phát triển hệ thống quản lý, kinh doanh mặt hàng sơn toa

Yêu cầu nắm được tình hình mua bán, doanh thu và thông tin khách hàng nhân viên để đưa ra các quyết định điều hành và thay đổi để nâng cao doanh thu và phát triển cửa hàng.. Chủ quản có

Giáo viên hướng dẫn :TS Nguyễn Hữu Đức

Sinh viên thực hiện :

3 Cao Hoàng Tiến - 20082635

4 Bùi Thị Hải Yến - 20083245

Nhóm 10

HỆ THỐNG THỐNG TIN K53

HÀ NỘI 2 – 2012

2

Contents

1 Giới thiệu đề tài 4

1.1 Mục đích xây dựng 4

1.2 Phạm vi đề tài 4

1.2.1 Đơn vị chủ trì 4

1.2.2 Đối tượng phục vụ 4

2 Tổng quan hệ thống 4

2.1 Hiện trạng hệ thống 4

2.1.1 Cơ cấu tổ chức 4

2.1.2 Các vấn đề phải giải quyết 5

2.1.3 Các hoạt động nghiệp vụ 6

2.1.4 Nhận xét hiện trạng hệ thống 7

2.1.5 Nhiệm vụ cơ bản trong việc xây dựng hệ thống mới 7

2.2 Thiết kế quy trình nghiệp vụ 7

2.2.1 Nghiệp vụ chính của hệ thống 7

2.2.2 Đặc tả quy trình nghiệp vụ 8

2.3 Biểu đồ lớp 11

3 Phân tích hệ thống 12

3.1 Tác nhân hệ thống 12

3.2 Mô hình hóa ca sử dụng 13

3.3 Đặc tả Use Case 13

3.3.1 UC Đăng nhập 13

3.3.2 UC Kiểm kê hàng trong kho 14

3.3.3 Lập hóa đơn 15

3.3.4 Tạo phiếu nhập hàng 15

3.3.5 Tạo phiếu xuất hàng 16

3.3.6 UC Quản lý nhân viên 17

3.3.7 Tra cứu giao dịch 19

3 3.3.8 Thống kê 203.3.9 Quản lý thông tin sản phẩm 21

4

1 Giới thiệu đề tài

1.1 Mục đích xây dựng

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý, kinh doanh mặt hàng sơn TOAđể hỗ

trợ, nâng cao hoạt động quản lý và kinh doanh cho cửa hàng

Người có nhiệm vụ điều phối toàn bộ hoạt động của cửa hàng Yêu cầu nắm

được tình hình mua bán, doanh thu và thông tin khách hàng nhân viên để

đưa ra các quyết định điều hành và thay đổi để nâng cao doanh thu và phát

triển cửa hàng

khách hàng Chủ cửa hàng

Là các nhân viên thủ kho thực hiện kiểm kê hàng hóa khi nhập và xuất

hàng,có trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng hóa vànắm được tình trạng hàng hóa trong khom đảm bảo hàng hóa luôn ở tình trạng tốt nhất khi đến tay khách hàng

e Tổ chăm sóc khách hàng:

Là các nhân viên tiếp xúc với khách hàng đến mua có trách nhiệm giới thiệu mặt hàng và hướng dẫn sử dụng

2.1.2 Các vấn đề phải giải quyết

Qua khảo sát thực tế có thể nhận thấy các vấn đề sau đang thực sự gây cản trở tới việc quản lý và kinh doanh của cửa hàng:

a Vấn đề lưu trữ thông tin

Hiện trạng Toàn bộ thông tin trong cửa hàng từ thông tin sản phẩm,

khách hàng, nhân viên và các giao dịch đều được lưu trữ và

sử dụng dưới dạng giấy tờ Vấn đề Khó khăn trong việc lưu trữ và bảo quản khi lượng thông tin

ngày một tăng lên

Giải pháp Thông tin được lưu trữ trên

b Vấn đề báo cáo thống kê

Hiện trạng Quá trình thực hiện thông kê hoàn toàn bằng tay

6

Vấn đề Chậm, không chính xác và không đáp ứng đầy đủ nhu cầu

thống kê theo các tiêu chí khác nhau dẫn đến việc đánh giá,kết luận khó có kết quả chính xác

