Chuong 3 phan tich va mo ta CV

Ngôn từ trong Phân tích Công việcCác chuyên gia sử dụng thuật ngữ rất chuẩn xác, nhằm tránh nhầm lẫn và giải thích sai Đạo luật bang và liên bang đều yêu cầu sự chính xác trong việc s

Trang 1

Trang 2

Ch uơng 3

Thiết kế và Phân tích Công việc

Trang 3

Nền tảng của một tổ chức chính là tập hợp các công việc

mà nhân viên của tổ chức đó đảm nhiệm

Trang 4

Một công việc được thiết kế như thế nào để hiệu quả làm việc của nhân

viên được cải thiện?

Các loại hành vi gì là cần thiết để thực hiện công việc?

Những đặc điểm và kinh nghiệm gì làm cho một người phù hợp

với công việc?

Thông tin phân tích công việc có thể giúp phát triển các chương trình

quản lý nhân sự được không?

Trang 5

Ngôn từ trong Phân tích Công việc

Các chuyên gia sử dụng thuật ngữ rất chuẩn xác, nhằm tránh nhầm lẫn và giải thích sai

Đạo luật bang và liên bang đều yêu cầu sự chính xác trong

việc sử dụng các thuật ngữ

 Nh ững định nghĩa của Chính quyền Liên bang :

Phân tích Công việc: một quá trình có hệ thống, có mục đích

nhằm thu thập thông tin về các khía cạnh quan trọng liên quan tới một công việc

Mô tả Công việc: sản phẩm chính của một Phân tích Công

việc Nó là một bản tổng hợp bằng văn bản về công việc như một đơn vị tổ chức có thể nhận biết

Trang 6

Ngôn từ trong Phân tích Công việc

kỹ năng, khả năng, phẩm chất và các đặc điểm khác (KSAO) cần thiết cho việc thực hiện có hiệu quả một công việc đã định

Nhiệm vụ: Một loạt các yếu tố công việc được tập hợp

và điều phối để tạo ra một kết quả

Vị trí: bao gồm các trách nhiệm và nghĩa vụ do một cá nhân

thực hiện Có bao nhiều nhân viên trong một tổ chức thì có bấy nhiêu vị trí

Công việc: nhóm gồm các vị trị có những trách nhiệm giống

nhau, ví dụ như lập trình viên máy tính

Nhóm Công việc: nhóm gồm các công việc có các trách nhiệm

giống nhau

Trang 7

Các Bước trong Phân tích Công việc

sử dụng như thế nào

Bước 2: Xác

định thông tin từ phân tích công việc sẽ được

sử dụng như thế nào

Bước 3:

Chọn công việc để phân tích

Bước 3:

Chọn công việc để phân tích

Bước 4: Thu

thập dữ liệu bằng các phương pháp phân tích công việc

Bước 4: Thu

thập dữ liệu bằng các phương pháp phân tích công việc

Bước 5:

Chuẩn bị bản mô tả công việc

Bước 5:

Chuẩn bị bản mô tả công việc

Bước 6:

Chuẩn bị Chi tiết công việc

Bước 6:

Chuẩn bị Chi tiết công việc

Sử dụng thông tin trong các bước trên để:

• Thiết kế công việc

• Lập kế hoạch

• Tuyển dụng

• Lựa chọn và đào tạo

• Đánh giá kết quả làm việc

• Lương và thưởng

• Tuân thủ EEO

• Đánh giá tiếp theo

Sử dụng thông tin trong các bước trên để:

• Thiết kế công việc

• Lập kế hoạch

• Tuyển dụng

• Lựa chọn và đào tạo

• Đánh giá kết quả làm việc

• Lương và thưởng

• Tuân thủ EEO

• Đánh giá tiếp theo

Trang 8

Các Bước trong Phân tích Công việc

Dữ liệu thu thập được

Trang 9

Các Công dụng của Phân tích Công việc

Công việc hay không nữa

 Các hướng dẫn và khuyến nghị pháp lý về quyền dân

sự và các luật EEO đều rất rõ ràng

 Câu hỏi giờ đây là nên tiến hành Phân tích Công việc

có hiệu lực pháp lý như thế nào

trong Hướng dẫn Thống nhất về Các quy trình Lựa

chọn Nhân viên (1978)

