phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý thư viện

Trong hệ thống Quản lý thư viện thì việc sử dụng máy tính có tác dụng như một công cụ đểlưu trữ dữ liệu và xử lý các thông tin về sách mượn và kết xuất các thông tin cần thiết đáp ứng nh

Bài Luận

Đề Tài:

Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý thư viện

Lời nói đầu

Trong những năm gần đây cùng với sự ra đời và phát triển nhanh chóng của máy tính điện tử,một công cụ lưu trữ và xử lý thông tin đã làm tăng khả năng nghiên cứu và vận hành hệ thống lớnphức tạp Mà Hệ thống thông tin là một trong những ngành mòi nhọn của công nghệ thông tin đã cónhững ứng dụng trong quản lý kinh tế đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp Tuy nhiên hiện nay đốivới một hệ thống lớn việc vận dụng ngay các phần mềm chuyên dụng còn là một vấn đề gặp không

Ýt khó khăn Các hệ thống thông tin tin học hoá chưa đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lý Đểđáp ứng được yêu cầu cấp thiết đó thì đòi hỏi phải có một đội ngò cán bộ chuyên môn phải thườngxuyên nâng cao tay nghề có đủ trình độ để phân tích hệ thống quản lý một cách đầy đủ chi tiết màkhông bị thiếu sót hay thừa thông tin Từ đó thiết kế hệ thống thành những chương trình thuận tiệntrong quá trình làm việc như: tìm kiếm, nhập liệu, thống kê, Để có được điều đó cần phải viếtchương trình cho hệ thống cũng chính là viết các modul và được lắp ghép thành hệ thống

Việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý đã phát triển mạnh mẽ giúp cho công tác quản lýngày càng trở nên hiệu quả hơn như nâng cao hiệu quả trong công việc, đưa ra các báo cáo, các sốliệu thống kê một cách chính xác kịp thời Đồng thời nhờ có việc ứng dụng tin học đã tiết kiệm đượcrất nhiều thời gian, công sức của con người, nó làm giảm nhẹ bộ máy quản lý vốn rất cồng kềnh từtrước đến nay Qua quá trình học tập trong trường em thấy hệ thống thư viện ngày càng gần gũi vớihọc sinh, sinh viên trong trường từ việc mượn trả sách đến việc đọc sách trong thư viện cũng là mộtcách học hết sức bổ Ých Chính vì vậy em đã chọn đề tài “Quản lý thư viện“ với mong muốn tìm

hiểu sâu về lĩnh vực quản lý thư viện trong nhà trường Với đề tài ”Phân tích thiết kế hệ thống

thông tin quản lý thư viện” em đã xây dựng một hệ thống con mét modul của hệ thống nói trên

giúp cho việc quản lý thư viện một cách hiệu quả.

Nội dung của đề tài gồm ba chương:

Chương 1 : Giới thiệu chung về hệ thống thông tin quản lý

Chương 2 : Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện.

Chương 3 : Đánh giá và Kết luận.

Trong quá trình thực tập thực hiện đề tài “Quản lý thư viện “ là một công việc hết sức lớn lao đối

với em và em vẫn còn rất nhiều bỡ ngỡ khi thực hiện đề tài này Mặc dù đã có cố gắng tìm hiểu trongkhi thực hiện đề tài nhưng do điều kiện và thời gian có hạn cũng như khả năng của em còn hạn chế

dẫn và giúp đỡ thêm để bài báo cáo của em đạt kết quả tốt hơn

Hà Nội ngày tháng năm 2005

Sinh viên thực hiện Phạm Thị Bích Thảo

CHƯƠNG 1: Giới thiệu chung về hệ thống thông tin quản lý

Để triển khai một đề án tin học hoá thì bước đầu tiên cần thực hiện là khảo sát hệ thống Hệthống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử có các rằng buộc lẫn nhau để cùng hoạt động nhằmđạt đến một mục đích nào đó Còn hệ thống quản lý là một hệ thống không chỉ chứa các thông tin vềquản lý mà còn đóng vai trò thúc đẩy các hoạt động của các doanh nghiệp, trường học, tổ chức kinh

