Những bức tường trong phối hợp công việc Một nhân viên trẻ đầy nhiệt huyết được giao nhiệm vụ tìm cách cải tiến dòng công việc chưa hợp lý lắm tại doanh nghiệp.. Trước hết là xây dựng mộ
Trang 1Những bức tường trong phối hợp công việc
Một nhân viên trẻ đầy nhiệt huyết được giao nhiệm vụ tìm cách cải tiến dòng công việc chưa hợp lý lắm tại doanh nghiệp Để thực hiện bài toán được giao rất ngắn gọn như vậy, anh ta bắt đầu bắt tay vào việc theo cách anh tự thiết
kế
Trước hết là xây dựng một bản câu hỏi để sau khi thu thập các câu trả lời từ các phòng ban sẽ phát hiện ra hướng cải tiến dòng công việc hiện hữu Anh ta
hy vọng sẽ biết được những quan điểm khác nhau của các phòng ban về dòng công việc đang tồn tại
Theo quan điểm của người nhân viên đó thì nên bỏ đi các bức tường ngăn cách các khu vực làm việc để tạo ra một không gian làm việc rộng mở hơn, làm nền cho dòng công việc sẽ được cải tiến trong tương lai
Anh ta nghĩ rằng việc bố trí thiết bị, máy móc trong không gian mới sẽ làm cho dòng công việc không bị ngăn cách bởi các bức tường như bấy lâu nay
Đó chính là điểm khác biệt mà anh muốn dùng các câu hỏi của mình để thu thập ý kiến từ những người khác
Anh ta đã dành nhiều thời gian để vẽ lại mặt bằng ở đúng nơi định đề xuất dòng công việc mới Mặt bằng được vẽ đúng tỷ lệ, nhưng các bức tường ngăn cách không được vẽ ra vì anh muốn nhấn mạnh ý tưởng của mình
Trang 2Cuối cùng, bản câu hỏi kèm bản vẽ mặt bằng mới đó được gửi đến mọi
phòng ban để lấy ý kiến Khi nhận về các phản hồi, chưa nói đến những ý kiến cụ thể của các phòng ban, điều đáng chú ý là trong bản vẽ mặt bằng mới, phần lớn các phòng ban đã vẽ thêm vào đó các bức tường ở đúng các vị trí
cũ
Hóa ra, các bức tường không chỉ tồn tại nơi chúng đang có, mà còn tồn tại trong suy nghĩ của rất nhiều người Điều nan giải đối với anh ta là nên bắt đầu phá bỏ những bức tường nào trước
Có vẻ như tồn tại song song hai thế giới trong môi trường làm việc của người nhân viên trong câu chuyện trên, một là những bức tường thật ngăn cách không gian làm việc, một là những bức tường trong tư duy của đội ngũ nhân viên làm việc trong môi trường đó
Cho rằng những bức tường xây bằng gạch là “hình” và những bức tường trong tư duy các nhân viên là “ảnh” thì anh nhân viên nọ phải nghĩ đến biện pháp không chỉ phá bỏ “hình”, mà còn phải xóa đi cả “ảnh” nếu muốn thực
sự cải tiến dòng công việc trong công ty
Câu chuyện kể này không có đoạn kết, nhưng có thể hình dung ra một đoạn kết như sau: Anh nhân viên sau khi xử lý các ý kiến phản hồi của các đồng nghiệp đã đứng ra trình bày những nhược điểm của dòng công việc hiện hữu trước các phòng ban để mọi người cùng nhận ra những cách trở do cả “hình”
Trang 3và “ảnh” gây ra
Đến khi hầu hết mọi người nhận ra nhu cầu cần đổi mới dòng công việc theo hướng gỡ bỏ các cách trở thì anh ta mới nêu ra phương án mới của mình, ở
đó những bức tường xây bằng gạch tất nhiên được gỡ bỏ
Kết quả là dòng công việc mới được đa số chấp nhận và phát huy tác dụng ngay sau khi được triển khai
Có điều, việc gỡ bỏ các bức tường xây bằng gạch được mọi người xem như là
hệ quả đương nhiên của việc cải tiến dòng công việc
Tại doanh nghiệp không phải chỉ có dòng công việc cần được cải tiến, mà còn nhiều công việc khác cũng tương tự, nghĩa là khi cần đổi mới thì cũng phải được tiến hành giống như cách làm nêu trên
Những bức tường trong tư duy con người mới là cách trở lớn đối với sự hợp tác liên phòng ban, do vậy nếu chỉ gỡ bỏ các bức tường xây bằng gạch thì công việc chỉ được hoàn thành có một nửa, nửa còn lại nếu
không được xử lý rốt ráo thì hiệu quả của cố gắng đổi mới chẳng được là bao
Tất nhiên, không nhất thiết ai cũng chấp nhận đoạn kết như thế Tùy theo tình huống mà chúng ta sẽ nghiệm ra một đoạn kết khác cho câu chuyện kể trên,
Trang 4vì bối cảnh công việc vốn rất đa dạng và khả năng chọn lựa giải pháp cũng rất đa dạng