Đề tài: “Quản lý hệ thống thông tin - Nâng cao hiệu quả quy trình xử lý tại cty Sapaco” MỤC LỤC CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN 1 I. THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1 1. Thông Tin và Thông Tin Quản Lý 1 1.1. Khái Niệm Và Phân Loại Thông Tin 1 1.2. Đặc Điểm và Vai Trò Của Thông Tin Quản Lý 2 1.2.1. Khái niệm về thông tin quản lý: 2 1.2.2. Đặc điểm của thông tin quản lý: 2 1.3. Khái Niệm Hệ Thống và Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 4 1.3.1. Khái Niệm 4 1.3.2. Chức Năng Và Vai Trò Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 8 2. Quản Trị Thông Tin 10 2.1. Khái Niệm Quản Trị Thông Tin 10 2.2. Phạm Vi Quản Trị Thông Tin 12 2.2.1. Phạm vi quản trị thông tin 12 2.2.2. Một số vấn đề liên quan đến quản trị thông tin. 13 II. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG VIỆC XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 15 1. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Trong Xử Lý Đơn hàng 15 2. Xử Lý Đơn Hàng Và Đặc Trưng Của Hệ Thống Thực Hiện Đơn Hàng 20 2.1. Quy trình xử lý đơn hàng: 20 2.2. Các bước thực hiện: 21 3. Những thông tin quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình xử lý đơn hàng: 24 I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 28 1. Sơ Lược Về Quá Trình Hình Thành Và Phát Triển 28 2. Đặc Điểm Của Công Ty Trên Thị Trường 29 2.1. Đặc điểm tình hình của công ty: 30 2.2. Đánh Giá Chung về tình hình thực hiện sản xuất kinh doanh 31 II. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 32 1. Sơ Đồ Tổ Chức Của Công Ty 32 2. Chức Năng, Nhiệm Vụ Các Phòng Ban 32 II. CƠ CẤU SẢN PHẨM VÀ CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY 34 1. Cơ Cấu Sản Phẩm Của Công Ty 34 2. Cơ Sở Vật Chất Kỹ Thuật 35 III. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY 36 1. Tình Hình hoạt động kinh doanh 36 2. Đánh Giá Về Tình Hình Hoạt Động Kinh Doanh Của Công Ty 37 Các Mặt Đạt Được 37 Các Mặt Tồn Tại 37 3. Phương Hướng Phát Triển Của Công Ty 38 CHƯƠNG III : THỰC TRẠNG QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG CỦA CTCP BAO BÌ SÀI GÒN. 41 I. QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY 41 1. Sơ Đồ Biễu Diễn Nghiệp Vụ Xử Lý Đơn Hàng 41 2. Thực Trạng Việc Thực Hiện 43 3. Điểm Khác Biệt Giữa Mô Hình Thực Tế Và Lý Thuyết 45 3.1. Những điểm khác biệt: 45 3.2. Ảnh Hưởng Của Sự Khác Biệt 46 II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CÔNG TY. 47 1. Các kênh thông tin trong quy trình: 47 2. Thực Trạng Ưùng Dụng Công Nghệ Thông Tin Trong Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng 50 Trong hoạt động giao tiếp với khách hàng: 50 Trong hoạt động tác nghiệp: 50 3. Nhận Xét Chung: 52 III. ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN VỀ NHỮNG SAI SÓT TRONG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH DO QUẢN TRỊ THÔNG TIN. 54 1. Sai sót và nguyên nhân sai sót 54 2. Đánh Giá Chung Về Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng Tại Công Ty: 67 2.1. Đối với vấn đề thông tin trong quy trình xử lý đơn hàng: 67 2.2. Đối với các hoạt động trong quy trình: 68 2.3. Aûnh hưởng: 71 CHƯƠNG IV: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CTCP BAO BÌ SÀI GÒN. 73 I. XÂY DỰNG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 73 1. Xây dựng quy trình xử lý đơn hàng: 73 2. Một số ưu điểm của quy trình xử lý đơn hàng vừa xây dựng so với quy trình của công ty: 79 II. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. 80 GIẢI PHÁP I: THẾT KẾ VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 80 1. Thiết kế hệ thống thông tin 80 2. Vận hành hệ thống thông tin 81 GIẢI PHÁP II: QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN HỒN THIỆN QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. 83 1. Xây Dựng Mô Hình và Nâng cao khả năng truy cập và phân tích thông tin trong xử lý đơn hàng 84 Chuẩn hố tập thực thể: 84 Chuyên môn hố quy trình xử lý đơn hàng: 85 2. Nâng cao hiệu quả hiệu quả xử lý đơn hàng. 88 GIẢI PHÁP III: ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG – KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG DỮ LIỆU THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. 