QT.HT.03 QUY TRINH DANH GIA NOI BO

Mục đíchThủ tục này quy định các bước lập kế hoạch, tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng của UBND Huyện.. Hành động khắc phục: Hành động được tiến hành để loạ

QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ

Mã số: QT.HT.03

Chức vụ Phó Chánh VP Chánh Văn phòng PCT UBND huyện

Chữ ký

1 Người có liên quan phải nghiên cứu và thực hiện đúng các nội dung của quy định này.

2 Nội dung trong quy định này có hiệu lực thi hành như sự chỉ đạo của Lãnh đạo UBND Huyện.

3 Mỗi đơn vị chỉ được phân phối 01 bản (có đóng dấu kiểm soát), các bản sao không có giá trị sử dụng và cần phải loại bỏ Khi các đơn vị có nhu cầu phân phối thêm tài liệu phải đề nghị với thư ký ISO để có bản đóng dấu kiểm soát.

PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

THEO DÕI NỘI DUNG SỬA ĐỔI

Lần sửa

đổi

Ngày sửa đổi

Nội dung và hạng mục sửa đổi

1 Mục đích

Thủ tục này quy định các bước lập kế hoạch, tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ

Hệ thống quản lý chất lượng của UBND Huyện

2 Phạm vi áp dụng:

Thủ tục áp dụng đối với tất cả các cuộc đánh giá định kỳ hoặc đột xuất trong hoạt động HTQLCL của UBND Huyện

3 Tài liệu Viện dẫn:

TCVN ISO 9001:2008

Sổ tay chất lượng

4 Định nghĩa:

Sự không phù hợp: Sự không đáp ứng một yêu cầu (trích mục 3.6.2 của tiêu chuẩn

TCVN ISO 9000:2008); là tình trạng thiếu hoặc không thực hiện, duy trì các yêu cầu của

hệ thống quản lý chất lượng theo chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và các yêu cầu của văn bản pháp quy, pháp luật

Đánh giá viên nội bộ: là cán bộ, nhân viên trải qua khoá huấn luyện về đánh giá nội

bộ Các đánh giá viên không được đánh giá công việc của mình, nhưng được phép đánh giá công việc của bộ phận của mình

Hành động khắc phục: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự

không phù hợp đã được phát hiện hay các tình trạng không mong muốn khác

Hành động phòng ngừa: Hành động được tiến hành để loại bỏ nguyên nhân của sự

không phù hợp tiềm ẩn hay các tình trạng không mong muốn tiềm ẩn khác

 HĐKPPN: Hành động khắc phục/ Hành động phòng ngừa

 KPH: Không phù hợp

 HĐKP: Hành động khắc phục

 HĐPN: Hành động phòng ngừa

5 Nội dung Quy trình:

5 1.Lưu đồ:

Cá nhân/ đơn vị

Đại diện lãnhđạo/

Thư ký Ban chỉ đạo

5.2.1

BM.HT.03.01 Lãnh đạo UBND

Thư ký Ban chỉ đạo

BM.HT.03.02

Lãnh đạo UBND

Huyện, nhóm đánh

giá, Trưởng đơn vị

5.2.3

BM.HT.03.02 BM.HT.03.03 BM.HT.03.04 BM.HT.05.01 Nhóm đánh giá

Lãnh đạo UBND

Huyện, nhóm đánh

Đại diện lãnh đạo/

Thư ký Ban chỉ đạo

5.2.6

QT.HT.05 BM.HT.05.01

Đại diện lãnh đạo/

Thư ký Ban chỉ đạo

5.2.7

Chuẩn bị đánh giá

Tiến hành đánh giá

Thực hiện, kiểm tra thực hiện HĐKP

Họp khai mạc

Họp kết thúc

Lưu hồ sơ

Viết báo cáo

Thông báo cho các đơn

vị liên quan

Lên kế hoạch, phân công nhóm đánh giá

Phê duyệt

5.2 Mô tả

5.2.1 Lập kế hoạch đánh giá:

a) UBND Huyện tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ theo định kỳ 01 lần/năm Ngoài ra UBND Huyện còn có thể tổ chức các cuộc đánh giá đột xuất để đánh giá từng phần hoặc toàn bộ các hoạt động của hệ thống khi Lãnh đạo UBND Huyện có yêu cầu

b) Căn cứ vào chu kỳ trên, Đại diện lãnh đạo xác định ngày đánh giá, dự kiến nhóm

đánh giá và tiến hành lập kế hoạch chi tiết theo mẫu BM.HT.03.01 Kế hoạch cần đề cập

đầy đủ các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng và trình Lãnh đạo UBND Huyện phê duyệt Khi phân công đánh giá viên, cần lưu ý theo nguyên tắc người đánh giá không được liên quan trực tiếp đến lĩnh vực được đánh giá

c) Việc lựa chọn thành viên nhóm đánh giá dựa trên cơ sở đã được đào tạo về đánh giá chất lượng nội bộ, am hiểu về tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 và các hoạt động của UBND Huyện

d) Sau khi kế hoạch đã được duyệt, Thư ký Ban chỉ đạo thông báo trước cho các đơn vị liên quan để phối hợp thực hiện

5.2.2 Chuẩn bị cho cuộc đánh giá:

Từng thành viên nhóm đánh giá cần chuẩn bị các nội dung sau:

- Xem xét tài liệu, tìm hiểu hoạt động về lĩnh vực được đánh giá

- Chuẩn bị sẵn phiếu hỏi nếu cần

- Chuẩn bị phiếu ghi chép

- Chuẩn bị phiếu báo cáo đánh giá nội bộ

5.2.3 Họp mở đầu:

Thành phần tham dự họp mở đầu bao gồm:

- Lãnh đạo UBND Huyện

- Trưởng phòng chuyên môn

- Nhóm đánh giá

- Cán bộ nhân viên khác(nếu cần)

Trưởng nhóm đánh giá trình bày kế hoạch, phương pháp đánh giá và thống nhất lại thời gian thực hiện đánh giá, các yêu cầu khi tiến hành đánh giá…

5.2.4 Tiến hành đánh giá, viết báo cáo:

a) Việc đánh giá được tiến hành dựa trên cơ sở các yêu cầu của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, hệ thống văn bản và các quy định của UBND Huyện cũng như các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan Các thành viên đoàn đánh giá nghiên cứu, xem xét các thông tin liên quan đến nội dung, phạm vi đánh giá được phân công và chuẩn

bị sẵn phiếu hỏi (nếu cần) và Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa

BM.HT.05.01.

b) Nhóm đánh giá triển khai đánh giá theo kế hoạch đã lập Những vấn đề xem xét trong quá trình đánh giá cần được ghi nhận lại trong phiếu ghi chép của các thành viên

trong đoàn đánh giá BM.HT.03.02

c) Đánh giá được tiến hành theo nguyên tắc lấy mẫu đại diện, nhưng cần đảm bảo xem xét hết các yếu tố chính của hệ thống

d) Các điểm không phù hợp cần được xem xét, thống nhất trong nhóm đánh giá để tránh sự trùng lặp hoặc bất đồng ý kiến Trên cơ sở thống nhất đó, Trưởng nhóm đánh giá

tiến hành viết báo cáo chung cho cả nhóm BM.HT.03.03

5.2.5 Họp kết thúc:

Thành phần tham dự họp kết thúc tương tự họp khai mạc

Trưởng nhóm đánh giá nêu kết quả chung của cuộc đánh giá

Từng đánh giá viên trình bày các điểm không phù hợp tại các đơn vị đã đánh giá và nêu ý kiến về cách khắc phục nếu cần

5.2.6 Thực hiện, kiểm tra việc thực hiện hành động khắc phục:

Trên cơ sở báo cáo các điểm không phù hợp, Lãnh đạo UBND Huyện xem xét, quyết định những vấn đề cần phải khắc phục, phòng ngừa

Thực hiện khắc phục, phòng ngừa theo Quy trình hành động khắc phục, phòng ngừa

QT.HT.05

5.2.7 Lưu hồ sơ

Ban ISO có trách nhiệm lưu hồ sơ về cuộc đánh giá

6 Hồ sơ:

lưu

Thời gian lưu

Hình thức lưu

1 Kế hoạch đánh giá BM.HT.03.01 Ban

ISO 2 năm Bằng giấy

3 Báo cáo chi tiết về kétquả đánh chất lượng giá

nội bộ

,,

4 Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa BM.HT.05.01 ,, ,, ,,

7 Phụ lục:

Phiếu ghi chép đánh giá BM.HT.03.02

Báo cáo chi tiết về két quả đánh chất lượng giá nội bộ BM.HT.03.03

BM.HT.03.01

KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ

Kính gửi : Ban chỉ đạo ISO thông báo kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ như sau :

1 Phạm vi: (Đánh giá toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng tại……… )

2 Chuẩn mực đánh giá:

- Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008

- Hệ thống tài liệu QMS

- Quy định của nhà nước có liên quan

3 Thời gian đánh giá:

4 Đánh giá viên:

5 Kế hoạch đánh giá

Thời gian Bộ phận được đánh giá Nội dung đánh giá/Điều khoản tiêu chuẩn ISO9001 liên quan Đánh giá viên

- Các yêu cầu về kiểm soát tài liệu (4.2.3), kiểm soát hồ sơ (4.2.4), chính sách chất

lượng (5.3), mục tiêu chất lượng (5.4.1), trách nhiệm và quyền hạn (5.5.1), trao đổi thông tin nội bộ (5.5.3), được đánh giá tại tất cả các bộ phận.

- Trưởng các bộ phận/người được uỷ quyền chịu trách nhiệm đại diện cho bên được

đánh giá.

- Họp khai mạc và họp kết thúc yêu cầu tất cả các thành viên Ban lãnh đạo, Trưởng

các bộ phận tham dự.

Ghi chú:

- Kế hoạch này thay cho thông báo đánh giá

- Đề nghị các bộ phận liên quan chuẩn bị đánh giá theo kế hoạch

Thọ Xuân, ngày……tháng……năm 20…

PHÊ DUYỆT

BM.HT.03.02

PHIẾU GHI CHÉP ĐÁNH GIÁ

Đơn vị được đánh giá: -Trang

-Đánh giá

UBND HUYỆN THỌ XUÂN

BAN CHỈ ĐẠO ISO

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BÁO CÁO CHI TIẾT

VỀ KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ CỦA NHÓM:……… Ngày…tháng…năm… Tại:………

STT Nội dung đánh giá KPH/khuyến Các điểm

nghị cải tiến

khắc phục

Theo dõi

KQ thực hiện

Khuyến nghị

Không phù hợp

Báo cáo KP/PN

Các văn bản quy trình hệ thống

lượng

quyền hạn cho các vị

trí công việc

công việc KPH

Phòng……….

8

9

NHẬN XÉT CHUNG, KIẾN NGHỊ

1 Nhận xét chung:

………

………

2 Kiến nghị:

………

Thọ Xuân, ngày … tháng … năm …

TRƯỞNG NHÓM ĐÁNH GIÁ