đưa ra được bảng đánh giá kết quả công việc cuối cùng

Bước 6: Xác định mục tiêu và kết quả mới cho nhân viên

Sau khi đánh giá, điều quan trọng là cần vạch ra các phương hướng, cách thức cải tiến thực hiện công việc, đề ra các chỉ tiêu mới cho nhân viên Để đảm bảo các chỉ tiêu là khả thi, các nhà quản trị cần quan tâm tìm hiểu xem nhân viên cần những hỗ trợ gì từ phía công ty và nhân viên có chương trình hành động cụ thể nào trong từng khoảng thời gian nhất định Thời gian dành cho trao đổi thảo luận về các mục tiêu mới nên nhiều hơn thời gian dánh cho đánh giá

Trang /

Chương II: QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC CỦA TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH THÁI HÀ

1 Giới thiệu Công ty cổ phần sách Thái Hà

1.1 Giới thiệu Công ty cổ phần sách Thái Hà

Tên công ty: Công ty Cổ phần sách Thái Hà (Thai Ha Books JSC) Slogan: Phụng sự để dẫn đầu

Tầm nhìn: Hội tụ tri thức - Kết nối tương lai

Sứ mệnh: Mang tri thức của nhân loại đến với độc giả Việt Nam Lĩnh vực hoạt động:

 Mua bản quyền, dịch và xuất bản các ấn phẩm từ tiếng nước ngoài ra tiếng Việt

và ngược lại với các tủ sách:

V- Biz: Những cuốn sách cung cấp kinh nghiệm, kỹ năng mang tính ứng dụng cao tới các nhà lãnh đạo, những người quản lý

V-Buddism: Những cuốn sách đạo Phật và Tâm linh phục vụ cho doanh nhân và tất cả mọi người

V-Parents:Những cuốn sách dành cho cha mẹ để nuôi dạy con cái khoẻ mạnh, thông minh và có tư cách đạo đức tốt

V-Teen:Những cuốn sách giúp tháo gỡ vướng mắc, khơi dậy tiềm năng, định hướng nghề nghiệp cho tuổi mới lớn

V-Smile:Những cuốn sách giúp mọi người sống hạnh phúc, yêu đời và có ích

 Cung cấp các dịch vụ liên quan đến bản quyền và xuất bản

 Cung cấp sách, báo, tạp chí, và các ấn phẩm khác đến tay độc giả

 In ấn và các dịch vụ liên quan đến in ấn

 Tổ chức các sự kiện liên quan đến sách, báo chí và xuất bản

Nguyên tắc hoạt động:

 Tuyệt đối tôn trọng bản quyền và luật xuất bản

 Cam kết tạo ra những cuốn sách có chất lượng, có giá trị, luôn bắt kịp xu thế thời đại

 Lấy độc giả làm trung tâm

Năm 2008 Khởi nghiệp

Năm 2009 Xây móng

Năm 2010 Cất cánh

Năm 2011 Chất lượng

Năm 2012 Hiệu quả

Năm 2013 Đột phá

 Gia tăng lợi ích cho các đối tác

 Khơi dậy và phát huy khả năng sáng tạo của mỗi cá nhân

Giá trị cốt lõi:

 Thái Hà Books là nơi hội tụ của những người giàu kinh nghiệm về làm sách, đã từng làm việc tại các nước như Nga, Anh, Đức, Úc, Hoa Kỳ, Cannada, Nhật Bản

 Thái Hà Books cũng là nơi hội tụ của những người mới ra trường, những con người giàu nhiệt huyết và sự cống hiến Và hơn tất cả, Thái Hà Books là nơi hội tụ của những con người đam mê sách Môi trường làm việc chuyên nghiệp và thân thiện

 Thái Hà Books và mọi thành viên mỗi ngày, mỗi giờ cùng nhau xây dựng Vườn Yêu Thương

 Thái Hà Books cam kết sử dụng 1% lợi nhuận cho các công tác xã hội và từ thiện

 Sách Thái Hà Books có tính ứng dụng cao, áp dụng tốt vào cuộc sống và công việc hàng ngày

 100% sách của Thái Hà Books là có bản quyền!

Lịch sử hình thành:

Trang /

Cơ cấu tổ chức:

1.2 Mô tả công việc Trưởng phòng nhân sự

 Trách nhiệm

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo, nâng cao trình độ, tay nghề cho đội ngũ cán bộ, CNV

- Vận hành hệ thống lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác theo đúng quy định của công ty

- Tham gia xây dựng và giám sát triển khai hệ thống quản trị, đánh giá thực hiện công việc tại các đơn vị đúng quy định

- Theo dõi và giải quyết chế độ BHXH, BHYT cho người lao động toàn công ty

- Phối hợp với các đơn vị nghiên cứu, xây dựng các chương trình, kế hoạch, quy định, an toàn lao động, bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ… và theo dõi, giám sát thực hiện

- Tham mưu cho BGĐ về xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành công ty nói chung

và các vấn đề liên quan phòng Hành chính – Nhân sự nói riêng

- Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ và người lao động

Hội đồng quản trị

Tổng giám đốc

Phó TGĐ điều hành

Marketing doanh Kinh Hành chính

nhân sự

Tài chính

kế toán

Phó TGĐ xuất bản Biên tập Xuất bản chế bản In và

Xác định tiêu chí đánh giá

Chuẩn bị đánh giá

Tiến hành đánh giá

Phỏng vấn

Hoàn tất hồ

sơ đánh giá

 Quyền hạn:

- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng HCNS

- Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc và giám sát thực hiện tiến độ

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển… đối với nhân viên trong phòng

- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộ phận khác dựa trên nội qui, qui định Công ty và pháp luật hiện hành

- Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phát sinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của công ty

- Yêu cầu mọi bộ phận trong Công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữ liệu chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do BGĐ giao

- Thừa ủy nhiệm của BGĐ truyền đạt các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận, tổ chức, cán bộ CNV để họ am hiểu và thực hiện

2 Quy trình đánh giá hiệu suất công việc của Trưởng phòng nhân sự Công ty

cổ phần sách Thái Hà

Thời gian đánh giá định kì: 1 tháng/lần Cuối năm sẽ tiến hành đánh giá dựa trên các bảng đánh giá đã được hoàn thành qua các tháng

Sơ đồ tiến trình đánh giá hiệu suất công việc của Trưởng phòng nhân sự Công ty

cổ phần sách Thái Hà

Trang /

Bước 1: Xác định tiêu chí đánh giá

Dựa vào yêu cầu công việc trong bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc, Trưởng phòng nhân sự sẽ tự xây dựng một bảng các tiêu chí đánh giá đối với vị trí mình đang đảm nhận Trong đó có 2 phần:

 Các tiêu chí chung tương tự như tiêu chí đánh giá các nhân viên (ví dụ: thực hiện nội quy, tinh thần hợp tác hỗ trợ, thái độ làm việc,…)

 Các tiêu chí riêng đối với vị trí Trưởng phòng nhân sự ( ví dụ: khả năng phân phối nhân lực trong công ty, phát triển nhân tài,…)

Sau khi hoàn thành, bảng tiêu chí đánh giá sẽ được chuyển cho Phó Tổng giám đốc điều hành xem xét Nếu chưa đạt yêu cầu thì chính Phó Tổng giám đốc điều hành sẽ thảo luận với Trưởng phòng nhân sự và có sự điều chỉnh phù hợp Bản tiêu chí đánh giá cuối cùng sẽ được Phó Tổng giám đốc điều hành và Trưởng phòng nhân sự ký xác nhận và trình lên Tổng giám đốc để phê duyệt ban hành

Dựa vào các thông tin trên website của công ty cũng như các thông báo tuyển dụng đối với vị trí Trưởng phòng nhân sự của công ty, nhóm đã tổng hợp lại một số tiêu chí đánh giá hiệu suất công việc của Trưởng phòng nhân sự mà nhóm cho là công ty cũng đang áp dụng, như sau:

 Những yêu cầu chung: tuân thủ nội quy, thái độ làm việc, đảm bảo ngày công,…

 Kiến thức chuyên môn và những sáng kiến trong công việc

- Kiến thức về chức năng quản trị nhân sự: tuyển dụng, đào tạo, chính sách và chương trình thù lao - phúc lợi lao động, đánh giá nhân viên

- Kiến thức về các quy định pháp luật về luật doanh nghiệp, quản lý lao động và các chế độ chính sách có liên quan

- Những sáng kiến trong việc xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của công ty đáp ứng những thách thức mới trong môi trường cạnh tranh khắc nghiệt

 Kỹ năng: giao tiếp, tổng hợp và phân tích số liệu, tin học văn phòng,…

 Khả năng quản lý công việc

- Hoạch định: Lập kế hoạch các công việc liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, phát triển, chế độ lương bổng, BHXH, BHYT,…

- Tổ chức: Khả năng phân bổ nguồn nhân lực trong công ty để thực hiện các công việc đề ra theo kế hoạch

- Theo dõi, giám sát tiến độ thực hiện các công việc

 Phát triển con người:

- Tự phát triển: sử dụng những kỹ năng của bản thân để tăng thêm giá trị cho công ty; lên các kế hoạch học tập đào tạo để nâng cao kiến thức, kỹ năng liên quan chuyên ngành;…

- Phát triển người khác: Lên các kế hoạch khen thưởng động viên, chính sách thu hút và giữ chân nhân tài

Bước 2: Chuẩn bị đánh giá

Như bất kỳ hoạt động nào khác, việc đánh giá hiệu suất thực hiện công việc cũng cần phải có sự chuẩn bị của tất cả mọi người, từ nhà quản lý cấp cao đến nhân viên mọi cấp bậc Công việc sẽ chẳng thể hoàn thành nếu mọi người bước vào cuộc họp đánh giá

mà không phản ánh được những gì đã xảy ra trong suốt thời gian vừa qua

Công việc chuẩn bị đánh giá của công ty bao gồm các bước cơ bản như sau:

- Lên kế hoạch cụ thể về thời gian, địa điểm và không gian phù hợp cho tất cả mọi người để đảm bảo cho việc đánh giá diễn ra một cách thuận lợi và khách quan nhất Đồng thời, phải thông báo cho Trưởng phòng nhân sự về nội dung và phạm vi đánh giá

- Xem lại phạm vi trách nhiệm của Trưởng phòng nhân sự và những thành phần tham gia công tác đánh giá

- Xem lại hồ sơ đánh giá của các kỳ trước để có sự so sánh giữa các kỳ nhằm có

được những điều chỉnh phù hợp

Trang /