một số thủ tục thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán báo cáo tài chính năm 2004 của công ty tnhh btl việt nam

Tuy nhiên bà Hà thường chấp nhận các khoản chi phí không đủ chứng từ nhưng có trong dự toán, bà Hà cũng chưa có uy tín đối với bên ngoài công ty Điều này dẫn đến tình hình thu hồi nợ phả

Lời mở đầu

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, sự ra đời của các doanh nghiệp ngày càng tăng khiến cho sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng trở nên gay gắt Vì vậy, các doanh nghiệp muốn phát triển phải tạo dựng chỗ đứng cho mình, tạo được niềm tin nơi khách hàng Các doanh nghiệp cần mở rộng sản xuất kinh doanh, đầu tư mới máy móc, trang thiết bị hiện đại cho sản xuất do vậy doanh nghiệp cần phải huy động vốn từ các nhà đầu tư bên ngoài Các nhà đầu tư cần có những tài liệu tin cậy để có sự đầu tư đúng đắn, các cơ quan Nhà nước cần thông tin để điều tiết

vĩ mô nền kinh tế, người cho vay, các nhà cung cấp cần hiểu rõ thực chất kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải được kiểmtoán

Kiểm toán là sự xác minh tính đúng đắn của thông tin, tính minh bạch của doanh nghiệp, kiểm toán là nền tảng tạo lập môi trường tài chính công khai, minh bạch cho đầu tư cũng như cho sự phát triển kinh tế

Kiểm toán cung cấp các căn cứ để lãnh đạo doanh nghiệp điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả và chiếm lĩnh được thị trường, là công cụ kiểm tra, đánh giá hoạt động doanh nghiệp ở từng bộ phận, ở tất cả các giai đoạn trước,trong và sau quá trình kinh doanh Nếu không có kiểm toán, doanh nghiệp sẽ không đánh giá được năng lực,

hiệu quả quả của mình, không thể tự tiết kiệm nhuồn lực chi phí Khi hoạt động kinh tế mạnh và có uy tín thì các báo cáo của doanh nghiệp sẽ được tin tưởng hơn, giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc bán hàng, nhà đầu tư, mở rộng quy mô sản xuất xâm nhập thị trường.

Qua cuộc kiểm toán, doanh nghiệp có thể thấy được những mặt sai sót yếu kém trong công tác kế toán và quản lý để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình

Người sử dụng kết quả kiểm toán phải được đảm bảo rằng những thông tin mà họ được cung cấp là trung thực và hợp lý Vì thế, mỗi cuộc kiểm toán phải có sự chuẩn bị đồng bộ từ khâu lập kế hoạch đến khâu kết thúc kiểm toán, trong đó thực hiện tốt công tác lập kế hoạch là điều kiện tiên quyết mạng lại sự thành công cho mỗi cuộc kiểm toán.Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch, nên nhóm đã chọn đề

tài “ Một số thủ tục thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Báo cáo tài chính năm 2004 của công ty TNHH BTL Việt Nam”.

CÔNG TY TNHH BTL VIỆT NAM

Công ty TNHH BTL Việt Nam là một công ty 100% vốn nước ngoài, thành lậptheo giấy phép đầu tư số 1202/GP do Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp ngày 13/4/1996, có trụ

sở chính đặt tại số 154/2C Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3, TP HCM

Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, chuyên nhập khẩu hàng kim khíđiện máy để tiêu thụ ở thị trường Việt Nam, chủ yếu là tại các tỉnh thành phía Nam(ngoài khu vực thành phố HCM), đồng thời cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo trì máy móccho khách hàng (có tính phí)

A lập kế hoạch kiểm toán BCTC năm 2004 cho công ty TNHH BTL VIỆT NAM

I. Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động

Mục tiêu: Thu thập hiểu biết về KH và môi trường hoạt động để xác định và hiểucác sự kiện, giao dịch và thông lệ kinh doanh của KH có ảnh hưởng trọng yếu tới BCTC,qua đó giúp xác định rủi ro có sai sót trọng yếu do gian lận hoặc nhầm lẫn