tế, giúp con người trong sản xuất và đưa ra quyết định Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết

bị tin học, các phần mềm cơ sở dữ liệu, các thủ tục, các mô hình phân tích, lập kế hoạch quản lý vàđưa ra quyết định Vì thế cần phải xem xét, khảo sát các yếu tố đặc trưng, cũng như các mục tiêu vàđưa nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dùng một hệ thống quản lý có chất lượng Từ đó rót ra đượcnhững phương pháp, những bước thiết kế xây dùng một thông tin quản lý được tin học hoá, khắcphục được những nhược điểm của hệ thống quản lý được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ

và phát huy được ưu điểm sẵn có để mang lại mét hệ thống quản lý có kết quả tốt

I Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý

1 Phân cấp quản lý :

Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới, có chức năng tổnghợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống Hệ thống quản lý được phântích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp các đơn vị trực thuộc nhằm tạo điều kiện thuận lợicho việc quản lý từ trên xuống Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống

2 Luồng thông tin vào

Trong hệ thống thông tin quản lý có những đầu vào khác nhau :

Những thông tin đầu vào là cố định và Ýt thay đổi, những thông tin này mang tính chất lâu dài

Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật để xử lý.

Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng hợp từ những thông tin cấp dưới phải

xử lý định kỳ theo thời gian

3 Luồng thông tin ra

Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từngtrường hợp cụ thể

Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệthống Nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảochính xác và kịp thời

4.Quy trình quản lý

Trong quy trình quản lý thủ công trước đây, tất cả các thông tin thường xuyên được đưa vào sổsách (chứng từ, hoá đơn, ) từ đó các thông tin được kết xuất để lập ra các báo cáo cần thiết Việcquản lý thủ công như thế phải trải qua nhiều công đoạn chồng chéo nhau, làm tiêu tốn thời gian và

khỏi Hơn nữa trong quá trình quản lý nếu gặp khối lượng công việc lớn thì nhiều khi chỉ chú trọngvào một số khâu và đối tượng quan trọng Vì thế mà có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủdẫn đến việc thiếu hụt thông tin

II Mô hình một hệ thống thông tin quản lý:

1 Mô hình luân chuyển dữ liệu:

Mô hình luân chuyển trong hệ thống quản lý có thể mô tả qua các modul sau:

Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ, tra cứu

Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên

Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ các thông tin động

Giao diện màn hình và số liệu phải hợp lý, giảm tối đa các thao tác cho người nhập dữ liệu

Tự động là các thông tin đã biết và các giá trị lặp

Kiểm tra và phát hiện các sai sót có thể xảy ra trong quá trình

Biết loại bỏ các thông tin đã có mà không cần thiết trong khâu đó

3 Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu:

Thông tin này cần cập nhật nhưng không thường xuyên mà yêu cầu chủ yếu là ta phải tổ chứcsao cho hợp lý, để ta có thể tra cứu nhanh trong các thông tin cần thiết

4.Lập báo cáo: LËp b¸o c¸o:

Để thiết kế phần này thì đòi hỏi người quản lý nắm vững về nhu cầu quản lý, tìm hiểu kỹ cácmẫu bảng biểu báo cáo vì thông tin sử dụng trong việc này thuận lợi hơn do đã được xử lý từ trướcnên việc kiểm tra sù sai lệch của số liệu trong phần này được giảm bít

III Các nguyên tắc đảm bảo

Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn và tốnnhiều công sức Nói chung việc xây dựng một hệ thống quản lý thường phải dùa trên một sốnguyên tắc sau:

1 Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.