 Một loạt các chính sách đã được thiết kế nhằm giảm thiểu hoặc phòng tránh các hành vi phân biệt đối xử nơi công sở

Trang 10

Phân tích Công việc có vai trò thiết yếu đối với việc đánh giá sự phân biệt đối xử theo hầu hết các luật có liên quan tới lao động

Mang lại một bảng Mô tả Công việc rõ ràng và toàn diện

Cho phép đánh giá chính xác các kiến thức, kỹ năng, khả năng, phẩm chất và các KSAO khác theo yêu cầu của công

Xác định rõ ràng các KSAO quan trọng đối với mỗi trách

nhiệm công việc

Xác định rõ ràng các KSAO quan trọng đối với mỗi trách

nhiệm công việc

Trang 11

Công dụng của Phân tích

2 Giải thích thông tin đó

sẽ được sử dụng thế nào

Trang 12

Ai là người tiến hành Phân tích Công việc?

Được quyết định trong quá trình lập kế hoạch

Sử dụng giám sát viên, người đương nhiệm công việc, hoặc cả hai

Thuê một chuyên gia phân tích tạm thời từ bên ngoài

Tuyển dụng một Chuyên gia Phân tích Công việc toàn

thời gian

điểm mạnh và điểm yếu

Người đương nhiệm công việc sẽ

có lúc khó khăn do khuynh hướng không khách quan

của mình

Người đương nhiệm công việc biết rõ những công việc gì sẽ thực sự đuợc tiến hành

Sự chuyên tâm vào công việc có thể làm tăng sự chấp nhận những thay đổi của công việc

Trang 13

Ai là người tiến hành Phân tích Công việc?

Ảnh hưởng đến sự lựa chọn người phân tích Ng ười được chọn cần

phải …

1 Địa điểm và sự phức tạp của công việc

2 Người đương nhiệm công việc sẽ tiếp thu thế nào đối với chuyên gia phân tích công việc từ bên ngoài

3 Mục đích cuối cùng của việc phân tích

1 Hiểu rõ con người, công việc và toàn bộ hệ thống tổ chức

2 Có kiến thức về tiến trình công việc trong tổ chức

Trang 14

Các mối quan hệ báo cáo chính thức

Số các cấp theo chiều dọc trong tổ chức

Các chuyên môn và chức năng của nhân

viêngiúp hiểu rõ hơn về tiến trình công việc

xuyên suốt trong tổ chức

Trang 15

Sử dụng Đồ thị

việc cụ thể có tương quan như thế nào với nhau

 Không thể hiện các mối quan

hệ cấu trúc giữacác công việc

 Cho thấy các hoạt động

và công việc cần thiết để tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ mong muốn

Trang 16

Phương pháp Thu thập Dữ liệu

được nghiên cứu theo những cách thức các

nhiệm vụ được hoàn thành (Phân tích định hướng công việc)

được nghiên cứu theo những cách thức các

nhiệm vụ được hoàn thành (Phân tích định hướng công việc)

được thu thập Nhật ký hoặc sổ tay của Người đương nhiệm

Quan sátPhỏng vấn

Thu thập dữ liệu công việc

Với mỗi phương pháp, các thông tin về công việc

sẽ

Với mỗi phương pháp, các thông tin về công việc

sẽ

Bảng câu hỏi

Được phân tích dưới dạng hành vi

(phân tích định hướng cách thức thực hiện

công việc)

Được phân tích dưới dạng hành vi

(phân tích định hướng cách thức thực hiện

công việc)

Trang 17

Phương pháp Thu thập Dữ liệu

mang tới một bức tranh toàn cảnh về công việc, các trách nhiệm và yêu cầu công việc

các câu trả lời sẽ được dùng

để xây dựng kỹ thuật thu thập

Một Mẫu thông tin phân tích công việc (JAIF) có thể

cung cấp các thông tin cốt lõi cho bất kỳ phương pháp

Phân tích Công việc nào

Người đương nhiệm và các giám sát viên có thể không

nhìn nhận công việc như nhau

Trang 18

Quan sát trực tiếp

 Được áp dụng đối với các công việc yêu cầu các hoạt động thủ công, tiêu chuẩn hóa, và có vòng tuần hoàn công việc ngắn