1 Hiểu biết môi trường hoạt động và các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến DN:

1.1 Môi trường kinh doanh chung

Tốc độ tăng trưởng GDP

Nền kinh tế Việt Nam nói chung là khởi sắc, tăng trưởng lên, Tổng sản phẩm trongnước năm 2004 ước tính đạt 362,1 nghìn tỷ đồng, tăng 7,7% so với năm 2003 (tươngđương với tăng thêm 25,85 nghìn tỷ đồng),

Biến động lãi suất

Trước tình hình kinh tế có nhiều diễn biến, giá cả tăng, nhu cầu tín dụng cho nềnkinh tế cũng tăng khá cao so với các năm trước, NHNN chủ trương ổn định lãi suất cơbản (10%/năm), lãi suất chiết khấu, lãi suất tái cấp vốn, sử dụng chính sách dự trữ bắtbuộc để kiềm chế lạm phát

Tỷ giá

Như vậy tính chung cả năm 2004 tỉ giá VND/USD chỉ tăng khoảng 0,83% Con sốnày giảm dần trong ba năm qua: 2001 là 3,92%, 2002: 1,98%, 2003: 1,56%

Giá tiêu dùng

Trong năm 2004 tăng cao hơn so với mức tăng giá tiêu dùng của các năm 2001,

2002 và 2003 Giá tiêu dùng so với tháng trước của tất cả các tháng trong năm (trừ tháng10) đều tăng, do vậy giá tiêu dùng so với tháng 12 liên tục tăng qua các tháng, giá tiêudùng tháng 12 so với cùng kỳ đã tăng lên 9,5% và giá bình quân năm 2004 tăng 7,7% sovới năm 2003, là mức tăng cao nhất so với mức tăng giá bình quân các năm gần đây (năm

2001 giảm 0,3%, năm 2002 tăng 3,9% và năm 2003 tăng 3,2%)

1.2 Các vấn đề về ngành nghề mà DN kinh doanh và xu hướng của ngành nghề

Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, chuyên nhập khẩu hàng kim khíđiện máy để tiêu thụ ở thị trường Việt Nam, chủ yếu là tại các tỉnh thành phía Nam, đồngthời cung cấp các dịch vụ sữa chữa, bảo trì máy móc có tính phí cho khách hàng

- Trong năm 2004, từ thị trường hàng kim khí điện máy không có nhiều biến động lớn,ngoại trừ việc ngày càng xuất hiện nhiều mặt hàng với giá thấp nhắm vào đối tượngngười tiêu dùng có thu nhập thấp và trung bình Đặc điểm kinh doanh ngành kim khíđiện máy là vừa có tính liên tục vừa có tính thời vụ Ví dụ một số mặt hàng điện lạnh

có xu hướng tăng tốc độ tiêu thị rất nhanh do thời tiết nóng, đặc biệt rất đáng kể vàomùa hè

- Thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, các đối thủ cạnh tranh chính của công tycũng đã nhanh chóng phản ứng bằng cách giới thiệu với thị trường nhiều nhãn hiệumáy điều hòa, máy nước nóng và tủ lạnh giá rẻ khác Tuy nhiên, các sản phẩm giá rẻcủa thị trường kim khí điện máy có xu hướng lỗi thời ngày càng nhanh Mỗi mẫu mãmới được đưa ra thị trường nếu không được tiêu thụ nhanh chóng sẽ có nguy cơ phải

giảm giá hoặc áp dụng kèm các biện pháp khuyến mãi để giả quyết số lượng tồn khomột khi các mẫu mã mới được tung ra Nhưng nguy cơ này là không cao đối vớinhững nhãn hiệu nổi tiếng đã có chỗ đứng trên thị trường, các sản phẩm của nhữngthương hiệu lớn cạnh tranh nhau chủ yếu qua chất lượng và kiểu dáng sản phẩm.

