Quản trị nguồn nhân lực tại phòng kinh doanh công ty Thiên Nam
Trang 1Nhóm 2
1 Tổng quát về Công ty Thiên Nam 1
1.1 Lịch sử hình thành 1
1.2 Lĩnh vực kinh doanh 1
1.3 Triết lý kinh doanh 1
1.4 Tầm nhìn 2
1.5 Sứ mệnh 2
1.6 Sơ đồ tổ chức 2
1.7 Các chỉ số tài chính 3
1.8 Giới thiệu phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu 5
1.8.1 Sơ đồ tổ chức 5
1.8.2 Sứ mệnh của phòng 5
2 Thiết kế bảng mô tả công việc cho phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu 6
3 Lập chương trình tuyển dụng cho chức danh trưởng phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu 9
3.1 Chuẩn bị tuyển dụng 9
3.2 Thông báo tuyển dụng 11
3.3 Thu nhận, đánh giá nghiên cứu hồ sơ – Làm bài kiểm tra 13
3.3.1 Thu nhận – nghiên cứu hồ sơ 13
3.3.2 Các bài kiểm tra ứng viên 14
3.3.3 Các câu hỏi: 14
3.4 Phỏng vấn lần 1 15
3.5 Phỏng vấn lần 2 15
3.6 Ra quyết định tuyển dụng 16
4 Lập kế hoạch đào tạo cho phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu 16
4.1 Xác định được định hướng phát triển nghề nghiệp phù hợp cho nhân viên .16
4.1.1 Xác định động cơ nghề nghiệp 17
4.1.2 Khả năng cá nhân 17
4.1.3 Tìm hiểu về nghề nghiệp 17
4.1.4 Ảnh hưởng của môi trường đến phát triển nghề nghiệp 18
4.1.5 Thực hiện mục tiêu nghề nghiệp 18
4.2 Các hình thức chương trình đào tạo 18
4.2.1 Phân loại theo nội dung đào tạo: 18
4.2.2 Phân loại theo các thức tổ chức đào tạo: 19
4.3 Phương pháp đào tạo 19
4.3.1 Các phương pháp đào tạo phổ biến trên lớp học 19
4.3.2 Các phương pháp đào tạo phổ biến tại nơi làm việc 20
Trang 2Nhóm 2
4.4 Thứ tự ưu tiên trong đào tạo và phát triển ở thế kỷ 21 20
4.5 Các nguyên tắc cơ bản trong học tập 20
4.6 Đánh giá hiệu quả đào tạo 20
4.6.1 Quy trình đào tạo tại Công ty Thiên Nam 21
4.6.2 Kế hoạch đào tạo dự kiến của Công ty TNA trong năm 2011 22
5 Xây dựng tiêu chí đánh giá cho phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu Error! Bookmark not defined. 5.1 KPI cho trưởng phòng, phó phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu Error! Bookmark not defined. 5.2 KPI cho bộ phận nghiệp vụ – xuất nhập khẩu Error! Bookmark not defined 5.3 KPI cho bộ phận giao nhận kho bãi Error! Bookmark not defined 6 Xây dựng cách trả lương cho phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu Error! Bookmark not defined. 6.1 Hệ thống tiền lương Error! Bookmark not defined 6.1.1 Mục tiêu của hệ thống tiền lương Error! Bookmark not defined 6.1.2 Thời điểm trả lương Error! Bookmark not defined 6.1.3 Hình thức trả lương Error! Bookmark not defined 6.1.4 Phương án trả lương Error! Bookmark not defined 6.2 Quy chế và chính sách khen thưởng Error! Bookmark not defined 6.2.1 Quy chế Error! Bookmark not defined 6.2.2 Khen thưởng Error! Bookmark not defined 6.3 Kỷ luật Error! Bookmark not defined 6.3.1 Khái quát chung Error! Bookmark not defined 6.3.2 Các biện pháp xử lý kỷ luật chính Error! Bookmark not defined 6.3.3 Bồi thường thiệt hại Error! Bookmark not defined 6.3.4 Biện pháp không xét thưởng Error! Bookmark not defined 6.3.5 Tổng kết vi phạm cuối năm Error! Bookmark not defined TÀI LIỆU THAM KHẢO 24
Trang 3- Tiền thân là Công ty Thương mại – Dịch vụ – Xuất nhập khẩu (Tenimex), trực thuộc Ủy Ban Nhân Dân Quận
10 thành lập ngày 03/12/1994 trên cơ sở sáp nhập 02 Doanh nghiệp Công ty Thương mại – Dịch vụ Quận 10 và Công ty sản xuất Kinh doanh Xuất nhập khẩu Quận 10