Tức là thông tin được tích lũy và thường xuyên cập nhật để phục vụ cho việc giải quyết bàitoán quản lý Vì vậy các thông tin trùng lặp phải được dự trù Do vậy người ta tổ chức thành cácmảng tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp không nhất quán về thông tin được loạitrừ Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển

2 Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.

Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải có các công cụđặc biệt để tạo ra được các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dùa trên cơ sở các mảng thôngtin cơ bản đã có và chỉ trích từ bảng cơ bản những thông tin cần thiết tạo ra mảng làm việc để sửdụng trực tiếp trong bài toán cụ thể

Việc tuân theo theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với hệ thống thông tin sẽ làm chohoàn thiện và phát triển hệ thống dễ dàng và đơn giản hơn

3 Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra :

Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sử dụng máy vi tính vìchính đầu vào và đầu ra của máy vi tính là khâu hẹp nhất của hệ thống Để làm được việc này thìcần phải có phương pháp thay thế giữa việc chuyển tải tài liệu thủ công bằng việc chuyển tải tàiliệu trên các thiết bị (băng từ, đĩa từ ) để đảm bảo việc truy xuất thông tin được nhanh chóng.Việc này sẽ giảm được nhiều thời gian lãng phí và tăng hiệu quả của máy tính Nguyên tắc nàycòn được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống Việc này không những rút ngắn đượcthời gian và giảm nhẹ được công sức cho việc nhập dữ liệu mà còn tăng độ tin cậy của thông tinđầu vào

IV Các bước xây dựng hệ thống quản lý

Để khái quát việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý tự động hóa qua 5 giai đoạn sau :

1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án:

ở bước này ta tiến hành người ta tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống đáng giá khả thi có tínhchất sơ bộ xuất phát từ hiện trạng, tìm hiểu lĩnh vực nghiệp vụ của cơ quan mà ta đang cần xâydựng hệ thống tìm hiểu hệ thống thông tin hiện hành phát hiện nhược điểm còn tồn tại từ đó đề

xuất các giải pháp khắc phục cần cân nhắc tính toán khả thi dự án Từ đó định hướng cho các giaiđoạn tiếp theo.

2 Phân tích hệ thống:

Là giai đoạn quan trọng nhất ta phải tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại đểxây dựng các lược đồ khái niệm Trên cơ sở đó tiến hành xây dùng lược đồ cho hệ thống giúpcho việc phân tích và mô tả hệ thống mới ở mức logic

3 Thiết kế tổng thể :

Là công việc mô tả nửa vật lý, nửa logic nhằm thực hiện việc chia hệ thống thành các hệthống con xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới Phân định rõ phần việc làm

sẽ được xử lý bằng máy tính, phần việc nào sẽ được xử lý thủ công

4 Thiết kế chi tiết:

Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính

Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính thiết kế chương trình cácgiao diện sử dụng các tệp dữ liệu

5 Cài đặt chương trình:

Chương trình sau khi đã chạy thử đảm bảo tốt sẽ được cài đặt và đưa vào sử dụng

Chương 2 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện

tích hệ thống nhằm tìm và lùa chọn giải pháp thích hợp, biện pháp cụ thể

Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ quản lý trên máy vi tính Không thể tinhọc hoá công tác quản lý mà không qua giai đoạn phân tích Hiệu quả của việc công tác quản lýhoàn toàn phụ thuộc vào quá trình phân tích ban đầu Trong quá trình phân tích để chuyển từ bàitoán quản lý trên máy vi tính thì các sơ đồ chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu giúp ta dễ dàng xácđịnh được yêu cầu của người dùng Giúp ta nhìn tổng quát về cách quản lý thực tế và hệ thống của

ta sẽ thiết kế

Việc thiết kế xây dựng một hệ thông tin quản lý tốt có hiệu quả thì thì đòi hỏi người thiết kế

hệ thống không chỉ có trình độ tin học mà còn phải tìm hiểu kiến thức về quản lý và biết được cácnghiệp vụ chuyên môn có liên quan đến hệ thống cần thiết kế

