Thảo luận nhóm TMU môn kiểm toán nội bộ bài tập 11

Sau khi đơn đặt hàng đã được kiểm tra qua hệ thống máy, một nhân viên phòng kinh doanh sẽ kiểm tra lần nữa để xem liệu chúng có lập đúng không và các thôngtin ghi nhận có hợp lý không ví

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA: KẾ TOÁN- KIỂM TOÁN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN HỌP NHÓM KIỂM TOÁN NỘI BỘ

I Thông tin cuộc họp

1 Thời gian:

 Từ 20h đến 21h30h

 Ngày 25/3/2021

2 Địa điểm: Họp thông qua ứng dụng Zalo

3 Thành phần tham gia: Thành viên nhóm 6

II Nội dung cuộc họp

1 Phân tích đề tài và nêu lại những hướng dẫn của giảng viên về đề tài

2 Các thành viên đưa ra phương hướng làm bài

3 Phân chia công việc cho từng thành viên

4 Thời hạn gửi bài: Từ 25/3/2021 đến 6/4/2021

Bảng phân công công việc

50 Lê Thị Thu Trang 18D150106 Thành viên Word

51 Tống Thị Trang 18D150348 Thành viên Bài 11: Thanh toán bằng

séc, thanh toán bằng tiền mặt

52 Trần Thị Trang 18D150049 Thành viên Bài 12

53 Mai Thu Uyên 18D150110 Thành viên Bài 11: Đối chiếu công

nợ, Giảm giá

54 Nguyễn Thu Uyên 18D150350 Thành viên Thuyết trình

55 Nguyễn Thị Vân 18D150052 Thành viên Bài 12

56 Hoàng Thị Hải Yến 18D150113 Thư ký Bài 11: In hóa đơn, Giao

hàng cho khách hàng

57 Nguyễn Thị Yến 18D150054 Nhóm trưởng Bài 11: Phần đầu

58 Vũ Thị Yến 18D150292 Thành viên Bài 12

59 Nguyễn Thị Đào 18D150189 Thành viên Powerpoint

60 Hà Thị Thu Uyên 18D150051 Thành viên Bài 11: Kiểm soát công nợ

Hà Nội, ngày 25 tháng 3 năm 2021Thư ký Nhóm trưởng

Hoàng Thị Hải Yến Nguyễn Thị Yến

Điểm quy đổi xác nhận Ký tên Ghi chú

50 Lê Thị Thu Trang 18D150106

51 Tống Thị Trang 18D150348

52 Trần Thị Trang 18D150049

53 Mai Thu Uyên 18D150110

54 Nguyễn Thu Uyên 18D150350

- Nhân viên phòng kinh doanh ghi nhận thông tin

về ĐĐH vào máy tính

Nhập thông tin về sản phẩm (số lượng, quy cách, chủng loại, thời gian giao hàng, ) không đúng, không đầy đủ

- Không đúng thông tin về khách hàng

Ghi nhận ĐĐH chưa được phê duyệt

- Đối chiếu thông tin trên đơn đặt hàng với thông tinkhách hàng trên

hệ thống giao dịchkinh doanh

- Tiến hành xác nhận lại thông tin với khách hàng

- Các đơn đặt hàng cần được phê duyệt bởi người có thẩm quyền trước khi ghi nhận

- Chương trình trên máy

sẽ tự động so sánh số lượng hàng đặt mua với

số lượng tồn kho

- Nếu số lượng hàng đặt mua vượt quá số lượng tồn kho, đơn đặt hàng sẽ

- Kiểm tra khả năng cung ứng sản phẩm

- Phân loại các đơn hàng chưa

đủ điều kiện để

xử lý

bị treo lại, hệ thống máy tính tự động chuyển các ĐĐH này vào danh sách đợi Khi có hàng mới mua về nhập kho, hệ thống sẽ ưu tiên xử lý các ĐĐH này trước Lúc này, ĐĐH trên danh sáchhàng đợi sẽ bị hủy và ĐĐH được xử lý như bình thường.

