Bài giảng Tổ chức hội nghị hội họp

Bài giảng về môn Tổ chức sự kiện

Bài giảng

[Tổ chức hội nghị - hội họp (Tổ Chức sự kiện)

Trường Đại Học Ngoại Ngữ và Tin học Tp HCM

KHOA NGÔN NGỮ VÀ VĂN HÓA PHƯƠNG ĐÔNG

Bài giảng môn học

Tổ chức hội nghị - hội họp (Tổ Chức sự kiện)

1- Mục tiêu của học phần

Môn học sẽ giúp sinh viên hiểu và nắm được các phương pháp quản lý hội nghị hội họp (sự kiện) tối ưu nhất, cách lên chương trình và thực hiện theo đúng kếhoạch

Sinh viên có kỹ năng quản lý nguy cơ rủi ro trong khi diễn ra hội nghị hội họp (sựkiện)

- Sinh viên sẽ thực hành kỹ năng lắng nghe và giao tiếp với sự thấu cảm, những tácđộng của nó khi giải quyết công việc trong quá trình tổ chức hội nghị hội họp (sựkiện)

- Sinh viên sẽ biết lên kế hoạch với những mục tiêu, dự thảo ngân sách cho mộtcuộc họp- hội nghị (sự kiện)

- Sinh viên hiểu vai trò của người điều hành cuộc họp và nội dung nghị sự đưa ratrước công chúng

- Sinh viên biết cách thiết lập bộ phận hậu cần và lễ tân trong cuộc họp-hội nghị (Sựkiện)

- Sinh viên biết cách đánh giá sau sự kiện, rút kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp

theo

2- Mô tả vắn tắt nội dung học phần

Môn học có 6 chương :

Chương 1: Giới thiệu vai trò của nghiệp vụ tổ chức hội nghị hội họp ( sự kiện).

Chương này học viên sẽ nắm bắt các loại hình tổ chức hội nghị hội họp, các

phương tiện gia tiếp có thể thay thế hội nghị , học sinh sẽ hiểu sự cần thiết khi nào

cần tổ chức hội nghị hội họp (sự kiện) Trong chương này, sinh viên hiểu các yếu

tố cần thiết của người thực hiện tổ chức hội nghị

Chương 2,3,4 : Giới thiệu quy trình lập kế hoạch cho cuộc họp một cách chuyên

nghiệp : từ việc viết tờ trình đề nghị tổ chức cuộc họp – đến thực hiện một nội dung

chi tiết cho một hợp đồng thực hiện tổ chức hội nghị- hội họp ( sự kiện) cho khách

hàng

Chương 5,6: Giúp cho sinh viên cách quản lý việc thực hiện tiến trình cuộc họp ( sự

kiện) theo dõi, xử lý các tình huống xẩy ra trong tiến trình thực hiện hội nghị ( sự

kiện) Sinh viên có kỹ năng rút kinh nghiệm, đánh giá lại các hoạt động để đưa ra

kinh nghiệm tổ chức sự kiện tốt hơn

3- Nội dung và phân bố thời gian

tham khảomục

NGHỊ HỘI HỌP (SỰ KIỆN)

1 Khái quát về hội nghị hội họp

2 Các loại hình hội nghị hội họp (sự kiện)

3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hội nghị hội họp (sựkiện)

4 Ý nghĩa của các hoạt động hội nghị

(9)

Tuần 1-2 3 Chương 2: Hình thành chủ đề, lập chương trình và dự

toán ngân sách tổ chức hội nghị - hội họp ( sự kiện)

-Sinh viên thuyết trình

(9)

1- Khái quát về kế hoạch 2- Nội dung kế hoạch -Sinh viên thuyết trình

(9)

Tuần 5-6

kiện) 1- Thành lập ban tổ chức

4 Chuẩn bị liên quan đến khách mời

-Sinh viên thuyết trình

1 Khai quát về quản lý hậu cần.

2 Quy trình quản lý hậu cần

3 Cung ứng dịch vụ vần chuyển & tổ chức

4 Cung ứng dịch vụ lưu trú

- Sinh viên thuyết trình

(9)

