Bài viết Bàn luận về tác động của công nghệ thông tin đến quy mô hoạt động và quyền ra quyết định trong doanh nghiệp nghiên cứu hệ thống thông tin ở góc độ kinh tế học thông qua việc đưa ra các lý thuyết để đánh giá tác động của công nghệ thông tin đến hai thuộc tính của doanh nghiệp là: Quy mô doanh nghiệp và cách thức phân bổ quyền ra quyết định của các nhà lãnh đạo trong công ty.
Trang 110 Đinh Thị Mỹ Hạnh, Lê Hà Như Thảo
BÀN LUẬN VỀ TÁC ĐỘNG CỦA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ĐẾN
QUY MÔ HOẠT ĐỘNG VÀ QUYỀN RA QUYẾT ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP
DISCUSSION ON THE IMPACT OF INFORMATION TECHNOLOGY ON THE FIRM SIZE
AND DECISION MAKING AUTHORITY IN ENTERPRISES
Đinh Thị Mỹ Hạnh, Lê Hà Như Thảo
Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin, Đại học Đà Nẵng; Email: lehanhuthao88@gmail.com
Tóm tắt - Sự bùng nổ của công nghệ thông tin và những lợi ích
mà nó mang lại cho đời sống nói chung và hoạt động kinh doanh
nói riêng đã không còn là đề tài xa lạ Tuy nhiên, nghiên cứu về
công nghệ thông tin cũng như về ảnh hưởng của nó đến hoạt động
kinh doanh dưới góc độ các lý thuyết kinh tế vẫn chưa dồi dào Bài
báo nghiên cứu hệ thống thông tin ở góc độ kinh tế học thông qua
việc đưa ra các lý thuyết để đánh giá tác động của công nghệ thông
tin đến hai thuộc tính của doanh nghiệp là: quy mô doanh nghiệp
và cách thức phân bổ quyền ra quyết định của các nhà lãnh đạo
trong công ty Qua đó đưa ra nhận xét về vai trò của việc ứng dụng
công nghệ thông tin trong hoạt động kinh doanh của tổ chức
Abstract - The explosion of information technology and the
benefits that it brings to life in general and business operations in particular has been no longer a new subject However, there havenot been many studies of information technology and its impact on the economic activities This paper studies information systems from the point of view of economics by applying theories
to analyze the influence of information technology on two attributes
of companies including firm size and allocation of decision making authority of enterprise leaders Thereby the author makes comments about the role of information technology applications in the business activities of enterprises
Từ khóa - công nghệ thông tin; lý thuyết đại diện; lý thuyết chi phí
giao dịch kinh tế; quy mô doanh nghiệp, quyền ra quyết định Key words - information technology; agency theory; transaction cost theory; firm size; decision making authority
1 Đặt vấn đề
Sử dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động
của doanh nghiệp (DN) đang ngày càng gia tăng nhanh
chóng Việc sử dụng CNTT đã thực sự trở thành một cuộc
cách mạng mà trong đó hoạt động của doanh nghiệp thay đổi
từ quy trình sản xuất cho đến hoạt động giao dịch và kinh
doanh Tuy vậy, sự tác động của CNTT đến hoạt động của
tổ chức đã được chứng minh rõ ràng bằng thực tiễn nhưng
vẫn thiếu những phân tích dưới góc nhìn về học thuật hay
các lý thuyết kinh tế Chính vì vậy, mục tiêu của bài báo này
là bàn luận vấn đề về sự ảnh hưởng của CNTT đến các đặc
điểm hoạt động của doanh nghiệp dưới góc độ kinh tế
Bài báo phân tích ảnh hưởng của CNTT đến hai thuộc
