Hệ thống kho của công ty cổ phần xây dựng và nội thất Nhị Hà Phạm vi nghiên cứu Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật tưnhập kho do mua ngoài và xuất kh
Trang 1BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi, các số liệu, kết quảtrong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế tại đơn vị thực tập
Tác giả đồ ánDương Thị Phương
Trang 3LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựng phần mềm kế
toán vật tư tại công ty Cổ Phần xây dựng và nội thất Nhị Hà”, em đã nhận được
sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô trong khoa hệ thống
thông tin kinh tế, ban lãnh đạo Công ty Cổ Phần xây dựng và nội thất Nhị Hà,
chị kế toán trưởng, và các anh chị trong phòng kế toán
Với lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS Hoàng Hải Xanh đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua Thầy đã chỉ bảo
và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành đồ án này
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa hệ thống thông tin kinh tế đã
có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theohọc tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ
án tốt nghiệp
Thực hiện đề tài này em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh các chị
ở đơn vị thực tập, em chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Cổ Phần xây dựng
và nội thất Nhị Hà đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập.
Em xin cảm ơn gia đình, bạn bè và người thân luôn luôn động viên và hỗ trợ
em trong suốt quá trình học tập
Đồ án đã hoàn thành, song không tránh khỏi những hạn chế nhất định emmong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng 5 năm 2016
Sinh viên
Dương Thị Phương
Trang 4MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN i
LỜI CẢM ƠN ii
MỤC LỤC iii
DANH MỤC HÌNH vi
DANH MỤC CÁC BẢNG vii
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN viii
LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI DOANH NGHIỆP 4
1.1 Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 4
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 4
1.1.2.Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 10
1.1.3.Quy trình xây dựng phần mềm kế toán 11
1.1.4.Các công cụ để xây dựng một phần mềm kế toán trong Doanh Nghiệp 14 1.2 Lý luận chung về công tác kế toán vật tư trong doanh nghiệp 18
1.2.1 Khái niệm, nhiệm vụ của kế toán vật tư 19
1.2.2 Phân Loại và đánh giá vật tư 19
1.2.3 Nguyên tắc hạch toán kế toán vật tư 26
1.2.4 Kế toán tổng hợp vật tư 26
1.2.5 Các hình thức sổ kế toán 33
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NỘI THẤT NHỊ HÀ 38
2.1 Tổng quan về công ty cổ phần xây dựng và nội thất NHỊ HÀ 38
2.1.1 Khái quát về công ty cổ phần xây dựng và nội thất NHỊ HÀ 38
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Xây dựng và Nội thất Nhị Hà 39
Trang 52.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 43
2.2 Thực trạng và đánh giá tổ chức công tác kế toán vật tư tại công ty cổ phần và xây dựng nội thất Nhị Hà 46
2.2.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán 46
2.2.2 Hệ thống tài khoản sử dụng trong kế toán vật tư 46
2.2.3 Hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ trong công ty 47
2.2.4 Các sổ và báo cáo kế toán 47
2.2.5 Quy trình hạch toán 48
2.2.6 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 48
2.3 Đánh giá thực trạng và phương hướng giải quyết 48
2.3.1 Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người 48
2.3.2 Hình thức kế toán áp dụng 49
2.3.3 Tài khoản sử dụng 50
2.3.4 Quy trình hạch toán kế toán vật tư 51
2.3.5 Các chứng từ sử dụng 51
2.3.6 Tổ chức bộ sổ kế toán vật tư 52
2.3.7 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán vật tư 53
2.3.8 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin 53
CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ NỘI THẤT NHỊ HÀ 55
3.1 Phân tích hệ thống thông tin kế toán vật tư 55
3.1.1 Xác định mục tiêu của hệ thống 55
3.1.2 Phân tích yêu cầu và mô tả bài toán 55
3.1.3 Mô hình nghiệp vụ của bài toán 58
3.1.4 Phân tích mô hình khái niệm logic 63
3.1.5 Mô hình dữ liệu E/R 67
3.2 Thiết kế mô hình logic 74
Trang 63.2.1 Chuyển mô hình dữ liệu E/R sang mô hình dữ liệu quan hệ 74
3.2.2 Chuẩn hóa mô hình dữ liệu quan hệ 75
3.2.3 Mô hình dữ liệu quan hệ 77
3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 77
3.3.1 Phi chuẩn hóa các dữ liệu quan hệ trên 77
3.3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 78
3.3.3 Xác định luồng hệ thống 83
3.3.4 Thiết kế các giao diện tương tác với hệ thống 87
3.4 Hệ thống các giao diện tương tác của phần mềm 88
3.4.1 Hệ thống menu 88
3.4.2 Thiết kế giao diện 89
KẾT LUẬN 101
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 102
PHỤ LỤC 103
Trang 7DANH MỤC HÌNH
Hình 1.1: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ kế toán vật tư.
Hình 1.2: Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến TK 611.
Hình 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức công ty
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán tại Công ty.
Hình 3.1: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống Hình 3.2: Biểu đồ phân rã chức năng.
Hình 3.3: Biểu đồ dữ liệu mức 0 Hình 3.4: Biểu đồ của tiến trình “Nhập kho”
Hình 3.5: Biểu đồ của tiến trình “Xuất kho”
Hình 3.6:Biểu đồ tiến trình “1.3 xử lý, kiểm kê, ghi sổ ” Hình 3.7: Biểu đồ tiến trình “1.4 Lập báo cáo”
Hình 3.8: Mô hình dữ liệu E/R.
Hình 3.9: Mô hình dữ liệu quan hệ.
Hình 3.10: Luồng hệ thống cho biểu đồ “1.0 Nhập kho”
Hình 3.11: Luồng hệ thống cho biểu đồ “2.0 Xuất kho”
Hình 3.12: Luồng hệ thống cho biểu đồ “3.0 Xử lý, kiểm kê, ghi sổ”
Hình 3.13: Luồng hệ thống cho biểu đồ “0.4 Lập báo cáo”
Trang 8DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 3.1: Ma trận thực thể chức năng.
