Kế Toán Vốn Bằng Tiền Và Các Khoản Phải Thu

CHƯƠNG 2 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 1 CHƯƠNG 2 KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU Mục tiêu học tập Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể Đối với vốn bằng tiền 1 Hiểu rõ một số nội dung chủ...............................................................................................

CHƯƠNG 2

KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU

Mục tiêu học tập: Sau khi học xong chương này, sinh viên có thể:

Đối với vốn bằng tiền:

1 Hiểu rõ một số nội dung chủ yếu liên quan đến vốn bằng tiền: Khái niệm, nguyên tắc

4 Biết cách trình bày thông tin vốn bằng tiền trên Báo cáo tài chính

Đối với các khoản phải thu:

1 Hiểu rõ một số nội dung chủ yếu liên quan đến các khoản phải thu: khái niệm, nguyên tắc kế toán

2 Nhận biết được các chứng từ, sổ sách và tài khoản kế toán sử dụng chủ yếu trong kế toán khoản phải thu khách hàng

3 Nhận biết, đo lường và thực hiện các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu liên quan đến các khoản phải thu khách hàng

4 Biết cách trình bày thông tin khoản phải thu khách hàng trên Báo cáo tài chính

Tài sản là một nguồn lực của doanh nghiệp vì chính nó tạo ra doanh thu, từ doanh thu đến lượt nó lại được chuyển thành dòng vốn vào doanh nghiệp cho phép doanh nghiệp vừa có thể trang trải các khoản chi phí như: trả nợ cho các chủ nợ, trả lương cho công nhân viên, phân phối kết quả cho các chủ sở hữu, thay thế một số tài sản của doanh nghiệp… vừa làm tăng quy mô kinh doanh của doanh nghiệp Khi nhắc đến tài sản trong doanh nghiệp, chúng ta sẽ nghĩ đến rất nhiều thứ, chẳng hạn như: tiền, nguyên vật liệu, nhà cửa, máy móc, thiết bị… Mỗi một tài sản này có một đặc điểm riêng Và trong chương này, chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu loại tài sản đầu tiên và được sử dụng phổ biến

2.1 Kế toán vốn bằng tiền

2.1.1 Khái niệm

Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp, tồn tại dưới hình thái tiền tệ, là loại tài sản có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm: tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi ở các ngân hàng hoặc kho bạc Nhà nước và các khoản tiền đang chuyển

Tài sản lưu động hay người ta còn gọi là tài sản ngắn hạn: là những tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, có thời gian sử dụng, luân chuyển, thu hồi vốn trong 1 năm hoặc 1 chu kỳ kinh doanh

Tính thanh khoản là một trong những đặc điểm quan trọng của một tài sản, được hiểu là thời gian mà tài sản đó có thể chuyển hoá thành tiền Đây là chỉ tiêu quan trọng để đánh giá khả năng thanh toán của một doanh nghiệp Khả năng thanh toán của doanh nghiệp lại được hiểu là mức độ mà doanh nghiệp có thể thanh toán được các khoản nợ khi chúng đến hạn Một doanh nghiệp có hệ số thanh toán cao thì mức độ rủi ro sẽ thấp hơn doanh nghiệp có hệ số thanh toán thấp hơn nó Hơn nữa, một doanh nghiệp sở hữu nhiều tiền sẽ có khả năng linh hoạt cao hơn trong quản trị tài chính và có thể có nhiều cơ hội hơn trong đầu tư các dự án mới

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014, vốn bằng tiền bao gồm: Tiền mặt: là các khoản tiền đang có ở quỹ, có thể dùng để thanh toán ngay vì đây

là tài sản linh hoạt nhất trong doanh nghiệp

Tiền gửi ngân hàng: là tiền mà các doanh nghiệp và cá nhân gửi vào ngân hàng nhằm mục đích phục vụ các thanh toán không dùng tiền mặt Đây là phương tiện được chấp nhận rộng rãi và có thể dễ dàng chuyển thành tiền mặt

