Dựa vào mô tả các hoạt động nghiệp vụ của chu trình chi phí xử lý thủ công, đặc điểm của hệ thống ứng dụng xử lý trên máy tính để thực hiện việc đưa r

Trong phiếu yêu cầu ghi rõ mặt hàng, số lượng, chủng loại… saukhi được Giám đốc ký duyệt thì phiếu yêu cầu này được chuyển đến cho bộ phậnmua hàng Bộ phận mua hàng nhận được phiếu yêu cầ

Trong những năm gần đây, đi đôi với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học

kỹ thuật, tin học đã đi sâu ứng dụng vào mọi ngành nghề và các lĩnh vực khácnhau trong đời sống xã hội Sự phát triển của các quan hệ kinh tế, sự mở rộngmạng lưới nghiệp vụ và sự tăng cường quy mô của nó, nhất là mạng Internet rađời đã làm tăng cường vượt bậc khối lượng các luồng thông tin Các sự kiện đóđang làm cho công việc quản lý trở nên phức tạp Cách quản lý dựa trên kinhnghiệm trực giác không còn đem lại hiệu quả như mong muốn Do đó phải thiếtlập một phương thức quản lý hiện đại hơn

Tin học hóa công tác kế toán là một trong những lĩnh vực quan trọng củamôn hệ thống thông tin kế toán, việc áp dụng tin học vào kế toán không nhữnglàm tăng đáng kẻ về năng suất và chất lượng lao động mà còn tạo điều kiện choviệc xây dựng một hệ thống quản lý chặt chẽ, có cơ sở khoa học và chính xác

Trong phạm vi môn học Hệ Thống Thông Tin Quản Lý, nhóm 5 chúng em

nghiên cứu đề tài: “Dựa vào mô tả các hoạt động nghiệp vụ của chu trình chi

phí xử lý thủ công, đặc điểm của hệ thống ứng dụng xử lý trên máy tính để thực hiện việc đưa ra bản phân tích xử lý sơ bộ cho hệ thống mới xử lý nghiệp vụ trong chu trình này.”

Bài thảo luận gồm 4 phần:

Phần I: CƠ SỞ LÝ LUẬNPhần II: CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠIPhần III: BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

Phần IV: BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU

Do thời gian có hạn và lượng kiến thức còn hạn chế, bài thảo luận không tránhkhỏi những thiếu sót Chúng em rất mong được sự đóng góp ý kiến của cô giáo

để có thể hoàn thiện được bài thảo luận tốt hơn

Chúng em xin chân thành cảm ơn

I CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuốngdưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý quản lý tốt cơ sở

dữ liệu của mình và trợ giúp ra quyết định hoạt động kinh doanh Một hệ thốngquản lý được phân thành nhiều cấp từ trên xuống dưới và được chuyển từ dướilên trên

Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi trường,giữa hệ thống con quyết định và hệ thông con tác nghiệp

Phân tích chức năng:

Quá trình phân tích các luồng dữ liệu sẽ giúp ta dễ dàng xác định được cácyêu cầu của công việc quản lý Đó là sơ đò mô tả, dịch các thông tin trong việcquản lý Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về một hệ thống thông tin vânchuyển từ một quá trình hay một chức năng nào đó trong hệ thống sang một quátrình hay chức năng khác

1.2 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)

Biều đồ phân cấp chức năng là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống quachức năng Nó cho phép phân rã dần các chức năng từ các chức năng mức caothành chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng ta thu được một cây chứcnăng Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng, dễ hiểu cái gì xảy ra trong

hệ thống

Thành phần của biểu đồ bao gồm:

- Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn

Tên

- Kết nối: Kết nối giữa các chức năng có tính chất phân cấp được ký hiệubằng đoạn thẳng.

