Những nội dung cần lưu ý khi thực hiện nghiên cứu hồ sơ vụ việc, xác định vấn đề pháp lý

ĐỀ BÀI NHỮNG NỘI DUNG CẦN LƯU Ý KHI THỰC HIỆN NGHIÊN CỨU HỒ SƠ VỤ VIỆC, XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ PHÁP LÝ MÔN HỌC KỸ NĂNG TƯ VẤN PHÁP LUẬT GIẢNG VIÊN TRẦN TRÍ TRUNG Hà Nội, ngày 18 tháng 10 năm 2022 ĐẠI HỌC.

ĐỀ BÀI: NHỮNG NỘI DUNG CẦN LƯU Ý KHI THỰC HIỆN NGHIÊN CỨU HỒ SƠ VỤ VIỆC, XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ PHÁP LÝ.

MÔN HỌC: KỸ NĂNG TƯ VẤN PHÁP LUẬT

GIẢNG VIÊN: TRẦN TRÍ TRUNG

Hà Nội, ngày 18 tháng 10 năm 2022

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

ĐẠI HỌC LUẬT

-🙜🙜🙜 -MỤC LỤC

I MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU 4

1 Nắm bắt được bối cảnh tư vấn 4

2 Củng cố hồ sơ vụ việc 4

3 Định hướng cho việc tra cứu văn bản quy phạm pháp luật: 4

4 Tạo cơ sở cho việc soạn thảo thư tư vấn 5

II CÁC CÔNG VIỆC CẦN TIẾN HÀNH TRONG QUÁ TRÌNH NGHIÊN CỨU HỒ SƠ, XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ CẦN TƯ VẤN, PHÂN TÍCH VỤ VIỆC 6

1 Đọc sơ bộ, đọc lướt toàn bộ hồ sơ vụ việc (Skimming) 6

2 Sắp xếp hồ sơ, tài liệu 7

3 Đọc chi tiết hồ sơ 8

4 Tóm lược vụ việc 9

5 Phân tích vụ việc 10

6 Xác định câu hỏi pháp lý 11

III NHỮNG NỘI DUNG CẦN LƯU Ý KHI THỰC HIỆN NGHIÊN CỨU HỒ SƠ VỤ VIỆC, XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ PHÁP LÝ 12

1 Nội dung cần lưu ý khi thực hiện nghiên cứu hồ sơ vụ việc 12

2 Nội dung cần lưu ý khi xác định vấn đề pháp lý 13

NỘI DUNG

I MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

1 Nắm bắt được bối cảnh tư vấn

 Nắm bắt đầy đủ nội dung vụ việc

 Hiểu được chính xác nội dung vụ việc liên quan đến yêu cầu tư vấn

Mỗi vụ, việc hay đề nghị cung cấp dịch vụ pháp lý của người yêu cầu tư vấn đều có

những sự kiện, tình tiết, bối cảnh thực tế có liên quan và có thể nói những vụ, việc đó có “cuộc đời riêng” của mình Công việc của người tư vấn không chỉ đơn thuần là đọc và ghi nhận những

thông tin, tài liệu mà người yêu cầu tư vấn cung cấp mà cần phải so sánh, đối chiếu, lý giải, tìm hiểu, đặt câu hỏi, xác minh, kiểm tra để hiểu một cách thực sự đời sống riêng của mỗi vụ, việc được yêu cầu tư vấn và khi hiểu được về vụ, việc, bối cảnh tư vấn, Người tư vấn có thể tiếp cận được gần hơn đến một sản phẩm tư vấn sát với thực tế, có tính khả thi

2 Củng cố hồ sơ vụ việc

 Bổ sung hồ sơ (Bổ sung chứng cứ, tài liệu cần thiết, làm rõ nội dung tài liệu)

