TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tầm quan trọng, ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
Kể từ những năm 90, công nghệ thông tin đã phát triển mạnh mẽ và trở thành yếu tố quan trọng trong tổ chức xã hội và doanh nghiệp Trong bối cảnh bùng nổ tri thức, việc xử lý thông tin trở nên khó khăn và tốn kém, khiến cho việc ra quyết định trở nên phức tạp Do đó, ứng dụng công nghệ thông tin đã trở thành một phần thiết yếu trong chiến lược cạnh tranh của doanh nghiệp và quốc gia CNTT được áp dụng rộng rãi trong quản lý nhân sự, bán hàng, tài chính kế toán, quản lý khách hàng và tài liệu, với đặc biệt chú trọng vào hệ thống thông tin quản lý nhân sự.
Ngày nay, nhân lực là mối quan tâm hàng đầu của các quốc gia và doanh nghiệp Số lượng nhân viên trong mỗi doanh nghiệp ngày càng tăng và thường xuyên thay đổi, khiến việc quản lý nhân sự thủ công trở nên khó khăn và dễ xảy ra sai sót Hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HTTT) giúp các nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về tình hình nhân sự, từ đó hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác và kịp thời Hơn nữa, HTTT còn giảm thiểu sai sót trong quản lý, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương, tôi nhận thấy sự cần thiết phải xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới Hệ thống này nhằm tối ưu hóa công tác quản lý dữ liệu nhân sự, tăng năng suất, nâng cao chất lượng, giảm chi phí, rút ngắn thời gian làm việc và đảm bảo tính chính xác cao Việc này mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho Trung tâm, từ lưu trữ dữ liệu đến tìm kiếm thông tin và lập báo cáo, giúp công tác quản lý trở nên dễ dàng hơn.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty
Bài viết đề cập đến các đề tài nghiên cứu của sinh viên về việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho doanh nghiệp Đầu tiên, Nguyễn Thị Thúy Hằng từ Đại học Duy Tân đã chỉ ra vấn đề quản lý vật tư thủ công tại Công ty VINACONEX 10, dẫn đến việc tốn thời gian và chi phí, đồng thời thiếu sót trong việc chuyển đổi sang quản lý bằng máy tính Tiếp theo, Nguyễn Bích Ngọc từ trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân đã thực hiện đề án phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho Công ty TNHH Ngọc Khánh, nhằm giảm thiểu sai sót trong kiểm kê và hỗ trợ ra quyết định cho lãnh đạo, nhưng vẫn thiếu phân tích toàn diện về ứng dụng công nghệ thông tin Cuối cùng, Nguyễn Hoàng Vũ từ Học viện Tài chính đã hoàn thành đề án xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho công ty cổ phần vật tư vận tải xi măng, đáp ứng nhu cầu quản lý cho đơn vị nghiên cứu, tuy nhiên hệ thống này chỉ phù hợp với các công ty lớn đã có kinh nghiệm sử dụng hệ thống thông tin.
Mục tiêu cụ thể đặt ra cần giải quyết trong đề tài
Tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương, hiện chưa có hệ thống thông tin quản lý nhân sự, khiến cho các nghiệp vụ vẫn phải xử lý theo cách thủ công và lưu trữ chứng từ một cách thủ công Điều này dẫn đến nhiều bất cập trong quá trình quản lý và vận hành.
- Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.
Quá trình thêm, sửa và xóa thông tin nhân viên tiêu tốn nhiều thời gian và công sức, đòi hỏi sự tham gia của nhiều người, dẫn đến chi phí cao cho doanh nghiệp.
Lưu trữ và tìm kiếm thông tin trên giấy gặp nhiều khó khăn và rủi ro, đồng thời hạn chế số lượng người có thể truy cập thông tin do phải thông qua người quản lý kho lưu trữ.