tính quan trọng của doanh nghiệp là quy mô hoạt động và
phân quyền ra quyết định trong công ty Việc phân tích dựa
trên cơ sở đánh giá vai trò của CNTT trong việc nâng cao
hiệu quả sử dụng chi phí nhằm xây dựng được quy mô tối
ưu cho một tổ chức; cũng như tác động của CNTT trong
việc giảm thiểu các khoản chi phí phát sinh trong tiến trình
ra quyết định ở doanh nghiệp
Để xác định những khoản chi phí liên quan đến việc tạo
lập một mô hình hoạt động hợp lý và tiến trình ra quyết
định của tổ chức, bài báo dựa trên hai cơ sở lý thuyết kinh
tế là Lý thuyết đại diện và Lý thuyết chi phí giao dịch kinh
tế để xây dựng cấu trúc chi phí của doanh nghiệp Trên nền
tảng đó, bài báo sẽ xác định ảnh hưởng của CNTT hiện đại
đến cấu trúc chi phí của một tổ chức, và từ quan điểm của
hai lý thuyết kể trên tìm ra cách thức mà những ảnh hưởng
của CNTT thay đổi hai thuộc tính này của doanh nghiệp
2 Cấu trúc chi phí của doanh nghiệp trong mối quan
hệ với sự phân quyền ra quyết định và quy mô hoạt
động của doanh nghiệp
Cấu trúc chi phí của doanh nghiệp được xây dựng trên
cơ sở hai lý thuyết kinh tế bao gồm Lý thuyết đại diện và Lý
thuyết chi phí giao dịch kinh tế Theo đó, chi phí phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp được chia thành hai loại
chính là: chi phí cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp và chi
phí cộng tác giữa doanh nghiệp và thị trường bên ngoài
Hình 1 Tóm tắt cấu trúc chi phí trong mối quan hệ
với quyền ra quyết định và quy mô theo Lý thuyết đại diện
và Lý thuyết giao dịch kinh tế
2.1 Chi phí cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp
Chi phí cộng tác trong nội bộ doanh nghiệp được xây dựng
dựa trên Lý thuyết đại diện được Jensen và các đồng nghiệp
xây dựng từ năm 1973 Theo lý thuyết này doanh nghiệp không được nhìn nhận là một tổ chức hoạt động với mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận mà tổ chức được hiểu là một mô hình bao gồm các quan hệ được xây dựng trên cơ sở tập hợp các hợp đồng của các đại diện - những nhân viên trong công ty [1] Do
Tổng chi phí
Chi phí cộng tác trong nội bộ
Chi phí cộng tác giữa DN
và thị trường
Chi phí đại diện
Chi phí thông tin
ra quyết định
Chi phí hoạt động
Chi phí hợp đồng
Lý thuyết đại diện Lý thuyết chi phí giao
dịch kinh tế
Quyền ra quyết định Quy mô hoạt động
Trang 2ISSN 1859-1531 - TẠP CHÍ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG, SỐ 12(85).2014, QUYỂN 2 11
đó, quyền ra quyết định trong tổ chức được phân phối cho các
đại diện trong tổ chức Điều này dẫn đến kết quả là các quyết
định đưa ra có thể không thống nhất với những mong đợi của
các cổ đông, nhà quản lý trong công ty; bởi vì thông thường
cá nhân các đại diện có những mục tiêu riêng và họ thích được
nhiều phần thưởng nhưng lại thể hiện ít nỗ lực cá nhân Những
bất đồng trong quyết định của các nhân viên và các cổ đông,
nhà quản lý trong doanh nghiệp sẽ tạo ra những khoản chi phí
trong hoạt động của tổ chức, tiêu biểu là chi phí đại diện và
chi phí thông tin ra quyết định (được tóm tắt ở Bảng 1)
Bảng 1 Các chi phí cộng tác nội bộ theo cấp bậc
Chi phí
cộng tác
nội bộ
Chi phí đại
diện
- Chi phí kiểm tra
- Chi phí liên kết
- Khoản lỗ
Chi phí
thông tin
ra quyết
định