Bảng 3.2:Bảng từ điển dữ liêu Bảng 3.3: Xác định các thự thể Bảng 3.4:Xác định các thuộc tính Bảng 3.5:Bảng cơ sở vật lý phiếu nhâp Bảng 3.6:Cơ sở vật lý chi tiết phiếu nhập Bảng 3.7: Cơ sở vật lý phiếu xuât
Bảng 3.8:Cơ sở vật lý chi tiết phiếu xuất Bảng 3.9: Cơ sở vật lý danh mục kho Bảng 3.10: Cơ sở vật lý danh mục nhà cung cấp Bảng 3.11: Cơ sở vật lý danh mục vật tư
Bảng 3.12: Cơ sở vật lý danh mục tài khoản Bảng 3.13: Cơ sở vật lý danh mục công trình Bảng 3.14: Cơ sơ vật lý biên bản kiểm kê Bảng 3.15: Cơ sở vật lý chi tiết biên bản kiểm kê Bảng 3.16: Cơ sở vật lý tồn đầu kỳ
Bảng 3.17: Cơ sở vật lý người dùng
Trang 9DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN
Tên viết tắt Nghĩa đầy đủ
Trang 10LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Như chúng ta đã biết, chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin vềtình hình kinh kế, tài chính trong doanh nghiệp cho các nhà quản lý Việc thực hiệnchức năng này có tốt hay không, trước hết phụ thuộc vào tính thường xuyên, kịpthời và chính xác của thông tin Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thôngtin, việc đưa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến
Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấpthông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy
kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán
Xuất phát từ xu thế chung của xã hội, hàng loạt các phần mềm kế toán đã rađời để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp hiện nay
Qua việc khảo sát hoạt động sản xuất, kinh doanh tại Công ty cổ phầnxây dựng và nội thất Nhị Hà, em nhận thấy, Công ty cổ phần xây dựng và nội thấtNhị Hà là công ty chuyên xây dựng các công trình dân dụng, công trình văn hóaviệc quản lý chi tiết vật tư có hiệu quả là rất quan trọng, bởi lẽ vì với một cơ chếquản lý vật tư tốt, các nhà quản lý sẽ có thông tin chính xác, nắm bắt kịp thời vềtình hình vật tư tại đơn vị mình, từ đó đưa ra các kế hoạch, quyết định và chiến lượckinh doanh đúng đắn nhằm giảm thiểu chi phí, tránh thất thoát, nâng cao hiệu quảhoạt động của công ty, từ đó tăng khả năng cạnh tranh của công ty với các doanhnghiệp cùng lĩnh vực và tạo ra nhiều cơ hội phát triển Hệ thống quản lý vật tư ởcông ty mặc dù đã được tin học hoá, nhưng do khối lượng vật tư rất nhiều, đòi hỏicần có một phần mềm tin học có khả năng quản lý một cách chính xác, thống nhất,cung cấp báo cáo, thông tin một cách kịp thời cho những người sử dụng và quản trị
Trang 11Mục tiêu chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiện trongquá trình quản lý và hạch toán trong doanh nghiệp Vì vậy, chương trình trước hếtphải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ các chức năng,
dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt Cụ thể như sau:
Đề tài giải quyết được bài toán về kế toán vật tư trong thực tế
Người dùng chấp nhận và sử dụng
Thông tin cung cấp chính xác, cập nhập đầy đủ kịp thời
Giảm bớt chi phí, nhân lực cho quá trình quản lý vật tư
Nâng cao doanh thu giảm bớt các sai sót trong quá trình hạch toán
Đối tượng nghiên cứu
Hệ thống thông tin kế toán vật tư ở công ty cổ phần xây dựng và nội thất NhịHà
Hệ thống kho của công ty cổ phần xây dựng và nội thất Nhị Hà
Phạm vi nghiên cứu
Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật tưnhập kho do mua ngoài và xuất kho phục vụ công tác xây dựng tại Công ty mộtcách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư và thủ kho kiểm soátđược tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, đưa ra được những báo cáo cần thiếtcho các nhà quản lý Công ty để có những biện pháp kịp thời, nhằm không ngừngnâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty trong hiện tại và tương lai
Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Để thực hiện đồ án em đã vận dụng phương pháp nghiên cứu duy vật biệnchứng và duy vật lịch sử kết hợp với các phương pháp:
Phỏng vấn và thu thập thông tin
Phương pháp so sánh đối chiếu
Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý
Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý
Trang 12Cùng với khả năng tư duy phân tích, kết hợp các phương pháp nghiên cứu đãnắm bắt được thực trạng hệ thống thông tin của công ty và kiến thức chuyên mônchuyên sâu để xây dựng hoàn thiện đồ án
Nội dung của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, đề tài tập có 3chương chính như sau:
Chương 1: Tổng quan về xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng và giải pháp kế toán vật tư tại công ty cổ phần xây dựng
và nội thất Nhị HàChương 3: Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại công ty cổ phần xây dựng
và nội thất Nhị Hà
Trang 13CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
VẬT TƯ TẠI DOANH NGHIỆP.
1.1 Cơ sở thực tiễn để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp.
1.1.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán trong DN
Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử
lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu tiếp nhận thông tin, lưu trữthông tin, xử lý thông tin, cung cấp thông tin theo quy trình của chế độ kế toán đếnkhâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị
Phần mềm kế toán giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ công thôngthường, phần mềm kế toán có công cụ để xây dựng rất nhiều loại danh mục đốitượng, danh mục nhóm đối tượng danh mục vật tư hàng hóa, danh mục hạng mục/
công trình, danh mục công việc, danh mục nhóm công việc, danh mục loại thuế,danh mục tiền tệ một khi bạn đã xây dựng bạn có thể dùng lại mà không phải mấtcông nhập lại nhiều lần Thêm vào đó việc tự động sinh ra các báo cáo, sổ sách, tờkhai sẽ giúp người kế toán giảm rất nhiều thao tác công sức để xây dựng nhữngbáo cáo sổ sách này Không những thế việc tự động tính giá thành, tồn kho tứcthời Giúp giảm đáng kể các thao tác thủ công khó nhọc của kế toán và người quảnlý
Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán chính xác hơn Sử dụng phần mềm kếtoán đảm bảo độ chính xác về các số liệu về các đối tượng, hàng hóa, giá thành
không những thế với phần mềm kế toán bạn có thể đối chiếu số liệu, kiểm tra sốliệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xảy ra trong quá trình hạch toán củabạn
1.1.1.2.Đặc điểm phần mềm kế toán
Tính tuân thủ: Phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn mực kếtoán, chế độ, thông tư, nghị định,…hiện hành
Trang 14Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụng cácphương pháp kế toán thực tế như: Phương pháp Chứng từ kế toán, phương pháp đốiứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán…
Tính mềm dẻo: Phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt để phù
hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kế toán hiệnhành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp…
1.1.1.3.Một số đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toánđược thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức
kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định Phần mềm kế toán không hiểnthị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáotài chính theo quy định
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán đượcthiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưngkhông bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay
Bất cứ một phần mềm kế toán nào cũng cần lấy các phương pháp kế toán làmnền tảng để xây dựng Cụ thể phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tính giá,phương pháp cân đối tài khoản và tổng hợp, phương pháp đối ứng tài khoản
Các phương pháp kế toán được quy định bởi các nghị định, thông tư, chuẩnmực, luật kế toán của nhà nước Do đó xây dựng phần mềm kế toán cũng cần nắmvững các yêu cầu của Nhà nước về tiêu chuẩn cũng như điều kiện của phần mềm
Dữ liệu đầu vào luôn là thành phần quan trọng khi sử dụng phần mềm kế toán,nên việc phân loại các chứng từ đầu vào là cần thiết Ví dụ như phân hệ kế toán tiền
và phân hệ kế toán vật tư có sự khác biệt giữa các chứng từ, như phiếu thu/chi được
sử dụng ở phân hệ kế toán tiền còn phiếu nhập, phiếu xuất lại được thể hiện ở phân
hệ kế toán vật tư Bởi vậy cần có sự phân loại chứng từ đầu vào để đảm bảo tínhchính xác của thông tin khi lên các báo cáo và các sổ
Trang 15Theo thông tư 200/2014/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hàng năm 2014,doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc thiết kế các mẫu chứng từ sao cho phù hợpvới hoạt động nội bộ Tuy nhiên Báo cáo Tài chính vẫn theo quy định của Nhà nướcban hành mẫu có sẵn Về các Báo cáo Quản trị doanh nghiệp có quyền tự quyết dựatrên việc xây dựng công thức riêng của từng doanh nghiệp Các loại báo biểu đềuđược lấy dữ liệu từ các chứng từ đã được nhập liệu và lưu trữ trong phần mềm
Phần mềm kế toán thực hiện lưu trữ các chứng từ ngoài bảng (thực chất làcác chứng từ gốc đã được phân loại), các chứng từ điện tử (là các chứng từ đượcnhập liệu trong kỳ kế toán), các sổ kế toán
Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phương pháp xử
lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người Các thànhphần của phần mềm kế toán bao gồm:
Phần cứng: bao gồm các thiết bị tin học như máy tính, máy in…
Phần mềm
Các thủ tục
Cơ sở dữ liệu
Con người
1.1.1.4.Yêu cầu của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Tiêu chuẩn phần mềm kế toán là những tiêu thức mang tính bắt buộc hoặchướng dẫn về chất lượng, tính năng kỹ thuật của phần mềm kế toán làm cơ sở chocác đơn vị kế toán lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp và đơn vị sản xuất phầnmềm kế toán tham khảo khi sản xuất phần mềm kế toán
Dựa vào thông tư 103/2005/TT-BTC của Bộ tài chính ký ngày 24 tháng 11năm 2005 về việc “Hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện hoạt động của phần mềm kếtoán”, ta thấy phần mềm kế toán cần đạt được các yêu cầu sau:
Phần mềm kế toán phải có hỗ trợ cho người sử dụng tuân theo các quy định
cụ thể của Nhà nước về Kế toán.
Trang 16 Khi sử dụng phần mềm kế toán không làm thay đổi bản chất, nguyên tắc vàphương pháp kế toán được quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành về kế toántheo các nội dung sau:
Đối với chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán nếu được lập và in ra trên máy
theo phần mềm kế toán phải đảm bảo nội dung của chứng từ kế toán quy định tạiĐiều 17 của Luật Kế toán và quy định cụ thể đối với mỗi loại chứng từ kế toántrong các chế độ kế toán hiện hành Đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm các nộidung khác vào chứng từ kế toán được lập trên máy tính theo yêu cầu quản lý củađơn vị kế toán trừ các chứng từ kế toán bắt buộc phải áp dụng đúng maxi quy định
Chứng từ kế toán điện tử được sử dụng để ghi sổ kế toán theo phần mềm kế toánphải tuân thủ các quy định về chứng từ kế toán và các quy định riêng ề chứng từđiện tử
Đối với tài khản kế toán và phương pháp kế toán: Hệ thống tài khoản kế toán
sử dụng và phương pháp kế toán được xây dựng trong phần mềm kế toán phải tuânthủ theo quy định của chết độ kế toán hiện hành phù hợp với tính chất hoạt động vàyêu cầu quản lý của đơn vị Việc mã hóa các tài khoản trong hệ thống tài khoản vàcác đối tượng kế toán phải đảm bảo tính thống nhất, có hệ thống và đảm bảo thuậnlợi cho việc tổng hợp và phân tích thông tin của ngành và đơn vị
Đối với hệ thống sổ kế toán: Sổ kế toán được xây dựng trong phần mềm kế
toán được in ra phải đảm bảo các yêu cầu: đảm bảo đầy đủ sổ kế toán; đảm bảo mốiquan hệ giữa sổ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành; số liệu dduowcdj phảnánh trên các sổ kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đã được truy cập, đảmbảo tính chính xác khi chuyển số dư từ sổ này sang sổ khác Đơn vị kế toán có thể
bổ sung thêm các chỉ tiêu khác vào sổ kế toán theo yêu cầu quản lý của đơn vị
Đối với báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính được xây dựng trong phần mềm
kế toán khi in ra phải đúng mẫu biểu, nội dung và phương pháp tính toán các chỉtiêu theo quy định của chế độ kế toán hiện hành phù hợp với từng lĩnh vực Việc mãhóa các chỉ tiêu báo cáo phải đảm bảo tính thống nhất, thuận lợi cho việc tổng hợp
số liệu kế toán giữa các đơn vị trực thuộc và các đơn vị khác có liên quan
Trang 17 Chữ số và chữ viết trong kế toán: Chữ số và chữ viết trong kế toán trên giao
diện của phần mềm và khi in ra phải tuân thủ theo quy định của Luật Kế toán
Trường hợp đơn vị kế toán cần sử dụng tiếng nước ngoài trên sổ kế toán thì có thểthiết kế, trình bày song ngữ hoặc phiên bản song song bằng tiếng nước ngoài nhưngphải thống nhất với phiên bản tiếng việt Giao diện mỗi màn hình phải dễ hiểu, dễtruy cập và dễ tìm kiếm
In và lưu trữ tài liệu kế toán: Tài liệu kế toán được in ra từ phần mềm kế
toán phải có đầy đủ yếu tố pháp lý theo quy định: đảm bảo sự thống nhất giữa sốliệu kế toán lưu giữ trên máy và số liệu kế toán trên sổ kế toán, báo cáo tài chínhđược in ra từ máy để lưu trữ Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán trên máy được thựchiện theo quy định về thời gian lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành Trong quá trìnhlưu trữ, đơn vị kế toán phải đảm bảo các điều kiện kỹ thuật để có thể đọc được cáctài liệu lưu trữ
Phần mềm kế toán phải có khả năng nâng cấp, có thể sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi nhất định của chế độ kế toán và chính sách tài chính mà
không ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu đã có.