90 Hệ thống đánh giá chất lượng dữ liệu – thông tin 91 GIỚI THIỆU LƯU ĐỒ ÁP DỤNG SPC ĐỂ SỬA CHỮA, ĐIỀU CHỈNH 95 Aùp Dụng Mô Hình Thống Kê Điều Chỉnh Sai Sót: 98 TỔNG KẾT: 107 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29 Trang 1 CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN I. THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1. Thông Tin và Thông Tin Quản Lý 1.1. Khái Niệm Và Phân Loại Thông Tin Thông tin là khái niệm có từ rất lâu và bắt đầu sử dụng rộng rãi vào đầu những năm 1950. Đây là một khái niệm rộng, tuỳ vào lĩnh vực nghiên cứu mà có những định nghĩa khác nhau. Theo quan niệm cổ điển: Thông tin là sự hiểu biết có được từ tín hiệu. Dưới góc nhìn của nhà quản trị: Thông tin được coi là những tín hiệu mới thu nhận, được hiểu và đánh giá là có ích cho việc đề ra các quyết định. Thông tin cũng có thể được định nghĩa như sau: “Thông tin là sự phát biểu cơ cấu của một thực thể mà nó giúp đưa ra quyết định hoặc đưa ra một cam kết” ( I.6 – Tr 4) Như vậy, không phải mọi tín hiệu đều là thông tin đối với công tác quản trị. Muốn trở thành thông tin trong quản trị, tín hiệu này phải đáp ứng các yêu cầu sau:  Mới đối với người sử dụng  Nội dung dễ hiểu và giải thích được  Có ích đối với việc ra quyết định Nhằm giúp nhà quản trị thực hiện tốt chức năng của mình, thông tin cung cấp cho họ phải đảm bảo các yêu cầu sau:  Tính chính xác : thông tin phải phản ánh đúng bản chất, đúng nội dung của tình huống.  Tính kịp thời: thông tin cung cấp phải đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị.  Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống cụ thể giúp cho nhà quản GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29 Trang 2 trị có thể nhìn được vấn đề một cách tồn diện và hệ thống.  Tính bảo mật: thông tin phải được cung cấp đúng người, phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ Phân loại thông tin trong quản trị: Thông tin do tổ chức sởõ hữu và các thông tin từ bên ngồi mà tổ chức cập nhật vào có các dạng chính sau đây: Dữ liệu đã được cấu trúc: Các dữ liệu được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu thường được dùng để hỗ trợ cho các hoạt động điều hành và các giao dịch kinh doanh. Các cơ sở dữ liệu bao gồm những bản ghi đã được cấu trúc chứa các chi tiết về các chủ đề liên quan đến kinh doanh như danh sách khách hàng, tình hình tài chính, tình hình nhân sự và các nguồn lực khác trong và ngồi tổ chức. Dữ liệu chưa được cấu trúc: Những dữ liệu này bao gồm hình ảnh, bản đồ, các bản thu âm và video. Thông tin tham khảo và thư viện: Các thư viện hiện nay đang cung cấp rất nhiều nguồn thông tin khác nhau ngày càng nhiều bao gồm các cuốn catalogue, cơ sở dữ liệu thương mại, dịch vụ cung cấp thông tin trực tuyến và dịch vụ Inranet nhằm hỗ trợ các thành viên nội bộ dễ dàng thực thi các nhiệm vụ của mình. 1.2. Đặc Điểm và Vai Trò Của Thông Tin Quản Lý 1.2.1. Khái niệm về thông tin quản lý: Thông tin quản lý là những tín hiệu mới, được thu nhận, cảm thụ và đánh giá là có ích trong việc ra quyết định giải quyết nhiệm vụ nào đó trong quản lý. 1.2.2. Đặc điểm của thông tin quản lý:  Thông tin không phải là vật chất, nhưng không tồn tại ngồi vật chất tức là vật mang tin đó là tài liệu, số liệu, sách báo, hình ảnh,… GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29 Trang 3  Thông tin trong quản lý có số lượng lớn, có nhiều mối quan hệ. Vì vậy, mỗi người mỗi hệ thống đều có thể trở thành một trung tâm thu phát thông tin.  Thông tin phản ảnh trật tự và cấp quản lý  Thông tin mang tính hội nhập qua các siêu xa lộ thông tin: các mạng thông tin lớn của các nước, tập đồn,… GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Lớp: QTKD 5 _ K29 Trang 4 1.2.3. Vai trò của thông tin quản lý Là đối tượng của cán bộ quản lý nói chung và lãnh đạo nói riêng. Hình 1: Sơ đồ 1.1: MỐI LIÊN HỆ THÔNG TIN TRONG HỆ THỐNG Là công cụ quản lý  Là căn cứ để xây dựng chiến lược dài hạn.  Là căn cứ đề ra kế hoạch ngắn hạn.  Là cơ sở để hạch tốn công việc.  Thông tin tác động đến các khâu của quá trình quản lý.  Là cơ sở để đánh giá hoạt động của doanh nghiệp Là dấu hiệu phản ánh cấp độ của hệ thống quản lý. 1.3. Khái Niệm Hệ Thống và Hệ Thống Thông Tin Quản Lý 1.3.1. Khái Niệm Đặc trưng của một hệ thống gồm: Mục tiêu: là lý do của sự tồn tại và là cơ sở đánh giá đo lường sự thành công của hệ thống. Đối tượng quản lý Chủ thể quản lý Thông tin từ ngoài Đ ầu v ào Đ ầu ra Thông tin quyết định nhi ễu [...]