Ví dụ: Chức năng A phân rã thành các chức năng B,C,D

1.3 Biều đồ luồng dữ liệu (Sơ đồ luồng dữ liệu BLD)

Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ ra cách thông tin chuyển từ một quá trình hay mộtchức năng này sang một quá trình hay chức năng khác trong hệ thống

Tiến trình (hoặc chức năng):

Được biểu diễn bằng một hình tròn hay ôvan trên sơ đồ trong đó có ghinhãn tên các chức năng, làm thay đổ thông tin đầu vào theo một cách nào đó như

tổ chức lại thông tin, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới

A

C

Tiến trình được biểu diễn bằng hình elíp, tên của tiến trình là động từ:

Luồng dữ liệu:

Là việc vận chuyển thông tin vào hay ra khỏi một tiến trình

Luồng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên, chiều của mũi tên chỉ hướng

đi của dữ liệu, mỗi luồng dữ liệu đều có tên (Là danh từ) gắn với kho dữ liệu

để xây dựng dòng dữ liệu khác, đồng thời bản thân kho cũng cần phải được sửađổi thì dòng dữ liệu được biểu diễn bằng mũi tên hai chiều

Tác nhân ngoài:

Là một người, một tổ chức bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu nhưng có mộthình thức tiếp xúc với hện thống Sự có mặt của các tác nhân ngoài chỉ rõ mốiquan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài Nó là nới cung cấp thông tin cho hệthống và là nơi nhân sản phẩm của hệ thống

Ký hiệu của tác nhân ngoài là hình chữ nhật, bên trong hình chữ nhật cóchứa tên (danh từ) của tác nhân ngoài:

Tác nhân trong:

Là một tiến trình hoặc chức năng bên trong hệ thống Nó được ký hiệu làmột hình chữ nhật thiếu một cạnh, bên trong chứa động từ để mô tả tác nhântrong

MẠI II.1 Khái niệm

Chu trình chi phí bao gồm một chuỗi những sự kiện liên quan tới hoạt độngmua và thanh toán cho hàng hóa hay dịch vụ

Chu trình chi phí thực hiện theo phương pháp thủ công là chu trình chi phítrong đó thực hiện việc ghi sổ và xử lý các nghiệp vụ do con người thực hiện trựctiếp, không có sự trợ giúp của phần mềm kế toán

Có 5 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình chi phí đó là

 Doanh nghiệp có yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết

 Đặt mua hàng, dịch vụ với người bán

 Nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu

 Xác định nghĩa vụ thanh toán

 Thanh toán tiền

Mô hình tổ chức của công ty:

Khi nhận thấy hàng không đủ đáp ứng như cầu cung cấp cho khách hàng,nhân viên quản lý ghi nhận lại và lập phiếu yêu cầu hàng hóa gửi đến cho bộphận mua hàng Trong phiếu yêu cầu ghi rõ mặt hàng, số lượng, chủng loại… saukhi được Giám đốc ký duyệt thì phiếu yêu cầu này được chuyển đến cho bộ phậnmua hàng

Bộ phận mua hàng nhận được phiếu yêu cầu, chọn nhà cung cấp để đặthàng

Khi hàng hóa về đến, thủ kho tiến hành nhận hàng hóa, đối chiếu số lượngtrên hóa đơn phải khớp với số lượng đặt trên đơn đặt hàng đã lưu trước đó cũngnhư kiểm tra sơ bộ chất lượng hàng mua về, Thủ kho lập phiếu nhập kho, phiếunhập kho gồm có 2 liên, và kiểm tra số lượng hàng thực nhận, ghi số thực nhậnvào phiếu

Thủ kho giữ 1 liên làm chứng từ ghi vào thẻ kho và sổ theo dõi nhập xuấttồn, 1 liên gửi kèm với hóa đơn cho kế toán kiêm thủ quỹ

Kế toán nhận hóa đơn và phiếu nhập kho từ bộ phận kho chuyển đến, tiếnhành ghi vào sổ cho tiết hàng hóa sản phẩm, và sổ chi tiết phải trả cho người bán

Đồng thời, nhân viên Kế toán theo dõi các khoản nợ, đến hạn thanh toán kế toáncăn cứ vào hóa đơn và các chứng từ liên quan lập để lập phiếu chi tiền