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động, hệ thống quản lý thủ công sẽ không còn đủ khả năng đáp ứng nhu cầu quản lý hiệu quả, bởi vì lượng thông tin cần xử lý sẽ tăng lên đáng kể.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương Các mục tiêu cụ thể bao gồm việc cải thiện hiệu quả quản lý nhân sự và tối ưu hóa quy trình làm việc tại trung tâm.
- Đưa ra cơ sở lý luận chung về hệ thống thông tin.
- Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Trung tâm.
- Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung tâm.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương.
Nghiên cứu này tập trung vào việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung tâm Thông tin Khoa học – Công nghệ và Tin học tỉnh Hải Dương, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Phương pháp thực hiện đề tài
- Phương pháp thu thập tài liệu
Để cải thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung tâm, cần gửi phiếu phỏng vấn đến các phòng ban và nhân viên Việc này nhằm thu thập ý kiến về thực trạng hệ thống hiện tại cũng như nhu cầu xây dựng hệ thống mới, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp.
+ Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của doanh nghiệp để nắm bắt được các nghiệp vụ quản lý nhân sự tại Trung tâm…
+ Nghiên cứu tài liệu qua các bài báo, internet, để tìm hiểu tình hình chung về Trung tâm và các nghiệp vụ quản lý nhân sự của Trung tâm.
+ Sưu tầm sách, tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệ thống thông tin và phân tích thiết kế hệ thống.
- Tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu
Sau khi thu thập và phân tích các số liệu sơ cấp và thứ cấp, chúng tôi tiến hành đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự cùng với tình hình hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Trung tâm TT KH Qua đó, có thể rút ra những nhận định quan trọng về hiệu quả và các vấn đề cần cải thiện trong công tác này.
Đề tài khóa luận này thể hiện tính cấp thiết trong việc phân tích và thiết kế hệ thống, dựa trên kết quả khảo sát Qua đó, chúng ta sẽ lựa chọn biện pháp và quy trình phù hợp để đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra.
- Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài:
Microsoft Access là công cụ hữu ích để xây dựng cơ sở dữ liệu, giúp kết nối nguồn dữ liệu từ các form trong hệ thống, tối ưu hóa quy trình thao tác trên phần mềm.
+ Phần mềm Visual Studio dùng cho việc thiết kế các giao diện của hệ thống.
Kết cấu của khóa luận
Bài khóa luận bao gồm ba phần chính, bên cạnh các phần như lời cảm ơn, danh sách bảng, biểu, hình vẽ, danh sách từ viết tắt, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục.
PHẦN I TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU.
PHẦN II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ TIN HỌC TỈNH HẢI DƯƠNG.
PHẦN III PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ TIN HỌC TỈNH HẢIDƯƠNG.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG NQUẢ LÝ NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ VÀ TIN HỌC TỈNH HẢI DƯƠNG
Cơ sở lý luận chung
2.1.1 Cơ sở lý luận về quản lý nhân sự
Cách thức quản lý nhân sự:
Quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công là hình thức quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến nhân sự thông qua việc ghi chép thủ công trên giấy tờ và sổ sách Phương pháp này đòi hỏi sự can thiệp trực tiếp của con người trong quá trình theo dõi và quản lý thông tin.
Quản lý bằng hệ thống máy tính là phương pháp sử dụng máy tính và phần mềm quản lý chuyên dụng để thực hiện toàn bộ các hoạt động liên quan đến quản lý nhân sự Phương pháp này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả công việc.
Nội dung chủ yếu của quản lý nhân sự:
Phân tích công việc là quá trình hệ thống hóa các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết cho chức năng của tổ chức Nó ghi nhận và mô tả mục tiêu của từng nhiệm vụ, địa điểm thực hiện, thời gian hoàn thành, phương pháp thực hiện, kỹ năng yêu cầu và các điều kiện cần thiết để hoàn thành trách nhiệm công việc.