Tiền đang chuyển: bao gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, Kho bạc nhưng chưa nhận được Giấy báo Có của ngân hàng, Kho bạc hoặc đã làm thủ tục chuyển tiền qua đường bưu điện để thanh toán nhưng chưa nhận được giấy báo của đơn vị được thụ hưởng

(1) Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở Ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu

(2) Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp

(3) Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán

(4) Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:

- Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế;

- Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền

(5) Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế

2.1.3 Kế toán tiền mặt

2.1.3.1 Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ

Để tiến hành kế toán tiền mặt cần căn cứ vào các chứng từ chủ yếu được ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC như:

Phiếu thu (mẫu số 01-TT)

Phiếu chi (mẫu số 02-TT)

Biên lai thu tiền (mẫu số 06-TT)

Bảng kê vàng tiền tệ (mẫu số 07-TT)

Bảng kiểm kê quỹ (mẫu số 08a-TT và 08b-TT)

Bảng kê chi tiền (mẫu số 09-TT)

Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu số 03-TT)

Giấy thanh toán tiền tạm ứng (mẫu số 04-TT)

Giấy đề nghị thanh toán (mẫu số 05-TT)…

Theo chế độ hiện hành, các đơn vị được phép giữ lại một số tiền mặt trong hạn mức quy định để chi tiêu cho những nhu cầu thường xuyên Mọi khoản thu chi tiền mặt bắt buộc phải có phiếu thu, phiếu chi hợp lệ Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt cần phải

có đủ chữ ký của những người liên quan Trong một số trường hợp đặc biệt phải có thêm

toán lập thành 3 liên, sau đó chuyển cho kế toán trưởng (và thủ trưởng đơn vị duyệt đối

với phiếu chi), rồi chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhập, xuất quỹ tiền mặt Thủ quỹ giữ

lại 1 liên để ghi sổ, 1 liên giao cho người nộp (hoặc nhận tiền), 1 liên lưu nơi lập phiếu

Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu, chi được thủ quỹ chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán

Đơn vị: (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Địa chỉ: ngày 22/12/2014 của BTC)

PHIẾU THU Quyển số:

Ngày tháng năm

Số:

Nợ…………

Có:

Họ và tên người nộp tiền:

Địa chỉ:

Lý do nộp:……… …

Số tiền:……….(viết bằng chữ) … ………

Kèm theo:………Chứng từ gốc Ngày…… tháng……năm …

Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ

(Ký, họ tên, dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)………

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý)

+ Số tiền quy đổi:

(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) Mẫu số 02-TT Đơn vị : (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Địa chỉ : ngày 22/12/2014 của BTC) PHIẾU CHI Quyển số:

Ngày tháng năm

Số:

Nợ…………

Có:

Họ và tên người nhận tiền:

Địa chỉ:

Lý do chi:……… …

Số tiền:………(viết bằng chữ)….………

Kèm theo:………Chứng từ gốc Ngày…… tháng……năm ……

Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền

đóng dấu)

Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)………

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý)

+ Số tiền quy đổi:

(Liên gửi ra ngoài phải đóng dấu) Bên cạnh phiếu thu, phiếu chi, kế toán còn phải lập “Biên lai thu tiền” Biên lai thu tiền được sử dụng trong các trường hợp thu tiền phạt, phí, lệ phí…và các trường hợp khách hàng nộp séc thanh toán nợ Biên lai thu tiền được lập thành 2 liên (đặt giấy than viết một lần), 1 liên lưu, liên còn lại giao cho người nộp tiền Cuối ngày người thu tiền phải căn cứ vào biên lai thu tiền (bản lưu) để lập Bảng kê biên lai thu tiền trong ngày, nộp cho kế toán để kế toán lập phiếu thu, làm thủ tục nhập quỹ hay thủ tục nộp ngân hàng Biên lai thu tiền có mẫu như sau: Mẫu số 06-TT Đơn vị : (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Địa chỉ : ngày 22/12/2014 của BTC) BIÊN LAI THU TIỀN