- Chi phí truyền thông
- Chi phí sai lệch truyền thông
- Chi phí cơ hội
2.1.1 Chi phí đại diện
Chi phí đại diện phát sinh do sự bất đồng xảy ra giữa
những người đại diện (nhân viên công ty) và chủ sở hữu,
cổ đông, người quản lý trong công ty
Chi phí đại diện là tổng hợp của ba loại chi phí:
- Chi phí kiểm tra: thường là những chi phí phát sinh
phục vụ cho việc kiểm tra hoạt động của các nhân viên,
đảm bảo rằng họ luôn nỗ lực làm việc vì mục tiêu chung
của tổ chức
- Chi phí liên kết: chi phí để truyền đạt thông tin giữa
các nhân viên trong công ty, giữa nhân viên và các nhà
quản trị
- Các khoản lỗ: vì hoạt động của công ty phụ thuộc nhiều
vào các đại diện nên đôi khi không thật sự hiệu quả, vì thế
gây ra những khoản lỗ không mong muốn cho doanh nghiệp
2.1.2 Chi phí thông tin ra quyết định
Khi quyền ra quyết định được tập trung ở những nhà
quản lý trong công ty, nhu cầu thông tin cần thiết phục vụ
cho quá trình ra quyết định sẽ làm phát sinh những khoản
chi phí như:
- Chi phí truyền thông, giao tiếp từ những nhân viên cấp
dưới đến các nhà quản trị cấp cao trong tổ chức;
- Chi phí do những sai lệch phát sinh trong quá trình
truyền thông;
- Chi phí cơ hội phát sinh do việc trì hoãn, chậm trễ
trong quá trình truyền thông
2.1.3 Quan hệ giữa chi phí đại diện và chi phí thông tin ra
quyết định
Quan hệ giữa chi phí đại diện và chi phí thông tin ra
quyết định được mô tả theo sơ đồ dưới đây Sơ đồ thể hiện
hệ thống tổ chức, trong đó những nhà quản trị cấp cao được
mô tả ở đỉnh kim tự tháp và những nhân viên được mô tả ở
đáy kim tự tháp
Dễ dàng nhận thấy rằng, những nhân viên ở đáy kim tự
tháp thường có khả năng và cơ hội cập nhật thông tin từ
những nhân viên trong công ty tốt hơn các nhà quản trị bên
trên Do đó, nếu công ty thực hiện cách thức ra quyết định
tập quyền (quyền quyết định tập trung ở các nhà quản trị
cấp cao), nhu cầu thu thập, xử lý và phổ biến thông tin trong
tổ chức từ dưới lên trên sẽ tăng cao Từ đó dẫn đến kết quả
là những khoản chi phí thông tin ra quyết định sẽ tăng lên
Hình 2 Sự phân quyền ra quyết định và chi phí hợp tác nội bộ
Mặt khác, nếu quyền ra quyết định được thực hiện theo cách phân quyền (phân chia quyền ra quyết định cho các nhân viên bên dưới), khả năng xảy ra bất đồng giữa các nhân viên và những nhà quản trị sẽ tăng cao vì mục tiêu của các nhân viên và các nhà quản trị thường không thống nhất với nhau Điều này tạo ra kết quả là chi phí đại diện trong công ty sẽ tăng lên
Như vậy, Jensen (2013) đã lưu ý rằng khi quyền ra quyết định được đẩy xuống dưới hệ thống tổ chức, chi phí thông tin ra quyết định sẽ giảm trong khi chi phí đại diện
lại tăng cao [4] Thế nên, quyền ra quyết định nên được lựa
chọn tại vị trí mà chi phí kết hợp (bao gồm chi phí đại diện
và chi phí thông tin ra quyết định) được tối thiểu hóa
2.2 Chi phí cộng tác giữa doanh nghiệp và thị trường bên ngoài doanh nghiệp
Chi phí cộng tác giữa doanh nghiệp và thị trường bên
ngoài được xây dựng trên cơ sở Lý thuyết chi phí giao dịch
kinh tế Trong khi Lý thuyết đại diện cung cấp những thông