Trong hệ thống Quản lý thư viện thì việc sử dụng máy tính có tác dụng như một công cụ đểlưu trữ dữ liệu và xử lý các thông tin về sách mượn và kết xuất các thông tin cần thiết đáp ứng nhucầu về sách mượn của giáo viên học sinh, sinh viên trong nhà trường

I Hoạt động của thư viện

1 Giới thiệu hoạt động của thư viện:

Công tác quản lý thư viện được coi là công việc tốn nhiều thời gian, công sức với mục đích phục

vụ độc giả nhanh nhất bảo quản tư liệu lâu dài, các nhân viên phải xử lý thông tin tư liệu từ khi muađến khi xếp lên giá, phục vụ độc giả một cách lôgic Hoạt động thư viện bao gồm một số công đoạnnhư sau :

+Nhập sách:

Khi sách được nhà xuất bản, công ty phát hành sách chuyển đến theo đơn đặt mua của thư viện,nhân viên thư viện có nhiệm vụ kiểm tra lại đơn hàng Đối chiếu số lượng, đơn giá với số lượng,đơn giá ghi trên hoá đơn khi đó lưu biên bản nhập sách

Xử lý khoa học là xác minh giá trị của sách và sách có giá trị trùng lặp hay không

Xử lý kỹ thuật là tiến hành mô tả, phân loại sách để chuyển đến phòng đọc, phòng mượn

VD:HH10

Trong đó :

HH:Là ký hiệu phân loại lĩnh vực sách là “hoá học”

10: là ký hiệu số lượng sách khi nhập vào

Với ba thông số trên được nhập vào tự động khi ta thực hiện nhập vào số lượng sách

và phân loại sách khi chương trình nhập sách mới chạy:

+ Phân loại và sắp xếp sách

Sau khi đăng ký xong nhân viên thư viện đưa đến nơi cất giữ bảo quản theo số liệu kho đã quy địnhchia sách Đối với những thư viện lớn thì việc quản lý thông tin kho sách nơi lưu trữ sách là việc rấtquan trọng đối với vấn đề lưu trữ mượn trả:

+ Phục vụ độc giả

Trong các thư viện, khi độc giả muốn mượn quyển sách nào đó thì sẽ ghi các thông tin vào phiếu

mượn tìm sách cho độc giả mượn Như vậy ta thấy nếu máy tính được ứng dụng vào việc quản lýsách thì việc tra cứu thông tin về sách sẽ được đầy đủ chính xác, nhanh chóng kịp thời hơn nhiều sovới làm bằng thủ công

2 Các yêu cầu đối với chương trình quản lý sách

Để có thể tin học hoá công tác quản lý nhằm giảm tối đa các công đoạn thủ công, là một chương trình quản lý phải có những chức năng sau:

* Chức năng cập nhật thông tin:

- Nhập thông tin sách: Từ khi sách được nhập về, lưu trữ, cho mượn, nhận trả, số lượng sách trong thư viện có thể lên đến hàng triệu cuốn

- Nhập thông tin độc giả: Cập nhật thông tin về độc giả, số lượng độc giả có thể lên đến hàng chục ngàn người

* Chức năng tra cứu:

Phần tra cứu phải đảm bảo được nhiệm vụ phục vụ độc giả là tra cứu về sách theo các thông tin như theo thể loại, theo nhà xuất bản

Ngoài ra chương trình phải đảm bảo tra cứu được các thông tin về độc giả, các quyển sách mà độcgiả đang mượn

* Chức năng mượn trả sách:

Chức năng mượn trả sách là chức năng thường dùng nhất đối với thư viện do đó chương trình phải được thiết kế hoạt động ổn định, các thao tác sử dụng được dễ dàng nhanh chóng, chính xác.

* Chức năng thông tin báo cáo :

Phần thông tin báo cáo phải được đảm bảo việc thống kê về sách nhập, sách mượn, độc giả in ra các báo cáo chính xác, đẹp về thông tin thống kê.