5 Cung ứng dịch vụ ăn uống

6 Tổ chức mạng lười thông tin liên lạc, truyềnthông

7 Cung ứng các dịch vụ yêu cầu khác của đại biểuVIP

2 Điều hành diến biến hội nghị - hội họp ( sự kiện)

3 Kết thúc hội nghị - hội họp ( sự kiện)

4 Ôn Tập

(9)

Chương 1:

TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐÔNG HỘI NGHỊ HỘI HỌP (SỰ KIỆN)

Tổ chức thành công cuộc họp- hội nghị là công việc mà bất cứ người lãnh đạo có năng lực nào cũng cần phải có khả năng giám sát và yêu cầu nhân viên bộ phận hành chính thực hiện Đây là một việc không dễ dàng gì Các cuộc họp nên được

tổ chức như thế nào? làm thế nào để biết chắc chắn người tham dự sẽ đến đúng giờ? Truyền đạt cho mọi người như thế nào? Tổ chức thực hiện công việc sau cuộc họp ra sao? Làm sao có thể thực hiện tốt công việc khi bạn chưa có kinh nghiêm?

Chương 1:

TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐÔNG HỘI NGHỊ HỘI HỌP (SỰ KIỆN)

1 Khái quát về hội nghị hội họp

Khái niệm sự kiện:

Khái niệm hội họp

 Là sự tập hợp ở một nơi để làm công việc chung

Khái niệm hội nghị

 Là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn ra theoquy trình, thủ tục nhất định

2 Các loại hình hội nghị hội họp (sự kiện)

-Phân loại theo mục đích :

Có thể tổ chức một cuộc họp với nhiều mục đích Loại hình trong cuộc họp cóthể phân chia thành ba lĩnh vực như sau:

o Các loại hình khác: Truyền đạt, báo cáo và họp để tiếp nhận ý kiến phản hồi -Phân loại theo mô hình:

o Khai trương, khánh thành; động thổ, khởi công

o Giới thiệu sản phẩm mới; hội nghị khách hàng

o Hội chợ

o Hội nghị, hội thảo; họp báo

o Diễn trình; phát biểu của CEO trước công chúng Biểu diễn nghệ thuật; Trìnhdiễn thời trang

Chương trình Team building

o Các kỳ nghỉ, các ngày lễ

o Kỷ niệm thành lập; nhận danh hiệu

o Tiệc chiêu đãi; tiệc trại (catering)

o Tổ chức các trò chơi và cuộc thi (thể thao)

-Phân loại theo nội dung

o Hội nghị

o Hội đồng

o Ủy ban

o Thường xuyên

o Bất thường, không thường xuyên hoặc kế hoạch đặc biệt

3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hội nghị hội họp (sự kiện)

Phạm vi thảo luận một cách cụ thể

Bất cứ cuộc họp nào đều cần có một mục tiêu và càng cụ thể càng tốt Người điềuhành cuộc họp cũng cần đưa ra mục tiêu mong muốn đạt được trong một khoảngthời gian giới hạn Những thông tin này cần phải được truyền đạt tới những ngườitham dự trước khi cuộc họp được tiến hành

Địa điểm tổ chức cuộc họp

Tham dự một cuộc họp cũng chính là một dịp để mọi người gặp gỡ nhau Và để chotất cả đều cảm thấy thoải mái, bạn cần lưu tâm tới địa điểm dự định tổ chức cuộc

họp

Nghệ thuật trình tổ chức

Phần khai mạc và kết thúc buổi họp là hai phần rất quan trọng Lời mở đầu phải tạođược sự tin tưởng nơi người tham dự trong khi phần kết thúc phải khiến cho tất cảmọi người cùng chia sẻ một quan điểm về quyết định đã được đưa ra

Vai trò của người điều khiển là trung tâm.