Các đơn đặt hàng được tính giá và giảm giá một cách tự động thông qua chương trình trên máy

Tuy nhiên, trưởng phòngkinh doanh có thể can thiệp bằng thủ công vào

hệ thống máy tính khi muốn cho phép một khoản giảm giá đặc biệt nào đó

- Dễ dàng cho việc theo dõi tiến

độ chu trình bán hàng

- Khách quan, tránh gian lận trong việc giá được tính không khớp với giá niêm yết

Trưởng phòng kinh doanh giảm giá cho những khách hàng cung cấp thân thiết để hưởng lợi riêng

- Cần có các quy định rõ ràng, cụ thể cho các trườnghợp giảm giá đặc biệt

- Cần đưa ra minhchứng chứng minh đơn hàng thuộc trường hợp giảm giá đặc biệt

Công ty có ba nhóm khách hàng quan trọng:

 Những đại lý

 Các cửa hàng bán lẻ

 Các công ty

Phân chia thành từng nhóm, thuận lợi cho việc theo dõi, so sánh giữa các khách hàng trongcùng một nhóm

Thông tin về từng khách hàng trên máy bao gồm các yếu tố sau:

 Khoản giảm giá cho phép

- Thông tin khách hàng không được cập nhật thường xuyên

- Mất thông tin khách hàng

- Có quy định về thời gian cập nhật định kỳ về thông tin khách hàng

- Hạn chế tiếp cậnthông tin, thiết lậptài khoản mật khẩu truy cập để lấy thông tin

Nếu khách hàng đặt hàngvới giá trị vượt quá mức

nợ tối đa cho phép, đơn hàng sẽ bị phong tỏa

Loại bỏ các giao dịch bán không phù hợp với yêu cầu, quy định

Đơn đặt hàng chỉ có thể được giải tỏa bởi người

kế toán phụ trách công

nợ hay giám đốc tài chính

Có sự phân cấp người có thẩm quyền giải tỏa đơn hàng

Sau khi đơn đặt hàng đã được kiểm tra qua hệ thống máy, một nhân viên phòng kinh doanh

sẽ kiểm tra lần nữa để xem liệu chúng có lập đúng không và các thôngtin ghi nhận có hợp lý không (ví dụ: có phải là

Có nhân viên độc lập kiểm tra đối chiếu thông tin trên đơn đặt hàng, tính hợp lệ của đơn đặt hàng

khách hàng cũ hay không, hàng có sẵn trongkho hay không )

Phần lớn đơn hàng được

xử lý ngay Thông thường, các đơn đặt hàng

bị phong tỏa hay bi xếp vào hàng đợi chỉ chiếm 10% số đơn đặt hàng nhận được

Bộ phận bán hàng làm việc cóhiệu quả

Cuối mỗi ngày, tại kho hàng, các danh sách hàngcần giao sẽ được in ra

- Không có chữ ký phê duyệt trên danh sách

- In thiếu danh sách

- Danh sách sau khi in ra cần phải

có chữ ký phê duyệt của người

có thẩm quyền theo quy định

- Đánh số thứ tự cho từng danh sách

Nhân viên kho hàng dựa vào danh sách đơn hàng

để lập phiếu giao hàng

- Phiếu giao hàng không đúng với danh sách đơn hàng

- Hàng chưa xuất kho nhưng đã lập phiếu giao hàng

- Nhân viên độc lập đối chiếu thông tin trên đơn hàng với phiếu giao hàng

- Xác nhận đã lập phiếu xuất kho trước khi lập phiếu giao hàng

Để đảm bảo rằng hàng -Tránh bỏ sót

hóa chuẩn bị theo đúng danh sách, mỗi dòng đơnđặt hàng đều được kiểm tra và đánh dấu Trong trường hợp số lượng hàng giao khác với số lượng ghi trên đơn đặt hàng, danh sách này sẽ được để riêng.

đơn đặt hàng cầngiao, thuận tiện cho việc đối chiếu xuất kho

-Thuận lợi cho việc theo dõi, tìm

ra sai sót

Chi tiết hàng giao được ghi nhận vào máy tính

Tiến độ công việc được cập nhật, theo dõi liên tục

Khi hàng hóa đã sẵn sàng để gửi đi, người phụ trách kho kiểm tra

sự phù hợp giữa số lượng hàng chuẩn bị và

số lượng hàng trên phiếugiao hàng

Có nhân viên chuyên trách kiểm tra, đối chiếu

II, IN HÓA ĐƠN:

Việc lập hóa đơn bán hàng thành 3 liên: một liên lưu tại

bộ phận bán hàng đểtheo dõi công nợ,

Dễ theo dõi, đối chiếu số liệu khicần và tăng tính chính xác cho đơn hàng

- Với các đơn hàng nhỏ

lẻ, gây tốn chi phí lập hóa đơn cho đơn vị

- Bộ phận bán hàng theodõi công nợ sai quy

Để bộ phận kế toán xử lý công nợtheo đúng quy định

một liên kèm theo phiếu giao hàng cho khách hàng, một liênchuyển cho bộ phận

III, GIAO HÀNG CHO KHÁCH HÀNG:

Khi giao hàng, phiếu giao hàng được đính kèm với hóa đơn bán hàng để khách hàng kí nhận

Dễ kiểm tra đối chiếu xác nhận số lượng, quy cách, phẩm chất… trên phiếu giao hàng xem có khớp đơn hàng không

Bộ phận kinh doanh ghi nhận vào hệ thống máy tính

- Dễ dàng kiểm soát, theo dõi các đơn hàng trên máy tính

- Quản lý đơn hàng trên máy tính tránh lãng phí và thất thoát

- Bộ phận kinh doanh

sẽ ghi nhận vào hệ thống máy tính sai, không đúng về sản phẩm (số lượng, quy cách, chất lượng, …) vào hệ thống máy tính, không đúng thông tin khách hàng (mã số, tên), không đúng về thời gian, chính sách bán

- Cần có người kiểmtra giám sát lại việc nhập thông tin của

bộ phận kinh doanh trên máy tính

Trưởng phòng kinh doanh có thể can thiệp thủ công vào hệ thống máy tính.

- Xảy ra trường hợp bị sửa số liệu thông tin trên hệ thống

- Tạo bảo mật mà khi người truy cập vào bắt buộc phải kêkhai thông tin cá nhân và có mã truy cập riêng

Khi giao hàng, không có biên bản bàn giao hàng hóa

- Có thể dẫn đến trườnghợp khách hàng báo không nhận được hàng

- Khi giao hàng cho bên nhận cần có đầy

đủ các bộ phận và lập biên bản bàn giao hàng hóa và có chữ ký đầy đủ

IV, ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ:

Hạn chế của KSNB

Hàng tháng, kế toán gửi bảng kê chi tiết công nợ cho khách hàng, nếu khách hàng phát hiện chênh lệch về số dư thì kếtoán điều tra nguyên nhân

Hạn chế các sai sót

và các gian lận trong việc quản lý công nợ và thu tiền

Khi đối chiếu công

nợ với khách hàng

và phát hiện chênh lệch, nếu chênh lệch này xuất phát

từ bộ phận kế toán thì có thể kế toán sẽche dấu đi nguyên nhân phát sinh ra chênh lệch này

- Cần có bên thứ ba độc lập kiểm tra đốichiếu bảng kê chi tiết công nợ cho khách hàng

- Thông tin phản hồi từ khách hàng được gửi về một nhân viên độc lập

để xem xét và xử lýcác chênh lệch

Bảng kê chi tiết công nợ được kiểmtra bởi Giám đốc tài chính.

Giám đốc tài chính kiểm tra bảng kê chi tiết công nợ có thể bị sai sót

Định kỳ kế toán công nợ lập báo cáocông nợ đối chiếu với bộ phận kinh doanh để nhân viên bán hàng đôn đốc công nợ của khách hàng

- Bộ phận kinh doanh thường xuyên cập nhập nghiệp vụ bán hàng

để có thể đối chiếu với bộ phận kế toán

tự động thông quamột chương trình trên máy, phần lớn các khách hàng là đại lý đều được hưởng tỷ lệ giảm giá chuẩn

Giúp cho việc tínhtoán các khoản giảm giá nhanh hơn, ít tốn thời gian hơn và có độ chính xác cao hơn

Các đại lý mua hàng của công ty,

có thể có đại lý muanhiều, có đại lý mua

ít Việc các khách hàng là đại lý đều được hưởng một tỷ

lệ giảm giá chuẩn

có thể sẽ gây ra sự mất cân bằng trong

Cần có sự phân chia

rõ ràng về mức mua hàng của các đại lý đểnhận được các khoản giảm giá khác nhau

Tùy theo việc đại lý mua nhiều hàng thì sẽđược hưởng mức giảm giá cao hơn những đại lý mua ít

việc giảm giá hàng bán.

hàng

Tỷ lệ giảm giá được xác định bởinhân viên phòng kinh doanh, có tham khảo ý kiến của kế toán công

nợ và giám đốc phòng kinh doanh

Giúp cho tỷ lệ giảm giá được xácđịnh hợp lý hơn

Đối với các kháchhàng đặc biệt cần

có khoản giảm giáđặc biệt, trưởng phòng kinh doanh

sẽ quyết định

Trưởng phòng kinh doanh có thể can thiệp thủ công vào

hệ thống máy tính khi muốn cho phép một khoản giảm giáđặc biệt nào đó

Dẫn đến việc trưởng phòng kinh doanh có thể sẽ cấu kết với khách hàng

để lập ra một khoảngiảm giá bất hợp lý

Khi có khách hàng đặc biệt cần có khoản giảm giá đặc biệt thì phải được lập một danh sách ghi các chỉ tiêu về lịch sử giao dịch của khách hàng, mức mua hàng của khách hàng… Danh sách đó cần đưa cho giám đốc tài chính và

kế toán công nợ xem xét

VI, THANH TOÁN BẰNG SÉC:

Hạn chế của KSNB

Thanh toán bằng Séc.