II Các chức năng của hệ thống:

Quản lý độc giả

Quản lý sách

Mượn trả sách

Tra cứu

Báo cáo thống kê

III Phương thức hoạt động của các chức năng chính:

* Quản lý độc giả:

Cập nhật độc giả mới đồng thời làm thẻ cho độc giả.

Sửa, xem thông tin độc giả

Xóa độc giả khỏi danh sách độc giả nếu hết hạn sử dụng thẻ của độc giả.Tìm kiếm độc giả

* Quản lý sách:

Phân loại sách theo thể loại, theo lĩnh vực, theo nhà xuất bản, tác giả

Quản lý nhập sách( mã sách, số lượng, đơn giá, tên sách, tác giả )

Kiểm tra sách có còn trong thư viện hay không

Quản lý từng đầu sách( lưu trữ thông tin về từng quyển sách trong thư viện )

* Mượn trả sách :

Quản lý mượn sách, trả sách của độc giả

Kiểm tra tính hợp lệ khi mượn

Kiểm tra tài liệu khi trả, tình trạng sách trả

* Tra cứu:

a Tra cứu về độc giả

Thông tin về một độc giả

Các tài liệu mà một độc giả mượn

Các độc giả mượn một loại sách

Các độc giả mượn sách quá hạn

b Tra cứu về sách

Tra cứu theo tên sách

Tra cứu theo mã sách

Tra cứu sách theo tác giả

Tra cứu sách theo nhà xuất bản

Tra cứu sách theo lĩnh vực

Tra cứu sách mượn quá hạn

Tra cứu sách theo ngày mượn

Tra cứu sách theo ngày trả

Tra cứu sách theo hạn trả

*Báo cáo:

- Thống kê tổng số sách trong thư viện

- Thống kê sách đang cho mượn

- Thống kê số lượng độc giả

- Thống kê độc giả mượn quá hạn

- Đưa ra các bảng biểu báo cáo

IV Phân tích hệ thống quản lý thư viện về các sơ đồ chức năng và mô hình luồng dữ liệu.

1- Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý và về các luồng dữ liệu chuyển giaogiữa các chức năng đó

Trước hết ta phải xác định các luồng thông tin vào ra của hệ thống Từ đó sẽ phân tích thiết kế hệthống mới

* Luồng thông tin đầu vào:

- Thông tin về những cuốn sách, ngày nhập, số sách nhập

- Thông tin về độc giả

- Thông tin sách mượn, ngày mượn, hạn trả, ngày trả

- Thông tin về sách trả, tiền phạt

* Luồng thông tin ra :

-Báo cáo về độc giả

-Báo cáo về sách nhập

-Báo cáo về sổ sách cho mượn và trả

-Báo cáo về số lượng sách

-Tra cứu tổng hợp về mục tiêu có liên quan đến quản lý thư viện

2 Sơ đồ phõn ró chức năng:

2 Phõn tớch cỏc chức năng chớnh.

a Chức năng Quản lý độc giả:

Bao gồm: Cập nhật thờm độc giả, Tra tỡm, Xem, Sửa, Xúa thụng tin về độc giả

-Cập nhật thụng tin về độc giả : Dựng để nhập những thụng tin về độc giả mới đến đăng ký làm thẻ

-Tra cứu xem, sửa, xúa thụng tin về độc giả: Dựng để tỡm một độc giả hoặc một tập hợp cỏc độcgiả thoả món điều kiện do người tỡm đưa ra, đồng thời cú thể thờm, xoỏ, sửa, cập nhật lại thụng tinnếu cần thiết