Có khả năng đảm bảo khâu khai báo dữ liệu ban đầu kể cả trường hợp bổsung các chứng từ kế toán mới, sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung cách ghi chép một sốchứng từ kế toán đã được sử dụng trong hệ thống Có thể loại bỏ bớt các chứng từ
kế toán mà không ảnh hưởng đến hệ thống
Có thể bổ sung tài khoản mới hoặc thay đổi nội dung, phương pháp hạchtoán đối với các tài khoản đã được sử dụng trong hệ thống Có thể bỏ bớt các tàikhoản không sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống
Có thể bổ sung mẫu sổ kế toán mới hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung,cách ghi chép các sổ kế toán được sử dụng trong hệ thống nhưng phải đảm bảo tínhliên kết có hệ thống với các sổ kế toán khác Có thể loại bỏ bớt sổ kế toán không sửdụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống
Trang 18 Có thể bổ sung hoặc sửa đổi lại mẫu biểu, nội dung, cách lập và trình bàybáo cáo tài chính đã được sử dụng trong hệ thống Có thể loại bớt báo cáo tài chínhkhông sử dụng mà không ảnh hưởng đến hệ thống.
Phần mềm kế toán phải tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu
Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình kếtoán cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính theo quyđịnh hiện hành
Đảm bảo sợ phù hợp, không trùng lắp giữa các số liệu kế toán
Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữliệu và quá trình xử lý thông tin kế toán
Phần mềm kế toán phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu
Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo các chức năng, gồm:
Kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) và người làm kế toán Mỗi vị trí được phâncông có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo người không cótrách nhiệm không thể truy cập vào công việc của người khác trong phần mềm kếtoán của đơn vị, nếu không được người có trách nhiệm đồng ý
Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức như :Thời gian truy cập thông tin kế toán vào hệ thống, các thao tác của người truy cậpvào hệ thống, các đối tượng bị tác động của thao tác đó, …
Có khả năng lưu lại các dấu vết trên sổ kế toán về việc sửa chữa các số liệu
kế toán đã được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp với từng phương phápsửa chữa sổ kế toán theo quy định; đảm bảo chỉ có người có trách nhiệm mới đượcquyền sửa chữa sai sót đối với các nghiệp vụ đã được truy cập chính thức vào hệthống
Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin kế toán trong các trườnghợp phát sinh sự cố kỹ thuật đơn giản trong quá trình sử dụng
1.1.1.5.Các thành phần cơ bản của phần mềm kế toán
Một phần mềm kế toán thường gồm các thành phần sau:
Trang 19 Cơ sở dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực
trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp Các dữ liệu này được chia thành haiphần: Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ của cơ quan như dữ liệu về nhân sự, nhàxưởng, thiết bị,… Và các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh dịch vụ của cơquan như dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch,…
Form: Là giao diện tương tác giữa người sử dụng và phần mềm Một phần
mềm kế toán thường bao gồm các loại form: form đăng nhập, form chương trìnhchính, form nhập liệu, form truy vấno dữ liệu, form điều khiển in báo cáo,…
Báo cáo: Là một tài liệu chứa các thông tin được đưa ra từ chương trình ứng
dụng theo yêu cầu của người dùng Các báo cáo thường chứa các thông tin kết xuất
từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêucầu của người sử dụng
Menu: Hệ thống menu bao gồm các lệnh được thiết kế theo một trật tự phù
hợp để giúp người sử dụng tương tác với phần mềm một cách dễ dàng
1.1.2.Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Phần mềm kế toán đã được tự động hóa như xây dựng danh mục cần thiết chocông tác kế toán: Danh mục tài khoản, danh mục vật tư, danh mục khách hàng…
Hữu dụng hơn đó là tính kế thừa của các danh mục này, các bảng danh mục có thểthêm mới và được sử dụng lại nhiều lần, tạo tính chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian
và chi phí lưu trữ
Bên cạnh đó phần mềm kế toán cũng tự động kết chuyển các nghiệp vụ theoquy ước của kế toán, tự động sinh ra sổ sách, báo cáo giúp giảm công sức xây dựngbáo cáo Phần mềm kế toán cũng tự động tính giá thành, khối lượng hàng tồn khotức thời,…
Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán đưa ra những thông tin chính xác vềmặt số liệu, giúp đối chiếu, kiểm tra số liệu dễ dàng và nhanh chóng, xác định chínhxác những sai sót trong quá trình hạch toán và sửa chữa kịp thời
Nhờ lưu trữ dữ liệu an toàn, kết xuất dữ liệu nhanh mà phần mềm kế toán đãgiúp chính những nhà quản lý có được cái nhìn tổng quan cũng như chi tiết về tình
Trang 20hình công ty, từ đó đưa ra những quyết định, dự đoán kịp thời, chính xác Từ nhữngtiện dụng của phần mềm kế toán, doanh nghiệp không những giải phóng sức laođộng, giảm chi phí, nâng cao hiệu quả lao động mà còn đem lại môi trường làm việcchuyên nghiệp, lành mạnh để mọi người cùng phát huy.