Người điều khiển phải đảm bảo sự tôn trọng thực hiện chương trình nghị sự và đặcbiệt là thời lượng dự kiến cho mỗi chủ đề cũng như nhịp độ của việc phát biểu bằngcách cho phép mỗi người tham dự bày tỏ ý kiến Một vị trí dễ hơn để làm chủ cuộchọp khi người điều khiển là cấp quản lý trực tiếp của những người tham dự

Áp dụng linh hoạt

Tất cả những quy tắc cơ bản của việc điều hành một cuộc họp trên là rất quan trọng.Tuy nhiên còn một quy tắc cuối cùng mà bạn cần lưu ý: không nên áp dụng mộtcách cứng nhắc những quy tắc đó

4 Ý nghĩa của các hoạt động hội nghị.

Những cuộc họp đóng vai trị rất quan trọng, vì đó là nơi mà bầu không khí và vănhoá của tổ chức được duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói vớiđội ngũ nhân viên của tổ chức : “tất cả đều là một thành viên của tập thể”

Nếu tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê, thì các nhânviên sẽ bắt đầu tin rằng họ đang làm việc cho một công ty tẻ nhạt, kém cỏi và

o Tranh đấu

o Sự hình thành nhóm

o Chia sẽ kiến thức, kinh nghiệm, sự đánh giá, và các truyền thống dân gian

o Công việc tập thể và sự đóng góp cá nhân

o Ra các quyết định quyết đoán và cam kết

Chương 2: Hình thành chủ đề, lập chương trình và dự toán ngân sách tổ chức hội nghị - hội họp ( sự kiện)

1 Nghiên cứu các yếu tố liên quan đến hội nghị - hội họp ( sự kiện)

o Mô hình cuộc họp- hội nghị (sự kiện)

Hình thành chủ đề cuộc họp: Chịu ràng buộc bởi nội dung, quy mô, văn hóa Doanhnghiệp, mục tiêu thông tin của nhà quản trị đề ra

3 Lập chương trình và kế hoạch tổ chức hội nghị - hội họp ( sự kiện)

-Chuẩn bị:

Là quá trình mà người tổ chức sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cầnthiết cho tổ chức cuộc họp (sự kiện) Kết quả của việc chuẩn bị sẽ là -Các côngviệc cần - Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí,tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình );Bảng phân công công việc - Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúccác nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc - Timeline

-Tiến hành

-Thực hiện tiến hành hành động theo kế hoạch, chương trình đã định có kèm kiểmsoát: nếu thuê ngoài thì việc phân công nhân sự theo dõi việc thực hiện công việcđặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lựctheo công việc đã được phân công Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọingười sẽ cùng tập hợp lại đề xuất, thống nhất linh hoạt cách giải quyết kịp thời.-Kết thúc:

Kết thúc cuộc họp (event) việc thu dọn đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổchức (cleaning), sửa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng( chi phí) cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)

Họp rút kinh nghiệm: sau khi cuộc họp (event) kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báocáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kếtthúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau Ban tổ chức gửi báo cáotổng thể cho Lãnh đạo (đối tác) để làm cơ sở quyết toán các khoản chi phí (thanh lýhợp đồng)

4 Thuyết phục và tiến hành quyết định hội nghị - hội họp ( sự kiện)

-Quy trình tiến hành cuộc họp:

- Thuyết phục lý do tại sao lại phải tổ chức cuộc họp ( Theo mẫu quy định)

Lên chương trình tổng thể :Các bộ phận cần tham gia Ngân sách, tài liệu, phươngthức và mục tiêu

-Thực hiện quy trình tổ chức

-Triển khai tổ chức

-Đánh giá

Chương 3: Lập kế hoạch ( thực hành)

1- Khái quát về kế hoạch:

2- Nội dung kế hoạch: 14 bước lập kế hoạch, triển khai thực hiện và theo dõi

cuộc họp

1 Đảm bảo là cuộc họp thực sự cần thiết

Triệu tập cuộc họp khi:

•Cần cả nhóm cung cấp thông tin hoặc tư vấn

•Muốn nhóm tham gia đưa ra quyết định hoặc giải quyết vấn đề

•Muốn làm rõ một vấn đề mà trao đổi với từng người một không mang lại kết quả

•Muốn chia sẽ thông tin, thành công hoặc quan tâm đến cả nhóm

Không nên tổ chức cuộc họp nếu:

•Chỉ liên quan đến những vấn đề cá nhân

•Không có thời gian chuẩn bị

•Có cách khác hiệu quả hơn như nhắc nhở, thư điện tử hoặcđiện thoại

•Nội dung cuộc họp không hữu ích đối với mọi người

2 Xác định và làm rõ các mục tiêu và tiến trình cuộc họp

• Dựa vào mục tiêu cụ thể của cuộc họp bạn sẽ quyết định ai là người bạnmuốn mời đến dự và cuộc họp nên được tổ chức như thế nào (để thông báo,giải quyết vấn đề, khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến hoặc đi đến kết luận?)

• Mục tiêu của cuộc họp cần phải cụ thể, rõ ràng và khả thi

• Phân công vai trò và trách nhiệm và đảm bảo là những vai trò quan trọng đượcđảm nhiệm chu đáo:

o Lãnh đạo: nên điều khiển cuộc họp và giải thích rõ mục đích, mục tiêu, khókhăn và phạm vi quyền hạn Chịu trách nhiệm và theo dõi tình hình thực hiệnsau cuộc họp

o Chuyên gia: Hướng dẫn nhóm thông qua cuộc thảo luận, giải quyết vấn đề vàquá trình đưa ra quyết định trong cuộc họp Đóng góp kiến thức chuyên môn khiđược yêu cầu Có thể chịu trách nhiệm đối với công việc hậu cần trước và sau

cuộc họp.

o Thư ký: ghi lại các nội dung, ý kiến và quyết định chính của cuộc họp Thư kýcũng có thể dự thảo các biên bản hoặc bản ghi chép sau cuộc họp

o Người cộng tác: tham gia một cách tích cực vào cuộc họp bằng cách đóng góp

ý kiến và thảo luận đúng hướng

3 Thu hút sự tham gia của những người cần thiết

Cuộc họp nên bao gồm những người như sau tham gia:

• Những người sẽ đưa ra quyết định cuối cùng

• Có quyền lực trong việc ủng hộ hoặc ngăn cản các quyết định

• Có thể cung cấp nguồn thông tin liên quan

• Cam kết giải quyết các vấn đề hoặc thực hiện quyết định

• Có thể trình bày quan điểm của các bên tham gia quan trọng

Mời các thành viên chủ chốt tham gia vào cuộc họp bằng cách:

• Mời riêng từng người và tổ chức cuộc họp phù hợp với thời gian của họ

• Trao cho họ vai trò chủ động hoặc khai thác lợi ích khi họ tham gia cuộc họp

4 Cung cấp trước chương trình cuộc họp

Đưa vào chương trình những nội dung thích hợp như sau:

o Mục đích cuộc họp

o Kết quả hoặc mục tiêu đặt ra

o Ngày, giờ và địa điểm

o Đối tượng tham gia

o Số lượng người tham gia

o Vai trò của người tham gia

o Nội dung công việc cùng với trách nhiệm của từng cá nhân và bố trí thời gian

thực hiện

o Các tài liệu cơ bản về cuộc họp hoặc kế hoạch chuẩn bị

o Thời gian cuộc họp

Nội dung thảo luận chỉ bao gồm những vấn đề mà nhóm có thể thực hiện đượctrong khoảng thời gian cho phép Đối với cuộc họp kéo dài trong hai tiếng đồng hồthì chỉ nên thảo luận không qúa năm vấn đề chính, hoặc trong cuộc họp kéo dài 30phút thì chỉ nên thảo luận một vấn đề

o Trình tự các nội dung thảo luận:

o Tìm các nhân tố có ảnh hưởng lẫn nhau

o Tách những ý kiến thuộc loại chia sẻ thông tin với những ý kiến cần phải thảoluận giải quyết

o Đi từ các vấn đề dễ đến các vấn đề phức tạp và gây tranh cãi nhất

5 Thăm dò trước ý kiến của những người tham dự chính

Bạn có thể chuẩn bị cuộc họp tốt hơn nếu bạn:

o Biết trước được ý kiến của những người tham dự chính của cuộc họp về các vấn

đề quan trọng

o Thảo luận với họ những ý kiến mà bạn muốn họ chia sẻ với những người thamgia khác

