MỤC ĐÍCH Quy định phương pháp kiểm soát các tài liệu liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng của Ban Dân tộc nhằm đảm bảo tài liệu được sử dụng đúng nơi, đúng thời gian và đúng mục đí
Trang 1UBND TỈNH QUẢNG NAM
BAN DÂN TỘC
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU KIỂM SOÁT HỒ SƠ
( THEO TCVN ISO 9001:2015)
BAN HÀNH LẦN : Lần 01/2020 NGÀY BAN HÀNH : 24/12/2020
Trang 3BAN DÂN TỘC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU QUY TRÌNH
KIỂM SOÁT HỒ SƠ
Mã số : QT BIS -01 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 24/12/2020 Trang:
ISO 9001 :2015
NHỮNG NỘI DUNG THAY ĐỔI Ngày tháng Nội dung thay đổi Lần ban hành
Họ và tên Trịnh Minh Nghĩa Đặng Tấn Giản A Lăng Mai Chức vụ Chánh Văn
phòng
QMR ( Phó Trưởng ban) Trưởng Ban
Chữ ký
Trang 4* A QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU:
I MỤC ĐÍCH
Quy định phương pháp kiểm soát các tài liệu liên quan đến Hệ thống quản
lý chất lượng của Ban Dân tộc nhằm đảm bảo tài liệu được sử dụng đúng nơi, đúng thời gian và đúng mục đích
II PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này áp dụng với mọi tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng
và tài liệu bên ngoài
III TÀI LIỆU THAM KHẢO
- TCVN ISO 9001:2015
- Sổ tay chất lượng;
IV ĐỊNH NGHĨA
1 Tài liệu kiểm soát
- Tài liệu là bản ghi, chứa đựng hay truyền tải thông tin.
- Các tài liệu nội bộ về Hệ thống chất lượng là tài liệu do Ban Dân tộc
ban hành: Sổ tay chất lượng, quy trình, quy định và các biểu mẫu Khi thay đổi tài liệu được cập nhật cho các cá nhân và phòng, đơn vị liên quan
- Các tài liệu bên ngoài là tài liệu không do Ban Dân tộc ban hành, có
liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng được đưa vào áp dụng tại Ban Dân
tộc, bao gồm: các tiêu chuẩn (Việt Nam, ngành, quốc tế), các văn bản pháp quy
của Trung ương và cơ quan có thẩm quyền, các tài liệu tham khảo… Tài liệu bên ngoài được kiểm soát qua việc lập danh mục, sắp xếp thứ tự bằng bản mềm trên máy vi tính hoặc có thể bằng văn bản in nếu xét thấy cần thiết Khi thay đổi tài liệu được cập nhật cho các cá nhân và phòng, đơn vị liên quan
2 Tài liệu không kiểm soát: Là tài liệu không tuân theo quy định ở mục 1.
V NỘI DUNG QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
1 Hệ thống mã hoá tài liệu (áp dụng đối với Sổ tay chất lượng, Quy trình, Hướng dẫn và biểu mẫu).
- Tất cả tài liệu thuộc Hệ thống chất lượng đều được nhận biết thông qua các thông tin: Tên tài liệu, Mã số, Lần ban hành, Ngày ban hành và Số trang;
- Tên tài liệu thuộc Hệ thống chất lượng được quy định mã hóa như bên dưới;
- Lần ban hành của các tài liệu HTQLCL là số thứ tự được bắt đầu từ 01
- Ngày: Là ngày có hiệu lực của tài liệu
- Trang: Là số thứ tự trang /tổng số trang
Ký mã hiệu: Sổ tay chất lượng : STCL
Chính sách chất lượng: CSCL Mục tiêu chất lượng: MTCL Quy trình: QT mn-xy
Trang 5- xy là số thứ tự của quy trình từ 01 đến 99
- mn là ký hiệu mã hoá của các phòng/ban trực thuộc Quy đ ịnh : QĐ mn-xy
- mn là mã số quy ước của các phòng
- xy là số thứ tự của quy định từ 01 đến 99 Hướng dẫn, mô tả: HD mn-xy, MTmn-xy
- HD là chữ viết tắt của hướng dẫn, MT: Mô tả
- mn là mã số quy ước của các phòng/văn phòng
- xy là số thứ tự của Hướng dẫn, có giá trị từ 01 đến 99
Ví dụ: Văn phòng có 01 Hướng dẫn công việc thì Hướng dẫn đó có mã số là