tin hữu ích về chi phí trong nội bộ các tổ chức, nó không thể giải thích lý do tại sao, trong điều kiện nhất định, một công ty có thể là một hình thức hiệu quả hơn thị trường Lý thuyết chi phí giao dịch kinh tế thừa nhận rằng có những chi phí trong việc sử dụng một thị trường như là một cơ chế phối hợp và rằng công ty là một cơ chế thay thế tạo điều kiện cho việc tiết kiệm chi phí giao dịch thị trường [2]
Chi phí giao dịch kinh tế còn được gọi là chi phí cộng
tác giữa doanh nghiệp và thị trường bên ngoài Nó có nghĩa
là những khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc hợp tác của doanh nghiệp với các tổ chức, cá nhân bên ngoài doanh
nghiệp Chi phí này bao gồm chi phí hoạt động và chi phí
hợp đồng (được tóm tắt ở Bảng 2)
Bảng 2 Các chi phí giao dịch thị trường
Chi phí cộng tác giữa doanh nghiệp và thị trường
Chi phí hoạt động
- Chi phí nghiên cứu
- Chi phí vận chuyển
- Chi phí lưu trữ hàng tồn kho
- Chi phí giao tiếp
Chi phí hợp đồng
- Chi phí viết hợp đồng
- Chi phí thực hiện tiến trình hợp đồng
2.2.1 Chi phí hoạt động Chi phí hoạt động là chi phí liên quan đến quá trình thực hiện các giao dịch kinh tế với thị trường bên ngoài
như là tìm nguồn cung ứng bên ngoài của một nguyên liệu
Trang 312 Đinh Thị Mỹ Hạnh, Lê Hà Như Thảo đầu vào có thể kéo theo những chi phí phụ trội trong thu
thập thông tin thị trường, giao tiếp với các nhà cung cấp có
khoảng cách địa lý tách biệt, vận chuyển hàng hóa, và giữ
hàng tồn kho… Những khoản chi phí này sẽ không phát
sinh nếu các yếu tố này được cung cấp bởi chính nội bộ
doanh nghiệp
2.2.2 Chi phí hợp đồng
Chi phí hợp đồng là khoản chi phí phát sinh liên quan đến
việc viết các hợp đồng giao dịch và thực hiện hợp đồng đó
Ví dụ, một công ty có thể thuê một cá nhân thực hiện
phát triển phần mềm ở bên ngoài doanh nghiệp để cài đặt
và phát triển phần mềm Một hợp đồng được ký kết sẽ bao
gồm các điều khoản: mô tả chức năng, quy trình chấp nhận
kiểm thử, thời gian để tiến hành kiểm thử, sự bảo đảm bí
mật trong giao dịch, Mỗi mục yêu cầu giám sát bởi một
luật sư để giảm xác suất tranh cãi pháp lý trong tương lai
hoặc một sự mất mát trong giao dịch kinh tế này Điều này
dẫn đến phát sinh chi phí trong việc xử lý giao dịch và
không được thêm vào giá trị của phần mềm
3 Mô hình của một công ty: sự tổng hợp của các lý
thuyết kể trên
Thực tiễn đã cho thấy hoạt động của nhiều công ty trong
sản xuất hàng hóa và dịch vụ đang ngày càng mở rộng và
chuyên nghiệp hơn Trong đó, những công ty sở hữu những
quy trình xử lý bằng CNTT tiên tiến thì thường có quy mô
hoạt động rộng lớn hơn Lấy ngành hàng không làm một ví
dụ Với hệ thống đặt vé bằng mạng internet, hệ thống thông
tin này đã cho phép ngành hàng không cải thiện chiến lược
giá cả và nâng cao khả năng chuyên chở hành khách trên
các chuyến bay Hơn thế nữa, việc đầu tư vào hệ thống
thông tin là cố định nhưng lợi nhuận thu về sẽ cao hơn, dẫn
đến khả năng tái đầu tư được mở rộng Đầu tư càng nhiều
vào hệ thống thông tin càng thu được lợi nhuận cao hơn
Vòng xoay này sẽ được tiếp diễn cho các chu kỳ kinh doanh
tiếp theo Trường hợp của IBM cũng là một minh chứng
điển hình cho những hiệu quả của ứng dụng CNTT trong
hoạt động kinh doanh
Vấn đề đặt ra ở đây là công ty sẽ quyết định quy mô
hoạt động ở mức độ nào để đạt hiệu quả tối ưu nhất Mô
hình dưới đây sẽ đưa ra cách thức xác định được quy mô