-Xoỏ độc giả: nếu độc giả đú hết hạn sử dụng thẻ

*Thụng tin vào: -Cỏc thụng tin về độc giả -Các thông tin về độc giả

-Yờu cầu làm thẻ

*Thụng tin ra: - Thụng tin mà độc giả yờu cầu

- Thẻ của thư viện

Tìm kiếm sách

Bổ xung sách

Huỷ bỏ sách

Tra cứu sách m ợn

Tra cứu độc giả

m ợn sách

Lập báo cáo

TKê sách của TV theo phân loại

Thống kê độc giả hết hạn SD thẻ

Thống kê sách m

ợn quá hạn

Lập phiếu nhắc trả sách

+ Cập nhật thụng tin sỏch: Cho phộp nhập thụng tin về những cuốn sỏch mới được bổ xung về thư

viện Những thụng tin này do bộ phận phõn loại “nhập sỏch” đưa tới

+Tỡm kiếm sỏch: Dựng để tỡm một hoặc một tập hợp những cuốn sỏch thỏa món những điều kiện do

người tỡm đưa ra Việc tỡm kiếm sỏch cho phộp tỡm thụng tin trờn tất cả những thụng tin về một cuốnsỏch khi đưa vào sửa đổi những thụng tin về đầu sỏch đú

+ Bổ xung thờm nhà xuất bản : Cho phộp bổ xung thờm vào nhà xuất bản mới

Thụng tin vào :Thụng tin về sỏch mới nhập Thông tin về sách mới nhập.

Thụng tin về sỏch cho mượn Thông tin về sách cho mợn

Thụng tin về sỏch hiện cú trong thư viện Thông tin về sách hiện có trong th viện

Thụng tin ra:

Trả lời yờu cầu của độc giả khi độc giả đến mượn sỏch là từ chối hoặc cho mượn sỏch.

Lập bỏo cỏo về sỏch để bổ sung hoặc hủy bỏ sỏch và thuận tiện trong khi tỡm kiếm sỏch.

c Chức năng mượn, trả sỏch :

Chức năng mượn, trả sỏch bao gồm: mượn sỏch, trả sỏch

-Mượn sỏch : Dựng để nhập thụng tin về độc giả mượn sỏch và thụng tin về cuốn sỏch mà độc giả

mượn: ngày mượn, ngày hẹn trả, số lượng

-Trả sỏch: dựng để tỡm độc giả đang mượn những cuốn sỏch nào và xúa bỏ thụng tin về việc mượn

những cuốn sỏch đú sau khi độc giả trả lại thư viện

Thụng tin vào:Thụng tin về sỏch cho mượn Thông tin về sách cho mợn.

Thụng tin ra :Đỏp ứng thụng tin về sỏch cho độc giả Đáp ứng thông tin về sách cho

độc giả

Phạt tiền độc nếu độc giả trả khụng đỳng hẹn hoặc độc giả làm hỏng sỏch

d Chức năng tra cứu

tra cứu sỏch hiện cú tra cứu độc giả đang mượn sỏch

+ Tra cứu sỏch mượn: Dựng để tỡm và đưa ra thụng tin về tất cả cỏc quyển sỏch đang cho mượn

tớnh đến thời điểm tra cứu cựng với cỏc thụng tin về những độc giả đang mượn những cuốn sỏch đú

+ Tra cứu độc giả đang mượn sỏch: Dựng để tỡm, đưa ra thụng tin tất cỏc độc giả hiện đang mượn

sỏch của thư viện và cũng những thụng tin về sỏch đú

+ Tra cứu sỏch hiện cú: Sỏch cho mượn trong thư viện thường thỡ khụng cho mượn cuốn sỏch cuối

cựng, số sỏch cho mượn phải nhỏ hơn sỏch đó cú

Thụng tin vào:

Thụng tin về sỏch đó cho mượn

Thụng tin về sỏch hiện cú trong thư viện Thông tin về sách hiện có trong th viện

Thụng tin về độc giả mượn sỏch Thông tin về độc giả mợn sách

Thụng tin ra:

Thụng tin trả lời sỏch cần tra cứu Thông tin trả lời sách cần tra cứu

Thụng tin về độc giả cần tra cứu Thông tin về độc giả cần tra cứu

e Chức năng bỏo cỏo :

