Tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm dầu nhờn tại công ty CP dầu nhờn quốc tế

Những thành tựu và tồn tại trong quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu với đối tác từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ, và các nguyên nhân của những tồn tại đó.. Hiện

TÓM LƯỢC

Đề tài: “Tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm dầu nhờn tại công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ (VietMyLube)” đã giải quyết được các vấn đề sau:

Giới thiệu một cách khái quát về công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ

Một số vấn đề cơ bản về quản trị quy trình đàm phán trong thương mại quốc tế

Những nhân tố ảnh hưởng tới quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập khẩu sản phẩm dầu nhờn Và thực tế công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ

Những thành tựu và tồn tại trong quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu với đối tác từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ, và các nguyên nhân của những tồn tại đó Từ đó, đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường công tác quản trị đàm phán với đối tác châu Âu tại công ty

Do thời gian thực tập không được nhiều, kinh nghiệm thực tế và hiểu biết còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những sai sót Qua đó, em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo và của các bạn sinh viên để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong bối cảnh quốc tế hiện nay, hoạt động Thương mại quốc tế ngày càng phát triển và có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết Thương mại quốc tế là con đường tất yếu để các nước hội nhập vào nền kinh tế thế giới, tận dụng các lợi thế so sánh, khai thác được các tiềm năng nội địa cũng như của nước ngoài đề phát triển kinh tế - xã hội, ổn định chính trị của nước mình Nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế Việt Nam nói riêng đang đứng trước những cơ hội, đồng thời đang phải đối mặt với rất nhiều thách thức.Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty CP Việt Mỹ nói riêng phải nỗ lực vươn lên thì mới có thể tồn tại và có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường

Như đã biết, một trong những mắt xích quan trọng để tham gia vào nền kinh tế thế giới đó là hoạt động xuất nhập khẩu Để hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thì trước hết phải có bản hợp đồng được ký kết giữa hai bên Tuy nhiên, để hai bên đi đên ký kết hợp đồng hợp tác làm ăn với nhau thì hai bên phải trải qua quá trình đàm phán

để thỏa thuận điều kiện với nhau Công việc đàm phán để đi đến ký kết một bản hợp đồng không phải là một công việc dễ dàng Thực tế cho thấy, hoạt động đàm phán

để đi đến ký kết hợp đồng thương mại của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty CP Việt Mỹ nói riêng còn nhiều hạn chế Số lượng cuộc đàm phán thành công còn chưa cao

Đối với công ty CP Việt Mỹ, hiện nay nguồn sản phẩm nhập khẩu từ thị trường châu Âu chiếm tỷ trọng hơn 35% tổng sản phẩm nhập khẩu của công ty, vì thế nó được đánh giá vô cùng quan trọng đối với hoạt động sản xuất của công ty Để có

được những nguồn nguyên liệu này, công ty đã phải trải qua rất nhiều cuộc đàm phán với nhiều đối tác khác nhau Đàm phán với các đối tác nước ngoài từ trước tới nay thành công có, thất bại có; và thành công hay thất bại đều phụ thuộc vào hiệu quả của công tác quản trị quy trình đàm phán của công ty Hiện nay, công ty rất quan tâm đến công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu với các đối tác châu Âu và công tác đó đã dần được hoàn thiện hơn, tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại cần phải khắc phục

Với lý do trên, em đã lựa chọn đề tài đồ án tốt nghiệp: “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu từ thị trường châu Âu tại công

ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ(VietMyLube,JSC)” làm đề tài nghiên cứu cho

luận văn tốt nghiệp của mình

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài

Dựa trên cơ sở những kiến thức đã được học và qua thời gian tìm hiểu thực tế

cũng như những tài liệu thu thập được, em đã lựa chọn đề tài là: “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ(VietMyLube,JSC)” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình

Chuyên đề của em tập trung nghiên cứu về thực trạng công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa từ châu Âu tại công ty CP Việt

Mỹ, đồng thời đưa ra các giải pháp, đề xuất nhằm tăng cường công tác quản trị quy trình đàm phán đó

Đề tài đi sâu nghiên cứu đối tượng: công tác quản trị quy trình đàm phán nhập khẩu sản phẩm với đối tác châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ trong giai đoạn từ năm

2007 – 2009 với phương pháp nghiên cứu như điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn trực tiếp và thu thập số liệu thứ cấp

1.3 Mục đích nghiên cứu

Thứ nhất, chuyên đề củng cố kiến thức, một số vấn đề cơ bản về đàm phán trong TMQT và công tác quản trị quy trình đàm phán trong TMQT đã được học thông qua việc tiếp cận tìm hiểu thực trạng hoạt động thực tiễn tại công ty CP Việt Mỹ