Bất cứ doanh nghiệp nào, dù lớn hay nhỏ ít nhiều cũng chịu sự tác động củanền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh là quy luật tất yếu Muốn đứng vững đòi hỏiDoanh Nghiệp không những có chiến lược quản trị tốt mà còn cần ứng dụng phầnmềm kế toán để hạch toán kế toán tạo ra năng lực chớp được những cơ hội để vượtqua các thử thách
Đó là những nguyên nhân khiến các doanh nghiệp cần phải xây dựngphần mềm kế toán trong doanh nghiệp
1.1.3.Quy trình xây dựng phần mềm kế toán
Quy trình xây dựng một phần mềm trong thực tế được chia thành 8 bước nhưsau:
Bước 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch:
- Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm kếtoán, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở đó hìnhthành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán
- Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:
Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đến quátrình xử lý thông tin
Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của phần mềm
Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của chúng
Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá, xácđịnh được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ đạt được vàlập ra kế hoạch thực hiện cụ thể
Bước 2: Phân tích hệ thống thông tin kế toán:
- Dựa vào hồ sơ tổng hợp hiện trạng ở bước 1 tiến hành phân tích Mục tiêu
Trang 21Phân tích làm sáng rõ các mục tiêu và yêu cầu của hệ thống bao gồm các công việcnhư sau:
Xác định các dữ liệu của hệ thống lưu trữ: Chứng từ, hóa đơn, sổ sách, báocáo…
Xác đinh chức năng nhiệm vụ của hệ thống
Xác đinh quy trình nghiệp vụ của hệ thống
Phân tích hệ thống về chức năng Mô tả các chức năng nghiệp vụ của hệthống qua các bước như sau:
Xây dựng sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống
Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng
Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu
Xây dựng ma trận thực thể chức năng
Xây dựng tài liệu đặc tả chức năng
Phân tích hệ thống về dữ liệu Thông qua các mô hình:
Mô hình thực thể liên kết (E/A)
Mô hình dữ liệu quan hệ
Sau khi xác định các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệu phân tích hệthống
Bước 3: Thiết kế hệ thống:
Sau khi có thông tin chi tiết về chức năng và yêu cầu dữ liệu tiến hành phântích và thiết kế kỹ thuật chi tiết Gồm 2 giai đoạn chính là thiết kế logic và thiết kếvật lý
- Thiết kế logic: Thiết kế logic không gắn với bất kỳ phần cứng và phần mềm
nào, nó tập trung vào nghiệp vụ của hệ thống Bao gồm các bước sau:
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Thiết kế các nguồn dữ liệu đầu vào
Chỉnh sửa tài liệu ở mức logic
Hợp thức hóa mô hình logic
Trang 22- Thiết kế vật lý: Thiết kế vật lý là quá trình chuyển mô hình logic trừu tượng
thành bản thiết kế hoặc các đặc tả kỹ thuật Những thành phần khác nhau của hệthống được gắn vào những thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để thuận lợi cho việcthu thập, xử lý và đưa ra thông tin cần thiết Bao gồm các bước sau:
Lập kế hoạch thiết kế vật lý
Thiết kế các chi tiết giao diện (vào/ra)
Thiết kế các cách thức tương tác với phần tin học hóa
Thiết kế các thủ tục thủ công
Chuẩn bị và trình báo cáo về thiết kế vật lý ngoàiTrong giai đoạn này sẽ lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ liệu, cấu trúcfile tổ chức dữ liệu…
Bước 4: Lập trình
Lập trình là tạo ra phần mềm để máy tính có thể chạy được Trước hết chọnphần mềm nền (Hệ điều hành, hệ quản trị Cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình, phầnmềm mạng) Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)
Sau khi đã thống nhất về kiến trúc, các chi tiết kĩ thuật của hệ thống và giaodiện đồ họa, có thể tiến hành xây dựng hệ thống Trong quá trình này phải luôn cậpnhật với khách hàng về tiến độ dự án
Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định Giaiđoạn này bao gồm các công việc:
- Lựa chọn công cụ hệ quản trị cơ sở dữ liệu và cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệthống
- Lựa chọn công cụ lập trình để xây dựng các module chương trình của hệthống
- Lựa chọn các công cụ để xây dựng các giao diện hệ thống
- Xây dựng các tài liệu như tài liệu sử dụng hệ thống, tài liệu kỹ thuật…
Chuyển các thiết kế thành chương trình (phần mềm)
Bước 5: Kiểm thử:
Trang 23Mỗi khi các phần (component) độc lập của hệ thống được xây dựng xong và
đã trải qua qui trình kiểm thử bởi chính nhóm xây dựng phần mềm, có thể tạo mộtphiên bản chạy thử cho khách hàng hay người dùng trong đơn vị
Việc kiểm thử phải được thực hiện trên những bộ dữ liệu đặc trưng nhằm quéthết các các khả năng có thể xảy ra khi hệ thống vận hành
Hệ thống cần được thử nghiệm để xác định các lỗi tiềm ẩn và đưa ra các giảipháp khắc phục trước khi triển khai hệ thống trong thực tiễn Các lỗi này được chia
ra làm hai loại:
- Lỗi không đáp ứng được các yêu cầu nghiệp vụ làm cho hệ thống hoạt độngkhông như mong muốn
- Lỗi xảy ra bên trong của hệ thống như lỗi lập trình, lỗi thiết kế,
Bước 6: Chuyển giao, đào tạo, bảo hành:
Sau khi kiểm thử hệ thống sẽ được chuyển giao các kết quả cho hệ thốngthông tin kế toán
Sau đó thành phẩm được chuyển cho khác hàng tiến hành đào tạo sử dụng, vậnhành hệ thống, đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ hoạt động đúng nguyên tắc
Trong thời gian sử dụng, sản phẩm dịch vụ sẽ được theo dõi, xử lý mọi yêucầu bảo hành, bảo trì phát sinh, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống
1.1.4.Các công cụ để xây dựng một phần mềm kế toán trong Doanh Nghiệp
1.1.4.1.Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (CSDL)
a Khái niệm CSDLMột CSDL là tập hợp các dữ liệu có liên quan đến nhau chứa thông tin vềmột tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp để đáp ứng nhu cầukhai thác thông tin của nhiều người sử dụng với mục đích khác nhau
Một cơ sở dữ liệu thỏa mãn hai tính chất đó là: tính độc lập dữ liệu, tính chiasẻ dữ liệu
b Khái niệm hệ quản trị CSDL
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là một hệ thống phần mềm cho phép tạo lập cơ sở
dữ liệu và điều khiển mọi truy nhập đối với cơ sở dữ liệu đó
Trang 24Các thao tác truy nhập chủ yếu:
Tìm kiếm dữ liệu theo chỉ tiêu nào đó
Bổ sung dữ liệu vào cơ sở dữ liệu
Loại bỏ dữ liệu ra khỏi cơ sở dữ liệu
Sửa chữa dữ liệu trong cơ sở dữ liệu
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có phương pháp, công cụ dể lưu trữ, tìm kiếm,sửa đổi và chuyển đổi các dữ liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có giao diện nguời sửdụng cho phép nguời dùng liên hệ với nó Thông qua các lệnh của ngôn ngữngười/máy mà nó liên hệ với bộ nhớ ngoài Còn người sử dụng dùng ngôn ngữ hỏi
cơ sở dữ liệu để khai thác các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu
c Một số hệ quản trị CSDL thường dùng Hiện nay những hệ quản trị CSDL đang được dùng nhiều là: Microsoft Acess,SQL Server, Foxpro, Oracle…
Hệ quản trị CSDL Microsoft Acess:
- Kích thước dữ liệu càng lớn, độ ổn định càng giảm
- Không hỗ trợ truy cập từ xa qua mạng
Hệ quản trị CSDL Oracle:
Ưu điểm:
- Đối với doanh nghiệp: Oracle thực sự là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu tuyệtvời vì có tính bảo mật cao, tính an toàn của dữ liệu cao, dễ dàng bảo trì nâng cấp, cơ
Trang 25- Đối với người phát triển: Oracle dễ triển khai và nâng cấp phiên bản mới.
