+ Bộ phận phục vụ+ Bộ phận pha chế + Bộ phận thu chi sổ sách 1.3 NGHIỆP VỤ CẦN THỰC HIỆN Để giải quyết bài toán quản lí một quán cà phê, ta cần xây dựng một hệ thống thông tin có thể xử
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
-*** -BÁO CÁO ĐỀ TÀI HỌC PHẦN “NHẬP MÔN CÔNG NGHỆ PHẦN
MỀM”
Đề tài:
Xây dựng hệ thống quản lí quán cà
phê
Minh – 88706
Đỗ Minh
Hùng – 87343
Đỗ Nhật
Minh – 88216
Trang 3Hải Phòng, tháng 9 năm 2021
CH ƯƠ NG 1: GI I THI U BÀI TOÁN Ớ Ệ 3
1.1 Đ T VẤẤN ĐỀỀ Ặ 3
1.2 KHÁI QUÁT T CH C C A QUÁN CÀ PHỀ Ổ Ứ Ủ 3
1.3 NGHI P V CẤỀN TH C HI N Ệ Ụ Ự Ệ 4
1.4 MÔ T BÀI TOÁN Ả 4
1.5 Ư U – NH ƯỢ C ĐI M Ể 5
CH ƯƠ NG 2: PHẤN TÍCH NGHI P V BÀI TOÁN Ệ Ụ 5
2.1 B NG T NG H P CÔNG VI C Ả Ổ Ợ Ệ 5
2.2 S ĐÔỀ PHẤN RÃ CH C NĂNG Ơ Ứ 6
2.2.1 Quản lí nhập hàng và pha chế 6
2.2.2 Quản lí bộ phậm phục vụ 7
2.2.3 Giải quyết sự cố 7
2.2.4 Quản lí thu chi sổ sách 8
2.3 MÔ T CHI TIỀẤT CH C NĂNG Ả Ứ 8
2.3.1 Quản lí nhập hàng và pha chế 8
2.3.2 Quản lí bộ phận phục vụ 8
2.3.3 Quản lí giải quyết sự cố 8
2.3.4 Quản lí thu chi sổ sách 8
2.4 Mô T -Phân Tích h thôống và các bi u mâẫu ả ệ ể 9
2.4.1 Màn hình thanh toán 9
2.4.2 Màn hình ch n món ọ 9
2.4.3 Màn hình ch n bàn ọ 10
Trang 4CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU BÀI TOÁN
1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ
Trong xã hội hiện đại ngày nay, công nghệ thông tin đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống, từ nhu cầu sinh hoạt hàng ngày cho tới những công việc, nhiệm vụ, công tác có tính chất đặc thù Trong đó, không thể không kể tới những hiệu quả to lớn mà công nghệ thông tin mang lại cho công việc quản lí mua và bán hàng, đó là:
+ Giúp thông tin được lưu trữ, xử lí một cách thuận lợi, nhanh chóng và chính xác, giúp con người dễ dàng quản lí hơn
+ Giúp việc thống kê, tính toán được thuận tiện hơn
+ Giảm sử dụng tài liệu giấy trong vấn đề quản lí
+ Có thể truy xuất nhanh các dữ kiện mà không mất nhiều thời gian
+ Có thể quan sát tất cả các hoạt động của cửa hàng qua hệ thống
Cụ thể, trong bài tập lớn này đề cập tới việc quản lí nhân các hoạt động của một quán cà phê
Trong các quán cà phê hiện nay cần thực hiện rất nhiều các công việc quản lí, có thể kể tới như: quản lí việc nhập các hàng hóa, nguyên liệu, quản lí nhân viên, quản lí thu chi sổ sách, Nếu các hoạt động này vẫn được thực hiện và tính toán một cách thủ công trên giấy tờ, hoặc các công cụ đơn giản như Excel thì sẽ gây kém hiệu quả và mất thời gian, không thuận tiện cho người quản lí Vì vậy, cần ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lí để có thể quản lí mọi hoạt động một cách