Bạn có thể chọn lựa để điều chỉnh nội dung cuộc họp của bạn dựa trên thông tin

từ những người tham gia chính cung cấp cho bạn trước cuộc họp

6 Chuẩn bị cho cuộc thảo luận và quyết định sẽ đưa ra

o Thu thập tài liệu và dữ liệu liên quan

o Nói chuyện với những người tham gia về ý kiến cũng nhưcác mục tiêu của họ

o Động viên những người tham gia phát huy vai trò của mình và cho họ thấy rằngbạn quan tâm đến ý kiến của họ

o Tóm tắt nội dung cuộc họp với lãnh đạo và cấp trên của bạn, những ngườikhông thể tham gia cuộc họp nhưng rất quan tâm đến kết quả cuộc họp này

o Phân phát chương trình và các thông tin liên quan

7 Nêu rõ mục đích và mục tiêu của cuộc họp

Nếu bạn trình bày rõ mục đích và mục tiêu của cuộc họp ngay vào đầu cuộc họp,bạn có thể giảm thiểu được việc đi lạc đề hoặc tránh sự đề cập đến các vấn đềkhông liên quan.

8 Để tất cả mọi người có cơ hội phát biểu

o Điều chỉnh mức độ đóng góp của bạn để đảm bảo rằng bạn không quá áp đặt

o Kiểm soát những người hay cắt ngang và những người hay áp đảo trong cuộchọp; tạo cơ hội cho những người ít nói cũng tham gia ý kiến

o Cần có thái độ tích cực và động viên về những vấn đề mà mọi người phát biểu

o Can thiệp nếu có một người phê bình hoặc công kích ý kiến của những ngườikhác

o Ghi lại các ý kiến đóng góp vào một tờ giấy khổ rộng để mọi người cùng nhìnthấy

o Khi bạn cảm thấy có nhiều ý kiến muốn đóng góp cho một vấn đề, cần quan sát

và lắng nghe tất cả những ý kiến của người muốn đóng góp

o Hỏi những người tham gia xem họ đang nghĩ gì Yêu cầu những người chưađóng góp ý kiến phát biểu

o Chia thành các nhóm hai hoặc ba người và yêu cầu các nhóm có báo cáo trở lại

o Đừng quá vội vàng bỏ phiếu hay đưa ra quyết định

9 Có kết luận cho từng vấn đề

Khi ra quyết định, nhóm có thể bỏ phiếu hoặc dung hoà ý kiến (hai bên cùngthống nhất) hoặc người lãnh đạo có thể tự đưa ra quyết định:

o Bỏ phiếu cho bạn kết quả nhanh hơn

o Dung hoà ý kiến thường khó hơn và mất nhiều thời gian hơn Trong dung hoà ýkiến, không phải tất cả mọi người đều đồng ý với quyết định nhưng vẫn nhất trí làủng hộ quyết định đó

o Quyết định của lãnh đạo thường tốn ít thời gian nhất Khi áp dụng phương phápnày, điều quan trọng là tất cả các thành viên đều cảm thấy quan điểm của họ đượclắng nghe

10 Kết thúc cuộc họp với một Kế hoạch hành động và truyền đạt

Các cuộc họp kết thúc không có một kế hoạch hành động và truyền đạt sẽ không đề

ra được một hành động nào sau khi cuộc họp kết thúc Một kế hoạch hành động vàtruyền đạt cần có ba yếu tố:

o Những quyết định và kết quả cụ thể nào đã đạt được trong cuộc họp và nhữngcông việc nào cần được thực hiện sau cuộc họp?

o Ai chịu trách nhiệm đối với những nhiệm vụ này?

o Khi nào những nhiệm vụ này được hoàn thành?