- Ngày 01/11/2000 chuyển thành Công ty cổ phần TM – XNK Thiên Nam với số Vốn điều lệ 13 tỷ đồng
- Ngày 20/07/2005 cổ phiếu của công ty niêm yết và giao dịch tại Hose
- Vốn điều lệ đến tháng 12/2009 là 80 tỷ đồng
1.2 Lĩnh vực kinh doanh
- Kinh doanh Sắt, thép: thép lá, thép tấm, thép hình, thép dây, sắt ống
- Kinh doanh Công nghệ phẩm: Bánh, kẹo, chocolate, đường, sữa các loại
- Kinh doanh Giấy, đồ gỗ, bình điện, điện máy, điện lạnh, máy tính điện tử
- Kinh doanh Khác: nước tẩy rửa, dầu nhớt, mỹ phẩm, simili
- Dịch vụ Kinh doanh bất động sản
- Dịch vụ Ủy thác xuất nhập khẩu
1.3 Triết lý kinh doanh
- Sự an tâm và sự thịnh vượng của khách hàng là hạnh phúc và thành công của doanh nghiệp
- Chăm lo và phát triển toàn diện về chất lượng đời sống vật chất, tinh thần của người lao động trong doanh nghiệp
- Chia sẻ và gánh vác trách nhiệm xã hội với cộng đồng nhân sinh
Trang 4- Đáp ứng kỳ vọng và sự tin tưởng mà các cổ đông giao phó
- Thực hiện đầy đủ trách nhiệm của doanh nghiệp đối với người lao động
- Thực hiện các nghĩa vụ với nhà nước và trách nhiệm với xã hội, cộng đồng
- Slogan của Công ty Thiên Nam: “Chúng tôi chính là giải pháp của bạn”
Với khẩu hiệu "Chúng tôi chính là giải pháp của bạn", Thiên Nam thể hiện quyết tâm trở thành sự lựa chọn của khách hàng và đối tác khi họ cần giải pháp kinh doanh hiệu quả, sự lựa chọn của nhà đầu tư khi họ cần giải pháp sinh lợi tốt nhất cho đồng vốn, sự lựa chọn của người lao động khi họ cần giải pháp cho khát vọng nghề nghiệp, và được sự công nhận của cộng đồng với những lợi ích
mà Thiên Nam mang lại
1.6 Sơ đồ tổ chức
Trang 580 220
Trang 6Nhóm 2 Trang 4
(Tính đến tháng 10/2010)
(Tính đến tháng 10/2010)
Nhận xét:
- Sau 10 năm phát triển là doanh thu tăng gấp 10 lần và lợi nhuận tăng gấp 31 lần
so với những năm đầu mới cổ phần hóa
Trang 7Nhóm 2 Trang 5
- Trong giai đoạn 5 năm tới, Công ty Thiên Nam phấn đấu đạt tốc độ tăng trưởng doanh thu bình quân 18%/năm và tốc độ tăng trưởng lợi nhuận bình quân 20%/năm, cổ tức tối thiểu 20%/năm
- Để thực hiện mục tiêu này, Công ty Thiên Nam phấn đến đến năm 2015:
Chiếm lĩnh 10% thị phần thép nhập khẩu ở thị trường phía Nam;
Định vị ở Top 3 doanh nghiệp phân phối hàng công nghệ phẩm tại thị trường Việt Nam;
Gắn kết thương hiệu Thiên Nam với hoạt động kinh doanh bất động sản
1.8 Giới thiệu phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu
1.8.2.2 Sứ mệnh của bộ phận nghiệp vụ xuất nhập khẩu
- Chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, các thủ tục
mở tờ khai Hải quan và phối hợp với các bộ phận, phòng ban liên quan để tổ chức các hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả
PHÒNG KINH DOANH – XUẤT NHẬP KHẨU
KINH DOANH – TIẾP THỊ NGHIỆP VỤ
Trang 8Nhóm 2 Trang 6
1.8.2.3 Sứ mệnh của bộ phận nghiệp vụ xuất nhập khẩu
- Đảm bảo giao nhận hàng hóa nhanh chóng, hiệu quả, chính xác (Hải quan, vận chuyển, giao nhận hàng, )
2 Thiết kế bảng mô tả công việc cho phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu
ĐÁNH GIÁ
1
Trưởng
phòng
Các nhiệm vụ có tính chất chiến lược
- Đề xuất chiến lược kinh doanh và cùng Ban
giám đốc xây dựng chiến lược kinh doanh
thích hợp, hiệu quả
- Đề xuất với giám đốc về bản giá, phương
thức bán hàng, giao hàng, giảm giá, khuyến