Đảm bảo nhận tiềncho người thụ hưởng Các khoản thanh toán bằng séc nhanh chóng,

an toàn, chính xác

số tiền cần thanh toán

Các khoản thanh toán bằng séc thường được gửi qua đường bưu điện

- Gửi séc qua bưu điện: có nguy cơ mất séc, hay nhầm lẫn địa chỉ khi gửi

- Có thể quá hạn thanh toán khi đường vận chuyển

bị chậm chễ

-Yêu cầu khách hàng gửi séc cho bên bưu điện ngay khi phát hành séc và ký xác nhận thông tin trước khi gửi séc

- Có quy định về thời gian thanh toán rõ ràng trên đơn bán hàng

Các thư chứa các séc thanh toán sẽ được hai nhân viên mở và lập biên bản (nhân viên phòng hành chính và một kế toán công nợ)

Đảm bảo tính khách quan khi lậpbiên bản về số séc nhận được

- Séc bị rách, bị mờ thông tin, quá hạn thanh toán

- Có thể xảy ra sai sót, nhầm lẫn:

thông tin trên séc sai đối tượng, không đúng số tiền

vì nhân viên phòng hành chính không trực tiếp theo dõi công nợ khách hàng

- Có quy định về quy cách nhận séc (tránh yếu tố vật lý khi nhận séc bị rách, mờ thông tin)

- Có nhân viên độc lập đối chiếu thông tincủa khách hàng, số tiền,thời hạn thanh toán trên séc với hợp đồng bán trước khi lập biên bản Nếu xảy

ra các trường hợp trên

cần thông báo ngay đểkịp thời xử lý.

Các hóa đơn mà khách đã thanh toán đã đóng dấu

“đã thanh toán”

và sắp xếp riêng

Thuận lợi cho việctheo dõi, tìm ra saisót

Chi tiết các khoảnthanh toán được nhập vào hệ thống máy tính

Chi tiết các khoản thanh toán được nhập vào hệ thốngmáy tính

- Chi tiết các khoản thanh toán được nhập vào hệ thống máy tính bị nhầm lẫn, sai số liệu

- Phần mềm máy tính xảy ra sự cố, lỗi

- Có nhân viên độc lập kiểm tra, đối chiếu

số liệu, thông tin chi tiết các khoản thanh toán trên phiếu thu và trên hệ thống máy tính

- Chi tiết các khoản thanh toán cần được ghi vào sổ kế toán chi tiết

- Định kỳ, tiến hành bảo trì, nâng cấp phầnmềm máy tính

Các tờ séc được gửi đến ngân hàng vào cuối ngày

- Séc không có khả năng thanh toán

- Séc được gửi đến vào thời gian quá giờ làm việc của ngân hàng, phải chờ

xử lý gây ảnh hưởng đến tính thời

- Nhân viên kiểm tra khả năng thanh toán của khách (thông qua thị trường, các lịch sử giao dịch trước đó…),hoặc có thể yêu cầu khách hàng ký phát séc bảo chi mà không

hạn của séc phải séc thông

thường

- Séc phải kịp thời được gửi đến vào cuốingày trong thời gian làm việc của ngân hàng

VII, THANH TOÁN BẰNG TIỀN MẶT:

Hạn chế của KSNB

Công ty quy định lái xe không được thu tiền từ khách hàng, tiền phải được trả trực tiếp tại trụ sở của công ty

Các bên trực tiếp thanh toán cho nhau bằng tiền mặt mà không quatrung gian thanh toán dẫn đến những thủ tục, cách thức thanh toán rất nhanh và đơn giản, đảm bảo

sự yên tâm khi trực tiếp thanh toán bằng tiền mặt

- Tính an toàn không cao, nguy cơrủi ro và mất mát khi thanh toán bằngtiền mặt

- Nhân viên thu tiền biển thủ tiền khi khách hàng thanh toán trước khi ghi nhận số tiềnnày vào sổ