dễ dàng và chính xác hơn thông qua một hệ thống phần mềm quản lí quán cà phê
1.2 KHÁI QUÁT TỔ CHỨC CỦA QUÁN CÀ PHÊ
Cơ cấu đơn giản của một quán cà phê có thể khái quát như sau: + Chủ quán: giám sát và quản lí chung hoạt động của quán
Trang 5+ Bộ phận phục vụ
+ Bộ phận pha chế
+ Bộ phận thu chi sổ sách
1.3 NGHIỆP VỤ CẦN THỰC HIỆN
Để giải quyết bài toán quản lí một quán cà phê, ta cần xây dựng một hệ thống thông tin có thể xử lí được các nghiệp vụ sau đây :
+ Quản lí bộ phận nhập hàng và pha chế (kiểm soát lượng nguyên liệu trong kho, gửi yêu cầu nhập hàng)
+ Quản lí bộ phân phục vụ (nhận order từ khách hàng, nhập và xuất hóa đơn)
+ Quản lí giải quyết sự cố (tiếp nhận khiếu nại, nhập thông tin biên bản sự cố)
+ Quản lí thu chi sổ sách (tính toán, thống kê thu chi, xuất báo cáo theo tuần, tháng, quý )
Ngoài ra, các nghiệp vụ liên quan sẽ được mô tả chi tiết sau
1.4 MÔ TẢ BÀI TOÁN
Nhập hàng hóa, nguyên liệu:
+ Bộ phận pha chế kiểm soát lượng nguyên liệu còn trong kho, nếu nguyên liệu cần được nhập thêm sẽ yêu cầu nhập thêm hàng
+ Quán sẽ được một hoặc nhiều đại lí cung cấp các mặt hàng, nguyên liệu khác nhau theo order của quán do bộ phận pha chế yêu cầu Các mặt hàng đó sẽ được nhân viên pha chế kiểm tra xem có đạt chất lượng hay không
Trang 6+ Nếu đạt yêu cầu thì mặt hàng sẽ được nhập Đối chiếu phiếu yêu cầu mua hàng với các mặt hàng, bộ phận pha chế sẽ tiến hành ghi vào hóa đơn nhập hàng để chuyển cho bộ phận thu ngân Đồng thời ghi vào sổ xuất nhập hàng và bộ phận pha chế
sẽ chịu trách nhiệm bảo quản
+ Nếu hàng hóa không đạt yêu cầu thì bộ phận pha chế sẽ phản hồi lại các đại lí
+ Khi bộ phân thu ngân thanh toán sẽ viết phiếu chi
Bán hàng:
+ Khi khách hàng vào quán sẽ được bộ phận phục vụ gửi Menu
để khách hàng lựa chọn đồ uống Sẽ có 2 phiếu yêu cầu giống nhau, 1 phiếu chuyển cho quầy pha chế, 1 phiếu chuyển cho quầy thu nhân nhập vào máy tính
+ Căn cứ yêu cầu của khách hàng, bộ phận pha chế sẽ pha đồ uống cho khách và bộ phân phục vụ có trách nhiệm chuyển đồ uống cho khách
+ Khi khách muốn thanh toán sẽ nhận được hóa đơn thanh toán, căn cứ vào hóa đơn và số lượng thực tế đã dùng, khách hàng sẽ thanh toán cho bộ phận thu nhân
+ Bộ phận thu ngân sẽ in hóa đơn thanh toán và lưu dữ liệu vào máy tính để theo dõi hàng ngày
1.5 ƯU – NHƯỢC ĐIỂM
Ưu điểm:
+ Chức năng làm việc đơn giản, tiện lợi
+ Ít phụ thuộc những ảnh hưởng sự cố đột xuất, những tác
động của khách quan bên ngoài
+ Hoạt động tương đối dễ hiểu có thể mô phỏng trên máy tính
để giảm bớt khối lượng công việc
Nhược điểm:
Trang 7+ Có thể hoạt động chưa hiệu quả, cần nâng cấp và cài thiện thêm
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH NGHIỆP VỤ BÀI TOÁN