Chức năng bỏo cỏo bao gồm:

Thống kờ sỏch của thư viện, thống kờ sỏch theo phõn loại, thống kờ độc giả, thống kờ độc giả hếthạn mượn, thống kờ sỏch mượn quỏ hạn, lập phiếu nhắc trả sỏch

- Thống kờ sỏch của thư viện : Dựng thống kờ tất cả cỏc đầu sỏch của thư viện cũng như tổng sốcuốn của cỏc đầu sỏch tớnh đến thời gian thống kờ

- Thống kờ sỏch theo thể loại : Dựng để thống kờ tất cả cỏc đầu sỏch của thư viện theo thể loại tớnhđến thời gian thống kờ

- Thống kờ độc giả : Dựng để thống kờ tất cả cỏc độc giả của thư viện tớnh đến thời điểm thốngkờ

- Lập phiếu nhắc trả sỏch: Dựng để lập giấy gửi đến cỏc độc giả đang mượn sỏch của thư viện quỏ hạn mà chưa trả và gửi đến từng độc giả quỏ hạn trả sỏch

Thụng tin vào :

Thụng tin về sỏch của thư viện

Thụng tin về sỏch theo phõn loại

Thụng tin về sỏch đó được mượn

Thụng tin về độc giả mượn sỏch

Thụng tin ra:

Thụng tin về sỏch đó mượn quỏ hạn

Thụng tin về độc giả đó mượn quỏ hạn

Thụng tin về sỏch trong thư viện

Lập phiếu nhắc trả sỏch

2 Mụ hỡnh luồng dữ liệu(BĐLDL).

BĐLDL đưa ra tập hợp cỏc chức năng xử lý và vẽ cỏc luồng dữ liệu chuyển giao giữa cỏc chức năng

a.Vai trũ của luồng dữ liệu:

Mô hình luồng dữ liệu cho ta một cái nhìn tổng thể về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữliệu và quá trình

Nó chỉ ra các thông tin chuyển tiếp từ một quá trình hoặc chức năng nào trong hệ thống sang quátrình hoặc chức năng khác Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra cần có những thông tin vào trước khicho nó thực hiện một chức năng hay quá trình

b.Giải thích ký hiệu:

Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) chỉ được phép sử dụng 5 loại yếu tố biểu diễn sau đây

Thể hiện dữ liệu và hướngcủa dữ liệu

Tiến trình

Mô tả chức năng xử lý(Process)

Tác nhân ngoài

Mô tả tác nhân ngoái có liênquan đến hệ thống

trang khác của biểu đồ

P

External entilies

Biểu diễn: Một luồng dữ liệu được vẽ trong mét BLD dưới dạng một mòi tên, trên đó có viết têncủa luồng dữ liệu.

Tên luồng dữ liệu

Tên luồng dữ liệu phải là một danh từ, kèm thêm tính ngữ nếu cần, cho phép hiểu vắn tắt nội dungcủa dữ liệu được chuyển giao Chẳng hạn:

Thẻ đã hết hạn

Các kho dữ liệu:

Tªn chøc n¨ng

B¸o c¸o

Định nghĩa: Một kho dữ liệu là một dữ liệu (đơn hay có cấu trúc) được lưu lại, để có thể được truynhập nhiều lần về sau.

Biểu diễn: Một kho dữ liệu được vẽ trong mét BLD dưới dạng hai đoạn thẳng nằm ngang, kẹp giữatên của kho dữ liệu Chẳng hạn:

Tên của kho dữ liệu phải là một danh từ, kèm theo tính ngữ nếu cần, cho phép hiểu một cách vắntắt nội dung của dữ liệu được lưu giữ Chẳng hạn:

Các đối tác:

Định nghĩa: Một đối tác (còn gọi là tác nhân ngoài, hay điểm mót) là một thực thể ngoài hệ thống

nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống, sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của

hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài

Biểu diễn: Đối tác trong BLD được vẽ băng một hình chữ nhật, bên trong có tên đối tác.