Trong quá trình đọc tài liệu, rà soát, đối chiếu, so sánh, xác minh, Người tư vấn sẽ kiểm tra lại những thông tin mà người yêu cầu tư vấn cung cấp, lời trình bài của người yêu cầu tư vấn

có tương thích với các tài liệu, chứng cứ có trong hồ sơ vụ việc hay không Đặc biệt, qua quá trình đó, Người tư vấn có thể phát hiện ra những điểm mâu thuẫn, không rõ ràng giữa các tài liệu, thông tin liên quan đến vụ việc nên phải tự tìm lời giải và/hoặc yêu cầu của người yêu cầu

tư vấn giải thích, làm rõ những điểm mâu thuẫn, bất đồng đó

3 Định hướng cho việc tra cứu văn bản quy phạm pháp luật:

 Đảm bảo đầy đủ cơ sở cho việc xác định chính xác quan hệ cần sử dụng

 Đảm bảo cơ sở cho việc xác định, tra cứu văn bản quy phạm pháp luật cần sử dụng

Thông qua việc làm rõ những thông tin liên quan đến vụ việc ví dụ như thông tin liên quan đến chủ thể, nội dung sự việc, giao dịch, đối tượng giao dịch, thời điểm diễn ra sự việc, nơi diễn ra sự việc Người tư vấn sẽ có những định hướng trong việc khoanh vùng để tra cứu, xác định văn bản pháp luật cụ thể áp dụng vào vụ việc của người yêu cầu tư vấn

4 Tạo cơ sở cho việc soạn thảo thư tư vấn.

Trên cơ sở thực tế bối cảnh hồ sơ vụ việc người tư vấn thực hiện quá trình phân tích, đánh giá để hiểu được bản chất pháp lý của vụ việc đối chiếu với các quy định pháp luật, kết hợp với các kiến thức chuyên môn người tư vấn phác thảo cấu trúc của thư tư vấn cũng như nội dung cụ thể của thư tư vấn Việc phác thảo cấu trúc nội dung thư tư vấn sẽ giúp người tư vấn kiểm soát được tính logic, hợp lý, khoa học của lá thư tư vấn

❄ Cấu trúc thư tư vấn

(i) Phần mở đầu

(ii) Mô tả tóm tắt sự việc

(iii) Xác định các vấn đề người tư vấn được yêu cầu tư vấn

(iv) Liệt kê các văn bản quy phạm pháp luật áp dụng

(v) Nội dung: Phân dung: Phân tích sự việc - Giải pháp và khuyến nghị của người tư vấn

(vi) Kết thúc: đưa ra kết luận về vấn đề và sẵn sàng giải thích trực tiếp hoặc bổ sung khi cần

II CÁC CÔNG VIỆC CẦN TIẾN HÀNH TRONG QUÁ TRÌNH NGHIÊN CỨU HỒ SƠ, XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ CẦN TƯ VẤN, PHÂN TÍCH VỤ VIỆC

1 Đọc sơ bộ, đọc lướt toàn bộ hồ sơ vụ việc (Skimming)

Mục đích: Kiểm tra số lượng văn bản, tài liệu có trong hồ sơ vụ việc, nội dung chính của

mỗi tài liệu, tầm quan trọng, tính liên quan đến nội dung vụ việc của các tài liệu trong quá trình

xử lý vụ việc

Kỹ thuật đọc:

 Đọc tên, tiêu đề của tài liệu:

 Đọc mục lục (đối với những tài liệu như dự án, kế hoạch, hợp đồng có số lượng trang lớn thì việc đọc mục lục giúp người tư vấn nắm được bố cục của văn bản đó, sử dụng thông tin từ mục lục giống như việc sử dụng “bản đồ chỉ đường trước khi đi xa”);

 Đọc trích yếu của tài liệu hoặc phần dẫn nhập của tài liệu (phần này thường ghi lại khái quát, cô đọng nhất nội dung của văn bản Người tư vấn có thể dễ dàng nắm bắt nội dung

cơ bản của tài liệu mà không mất thời gian phải đọc toàn bộ);

 Đọc thông tin về chủ thể (chủ thể gửi tài liệu, chủ thể nhận tài liệu, chủ thể tham gia vào hợp đồng, thỏa thuận, dự án, chủ thể đã biết đến tài liệu);