- Người tiêu dùng ngày càng khó tính hơn trong việc lựa chọn sản phẩm do thu nhậpthực tế của phần lớn người tiêu dùng nhìn chung là giảm khi giá cả tăng cao, đặc biệt

là giá xăng dầu, cùng với việc ngày càng có nhiều sản phẩm hơn để người tiêu dùnglựa chọn

Do đó, các nhà phân phối hàng kim khí điện máy ngày càng nắm vững hơn tình hình thịtrường, họ liên tục tung ra các đợt khuyến mãi, giảm giá, tặng quà vào những dịp lễ lớn.Tuy nhiên, các biện pháp này chỉ chủ yếu được áp dụng tại các thành phố lớn và do một

số nhà phân phối lớn thực hiện thông qua hệ thống siêu thị kim khí điện máy

Các dự báo của những chuyên gia về thị trường kim khí điện máy về tình hình thị trườngtrong năm 2005 nhìn chung là khả quan, đặc biệt là khả năng tiêu thụ rất mạnh của hànggiá rẻ Các nàh phân phối hàng kim khí điện máy cần có chính sách đa dạng hóa mặt hàng

để tạo thêm sự lựa chọn cho khách hàng và cũng để phân tán rủi ro

1.3.Môi trường pháp lý mà DN hoạt động

Chính sách về nhập khẩu

Kim ngạch nhập khẩu năm 2004 ước tính đạt được 31,52 tỷ USD tăng 25% so vớinăm trước, trong đó khu vực kinh tế trong nước nhập khẩu 20,55 tỷ USD, tăng 25,2%:khu vực có vốn đầu tư nước ngoài nhập khẩu 10,97 tỷ USD, tăng 24,4% Nhìn chung,nhập khẩu hàng hóa có cơ cấu tích cực, nhập chủ yếu để phục vụ sản xuất trong nước

Song song với chủ trương khuyến khích mạnh mẽ xuất khẩu, hoạt động nhập khẩucũng được xác định có vai trò hết sức quan trọng được Đảng và Nhà nước quan tâm,hướng mục tiêu phục vụ cho sự phát triển thị trường nội địa, cho sự công nghiệp hóa,hiện đại hóa đất nước và nhanh chóng hội nhập với khu vực và thế giới Cơ cấu mặt hàngnhập khẩu có sự chuyển biến theo hướng tích cực, tăng tỷ trọng máy móc, thiết bị,nguyên nhiên vật liệu phục vụ cho sản xuất, giảm dần tỷ trọng hàng tiêu dùng

Có thể nói, hoạt động xuất nhập khẩu của Việt Nam trong giai đoạn vừa qua đã đạtđược những thành tựu to lớn, góp phần tích cực thúc đẩy kinh tế trong nước phát triển,hình thành nhiều ngành sản xuất, tạo việc làm cho người lao động, tạo cơ sở và khuyếnkhích các nước hợp tác kinh tế và đầu tư Việt Nam trên trường quốc tế

2 Hiểu biết về DN

2.1 Các hoạt động và tình hình kinh doanh chủ yếu

Công ty BTL là công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, chuyên nhập khẩuhàng kim khí điện máy để tiêu thụ ở thị trường Việt Nam, chủ yếu là tại các tỉnh thànhphía Nam, đồng thời cung cấp dịch vụ sửa chữa bảo trì máy móc cho khách hàng (cótính phí)

 Bán hàng cho các nhà phân phối: chiếm 93% trong năm 2004

 Bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng: chiếm &% trong năm 2004

Cơ cấu doanh thu của công ty trong năm 2004 là :

98% bán hàng và 2% doanh thu cung cấp dịch vụ

Nhà cung cấp của công ty đều là ở nước ngoài , cụ thể là Nhật Bản

Khi mua hàng về công ty thuê công ty Laostrans vận chuyển từ cảng về kho

2.2 Sở hữu, các bên liên quan và cấu trúc tổ chức của DN

Công ty TNHH BTL Việt Nam là một công ty 100% vốn nước ngoài, thành lậptheo giấy phép đầu tư số 1202/GP do bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp ngày 13/04/1996, có trụ

sở chính đặt tại số 124/2C Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 3, TPHCM

3.

4.

2.2 Các thay đổi lớn về quy mô hoạt động của DN

Các hoạt động đầu tư về tài sản, tài chính của công ty hầu như không có

Nhà máy phôi thép Việt Ý

BAN GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC KINH DOANH

GIÁM ĐỐC TÀI CHÍNH

PHÒN

G MUA HÀNG

BỘ PHẬN KHO

PHÒN G HÀNH CHÍNH

BỘ PHẬN TÀI VỤ

PHÒNG KẾ TOÁN HỘI ĐỒNG

QUẢN TRỊ

Công ty đã khai trương thêm hai cửa hàng trưng bày sản phẩm tại Quận 1 và Quận 5nhằm giới thiệu sản phẩm và thương hiệu công ty, đây là một trong những hoạt động củacông ty nhằm gia tăng doanh số.