 Không thích hợp khi công việc bao gồm hoạt động lao động trí óc đáng

kể

 Chuyên gia phân tích công việc phải được đào tạo để :

 quan sát các hành vi công việc có liên quan

 phải tỏ ra kín đáo nhất có thể

Trang 19

Phỏng vấn

Phỏng vấn những người đương nhiệm công việc thường

được thực hiện kết hợp với kỹ thuật quan sát

Kỹ thuật được được sử dụng rộng rãi nhất

Cho phép nói chuyện một cách trực tiếp với những người đương nhiệm

Các buổi phỏng vấn có thể được tiến hành với :

duy nhất một người đương nhiệm

một nhóm người đương nhiệm

một giám sát viên đã quen với công việc

Một nhóm câu hỏi có hệ thống được sử dụng sao cho các câu trả lời có thể được so sánh với nhau

Trang 20

Phỏng vấn

Phỏng vấn rất khó để có thể tiêu chuẩn hóa được

Những người phỏng vấn khác nhau có thể hỏi các câu hỏi khác

nhau

Cùng một người phỏng vấn có thể đặt các câu hỏi khác nhau cho

những người trả lời khác nhau

Thông tin có thể bị người phỏng vấn vô tình làm cho sai lệch

Chi phí phỏng vấn có thể khá cao, đặc biệt trong trường hợp

phỏng vấn nhóm không có hiệu quả thực tiễn

Trang 21

♦ Một mẫu bảng hỏi mở cho phép những người đương nhiệm sử dụng ngôn từ và suy nghĩ của riêng mình để mô tả công việc

đề còn đang tranh luận

Trang 22

phải đơn giản

lập một bảng câu hỏi dễ sử dụng

Trang 23

Người đương nhiệm công việc

đương nhiệm về

 Các trách nhiệm công việc

 Tần suất các trách nhiệm

 Thời điểm các trách nhiệm được hoàn thành

buộc phải có một sổ ghi nhật ký như vậy

 Nếu được giữ gìn một cách thích đáng, sổ nhật ký

sẽ cho phép kiểm tra các trách nhiệm hàng ngày và những sự cố bất thường xẩy ra

 Nhật ký hay sổ tay là rất hữu dụng khi phân tích các công việc khó quan sát

Trang 24

Sử dụng Phương pháp nào?

không nên phụ thuộc duy nhất vào phỏng vấn làm phương pháp thu thập dữ liệu

Đối với một tình huống nhất định sẽ lại có các phương pháp nhất định phù hợp hơn

Hiện chưa có sự thống nhất xem phương pháp Phân tích Công việc nào

sẽ mang lại các thông tin

tốt nhất

Hiện chưa có sự thống nhất xem phương pháp Phân tích Công việc nào

sẽ mang lại các thông tin

tốt nhất

Mục dích của việc phân tích

Giới hạn về thời gian và ngân sách

Hầu hết các tổ chức đều đưa ra chọn lựa dựa trên đưa ra chọn lựa dựa trên Hầu hết các tổ chức đều

Trang 25

Sử dụng Phương pháp nào?

 Rất nhiều tổ chức sử dụng cách thức Phân tích

Công việc Đa phương pháp

 Chuyên gia phân tích phỏng vấn những người

đương nhiệm và các giám sát viên kết hợp cùng với việc quan sát tại chỗ

 Một cuộc điều tra nhiệm vụ dựa trên các đánh giá của chuyên gia sẽ đuợc lập nên và thực hiện

 Thực hiện một phân tích thống kê về các câu trả lời

 Một quá trình tổng thể là phương pháp tương đối tốn kém tiền của và thời gian

 chất lượng thông tin thu được từ quá trình tổng thể

sẽ được các cơ quan tòa án nhiệt liệt ủng hộ

Trang 26

Các Kỹ thuật Định lượng thông dụng

Phân tích Công việc theo chức năng

Bảng câu hỏi phân tích vị trí

Bảng câu hỏi mô tả vị trí

quản lý

Bảng câu hỏi mô tả vị trí

quản lý

Trang 27

Phân tích Công việc theo chức năng

Phân tích Công việc theo chức năng (FJA) là kết quả của gần

60 năm nghiên cứu về phân tích và mô tả công việc

Được thai nghén từ cuối những năm 1940

♦ Được phát triển như một cơ chế giúp cải thiện việc phân loại công việc trong Cẩm nang Nghề nghiệp (DOT)