Tên đối tác phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt đối tác là ai, hoặc là gì( người, tổ chức, thiết

bị, tệp…) Chẳng hạn:

Các tác nhân trong :

Định nghĩa: Một tác nhân trong là một chức năng hay một hệ con của hệ thống, được mô tả ở mộttrang khác của mô hình nhưng có trao đổi thông tin với các phần tử thuộc trang hiện tại của mô hình.Như vậy tác nhân trong xuất hiện trong BLD chỉ để làm nhiệm vụ tham chiếu

Biểu diễn: Tác nhân trong trong BLD được vẽ dưới dạng một hình chữ nhật thiếu 1 cạnh, trong đóviết tên tác nhân trong( chức năng hay hệ thống con)

Tên tác nhân trong phải là một động từ, kèm thêm bổ ngữ khi cần Chẳng hạn:

Qu¶n lý s¸ch

*Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.

Mục đích của thư viện là phục vụ cho các độc giả, vì vậy khi nói đến thư viện là ta nói đến ngay tácnhân ngoài đó là độc giả, để có tài liệu phục vụ cho độc giả thư viện phải mua tài liệu từ người bánngoài ra thư viện cũng có thể thanh lý bớt các tài liệu cũ sách cho người mua

Ban quản lý thư viện sẽ căn cứ vào tình hình mượn trả sách mà nhân viên thư viện cung cấp sẽ lập racác báo cáo thống kê từ đó nhận xét độc giả được phục vụ như thế nào so với trước kia

§éc gi¶

Qu¶n lý th viÖn

Ban qu¶n lý th viÖn

Thanh to¸n tiÒn

Göi c¸c b¸o c¸o XÐt duyÖtS¸ch cÇn bæ xung

§¸p øng yªu cÇu vÒ s¸ch cÇn bæ xung

Sách mợn

* Biểu đồ luồng dữ liệu mứcđỉnh

Với mức đỉnh cỏc tỏc nhõn ngoài của hệ thống ở mức khung cảnh được giữ nguyờn với cỏc luồngthụng tin vào ra

Hệ thống sẽ được phõn ró thành cỏc chức năng ở mức đỉnh là cỏc tiến trỡnh bờn trong hệ thống theobiểu đồ phõn cấp chức năng

Xuất hiện thờm cỏc kho dữ liệu và cỏc luồng thụng tin trao đổi giữa cỏc chức năng mức đỉnh Cỏcluồng thụng tin trao đổi giữa cỏc chức năng mức đỉnh là khụng thay đổi

Báo cáo độc giả m ợn sách

Quản lý sách (2)

Báo cáo sách trả

Thông tin sách nhập

Sách cần tìm kiếm

Thông tin trả

lời

Sách cần bxY/c bx sáchSách trả

Qua biểu đồ luồng dữ liệu ta thấy:

Thư viện muốn quản lý được sách thì phải làm thẻ cho mỗi độc giả và ngược lại mỗi độc giả muốn mượn được sách thì phải có thẻ do thư viện cung cấp Bên cạnh đó muốn mượn, trả sách thì phải thông qua hệ thống mượn trả sách và bộ phận cập nhật nguồn cung cấp sách.

Để quản lý việc mượn trả sách thì phải lấy thông tin từ kho sách, lập thông tin về yêu cầu của độc giả Từ đó trả lời yêu cầu đó, có thể là từ chối nếu sách đó không có trong rhư viện hoặc độc giả không phải là độc giả của thư viện Khi đó có thể lập ra các báo cáo thống kê các thông tin về sách

có trong thư viện, sách mượn, thông tin về độc giả mượn sách, Dùa vào bộ phận tra cứu sách để tìm kiếm, xem, sửa thông tin về sách và thống kê.