 Đọc thông tin về ngày, tháng phát hành văn bản (đây là thông tin không thể bỏ qua khi đọc bất kỳ tài liệu nào);

 Đọc thông tin về ngày, tháng có hiệu lực của văn bản (một số luật sự hay chủ quan về thông tin này và mặc nhiên cho rằng ngày phát hành văn bản là ngày văn bản có hiệu lực Trên thực tế có một số văn bản phát sinh hiệu lực vào ngày khác ngày phát hành hoặc khi xảy ra những điều kiện nhất định);

 Đọc lướt qua những đề mục lớn, tên điều khoản:

 Đọc tra thông tin về con dấu,

 Đọc tra thông tin về người ký tài liệu;

 Đọc thông tin về tài liệu gửi kèm

*Người tư vấn cần lưu ý những mục tiêu quan trọng sau:

(i) Xác định xem hồ sơ vụ việc có bao nhiêu đầu tài liệu:

(ii) Sự hoàn thiện của từng tài liệu;

(iii) Giá trị văn bản, tài liệu với việc giải quyết yêu cầu tư vấn của người yêu cầu tư vấn;

(iv) Tính liên quan của tài liệu với việc giải quyết yêu cầu tư vấn của người yêu cầu tư vấn.

2 Sắp xếp hồ sơ, tài liệu

Mục đích:

 Góp phần đảm bảo nguồn thông tin, cung cấp những tư liệu, dữ liệu đáng tin cậy phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn

 Góp phần nâng cao hiệu suất làm việc, quản lý tài liệu tốt sẽ hỗ trợ thực hiện công việc, kiểm tra công việc một cách có hệ thống để đánh giá kết quả và điều chỉnh phương hướng thực hiện

 Phục vụ cho nghiên cứu tình hình để lập các kế hoạch đầy đủ và chính xác, xây dựng một cách khoa học các kế hoạch trong tương lai

 Giúp tiết kiệm thời gian để tìm kiếm hoặc xử lý tài liệu

 Quản lý tài liệu tốt sẽ thúc đẩy tiến trình xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả

Cách thức sắp xếp: Tùy theo mục đích, thói quen của người nghiên cứu, có thể có nhiều

cách sắp xếp khác nhau:

 Sắp xếp theo trình tự thời gian, diễn biến của vụ việc: Ghi chú các mốc thời gian ở bên ngoài vị trí dễ quan sát nhất

 Sắp xếp theo phân nhóm tài liệu liên quan đến từng nội dung vụ việc (Tài liệu về giao kết hợp đồng, tài liệu về thực hiện hợp đồng, tài liệu về góp vốn, tài liệu về quản trị công ty,

…)

 Sắp xếp theo tầm quan trọng của tài liệu

 Sắp xếp theo tần suất sử dụng dự kiến

Ví dụ trong một tranh chấp về thời gian giao hàng, Người tư vấn có thể sắp xếp nhóm tài liệu liên quan đến hợp đồng lên trước và liền sau đó là tài liệu ghi nhận về quá trình giao nhận hàng giữa các bên, các tài liệu khác sẽ được đặt kế tiếp.

Lưu ý: Việc sắp xếp hồ sơ tài liệu phải gắn liền với việc đánh số lập mục lục hoặc việc chia

nhóm hồ sơ, tài liệu với những tờ giấy màu giúp việc sử dụng hồ sơ được nhanh chóng và thuận tiện

3 Đọc chi tiết hồ sơ

Mục đích: Nắm bắt được đầy đủ những thông tin quan trọng của vụ việc

Cách thức đọc:

Trước hết, để đọc chi tiết một cách hiệu quả, tối thiểu ta cần biết mình cần đọc tài liệu nào trước Trên thực tế có những tài liệu đọc trước sẽ giúp hình dung được khái quát bối cảnh vụ việc Bên cạnh đó có những tài liệu, vụ việc quan trọng đang cần phải xử lý (tình huống nhất định) Luôn phải đặt ra mục đích cụ thể cho quá trình đọc, mục đích đó sẽ hướng người tư vấn đến những tài liệu cung cấp nhiều nhất những thông tin trực tiếp hoặc có liên quan mật thiết đến

vụ việc

Khi đã xác định được thứ tự tài liệu ưu tiên đọc, người tư vấn thực hiện việc đọc chi tiết tài liệu Kỹ thuật đọc nhanh, đọc hiệu quả cần áp dụng trong giai đoạn này Mục đích của giai đoạn này là đọc để nắm bắt những thông tin quan trọng trong vụ việc Để đạt được mục đích này, trước hết nNgười tư vấn cần phải biết đâu là thông tin quan trọng trong mỗi tài liệu Thông tin quan trọng thường nằm ở những từ khóa

Bên cạnh mục đích là nắm bắt được thông tin về vụ việc, trong giai đoạn này, người tư vấn cần cố gắng nhớ được hoặc hình dung và định hướng được thông tin chứa đựng trong mỗi tài liệu

Việc đánh dấu thông tin là cách để một lần nữa người tư vấn tương tác với thông tin và ghi chú giá trị của thông tin để sử dụng cho các lần tiếp theo Việc đánh dấu tài liệu sẽ tiết kiệm thời gian mỗi khi người tư vấn lật giở lại tài liệu

Một số cách đánh dấu tài liệu người tư vấn có thể tham khảo

Gạch dưới những từ quan trọng

Ngôi sao, hoa thị ở ngoài lề

Khoanh tròn những từ khó hoặc cụm từ

Đánh số ngoài lề trang

…

Lưu ý: chỉ đánh dấu vào những tài liệu sao chép, không đánh dấu vào những tài liệu gốc

hay tài liệu phải hoàn trả lại khách hàng hoặc gửi cho các bên có liên quan

4 Tóm lược vụ việc

Thường áp dụng với các vụ việc phức tạp, có nhiều mốc thời gian, nhiều tình tiết và vấn

đề pháp lý Việc này giúp người tư vấn nắm bắt được sự việc một lần nữa một cách toàn diện nhất hữu ích trong trường hợp làm việc nhóm, giúp tiết kiệm thời gian đọc toàn bộ hồ sơ

*Cách thức tóm lược hồ sơ vụ việc

 Liệt kê đầy đủ các chi tiết theo trình tự thời gian, diễn biến của sự việc

 Tóm tắt nội dung sự việc, sự kiện theo thời gian

 Tóm tắt sự việc, đối tượng của vụ việc, nội dung vụ việc

 Mô tả khái quát diễn biến và những sự kiện quan trọng của sự việc

Một số cách thức tóm lược sau thường được sử dụng

 Tóm lược theo diễn biến sự việc

 Tóm lược vụ việc theo vấn đề

 Mô hình hóa diễn biến vụ việc

 Tóm lược theo sơ đồ tư duy

5 Phân tích vụ việc

Quá trình phân tích là quá trình người tư vấn luôn phải đặt ra các câu hỏi để làm rõ các sự kiện của vụ việc Không dừng lại ở đó, việc phân tích hồ sơ vụ việc luôn đặt trong môi trường là kiến thức chuyên môn, là hiểu biết của người tư vấn pháp lý về các quy định của pháp luật và thực tế áp dụng các quy định đó

Phương pháp phân tích vụ việc, nói đơn giản hơn là những cách thức tiếp cận để người tư vấn “bóc tách” thông tin vụ việc, đặt ra các câu hỏi và tự lý giải các câu hỏi đó với những định hướng về chuyên môn cụ thể Có một số cách tiếp cận sau thường được sử dụng:

 Phân tích trên cơ sở diễn biến của sự việc

 Phân tích theo từng vấn đề

 Phân tích theo yêu cầu cung cấp dịch vụ pháp lý của người yêu cầu tư vấn (có thể người yêu cầu tư vấn đặt ra các câu hỏi cụ thể)

Một số vông việc nên làm khi phân tích vụ việc:

 Loại bỏ các chi tiết, sự kiện không liên quan đến nội dung yêu cầu tư vấn

 Tìm ra những sự kiện quan trọng, những nội dung thể hiện bản chất của sự việc đã diễn ra