11 Biên bản họp

Một biên bản bao gồm:

o Danh sách những người tham gia

o Mục tiêu cuộc họp

o Các chủ đề chính đã được thảo luận

o Các quyết định chính đã được đưa ra

o Các bước tiếp theo hoặc các kế hoạch hành động

o Thời gian cuộc họp tiếp theo hoặc chương trình theo dõi tiếp

Một biên bản cho các cuộc họp giải quyết vấn đề cũng có thể bao gồm:

o Xác định vấn đề cần giải quyết

o Phương pháp phân tích

o Các giải pháp

o Tiêu chí để đưa ra quyết định

o Quyết định được đưa ra

o Ai theo dõi vào thời gian nào

o Kết quả mong đợi

Sau khi cuộc họp kết thúc, hoàn chỉnh biên bản và kế hoạch hành động, sau đógửi cho tất cả những người tham gia cuộc họp, và cả những người không thamgia cuộc họp, nhưng cần được thông báo Các kế hoạch hành động có nhiều khảnăng được thực hiện nếu được xem thuộc về trách nhiệm thực tế, bổn phận vàcác hợp đồng

12 Tổ chức họp không chính thức với những người chưa được nghe hoặc không

hài lòng với kết quả của cuộc họp.

Trong quá trình họp, cần chú ý đến các dấu hiệu không hài lòng của những thànhviên về các quyết định và cần tìm gặp họ sau cuộc họp Các cuộc trao đổi saucuộc họp có thể sẽ cung cấp cho bạn nhiều đóng góp quý báu và có thể tránh làmnhững vấn đề đơn giản trở nên phức tạp không cần thiết

13 Cung cấp đủ các nguồn lực đã hứa

Cần đảm bảo các thành viên sẽ được cung cấp các nguồn lực họ cần để đạt đượccác nhiệm vụ đựợc giao Trong trường hợp không thể cung cấp được, cần giải thíchtại sao

14 Thực hiện các quyết định của bạn

Thực hiện ngay các quyết định đã đưa ra trong cuộc họp càng sớm càng tốt Điềunày sẽ cho thấy hiệu quả làm việc của bạn với tư cách là người chủ trì cuộc họp.Cuối cùng, bạn sẽ được đánh giá thông qua những gì bạn làm nhiều hơn làthông qua những gì bạn nói

Chương 4 Chuẩn bị tổ chức hội nghị - hội họp ( sự

kiện)

1 Thành lập ban tổ chức

2 Lập tiến độ tổ chức

3 Chuẩn bị về thủ tục hành chính

4 Chuẩn bị liên quan đến khách mời

5 Chuẩn bị địa điểm

6 Chuẩn bị nhân lực

7 Chuẩn bị hậu cần

8 Dự tính và chuẩn bị xử lý các tính huống

9 Chuẩn bị các yếu tố khác

10 Chuẩn bị các yếu tố cơ bản

+ Các gợi ý cho việc chuẩn bị và tổ chức một cuộc họp

o Chỉ mời những người cần phải tham dự và những người có thể đóng góp để đạtđược các mục tiêu của cuộc họp

o Nếu làm việc với một nhóm lớn, cần chuẩn bị nhiều phương thức

o Chọn lựa một không gian họp thích hợp và cần kiểm tra địa điểm họp và cácthiết bị cần thiết

o Chuẩn bị chương trình họp Một cuộc họp không có chương trình cũng như mộtđội quân tìm kiếm không có bản đồ

o Lên kế hoạch thời gian từ 30 phút đến 2 giờ đối với các cuộc họp cho nhóm nhỏ

và thường nên dự tính thấp khối lượng công việc một nhóm có thể hoàn thành

o Tổ chức cuộc họp càng ít thời gian càng tốt trong khi vẫn đạt được các mục tiêucủa cuộc họp

o Thu thập các thông tin và tài liệu liên quan đến cuộc họp

o Bắt đầu và kết thúc họp đúng giờ

o Bắt đầu với các vấn đề đơn giản hơn Những thành công buớc đầu thường sẽ tạothuận lợi cho những thành công tiếp theo

o Biên bản họp: Ghi lại tất cả những vấn đề xảy ra trong cuộc họp

o Yêu cầu mọi người cung cấp tài liệu

-Các gợi ý cho việc kết thúc một cuộc họp

o Ghi lại các bước tiếp theo hoặc xây dựng một chương trình hành động và phổbiến để thông báo cho những người tham gia và các bên liên quan khác