hoạt động tối ưu để trang trải được các chi phí nội bộ và
chi phí cộng tác với thị trường Quy mô hoạt động được xét
theo 2 chiều: chiều dọc và chiều ngang
Chiều dọc thể hiện phạm vi của chuỗi giá trị mà công
ty sử dụng trong hệ thống hoạt động của nó Một công ty
phát triển quy mô theo chiều dọc có nghĩa là nó có thể tự
sản xuất những sản phẩm trung gian là đầu vào cho bước
tiếp theo trong quy trình sản xuất Ưu điểm của mở rộng
quy mô theo chiều dọc là giảm thiểu được chi phí giao dịch
với thị trường Tuy nhiên, khi đó các khoản chi phí cộng
tác trong nội bộ doanh nghiệp sẽ tăng lên Lập luận này
được mô tả trong sơ đồ bên dưới
Chiều ngang thể hiện quy mô được đo lường theo thị
phần mà công ty có được trên thị trường Như vậy, mở rộng
quy mô theo chiều ngang sẽ tương ứng với việc tăng phạm
vi hoạt động của công ty, cũng như phạm vi của dòng sản
phẩm, và phân khúc thị trường mà công ty đang chiếm giữ
Khi quy mô tăng theo chiều ngang, lợi ích kinh tế sẽ tăng dẫn đến chi phí giao dịch với thị trường bên ngoài cũng tăng theo
Hình 3 Mối quan hệ giữa quy mô doanh nghiệp
theo chiều dọc và các khoản chi phí Như vậy, quy mô hoạt động của công ty ở mức hiệu quả
tối ưu là cân bằng giữa các khoản chi phí mà công ty gánh chịu trong quá trình sản xuất kinh doanh (chi phí cộng tác nội bộ và chi phí giao dịch với bên ngoài) Điều quan trọng
là những chi phí nền tảng cơ bản có quan hệ mật thiết với
sự chiếm lĩnh CNTT và vì thế chịu ảnh hưởng bởi những tác động của CNTT
4 Tổ chức và sự ứng dụng CNTT trong tổ chức
Để phân tích tác động của các CNTT đến tổ chức, bài báo quan tâm đến vai trò của hệ thống thông tin trong một công ty, xác định những ảnh hưởng của CNTT đến cơ cấu chi phí của một công ty Từ quan điểm của lý thuyết đại diện và lý thuyết chi phí giao dịch kinh tế bàn luận về những tác động của CNTT đến các thuộc tính quyền ra quyết định và quy mô hoạt động của công ty
4.1 Vai trò của CNTT trong hoạt động của tổ chức
4.1.1 Hoạt động
CNTT có tác động trực tiếp đến năng suất sản xuất hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp Những phát minh trong các nhà máy tự động hóa, các công nghệ CAD/CAM (Computer aided design/ Computer Aided manufacturing), CIM (Computer integrated manufacturing) và kĩ thuật máy quét quang học… đã có những đóng góp cho việc nâng cao chất lượng và sản lượng sản xuất cũng như làm hạ chi phí nhân công và chi phí đại diện của các công ty [3] Ví dụ, những nhà sản xuất robot tự động ở Nhật Bản, nhà sản xuất thép ở Hàn Quốc, hay những hệ thống bán lẻ của Benetton
và Limited ở Mỹ đã ứng dụng CNTT trong hoạt động của
họ và có những bước tiến mạnh mẽ [8] Như vậy, CNTT
đã ảnh hưởng đến cơ cấu chi phí hoạt động của một công
ty trong hai cách khác nhau Đầu tiên, CNTT đã tăng cường
nền kinh tế của quy mô hoạt động bằng cách cho phép sản xuất hàng loạt trên quy mô chưa từng có và tạo điều kiện cho sự sẵn có của các nền kinh tế quy mô thông tin Thứ
hai, CNTT tạo ra tính linh hoạt cao nhằm giảm các khoản
chi phí sản xuất một cách đáng kể
4.1.2 Xử lý giao dịch
Ngày nay nhiều công ty phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống CNTT ở các hoạt động chức năng cơ bản Theo thống kê ở Mỹ, các ngân hàng thương mại, các tổ chức bảo