Thứ hai, trên cơ sở lý thuyết và tình hình thực tế của công ty, chuyên đề đề xuất một

số giải pháp nhằm tăng cường công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ

1.4 Phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu

- Không gian nghiên cứu: nghiên cứu thực trạng tại công ty CP Việt Mỹ

- Thời gian nghiên cứu: tiến hành nghiên cứu thực trạng trong giai đoạn từ năm

2007 đến năm 2009

- Phương pháp nghiên cứu: điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn trực tiếp và thu thập số liệu thứ cấp

- Thị trường nghiên cứu: Thị trường châu Âu

1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung của vấn đề quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu

1.5.1:Một số khái niệm về quản trị quy trình đàm phán

- Đàm phán là gì? Trong thực tế nghiên cứu có rất nhiều khái niệm về đàm phán nói chung và đàm phán thương mại quốc tế (TMQT) nói riêng

Theo giáo sư Roger Fisher và giáo sư William Ury: “Đàm phán là phương tiện

cơ bản để đạt được cái mà người ta mong muốn từ người khác Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại, được thiết kế nhằm đạt thỏa thuận trong khi giữa ta và đối tác có những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng” Như vậy, nguyên nhân

của đàm phán là động cơ quyền lợi hối thúc và mục đích của đàm phán là chia sẻ quyền lợi trong khi có những bất đồng

Đàm phán là một quá trình trong đó hai bên hoặc nhiều bên – có thể là cá nhân, nhóm hoặc các tổ chức xã hội lớn hơn ảnh hưởng qua lại trong việc đưa đến những thỏa thuận để đưa ra những hướng dẫn và quy tắc ứng xử tương lai Đàm phán có thể được thực hiện giữa các quốc gia như trong cuộc đàm phán ba bên giữa Mỹ, Canada, Mexico để ký kết Hiệp định thương mại tự do Bắc Mỹ ( NAFTA)

Như vậy có thể định nghĩa, đàm phán thương mại là một quá trình mà các bên tiến hành thương lượng, thỏa thuận nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và những quan điểm bất đồng dựa trên các yếu tố thiết yếu của hợp đồng thương mại

- Đàm phán trong thương mại quốc tế cũng có những đặc điểm chung như đàm phán các loại hợp đồng thông thường khác như:

Đàm phán là một khoa học: khoa học về phân tích giải quyết vấn đề một cách hệ thống, theo phương châm tìm giải pháp tối ưu cho các bên liên quan

Đàm phán là một nghệ thuật: đàm phán là một quá trình thao tác ở mức nhuần nhuyễn các kỹ năng giao dịch, bao gồm khả năng thuyết phục và chấp nhận sự thuyết phục, khả năng sử dụng các tiểu xảo đàm phán, sự khôn khéo lựa chọn thời gian và cách thức thực hiện những tiểu xảo đó

Đàm phán là quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập

Thông thường khi tham gia đàm phán các bên đều có những lợi ích đối lập nhau Trong quá trình đàm phán các bên thường cố gắng giành nhiều nhất những lợi ích về phía mình

Ngoài ra, hoạt động đàm phán trong thương mại quốc tế cũng có những đặc điểm riêng biệt, đó là:

Đàm phán trong TMQT thường chịu sự điều chỉnh của một hoặc một số điều ước quốc tế song phương hoặc đa phương, hoặc quy định của hệ thống pháp luật một quốc gia nhất định với tư cách là khuôn khổ pháp lý

Đàm phán trong TMQT luôn chịu sự chi phối, tác động của các quy luật kinh tế

Bên cạnh đó, nó còn bị chi phối, ảnh hưởng bởi phương pháp và thủ thuật kinh doanh, đặc biệt là phương pháp marketing quốc tế và cạnh tranh

Đàm phán trong TMQT thường chịu ảnh hưởng bởi sự biến động của nền kinh tế và thị trường quốc tế có tính chất thường xuyên, liên tục

Đàm phán trong TMQT thường chịu ảnh hưởng của các yếu tố chính trị và ngoại giao do có yếu tố quốc tế và thường liên quan tới ít nhất hai quốc gia khác nhau

- Trong đàm phán TMQT thường sử dụng ba hình thức đàm phán cơ bản là: đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại và đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp

Đàm phán qua thư tín:

Đàm phán qua thư tín là hình thức trao đổi thông tin giữa các đối tác bằng hình thức viết thư