Nhược điểm:
- Giá đầu tư cao: cần máy cấu hình mạnh, thiết lập khó
- Độ phức tạp cao, yêu cầu người giỏi về Công nghệ thông tin mới có thể quảntrị
Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Sever:
Ưu điểm:
- Cơ sở dữ liệu cao, tốc độ ổn định
- Dễ sử dụng, theo dõi
- Cung cấp hệ thống các hàm tiện ích mạnh
Nhược điểm: Chỉ thích hợp trên các hệ điều hành Windows
Sử dụng : Với các CSDL loại vừa và nhỏ, còn với các CSDL lớn, có yêu cầunghiêm ngặt về tính liên tục thì chưa đáp ứng được mà cần có giải pháp tổng thể về
- Dễ tách ứng dụng thành nhiều mô-đun nên khá dễ dàng trong việc nângcấp, sửa đổi
Nhược điểm:
- Tuy nhiên, Visual Foxpro cũng có những hạn chế như bảo mật kém, không
an toàn và không thuận tiện khi chạy trên môi trường mạng Visual Foxpro versiontrước 9 sẽ không hỗ trợ trực tiếp mã Unicode, VFP9 có hỗ trợ trực tiếp mã Unicodetùy theo cài đặt trên Windows
Trang 261.1.4.2 Ngôn ngữ lập trình
a Khái niệm: ngôn ngữ lập trình là một tập con của ngôn ngữ máy tính Đây
là một dạng ngôn ngữ được chuẩn hóa được dùng đẻ miêu tả những quá trình, ngữcảnh một cách chi tiết
c Các ngôn ngữ lập trình thường dùng:
Ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc: cho phép diễn tả một thuật giải dễ dàngcũng như áp dụng thuật toán “chia để trị” giúp tránh lỗi khi viết các chương trìnhlơn, phức tạp Phương pháp này rất phổ biến và vẫn áp dụng nhiều trong hiện tại
từ các bảng cơ sở dữ liệu và được hiển thị ra máy in hoặc màn hình, tuỳ theo yêucầu của người sử dụng
Công cụ tạo báo cáo là các công cụ được xây dựng sẵn trong quá trình thiết kếphần mềm Các phần mềm kế toán hiện nay bắt buộc phải xây dựng các công cụ tạobáo cáo vì tất cả các mẫu báo cáo in ra và có hiệu lực phải tuân theo mẫu quy địnhcủa Bộ Tài Chính
Trang 27b Đặc điểmThông qua các giao diện được hỗ trợ sẵn trong hệ thống giúp người quản lý
dễ dàng in ấn các báo cáo cần thiết ra giấy
Báo cáo được cấu tạo bao gồm nhiều dòng, nhiều cột nhưng do khổ giấy in
có giới hạn nên các báo cáo thường được thiết kế gồm ít cột và nhiều dòng
c Một số công cụ tạo báo cáo
Tích hơp sẵn trong phần mềm
Crystal report là công cụ tạo báo cáo được sử dụng nhiều nhất hiện nay nócho phép:
- Nhận và định dạng dữ liệu từ CSDL
- Thiết kế báo cáo trực quan
- Chuyển dữ liệu thô sang đồ thị, biểu đồ…
- Người dùng có thể ấn định thông số giới hạn dữ liệu đưa vào báo cáo , làmnổi bật những thông tin phù hợp với tiêu chuẩn đề ra mà không làm ảnh hưởng đến
Chính vì vậy, trong từng bài toán quản lý ở từng doanh nghiệp cụ thể phải biếtlựa chọn hệ quản trị CSDL phù hợp để tối ưu hóa ưu điểm, hạn chế nhược điểmnhằm đáp ứng các nguyên tắc kế toán nói riêng và các yêu cầu quản lý nói chung
Trang 281.2.1 Khái niệm, nhiệm vụ của kế toán vật tư
Khái niệm
Kế toán là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tài sản
và sự vận động của tài sản (hay là toàn bộ thông tin về tài sản và các hoạt động kinh
tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho việc racác quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trongdoanh nghiệp
Các loại vật tư trong doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn dữ trữ cho quátrình sản xuất kinh doanh bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thaythế, công cụ, dụng cụ…
Doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua, dự trữ đầy đủ, kịp thời các loại vật tư
cả về số lượng, chất lượng và kết cấu nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinhdoanh được tiến hành bình thường
Nhiệm vụ của kế toán vật tư
Phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật
tư về giá trị và hiện vật; tính toán chính xác giá gốc của từng loại, từng thứ vật tưnhập, xuất tồn kho; đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin phục vụ cho yêucầu quản lý vật tư của doanh nghiệp
Kiểm tra giám sát tình hình thực tế kế hoạch mua, dự trữ, sử dụng từng loạivật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Từ những nhiệm vụ trên, để hoàn thành kế toán cần làm tốt những nội dungnhư sau:
Tổ chức tốt hệ thống ghi chép ban đầu và trình tự luân chuyển chứng từ
Báo cáo kịp thời tình hình nhập - xuất - tồn vật tư, tình hình mua sắm và sửdụng vật tư trong doanh nghiệp
Tổ chức tốt hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán phù hợpvới đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị
1.2.2 Phân Loại và đánh giá vật tư
1.2.2.1 Phân loại vật tư.
Trang 29Phân loại vật tư là việc sắp xấp các loại vật tư thành từng nhóm từng loại vàtừng thứ vật tư theo những tiêu thức nhất định phục vụ cho yêu cầu quản lý Mỗidoanh nghiệp hay loại hình doanh nghiệp, do tính đặc thù trong sản xuất kinh doanhnên sử dụng các loại vật tư cũng khác nhau cả về tỷ trọng cũng như danh điểm từngloại Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại vật tư đượcchia thành nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ.
*Nguyên liệu vật liệu:
Nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động muangoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Căn cứ vào yêu cầu quản lý, nguyên liệu vật liệu bao gồm: Nguyên liệu, vậtliệu chính; vật liệu phụ; nhiên liệu; phụ tùng thay thế; vật liệu và thiết bị xây dựng
cơ bản; các loại vật liệu khác
- Nguyên liệu, vật liệu chính: Đặc điểm chủ yếu của nguyên liệu, vật liệu
chính là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu thành nên thực thểsản phẩm; toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển giá trị sản phẩm mới
- Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu được sử dụng trong sản xuất để tăng chất
lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất,bao gói sản phẩm…Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm
- Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình
sản xuất kinh doanh, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, công tácquản lý…Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn hoặc thể khí
- Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết
bị, phương tiện vẫn tải, công cụ, dụng cụ…
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật tư được sử dụng cho công
việc xây dựng cơ bản Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm thiết bị cần lắp vàthiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trìnhxây dựng cơ bản
Trang 30- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên Các loại
vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi dothanh lý TSCĐ
Căn cứ vào nguồn gốc:
- Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài;
- Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công.
Căn cứ vào mục đích sử dụng:
- Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh;
- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lý;
- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho các mục đích khác.
