KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO & HÌNH ẢNH CÁ NHÂN-BÀI 1 và Bài 2- BKE-10-2017

KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO & HÌNH ẢNH CÁ NHÂN-BÀI 1 và Bài 2- BKE-10-2017

KHÓA HỌC:

KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO & HÌNH ẢNH CÁ NHÂN

BÀI 1 & BÀI 2

Trainer: TS THÁI LÂM TOÀN

(VIỆN TRƯỞNG - VIỆN ĐÀO TẠO & HƯỚNG NGHIỆP NTT)

KHỞI ĐỘNG

BÀI 1: CHÂN DUNG NHÀ LÃNH ĐẠO

Nội dung chính của bài giảng:

Chân dung Nhà Lãnh Đạo – Thế kỷ 21

Chân dung Nhà Lãnh Đạo – 21 Kỹ năng vàng.

Bạn đang ở đâu trong tổ chức?

Vị trí của Người Lãnh Đạo.

Các phẩm chất cần thiết của Người Lãnh Đạo.

CÂU CHUYỆN: CHÀNG TRAI TRẺ TRỞ THÀNH PHÓ CHỦ TỊCH CỦA NGÂN HÀNG THẾ GIỚI!

Bạn quan niệm như thế nào về THÀNH CÔNG?

CÔNG THỨC CỦA THÀNH CÔNG là gì?

THÀNH CÔNG = MỤC TIÊU + PHƯƠNG PHÁP HỢP LÝ

- Nếu THÀNH CÔNG là 100% thì:

+ MỤC TIÊU chiếm bao nhiêu %?

+ PHƯƠNG PHÁP HỢP LÝ chiếm bao nhiêu %?

- Tại sao là PHƯƠNG PHÁP HỢP LÝ mà không là PP Đúng?

CHÂN DUNG NHÀ LÃNH ĐẠO

BILL GATES:

1 Ai biết câu chuyện về BILL

GATES:

 Tài sản của Ông là bao nhiêu?

 Hiện nay, Ông đang làm gì?

 Ông thành lập Quỹ từ thiện nào?

Quỹ Bill &

Melinda Gates

90 tỷ USD

CHÂN DUNG NHÀ LÃNH ĐẠO THẾ KỶ 21

Bí quyết lãnh đạo của Bill Gates:

 Tuyển dụng những người tài giỏi và phù hợp:

- Chiến lược của Gates là thuê được những người nằm trong số 5% thông minh nhất hành tinh trong lĩnh vực chuyên môn của họ.

 Tạo cho nhân viên cảm giác nơi làm việc là nhà của bạn.

 Trân trọng ý kiến của nhân viên.

 Có tầm nhìn xa.

 Xây dựng công ty gồm các đơn vị nhỏ.

 Phương thức điều hành sâu sát.

 Học hỏi từ những thất bại.

CHÂN DUNG NHÀ LÃNH ĐẠO:

2 Ai biết câu chuyện về WARREN BUFFETT:

 Tài sản của Ông là bao nhiêu?

 Lúc 11 tuổi, ông đã biết dành tiền mua cổ phiếu,

chủ yếu là của một công ty có tên là Cities Service

Preferred, với giá 38 USD một cổ phiếu

 Giữa tháng 8/2015, giá trị ròng của Buffett là 67 tỷ USD giúp ông trở thành

1 trong 3 nhà tỷ phú giàu nhất thế giới, sau Bill Gates và Carlos Slim Helu

 Có 1 Anh chuyên viên vào phòng Buffett: Em vừa làm mất 6 triệu đô trên thị trường chứng khoán => nói 2 lần Ông chỉ nói uhm… Lần 3 Anh này vào nói 6 triệu đô chứ không phải 6 nghìn đô

=> Anh không được phép tự tử, không nghĩ rằng Anh tiêu rồi bởi vì công ty vừa đầu tư 6 triệu đô tiền học phí => Hãy về nghĩ cách kiếm 12 triệu đô

CHÂN DUNG NHÀ LÃNH ĐẠO (tt):

3 Ai biết câu chuyện về ĐOÀN NGUYÊN ĐỨC:

 Ông có biệt danh là Bầu Đức, quê quán tại xã

Nhơn Mỹ, Thị xã An Nhơn, tỉnh Bình Định

 Thời còn ngồi trên lưng trâu mơ ước sở hữu máy

bay riêng

 Tại sao chỉ có thiểu số là Nhà Lãnh Đạo xuất sắc?