Hình thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng nhưng lại giảm được chi phí đàm phán Các quyết định đưa ra được cân nhắc kỹ lưỡng, có thể che giấu những thái độ thật sự khi cấn thiết Tuy nhiên, đàm phán qua thư tín có hạn chế là khó kiểm soát được ý đồ của đối tác, hơn nữa việc trao đổi bằng thư từ đòi hỏi thời gian dài, do đó dễ mất cơ hội kinh doanh Đàm phán bằng thư tín thường được áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ, không có tính chất phức tạp, các bên dễ dàng nhất trí với các điều kiện đưa ra

Đàm phán qua điện thoại:

Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật thông tin liên lạc thì hình thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến Ưu điểm nổi bật của hình thức này là tiết kiệm được thời gian, nó cho phép ta nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng Mặt khác, đàm phán kinh doanh qua điện thoại thì không có gì làm bằng chứng hợp pháp cho sự thoả thuận của các bên Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thoả thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng, hoặc hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ

- Các phương pháp tiếp cận trong quá trình đàm phán thương mại quốc tế:

Phương pháp tiếp cận kiểu thắng – thua (win – lose): hay còn gọi phương pháp tiếp cận cạnh tranh Khi áp dụng phương pháp này chúng ta coi đàm phán như một cuộc cạnh tranh, thậm chí là các bên có thể sử dụng kỹ thuật hay kỹ xảo để đảm

bảo phần thắng thuộc về mình Phương pháp này có ưu điểm là bên có sức mạnh và

có thế lực có thể tối đa hóa lợi ích của mình trước một bên yếu thế hơn Tuy nhiên, phương pháp này cũng có những nhược điểm là không có thỏa thuận chung nếu các bên đều sử dụng phương pháp tiếp cận này vì không bên nào nhượng bộ bên nào

Với phương pháp tiếp cận này, cuộc đàm phán thường mang tính chất cạnh tranh, không khí đàm phán căng thẳng, kết quả của cuộc đàm phán tạo thành hai bên đối lập: bên thắng – bên thua, bên được – bên mất

Phương pháp tiếp cận kiểu thắng – thắng (win – win): hay còn gọi phương pháp tiếp cận hợp tác, đây là cách tiếp cận mà trong quá trình đàm phán, các bên sẽ trình bày quan điểm của mình và trong quá trình trao đổi sẽ có sự nhượng bộ lẫn nhau để đi đến thống nhất mối quan tâm chung, đảm bảo hai bên cùng có lợi

Ưu điểm của phương pháp tiếp cận này là giúp các bên có được kết quả như mong muốn, tạo cảm giác dễ chịu và ấn tượng tốt đẹp cho đối tác, quan hệ trong tương lai được củng cố và phát triển Tuy nhiên, phương pháp tiếp cận này khó có thể sử dụng giữa các đối tác mà một trong các bên có sức mạnh và thế lực hơn trên bàn đàm phán

1 5.2:Phân định nội dung của quản trị quy trình đàm phán trong TMQT:

Lập kế hoạch đàm phán

Lập kế hoạch đàm phán là công việc chuẩn bị trực tiếp cho việc đàm phán như tổ chức thu thập và xử lý thông tin, xây dựng kế hoạch, chương trình đàm phán, luyện tập việc thực hiện các chiến thuật đàm phán cụ thể… Trình tự lập kế hoạch đàm phán được tiến hành theo các nội dung sau:

 Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán:

Trong phần này người lập kế hoạch cần phân tích, đánh giá khái quát những nét cơ bản của thị trường thế giới, những đặc điểm của đối tác, văn hóa đàm phán của đối tác, của doanh nghiệp có liên quan có tác động tới hoạt động đàm phán, những điểm yếu, điểm mạnh, những thuận lợi, khó khăn làm cơ sở xác định mục đích và mục tiêu đàm phán thông qua việc thu thập những thông tin cần thiết Cụ thể như:

- Thu thập thông tin về thị trường: Luật pháp và tập quán buôn bán; đặc điểm của nhu cầu trên thị trường; các loại thuế và chi phí; các nhân tố chính trị và xã hội; Các điều kiện về khí hậu, thời tiết…

- Thu thập thông tin về đối tượng kinh doanh: Công dụng và đặc tính; xu hướng biến động cung cầu, giá cả; các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng…

- Thu thập thông tin đối tác:

+ Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng

+ Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người có quyền quyết định

+ Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép

+ Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác Sơ bộ định dạng đối tác

- Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh: Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại Từ đó đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh

 Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán:

Xác định mục đích đàm phán rất quan trọng, có tác dụng định hướng và đích đến của hoạt động đàm phán Khi xác định mục đích đàm phán phải đảm bảo được ba yêu cầu

cơ bản sau: phải rõ ràng, dễ hiểu, phải phù hợp với mục đích chung của doanh nghiệp, phải phù hợp với điều kiện cụ thể và có thể thực hiện được