2.1 BẢNG TỔNG HỢP CÔNG VIỆC
ST
T
Tên công việc Đối tượng thực
hiện
Dữ liệu
1 Yêu cầu nhập
hàng
Bộ phận pha chế
2 Kiểm tra hàng Bộ phận pha chế
3 Nhập hàng vào
kho
Bộ phận pha chế
4 Tạo hóa đơn nhập
hàng
Nhân viên thu ngân
Hóa đơn nhập hàng
5 Yêu cầu đồ uống Khách hàng
6 Phục vụ đồ uống Nhân viên phục
vụ
7 Nhập hóa đơn Nhân viên thu
ngân
Hóa đơn thanh toán
8 Xuất hóa đơn Nhân viên thu
ngân
Hóa đơn thanh toán
9 Xác định sự cố Nhân viên
10 Lập biên bản Nhân viên Biên bản xđ sự cố
11 Xử lí sự cố Nhân viên
12 Tổng kết doanh
thu
Nhân viên Bản báo cáo
doanh thu
2.2 SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG
Trang 82.2.1 Quản lí nhập hàng và pha chế
2.2.2 Quản lí bộ phậm phục vụ
Trang 92.2.3 Giải quyết sự cố
2.2.4 Quản lí thu chi sổ sách
Trang 102.3 MÔ TẢ CHI TIẾT CHỨC NĂNG
2.3.1 Quản lí nhập hàng và pha chế
Yêu cầu nhập hàng: bộ phân pha chế dựa vào Menu của
cửa hàng, từ đó yêu cầu mua các mặt hàng cần thiết hoặc khi hết hàng sẽ báo để cửa hàng nhập về
Kiểm tra hàng: hàng nhập về sẽ được bộ phận pha chế
kiểm tra xem có đạt tiêu chuẩn về số lượng và chất lượng hay không Nếu đạt thì nhập kho, ngược lại thì gửi thông báo phản hồi cho đại lí
Nhập hàng vào kho: hàng được nhập về sẽ được bộ
phận pha chế tiếp nhận và bảo quản
Tạo hóa đơn nhập: Dựa vào số hàng mà các đại lí cung
cấp thi bộ phận pha chế sẽ viết hóa đơn nhập hàng cho các đại lí để các đại lí yêu cầu bộ phận kế toán thanh toán tiền hàng
Lưu vào sổ nhập, xuất hàng: Hàng nhập về sẽ được lưu
vào sổ theo dõi để tiện theo dõi
Trang 112.3.2 Quản lí bộ phận phục vụ
Yêu cầu đồ uống: Dựa vào menu của nhà hàng, khách sẽ
gọi đồ uống theo nhu cầu của mình và được bộ phận phục
vụ lưu lại vào phiếu yêu cầu
Phục vụ đồ uống: Từ phiếu yêu cầu của khách hàng bộ
phận pha chế sẽ pha chế đồ uống cho khách và được phục
vụ chuyển tới cho khách
Viết hóa đơn: Khi nhận được yêu cầu thanh toán của
khách, bộ phận kế toán sẽ tính tiền dựa vào phiếu yêu cầu
mà khách đã yêu cầu
Lưu dư liệu vào máy tính: Hết ngày, bộ phận pha chế
sẽ kiểm tra và thống kê số hàng còn lại từ đó yêu cầu
nhập hàng nếu cần thiết
2.3.3 Quản lí giải quyết sự cố
Xác định sự cố: Khi xảy ra sự cố không mong muốn bộ
phận quả lí sẽ xác định tầm nghiêm trọng của sự cố để tiến hành lập biên bản xử lí
Lập biên bản sự cố: Sau khi xác định sự cố ví dụ như vỡ
cốc, làm hỏng đồ dùng của quán hoặc làm mất đồ của khách thì quản lí cửa hàng sẽ tiến hành lập biên bản
Xử lý sự cố: Xem xét đối tượng gây ra sự cố thì sẽ tiến
hành bồi thường hoặc đòi bồi tthường nếu lỗi là của khách
2.3.4 Quản lí thu chi sổ sách
Trang 12 Nhập số liệu vào máy tính: Sau khi nhận được phiếu