Quá trình thu hút nhân lực hiệu quả bao gồm các bước quan trọng như tuyển mộ, tuyển chọn, bố trí sử dụng và đánh giá, nhằm đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng tốt yêu cầu công việc.
+ Tuyển mộ là thu hút những lao động có nguyện vọng và khả năng làm việc trong doanh nghiệp từ nhiều nguồn nhân lực khác nhau.
+ Tuyển chọn là việc sàng lọc từ những người đã qua tuyển mộ, thẩm tra lại theo tiêu chuẩn để lựa chọn những người đạt yêu cầu.
Bố trí sử dụng là chương trình giới thiệu toàn diện về tổ chức, chính sách, điều lệ, công việc và môi trường làm việc, giúp người lao động nắm vững thông tin cần thiết để thích ứng và hòa nhập hiệu quả với vai trò thành viên trong doanh nghiệp.
Đánh giá thành tích công tác là một hệ thống chính thức nhằm xem xét và đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân, được thực hiện định kỳ.
Đào tạo và phát triển nhân lực là một quá trình liên tục và không ngừng nghỉ Các bước quan trọng trong quy trình này bao gồm việc xác định nhu cầu đào tạo, thiết lập các mục tiêu cụ thể, lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp và xác định các phương tiện hỗ trợ cần thiết.
Mục tiêu của đào tạo là nhằm mục tiêu của doanh nghiệp.
Đánh giá khả năng hoàn thành công việc của nhân viên là hoạt động thiết yếu trong quản lý nhân sự, giúp công ty hoạch định, tuyển chọn, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Việc đánh giá chính xác năng lực của nhân viên không chỉ ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp mà còn nâng cao hiệu quả công tác Ngoài ra, nó còn là cơ sở để khen thưởng, động viên hoặc kỷ luật nhân viên, từ đó giúp nhà quản lý xác định mức lương một cách công bằng.
- Giải quyết các vấn đề về lương bổng, phúc lợi:
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc kích thích lợi ích vật chất cho người lao động, do đó, việc sử dụng đòn bẩy tiền lương là cần thiết để đảm bảo sự phát triển sản xuất Để duy trì đội ngũ lao động có trình độ kỹ thuật cao và ý thức kỷ luật vững vàng, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến công tác tiền lương.
Quan hệ tương quan nhân sự bao gồm các mối quan hệ chính thức trong quản lý, như việc thi hành kỷ luật, thăng chức, giáng chức, thuyên chuyển và thôi việc Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì trật tự và hiệu quả trong tổ chức.
2.1.2 Cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin tin học hóa là ứng dụng toàn diện nhất của công nghệ thông tin trong tổ chức, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là cần thiết để đảm bảo có cái nhìn toàn diện và chính xác về hệ thống tương lai, giúp tránh sai sót trong quá trình thiết kế và cài đặt Điều này không chỉ kéo dài vòng đời của hệ thống mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc sửa chữa, bổ sung và phát triển trong suốt quá trình sử dụng Để thực hiện phân tích và thiết kế hệ thống thông tin hiệu quả, cần nắm vững các cơ sở lý luận và thuật ngữ liên quan, đặc biệt là theo hướng chức năng.
2.1.2.1 Phân tích hệ thống thông tin
Phân tích hệ thống là bước đầu tiên quan trọng trong dự án phát triển phần mềm, bao gồm việc đánh giá hệ thống thông tin hiện tại và xác định các khả năng cải tiến Quá trình này bao gồm phân tích chức năng thông qua sơ đồ chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu, cùng với phân tích dữ liệu sử dụng mô hình thực thể liên kết Kết quả của phân tích hệ thống là các tài liệu đặc tả tính năng, thường được trình bày dưới dạng sơ đồ và biểu đồ.
Sơ đồ chức năng là công cụ mô tả hệ thống thông qua việc phân rã chức năng theo thứ bậc Công cụ này cho phép phân tách các chức năng cấp cao thành các chức năng chi tiết hơn, từ đó tạo ra một cây chức năng hoàn chỉnh.