♦ Các mô tả DOT giúp các chuyên gia phân tích hiểu được các nội dung có liên quan trong một công việc cụ thể

Sau đó, FJA có thể được sử dụng để khai triển và mô tả sâu hơn nội dung của công việc

Mục đích là nhằm tạo ra một ngôn ngữ chung dùng để mô tả chính xác các công việc

Trang 28

FJA giả định rằng các công việc có thể được mô tả dưới dạng những mối quan hệ cơ bản mà một người người

đương nhiệm có đối với công việc của mình

Có quan hệ vật chất với các việc

Sử dụng các nguồn lực trí óc để xử lý dữ liệu

Tương tác với mọi người

Sử dụng các thuật ngữ hành vi, từng mối quan hệ có thể được sắp xếp cùng với tính phức tạp liên tục

Từ thấp nhất tói cao nhất

mỗi công việc có điểm số định lượng riêng của nó

các công việc có cùng mức đánh giá có thể được coi như giống nhau

Trang 29

Mạng thông tin Nghề nghiệp (O*Net)

Mô tả các nghề nghiệp, các KSAO và

các yêu cầu nơi làm

việc

Mô tả các nghề nghiệp, các KSAO và

các yêu cầu nơi làm

Giảm 12.000 công việc xuống chỉ còn hơn 1.000

Thay thế cho DOT

Sắp xếp dữ liệu thành 6

nhóm ( Mô hình Nội dung

O*NET )

Sắp xếp dữ liệu thành 6

nhóm ( Mô hình Nội dung

O*NET )

Thân thiện với người dùng

hơn là DOTThân thiện với người dùng

hơn là DOT

Trang 30

Tập trung vào lao động

Tập trung vào công việc

Đặc điểm lao động Yêu cầu lao động kinh nghiệmYêu cầu

Yêu cầu nghề nghiệp lực lượng lao độngĐặc điểm Thông tin công việc

Khả năng

Sở thích công việc Giá trị công việc Cách làm việc

Kỹ năng Kiến thức đào tạo

Kinh nghiệm đào tạo

Kỹ năng Giấy phép yêu cầu đầu vào

Nhiệm vụ Dụng cụ Công nghệ

Hoạt động chung Hoạt động chi tiết Môi trường tổ chức Môi trường làm việc

Thông tin thị trường Lao động Nhận định nghề nghiệp

Chi tiết nghề nghiệpNghề nghiệp

Trang 31

Bảng câu hỏi Phân tích Vị trí

Được phát triển bởi các nhà nghiên cứu tại Đại học Purdue

Yêu cầu kinh nghiệm đáng kể và mức độ đọc hiểu cao để có thể

hoàn thành được bảng nàyGồm 195 hạng mục

Bảng thường được các chuyên gia phân tích được đào tạo sử dụng, những người này phải quyết định xem những hạng mục nào

sẽ áp dụng cho một công việc cụ thể nào

Trang 32

Đầu vào thông tinĐầu vào thông tin

Nội dung công việcNội dung công việc

Các đặc điểm khác của công việc

Trang 33

Ra quyết địnhGiao tiếpTrách nhiệm xã hộiThực hiện các hoạt động đòi hỏi kỹ năng

Trang 34

Được sử dụng và nghiên cứu rộng rãinghiên cứu rộng rãiĐược sử dụng và

Một công cụ hiệu quả

cho nhiều mục đíchMột công cụ hiệu quả cho nhiều mục đích

Đáng tin cậy;

có ít phương sai có ít phương sai Đáng tin cậy;

Một cách hiệu quả

để thiết lập các sự khác nhau theo đòi hỏi của công việc

Một cách hiệu quả

để thiết lập các sự khác nhau theo đòi hỏi của công việc

Có giá trị

Các lợi thế của PAQ

Trang 35

Các bất lợi của PAQ :