*Công cụ dụng cụ:
Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn của TSCĐ
về giá trị và thời gian sử dụng Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, những tư liệulao động sau đây không phân biệt giá trị và thời gian sử dụng vẫn được hạch toán làcông cụ, dụng cụ:
Các đà, giá, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho công tácxây lắp
Các loại bao bì bán kèm hàng hóa có tính giá riêng và có trừ dần giá trị trongquá trình dự trữ bảo quản:
- Dụng cụ đồ nghề bằng thủy tinh, sành sứ;
- Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng;
- Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc
Công cụ, dụng cụ cũng có nhiều tiêu chuẩn phân loại Mỗi tiêu chuẩn phânloại có tác dụng riêng trong quản lý
Căn cứ vào tiêu thức phân bổ
Loại phân bổ 1 lần (100% giá trị)
Loại phần bổ nhiều lần
Căn cứ vào nội dung công cụ, dụng cụ được chia thành:
Trang 31Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong XDCB, dụng cụ gá lắp chuyêndùng cho sản xuất, vận chuyển hàng hóa.
Dụng cụ, đồ dùng bằng thủy tinh, sành sứ
Quần áo bảo hộ lao động
Công cụ, dụng cụ khác
Căn cứ vào yêu cầu quản lý công việc ghi chép kế toán, công cụ, dụng cụđược chia thành:
Công cụ, dụng cụ
Bao bì luân chuyển
Đồ dùng cho thuê
Căn cứ vào mục đích sử dụng, công cụ, dụng cụ được chia thành:
Công cụ, dụng cụ dùng cho SXKD
Công cụ, dụng cụ dùng cho quản lý
Công cụ, dụng cụ dùng cho các mục đích khác
1.2.2.2.Đánh giá vật tư.
*Nguyên tắc đánh giá vật tư:
Các loại vật tư thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp, do đó về nguyên tắcđánh giá vật tư cũng phải tuân thủ nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho Theo Chuẩnmực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” hàng tồn kho của doanh nghiệp đượcđánh giá theo nguyên tắc giá gốc (trị giá vốn thực tế) Trong trường hợp giá trịthuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thểthực hiện được Đây chính là nội dung của tắc nguyên thận trọng Thực hiện nguyêntắc này, DN phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu
Giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư là giá ước tính của vật tư trongkỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ đi chi phí ước tính để hoàn chỉnh sản phẩm
và chi phí ước tính phục vụ cho việc tiêu thụ sản phẩm
Giá gốc vật tư được xác dịnh cụ thể cho từng loại bao gồm: chi phí mua, chiphí chế biến và các chi phí khác có liên quan đến việc sở hữu các loại vật tư đó
Trang 32Để phản ánh chính xác giá trị của nguyên vật liệu và để có thể so sánh đượcgiữa các kì hạch toán, việc đánh giá nguyên vật liệu cần tuân theo nguyên tắc nhấtquán, nghĩa là DN đã chọn phương pháp kế toán nào thì phải áp dụng phương pháp
đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán DN có thể thay đổi phương pháp kế toán
đã chọn, nhưng phải đảm bảo phương pháp kế toán thay thế cho phép trình bàythông tin kế toán một cách trung thực, hợp lí hơn; đồng thời phải giải thích được sựthay đổi đó (nguyên tắc thời điểm)
*Cách đánh giá vật tư:
Đánh giá theo trị giá vốn thực tế
- Đối với mua ngoài:
Nếu nguyên vật liệu mua vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc đối tượngnộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ :
Trị giá thực tế nhập kho = Giá mua thực tế( không bao gồm VAT) + Cáckhoản thuế không được hoàn lại + Chi phí phát sinh trực tiếp – Các khoảntriết khấu
Nếu nguyên vật liệu mua để dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộcđối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp:
Trị giá thực tế nhập kho = Giá mua thực tế( bao gồm VAT) + Các khoảnthuế không được hoàn lại + Chi phí phát sinh trực tiếp – Các khoản triếtkhấu
Trong đó:
Giá mua thực tế: Giá ghi trên hoá đơn
Các khoản thuế không được hoàn lại: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặcbiệt (nếu có) và thuế giá trị gia tăng trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế giá trịgia tăng theo phương pháp trực tiếp
Chi phí trực tiếp phát sinh: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phânloại, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền bồi thường…
Trang 33 Các khoản triết khấu thương mại, giảm giá hàng bán: Do mua khối lượnglớn, hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất.
- Đối với vật tư thuê ngoài gia công:
Giá nhập kho = giá của nguyên vật liệu xuất kho đem gia công + số tiền trảthuê gia công + chi phí phát sinh khi tiếp nhận
- Đối với vật tư tự chế biến: Trị giá thực tế bao gồm giá thực tế của vật tưxuất chế biến + chi phí chế biến
- Đối với vật tư nhập kho do nhận vốn góp liên doanh, trị giá vốn thực tế làgiá trị hợp lí cộng các chi phí phát sinh sau khi được các bên tham gia liên doanh,góp vốn chấp nhận
- Đối với vật tư nhập kho do được cấp: Trị giá vốn thực tế của nguyên vậtliệu là giá trị ghi trên biên bản giao nhận cộng các chi phí phát sinh sau khi giaonhận
Đánh giá theo hạch toán:
Giá hạch toán của nguyên vật liệu là giá do doanh nghiệp tự quy định và được
sử dụng thống nhất trong một thời gian dài Hàng ngày kế toán chi tiết vật tư sửdụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết vật liệu nhập, xuất Cuối kì kế toán tính ra trịgiá vốn thực tế của vật tư xuất kho theo hệ số:
Sau đó, tính giá trị của vật tư xuất trong kỳ theo công thức:
Trị giá thực tế của vật tư xuất trong kỳ = trị giá hạch toán của vật tư xuất của
vật tư luân chuyển trong kỳ * hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán trong
kỳ
*Phương pháp tính trị giá vật tư xuất kho.