Mục tiêu đề ra càng cụ thể càng tốt, và đương nhiên phải tính đến các yếu tố như:

tính thực tế, mối quan hệ giữa kết quả và chi phí, mức độ chấp nhận….Doanh nghiệp có thể lựa chọn:

- Một mục tiêu cao nhất - kết quả có thể đạt được tốt nhất

- Một mục tiêu thấp nhất - kết quả thấp nhất, vẫn có thể chấp nhận

- Một mục tiêu trọng tâm- cái mà bạn thực sự mong muốn được giải quyết

Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán có thể tiến hành theo các bước sau:

- Xác định mục đích, mục tiêu của đối tác

- Xác định mục đích, mục tiêu của doanh nghiệp

- So sánh, đối chiếu và phân loại các mục đích, mục tiêu:

+ Các mục đích, mục tiêu tương tự nhau

+ Các mục đích, mục tiêu khác nhau

- Đề xuất các ý tưởng phối hợp các mục đích và mục tiêu khác nhau

Khi xác định mục tiêu đàm phán phải xác định được các mục tiêu chung và mục tiêu

cụ thể cho từng nội dung đàm phán khác nhau

 Lập kế hoạch hành động Lập kế hoạch hành động bao gồm kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự, kế hoạch

về địa điểm, thời gian và kế hoạch cho chương trình đàm phán

 Lập kế hoạch về chiến lược là phải xác định được tư duy chiến lược, thái độ chiến lược và các biện pháp chiến lược cụ thể cho từng nội dung đàm phán để đạt được mục tiêu đề ra Để lập kế hoạch chiến lược cần phải trả lời các câu hỏi sau:

- Chiến lược và kỹ thuật của đối tác là gì?

- Sử dụng hình thức đàm phán nào để thuận lợi cho cả hai bên?

- Làm như thế nào để đối tác cân nhắc những quan điểm chủ chốt của mình?

- Khi nào sẽ tiến hành những mối quan tâm và mục tiêu của các bên?

- Tại sao các bên nên kiên trì để đạt được thỏa thuận cuối cùng?

 Lập kế hoạch chiến lược về nhân sự cần phải xác định được những nhà đàm phán của đối tác là ai?, thành phần đoàn đàm phán của đối tác bao gồm những ai? Từ đó, lập kế hoạch về đội ngũ nhân sự cho đàm phán của mình bao gồm những thành phần nào, trưởng đoàn đàm phán là ai? trách nhiệm và quyền hạn của các đàm phán viên như thế nào? Chúng ta cần phải xác định rõ số lượng, thành phần của đoàn đàm phán và kế hoạch lựa chọn đoàn đàm phán

 Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành đàm phán và giám sát, điều hành, kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm sau khi đàm phán

 Kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch:

Lập kế hoạch chủ yếu là kế hoạch của một bên, dùng các thông tin về quá trình phân tích tình huống đàm phán của doanh nghiệp Trong thực tế, có nhiều thông tin và tình huống xảy ra mà người lập kế hoạch không thể tiên liệu hết được, do đó phải thường xuyên giám sát, kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch Quá trình kiểm tra kế hoạch đàm phán

có thể được tiến hành theo trình tự sau:

- Phân tích tình huống đàm phán

- Kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch, xác định những nội dung bất hợp lý cần phải điều chỉnh

- Xác định nguyên nhân của các nội dung bất hợp lý

Để đàm phán thành công cần phải có sự chuẩn bị một cách chu đáo cho cuộc đàm phán Chuẩn bị tốt sẽ tạo cho nhà đàm phán sự tự tin cần thiết khi tiến hành đàm phán

Ngược lại, không chuẩn bị tốt sẽ khiến cho nhà đàm phán dễ bộc lộ yếu điểm của mình và rơi vào thế bị động, bất lợi

 Chuẩn bị thông tin đàm phán:

Hệ thống thông tin giữ một vị trí quan trọng trong hoạt động đàm phán của doanh nghiệp, nó quyết định đến chất lượng của hoạt động đàm phán Như vậy, khi đàm phán, người đàm phán phải làm chủ được những tài liệu, những thông tin liên quan bằng cách chủ động thu thập và phân tích một cách có hệ thống những số liệu và thông tin đã thu thập được

Yêu cầu về thông tin phục vụ cho hoạt động đàm phán:

- Cung cấp thông tin chính xác, đảm bảo độ tin cậy

- Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và đảm bảo tính cập nhật

- Cung cấp thông tin kịp thời

Mỗi doanh nghiệp có cách thu thập thông tin và xử lý thông tin khác nhau Tuy nhiên, quy trình thu thập và xử lý thông tin của các doanh nghiệp bao gồm các bước sau:

- Xác định thông tin cần thiết phục vụ cho các nhà quản trị và cho quá trình đàm phán Cụ thể các thông tin đó là:

+ Các thông tin về thị trường như: tình hình kinh tế, chính trị,VH, luật pháp…

+ Các thông tin về hàng hóa như: cơ cấu, thông số, kích thước, giá cả…

+ Thông tin chung về đối tác: quá trình hình thành và phát triển, hình thức tổ chức, các mặt hàng kinh doanh, khả năng tài chính, thương hiệu…

+ Thông tin về đoàn đàm phán của đối tác: thành phần, phong cách, mục tiêu, chiến lược, kỹ thuật đàm phán thường sử dụng…

+ Thông tin về đối thủ cạnh tranh: cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai

để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại

- Xác định nguồn thu thập thông tin:

Mỗi doanh nghiệp có thể thu thập thông tin từ các nguồn thông tin khác nhau, nhưng họ phải biết thông tin từ nguồn nào là có giá trị, nguồn thông tin nào là đáng tin cậy Các nguồn thông tin mà doanh nghiệp có thể thu thập được:

+ Thông tin từ sách báo, từ Internet hoặc các phương tiện thông tin đại chúng

+ Thông tin từ các tổ chức quốc tế hoặc các tổ chức khu vực chuyên ngành như:

WTO, ITC, ASEAN, APEC,…

+ Thông tin từ các đối tác, từ ngân hàng, công ty môi giới…

+ Thông tin từ ghi chép nội bộ của doanh nghiệp, từ các chào hàng, hỏi giá…

+ Thông tin từ các trung tâm xúc tiến, từ các hiệp hội ngành nghề…

- Phân tích, xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin: việc xử lý thông tin cho phép xác định các mối quan hệ giữa các hiện tượng, sự kiện bằng cách tập hợp, phân tích, hệ thống,

so sánh, lập luận và rút ra các kết luận cụ thể

 Chuẩn bị chiến thuật, kỹ thuật đàm phán Trước khi tiến hành đàm phán với đối tác thì công tác chuẩn bị chiến lược, kỹ thuật đàm phán là vô cùng quan trọng

Việc chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng các kỹ thuật đàm phán phù hợp cũng rất quan trọng,

nó sẽ mang lại sự tự tin cho các nhà đàm phán

 Chuẩn bị nội dung đàm phán:

Nhà quản trị cần phải xác định được nội dung cần đàm phán là gì, phương án cho mỗi nội dung và trình tự đàm phán cho mỗi nội dung là như thế nào Công tác chuẩn bị nội dung đàm phán cần phải xác định được:

- Nội dung cụ thể cần đàm phán là gì?

- Lựa chọn phương án đàm phán:

Trong mỗi cuộc đàm phán bao gồm nhiều nội dung cơ bản, mỗi nội dung cần xác định các phương án đàm phán khác nhau

Khi tiến hành lựa chọn phương án đàm phán, nhà đàm phán phải:

+ Xác định các phương án có thể xảy ra, phương án có tính khả thi sẽ giúp đoàn đàm phán kiểm soát được chương trình đàm phán, lựa chọn phương án tốt nhất

+ Xác định phương án nào cần thuyết phục đối tác: xác định phương án nào cần phải thuyết phục đối tác lựa chọn và phương án nào có thể nhượng bộ

+ Lựa chọn phương án có thể chấp nhận được: Trong các phương án có thể nhượng

bộ cần phải xác định giới hạn có thể nhượng bộ chứ không thể nhượng bộ vô điều kiện

+ Đánh giá độ quan trọng đối với từng phương án đàm phán: Trong các phương án

có thể chấp nhận được, doanh nghiệp cần đánh giá phương án nào có độ quan trọng nhất cần ưu tiên đưa ra đàm phán trước để thuyết phục đối tác đồng ý

- Xác định trình tự đàm phán các nội dung:

Khi đã xác định được nội dung đàm phán, thì cần xác định, sắp xếp nội dung nào đàm phán trước, nội dung nào đàm phán sau, các nội dung quan trọng phải được đàm phán trước

 Chuẩn bị nhân sự Con người là yếu tố quyết định đến kết quả của cuộc đàm phán Do đó, chuẩn bị nhân sự đàm phán có vị trí quan trọng và đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo

- Tiêu chí để tuyển chọn đoàn đàm phán: Thành phần nhân sự trong đàm phán thương mại quốc tế phải hội tụ đủ chuyên gia ở 3 lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thương mại Sự phối hợp ăn ý nhịp nhàng của 3 loại chuyên gia này là cơ sở rất quan trọng trong quá trình đàm phán để đi đến ký kết một hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệu quả cao