 Biết Lựa chọn phong cách lãnh đạo phù hợp theo tình huống.

CHÂN DUNG NHÀ LÃNH ĐẠO - 21 PHẨM CHẤT VÀNG:

CHÂN DUNG NHÀ LÃNH ĐẠO - 21 PHẨM CHẤT VÀNG

CHÂN DUNG NHÀ LÃNH ĐẠO THẾ KỶ 21:

Khi chúng ta tiến sâu hơn vào thế kỷ này, một kỷ nguyên mới đang hé lộ, một

kỷ nguyên gồm cả những bê bối trong tổ chức, toàn cầu hoá, sự cạnh tranh gay gắt, sự tổn hại sinh thái, sự tiến bộ chóng vánh về khoa học kỹ thuật, sự

đa dạng, sự nóng lên toàn cầu, ô nhiễm, khủng bố, và rất nhiều thay đổi cũng như những vấn đề toàn cầu phức tạp khác

=> Thế giới đang tìm kiếm các nhà lãnh đạo mà cùng lúc có thể hoàn

thành 3 vai trò sáng tạo:

 Các nhà lãnh đạo là những nghệ sĩ xã hội

 Những người nhìn xa trông rộng về mặt tinh thần

 Người cải cách văn hoá

BẠN ĐANG Ở ĐÂU TRONG TỔ CHỨC:

Bạn đang ở đâu trong vòng đời kinh doanh:

 Chào đời

 Đứa bé chập chững bước đi

 Đứa trẻ mới lớn vênh váo, tự mãn

 Tuổi thanh xuân tuyệt đẹp:

- Là giai đoạn đẹp nhất trong “vòng đời kinh doanh” của doanh nhân Lúc này, họ đạt được thành công thật sự vì công ty đã tăng trưởng ổn định Đây là giai đoạn mà ai cũng muốn “ở lại” càng lâu càng tốt

- Lúc này, các doanh nhân thường tìm kiếm đối tác tốt để duy trì sự tăng trưởng và cùng nhau phát triển mạnh mẽ hơn Tuy nhiên, điều này thường vô tình dẫn đến sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các doanh nghiệp

 Bắt đầu xuất hiện dấu hiệu lão hóa

 Sự thật là những người nắm quyền cao nhất trong một tổ chức có thể cũng

là những người lãnh đạo và điều này đặc biệt đúng khi những người ở vị trí này thường là những cá nhân có quyền tự do và chủ động đủ để họ đưa ra

những quyết định giống với những người có vai trò lãnh đạo

 Leadership:

- Formal leadership

- Informal leadership

NHỮNG PHẨM CHẤT CẦN THIẾT CỦA LÃNH ĐẠO:

Người Lãnh Đạo

12 Khả năng gây ảnh hưởng đến người khác.

13 Khả năng khơi dậy sự tự tin

NHỮNG PHẨM CHẤT CẦN THIẾT CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO:

NHỮNG PHẨM CHẤT CẦN THIẾT CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO:

14 Tính đáng tin cậy: Không bao giờ khiến tập thể thất vọng.

15 Lòng chính trực.

16 Một quá trình phấn đấu và thành công.

17 Biết lắng nghe: Hơn là chỉ biết áp đặt và lấn lướt trong mọi cuộc thảo luận.

18 Nhất quán: Không bẻ cong các giá trị hay quy tắc để chiều theo hoàn cảnh.

19 Quan tâm chân thành đến người khác: Yêu quý, hòa đồng với mọi người.

20 Bộc lộ sự tin tưởng vào tập thể:

21 Đánh giá công trạng đúng người:

22 Sát cánh bên tập thể: Không chối bỏ trách nhiệm khi gặp khó khăn.

23 Cung cấp thông tin kịp thời cho tập thể.

HOW DID I BECOME ME?

GIAO TIẾP VỚI CHÍNH MÌNH

GAME: MẮT NHÌN MẮT

Yêu cầu hội trường im lặng, không ai nói gì.

 A giơ tay tìm B; 2 người nhìn thẳng mắt nhau trong 5 phút.