order của khách nhân viên sẽ tiến hành nhập liệu vào máy tính để in hóa đơn khi khách hàng yêu cầu thanh toán
Xuất hóa đơn biên lai khách hàng: Sau khi có yêu cầu
thanh toán của khách hàng thu ngân tiến hành in hóa đơn giao cho bộ phận tính tiền
Lập báo cáo tổng kết doanh thu: Chủ cửa hàng sẽ yêu
cầu
tổng kết tình hình kinh doanh của cửa hàng theo từng ngày,
tùng tuần,từng tháng hoặc theo quý,năm,và bộ phận thu ngân có trách nhiêm tổng kết các số liệu đã có tiến hành lập báo cáo doanh thu
2.4 Mô Tả-Phân Tích hệ thống và các biểu mẫu
2 4 1 Mà n ì h h ah on
Trang 132 4 2 Mà n ì h h n ọ mó n
2 4 3 Mà n ì h h n ọ à
Trang 14Chương 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG
3.1 Mô tả hệ thống lưu trữ
-Nhân viên được sự chỉ đạo của người quản lý liên hệ với các nhà
cung cấp để nhập các mặt hàng đồ uống cần thiết theo thực đơn của
quán do đó hệ thống lưu trữ dữ liệu về nhiều nhà cung cấp khác nhau
nên hệ thống cần lưu trữ : mã NCC,tên NCC,địa chỉ ,số điện thoại
-Ứng với mỗi lần nhập hàng hệ thống cũng lưu trữ thông tin về các
đơn đặt hàng bao gồm:số DH,ngày lập
-Mỗi lần nhập hàng về đều phải có Phiếu Nhập để lưu trữ thông tin
nhập gồm: số phiếu nhập, mã NCC, ngày nhập
-Và ứng với số lần nhập hàng hệ thống cũng lưu trữ thông tin về hàng
hóa được nhập bao gồm:mã HH,tên HH,Đơn vị tính
-Để tiện cho việc quản lý nhân viên hệ thống cũng lưu trữ thông tin
nhân viên bao gồm :mã nhân viên,tên nhân viên,địa chỉ,ngày vào làm
-Tương tự quán cũng có nhiều loại đồ uống khác nhau nên cũng phải có một kho dữ liệu Loại nước dùng để chứa danh mục các loại
nước gồm : loại nước và tên nước
-Khi khách đến quán sẽ được nhân viên của quán sẽ dẫn họ đến một
bàn nào đó theo yêu cầu ,và để tiện cho việc quản lý chúng ta cũng
Trang 15cần kho dữ liệu lưu trữ về các bàn gồm: Mã số bàn ,số chổ(sức chứa).ứng với mỗi khách hàng hệ thống cũng lưu trữ thong tin bao
gồm: mã KH,số bàn
-Khi khách hàng sử dụng một loại đồ uống nào đó và muốn tình tiền ta lập Hóa Đơn trong đó bao gồm: số hóa đơn, ngày lập
3.2 Lược đồ quan hệ ERD
Trang 163.3 CHUYỂN MÔ HÌNH ERD SANG LƯỢC ĐỒ QUAN HÊ:
-NhaCC(MaNCC,TenNCC,Diachi,SDT)
-NhanVien
(MaNV,TenNV,Ngaysinh,Diachi,Ngayvaolam,#SoDH,#Sophieunhap
,#SoHD)
-NCC_HANGHOA(#MaNCC,#MaHH ,Số lượng, đơn giá,)
-HANGHOA(MaHH,TenHH,DVT)
-NCC_DH(#MaNCC,#SoDH ,Ngày giao)
-DONDH(SoDH,NgayLap)
-PHIEUNHAP(Sophieunhap,ngaynhap)
-PHIEUNHAP_HANGHOA(#Sophieunhap ,#MaHH,Số lượng , đơn giá)
-HOADON(SoHD,Ngaylap,#MaKH)
-KH(MaKH)
Trang 17-Ban_KH (#MasoBan,#MaKH ,Soban)
-LoaiNuoc(MaNuoc,TenNuoc)
-KH_LoaiNuoc (#MaNuoc,#MaKH ,Số lượng , đơn giá)
3.4 Từ điển dữ liệu