Giám Đốc

Bộ phận mua hàng

Bộ phận mua hàng

Kế toán khi nhận được phiếu nhập kho và hóa đơn thì đối chiếu chứng từ

và ghi nhận khoản phải trả Đến hạn thanh toán thì kế toán lập phiếu chi và đưacho Giám Đốc ký duyệt

Sau khi được ký duyệt thì thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ nhật kí chi tiềnđồng thời ghi giảm khoản phải trả Chứng từ làm căn cứ cho hoạt động này làphiếu chi hoặc giấy báo nợ của ngân hàng

II.2 Các chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí

Trong chu trình chi phí, người ta thường sử dụng một số chứng từ như sau:

- Phiếu yêu cầu mua hàng

- Đơn đặt hàng

- Phiếu nhập kho

- Phiếu đóng gói (packing list)

- Hóa đơn mua hàng

- Chứng từ thanh toán

- Chứng từ trả lại hàng mua

- Check hoặc phiếu chi

- Các chứng từ tài chính: được sử dụng trong thanh toán, bao gồm: hối phiếu,lệnh phiếu, séc và các phương tiện thanh toán tương tự

- Các chứng từ thương mại:

 Hóa đơn thương mại (commercial invoice)

 Chứng từ vận tải (transport document)

 Chứng từ bảo hiểm (insurance policy)

 Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)

 Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (certificate of quality)

 Giấy chứng nhận số lượng hàng hóa (certificate of quantity)

 Giấy chứng nhận trọng lượng (certificate of weight)

 Phiếu đóng gói hàng hóa (packing list)

 Giấy chứng nhận vệ sinh (sanitary certificate)

 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (phytosanitory certificate)

 Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (vetecrinary certificate)

 Giấy chứng nhận khử trùng (fumigation certificate)

 Các chứng từ khác

II.3 Hạn chế của chu trình chi phí xử lý thủ công:

Thông tin về chi phí đã và đang phát sinh tại doanh nghiệp thương mại là mộttrong những thông tin rất quan trọng có ảnh hưởng tới toàn bộ các hoạt động sảnxuất kinh doanh cùa doanh nghiệp Vì vậy, khi chu trình chi phí của doanhnghiệp được xử lý một cách thủ công sẽ dẫn tới dễ xảy ra một số nguy cơ như:

- Nguy cơ về đặt thiếu hoặc thừa hàng tồn quá mức, đặt sai mặt hàng

- Nguy cơ nhận hàng hóa không đúng yêu cầu, xảy ra sai sót khi nhập hàng, kiểmđếm hàng

- Nguy cơ sai sót trong hóa đơn mua hàng, nguy cơ thanh toán sai công nợNgoài ra, việc xử lý thủ công chu trình chi phí dẫn tới việc tìm kiếm thông tinkhó khăn, báo cáo thông tin không kịp thời và thiếu linh hoạt Mặt khác, gánhnặng của công tác kế toán tăng cao do phải xử lý nhiều giấy tờ, nếu có phát hiệnsai sót thì khó chỉnh sửa

II.4 Ứng dụng tin học vào khâu xử lý lý chu trình chi phí

Việc ứng dụng hệ thống thông tin kế toán vào khâu xử lý chu trình chi phí tạidoanh nghiệp sẽ giải quyết được những khó khăn vướng mắc mà quy trình xử lýthủ công đang mắc phải

- Bộ phận mua hàng: quản lý được chính xác lượng hàng hóa còn tồn, tiếp nhậnnhanh và kịp thời thông tin mua thêm hàng đang thiếu

- Bộ phận thủ kho: dễ dàng kiểm soát, đối chiếu lượng hàng tồn kho khi nhậpkho

- Bộ phận kế toán: xử lý chứng từ kịp thời, chính xác, đưa ra những báo cáonhanh cho nhà quản lý phục vụ công tác ra quyết định.