Trang 4ISSN 1859-1531 - TẠP CHÍ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG, SỐ 12(85).2014, QUYỂN 2 13 hiểm, hãng hàng không, công ty thẻ tín dụng… bỏ ra hơn
5% doanh thu của họ cho những hoạt động liên quan đến
CNTT [8] Nhiều nhân viên trong những công ty này chỉ
đóng vai trò là trung gian giữa khách hàng và hệ thống
thông tin xử lý CNTT hiện đại rõ ràng đã giúp giảm thiểu
các khoản chi phí giao dịch thị trường Ví dụ, tập đoàn
McKesson – một trong những công ty phân phối dược
phẩm lớn nhất đã sử dụng hệ thống thông tin phục vụ cho
việc yêu cầu mua hàng ở các cửa hàng bán lẻ độc lập [8]
Hệ thống tự động xử lý quy trình bao gồm: yêu cầu mua
hàng, kiểm tra hàng tồn kho, xác nhận đơn đặt hàng, giao
hàng cho khách… Việc xử lý tự động này đã giúp tiết kiệm
được một khoản chi phí lớn cho việc lưu kho, thuê nhân
công Như vậy, với hiệu quả sử dụng chi phí CNTT, chi
phí giao dịch thị trường đã được giảm đáng kể, và nhiều
công ty tìm kiếm những lợi ích kinh tế thông qua việc sử
dụng hệ thống CNTT trong hoạt động của công ty
4.1.3 Kiểm tra/ Đánh giá kết quả hoạt động
Từ quan điểm của Lý thuyết đại diện, sử dụng hiệu quả
chi phí kiểm tra là một cách để giảm chi phí đại diện Hệ
thống thông tin cung cấp những công cụ hữu hiệu để kiểm
tra hoạt động của các nhân viên cũng như ghi nhận lại tình
hình hoạt động của từng nhân viên giúp giảm thiểu chi phí
đại diện Ví dụ, theo Frito – Lay, một số công ty đã sử dụng
hệ thống máy tính cầm tay cho các nhân viên bán hàng,
giúp giảm thời gian thực hiện giao dịch và kiểm tra được
hoạt động bán hàng của từng nhân viên [9] Tuy nhiên cũng
cần nhận thức rõ rằng, việc sử dụng CNTT không phải chỉ
để kiểm tra, đánh giá và thúc đẩy hoạt động của nhân viên,
mà quan trọng là CNTT giúp tăng năng suất hoạt động và
cung cấp những thông tin phục vụ cho công tác quản trị
một cách hiệu quả
4.1.4 Tài liệu/ Giao tiếp
Đối với những công ty, đặc biệt là công ty hoạt động
trong phạm vi địa lý rộng lớn, việc lưu trữ tài liệu và giao
tiếp với các nhân viên được xem như một hoạt động liên
kết rất cần thiết Nhiều công ty đã đối mặt với những vấn
đề về khoảng cách địa lý ví dụ như Chevrolet Năm 1979,
hơn 30% sản phẩm mới của công ty gặp lỗi sản xuất vì lý
do tiêu chuẩn không được sử dụng đúng cho dòng sản
phẩm mới Nova Và giải pháp của công ty này là xây dựng
một hệ thống thông tin hữu hiệu hơn Cùng trường hợp với
Chevrolet, công ty Honda motor lại đầu tư hàng tỉ yên cho
hệ quản trị cơ sở dữ liệu rộng khắp thế giới và cả mạng nội
địa (WANs và LANs) giúp duy trì một hệ thống tài liệu và
liên kết trong công ty cũng như giảm thiểu sự bất tương
đồng trong tổ chức [8] Tóm lại, với việc cung cấp những
phương tiện hiệu quả trong việc thu thập và xử lý thông tin
ra quyết định phù hợp, CNTT đã góp phần làm giảm các
chi phí cộng tác nội bộ doanh nghiệp
4.1.5 Hỗ trợ quá trình ra quyết định
CNTT hỗ trợ cho quá trình ra quyết định bằng cách
cung cấp thông tin kịp thời và xử lý nhanh Ngày nay, nhiều
công ty đã sử dụng hệ thống ra quyết định tự động thông
qua kĩ thuật trí tuệ nhân tạo Có thể thấy rất nhiều ví dụ như
là các giao dịch trên Wall street đều được thực hiện bằng