+ Các chức năng: được kí hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn (thường là một động từ).
+ Kết nối: kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được kí hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con.
Các chức năng được trình bày một cách trực quan, dễ hiểu, thể hiện rõ tính phân cấp trong cấu trúc phân rã ngày càng chi tiết của chúng.
Dễ thành lập vì tính đơn giản: Nó trình bày hệ thống phải làm gì hơn là hệ thống làm như thế nào?
Mang tính chất tĩnh vì bỏ qua mối liên quan thông tin giữa các chức năng.
Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự tại Trung tâm Thông tin
2.2.1 Giới thiệu về Trung tâm Thông tin KH-CN và Tin học tỉnh Hải Dương.
- Loại hình doanh nghiệp: Tổ chức dịch vụ khoa học hoạt động theo ND 115.
Nghị định này quy định về cơ chế tự chủ và tự chịu trách nhiệm của các tổ chức khoa học và công nghệ công lập, bao gồm nhiệm vụ, tài chính, tài sản, tổ chức và biên chế.
Nghị định này áp dụng cho các tổ chức khoa học và công nghệ, bao gồm tổ chức nghiên cứu khoa học, tổ chức nghiên cứu và phát triển công nghệ, cũng như tổ chức dịch vụ khoa học và công nghệ Những tổ chức này phải có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản riêng và được thành lập theo quyết định của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
+ Tên tổ chức, trụ sở làm việc, giao dịch của Trung tâm.
Tên giao dịch: Trung tâm Thông tin khoa học – công nghệ và Tin học.
Trụ sở chính: 209 Nguyễn Lương Bằng, Thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương.
Giám đốc: Trần Thị Thuận Điện thoại: 0320.3892.436
- Quá trình thành lập và phát triển của Trung tâm:
Trung tâm Thông tin khoa học - công nghệ và Tin học Hải Dương, trực thuộc Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Hải Dương, đã được thành lập vào ngày 18 tháng 3 năm 2004 theo Quyết định số 987/2004/QĐ-UB của Ủy ban Nhân dân tỉnh Hải Dương.
Vào ngày 09/5/2005, theo Quyết định số 1921/2005/QĐ-UB của UBND tỉnh Hải Dương, Trung tâm Tin học và Thông tin khoa học-công nghệ đã được đổi tên thành Trung tâm Thông tin khoa học - công nghệ và Tin học, trực thuộc Sở Khoa học và Công nghệ Hải Dương.
Trung tâm hiện nay hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ được quy định tại Quyết định số 3153/QĐ-UBND ngày 13/9/2006 của UBND tỉnh Hải Dương, liên quan đến việc phê duyệt Đề án.
“Chuyển đổi Trung tâm Thông tin khoa học-công nghệ và Tin học thuộc Sở Khoa học và Công nghệ theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm”.
- Cơ cấu tổ chức của Trung tâm:
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm TT KHCN và TH
Nguồn: Tài liệu về Trung tâm TT KHCN và TH năm 2011.
Giám đốc Trung tâm, Trần Thị Thuận, có trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của trung tâm theo chế độ thủ trưởng Bà chịu trách nhiệm trước pháp luật và Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Hải Dương về mọi hoạt động diễn ra tại Trung tâm.
Phó giám đốc Trung tâm có nhiệm vụ hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý và điều hành các hoạt động nghiên cứu khoa học cũng như kinh doanh của Trung tâm Đồng thời, Phó giám đốc cũng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, Giám đốc Trung tâm và Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Hải Dương về các lĩnh vực được giao.
Phòng tư vấn đào tạo
Phòng Tổng hợp có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền nhận thông tin từ tất cả các phòng ban trong Trung tâm Ngoài ra, phòng còn thực hiện kế toán cho hoạt động kinh doanh và tiền lương của nhân viên, quản lý nhân sự và đảm nhận một số nhiệm vụ khác.