- Bộ phận thủ quỹ: cân đối nhanh các khoản chi so với lượng hàng tồn trongquỹ

Dựa trên phần mềm kế toán và hệ thống mạng nội bộ tại doanh nghiệp, các bộphận khác nhau ở các phòng ban khác nhau có thể cùng nhập thông tin cần thiếtvào phần mềm, qua đó, thông tin được lưu trữ nhanh, chính xác, kịp thời và có sựđối chiếu tương tác qua lại giữa các bộ phận liên quan Từ đó, các bộ phận trongdoanh nghiệp có thể làm việc một cách hiệu quả, hợp lý

Giả định, tại một doanh nghiệp thương mại sử dụng phần mềm kế toánAmesoft2010 – professional để quản lý chu trình chi phí tại doanh nghiệp

Các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại doanh nghiệp đều được kế toán bộ phận nhập

dữ liệu chung vào phần mềm kế toán Hàng ngàybộ phận quản lý vào báo cáotổng hợp nhập xuất tồn để kiểm tra số lượng hang hóa thực tế còn tồn trong kho,khi nhận thấy hàng không đủ đáp ứng như cầu cung cấp cho khách, bộ phận quản

lý gửi yêu cầu mua hàng ( với đầy đủ số lượng, chủng loại, giá vv) tới bộ phậnmua hàng

Bộ phận mua hàng nhận được phiếu yêu cầu, chọn nhà cung cấp để đặt hàng,bằng cách xem báo cáo nhập mua hàng theo mã khách ( báo cáo nhập mua theohai chỉ tiêu) để lựa chọn nhà cung cấp thường xuyên cung cấp và các đơn giá phùhợp

Khi hàng hóa về đến, thủ kho tiếnhành nhận hàng hóa, đối chiếu số lượng trênhóa đơn phải khớp với số lượng đặt trên đơnđặt hàng đã lưu trước đó cũng như kiểm tra

sơ bộ chất lượng hàng mua về, Thủ khonhập số lượng, đơn giá vào phần mềm, tạiđây, thủ kho cần truy nhập vào kho dữ liệu “Danh mục khách hàng” ,“ Danh mục khohàng” , “ Danh mục hàng hóa vật tư” …

Sau khi nhập dữ liệu vào phần mềm, thủ kho

in ra bảng kê “ Tổng hợp hàng nhập kho” đểđối chiếu và báo lên các bộ phận liên quan

Kế toán nhận được thông báo từ bộ phận kho, truy nhập vào phần mềm kếtoán, sử dụng các báo cáo như “ Tổng hợp nhập xuất tồn”, bảng theo dõi côngnợ” … “ Sổ chi tiết công nợ lên cho tất cả các khách hàng” để làm căn cứ theodõi thanh toán Đến hạn thanh toán, kế toán xem xét sổ đối chiếu công nợ và lậpphiếu chi, gửi giám đốc kí duyệt và báo cho thủ quỹ

Sau khi được ký duyệt thì thủ quỹ chi tiền và nhập dữ liệu vào phần mềm,theo dõi trên sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi Cuối kỳ, kế toán xem báo cáo tiền mặt,tiền gửi để đối chiếu sổ sách

III BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

Lựa chọn nhà cung cấp

Gửi yêu cầu tới nhà cung cấp

Gửi yêu cầu tới nhà cung cấp

Kiểm tra hàng

Kiểm tra hàng

Nhập kho

Nhập kho

Gửi thông báo tới các bộ phận

Gửi thông báo tới các bộ phận

Nhận hóa đơn

Nhận hóa đơn

Đối chiếu hóa đơn

Đối chiếu hóa đơn

Chấp nhận hóa đơn

Chấp nhận hóa đơn

Theo dõi công nợ

Theo dõi công nợ

Nhận lệnh thanh toán

Nhận lệnh thanh toán

Thanh toán

Thanh toán

Chuyển chứng

từ chi tiền tới các bộ phận

Chuyển chứng

từ chi tiền tới các bộ phận

Thanh toán

 Nhận yêu cầu mua

Khi nhận thấy hàng hóa, dịch vụ trong kho đang thiếu hụt, không đủ đáp ứng chonhu cầu, cán bộ quản lý kiểm tra và báo cáo yêu cầu tới bộ phận quản lý đặt hàng

- Thông tin vào: Số yêu cầu, ngày yêu cầu, mã kho, ngày giao hàng, điềukhoản thanh toán vv