o Kết thúc cuộc họp khi đã đạt được các mục tiêu, khi cuộc họp không tiếntriển hoặc khi đã hết thời gian

o Tóm tắt những vấn đề đã thảo luận trong cuộc họp: những vấn đề đã hoànthành

o Đảm bảo việc theo dõi

o Củng cố tầm quan trọng của những quan điểm và ý tưởng đã được chia sẻ vànhững cam kết góp phần cho cuộc họp được tổ chức thành công

o Cám ơn sự tham gia nhiệt tình của mọi người

-Cách giải quyết với các tình huống không mong đợi

Các thành viên đến muộn

o Bắt đầu cuộc họp đúng giờ

o Tìm hiểu những gì có thể khiến người đến muộn tham dự đúng giờ

o Giao cho người hay đến muộn này một công việc phải làm trong cuộc họp

o Sau cuộc họp và khi chỉ có 2 người, hỏi tại sao người này lại đến muộn

Những thành viên về sớm

o Tìm hiểu tại sao những người này thường về sớm

o Khi bắt đầu cuộc họp, hỏi xem liệu mọi người có thể ở lại dự họp cho đến khikết thúc được không Nếu không, cần xem xét điều chỉnh lại thời gian của cuộchọp

Các thành viên luôn lặp đi lặp lại một vấn đề

o Ghi các ý kiến đóng góp của những người này lên giấy lật

o Nói cho họ biết rằng bạn đã nghe ý kiến của họ

o Để vấn đề này lại thảo luận sau

Các thành viên làm việc riêng trong cuộc họp

o Đặt một câu hỏi và yêu cầu những người này trả lời

o Điểm danh những này trong giờ giải lao

o Nhắc lại nội quy khi bắt đầu cuộc họp

Nói chuyện riêng

o Yêu cầu mọi người tập trung bằng câu hỏi như “liệu chúng ta có thể tổ chức

một cuọc họp ở đây được không”?

o Hỏi những người nói chuyện riêng liệu họ có thể chia sẻ cuộc nói chuyện chomọi người nghe hoặc họ tiếp tục câu chuyện sau khi cuộc họp đã kết thúc

o Trong giờ nghỉ giải lao, hỏi xem chuyện gì đã xảy ra

Những thành viên luôn tỏ ra là họ biết tất cả

o Ghi nhận sự hiểu biết của họ

o Yêu cầu họ kiên nhẫn và lắng nghe ý kiến của những người khác

Các bước để thảo luận một vấn đề

Khi các thành viên tham gia họp gặp phải vấn đề khó khăn, có thể đặt những câuhỏi dẫn dắt như sau:

a Các thành viên hiểu như thế nào về vấn đề này? Vấn đề này đã xảy ra trong baolâu? hiện nay vấn đề này diễn ra như thế nào?

b Thống nhất về cách xác định vấn đề

c Các nguyên nhân của những vấn đề này là gì?

d Có những giải pháp nào cho vấn đề này? Những hậu quả gì có thể xảy ra nếuvấn đề không được giải quyết?

e Chúng ta sẽ chọn lựa một giải pháp như thế nào? Các nhân tố chính như thờigian, nguồn lực, tài chính, giá trị v.v

f Thống nhất về một giải pháp

Chương 5:

Quản lý hậu cầm phục vụ hội nghị - hội

họp ( sự kiện)

1 Khái quát về quản lý hậu cần

Chuẩn bị hậu cần cho một cuộc họp

Khi nhận nhiệm vụ chuẩn bị cho cuộc họp, người tổ chức cần chú trọng các điểmsau:

Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp.