Trong năm này, công ty đã ký được hợp đồng làm đại lý độc quyền phân phối máy điềuhòa nhiệt độ, máy nước nóng và tủ lạnh nhãn hiệu Rotus

Với ưu thế giá rẻ, những mặt hàng này đều bán rất chạy trong năm và góp phần giatăng doanh số đột biến cho công ty

2.3.Hiểu biết về hệ thống kế toán áp dụng

Chế độ kế toán: BTL đăng kí áp dụng chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam.Niên độ tài chính bắt đầu từ 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm

Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung

Đồng tiền sử dụng để ghi sổ và lập báo cáo tài chính: VNĐ

Nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ

Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, tính giá hàng tồn khotheo phương pháp FIFO

Khấu hao tài sản cố định được trích theo phương pháp đường thẳng, với tỷ lệ khấuhao cho nhà cửa là 4%/năm, phương tiện vận chuyển là 10%/năm và thiết bị quản lý là20% - 25%/năm

Công ty phải tiến hành kiểm toán báo cáo tài chính theo yêu cầu của pháp luậtViệt Nam và yêu cầu từ các cổ đông của công ty mẹ BTL ở Singapore để phục vụ choviệc lập báo cáo tài chính hợp nhất

2.3 Kết quả kinh doanh và thuế

Kêt quả kinh doanh

- Doanh thu bán hàng: 55.213.164.000 đồng

- Lợi nhuận sau thuế đạt được 4.972.724.000 đồng

Thuế

Thuế TNDN phải nộp năm nay: 0đ

- Hồ sơ khai thuế và quyết toán thuế Giá trị gia tăng, thuế TNDN do kế toán tổng hợp –lập theo đúng kỳ hạn quy định

Hàng năm, cơ quan thuế đến kiểm tra quyết toán thuế của BTL một lần, kế toán trưởng sẽ

là người làm việc trực tiếp với phái đoàn thuế

3 Các vấn đề khác

3.1 sự thay đổi nhân sự:

ông thành kế toán trưởng công ty xin ngỉ việc ,thay vào đó người mới vào làm là bà Lâm Thị Ngọc Hà Tuy nhiên bà Hà thường chấp nhận các khoản chi phí không đủ chứng

từ nhưng có trong dự toán, bà Hà cũng chưa có uy tín đối với bên ngoài công ty Điều này dẫn đến tình hình thu hồi nợ phải thu của công ty trở nên trì trệ hơn do khách hàng chậm trễ hơn trong việc thanh toán tiền, các nhà cung cấp trong nước cũng có xu hướng đòi nợ BTL sớm và quyết liệt hơn Vì thế khiến cho tình hình tài chính của công ty gặp chút khó khăn

kế toán hàng tồn kho cô Phạm Thị Hoa Mai vào tháng 10 năm 2004 cũng đã xin nghỉ việc

3.2 Các thông tin hành chính khác

Tài khoản tiền gửi ngân hàng của công ty

- Công ty mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng Asean Bank Hàng tháng , ngân hàngAsean Bank gởi sổ phụ cho BTL trong vòng tuần đầu tiên của tháng Sổ phụ sẽ đượcchuyển cho kế toán tổng hợp để đối chiếu với các khoản thu chi qua ngân hàng đã đượcghi nhận trên sổ sách hệ thống Auto Balancing

4 dao dịch bất thường và cacsruir ro phát hiện

Ông Thành là kế toán trưởng lâu năm của công ty vào cuối năm 2004 ông xin nghỉ việc,ngay sau đó cô Phạm Thị Hoa Mai ( kế toán hàng tồn kho) xin nghỉ việc Điều này chothấy nguy cơ giữa kế toán trưởng và kế toán HTK có sự móc nối về các khoản mục liênquan HTK, khi bàn giao công việc có nhiều khoản chênh lệch được điều chỉnh lại chohợp lý