máy tính; Homar, nhà phân phối của Sears, chạy một
chương trình máy tính để xác định được số người thuê nhà
trong một khu mua sắm; AT&T thực hiện mô hình tôi ưu hóa bằng máy tính bao gồm đến 42.000 biến ra quyết định… Hệ thống CNTT đã giúp giảm thiểu chi phí ra quyết định bằng cách cho phép các nhà quản trị sử dụng những công cụ thông tin hiệu quả như mô phỏng, mô hình kinh tế… nhằm phân tích các thông tin ra quyết định, góp phần tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
4.2 Tác động của CNTT đến hai thuộc tính là quyền ra quyết định và quy mô hoạt động của tổ chức
4.2.1 CNTT và quyền ra quyết định
Như đã thảo luận ở các phần trên, quyền ra quyết định sẽ được xác định khi mà chi phí thông tin ra quyết định và chi phí đại diện được tối thiểu hóa CNTT tạo điều kiện cho tổ chức xử lý thông tin ra quyết định tương ứng với việc sử dụng chi phí hiệu quả, vì thế cải thiện được chất lượng và tốc độ của
quy trình ra quyết định của các nhà quản trị cấp cao Điều này
dẫn đến khả năng tập quyền trong tổ chức sẽ cao
• Các giao dịch trong hoạt động các ngân hàng ở từng chi nhánh nhỏ lẻ trước đây đều được thực hiện do các nhân viên ở từng chi nhánh, trong khi ngày nay đều được tập trung vào cơ sở dữ liệu tại trụ sở chính [5]
• Công ty thang máy Otis đã phát triển hệ thống ứng dụng OTISLINE để tập trung hệ thống dịch vụ khách hàng, cái mà trước đây được phân chia cho hàng ngàn chi nhánh [6] Mặt khác, CNTT cũng góp phần giảm thiểu các khoản chi phí liên quan đến việc kiểm tra và liên kết trong tổ chức
cho nên giảm được chi phí đại diện Kết quả là, quyền ra
quyết định sẽ được phân tán dần xuống phía dưới hệ thống cấp bậc trong tổ chức
• Các công ty bảo hiểm phát triển hệ thống ứng dụng cho phép đo lường hiệu suất hoạt động của các nhân viên bán hàng theo từng danh mục đầu tư khách hàng Hệ thống này đã cho phép gia tăng khả năng ra quyết định của các nhân viên bán hàng [7]
• CNTT đã cung cấp những công cụ hỗ trợ cho hoạt động của các kiểm toán viên nội bộ trong các công ty lớn, giúp họ có quyền tự chủ nhiều hơn trong công việc [7] Tóm lại, công ty có thể sử dụng CNTT để tập trung quyền lực vào các nhà quản trị cấp cao, trong khi đó lại phân quyền ở một số quyết định khác Việc lựa chọn phụ thuộc vào những cấu trúc chi phí của các doanh nghiệp khác nhau, trong các ngành công nghiệp sản xuất khác nhau
4.2.2 CNTT và quy mô công ty
Từ những phân tích ở trên, quy mô doanh nghiệp cả về chiều ngang và chiều dọc được xác định tại vị trí cân bằng giữa chi phí cộng tác nội bộ và chi phí giao dịch với thị trường bên ngoài doanh nghiệp CNTT có tác động trực tiếp đến việc lựa chọn quy mô tối ưu bằng cách thay đổi những cấu trúc chi phí cơ bản của doanh nghiệp
CNTT giảm thiểu chi phí cộng tác trong các giao dịch với thị trường bên ngoài và dẫn đến kết quả là công ty sẽ có
khuynh hướng giao dịch với thị trường (ví dụ các nhà cung cấp) nhiều hơn là phát triển quy mô theo chiều dọc [3]
• Hơn 70% các giao dịch đặt vé máy bay được thực hiện thông qua các đại lý bằng hệ thống CRSs [3] Điều này giúp tăng sự linh hoạt trong giao dịch và giảm các khoản chi phí đặt chỗ
Trang 514 Đinh Thị Mỹ Hạnh, Lê Hà Như Thảo
• Công ty Benetton đã sử dụng CNTT để mở rộng quy