- Tiêu chí để chọn trưởng đoàn đàm phán: Do tính chất phức tạp của đàm phán TMQT trưởng đoàn đàm phán phải là những người hội tụ đủ các yếu tố như: có năng lực,

kiến thức, trình độ, có phẩm chất đạo đức, có kinh nghiệm đã từng tham gia vào các hoạt động giao dịch thương mại quốc tế, có đầu óc phân tích, phán đoán, quyết đoán và phản ứng linh hoạt trước mọi tình huống

 Chuẩn bị thời gian và địa điểm đàm phán:

Địa điểm đàm phán có thể được lựa chọn ở nước người bán, nước người mua hoặc nước thứ ba Song phải chọn được thời điểm tối ưu và địa điểm đàm phán đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho tất cả các bên Khi hai bên đã có ý định tiên hành đàm phán thì thời gian và địa điể đàm phán nên được các bên thỏa thuận rồi đưa ra quyết định

 Chuẩn bị chương trình làm việc: Doanh nghiệp cần có chương trình làm việc cụ thể, chi tiết và giao trước cho đối tác Từ đó có thể phán đoán được các phản ứng của đối tác trong các bước tiếp theo của đàm phán

 Tiến hành đàm phán Tiến hành đàm phán là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên để bàn bạc và tiến tới thống nhất một số hoặc tất cả các vấn đề được nêu ra mà trước đó các bên chưa thống nhất được Tiến hành đàm phán trong kinh doanh nhập khẩu bao gồm bốn giai đoạn:

 Giai đoạn tiếp cận:

Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho đàm phán Giai đoạn này được giành cho việc thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng để giới thiệu các bên Mục đích của giai đoạn này đó là xây dựng bầu không khí thân thiện hợp tác với đối tác trước khi bước vào công tác đàm phán

 Giai đoạn trao đổi thông tin:

Trong giai đoạn này, những người đàm phán cung cấp và thu nhận thông tin về nội dung của cuộc đàm phán để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo Những thông tin này nhằm làm sáng tỏ những quan điểm, củng cố một số luận chứng…có thể được cung cấp bằng lời nói, hoặc không bằng lời nói Chính vì vậy, các nhà đàm phán phải thật khéo léo để có được những thông tin từ phía đối tác, có được những thông tin thực sự đầy đủ, dễ hiểu và

có tính thuyết phục cao

 Giai đoạn thuyết phục:

Trên cơ sở các thông tin đã cung cấp cho đối tác và các thông tin nhận được từ phía đối tác, các nhà đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánh mục tiêu, quyền lợi, chiến

lược, những điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so với mình để đưa ra quyết định thuyết phục nhượng bộ theo quan điểm của mình Thực chất giai đoạn thuyết phục là giai đoạn giành dật, bảo vệ quyền lợi của mình làm cho đối tác phải chấp nhận các quan điểm, lập trường của mình

 Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận:

Kết quả của quá trình đàm phán là kết quả của những thỏa hiệp và nhượng bộ lẫn nhau Sau giai đoạn thuyết phục sẽ xác định được tất cả những mâu thuẫn còn tồn tại giữa hai bên mà cần phải có sự nhượng bộ và thỏa thuận giữa các bên thì mới đưa cuộc đàm phán đến thành công

 Kết thúc đàm phán:

Kết thúc quá trình đàm phán trong TMQT có thể xảy ra hai trường hợp sau:

- Đàm phán thành công, các bên đi đến ký kết hợp đồng Trong trường hợp các bên đạt được những thỏa thuận nhất định và cần có đàm phán tiếp theo mới có thể dẫn tới ký kết hợp đồng thì các bên phải tiến hành xác nhận những thỏa thuận đã đạt được

- Đàm phán không đi đến thống nhất khi bên đối tác đưa ra những đề nghị không thể chấp nhận được, hoặc trong quá trình đàm phán xuất hiện những thông tin làm cho những thỏa thuận đối với ta không còn tính hấp dẫn nữa Khi rút khỏi đàm phán thì cần phải tìm lý lẽ giải thích một cách hợp lý về việc không thể tiếp tục đàm phán mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt giữa các bên

Giám sát, điều hành, đánh giá và rút kinh nghiệm

 Giám sát quá trình đàm phán:

Giám sát là chức năng vô cùng quan trọng trong hoạt động quản trị quy trình đàm phán Trong công tác quản trị quy trình đàm phán, cần phải tiến hành giám sát thường xuyên, liên tục các nội dung như:

- Giám sát quá trình thu thập và xử lý thông tin: thông tin thu thập từ những nguồn nào? xử lý thông tin như thế nào?