Theo lý do được đưa ra theo bà Lâm Thị Ngọc Hà là do giữa ông Thành và ôngKashumi( giám đốc tài chính )thường có sự bất đồng về việc xử lý các khoản chi phíkhông có chứng từ hợp lệ vì vậy trong trường hợp nhiều khoản chi phí không hợp lệ đã

được ghi nhận có ảnh hưởng trong yếu nếu giám đốc tài chính cố tình che giấu thì khảnăng kiểm toán viên sẽ khó phát hiện và đánh giá chính xác

Việc bà hà nhậm chức theo đánh giá của các nhân, việc chi tiêu của mình chocác khoản tiếp khách, khuyến mãi, công tác phí… mọi thứ dường như chỉ được quản lýdựa trên dự toán ngân sách cho từng bộ phận, trưởng bộ phận có trách nhiệm duyệt cáckhoản ci cho cấp dưới của mình, những khoản chi không có chứng từ hợp lệ cũng đượcchấp nhận thanh toán miễn là được phê duyệt đầy đủ.dẫn đến các nhân viên có thể mócnổi để tăng các khoản chi phí lên nhằm lấy tiền cho bản thân Tài khoản ảnh hưởngTK111, TK112, TK 331,TK 642, TK 642 thủ tục kiểm toán cơ bản đối chiếu sổ sách vớichứng từ xem xét các chứng từ liên quan đến các khoản chi phí phát sinh có hợp lệkhông

Cô Huyền bắt đầu nhận chức kế toán hàng tồn kho thay cho cô Phạm Thị HoaMai từ tháng 10 /2004 vì là nhân viên mới hay xảy ra sai sót đối với các nghiệp vụ phátsinh Tài khoản ảnh hưởng Tk 156, 331, 133, 632,511,3331,131 Thủ tục kiểm toán cơbản kiểm kê HTK để xem có khớp đúng với sổ sách, chọn mẫu tính toán lại trên hóađơn,công lại các sổ nhật ký bán hàng Mua hàng sổ chi tiết tiêu thụ sổ phát sinh lũy kếcác tài khoản và đối chiếu với số tổng,mô tả đúng đắn các phương pháp tính giá HTK

Công ty sử dụng phần mềm kế toán Auto Balacing, phần mềm kế toán khá lạchậu và có nhiều điểm không tương thích với chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam, chỉ

mở được các sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết công nợ, không lập được bất kỳ chứng từnào và cung cấp các báo cáo ở mức độ rất hạn chế.phần mềm có tính năng tự động điềuchỉnh để làm cân đối các báo cáo tài chính (nếu có sai sót xảy ra), bằng cách tự động tạo

ra các khoản mục trên Bảng cân đối kế toán với số dư đúng bằng với số tiền chênhlệch.phần mềm có thể xóa, sửa, thêm, bớt nội dung các nghiệp vụ kể cả sau khi đã chuyển

sổ Cái Rủi ro khi không tương thích với chuẩn mực kế toán việt nam, chênh lệch sẽ tạo

ra một tk mới thì không hợp lý,.việc thêm bớt sửa chữa sẽ làm xóa dấu vết kiểm toán.Thủ tục Kiểm toán cơ bản …

II Tìm hiểu môi trường kiểm soát nội bộ

1.2 Môi trường kiểm soát:

Triết lý quản lý: Tổng giám đốc luôn công bằng trong việc phân chia công việc

và khen thưởng Kế toán trưởng mới vào chưa thận trọng trong việc đánh giá các khoảnchi sẵn sàng chấp nhận các khoản chi không có chứng từ hợp lý