HD VP-01
Biểu mẫu: BM mn-xy-wz/bh
- BM là chữ viết tắt của biểu mẫu;
- mn-xy là mã số giống như quy định ở quy trình, quy định;
- wz là số thứ tự của biểu mẫu, có giá trị từ 01 đến 99;
- bh là lần ban hành
Ký mã hiệu của các phòng được quy định như sau:
3 Phòng Chính sách Dân tộc CSDT
4 Phòng Tuyên truyền & Địa bàn TTĐB
2 Trách nhiệm xem xét và phê duyệt các tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015
Phê duyệt tài liệu theo quy định như sau:
- Người biên soạn ký vào ô người biên soạn, QMR ký vào ô người kiểm tra, soát xét và Trưởng Ban ký vào ô phê duyệt quy định tại trang thứ 1 hoặc thứ 2 của mỗi quy trình, thủ tục
- Đối với các hướng dẫn công việc thì do lãnh đạo phòng ký phê duyệt tài liệu hướng dẫn trước khi sử dụng
3 Ban hành, sửa đổi tài liệu:
- Khi cần sửa đổi/bổ sung tài liệu thì người đề nghị lập Phiếu đề nghị bổ
sung/sửa đ ổi tài liệu theo BM BIS-01-01 chuyển Lãnh đạo phòng cho ý kiến, gửi
Đại diện Lãnh đạo về ISO xem xét
Trang 6- Đại diện Lãnh đạo phê duyệt và chỉ định người viết/sửa tài liệu, ấn định thời hạn hoàn thành
- Người được phân công thu thập thông tin, nghiên cứu tình hình thực tế
để soạn thảo tài liệu và nộp lại người chỉ định trong thời gian quy định
- Trong trường hợp cần thiết, tài liệu sẽ được người viết/sửa chuyển đến những bộ phận có liên quan để lấy ý kiến đóng góp bằng cách mail qua hộp thư
điện tử hoặc các phần mềm tin học ứng dụng.
- Người viết/sửa tài liệu tập hợp các ý kiến góp ý để hoàn chỉnh tài liệu cho phù hợp
- Đại diện Lãnh đạo kiểm tra và phê duyệt tài liệu theo mẫu Phiếu đề nghị
bổ sung/sửa đ ổi tài liệu theo BM BIS-01-01 /01 và phê duyệt vào Quy trình đã
được xây dựng
4 Phân phối tài liệu
- Tài liệu kiểm soát thuộc Hệ thống chất lượng khi phân phối đều phải có phê duyệt đầy đủ, đóng dấu giáp lai cho toàn bộ tài liệu
- Đối với tài liệu phân phối nội bộ:
+ Đại diện Lãnh đạo là người trực tiếp phân phối cho Trưởng các phòng
+ Trưởng phòng căn cứ vào các tài liệu được phân phối, xác định số lượng tài liệu cần sử dụng, báo cáo Đại diện Lãnh đạo để nhận và phân phối cho công chức, lao động của phòng, đơn vị mình
+ Khi phân phối Thư ký ISO cập nhật vào Sổ theo dõi phân phát tài liệu
theo BM BIS-01-03 và tiến hành cấp phát cho các phòng, đơn vị, người nhận phải
ký tên xác nhận vào sổ phân phối
+ Thư ký ISO có trách nhiệm cập nhật vào Danh mục tài liệu HTQLCL
theo BM BIS-01-02 , Đại diện Lãnh đạo và mỗi phòng, đơn vị cũng thực hiện
việc lập danh mục tài liệu cho phòng mình và cập nhật khi có thay đổi
- Đối với tài liệu phân phối cho các đối tượng ngoài đơn vị Ban Dân tộc: + Lãnh đạo Ban Dân tộc là người quyết định phân phối tài liệu thuộc hệ thống chất lượng khi có nhu cầu từ bên ngoài
+ Tất cả tài liệu phân phối ra bên ngoài đều là tài liệu không kiểm soát
5 Thay đổi tài liệu và thu hồi tài liệu lỗi thời
- Tất cả các tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng khi có thay đổi đều phải được thực hiện theo cách thức thực hiện của Quy trình này
- Khi có thay đổi thì lần ban hành tăng thêm 01 đơn vị
- Mọi thay đổi phải cập nhật vào danh mục thay đổi tại trang 01 tài liệu
- Thu hồi tài liệu lỗi thời: Thư ký ISO cập nhật nội dung sửa đổi/bổ sung sau
đó tiến hành thu hồi tài liệu lỗi thời và cấp phát tài liệu mới (bản đã được Lãnh đạo phê duyệt) tới các phòng, đơn vị liên quan (bao gồm cả bản gốc và các bản sao)