... Chất lượng hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo, tồn vẹn và đầy đủ của hệ thống 1.3.2 Chức Năng Và Vai Trò Của Hệ Thống Thông Tin Quản Lý   Hệ thống thông tin quản lý có các chức năng chính: Thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cách hệ thống, những thông tin có ích được... thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cầp các thông tin cần thiết phuc vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin vầ các hoạt động diễn ra trong hệ thống Một hệ thống thông tin tốt cần phải đơn giản, cung cấp thông tin cho... cái gì nằm trong hệ thống, cái gì nằm ngồi hệ thống Môi trường: là mọi cái tác động vào hệ thống hoặc bị hệ thống tác động tới nhưng nằm ngồi ranh giới hệ thống Đầu vào: Các đối tượng vật lý và thông tin từ môi trường xuyên qua ranh giới vào hệ thống Đầu ra: Các đối tượng vật lý và thông tin từ môi trường xuyên qua ranh giới để ra môi trường Ví dụ : Hệ Thống Thông Tin Quản Lý : Xử lý đơn hàng Đơn hàng... Xử lý Thông tin vào 4 Phân loại 5 Bảo quản 6 Truyền thông Thông tin ra (I.3 – Trang 156) Hình 2: Sơ đồ 1.2: CÁC BỘ PHẬN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN Yêu cầu đối với các bộ phận của hệ thống thông tin: Thu thập: Thông tin được thu thập phải đúng yêu cầu Việc thu thập phải đảm bảo về dung lượng và chất lượng thông tin Chọn lọc: Mục đích là làm cho thông tin nhận được có độ tin cậy cao Hiệu chỉnh và xử lý số... và nhà quản lý dựa vào hệ thống thông tin quản lý để dự báo tương lai Do đó, tính logic, chặt chẽ của hệ thống thông tin quản lý là thành phần quan trọng quy t định tính chính xác của dự báo cũng như những quy t định của nhà quản lý Bên cạnh đó, hệ thống thông tin quản lý còn có thể hỗ trợ cho việc xác lập những kế hoạch tối ưu Trong quá trình tổ chức: Quá trình tổ chức là quá trình phân chia công việc... lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học  Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính tốn trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra thông tin mới  Phân phối và cung cấp thông tin  Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý là làm thế nào để sử dụng hệ thống thông tin trong các tổ chức phục vụ cho quá trình quản lý Trong giai đoạn lập kế hoạch: SVTH: Trần... nghệ thông tin khác SVTH: Trần Thị Hồng Thắm Trang 7 Lớp: QTKD 5 _ K29 GVHD: NGUYỄN VĂN HÓA Luận Văn Tốt Nghiệp Hệ thống thông tin quản lý là gì? Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp các quy tắc, kỹ năng và phương pháp được mô tả rõ ràng nhờ đó con người và thiết bị thực hiện việc thu thập và phân tích dữ liệu nhằm tạo ra những thông tin cần thiết cho các nhà quản trị ra quy t định Hệ thống thông tin. .. nguồn thông tin trên CSI và Internet ngày càng nhiều Những người sử dụng thông tin trong sẽ cần phải học cách khai thác các nguồn thông tin thông qua hệ thống quản lý thông tin nội bộ này Kết quả từ quản trị thông tin có hiệu quả Thông tin là một nguồn lực then chốt trong chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác Thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh, thông. .. đạt được mức độ cao về tính hiệu quả trong hoạt động xử lý thông tin Các quy tắc trong quản trị thông tin Vai trò của quản lý thông tin trong việc tin học hố các hoạt động của doanh nghiệp Hầu hết chương trình tin học hố và các sáng kiến sử dụng thông tin trong các hoạt động của doanh nghiệp đều dựa vào việc thực hiện các biện pháp tiếp cận mới mẻ vế quản trị và khai thác tài sản thông tin của doanh... của khách hàng Khách hàng Chủ Thể Quản Lý Đối Tượng Quản Lý Gửi hàng hoặc từ chối Khách hàng Cần phải nhận dịnh rõ rằng một hệ thống nào đó luôn là một bộ phận của hệ thống lớn hơn nó Hệ thống là một tập hợp vất chất và phi vật chất như người, máy móc, thông tin, dữ liệu các phương pháp xử lý, các quy tắc, quy trình xử lý, gọi là các phần tử của hệ thống Trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau . tài: “Quản lý hệ thống thông tin - Nâng cao hiệu quả quy trình xử lý tại cty Sapaco” MỤC LỤC CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN 1 I. THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG. HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG 80 1. Thiết kế hệ thống thông tin 80 2. Vận hành hệ thống thông tin 81 GIẢI PHÁP II: QUẢN LÝ HỆ THỐNG