Cần thời gian và sự kiên nhẫn để hoàn thành

Không mô tả cụ thể các hoạt động công việc, vì vậy, các hoạt động hành vi được thực hiện trong công việc

có thể làm sai lệch các khác biệt nhiệm vụ thực sự của công việc

Ví dụ : Đối với một người đánh máy, một diễn viên nhảy bale, các nghề này có thể có một hồ sơ giống nhau bởi tất

cả đều cần kỹ năng vận động chính xác

Việc đánh giá có thể biểu thị suy nghĩ rập khuôn của chuyên gia phân tích về công việc đó thay vì các khác biệt thực sự giữa các công việc

Trang 36

Bảng câu hỏi mô tả vị trí quản lý

công việc quản lý là một thách thức bởi …

Trang 37

Một danh sách kiểm tra gồm

208 hạng mục có liên quan tới các vấn đề và trách nhiệm của các nhà quản lý

Một bản mô tả tổng hợp

về công việc quản lý

Nhằm mục đích áp dụng xuyên suốt hầu hết các ngành công nghiệp

Trang 38

Phiên bản MPDQ mới nhất gồm có 15 mục:

Thông tin tổng

quan

Kiểm tra các chỉ số kinh doanh

Kỹ năng và khả

năng

Quản lý

Thay mặt đại diện

Giám sát

Nhận xét và phản ứng Phối hợp

Đánh giá toàn

bộ Đồ thị tổ chức

Trang 39

Bảng câu hỏi Metric Thông dụng (CMQ) là một

phương pháp phân tích công việc định tính khác

Bảng này do người đương nhiệm công việc hoàn thành

đòi hỏi khả năng đọc hiểu thấp hơn

tập chung hơn về tính cụ thể của hành vi, do đó những người đương nhiệm sẽ dễ dàng đánh giá công việc của

họ hơn

có thể áp dụng với cả các vị trí loại trừ và không loại trừ

Hiện tại, tại Châu Âu, người ta đang tiến hành một

nghiên cứu về Phân tích Công việc

tập trung vào các phương pháp định lượng thay thế

Trang 40

Mô tả và Yêu cầu Công việc

được từ một Phân tích Công việc có hệ thống

 Đó là một bản mô tả b ằng văn bản về các yêu cầu

mà công việc đòi hỏi

Khó có thể nhấn mạnh quá mức tầm quan trọng xuyên suốt,

độ chính xác và mức thông dụng của các bản Mô tả Công

việc

Thay đổi trong những năm gần đây đã làm tăng nhu cầu

cần có các sự Mô tả Công việc:

Số lượng khổng lồ những đợt tái cơ cấu tổ chức

Nhu cầu triển khai các cách làm mới và sáng tạo nhằm tạo động lực và khen thưởng nhân viên

Tốc độ công nghệ làm thay đổi môi trường làm việc ngày càng gia tăng

Quy định mới, nghiêm ngặt hơn về các thông lệ tuyển dụng

Trang 41

Tóm tắt công việc

Trang thiết bịChức vụ

Môi trường

Các hoạt động

Yêu cầu công việc là một thành tố phát triển từ Sự Mô tả Công việcHiện chưa có một mẫu tiêu chuẩn nào cho một Sự Mô tả Công

việc ,nhưng hầu hết đều bao gồm…

Trang 42

Mỗi kỹ năng đã được xác định phải được gắn

cụ thể vào từng Nhiệm vụ công việc

Các nhiệm vụ công việc phải được xác định và đánh giá về tầm quan trọng, sử dụng các

kỹ thuật Phân tích Công việc

hợp lý

Các chuyên gia, người đương nhiệm, hoặc giám sát viên nên xác định các kỹ năng cần thiết để thực hiện từng nhiệm vụ công việc

Tầm quan trọng của mỗi

kỹ năng cũng cần được xếp

hạng

Mọi đặc điểm khác cần thiết cho việc hoàn thành công việc cũng cần được xác định, ví dụ như yêu cầu

về sức khỏe và bằng chứng nhận

chuyên môn

R.J Harvey đưa ra các hướng dẫn về việc lựa chọn các đặc điểm

cần được bao gồm trong một Sự Yêu cầu công việc

Định dạng
Số trang	62
Dung lượng	1,08 MB