Nhưng dù thế nào, bạn vẫn sẽ cần mở tệp đính kèm và mất thời gian khởi chạy ứng dụng hay công cụ hỗ trợ.. Outlook còn có một tính năng phụ cho phép người dùng “xem trước” tệp tin đính kè
Trang 1Xem nhanh tệp tin đính
kèm trong Outlook
Trang 2Quản Trị Mạng - Thư điện tử (email) thường gắn liền với tệp đính kèm và đôi khi, việc tải về một tệp đính kèm có thể tốn nhiều thời gian. Nếu bạn đang sử dụng một ứng dụng mail như
MS Outlook thì bạn có thể tránh được công việc này Nhưng dù thế nào, bạn vẫn sẽ cần mở tệp đính kèm và mất thời gian khởi chạy ứng dụng hay công cụ hỗ trợ
Outlook còn có một tính năng phụ cho phép người dùng “xem trước” tệp tin đính kèm Bài viết sẽ hướng dẫn người dùng cách kích hoạt và sử dụng tính năng phụ này
Bước đầu tiên và rất quan trọng là hãy bật khung Reading nếu chưa xuất hiện trên Outlook Khung này sẽ chứa đường dẫn xem trước tệp tin đính kèm về sau
Trang 3Vào View -> Reading Pane và chọn vị trí đặt khung Có ba lựa
chọn: Phía bên phải (Right), phía dưới (Bottom) và tắt khung (Off) Tất nhiên ta sẽ không chọn tắt khung
Trang 4Tiếp theo, hãy bật tính năng xem trước tệp tin đính kèm Tuy vậy, thường thì tính năng đã được bật mặc định Muốn kiểm tra,
vào Tools -> Trust Center Ở hộp thoại Trust Center, kích
vào Attachment handling
Trang 5Bỏ đánh dấu Turn off Attachment Preview Nếu không muốn xem trước một loại tệp chỉ định nào đó, kích vàoAttachment and
Document Previewers và bỏ đánh dấu những loại tệp không cần
đến
Khi kích vào một thư điện tử có tệp đính kèm, người dùng sẽ thấy tệp đó ở đầu email, trong khung Reading Kích vào tên tệp xem
trước Kích vào Message để quay lại tin nhắn mail
Trang 6Khi thực hiện việc này lần đầu, một bản tin cảnh báo sẽ xuất hiện
Kích vào Preview file để xem nội dung tệp tin tại đây Người dùng có thể bỏ đánh dấu hộp Always warn before previewing
this type of file để tránh bản tin cảnh báo này xuất hiện trong
tương lai
Đây là ví dụ về một tệp tin excel được xem trước
Trang 7Lưu ý: Để xem file Office, người dùng phải có các công cụ
Office được cài trên máy Ví dụ như, nếu tệp tin đính kèm là một file Word thì người dùng sẽ phải cài MS Word Điều này đồng nghĩa với việc phải có một tiện ích bổ sung (add-in) xem trước được tích hợp vào Outlook để xem loại tệp đó Nếu không có
Trang 8công cụ hỗ trợ, một thông báo lỗi sẽ xuất hiện
Ở hình trên, người dùng chỉ cần cài Adobe Reader làm phần mềm đọc PDF mặc định để Outlook tự cấu hình cho phép xem trước các file PDF đính kèm
Nếu không có công cụ hay phần mềm hỗ trợ đọc tệp tin đính kèm, hãy tìm kiếm trên Internet công cụ tương thích với tệp tin vài cài đặt vào máy tính Chương trình Outlook sẽ tự động bổ sung tiện ích để đọc được tệp đó
Đây là tất cả những bước phải làm để xem trước nội dung tệp tin đính kèm mà không phải tải về máy hay mất thời gian khởi chạy ứng dụng tương thích Chúc các bạn thành công!