Sau mỗi ngày:

- Nhân viên thu tiền cần bàn giao trực tiếp tiền và hóa đơn bán hàng cho thủ quỹ

- Thủ quỹ kiểm đếm tiền và kiểm tra hóa đơn kèm theo cho từng khách hàng

Khi thu tiền, kế toán lập phiếu thu gồm 4 liên

Bộ phận kế toán làm việc có hiệu quả, đảm bảo đầy

đủ tài liệu lưu trữ

Khi thu tiền, kế toán lập phiếu thu trong 4 liên không đầy đủ thông tin về

Có nhân viên thứ ba đối chiếu thông tin trên hóa đơn với

làm cơ sở để kế toán, thủ quỹ ghi chép sổ sách và hạch toán các khoản thu có liên quan.

khách hàng, về số liệu,

phiếu thu

Vào cuối ngày, thủquỹ kiểm tra lại số thứ tự và các phiếuthu nhận được

Rà soát, tránh bỏ sót thông tin trên phiếu thu

Có thể mất phiếu thu

- Kế toán sau khi lập cần bàn giao trực tiếp phiếu thu cho thủ quỹ vào cuối ngày

- Thủ quỹ kểm tra sốthứ tự và chữ ký xác nhận của bộ phận kế toán trên các phiếu thu

Phát hiện các bất thường của phiếu thu, thủ quỹ phải tìm hiểu nguyên nhân Tất cả các phiếu thu không sửdụng được vì bất

kỳ lý do nào đều phải báo cáo lại

Xử lý trường hợp bất thường về phiếu thu không

sử dụng được một cách kịp thời, rõ ràng về nguyên nhân

Cuối ngày, kế toánquỹ và thủ quỹ luôn đối chiếu số liệu

Cuối ngày, kế toán quỹ và thủ quỹ luôn đối chiếu số liệu có thể xảy ra sai phạm (Thủ quỹ

- Có nhân viên độc lập đối chiếu thông tin khách hàng, thông tin về sản phẩm trên hóa đơn

và kế toán quỹ biểnthủ tiền nhưng số tiền thu được trùng với số tiền trên các phiếu thu).

với phiếu thu, tính toán lại giá cả hàng bán ra, thuế, chính sách bán,

- Tiến hành gửi thư xác nhận thông tin với khách hàng

- Định kỳ, KTV nội

bộ lập báo cáo so sánh, đánh giá dòng tiền thu được từ hoạt động bán hàng, khoản chiết khấu thanh toán cho kháchhàng toàn công ty và chi tiết theo từng khách hàng

VIII, KIỂM SOÁT CÔNG NỢ:

Hạn chế của KSNB

Bảng kê chi tiết

nợ phải thu khách hàng theo thời hạn thanh toán được lập vào cuối tháng

Những khoản sắp phải thu nợ từ khách hàng trong tháng không được hoạch toán dẫn đến các khách hành sắp phải thu nợ sẽ bị bỏ quên, bỏ sót

Bảng kê chi tiết nợ phải thu khách hàng theo thời hạn thanh toán được lập vào đầu mỗi tháng để theo dõi các khoản

nợ trả chậm, các khoản phát sinh để

tiến hành đòi đúng hạn Kế toán công

nợ phải hoạch toán chi tiết theo từng đốitượng, từng lần phát sinh có chữ kí 2 bên

để làm bằng chứng đối chiếu khi cần thiết

Kế toán công nợ biết dựa vào kinh nghiệm để xem xétkhách hàng nào đang gặp khó khăncần theo dõi đặc biệt

Kịp thời nắm bắt tình trạng nợ, tình trạng khách hàng đưa ra các biện pháp kịp thời giúpthu hồi công nợ

Công ty gửi thư thúc nợ đối với khách hàng có số

dư quá hạn một tháng trở lên

Đúc thúc trả nợ quá muộn làm cho khách hàng cảm thấy công ty chúng

ta không quá cần khoản nợ này dẫn đến sự trì chệ, không chịu trả nợ từkhách hàng

Trước 5- 10 ngày trả

nợ phải gửi công văn nhắc khách hàng

về khoản nợ, sau 1 ngày quá hạn gọi điện nhắc nợ kèm theo công văn đòi nợ

Với mỗi khoản nợ quá hạn, bộ phận kế toán phải lưu nhật

ký khi theo dõi cuộc gọi hoặc email đã được gửi đi, cùng với một hồ sơ về