 Lần lượt giơ tay để tìm đối tác nhìn nhau tiếp.

 A lần lượt làm như vậy trong 04 lần.

>>> CÓ AI NÓI CẢM XÚC KHÔNG?

KHỞI ĐỘNG

BÀI 2: QUẢN LÝ CÔNG VIỆC

Nội dung chính của bài giảng:

Chức năng của hoạch định MỤC TIÊU.

Quản lý thời gian & tổ chức công việc.

Các công cụ/KPI quản lý công việc.

Nguyên tắc Kiểm soát & Kiểm tra.

Những bí quyết quản lý công việc thành công.

NHỮNG KHÁI NIỆM HOẠCH ĐỊNH:

 Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu và quyết định phải làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu (theo Harold Koontz, Cyril Odonnel).

 Hoạch định là quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm

và ai làm cái đó.

 Hoạch định là quá trình lao động trí óc, liên quan đến tư duy và ý trí của con người về tương lai phát triển của tổ chức về những dự định mong muốn của nhà quản trị (mục tiêu cần đạt được).

 Xác định rõ những công việc phải làm (tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra) và tiến

hành thực hiện; cách thức thực hiện và các nguồn lực cần huy động thực hiện

mục tiêu.

 Hoạch định là “đối phó sự bất định” bằng một bản kế hoạch chi tiết để đạt

được mục tiêu đã đặt ra (R Kreitner Management 7 th Ed Boston Houghton

mitthin 1998, page 160) Do đó, nó vừa có tính dự báo nhưng cũng vừa thể hiện ý chí, sự can thiệp của con người nhằm đạt được mục tiêu với chương trình hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể.

CÁC LOẠI HOẠCH ĐỊNH:

 Hoạch định chiến lược (Strategic Planning).

 Hoạch định chiến thuật (Tactical Planning).

 Hoạch định tác nghiệp (Operational Planning).

HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC:

 Là tập hợp các hành động, quyết định của lãnh đạo hướng tới việc soạn thảo các chiến lược chuyên biệt nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức.

 Do các nhà Quản trị cấp cao thực hiện (Top Managers).

 Thời gian của Hoạch định chiến lược từ 5 năm trở lên.

 Chiến lược được giao cho các nhà Quản trị cấp trung gian cụ thể thành các kế hoạch chiến thuật.

 Top Managers: Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐQT, Tổng GĐ, GĐ vùng.

HOẠCH ĐỊNH CHIẾN THUẬT:

 Là xác định các kế hoạch ngắn hạn hơn (từ 1-2 năm), phạm vi hẹp hơn hoạch định chiến lược do các nhà Quản trị cấp trung gian thực hiện (Middle Managers Functionel) nhằm xác định rõ sự đóng góp của bộ phận do họ phụ trách vào tiến trình thực hiện chiến lược trên cơ sở nguồn lực được phân bổ (sử dụng).

 Kế hoạch chiến thuật được giao cho các nhà Quản trị cấp cơ sở cụ thể hóa

vụ chuyên biệt được hoàn thành như thế nào với nguồn lực hiện có.

 Do các nhà Quản trị cấp cơ sở xây dựng và triển khai thực hiện.

 Câu chuyện kể về hai người tiều phu, đều siêng năng & chăm chỉ trong công việc Ngày qua ngày, cả hai phải dùng rìu để đốn gỗ Nhưng giữa hai người có sự khác biệt.

 Người thứ nhất làm thật siêng năng, chỉ nghỉ ngơi vào những giờ nhất định Người thứ hai cũng nghỉ như vậy và hơn thế nữa

 Tuy nhiên, chiều về, người thứ hai đốn được nhiều gỗ hơn

 Bí quyết của anh ta là gì?

 Thật đơn giản!!!

 Việc làm của anh ta nhắc nhở chúng ta về điều gì?

CÂU CHUYỆN:

BÀI HỌC TỪ CÂU CHUYỆN:

 Đôi khi có những nỗ lực bỏ ra không hiệu quả, không phải là vì bạn chưa gắng đủ sức, mà chỉ vì ta cố gắng không đúng cách.

 Có những việc không thành công không phải vì bạn thiếu nỗ lực mà vì

bạn chưa đủ kỹ năng.