Thảo một bản chương trình nghị sự (Agenda) để trình người chủ trì cuộc họp duyệt.Trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung với thời gian ấnđịnh cụ thể

Nắm được thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến các bộ phận Bộ phận nào cóbáo cáo trong cuộc họp, người thư ký cần nhắc lại trong thư mời họp Có nơi các bộphận gửi báo cáo về văn phòng và chánh văn phòng biên tập các báo cáo, sau đótrực tiếp báo cáo trong cuộc họp Việc soạn báo cáo đòi hỏi một trình độ tổng hợp

và năng lực quản trị tốt

In ấn bản chương trình nghị sự kèm theo các tài liệu cần thiết cho cuộc họp Gửiđến cho các thành viên dự họp Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết chắc rằng cácthành viên đã nhận được hồ sơ dự họp

Chuẩn bị khâu phục vụ cuộc họp như người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nướcuống… Trước khi bắt đầu cuộc họp, người thư ký điều hành cuộc họp phải đi đônđốc kiểm tra lại cho chu đáo

Thư mời họp tiếng Anh thông thường có mục viết tắt R.S.V.P (viết tắt của thànhngữ tiếng Pháp (!) Respond sil vous plait - tạm dịch Vui lòng phúc đáp) kèm theotên người liên lạc và số điện thoại, e-mail) Người thư ký cần chuẩn bị thư mời nhưthế đối với cuộc họp quan trọng, đồng thời chủ động được số người dự họp

Đối với các cuộc họp quan trọng như hội nghị, hội thảo cần tổ chức khâu tiếpkhách: nhân viên tiếp tân, kiểm tra thư mời, cài hoa hoặc thẻ đại biểu để phân biệtkhách mời

Nếu cuộc họp tổ chức tại phòng họp tại các khách sạn, nên làm việc chặt chẽ vớikhách sạn về các phần bao gồm trong dịch vụ mà họ cung cấp Kiểm tra các thiết bịphục vụ cuộc họp: máy lạnh, đèn chiếu, màn hình, hệ thống âm thanh, ánh sáng, cácdây dẫn điện, tốt hơn hết hãy đến trước một ngày để kiểm tra bằng cách sử dụng thửhoặc phải được cam kết của phía khách sạn về chất lượng của các thiết bị

Cách sắp xếp bàn ghế cũng phải yêu cầu khách sạn thực hiện sớm

Buổi giải khát giữa giờ (Tea Break hoặc Coffee Break) cũng phải được chuẩn bịchu đáo Các loại thức uống như cà fê, trà và các loại bánh ngọt phải chuẩn bịnhiều hơn số lượng khách để tránh tình trạng bị hụt.

2 Quy trình quản lý hậu cần

o Nguồn cung cấp, kho bảo quản, quy trình xuất kho, kiểm hàng, trình bày

3 Cung ứng dịch vụ vận chuyển & tổ chức

o Tàu xe, máy bay, xe đưa rước đại biểu,

o Phương tiện vận chuyển, bốc dỡ trang thiết bị và hậu cần

4 Cung ứng dịch vụ lưu trú

o Địa chỉ, sơ đồ, hình thức thanh toán kinh phí khách sạn, nhà nghỉ,

5 Cung ứng dịch vụ ăn uống

o Ăn sáng ăn trưa ăn tối, tiệc rượu, trà nước phục vụ hội nghị (kiến thức về vănhóa ẩm thực)

6 Tổ chức mạng lưới thông tin liên lạc, truyền thông

o Báo chí, quay phim, chụp ảnh, truyền hình trực tiếp, kỹ thuật viên phục vụ điềukhiển thiết bị

7 Cung ứng các dịch vụ yêu cầu khác của đại biểu VIP

NGHệ THUậT Tổ CHứC CHIÊU ĐÃI VÀ Dự CHIÊU ĐÃI

1.Một số loại tiệc thông dụng hiện nay

1.1 Tiệc ngồi:Là hình thức tiệc trang trọng thường được tổ chức vào buổi ănchính Tiệc trưa thường 12h trở đi, tiệc tối từ 18h, tiệc đêm từ 21h trở đi

Địa điểm có thể tổ chức trong phòng hay ngoài vườn Cầnb đặt tực đơn lên bàntiệc có thiếp ghi rõ ràng họ, tên từng người theo ngôi thứ đặt trên bàn tiệc (nếu

là tiệc là ngoại giao)