Cơ cấu tổ chức: Tổ chức bộ máy quản lý công ty rõ ràng , tách bạch quyền hạngiữa công tác tài chính và kinh doanh và đều dưới sự điều hành công việc thống nhất từban giám đốc, có sự phân chia quyền hạn giữa các thành viên trong công ty,đảm bảo một

hệ thống xuyên suốt từ trên xuống trong việc ban hành các quyết định đó cũng như giámsát thực hiện nó.Bộ máy kế toán có sự tách bạch giữa các phần hành như kế toán tổnghợp tách riêng ra với kế toán chi tiết, giữa kế toán HTK với Thủ kho có sự tách biệt ,giữa

kế toán thanh toán kế toán công nợ, các nghiệp vụ xảy ra đều phải được kế toán trưởngxét duyệt Tuy nhiên một số trường hợp vẫn vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm như thủquỹ với nhân viên mua hàng Chưa có bộ phận nhân sự nên kế toán tổng hợp vừa tínhlương vừa đảm nhân việc tuyển dụng và theo dõi nhân sự

Chính sách nhân sự: người lãnh đạo có đủ năng lực và uy tín để điều hành hoạtđộng ví dụ như tổng giám đốc công ty - ông Nakatawa có mối quan hệ tốt với các nhàcung cấp,giúp cải thiện tình hình kinh doanh của công ty

Tất cả nhân viên trong bộ máy kế toán đều có trình độ đai học

Tuy nhiên Kế toán trưởng mới vào chưa tạo được uy tín đối với bên ngoài côngty

Công tác kế hoạch: công ty có lập dự toán ,có sự xét duyệt dự toán giữa bangiám đốc cuối mỗi năm đều có sự xem xét kiểm tra giữa thực tế và dự toán, các khoản chingoài dự toán sẽ không được duyệt

Bộ phận kiểm soát nội bộ: công ty chưa xây dựng bộ phân kiểm soát nội bộriêng, KTV cần xem xét nguyên nhân tại sao lại không có bộ phận này

+ Yêu cầu mua hàng có thể dùng cho mục đích không được phép+ Lập đơn đặt hàng cho những hàng hóa dùng cho mục đích không được phép+ Hàng hóa nhận được không được đặt mua trước

+ Có sự sai lệch về số lượng chủng loại so với ĐĐH hoặc hàng hóa bị hư hỏng+Thủ kho từ chối bảo quản số lượng hàng nhận

+ Ghi sổ hóa đơn mua hàng cho những hàng hóa không được mua+ Hóa đơn mua hàng không được nhập vào hệ thống hoặc nhập không đúng

- Thủ tục kiểm soát nội bộ:

+ Phòng mua hàng thông báo bằng email cho kế toán thanh toán => sai sót vềthông tin hàng hóa, số tiền… không có chứng từ để đối chiếu, trong quá trình gửi mail có

thể gặp sự cố do mất điện,sự cố vi rút có thể mail không được gửi đi

+ Không lựa chọn nhà cung cấp ngay từ đầu, nhà cung cấp với bộ phận muahàng có thể móc nối với nhau để nhận tiền hoa hồng

+ Cô Huyền chỉ căn cứ trên hóa đơn của nhà cung cấp để ghi nhận hàng tồn kho

và lập phiếu nhập kho, Chưa kiểm tra hàng hóa đã ghi nhận nghiệp vụ phát sinh, hàng

hóa có thể sai khác so với Hóa đơn và yêu cầu mua hàng

+ Chưa kiểm tra hàng hóa đã nhập kho dẫn đến hàng hóa nhận được có sự sailệch về số lượng, chủng loại so với đơn đặt hàng hoặc hàng hoá bị hư hỏng

+ Đối với các hàng hóa khác: thủ quỹ vừa là người mua hàng vừa là người chitiền

A

Lập PXK,HĐ

e e

Nhập liệu

Phòng kinh doanh kế toán hàng tồn kho thủ kho thủ quỹ

kế toán công nợ Khách hàng

D PXK

NHẬP LIỆUXỬ LÍ PXK

BIÊN LAI

C

C BIÊN LAI

Bộ phân thực hiên: giám đốc kinh doanh, trưởng bộ phận kinh doanh, giám

đốc tài chính, kế toán trưởng,kế toán hàng tồn kho, thủ kho ,thủ quỹ, kế toán công nợ

Sai sót tiềm tàng:

- Bán hàng cho khách hàng chưa được phê duyệt

- Chấp nhận bán hàng khi không đủ hàng trong kho

- Bán hàng cho khách hàng có tình hình tài chính không tốt

- Hàng hóa được vận chuyển đi mà không có sự phê duyệt

- Số hàng chuyển đi không khớp với số hàng đặt mua

- HĐBH được lập cho nghiệp vụ bán hàng giả mạo

- HĐBH ghi số tiền không đúng

- HĐBH không được nhập vào phần mềm máy tính để ghi sổ nhật ký ,sổ chitiết bán hàng