Giải pháp Việc thông kê hoàn toàn tự động trên máy tính mang lại tính

chính xác và có thể thống kê đầy đủ theo nhiều tiêu chí khác nhau giúp cho các nhà quản lý có được cái nhìn chính xác về tình hình kinh doanh của cửa hàng

c Vấn đề tra cứu thông tin

Hiện trạng Do thông tin được lưu trữ ở nhiều nơi và không có sự đồng bộ

nên việc tra cứu thông tin quá khó

Vấn đề Tốn nhiều thời gian và thông tin không đầy đủ chính xác khi

có nhu cầu tìm kiếm

Giải pháp Hỗ trợ tối đa việc tra cứu thông tin khác hàng, nhân viên và

hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác, tạo tâm lý thoải mái cho mọi người tham gia hệ thống

b Bán hàng

Sau khi nhận được tư vấn từ phía bộ phận chăm sóc khách hàng và quyết định mua hàng, khách hàng sẽ phải làm việc trực tiếp với nhân viên bán hàng Lúc này khách hàng yêu cầu sản phẩm và nhân viên bán hàng phải liên hệ với ban hàng hóa để xác nhận liệu hàng có còn hay hết Sau đó sẽ đề nghị khách hàng chờ đợt hàng mới nhập về hoặc lựa chọn mặt hàng thay thế Khi đã thỏa thuận với khách hàng xong, nhân viên bán hàng sẽ viết hóa đơn cho khách và giữ lại bản copy để cuối ngày nộp cho thư ký Đối với những khách hàng có hóa đơn trên 50 triệu thì sẽ được giảm giá 5% Sau đó nhân viên thủ kho sẽ lập phiếu xuất hàng và giao hàng cho khách

c Thống kêdoanh thu

7

Hàng tuần và hàng tháng, nhân viên thư ký sẽ tổng hợp hóa đơn bán hàng các ngày sau đó thống kê lại và gửi lên cho chủ cửa hàng nắm được tình hình kinh doanh của cửa hàng

- Việc kiểm kê cũng là một vấn đề không nhỏ khi chủ cửa hàng có nhu cầu thống kê tình hình mua bán tại cửa hàng với những tiêu chí khác nhau

Nhưng hiện nay chỉ có thể nhận được báo cáo về doanh thu

2.1.5 Nhiệm vụ cơ bản trong việc xây dựng hệ thống mới

Xây dựng một hệ thống thông tin quản lý, kinh doanh mặt hàng sơn Toa cho cửa hàng để hỗ trợ nâng cao hoạt động quản lý và kinh doanh là nhu cầu cần thiết cho cửa hàng

- Đơn giản hóa việc lưu trữ và sử dụng thông tin trong cửa hàng

- Phục vụ trực tiếp công tác quản lý của chủ cửa hàng Chủ quản có thể nắm được tình hình hoạt động của cửa hàng, doanh số bán hàng hàng quí…

- Hỗ trợ nhân viên thủ kho trong việc kiểm kê hàng hóa, xuất nhập kho

- Hỗ trợ nhân viên bán hàng tính tiền, lập hóa đơn cho khách hàng

- Trợ giúp khách hàng trong việc tư vấn mua hàng, theo dõi giá, thanh toán đơn giản

2.2 Thiết kế quy trình nghiệp vụ

9

2.2.2.2 Quản lý nhập hàng

2.2.2.3 Thống kê

10

2.2.2.4 Quản lý nhân viên

2.2.2.5 Quản lý khách hàng

11

2.3 Biểu đồ lớp

12

3 Phân tích hệ thống

3.1 Tác nhân hệ thống

a Nhân viên chăm sóc khách hàng:

Là người luôn phải nắm rõ thông tin sản phẩm để tư vấn cho khách hàng loại sơn phù hợp với mục đích sử dụng của họ và giải đáp các thắc mắc cũng như hướng dẫn sử dụng với khách hàng

b Nhân viên bán hàng:

Là người trực tiếp giao dịch với khách hàng Có trách nhiệm nhập thông tin giao dịch và lập hóa đơn cho khách hàng

c Nhân viên thủ kho:

Là người trực tiếp tạo phiếu nhập hàng khi hàng hóa được nhập về; tạo

phiếu xuất hàng khi hàng được bán ra ngoài; kiểm kê hàng hóa trong kho

d Chủ cửa hàng:

Là người nắm tình hình mua bán, doanh thu cửa hàng; quản lý nhân viên, khách hàng và hàng hóa