Phòng Thông tin KHCN chịu trách nhiệm quản lý hệ thống thông tin của Trung tâm, bao gồm quản trị hệ thống mạng và quản lý website Đơn vị cũng thực hiện thiết kế logo, nhãn hiệu và phát triển các hệ thống mạng tin học như WLAN, LAN, WAN và mạng cáp quang.
Phòng Tư vấn và Đào tạo của Trung tâm cung cấp dịch vụ tư vấn cho khách hàng và tổ chức các khóa đào tạo nhằm nâng cao kiến thức chuyên môn cho đội ngũ nhân viên.
2.2.2 Khái quát hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm
- Lĩnh vực hoạt động chủ yếu:
Tạp chí Khoa học, Công nghệ và Môi trường Hải Dương đã công bố quảng cáo và giới thiệu kết quả phát triển kinh tế - xã hội cùng với thành tích sản xuất kinh doanh của 30 đơn vị và doanh nghiệp.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp về thiết kế logo và nhãn hiệu, cùng với việc đại diện đăng ký xác lập quyền sở hữu nhãn hiệu hàng hóa Ngoài ra, chúng tôi hỗ trợ đánh giá công nghệ và định giá trị công nghệ, cũng như tư vấn xây dựng hệ thống quản lý tiêu chuẩn chất lượng và an toàn bức xạ, hạt nhân theo quy định của nhà nước.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn phát triển mạng vi tính (LAN, WAN) và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chuyên môn, nghiệp vụ cho tổ chức và cá nhân Ngoài ra, chúng tôi cũng hỗ trợ lập hồ sơ mời thầu và tổ chức đấu thầu hiệu quả.
+ Thiết kế: Thiết kế Logo, Thiết kế, lắp đặt mạng tin học cục bộ không dây WLAN, lắp đặt mạng LAN, WAN, mạng cáp quang.
Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ cung ứng vật tư, thiết bị, phần mềm ứng dụng và giải pháp công nghệ thông tin cho các tổ chức và cá nhân, tuân thủ các quy định của Nhà nước và tỉnh.
- Tình hình hoạt động kinh doanh của Trung tâm trong 3 năm gần nhất.
Bảng 2.1 Kết quả HĐKD của trung tâm từ năm 2010 đến năm 2012
Doanh thu 1.500.000.000 3.000.000.000 3.000.000.000 7.500.000.000 Chi phí 1.050.000.000 2.100.000.000 2.400.000.000 5.550.000.000 Lợi nhuận 450.000.000 900.000.000 600.000.000 1.950.000.000
Nguồn: Thống kê KQHĐ của Trung tâm TT KHCN và TH giai đoạn 2009-2012
- Qua các năm hoạt động Trung tâm đã thu được những kết quả nổi bật như sau:
Trung tâm đang từng bước xây dựng văn bản nhằm nâng cao chất lượng hoạt động, mạnh dạn áp dụng các chủ trương mới Chúng tôi tập trung vào việc đổi mới và cải thiện thông tin khoa học và công nghệ, thực hiện tốt nhiệm vụ công nghệ thông tin, đồng thời mở rộng dịch vụ tư vấn để tăng cường nguồn thu cho sự nghiệp.
PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRUNG TÂM TT
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự sẽ xây dựng đảm nhiệm các chức năng sau:
Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên bao gồm các chức năng quan trọng như quản lý sơ yếu lý lịch, theo dõi các phòng ban và chức vụ hiện tại của nhân viên, quản lý hợp đồng lao động đã ký kết giữa nhân viên và Trung tâm, cũng như giám sát quá trình điều động công tác của cán bộ, nhân viên trong suốt thời gian làm việc tại Trung tâm.