 Từ những sự kiện, nội dung quan trọng, chỉ ra sự kiện quan trong jnahats, bản chất nhất của sự việc (Sự kiện mấu chốt để giải quyết vấn đề)

 Xác định những sự kiện, nội dung liên quan để giải đáp vấn đề mấu chốt

6 Xác định câu hỏi pháp lý

Nhận diện vấn đề pháp lý trên cơ sở nhận diện quan hệ pháp luật tương ứng Quan hệ pháp luật là hình thức pháp lý của các quan hệ xã hội, xuất hiện trên cơ sở sự điều chỉnh của các quy phạm pháp luật và các sự kiện pháp lý tương ứng, trong đó các bên tham gia có các quyền

và nghĩa vụ pháp lý nhất định, được nhà nước đảm bảo và bảo vệ

Mục đích: nhằm tìm đúng quy định pháp luật áp dụng vào vụ việc của người yêu cầu tư vấn Trên thực tế có rất nhiều dạng câu hỏi khác nhau, các dạng câu hỏi pháp lý thường gặp

gồm: (1) câu hỏi thực tế; (2) câu hỏi tìm luật; (3) câu hỏi pháp lý mấu chốt và (4) câu hỏi pháp

lý kết luận.

(1) Câu hỏi thực tế là những câu hỏi được đặt ra có ý nghĩa pháp lý nhằm làm sáng tỏ sự thật đã diễn ra Các câu hỏi pháp lý thực tế thường là: Ai? Khi nào? Ở đâu? Như thế nào? Tại sao? Những câu hỏi này có ý nghĩa, giá trị pháp lý vì trả lời được nó các khía cạnh pháp ý đầy

đủ của sự kiện sẽ dần được sáng tỏ Người tư vấn trong quá trình giải quyết yêu cầu tư vấn muốn làm sáng tỏ sự thật khách quan của vụ việc phải giải quyết, cũng như tìm ra những tình

tiết bảo vệ hợp pháp của người yêu cầu tư vấn cũng phải suy nghĩ và chọn lọc những câu hỏi thực tế

(2) Câu hỏi tìm luật là những câu hỏi nhằm xác định quy tắc pháp lý nào áp dụng cho tình

huống pháp lý đang phải giải quyết Thông thường sau khi nghiên cứu tình huống pháp lý thì câu hỏi tiếp theo được đặt ra sẽ là: Với tình huống này thì lĩnh vực pháp luật nào điều chỉnh? Có quy phạm pháp luật nào đang có hiệu lực không? Nếu không có quy phạm pháp luật thì có tập quán không? Có vụ việc nào tương tự đã từng được giải quyết chưa?

(3) Câu hỏi pháp lý mấu chốt Câu hỏi pháp lý mấu chốt gồm 3 yếu tố liên hệ với nhau: (a)

Một hay nhiều sự kiện mấu chốt; (b) Vấn đề pháp lý; (c) Điều luật áp dụng

Sự kiện mấu chốt là những sự kiện chính và quan trọng, phản ánh nội dung, bản chất pháp lý của vụ, việc Trong tranh chấp hợp đồng chuyển nhượng cổ phần thì sự kiện mấu chốt là việc các bên ký hợp đồng và sự kiện một bên thực hiện hành vi vi phạm nghĩa vụ hợp đồng Bên cạnh những dấu mốc quan trọng phản ánh bối cảnh chính của sự việc còn có những sự kiện phụ

có giá trị bổ trợ, góp phần hoàn thiện nội dung về vụ, việc của khách hàng

Vấn đề pháp lý là một vấn đề pháp lý được khái quát từ bối cảnh của vụ việc thường được thể hiện dưới hình thức một mệnh đề được nêu ra cần được người tư vấn pháp lý đánh giá