Ngày tháng năm

Quyển số:

Số:

Họ và tên người nộp:

Địa chỉ:

Lý do thu:……… ………

Số tiền thu:………(viết bằng chữ):….………

Người nộp tiền Người thu tiền

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Đối với vàng tiền tệ (vàng tiền tệ là vàng được sử dụng với chức năng cất giữ giá trị, không bao gồm: để có căn cứ lập phiếu thu, phiếu chi, mỗi khi phát sinh nghiệp vụ thu, chi vàng, bạc, đá quý, người kiểm nghiệm phải tiến hành lập “Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý” Bảng này được lập thành 2 liên, 1 liên đính kèm phiếu thu (phiếu chi) và chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập, xuất quỹ Liên còn lại giao cho người nộp (hoặc người nhận)

CỘNG

Ngày….tháng….năm…

(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

Ngoài các chứng từ trên, kế toán tiền mặt còn sử dụng một số chứng từ mang tính chất hướng dẫn sau: Bảng kiểm kê quỹ, bảng kê chi tiền,…

(1) Trình tự kế toán thu tiền mặt được thực hiện như sau:

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc như: “Biên lai thu tiền”, “Hóa đơn bán hàng”, “Hóa đơn GTGT”, “Giấy thanh toán tiền tạm ứng”…, kế toán lập “Phiếu thu” thành 3 liên, sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét và giám đốc ký duyệt mới chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ Sau khi người nộp triền đã nộp đủ đã nộp đủ

số tiền cho thủ quỹ, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu, đóng dấu “Đã thu tiền” và yêu cầu người nộp tiền ký và ghi rõ họ tên vào Phiếu thu Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi vào sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền và 1 liên lưu nơi lập phiếu

Sổ quỹ tiền mặt chính là sổ chi tiết theo dõi tiền mặt dùng cho thủ quỹ, dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị Cuối ngày, toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ Theo hình thức sổ Nhật

ký chung, kế toán sẽ ghi bút toán nhật ký vào Nhật ký chung (trong trường hợp DN sử dụng Nhật ký đặc biệt thì thay vì ghi vào sổ NKC, kế toán ghi vào sổ Nhật ký thu tiền), sau đó căn cứ vào các sổ Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo dõi các tài khoản kế toán phù hợp, đồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

Người nộp tiền Kế toán tiền mặt Kế toán trưởng Kế toán liên

quan

Thủ quỹ

Sơ đồ 2.1 Xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền mặt

Giải thích sơ đồ 2.1:

A- Người nộp tiền chuẩn bị tiền

(1) Kế toán tiền mặt viết phiếu thu (3 liên)

(2) Trình kế toán trưởng ký duyệt (3 liên)

(3) Phiếu thu chuyển trả lại cho kế toán tiền mặt (3 liên, lưu liên 1)

toán liên quan

Phiếu thu (2, 3)

Phiếu thu (2, 3)

Phiếu thu

(2)

Phiếu thu (2)

Ghi sổ kế toán tiền mặt quan Lưu CT

(6) (7) Chuyển phiếu thu cho người nộp tiền ký nhận (2 liên) - người nộp tiền giữ lại liên

3, chuyển trả liên 2 cho thủ quỹ; thủ quỹ ghi sổ quỹ

(8) Thủ quỹ chuyển phiếu thu (liên 2) cho kế toán tiền mặt

(9) Kế toán tiền mặt ghi sổ kế toán tiền mặt

(10) (11) Chuyển phiếu thu cho bộ phận liên quan ghi sổ, sau đó chuyển trả phiếu thu về cho kế toán tiền mặt

(12) Kế toán tiền mặt lưu phiếu thu

B- Kết thúc

(2) Trình tự kế toán chi tiền mặt được thực hiện như sau:

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã được duyệt chi bằng tiền mặt như: “Giấy

đề nghị tạm ứng”, “Hóa đơn bán hàng”, “Hóa đơn GTGT” đòi tiền của bên bán…., kế toán lập “Phiếu chi” thành 3 liên Chỉ sau khi có đủ các chữ ký của những người có trách nhiệm, thủ quỹ mới được chi Sau khi nhận đủ tiền, người nhận tiền ký và ghi rõ họ tên vào Phiếu chi Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi vào Sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để ghi vào các sổ sách có liên quan Với hình thức sổ Nhật ký chung, khi nhận được chứng từ thủ quỹ chuyển lên, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung (trong trường hợp DN sử dụng Nhật ký đặc biệt thì thay vì ghi vào sổ NKC, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chi tiền) Hàng ngày hay định kỳ, kế toán ghi vào Sổ Cái có liên quan, đồng thời ghi vào sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

Bộ phận liên

quan (người nhận

tiền)

Bộ phận duyệt chi

Bộ phận

kế toán liên quan

Kế toán tiền mặt

Sơ đồ 2.2 Xử lý và luân chuyển chứng từ chi tiền mặt

Ghi chú: HĐMH là Hợp đồng mua hàng, CT là chứng từ

Giải thích sơ đồ 2.2:

A- Bắt đầu: Bộ phận liên quan, người nhận tiền chuẩn bị chứng từ liên quan

(1) Bộ phận liên quan nộp chứng từ cho bộ phận duyệt chi Bộ phận này hoặc KTT duyệt chi (2) Kế toán tiền mặt căn cứ duyệt chi viết phiếu chi (3 liên)

(3) KTT, chủ tài khoản ký phiếu chi (3 liên)

3 liên

Viết Phiếu chi

3 liên

Xuất quỹ

Ghi sổ quỹ

Ghi sổ kế toán tiền mặt

A

Phiếu chi (2, 3)

Phiếu chi (2, 3)

Phiếu chi (2)

Ghi sổ

kế toán liên quan quan

(4)

(5)

Phiếu chi (2)

(6)

(7)

Phiếu chi

(7) (9)

(9)

(10)

(6) Thủ quỹ xuất quỹ, chi tiền, ký vào liên 2 và 3 của phiếu chi

(7) Người nhận tiền ký phiếu chi, giữ liên 3, trả liên 2 cho thủ quỹ

(8) Thủ quỹ chuyển liên 2 cho kế toán tiền mặt

(9) Kế toán ghi sổ kế toán tiền mặt, chuyển phiếu chi cho bộ phận liên quan ghi sổ kế toán, sau đó chuyển trả lại phiếu chi cho kế toán tiền mặt

(10) Kế toán tiền mặt lưu phiếu chi

B Kết thúc

(3) Công việc kiểm kê tiền:

Trong tất cả các loại hình doanh nghiệp, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày liên quan đến tiền là rất nhiều, khối lượng ghi chép vào sổ sách là rất lớn và dễ bị nhầm lẫn Mặt khác, tiền mặt lại là tài sản hết sức nhạy cảm, dễ xảy ra gian lận, mất mát

Do đó, tiền mặt phải được kiểm kê hằng ngày Công việc kiểm kê là công việc của người thủ quỹ Đến cuối ngày, thủ quỹ sẽ tiến hành kiểm kê tiền thực tồn ở quỹ bằng cách phân loại và đếm từng loại tiền mặt Sau khi kiểm kê, kế toán lập “Bảng kiểm kê quỹ” Sau đó đối chiếu với số liệu trên Sổ quỹ, đối chiếu với Sổ chi tiết tiền mặt và Sổ Cái theo dõi tiền mặt của kế toán để phát hiện những chênh lệch nếu có