Hệ số giá (H)
Trị giá hạch toán NVL tồn đầu kì
Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kì
Trị giá thực tế NVL nhập kho trong kì
Trị giá hạch toán NVL nhập kho trong kì
=
+
+
Trang 34Theo Chuẩn mực kế toán số 02- Hàng tồn kho, tính trị giá vật tư xuất khođược thực hiện theo các phương pháp cơ bản sau đây:
1 Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này, doanh
nghiệp phải quản lý vật tư theo từng lô hàng Khi xuất lô hàng nào thì lấy giá trịthực tế của lô hàng đó
2 Phương pháp bình quân gia quyền tại thời điểm xuất kho hoặc cuối kỳ:
Theo phương pháp này, kế toán phải tính đơn giá bình quân gia quyền tại thời điểmxuất kho hoặc thời điểm cuối kỳ, sau đó lấy số lượng vật tư xuất kho nhân với đơngiá bình quân đã tính
3 Phương pháp nhập trước xuất trước: Theo phương pháp này, giả thiết số
vật tư nào nhập trước thì xuất trước và lấy giá thực tế của lần đó là giá của vật tưxuất kho Do đó vật tư tồn cuối kỳ được tính toán theo đơn giá của những lần nhậpkho sau cùng
4 Phương pháp nhập sau xuất trước: Theo phương pháp này, giả thiết số
vật tư nào nhập sau thì xuất trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập Do đó, trịgiá vật tư cuối kỳ tính theo đơn giá của những lần nhập đầu tiên
Việc áp dụng phương pháp nào để tính trị giá vật tư xuất kho là do doanhnghiệp tự quyết định Song, cần phải đảm bảo sự nhất quán trong niên độ kế toán vàphải thuyết minh trong Báo cáo tài chính
Đơn giá bình quân gia quyền ==
+
Số lượng vật tư tồn đầu kỳ
Trị giá thực tế của vật
tư tồn đầu kỳ Trị giá thực tế của vật tư nhập trong kỳ
Số lượng nhập kho trong
kỳ
+
*Trị giá thực tế của vật
tư xuất kho = Số lượng vật tư xuất kho Đơn giá bình quân
Trang 351.2.3 Nguyên tắc hạch toán kế toán vật tư
*Các doanh nghiệp hiền nay thường sử dụng ba phương pháp chủ yếu để kế toán chi tiết vật tư :
Phương pháp mở thẻ song song: Áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp
dùng giá mua thực tế để ghi chép kế toán vật tư tồn kho Tại phòng kế toán, mở thẻ
chi tiết cho từng loại theo từng địa điểm bảo quản vật tư để ghi chép số hiện có và
sự biến động của từng loại vật tư trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất hàng ngày Tạikho, thủ kho cũng mở thẻ kho, thẻ chi tiết cho từng loại, từng thứ vật tư giốngphòng kế toán để ghi chép nghiệp vụ, phản ánh số hiện có và sự biến động của từngthứ vật tư trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất vật tư Cuối tháng, đối chiếu số liệuhạch toán chi tiết ở phòng kế toán với số liệu hạch toán nghiệp vụ ở kho Sau đó, kếtoán lập bảng chi tiết số phát sinh của TK 152, 153
Phương pháp số dư: Phương pháp này còn được gọi là phương pháp nghiệp
vụ - kế toán Nội dung của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ kế toán chi tiếtvật tư tồn kho với hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản Phương pháp số dư được ápdụng cho những doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật tư tồnkho
Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển: Tại kho, thủ kho ghi thẻ kho
theo dõi tình hình hiện có và sự biến động của từng thứ vật tư theo chỉ tiêu số lượng
và giá trị Tại phòng kế toán, căn cứ chứng từ nhập (xuất) để lập bảng kê nhập(xuất) hoặc tổng hợp để ghi lên sổ đối chiếu luân chuyển vào cuối kỳ theo từng thứ
cả số lượng và giá trị
1.2.4 Kế toán tổng hợp vật tư
*Kế toán tổng hợp vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên:
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghichép một cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn khocủa nguyên liệu, vật liệu trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho
Tài khoản sử dụng
Trang 36- TK 151 – Hàng mua đang đi đường Phản ánh trị giá vật tư, hàng hóa doanhnghiệp đã mua, đã thanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhậpkho và số hàng đang đi đường cuối tháng trước.
- TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này phản ánh các giá trị hiện có
cà tình hình biến động của nguyên vật liệu theo giá gốc
- TK 153 – Công cụ, dụng cụ Tài khoản này phản ánh giá trị và tình hình biếnđộng của công cụ, dụng cụ trong kỳ theo giá gốc
Phương pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu
a, Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập vật tư:
- Khi mua vật tư, căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, kếtoán căn cứ vào phiếu nhập kho, ghi:
Đối với vật tư mua ngoài dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụthuộc diện chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật liệu ( giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ ( tiền thuế GTGT đầu vào)
Có TK 111, 112, 141, 331… ( tổng giá thanh toán)
Đối với vật tư mua ngoài dùng để SXKD hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGTtính theo phương pháp trực tiếo hoặc không thuộc diện chịu thuế GTGT hoặc dùngcho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án, kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu ( tổng giá thanh toán)
Có TK 111, 112, 141, 331…( Tổng giá thanh toán)
- Trường hợp vật tư đã về, đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn, kế toán đốichiếu với hợp đồng, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho theo số thực nhận vàgiá tạm tính để ghi sổ kế toán Nợ TK 152/ Có TK 331 Khi hóa đơn về sẽ điềuchỉnh theo giá thực tế
Căn cứ hóa đơn, nếu nộp thuế GTGT khấu trừ, ghi nhận thuế:
Nợ TK 133
Có TK 331…
Trang 37So sánh với giá vốn thực tế theo hóa đơn với giá tạm tính đã tạm ghi trước đây
để điều chỉnh theo giá thực tế…
- Trường hợp DN đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng vật tư chưa về nhậpkho thì kế toán lưu hóa đơn vào tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”
Nếu trong tháng vật tư về, tiến hành kiểm nhận, lập phiếu nhập kho và ghivào TK 152
Nếu cuối tháng vật tư vẫn chưa về nhưng DN đã trả tiền hoặc chấp nhận trảtiền, kế toán ghi
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111,112,331
Sang tháng sau, khi vật tư về nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152 – Nguyên liệu và vật li
Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường
- Khi mua vật tư, nếu thanh toán sớm tiền hàng theo quy định của hợp đồng thìsẽ được bên bán dành cho một khoản tiền chiết khấu thanh toán hoặc nếu vật tư kémchất lượng có thể được giảm giá, kế toán ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán
Nợ TK 111, 112, …
Có TK 711 – Thu nhập khác
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
- Trường hợp vật tư nhập khẩu, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theogiá nhập khẩu và tính thuế GTGT phải nộp cho NSNN
Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152, 153
Có TK 331
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước
Tính thuế GTGT phải nộp, ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Trang 38Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước.
- Đối với vật tư nhập khẩu dùng cho SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuếGTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế , hoặcdùng vào hoạt động phúc lợi, dự án, kế toán ghi:
Nợ TK 152,153
Có TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước ( 3333,3331)
- Các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua vật tư được tính vào giá vật
tư, kế toán ghi:
b) Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến xuất vật tư
- Khi vật tư xuất ra sử dụng cho SXKDĐối với nguyên vật liệu, căn cứ phiếu xuất kho, kế toán ghi:
Có TK 152 – nguyên liệu và vật liệu
- Vật tư thiếu trong kiểm kê, chưa rõ nguyên nhân, căn cứ vào biên bản kiểm
kê, kế toán ghi:
Nợ TK 138 - Phải thu khác
Trang 40Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ
Hình 1.1: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ kế toán vật tư.
* Kế toán tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không tổ chức ghi chépmột cách thường xuyên, liên tục các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và tồn kho củanguyên liệu, vật liệu trên các tài khoản hàng tồn kho Các tài khoản này phản ánh trịgiá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ
a, Tài khoản kế toán sử dụng