Thủ tục kiểm soát nội bộ:

- Đối với hàng bán cho các nhà phân phối:

+ Khi chấp nhận đơn đặt hàng chưa có việc kiểm tra số lượng HTK mà đã chấpnhận đơn hàng.dẫn đến có thể chấp nhận đơn đặt hàng chưa không đủ số lượnghàng đê bán điều này sẽ làm tăng nguy cơ bị phạt do vi phạm hợp đồng

+ Phòng kinh doanh thông báo bằng email cho kế toán hàng tồn kho => sai sót

về thông tin hàng hóa, số tiền… không có chứng từ để đối chiếu, trong quá

trình gửi mail có thể gặp sự cố do mất điện,sự cố vi rút có thể mail khôngđược gửi đi

- Đối với bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng:

+ Phòng kinh doanh thông báo bằng email cho kế toán hàng tồn kho => sai sót

về thông tin hàng hóa, số tiền… không có chứng từ để đối chiếu, trong quátrình gửi mail có thể gặp sự cố do mất điện,sự cố vi rút có thể mail khôngđược gửi đi

c) Chu trình thu tiền

Bộ phận thực hiện: bộ phận kế toán.

Sai sót tiềm tàng:

- Tiền mặt bị biển thủ trước khi ghi sổ

- Số tiền thu được không khớp đúng với giá bán

- Tiền nhận được nộp vào ngân hàng không khớp đúng với bảng kê

- Tiền có thể không được gửi vào ngân hàng thường xuyên

- Một số phiếu thu có thể không được ghi sổ

- Ghi sai số tiền đã thu được

- Phiếu thu ghi sổ chi tiết sai khách hàng

Thủ tục kiểm soát nội bộ.

- Người lập phiếu thu cũng là người thu tiền=> có thể xảy ra biển thủ trướckhi nhập quỹ số tiền

- Không lập bảng kê thu tiền có thể xảy ra rủi ro số tiền không khớp đúng với

số tiền tại quỹ

Chu trình chi tiền của công ty khá chặt chẽ Đã có sự phân công, phân nhiệmcông việc cụ thể cho từng các nhân có trách nhiệm khi chi tiền thủ quỹ dựa trên nhữnggiấy đề nghị hợp lệ, có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan Kế toán luôn theo dõi

và đối chiếu số thực chi với chứng từ vào cuối ngày

Việc tạm ứng tiền cũng được thực hiện khá chặt chẽ, chỉ tạm ứng tiền khi giấytạm ứng đã có sự xét duyệt của trưởng bộ phận

Đối với những khoản chi nhỏ, dựa vào những chứng từ liên quan, kế toán thanhtoán lập một phiếu chi trình kế toán trưởng duyệt, rồi mới chuyển cho thủy quỹ để chitiền

f) Đầu tư thanh lý tài sản cố định:

- Bộ phận thực hiện: bộ phận mua hàng, hội đồng thanh lý tài sản cố định.

Trong chu trình mua sắm tài sản cố định doanh nghiệp đã thực hiện việc xét duyệt

và quá trình mua sắm khá chặt chẽ Phiếu yêu cầu được lập dựa trên nhu cầu của các bộphận có sự xét duyệt của trưởng bộ phận, căn cứ trên dự toán đã được duyệt Có sự phâncông rõ ràng giữa các bộ phận duyệt yêu cầu mua săm, bộ phận mua và bộ phận nhận tàisản cố định Trong mỗi quá trình mua hay ghi nhận tài sản cố định đều có đầy đủ chứng

từ hợp lý để ghi nhận tăng tài sản cố định cho doanh nghiệp

Chu trình thanh lý, nhượng bán tài sản cố định được thiết lập rõ ràng, cụ thể, cóthiết lập hội đồng thanh lý, tiến hành định giá, tổ chức thanh lý nhượng bán theo quyđịnh Các tài sản cố định đã được đề xuất thanh lý trước hết sẽ được đấu giá công khaitrong nội bộ đơn vị nếu không nhân viên nào trong đơn vị muốn mua, các tài sản cố địnhnày sẽ được chào bán cho bên ngoài