 Abraham Lincon: “Nếu cho tôi 6 giờ để chặt một cái cây, tôi sẽ dành 4 giờ

để mài rìu”.

 “Lần cuối cùng anh mài cái rìu của anh là vào khi nào”, ông chủ hỏi

“Mài rìu ư? Tôi không có thời gian để mài nó Tôi đã rất bận trong việc

gắng sức đốn những cái cây”.

 Cuộc sống của bạn cũng giống như người tiều phu kia, đôi lúc bạn rất bận rộn để hoàn tất công việc nhưng có vẻ như nó ngày càng tệ hơn Hãy nghỉ ngơi và tìm cách mài lại “vũ khí” và bạn sẽ tìm thấy được sức mạnh của

mình.

CÔNG VIỆC LÀ GÌ?

Công việc trong phạm vi nghiên cứu của khóa học là:

 Là quá trình chuyển đầu vào thành đầu ra mong muốn

 Có điểm bắt đầu và kết thúc

 Có thể bao gồm nhiều hạng mục công việc

 Có thể có nhiều người tham gia

BÀI TẬP LÀM VIỆC NHÓM:

Cùng với các thành viên trong nhóm xây một

cây cầu theo các tiêu chí sau:

 Cầu phải cách mặt đất ít nhất 20cm

 Càng dài càng tốt

 Cầu phải đứng vững sau khi một số đồ vật

được đặt lên

Kiểm tra tiến

độ, so sánh kết quả với mục tiêu

Kết quả

Tiến hành điều chỉnh

Sai

Hoạch định

tốt

Tỷ lệthành công

 Lần cuối cùng bạn nói “tôi bận quá, tôi không có thời gian” là khi nào?

 Thượng đế bất công nhiều điều, nhưng có một điều người rất công bằng là:

THỜI GIAN:

 Không ai quản lý được thời gian

 Cái duy nhất mà chúng ta quản lý được chính là cách sử dụng thời gian của bản thân mình

LỊCH LÀM VIỆC:

mang lại một kết quả đáng kể

XÁC ĐỊNH THỨ TỰ ƯU TIÊN CÔNG VIỆC:

Ô VỪA QUAN TRỌNG VỪA KHẨN CẤP:

Những đòi hỏi trong ô này vừa khẩn cấp vừa

Ô QUAN TRỌNG NHƯNG KHÔNG KHẨN CẤP:

Những đòi hỏi trong ô này Không khẩn cấp nhưng quan trọng

Quan trọng

Khẩn cấp

Ô này còn được gọi là ô lập kế hoạch

Ô KHẨN CẤP NHƯNG KHÔNG QUAN TRỌNG:

Những đòi hỏi trong ô này

Ô KHÔNG QUAN TRỌNG CŨNG KHÔNG KHẨN CẤP:

Những đòi hỏi trong ô này

TÊN MỚI CỦA ĐỒ THỊ:

A – Phải làm (Must)

B – Nên làm (Should)

C – Có thể làm (Nice)

XÁC ĐỊNH THỨ TỰ ƯU TIÊN CỦA CƠNG VIỆC:

NHẬN BIẾT KHI NÀO BẠN LÀM VIỆC HIỆU QUẢ NHẤT:

Các công cụ:

SẮP XẾP LỊCH LÀM VIỆC:

 Lịch làm việc cá nhân: Sử dụng lịch năm để có

một cái nhìn toàn cảnh về các sự kiện trong năm

 Thời khóa biểu tuần, tháng: Những việc thực hiện

trong tháng hoặc tuần

 Danh sách việc phải làm: To-do list

 Các phần mềm quản lý lịch làm việc: Microsoft

Outlook

 Google calendar

- Login vào email

- https://calendar.google.com

KIỂM SOÁT CÁC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN:

 Kiểm tra lịch làm việc:

- Đầu ngày

- Đầu tuần

- Đầu tháng

 Thường xuyên xem xét lại thứ tự ưu tiên của các công việc

 Phát hiện và giải quyết kịp thời khi có vấn đề phát sinh

 Điều chỉnh lịch làm việc khi có những thay đổi

 Kiểm tra kết quả công việc:

- Cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng

 Loại bỏ những việc đã làm xong khỏi danh sách các việc cần làm;

 Chuyển các công việc chưa làm xong sang lịch làm việc cho kỳ sau, cố gắng giảm điều chỉnh này

Liệt kê những việc phải làm

Thiết lập, cân nhắc mức

độ ưu tiên của công việc

Thiết lập, cân nhắc mức

độ ưu tiên của công việc

Lên kế hoạch thực hiện

Lên kế hoạch thực hiện

Cân bằng

cuộc sống cuộc sống Cân bằng

Kiểm soát công việc, điều chỉnh

ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC BẰNG KPI:

KPI là gì?