Muốn tìm sự kiện pháp lý mấu chốt ta phải đi tìm sự kiện pháp lý mấu chốt Sự kiện pháp lý mấu chốt quyết định câu hỏi pháp lý mấu chốt, những thứ còn lại là sự kiện phụ thuộc tạo nên các câu hỏi phụ thuộc Muốn tìm sự kiện pháp lý mấu chốt ta phải nghiên cứu vụ việc, phân biệt các sự kiện, tức là tách bạch từng sự kiện, sắp xếp chúng theo một trật tự hợp lý, tìm ra sự kiện nào quan trọng nhất, có tính quyết định nhất trong vụ việc Khi ta đã chỉ ra các sự kiện một cách hợp lý rồi thì trình bày không ai bác bỏ được

(4) Câu hỏi pháp lý kết luận thường là kết quả cuối cùng của tình huống pháp lý được giải

quyết như thế nào?

III NHỮNG NỘI DUNG CẦN LƯU Ý KHI THỰC HIỆN NGHIÊN CỨU HỒ SƠ VỤ VIỆC, XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ PHÁP LÝ

1 Nội dung cần lưu ý khi thực hiện nghiên cứu hồ sơ vụ việc

(1) Khách quan trong việc đọc, hiểu và phân tích hồ sơ: Qua quả trình tiếp xúc với người yêu cầu tư vấn, người tư vấn đã được tiếp cận với thông tin vụ việc và thông tin đó đa phần được phản ánh, trình bày lại theo cách hiểu của người yêu cầu tư vấn và gắn với tâm trạng, quan điểm của cá nhân người yêu cầu tư vấn Bên cạnh đó, trong trường hợp người tư vấn không được trực tiếp tiếp xúc người yêu cầu tư vấn, các thông tin về vụ việc được trao đổi lại bởi người

tư vấn với người yêu cầu tư vấn Như vậy, thông tin về vụ việc qua trao đổi sẽ ít nhiều được trình bày dưới góc độ đánh giá của một cá nhân Để có được kết quả nghiên cứu hồ sơ toàn diện, hiệu quả Người tư vấn cần có sự độc lập trong việc đọc, đánh giá các tình tiết, dữ kiện và xác định các vấn đề pháp lý trong vụ việc

(2) Luôn có sự đối chiếu chéo các dữ kiện đã thu thập được: Để hiểu vụ việc theo sự nhìn nhận của cá nhân người tư vấn, người tư vấn cần đối chiếu chéo các dữ kiện có trong hồ sơ vụ việc Việc đối chiếu chéo dữ liệu, thông tin, tài liệu trong nhiều trường hợp giúp người tư vấn tìm ra những bất cập, mâu thuẫn, không toàn diện của hồ sơ do người yêu cầu tư vấn cung cấp Trên cơ sở đó, người tư vấn tiếp tục đặt ra những câu hỏi và đi tìm câu trả lời cho những tình tiết, dữ kiện bất thường, bất hợp lý

(3) Tuân thủ chặt chẽ quy trình nghiên cứu hồ sơ: Quy trình nghiên cứu hồ sơ đưa ra những khuyến nghị cho người tư vấn để đảm bảo việc nghiên cứu hồ sơ được thực hiện một cách khoa học, hiệu quả Do đó, việc thực hiện theo quy trình còn có thể giúp cho người tư vấn hạn chế được những thiếu sót, khó khăn thường phát sinh trong quá trình nghiên cứu hồ sơ Bên cạnh đó, việc tuân thủ quy trình sẽ tiết kiệm thời gian cho người tư vấn

(4) Khi nghiên cứu hồ sơ có thể biết được chắc chắn rằng ta có thể giúp được người yêu cầu tư vấn hay không, có thể thấy người yêu cầu tư vấn thắng được không và nếu không thể thì chủ động đưa ra kết quả, từ chối tư vấn => trung thực trong tư vấn (tránh vi phạm đạo đức nghề nghiệp)

(5) Trong quá trình nghiên cứu hồ sơ cần phải có sự sắp xếp hồ sơ tài liệu một cách hợp

lý, lưu trữ thông tin một cách bảo mật Điều này vừa giúp việc giải quyết vụ vệc một cách trơn chu hơn, vừa đảm bảo uy tín của người tư vấn