mãi, hạch toán tài chính, quảng cáo, tiếp thị,
tổ chức, phân công nhiệm vụ trong bộ phận
- Khi Giám đốc vắng mặt được thực hiện ký
duyệt các hợp đồng và chứng từ bên ngoài
theo ủy quyền
- Tiến hành đánh giá nhà cung cấp
- Đề xuất các chính sách nâng cao sự thỏa
mãn khách hàng
- Dự báo và phân tích tình hình kinh doanh
và xu hướng thị trường
Công việc tác nghiệp
- Lên mục tiêu phấn đấu và kế hoạch hành
động của bộ phận
- Nghiên cứu, phân tích nhu cầu khách hàng
đề ra quyết định và lập kế hoạch bán hàng
phù hợp
- Quản lý các chương trình nghiên cứu thị
trường, đánh giá hiệu quả của các hoạt động
tiếp thị, quảng cáo, khuyến mãi
- Duy trì đều đặn việc đánh giá tiềm năng thị
trường và đánh giá đối thủ từng thời điểm
- Ký duyệt các chi phí trong bộ phận theo
định mức
- Xác định bảng báo giá và tỷ lệ chiết khấu
- Phối hợp các trưởng bộ phận khác trong
công ty để đưa ra các biện pháp phối hợp các
hoạt động liên quan đến việc bán hàng, giao
nhận hàng, lên kế hoạch quảng cáo và trao
đổi thông tin về đặc điểm khách hàng và
Chỉ tiêu tài chính
- Doanh số/ năm
- Tỷ suất lợi nhuận/năm
- Chi phí kinh doanh/doanh thu/lợi nhuận
- Tỷ lệ nợ quá hạn
Chỉ tiêu thị phần và phát triển sản phẩm
- % tăng trưởng của thị phần
- Doanh số các sản phẩm mới
Khách hàng
- Số lượng khách hàng mới
- Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng
- Các hoạt động xã hội của công ty, hình ảnh của công ty trong cộng đồng
Đối ngoại
- Sự đánh giá của đối tác đối với công ty
- Sự ủng hộ của chính quyền đại phương
- Sự phát triển của hình ảnh, thương hiệu công ty
Quản lý và đào tạo
- Hoàn thiện quy trình quản lý trong đơn vị
- Trình độ, kỹ năng của nhân viên trong đơn vị
Trang 9Nhóm 2 Trang 7
hàng hóa
- Cùng với phòng nhân sự tiến hành định
hướng xây dựng và phát triển các chương
trình đào tạo cho CBCNVtrong phòng
- Trực tiếp phối hợp các hoạt động liên quan
đến công việc
- Đàm phán hợp đồng với khách hàng và các
nhà phân phối để quản lý, phân phối sản
phẩm, thiết lập chiến lược và phát triển mạng
lưới phân phối
- Giải quyết hoặc chỉ đạo giải quyết khiếu nại
của khách hàng về các sản phẩm và dịch vụ
Công việc quản lý bộ phận
- Tổ chức điều hành công việc của nhân viên
dưới quyền, kiểm tra chất lượng và đánh giá
hiệu quả công việc
- Quản lý việc tuyển dụng, đào tạo và thực
hiện đánh giá nhân viên khách quan, công
bằng
- Kết hợp với trưởng bộ phận nhân sự trong
việc đào tạo nhân viên
Công việc báo cáo
- Định kỳ báo cáo hoạt động kinh doanh
- Báo cáo tình trạng thu hồi công nợ
- Mức độ tín nhiệm, hài lòng của CBCNV trong đơn vị
- Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc
2 Phó
phòng
Các nhiệm vụ có tính chất chiến lược
- Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc và
trưởng phòng về lĩnh vực được phân công
- Đề xuất với Trưởng phòng về bản giá,
phương thức bán hàng, giao hàng, giảm giá,
khuyến mãi, hạch toán tài chính, quảng cáo,
tiếp thị, tổ chức, phân công nhiệm vụ trong
bộ phận
- Khi Trưởng phòng vắng mặt được thực hiện
ký duyệt các hợp đồng và chứng từ bên ngoài
theo ủy quyền
Công việc tác nghiệp
- Nghiên cứu, phân tích nhu cầu khách hàng
đề ra quyết định và lập kế hoạch bán hàng
phù hợp
- Quản lý các chương trình nghiên cứu thị
trường, đánh giá hiệu quả của các hoạt động
- Doanh số/ năm
- Tỷ suất lợi nhuận/năm
- Chi phí kinh doanh/doanh thu/lợi nhuận