 KPI - Key Performance Indicators: Là một hệ thống đo lường và

định lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc

bộ phận chức năng hay cá nhân.

 KPI là 1 công cụ hiện đại giúp các nhà quản lý triển khai chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng nhân viên; Vì vậy KPI áp dụng cho nhiều mục đích: Quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, tự quản lý công việc của nhóm, tự quản lý công việc của cá nhân.

MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC SỬ DỤNG KPI TRONG ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC:

Việc sử dụng KPIs trong đánh giá thực hiện công việc nhằm mục đích:

trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể.

do đó nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc.

hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn…

MỤC TIÊU KHI XÂY DỰNG KPIs:

những nhà quản lý cũng cố gắng và hướng đến đảm bảo được tiêu chí SMART:

thống KPIs của tổ chức đảm đạt được tiêu chí SMART thì hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc sẽ rất cao.

ƯU ĐIỂM KHI SỬ DỤNG KPIs:

mục đích hoặc một mục tiêu chiến lược.

lường nhận thấy được và chính xác đi kèm theo.

hoặc một nhân viên nào đó của mình để từ đó có hướng khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên.

đo lường được.

thể hơn và dễ thực hiện hơn mà ít có những kiến nghị, bất đồng.

NHƯỢC ĐIỂM KHI SỬ DỤNG KPIs:

không chỉ gây ảnh hưởng xấu cho hệ thống ĐGTHCV mà còn gây hậu quả xấu cho hệ thống quản trị của tổ chức nói chung.

động không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được

hiệu quả công việc như mong muốn.

khi đưa ra các tiêu chí không còn ý nghĩa đo lường kết quả THCV.

QUI TRÌNH XÂY DỰNG KPIs - BƯỚC 1:

 Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs.

 Bước 2: Xác định các KRAs (Keys Result Area - các chức năng/nhiệm

vụ của Phòng) của bộ phận.

 Bước 3: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh.

 Bước 4: Xác định các chỉ số KPIs (chỉ số đánh giá).

 Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được.

 Bước 6: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng.

BÀI TẬP CHIA 3 GIAI ĐOẠN THEO ĐỘ TUỔI

Mỗi HV có 1 tờ A4 ghi: Họ Tên; Số điện thoại và Email:

 Ví dụ: 39 tuổi chia làm 10 – 10 và 19

 Giai đoạn 1 : Liệt kê 10 sự kiện tốt và 10 sự kiện xấu.

 Giai đoạn 2 : Liệt kê 10 sự kiện tốt và 10 sự kiện xấu.

 Giai đoạn 3 : Liệt kê 19 sự kiện tốt và 19 sự kiện xấu.

CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT TRONG QUẢN LÝ:

Khái niệm:

 Chức năng kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch hoặc nguy cơ sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được các mục tiêu và các kế hoạch vạch ra.

VAI TRÒ CỦA KIỂM SOÁT:

 Bảo đảm các nguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu.

 Phát hiện kịp thời những vấn đề sai lệch, những khó khăn trong quá trình thực hiện mục tiêu.

 Kịp thời đưa ra những biện pháp giải quyết để đạt được mục tiêu.

CÁC NGUYÊN TẮC ĐỂ XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SOÁT:

 1 Cơ chế kiểm soát phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức, và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm soát

 2 Công việc kiểm soát phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân của cá nhân nhà quản trị

 3 Sự kiểm soát phải được thực hiện tại những khâu trọng yếu

  4 Việc kiểm soát phải khách quan.4 Việc kiểm soát phải khách quan

 5 Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu không khí của tổ chức (văn hóa tổ chức)

 6 Việc kiểm soát cần phải tiết kiệm và đảm bảo tính hiệu quả kinh tế

 7 Việc kiểm soát phải đưa đến hành động