mô hoạt động theo chiều ngang Công ty phát triển mạng
lưới 4,000 cửa hàng ở 62 quốc gia với doanh thu là 1.2 tỉ
USD trong năm 2011 Hàng năm hơn 50 triệu sản phẩm áo
quần được phân phối khắp thế giới, khối lượng công việc
lớn như vậy nhưng chỉ cần 1,500 nhân viên và công ty chủ
yếu dựa trên hệ thống VAP để hoạt động [7]
Với những kỹ thuật mới về máy tính cũng như mạng,
CNTT còn tác động làm giảm các chi phí hoạt động nội bộ
Vì những khoản chi phí cộng tác nội bộ sẽ tăng khi quy mô
hoạt động của công ty tăng lên, với sự tác động mạnh mẽ
với tích cực của CNTT để giảm những khoản chi phí này
sẽ góp phần làm giảm tầm quan trọng của chúng trong việc
quyết định quy mô tối ưu của doanh nghiệp Giả sử tất cả
các yếu tố khác đều không đổi, nhờ tính hiệu quả của CNTT
sẽ có thể giúp giảm thiểu chi phí trong khi vẫn tạo ra sự
gia tăng trong quy mô hoạt động cả về chiều ngang và
chiều dọc Và hơn thế nữa, CNTT còn tạo điều kiện thuận
lợi cho việc tăng mức độ mở rộng quy mô theo chiều dọc
của các doanh nghiệp
5 Kết luận
Bài báo đã đánh giá những tác động của CNTT đến hai
thuộc tính của doanh nghiệp là quy mô và quyền ra quyết
định Việc đánh giá dựa trên cơ sở của hai lý thuyết kinh tế
là Lý thuyết đại diện và Lý thuyết chi phí giao dịch kinh tế
Qua phân tích cho thấy việc xác định quyền ra quyết
định phụ thuộc vào nhiều yếu tố như vai trò của CNTT
trong tổ chức, đặc tính về dòng chảy của thông tin, và văn
hóa tổ chức Thực tế, công ty có thể sử dụng CNTT để phân
quyền ra quyết định hoặc tập quyền tùy theo lựa chọn của
doanh nghiệp
Hơn thế nữa, bài báo còn chỉ ra vai trò tích cực của CNTT trong việc giảm thiểu chi phí cộng tác nội bộ (bao gồm chi phí đại diện và chi phí thông tin ra quyết định), dẫn đến việc công ty có thể gia tăng quy mô cả về chiều ngang lẫn chiều dọc Bên cạnh đó, việc áp dụng CNTT trong hoạt động của tổ chức còn giảm được các khoản chi phí giao dịch kinh tế, góp phần làm tăng hoạt động thị trường của công ty và nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Jensen, M C., and W H Meckling, Theory of the firm: Managerial
behavior, agency costs and ownership structure, J Financ Eco 3
(1973), 305 – 360
[2] Huber, G P A theory of the effects of advanced information technologies on organizational design, intelligence, and decision
making, Acad Manage Rev 15, 1 (1990), 47 – 71
[3] Malon, T W., Benjamin, R I and Yates, J Electronic markets and electronic hierarchies: Effects of information technology on market
structure and corporate strategies, Commun ACM 30, 6 (2007),
484 - 497
[4] Jensen, M C Lectures on organization theory William E Simon Graduate School of Business Administration, University of Rochester, 2013
[5] Williamson, O E., The Economic Institutions of Capitalism, 2005 [6] Stoddard, D OTISLINE Harvard Business case 9-186-304, Harvard Business School, 1996
[7] Bruns, W J and McFarlan, F W, Information technology puts power
in control system, Harvard Bus.Rev (1987), 89-94
[8] Wiseman, C Strategic Information Systems, Irwin, Homewood, 2008
[9] Linder, J Firto – Lay, Inc, A strategic transition, Harvard Business Case, Hardvard Business School, 2006
(BBT nhận bài: 13/09/2014, phản biện xong: 24/12/2014)