2.1.3.2 Sổ sách kế toán

Trên cơ sở các chứng từ, kế toán phản ánh vào sổ kế toán có liên quan Tuỳ thuộc hình thức sổ kế toán của mỗi doanh nghiệp mà kế toán mở các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết kế toán tiền mặt phù hợp với đơn vị mình như:

Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (mẫu số S07a-DN)

Sổ quỹ tiền mặt (mẫu số S07-DN)

Sổ cái (dùng cho hình thức Nhật ký chung)…

Lưu ý: Cần phải phân biệt rõ giữa Sổ quỹ tiền mặt và Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt

Sổ quỹ tiền mặt là công cụ giúp thủ quỹ trong việc quản lý dòng tiền ra, vào gồm các chỉ tiêu như là: dư đầu kỳ, thu, chi, dư cuối kỳ Nếu công ty bạn mới thành lập thì số

dư đầu kỳ bằng không

Còn nếu bạn muốn nói đến Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt thì đó là công cụ cho người làm kế toán phần hành tiền Kế toán tiền mặt sau khi nhận được phiếu thu, phiếu chi kèm theo chứng từ gốc do thủ quỹ chuyển đến, phải kiểm tra chứng từ và cách ghi chép trên các chứng từ, tiến hành định khoản Sau đó ghi vào Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền

mặt theo trình tự phát sinh của các khoản thu, chi tiền mặt, tính ra số tồn quỹ vào cuối ngày Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt dùng cho kế toán tiền mặt được mở theo mẫu số S07a-DN tương tự Sổ quỹ tiền mặt, chỉ khác là có thêm cột F “Tài khoản đối ứng” để kế toán định khoản nghiệp vụ phát sinh liên quan đến bên Nợ, bên Có tài khoản 111 “Tiền mặt”

từ

Số hiệu chứng từ Diễn giải

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

- Số chứng chỉ hành nghề;

- Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán

2.1.3.3 Tài khoản kế toán

Kế toán tổng hợp sử dụng TK 111 “Tiền mặt” để phản ánh số hiện có và tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 111 - Tiền mặt

Bên Nợ:

- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quỹ;

- Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê;

- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam);

- Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo

Bên Có:

- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ xuất quỹ;

- Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê;

- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam);

- Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo

- Tài khoản 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số

dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam

- Tài khoản 1113 - Vàng tiền tệ: Phản ánh tình hình biến động và giá trị vàng tiền

tệ tại quỹ của doanh nghiệp

2.1.3.4 Nguyên tắc kế toán

(1) Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của doanh nghiệp) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển” (2) Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp

(3) Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm

(4) Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ

và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm

(5) Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch

(6) Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo nguyên tắc:

- Bên Nợ TK 1112: áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế Riêng trường hợp rút ngoại tệ

từ ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt thì áp dụng tỷ giá ghi sổ kế toán của TK 1122;

- Bên Có TK 1112: áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền

Việc xác định tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế được thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái và các tài khoản có liên quan (7) Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với các chức năng cất trữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hoá để bán Việc quản lý

và sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành

(8) Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo nguyên tắc:

Tỷ giá giao dịch thực tế áp dụng khi đánh giá lại số dư tiền mặt bằng ngoại tệ là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch (do doanh nghiệp tự lựa chọn) tại thời điểm lập Báo cáo tài chính

Vàng tiền tệ được đánh giá lại theo giá mua trên thị trường trong nước tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Giá mua trên thị trường trong nước là giá mua được công bố bởi Ngân hàng Nhà nước Trường hợp Ngân hàng Nhà nước không công bố giá mua vàng thì tính theo giá mua công bố bởi các đơn vị được phép kinh doanh vàng theo luật định

2.1.3.5 Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

Tiền mặt tăng, giảm do nhiều nguyên nhân và được theo dõi trên tài khoản 111

“Tiền mặt” Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ liên quan, các nghiệp vụ phát sinh tăng tiền mặt sẽ được ghi vào bên Nợ TK 111 và các nghiệp vụ phát sinh giảm tiền mặt sẽ ghi vào bên Có TK 111