Bên cạnh đó, hàng tháng cô Thanh- kế toán tổng hợp theo dõi bảng khấu hao tàisản cố định chi tiết từng tài sản, cập nhật thêm tài sản cố định mới mua, thanh lý nhượngbán trong tháng

Ngoài những điều kể trên, doanh nghiệp còn một số thiếu sót:

- khi mua mới tài sản về , các quy định về tính khấu hao phải do ban giám đốc phêchuẩn

- chưa xây dựng các quy định về bảo vệ vật chất đối với tài sản cố định như xâydựng hệ thống bảo quản tài sản như kho bãi, hàng rào bảo vệ, mua bão hiểm,

g) Lập dự toán ngân sách

Các khoản chi trong doanh nghiệp đều được lập dự toán đầy đủ theo đúng quyđịnh Các khoản dự toán do những người có quyền hạn duyệt và được lưu vào một hồ sơriêng Được xem xét và kiểm tra lại trong các năm tiếp theo

h Kiểm kê hàng tồn kho

Qúa trình kiểm kê hàng tồn kho của doanh nghiệp được thực hiện chặt chẽ Công ty kiểm kê hàng tôn kho thường xuyên vào cuối mỗi quý trong năm, tất

cả hàng tồn kho đều được đếm để tính ra số tồn kho và giá vốn số hàng đã tiêu thụ

Trước khi kiểm kê, kế toán trưởng phải lập kế hoạch kiểm kê để trình giám đốcthông qua trước khi kiểm kê ít nhất 10 ngày

Cuộc kiểm kê được tổ chức tốt, có chiệu quả, bộ phận nhân sự tham gia kiểm

kê chấp hành tôt các hướng dẫn kiểm kê đã quy định

Kho hàng được sắp xếp trật tự trước khi kiểm kê bắt đầu, và các lô hàng đặc biệt ( đã bán nhưng chưa giao, đã bán vào kho nhưng chưa hoàn tất thủ tục nhập, hàng nhận giữ hộ, hàng bị hư hỏng, kém phẩm chất không bán được)phảiđược sắp xếp vào một khu vực riêng biệt

Đánh dấu những lô hàng đã kiểm kê để tránh sự trùng lặp

k Các thủ tục kiểm soát khác như khóa sổ và lập dự phòng hay trích trước, chỉnh hợp tài khoản tiền gửi ngân hàng, đối hiếu công nợ với nhà cung cấp và khách hàng, kê khai và quyết toán thuế được doanh nghiệp thực hiện khá đầy đủ, chặtchẽ theo đúng quy định

2.3 Hệ thống tin học

- Nhược điểm: Công ty sử dụng phần mềm kế toán Auto Balancing, một phầnmềm kế toán lạc hậu và có nhiều điểm không tương thích với chuẩn mực và chế độ kếtoán Việt Nam Auto Balancing chỉ mở được các sổ kế toán tổng hợp và sổ chi tiết công

nợ, không lập được bất kỳ chứng từ nào, và cung cấp các báo cáo ở mức độ rất hạn chế

Phần mềm này cho phép người sử dụng có thể xóa, sửa, thêm bớt nội dung các nghiệp vụ

kể cả sau khi chuyển sổ cái phần mềm có tính năng tự động điều chỉnh để làm cân đối

các báo cáo tài chính ,nếu có sai sót xảy ra bằng cách tự động tạo ra một khoản mục trên

bảng cân đối kế toán với số dư bằng đúng số tiền chênh lệch

Những vấn đề trên cho thấy, phần mềm kế toán doanh nghiệp đang sử dụng có nhiều yếu

kém, tạo điều kiện cho kế toán lơ là trách nhiệm cũng như gian lận

Nhận xét: qua những tìm hiểu phân tích trên đây với việc công ty không có bộ phận kiểm

soát nội bộ riêng nên có thể đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ nhìn chung ở mức trung

bình

III Phân tích báo cáo tài chính

Phân tích bảng cân đối kế toán