- Nội dung đàm phán: nội dung cụ thể, các phương án để thực hiện các nội dung

- Nhân sự đàm phán: thành phần đoàn đàm phán, trưởng đoàn đàm phán là ai?

- Lịch trình đàm phán: địa điểm đàm phán, thời gian đàm phán

- Giám sát quá trình tiến hành đàm phán

Để giám sát quá trình đàm phán, có thể sử dụng các phương pháp như: Hồ sơ theo dõi, phiếu giám sát, phiếu chỉ số giám sát và các phương pháp sử dụng máy vi tính

 Điều hành Điều hành quá trình đàm phán là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết những vấn đề không tính trước được hoặc không giải quyết được một cách đầy đủ trong thời gian lập kế hoạch đàm phán

Điều hành quá trình đàm phán tập trung giải quyết những vấn đề như:

- Sự thay đổi về thông tin trong quá trình đàm phán

- Có sự thay đổi hình thức giao dịch, đàm phán thuận lợi cho hai bên

- Đưa ra giải pháp điều chỉnh khi có sự thay đổi về chiến thuật, kỹ thuật đàm phán

- Cách giải quyết khi có sự thay đổi về địa điểm và thời gian đàm phán: có thể do bên công ty hoặc bên đối tác thay đổi vì nhiều lý do

- Điều chỉnh về đoàn đàm phán, thành phần đoàn đàm phán

- Có sự thay đổi về chương trình làm việc mà không được báo trước…

Khi có các tình huống phát sinh trong quá trình quản trị quy trình đàm phán, các nhà quản trị phải nhận dạng được các tình huống, các thông tin và dữ liệu cần thiết Từ đó, căn

cứ vào tình hình thực tế tiến hành phân tích đưa ra các phương án có thể và lựa chọn các phương án tối ưu nhất để giải quyết các tình huống đó thông qua mô hình điều chỉnh

 Đánh giá và rút kinh nghiệm Sau mỗi lần đàm phán bao giờ các nhà đàm phán cũng cần phải phân tích đánh giá kết quả của cuộc đàm phán so với mục tiêu đề ra và rút ra bài học kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán tiếp theo

CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG

NHẬP KHẨU SẢN PHẨM TỪ CHÂU ÂU

TẠI CÔNG TY CP VIỆT MỸ

&*&

2.1 Phương pháp nghiên cứu

Chuyên đề được xây dựng dựa trên những cơ sở lý luận và thực trạng về công tác quản trị quy trình đàm phán TMQT Quá trình nghiên cứu để hình thành nên luận văn này

đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như:

2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu:

Để phục vụ cho quá trình nghiên cứu đề tài này, em đã tiến hành thu thập dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp

 Dữ liệu sơ cấp: em tiến hành thu thập dữ liệu sơ cấp thông qua hai phương

pháp: Phương pháp phỏng vấn chuyên gia và phương pháp điều tra trắc nghiệm

 Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: Với phương pháp này em trực tiếp phỏng

vấn sâu một số nhân viên trực tiếp tham gia vào quá trình đàm phán của công ty CP Việt

Mỹ như: Giám đốc kinh doanh, Trưởng phòng, phó phòng XNK và nhân viên kinh doanh XNK

Cụ thể sử dụng phương pháp phỏng vấn chuyên gia trong quá trình nghiên cứu đề tài

“Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ(VietMyLube)”

- Bước 1: Xây dựng bản phỏng vấn:

+ Đưa ra dự trù về thời gian, địa điểm, đối tượng phỏng vấn: Đối tượng phỏng vấn ở đây là: Giám đốc kinh doanh, trưởng phòng và nhân viên xuất nhập khẩu, …

+ Chuẩn bị bảng câu hỏi: Các câu hỏi phải liên quan chặt chẽ đến vấn đề nghiên cứu

và phù hợp với đối tượng được hỏi

- Bước 2: Phỏng vấn:

+ Thông báo trước cho người được phỏng vấn, hẹn gặp

+ Tiến hành phỏng vấn theo kịch bản phỏng vấn đã xây dựng hoặc tuỳ thuộc quá trình phỏng vấn, các phát hiện mới mà có thể đưa ra thêm các câu hỏi để hiểu sâu hơn vấn

đề nghiên cứu

- Bước 3: Viết biên bản phỏng vấn: Tổng kết các kết quả phỏng vấn được, ghi rõ thời gian, địa điểm, đối tượng phỏng vấn

 Phương pháp điều tra trắc nghiệm :

Để làm rõ hơn vấn đề mà thông tin từ phỏng vấn chuyên gia chưa rõ thì ta có thể sử dụng phiếu điều tra, trình tự các bước tiến hành như sau:

- Xác định mục đích điều tra: tìm hiểu thêm về thực trạng công tác quản trị quy trình đàm phán với đối tác châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ

- Xác định đối tượng điều tra: Một số cán bộ lãnh đạo và nhân viên trong công ty Từ

đó xác định số lượng phiếu điều tra sẽ phát (phát 10 phiếu)

- Thiết kế phiếu điều tra: Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế với 12 câu dưới dạng các câu hỏi trắc nghiệm và đánh giá cho điểm

- Phát và thu hồi phiếu điều tra, trên cơ sở những phiếu điều tra đã thu thập được tiến hành tổng hợp và phân tích

- Tổng hợp và phân tích phiếu điều tra: Trên cơ sở các phiếu thu về, kiểm tra các phiếu hợp lệ, loại bỏ các phiếu không hợp lệ Từ đó tổng hợp kết quả phiếu điều tra (có trong Phụ lục)

Đánh giá cho điểm kết quả các hoạt động của công tác quản trị quy trình đàm phán theo thang điểm gồm năm mức từ 1 đến 5 tương đương với các mức đánh giá sau: Rất tốt

= 5 điểm, Tốt = 4 điểm, Khá = 3 điểm, Trung bình = 2 điểm, Yếu = 1 điểm

từ chính bản thân công ty hay là do môi trường bên ngoài

Qua quá trình thu thập thông tin tại công ty, em đã thu thập được số liệu thứ cấp là:

- Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty các năm 2007 – 2009

- Mẫu hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu

- Số lượng hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu trong các năm 2007 – 2009

- Số lượng nhân viên, công nhân của công ty giai đoạn 2007 – 2009

2.1.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu:

Sau khi thu thập dữ liệu thì tiến hành phân tích, xử lý dữ liệu đó Việc phân tích, xử

lý dữ liệu là rất quan trọng

 Dữ liệu sơ cấp:

- Tiến hành xử lý và phân tích các phiếu điều tra bằng kỹ thuật lập bảng, thống kê bằng phần mềm chuyên dụng Excell Lập các bảng biểu, thống kê các hoạt động liên quan đến quản trị quy trình đàm phán nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu và trên cơ sở đó phân tích thực trạng của hoạt động này tại công ty

- Tổng hợp kết quả phỏng vấn các chuyên gia để tiến hành phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản trị quy trinh đàm phán nhập khẩu sản phẩm với đối tác châu Âu tại công ty

 Dữ liệu thứ cấp:

- Phương pháp so sánh:

Khi nghiên cứu bản báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, các báo cáo về tình hình nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công ty thì tiến hành thống kê, so sánh để thấy được sự tăng/giảm qua các thời kỳ nghiên cứu hay thống kê rồi so sánh các kết quả thực hiện được với kế hoạch, chỉ tiêu đã đề ra để thấy được những mặt được, chưa được, từ đó đưa ra các giải pháp khắc phục, hoàn thiện

2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm

từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ

2.2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty CP Việt Mỹ

Tên Công ty : Công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ Tên giao dịch : Viet My International Oil, JSC Tên viết tắt : VIETMYLUBE

Trụ sở chính 529-Hoàng Hoa Thám- Quận Ba Đình-Hà Nội Tel : 04 3761 7099

Fax : 04 3761 7090 Email : contact@vietmylube.com.vn Website : http://vietmylube.com.vn

Tài khoản : 156 41 1 tại N Thương Mại P Đông

Thành phần kinh tế : Ngoài quốc doanh Hình thức pháp lý : Công ty Cổ phần Sản phẩm chủ yếu : Dầu nhờn công nghiệp, dầu Oto-xe máy, dầu Hàng hải-Hàng không, vòng bi FAG

Công ty cổ phần dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ được thành lập ngày 14 tháng 12 năm

2006, bởi 3 cổ đông sáng lập: Công ty Vĩnh Đạt, Công ty Vinatranco và Công ty D&T

Các công ty trên đều là các công ty có uy tín, kinh nghiệm hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh dầu nhớt tại Việt Nam.Vì thế,mặc dù mới được thành lập và đi vào hoạt động được

5 năm nhưng công ty đã hoạt động ổn định và ngày càng phát triển về mọi mặt,cơ sở vật chất ngày càng lớn

2.2.2 Hoạt động kinh doanh

Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty CP Việt Mỹ là: Nhập khẩu sản phẩm phục

vụ cho nhu cầu trong nước và tái xuất khẩu sản phẩm ra thị trường nước ngoài

Hiện nay, Công ty là đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp trọn gói sản phẩm dầu nhờn và vòng bi bôi trơn cho nhiều doanh nghiệp,tập đoàn sản xuất công nghiệp lớn trong

cả nước