- Thông tin ra: thông tin phản hồi về Số yêu cầu, ngày yêu cầu, mã kho,

ngày giao hàng, điều khoản thanh toán vv

 Lựa chọn nhà cung cấp

- Thông tin vào: thông tin về nhà cung cấp( mã nhà cung cấp, tên, địa chỉ,

mã số thuế, số dư công nợ), thông tin về hàng hóa

- Thông tin ra: thông tin về nhà cung cấp và các mặt hàng đã được lựa chọn

Có thể thêm các thông tin mới về nhà cung cấp hoặc bổ sung nhà cung cấpmới vào danh mục người bán

 Gửi yêu cầu tới nhà cung cấp

Cung cấp và lưu trữ thông tin về mặt hàng cần mua, cần dự trữ

- Thông tin vào: Mã hàng, số đặt hàng, đơn giá, thành tiền, chiết khấu nếucó…

- Thông tin ra: Thông tin phản hồi về Mã hàng, số đặt hàng, đơn giá, thànhtiền, chiết khấu nếu có…

Chức năng Nhận hàng

Khi yêu cầu mua hàng của DN được nhà cung cấp chấp nhận thì nhà cung cấp sẽgiao hàng cho DN theo đúng hợp đồng DN sẽ nhận được số hàng hóa mà mìnhđặt mua sau khi đã kiểm tra cả về số lượng cũng như chất lượng hàng hóa

 Kiểm tra hàng

- Thông tin vào: thông tin về mặt hàng nhà cung cấp chuyển đến theo yêucầu

- Thông tin ra: Thông tin phản hồi của doanh nghiệp về hàng hóa, dịch vụcủa nhà CC

Có thể có những thay đổi về mặt hàng nhập kho, thời gian nhập kho, số lượng, chất lượng, chủng loại hàng nhập

 Nhập kho

- Thông tin vào: số phiếu nhập, ngày nhập, địa điểm nhập, số đặt hàng, mãcung cấp, kho nhập vv

- Thông tin ra: Báo cáo nhập kho, phiếu nhập, tổng hợp hàng nhập kho

 Gửi thông báo tới các bộ phận

- Thông tin vào: Báo cáo nhập kho, phiếu nhập, tổng hợp hàng nhập kho

- Thông tin ra: Thông tin phản hồi về các mặt hàng đã được đặt mua

Chức năng 3: Chấp nhận hóa đơn

Sau khi nhận hàng, nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn và hợp đồng cho DN để xác định quyền sử dụng hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp

 Nhận hóa đơn

- Thông tin vào: Số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế ngườibán, số lượng, đơn giá, thành tiền …vv

- Thông tin ra: hóa đơn chứng từ gốc

 Đối chiếu hóa đơn

- Thông tin vào: Số liệu kế toán trên hóa đơn, chứng từ

- Thông tin ra: Phản hồi của kế toán về số liệu ghi trên hóa đơn chứng từ

Có thể xảy ra sai sót trên hóa đơn chứng từ với lượng hàng thực nhận

 Chấp nhận hóa đơn

- Thông tin vào: Mã hàng, mã nhà cung cấp, số hàng, đơn giá, thành tiền

- Thông tin ra: Báo cáo công nợ, xác định thời hạn thanh toán, phương thứcthanh toán

 Theo dõi công nợ

- Thông tin vào: Báo cáo công nợ, số dư công nợ, thời hạn thanh toán

- Thông tin ra: Yêu cầu thanh toán khi đến hạn

Chức năng 4: Thanh toán

Khi doanh nghiệp có đủ hồ sơ chứng từ, đủ hàng theo hợp đồng thì DN có nghĩa

vụ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp

- Thông tin ra: Số phiếu thanh toán ( phiếu chi, giấy báo nợ)

 Chuyển chứng từ chi tiền cho các bộ phận

- Thông tin vào: Bộ phận xử lý chứng từ, lưu chứng từ

- Thông tin ra: Báo cáo số dư công nợ, sổ theo dõi công nợ …vv