Tiêu đề: Đăng nhập vào hệ thống

Tóm tắt: Use Case này cho phép nhân viên đăng nhập vào hệ thống

Kiểm kê hàng hóa

QL Nhân Viên

Tra cứu giao dịch

Tạo phiếu nhập hàng

Tạo phiếu xuất hàng

Xem thông tin sp Thống kê

QL Thông tin sp

<<include>>

14

- Nhân viên phải có tên đăng nhập và mật khẩu được cấp

- Hồ sơ nhân viên đã được cập nhật trong hệ thống

b Kịch bản bình thường:

1 Nhân viên nhập username và password trước khi bắt đầu làm việc

2 Hệ thống kiểm tra username và password

3 Đăng nhập thành công

4 Chuyển sang giao diện theo chức vụ của nhân viên đăng nhập

c Kịch bản thay thế:

A1 – Username hoặc password không khớp

Bước 1) và 2) tương tự 2 bước đầu của kịch bản bình thường

3) Hệ thống thông báo lỗi

4) Quay trở lại màn hình đăng nhập

3.3.2 UC Kiểm kê hàng trong kho

1 Tóm tắt định danh:

Tiêu đề: Kiểm tra lượng hàng trong kho

Tóm tắt: Use Case này cho phép nhân viên bán hàng kiểm tra lại số

lượng hàng còn trong kho

Actor: Nhân viên bán hàng, Nhân viên thủ kho, Chủ cửa hàng

2 Mô tả kịch bản

a Điều kiện tiên quyết:

- Nhân viên phải có MaSP

b Kịch bản bình thường:

1 Nhân viên chọn chức năng kiểm kê hàng trong kho

2 Hệ thống yêu cầu nhập MaSP

3 Nhân viên nhập MaSP

4 Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của MaSP

5 Hệ thống trả về số lượng hàng trong kho

c Kịch bản thay thế:

A1 – Nhập mã không hợp lệ

Bắt đầu từ bước 4 của kịch bản bình thường

5) Hệ thống thông báo mã hàng không có trong hệ thống

Quay trở lại bước 2 của kịch bản bình thường

15

3.3.3 UC Lập hóa đơn

1 Tóm tắt định danh:

Tiêu đề: Lập hóa đơn cho khách hàng

Tóm tắt: Use Case này cho phép nhân viên bán hàng lập hóa đơn để tính

tiền cho khách hàng

Actor: Nhân viên bán hàng

2 Mô tả kịch bản

a Điều kiện tiên quyết:

- Nhân viên phải có mã hàng

b Kịch bản bình thường:

1 Nhân viên chọn chức năng lập hóa đơn

2 Hệ thống trả về form lập hóa đơn

3 Nhân viên điền thông tin vào form

4 Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của thông tin

5 Hệ thống tự động tính tổng số tiền khách hàng phải trả dựa trên đơn giá của mặt hàng, số lượng mặt hàng, VAT, khuyến mãi giảm 5% nếu tổng tiền trên 50.000.000 VND

6 Hệ thống in hóa đơn cho khách hàng

7 Hệ thống gửi yêu cầu xuất hàng cho thủ kho

c Kịch bản thay thế:

A1 – Nhập thông tin không hợp lệ

Bắt đầu từ bước 4 của kịch bản bình thường

5) Hệ thống thông báo thông tin không hợp lệ

Quay trở lại bước 2 của kịch bản bình thường

3.3.4 UC Tạo phiếu nhập hàng

1 Tóm tắt định danh:

Tiêu đề: Tạo phiếu nhập hàng

Tóm tắt: Use Case này cho phép nhân viên bán hàng lập phiếu nhập hàng

khi nhập hàng mới về vào kho

Actor: Nhân viên thủ kho

2 Mô tả kịch bản

16

a Điều kiện tiên quyết:

- Mã hàng và thông tin hàng đã được cập nhật trong hệ thống

- Có hàng mới nhập về

- NV thủ kho có mã hàng

b Kịch bản bình thường:

1 Nhân viên thủ kho chọn chức năng Tạo Phiếu Nhập Hàng

2 Hệ thống yêu cầu thủ kho điền thông tin vào Phiếu Nhập Hàng

3 Thủ kho điền thông tin vào Phiếu Nhập Hàng

4 Hệ thống kiểm tra thông tin nhập vào

5 Hệ thống cấp mã số Phiếu Nhập Hàng và lưu thông tin

6 Hệ thống in Phiếu Nhập Hàng

c Kịch bản thay thế:

A1 – Nhập mã không hợp lệ

Bắt đầu từ bước 4 của kịch bản bình thường

5) Hệ thống thông báo lỗi nhập thông tin sai

Quay trở lại bước 2 của kịch bản bình thường

3.3.5 UC Tạo phiếu xuất hàng

1 Tóm tắt định danh:

Tiêu đề: Tạo phiếu xuất hàng

Tóm tắt: Use Case này cho phép nhân viên bán hàng lập phiếu xuất hàng

để giao hang cho khách

Actor: Nhân viên thủ kho

2 Mô tả kịch bản

a Điều kiện tiên quyết:

- Có thông báo từ giao dịch bán hàng của NV Bán hàng

- NV thủ kho có mã hàng

b Kịch bản bình thường:

1 Nhân viên thủ kho chọn Thông báo xuất hàng

2 Hệ thống yêu cầu xác nhận thực hiện giao dịch

3 Nhân viên thủ kho xác nhận giao dịch

4 Hệ thống cấp mã số Xuất Hàng và in Phiếu Xuất Hàng

5 Hệ thông lưu thông tin giao dịch và cập nhật hệ thống

17

c Kịch bản thay thế:

A1 – Nhân viên thủ kho chọn Hủy giao dịch

Bắt đầu từ bước 3 của kịch bản bình thường

4) Hệ thống hủy toàn bộ giao dịch

3.3.6 UC Quản lý nhân viên

3.3.6.1 UC Thêm nhân viên

1 Tóm tắt định danh:

Tiêu đề: Thêm nhân viên mới

Tóm tắt: Use Case này cho phép chủ cửa hàng thêm mới một nhân viên

vào hệ thống

Actor: Chủ cửa hàng

2 Mô tả kịch bản

a Điều kiện tiên quyết:

- Có thông tin của nhân viên mới

b Kịch bản bình thường:

1 Chủ cửa hàng chọn chức năng Quản lý nhân viên

2 Chủ cửa hàng chọn chức năng Thêm nhân viên

3 Hệ thống đưa ra form để chủ cửa hàng điền thông tin

4 Chủ cửa hàng điền thông tin của nhân viên bao gồm: Tên, CMND, NgaySinh, DiaChi, DienThoai, NgayVao, ChucVu, Luong

5 Hệ thống kiểm tính hợp lệ

6 Chủ cửa hàng xác nhận thêm nhân viên

7 Hệ thống trả về Mã Nhân Viên mới

8 Hệ thống tạo mới csdl cho nhân viên

c Kịch bản thay thế:

A1 – Chủ cửa hàng điền sai thông tin

Bắt đầu từ bước 5 của kịch bản bình thường

6) Hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại

7) Quay trở lại bước 4)

A2 – Chủ cửa hàng hủy quá trình

Bắt đầu từ bước 6) của kịch bản chính

18

7) Hệ thống hủy toàn bộ quá trình

3.3.6.2 UC Cập nhật nhân viên

1 Tóm tắt định danh:

Tiêu đề: Sửa thông tin cho nhân viên

Tóm tắt: Use Case này cho phép chủ cửa hàng sửa thông tin cho nhân

viên

Actor: Chủ cửa hàng

2 Mô tả kịch bản

a Điều kiện tiên quyết:

- Có mã nhân viên cần sửa

b Kịch bản bình thường:

1 Chủ cửa hàng chọn chức năng Quản lý nhân viên

2 Chủ cửa hàng chọn chức năng Sửa nhân viên

3 Hệ thống yêu cầu nhập Mã Nhân Viên

4 Chủ cửa hàng nhập Mã Nhân Viên

5 Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ của Mã Nhân Viên

6 Hệ thống đưa ra form để chủ cửa hàng thay đổi thông tin

7 Chủ cửa hàng thay đổi thông tin của nhân viên

8 Hệ thống kiểm tính hợp lệ

9 Chủ cửa hàng xác nhận sửa nhân viên

10 Hệ thống tạo cập nhật csdl cho nhân viên

c Kịch bản thay thế:

A1 – Chủ cửa hàng điền sai Mã Nhân Viên

Bắt đầu từ bước 5 của kịch bản bình thường

6) Hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại

7) Quay trở lại bước 4)

A2 – Chủ cửa hàng điền sai thông tin

Bắt đầu từ bước 8 của kịch bản bình thường

9) Hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại

10) Quay trở lại bước 7)

19

A3 – Chủ cửa hàng hủy quá trình

Bắt đầu từ bước 9) của kịch bản chính

10) Hệ thống hủy toàn bộ quá trình

3.3.6.3 UC Xóa nhân viên

1 Tóm tắt định danh:

Tiêu đề: Xóa thông tin cho nhân viên nghỉ việc

Tóm tắt: Use Case này cho phép chủ cửa hàng xóa toàn bộ thông tin cho

nhân viên nghỉ việc

Actor: Chủ cửa hàng

2 Mô tả kịch bản

d Điều kiện tiên quyết:

- Có mã nhân viên cần xóa

e Kịch bản bình thường:

1 Chủ cửa hàng chọn chức năng Quản lý nhân viên

2 Chủ cửa hàng chọn chức năng Xóa nhân viên

3 Hệ thống yêu cầu chủ cửa hàng nhập Mã Nhân Viên

4 Hệ thống kiểm tính hợp lệ

5 Chủ cửa hàng xác nhận xóa nhân viên

6 Hệ thống xóa csdl của nhân viên

f Kịch bản thay thế:

A1 – Chủ cửa hàng điền sai Mã Nhan Viên

Bắt đầu từ bước 4 của kịch bản bình thường

5) Hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại

6) Quay trở lại bước 3)

A2 – Chủ cửa hàng hủy quá trình

Bắt đầu từ bước 5) của kịch bản chính

6) Hệ thống hủy toàn bộ quá trình

3.3.7 UC Tra cứu giao dị ch

1 Tóm tắt định danh:

Tiêu đề: Tra cứu các hóa đơn, phiếu xuất hàng, phiếu nhập hàng

20

Tóm tắt: Use Case này cho phép chủ cửa hàng xem lịch sử các giao dịch

kinh doanh trong cửa hàng

Actor: Chủ cửa hàng

2 Mô tả kịch bản

a Điều kiện tiên quyết:

- Có mã của giao dịch muốn kiếm tra hoặc có ngày giao dịch

b Kịch bản bình thường:

1 Chủ cửa hàng chọn chức năng Tra cứu giao dịch

2 Chủ cửa hàng chọn loại tra cứu: Hóa đơn, Phiếu Xuất Hàng, Phiếu nhập hàng

3 Chủ cửa hàng chọn hình thức tra cứu: Mã giao dịch, Ngày giao dịch

4 Chủ cửa hàng điền Mã giao dịch hoặc chọn ngày giao dịch tùy theo lựa chọn ở bước 3

5 Hệ thống kiểm tính hợp lệ

6 Hệ thống hiển thị kết quả lên màn hình

c Kịch bản thay thế:

A1 – Chủ cửa hàng điền sai Mã giao dịch

Bắt đầu từ bước 5 của kịch bản bình thường

6) Hệ thống thông báo lỗi và yêu cầu nhập lại

7) Quay trở lại bước 3)

3.3.8 UC Thống kê

1 Tóm tắt định danh:

Tiêu đề: Thống kê doanh thu

Tóm tắt: Use Case này cho phép chủ cửa hàng thông kê doanh thu của

siêu thị tại các thời điểm

21

2 Hệ thống yêu cầu chọn hình thức Thống kê

3 Chủ cửa hàng chọn hình thức thống kê: tháng, quý, thời điểm hiện tại

4 Hệ thống hiển thị bảng thống kê, doanh thu

5 Hệ thống hỏi chủ cửa hàng có in bảng thống kê không

6 Chủ cưa hàng yêu cầu in bảng thống kê

7 Hệ thống in bảng thống kê cho chủ cửa hàng

c Kịch bản thay thế:

A1 – Chủ cửa hàng không in bảng thống kê

Bắt đầu từ bước 5 của kịch bản bình thường

6) Hệ thống thông không in bảng thống kê

7) Kết thúc UC

3.3.9 UC Quản lý thông tin sản phẩm

3.3.9.1 UC Xem thông tin sản phẩm

2 Tóm tắt định danh:

Tiêu đề:Xem thông tin sản phẩm

Tóm tắt: Use Case này cho phép chủ cửa hàng và nhân viên chăm sóc

khách hàng xem thông tin sản phẩm

Actor: Chủ cửa hàng, Nhân viên chăm sóc khác hàng

2 Mô tả kịch bản

a Điều kiện tiên quyết:

- Có MaSP

b Kịch bản bình thường:

1 Người dùng chọn chức năng xem thông tin sản phẩm

2 Hệ thống yêu cầu người dùng nhập MaSP

3 Người dùng nhập MaSP

4 Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ

5 Hiển thị thông tin sản phẩm cho người dùng

c Kịch bản thay thế:

A1 – Người dùng nhập sai MaSP

Bắt đầu từ bước 4 của kịch bản bình thường

5) Hệ thống yêu cầu người dùng nhập lại

6) Quay lại bước 3