(1) Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ thu ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi nhận doanh thu, ghi:

(a) Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế (gián thu) phải nộp này được tách riêng theo từng loại ngay khi ghi nhận doanh thu (kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt (tổng giá thanh toán)

Có TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chưa có thuế)

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

(b) Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:

Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước

(2) Khi nhận được tiền của Ngân sách Nhà nước thanh toán về khoản trợ cấp, trợ giá bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3339)

(3) Khi phát sinh các khoản doanh thu hoạt động tài chính, các khoản thu nhập khác bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt (tổng giá thanh toán)

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (giá chưa có thuế GTGT)

Có TK 711 - Thu nhập khác (giá chưa có thuế GTGT)

Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33311)

(4) Rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt; vay dài hạn, ngắn hạn bằng tiền mặt (tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế), ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111, 1112)

Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng (1121, 1122)

Có TK 341 – Vay và nợ thuê tài chính (3411)

Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111, 1112)

Có các TK 128, 131, 136, 138, 141, 244, 344

(6) Khi bán các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn thu bằng tiền mặt, kế toán ghi nhận chênh lệch giữa số tiền thu được và giá vốn khoản đầu tư (được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền) vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt (1111, 1112)

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính

Có TK 121 - Chứng khoán kinh doanh (giá vốn)

Có các TK 221, 222, 228 (giá vốn)

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính

(7) Khi nhận được vốn góp của chủ sở hữu bằng tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Có TK 411 - Vốn đầu tư của chủ sở hữu

(8) Khi nhận tiền của các bên trong hợp đồng hợp tác kinh doanh không thành lập pháp nhân để trang trải cho các hoạt động chung, ghi:

Nợ TK 111 - Tiền mặt

Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác

(9) Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại Ngân hàng, ký quỹ, ký cược, ghi:

Nợ TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng

- Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua bao gồm cả thuế GTGT

(12) Xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho (theo phương pháp kiểm kê định kỳ), nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:

(18) Kế toán hợp đồng mua bán lại trái phiếu Chính phủ: Thực hiện theo quy định tại phần hướng dẫn TK 171 - Giao dịch mua, bán lại trái phiếu Chính phủ

(19) Các giao dịch liên quan đến ngoại tệ là tiền mặt

(a) Khi mua hàng hóa, dịch vụ thanh toán bằng tiền mặt là ngoại tệ

- Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ các TK 151,152,153,156,157,211,213,241, 623, 627, 641,642,133,… (theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái)

Có TK 111 (1112) (theo tỷ giá ghi sổ kế toán)

- Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ các TK 151, 152, 153,156,157,211,213,241,623, 627, 641, 642,133,… (theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)

Có TK 111 (1112) (theo tỷ giá ghi sổ kế toán)

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá hối đoái)

(b) Khi thanh toán các khoản nợ phải trả bằng ngoại tệ:

- Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái , ghi:

Nợ các TK 331, 335, 336, 338, 341,… (tỷ giá ghi sổ kế toán)

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái)

Có TK 111 (1112) (tỷ giá ghi sổ kế toán)

- Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ các TK 331, 336, 341,… (tỷ giá ghi sổ kế toán)

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá hối đoái)

Có TK 111 (1112) (tỷ giá ghi sổ kế toán)

- Trường hợp trả trước tiền bằng ngoại tệ cho người bán, bên Nợ tài khoản phải trả

áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm trả trước, ghi:

Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (tỷ giá thực tế thời điểm trả trước)

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái)

Có TK 111 (1112) (tỷ giá ghi sổ kế toán)

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá hối đoái)

(c) Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng ngoại tệ là tiền mặt, ghi:

Nợ TK 111 (1112) (tỷ giá giao dịch thực tế)

Có các TK 511, 515, 711, (tỷ giá giao dịch thực tế)

(d) Khi thu được tiền nợ phải thu bằng ngoại tệ, ghi:

- Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ TK 111 (1112) (tỷ giá hối đoái giao dich thực tế tại ngày giao dịch)

Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (lỗ tỷ giá hối đoái)

Có các TK 131, 136, 138, (tỷ giá ghi sổ kế toán)

- Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ TK 111 (1112) (tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế tại ngày giao dịch)

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (lãi tỷ giá hối đoái)

Có các TK 131, 136, 138,… (tỷ giá ghi sổ kế toán)

- Trường hợp nhận trước tiền của người mua, bên Có tài khoản phải thu áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước, ghi:

Nợ TK 111 (1112) (tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước)

Có TK 131 (tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước)

(20) Kế toán sử dụng tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế (là tỷ giá mua của ngân hàng) để đánh giá lại các khoản ngoại tệ là tiền mặt tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, ghi:

- Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam, kế toán ghi nhận lãi tỷ giá:

Nợ TK 111 (1112)

Có TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

- Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam, kế toán ghi nhận lỗ tỷ giá:

Nợ TK 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

Có TK 111 (1112)

- Sau khi bù trừ lãi, lỗ tỷ giá phát sinh do đánh giá lại, kế toán kết chuyển phần chênh lệch lãi, lỗ tỷ giá vào doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi lớn hơn lỗ) hoặc chi phí tài chính (nếu lãi nhỏ hơn lỗ)

(21) Kế toán đánh giá lại vàng tiền tệ

- Trường hợp giá đánh giá lại vàng tiền tệ phát sinh lãi, kế toán ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính, ghi:

Nợ TK 1113 - Vàng tiền tệ (theo giá mua trong nước)

Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính

- Trường hợp giá đánh giá lại vàng tiền tệ phát sinh lỗ, kế toán ghi nhận chi phí tài chính, ghi:

2.1.4 Kế toán tiền gửi ngân hàng

2.1.4.1 Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ

Muốn gửi tiền vào ngân hàng, trước hết chủ tài khoản (giám đốc) phải mở tài khoản ở ngân hàng và đăng ký tên, chữ ký Mọi thủ tục thanh toán qua ngân hàng đều phải có đầy đủ chữ ký của chủ tài khoản Để tiến hành kế toán tiền gửi ngân hàng cần căn

cứ vào các chứng từ chủ yếu:

Giấy báo Nợ (khi doanh nghiệp rút tiền ở ngân hàng)

Giấy báo Có (khi doanh nghiệp gửi tiền vào ngân hàng)

Bản sao kê Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc: Uỷ nhiệm chi, Uỷ nhiệm thu, Séc chuyển khoản, Séc bảo chi…

Sơ đồ xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền gửi ngân hàng và rút tiền gửi ngân hàng về quỹ tiền mặt được trình bày ở hai sơ đồ 2.4 và 2.5 dưới đây

Ngân hàng phục vụ đơn

vị

Kế toán tiền gửi ngân hàng Bộ phận kế toán liên quan

Sơ đồ 2.3 Xử lý và luân chuyển chứng từ thu tiền gửi ngân hàng

Giải thích sơ đồ 2.3:

A- Bắt đầu

(1) Ngân hàng phục vụ đơn vị nhận Uỷ nhiệm chi của khách hàng, liên 2 và 3 (2a) Ngân hàng chuyển UNC cho kế toán TGNH nhận

(2b) Cuối ngày, ngân hàng phát hành giấy báo số dư tài khoản

(3) Kế toán ngân hàng ghi sổ kế toán TGNH

(4) Kế toán ngân hàng chuyển UNC cho bộ phận kế toán liên quan

(5) (6) Kế toán liên quan ghi sổ, sau đó chuyển UNC cho kế toán ngân hàng

UNC (2)

(2a)

B

Lưu CT

UNC (2, 3)

dư tài khoản TGNH (2b)

Ghi sổ kế toán TGNH

UNC (2, 3)

Ghi sổ kế toán liên quan

(4)

(5)

(6)

(7)