- Tỷ lệ nợ quá hạn
- Hoàn thiện quy trình quản lý trong đơn vị
- Trình độ, kỹ năng của nhân viên trong đơn vị
- Mức độ tín nhiệm, hài lòng của CBCNV trong đơn vị
- Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc
Trang 10Nhóm 2 Trang 8
tiếp thị, quảng cáo, khuyến mãi
- Duy trì đều đặn việc đánh giá tiềm năng thị
trường và đánh giá đối thủ từng thời điểm
- Đề xuất các chi phí trong bộ phận theo định
mức
- Trực tiếp phối hợp các hoạt động liên quan
đến công việc
- Đàm phán hợp đồng với khách hàng và các
nhà phân phối để quản lý, phân phối sản
phẩm, thiết lập chiến lược và phát triển mạng
lưới phân phối
- Giải quyết khiếu nại của khách hàng về các
sản phẩm và dịch vụ
- Tư vấn khách hàng và nhà phân phối về
chính sách, sản phẩm của công ty
- Liên lạc với khách hàng thường xuyên để
giải quyết những trở ngại trong kinh doanh
- Giám sát, theo dõi việc xử lý khiếu nại của
khách hàng, đo lường sự thỏa mãn của khách
hang đối với nhân viên
Công việc quản lý bộ phận
- Hoàn tất các biểu mẫu sử dụng trong bộ
phận
- Tổ chức điều hành công việc của nhân viên
dưới quyền, kiểm tra chất lượng và đánh giá
hiệu quả công việc
- Hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên cấp dưới,
tạo không khí thoải mái trong công việc giữa
các nhân viên
- Tham mưu cho trưởng phòng về nhu cầu
đào tạo nhân viên
- Hướng dẫn nhân viên lập kế hoạch hoạt
động cá nhân để thực hiện mục tiêu đề ra
Công việc báo cáo
- Định kỳ báo cáo hoạt động kinh doanh cho
- Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo phòng về
nhiệm vụ được phân công
- Thực hiện nhiệm vụ của lãnh đạo phân
công ngoài công việc chính
- Hoàn thành các thủ tục XNK
- Soạn thảo văn bản, hợp đồng giao dịch
- Viết hóa đơn, quản lý hàng hóa
- Doanh số/ năm
- Tỷ suất lợi nhuận/năm
- Tỷ lệ nợ quá hạn
Trang 11Nhóm 2 Trang 9
khẩu - Trực tiếp đàm phán với đối tác
- Theo dõi việc thu hồi công nợ
- Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo phòng về
nhiệm vụ được phân công
- Thực hiện nhiệm vụ của lãnh đạo phân
công ngoài công việc chính
- Nghiên cứu, phân tích nhu cầu khách hàng,
tham mưu cho lãnh đạo phòng ra quyết định
và lập kế hoạch, phương án kinh doanh
- Tư vấn khách hàng và nhà phân phối về
chính sách, sản phẩm của công ty, chăm sóc
- Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo phòng về
nhiệm vụ được phân công
- Thực hiện nhiệm vụ của lãnh đạo phân
công ngoài công việc chính
- Làm thủ tục giao – nhận hàng hóa tại cảng
- Tiến hành giao, nhận hàng hóa với đối tác
theo đúng các điều khoản đã ký trong hợp
đồng
- Quản lý hệ thống kho
- Phối hợp chặt chẽ với các nhân viên trong
phòng, đặc biệt là nhân viên kinh doanh tiếp
thị
- Tiến độ giao, nhận hàng hóa
- Số liệu chính xác, hàng hóa được bảo vệ an toàn, không thất thoát
3 Lập chương trình tuyển dụng cho chức danh trưởng phòng kinh doanh – xuất nhập khẩu
3.1 Chuẩn bị tuyển dụng
- Căn cứ vào nhu cầu tuyển dụng
- Lập quy trình tuyển dụng
Trang 12+ Có kiến thức chuyên sâu về bán hàng và marketing
+ Có kinh nghiệm quản trị kinh doanh quốc tế, thương mại quốc tế
+ Thành thạo ít nhất 1 ngoại ngữ (Ưu tiên tiếng Anh)
+ Có kiến thức và có thể làm việc với các đơn vị truyền thông
+ Sử dụng thành thạo vi tính và các thiết bị văn phòng
+ Kinh nghiệm: Tối thiểu 3 năm ở vị trí tương tự