- Lưu trữ tài liệu: Tất cả các tài liệu thuộc Hệ thống chất lượng đều được Đại diện Lãnh đạo hoặc giao cho Tổ trưởng Tổ thư ký lưu trữ bản chính mới nhất và bản chính cũ gần nhất có gạch chéo ở trang nhất
Trang 76 Kiểm soát tài liệu bên ngoài
- Các tài liệu bên ngoài liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng của Ban Dân tộc bao gồm: các tiêu chuẩn (Việt Nam, ngành, quốc tế), các loại tài liệu tham khảo, văn bản pháp quy…
- Trưởng các phòng liên quan lập Danh mục tài liệu bên ngoài BM BIS-01-04 bằng bản mềm trên máy vi tính tại phòng, đơn vị mình (có thể đặt mật khẩu
riêng của phòng) và cập nhật khi có thay đổi, trường hợp cần thiết phục vụ cho công tác mới sử dụng bản in
- Trách nhiệm cập nhật tài liệu bên ngoài: Trưởng các phòng trực thuộc; Chánh Văn phòng
- Phân phối tài liệu bên ngoài:
Trưởng các phòng căn cứ vào nội dung của từng tài liệu sẽ phân phối cho các cá nhân và đơn vị liên quan (nếu cần thiết báo cáo Đại diện Lãnh đạo) Khi phân phối
- Các tài liệu bên ngoài được kiểm soát chủ yếu qua việc lập danh mục, sắp xếp thứ tự bằng bản mềm trên máy vi tính, chỉ in những tài liệu cần thiết phục vụ cho công tác
VI LƯU HỒ SƠ
1
BM BIS-01-01 Phiếu yêu cầu viết/sửađổi tài liệu Ban ISO, cácphòng
Theo quy định của Ban Dân tộc 2
BM BIS-01-02
Danh mục các tài liệu của
hệ thống quản lý chất lượng
Ban ISO, các phòng
Theo quy định của Ban Dân tộc 3
Theo quy định của Ban Dân tộc 4
phòng
Theo quy định của Ban Dân tộc
* B QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HỒ SƠ:
I MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức sắp xếp, lưu trữ, bảo quản các loại hồ sơ, đảm bảo không bị mất mát, hư hỏng và dễ dàng, thuận tiện khi sử dụng
II PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với tất cả các loại hồ sơ cần sắp xếp, lưu trữ, bảo quản
III TÀI LIỆU THAM KHẢO
- TCVN ISO 9001:2015
Trang 8- Sổ tay chất lượng.
- Các tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng của Ban
IV ĐỊNH NGHĨA
- Hồ sơ: Là những văn bản, biên bản, báo cáo, các biểu mẫu … đã ghi chép phát sinh khi thực hiện nhệm vụ Hồ sơ là bằng chứng cho việc thực hiện những quy định đã đề ra
V NỘI DUNG
1 Yêu cầu chung
- Hồ sơ sắp xếp phải đảm bảo dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm
- Hồ sơ phải đảm bảo tính đồng nhất về phương pháp sắp xếp, nhãn mác cặp file trong từng bộ phận
- Hồ sơ sau khi hết hạn lưu tại phòng, đơn vị phải được huỷ hoặc chuyển về kho lưu trữ, thông qua việc nộp lưu trữ tại Văn thư
- Trưởng phòng quy định trách nhiệm sắp xếp hồ sơ trong đơn vị mình
- Tên gọi của mỗi loại hồ sơ do mỗi phòng, đơn vị tự xác định
2 Phương pháp sắp xếp và quản lý hồ sơ.
- Trưởng phòng tiến hành lập danh mục hồ sơ tổng thể của phòng, đơn vị
mình theo BM BIS 01-05 và tiến hành cập nhật thêm khi có phát sinh hồ sơ.
- Hồ sơ được lưu tại các cặp file sao cho ngăn nắp, khoa học và dể tìm kiếm
- Khi hồ sơ được thiết lập, người có trách nhiệm lưu hồ sơ tiến hành phân loại hồ sơ theo chủng loại, thời gian… Lưu vào các file đã qui định
3 Yêu cầu trong quá trình sử dụng
- Liên tục cập nhật hồ sơ mới hoặc lập cặp file mới
- Khi sử dụng xong hồ sơ hoặc cặp file phải sắp xếp lại vào đúng vị trí đã lấy
ra sử dụng
VI LƯU HỒ SƠ
1
Theo quy định của Ban Dân tộc