+ Có kỹ năng đàm phán, ra quyết định, ủy quyền
+ Có khả năng phân tích và dự báo, suy diễn và tổng hợp
ĐỀ XUẤT NHU CẦU TUYỂN DỤNG
LẬP KẾ HOẠCH TUYỂN
DỤNG
THÔNG BÁO TUYÊN DỤNG
Trang 13Nhóm 2 Trang 11
+ Tuổi đời từ: 28 – 35
+ Mức lương cơ bản 20 triệu + hoa hồng
+ Tham mưu cho Tổng giám đốc, điều hành và chịu trách nhiệm về toàn bộ các chiến lược, sách lược, các hoạt động thuộc lĩnh vực kinh doanh sắt thép
+ Biết thiết lập quy trình và tổ chức thực hiện tất cả các các đơn đặt hàng nhập khẩu, xuất khẩu, đơn hàng mua nội địa theo thông tin nhận được từ Ban Tổng giám đốc
+ Biết tổ chức theo dõi tiến độ giao hàng kế hoạch, tình trạng của từng đơn đặt hàng và thực hiện tất cả các nghiệp vụ có liên quan: lập đơn đặt hàng, hợp đồng XNK, tiến độ khai quan giao nhận, thanh toán ngoại thương
+ Theo dõi và cập nhật các quy định, chính sách nhà nước liên quan đến thuế NK, thủ tục hải quan
+ Tính cẩn thận, năng động, sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm cao
+ Có nhân cách tốt, trung thực, thẳng thắn, chịu được áp lực công việc liên tục + Giữ bí mật các thông tin về kinh doanh của công ty
+ Sức khỏe tốt, chấp nhận làm việc ngoài giờ, đi công tác xa khi có yêu cầu đột xuất
3.2 Thông báo tuyển dụng
- Công ty Thiên Nam thu hút ứng viên thông qua các phương tiện sau:
Thông qua sự giới thiệu của các nhân viên hiện đang công tác tại công ty
Thông qua báo Tuổi Trẻ, báo Mua bán và Thanh Niên,…
Thông qua các trang quảng cáo trên internet như Vietnamworks, vnexpress
- Mẫu đăng tuyển dụng trên báo của công ty:
Trang 14Nhóm 2 Trang 12
Công ty Thiên Nam (mã chứng khoán TNA, sàn giao dịch HOSE) luôn được các nhà đầu tư tin tưởng, đánh giá cao về tính minh bạch và kịp thời trong công bố thông tin hoạt động kinh doanh hàng tháng, quý, năm Liên tiếp 3 năm liền (từ năm 2008 đến năm 2010) cổ phiếu TNA được trao tặng Cúp vàng “Thương hiệu chứng khoán uy tín”
do Hiệp hội Kinh doanh chứng khoán Việt Nam phối hợp với Tạp chí chứng khoán Việt Nam và Trung tâm Thông tin tín dụng Ngân hàng Nhà nước VN tổ chức
Lĩnh vực hoạt động:
- Kinh doanh Sắt, thép
- Kinh doanh Công nghệ phẩm
- Dịch vụ Kinh doanh bất động sản
Nay do nhu cầu mở rộng kinh doanh, Công ty chúng tôi cần tuyển 1 trưởng
phòng kinh doanh xuất nhập khẩu, cụ thể như sau:
- Số lượng: 1 người
- Yêu cầu:
¾ Trình độ Đại học (QTKD, Ngoại thương)
¾ Có kiến thức chuyên sâu về bán hàng và marketing
¾ Có kinh nghiệm quản trị kinh doanh quốc tế, thương mại quốc tế (Đặc biệt là ngành hàng sắt thép)
¾ Thiết lập quy trình và tổ chức thực hiện tất cả các các đơn đặt hàng nhập khẩu, xuất khẩu, đơn hàng mua nội địa theo thông tin nhận được từ BGĐ
¾ Chịu được áp lực công việc liên tục
¾ Có kinh nghiệm 3 năm ở vị trí tương đương
¾ Anh văn lưu loát 4 kỹ năng nghe, nói, đọc và viết
¾ Tuổi đời: 28 – 35 tuổi
- Mức lương: 20tr + thưởng
- Quyền lợi của ứng viên sau khi trúng tuyển: Chế độ đãi ngộ hợp lý, làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, khả năng thăng tiến cao, tình hình phát triển của Công ty ngày một lớn mạnh trong lĩnh vực kinh doanh,…
(Chi tiết về công việc sẽ được trao đổi trực tiếp trong buổi phỏng vấn)
Nộp đơn tại: CÔNG TY CP TM XNK THIÊN NAM – Quầy tiếp tân
Tòa nhà Thiên Nam, số 111–121 Ngô Gia Tự, P 2, Q.10 (giờ hành chính)
Thời hạn nộp hồ sơ: từ ngày 01/05/2011 đến hết ngày 31/05/2011