Quản lý lương là nhiệm vụ của bộ phận quản lý nhân sự, nơi họ sẽ lập bảng lương và tính toán lương cho cán bộ, nhân viên Bộ phận này sẽ theo dõi chi tiết từng hệ số lương, trợ cấp, thưởng và phạt của từng nhân viên, sau đó gửi thông tin cho nhân viên kế toán để thực hiện quy trình phát lương.
Hệ thống tìm kiếm thông tin nhân viên cho phép bộ phận quản lý nhân sự tra cứu dễ dàng bằng mã nhân viên, tên, hoặc phòng ban/chức vụ.
Hệ thống quản lý nhân sự cung cấp chức năng lập báo cáo hữu ích cho phòng nhân sự và bộ phận kế toán, bao gồm báo cáo về nhân sự và báo cáo lương Những báo cáo này sẽ được gửi đến Ban lãnh đạo công ty để hỗ trợ trong việc đưa ra các quyết định quản lý hiệu quả hơn.
Hệ thống cho phép nhân viên đăng nhập bằng mã nhân viên để truy cập chi tiết hồ sơ cá nhân và bảng lương.
Xác định đầu vào của hệ thống
Hồ sơ lý lịch nhân viên được cung cấp bởi các cán bộ và nhân viên của Trung tâm thông qua hồ sơ tuyển dụng của từng cá nhân.
- Hợp đồng lao động: Thông tin về hợp đồng lao động được cung cấp từ nhân viên và phía Trung tâm để nhập vào hệ thống.
Các quyết định điều động nhân sự thường được cung cấp bởi lãnh đạo, tuy nhiên, nhân viên cũng có thể gửi thông tin để xin điều động Những thông tin này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý nguồn nhân lực và tối ưu hóa hiệu suất làm việc trong tổ chức.
- Danh sách các phòng ban, chức vụ: Thông tin về các phòng ban và các chức vụ trong phòng ban đó được cung cấp bởi từng phòng ban.
- Các yếu tố về lương: Bao gồm các yếu tố như: hệ số lương, mức khen thưởng, kỷ luật,
3.2 Phân tích hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại TTTT KH-CN & TH 3.2.1 Sơ đồ chức năng
Hình 3.1 Sơ đồ chức năng
3.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Hình 3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
TT nhân viên, HĐLĐ Cung cấp thông tin Yêu cầu thông tin
TT yêu cầu giải quyết chính sách
Quyết định tăng lương, điều động công tác, khen thưởng, kỉ luật
Báo cáo thông tin nhân viên
Báo cáo thông tin về HĐLĐ
DS nhân viên Báo cáo thông tin về lương
Các phòng ban Nhân viên
Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Hình 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Quản lý hồ sơ nhân viên
S ơ yế u lý lị ch T hô ng ti n nh ân v iê n
T hô ng ti n cầ n tì m k iế m T hô ng ti n ph ản h ồi B áo c áo n hâ n sự B áo c áo lư ơn g T hô ng ti n ch ỉ đ ạo
Hồ sơ lý lịch nhân viên
TT phòng ban/chức vụ
Hồ sơ lý lịch nhân viên
Thông tin nhân viên Điều động công tác
TT phòng ban, chức vụ
TT phòng ban, chức vụ
Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh cho chức năng quản lý hồ sơ nhân viên thể hiện cách thức thông tin được xử lý và lưu trữ trong hệ thống Hình 3.4 minh họa các bước và quy trình liên quan đến việc quản lý hồ sơ, giúp người dùng hiểu rõ hơn về cách thức vận hành của chức năng này.
Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý lương Hình 3.5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản lý lương
Quản lý sơ yếu lý lịch
Quản lý hợp đồng lao động
Quản lý điều động công tác
QĐ điều động công tác
TT sơ yếu lý lịch
TT về hợp đồng lao động
TT yêu cầu điều động CT
TT phòng ban, chức vụ
Hs lý lịch nhân viên
Quản lý các yếu tố về lương
TT các yếu tố về lương
TT yêu cầu xem bảng lương
TT về phòng ban, chức vụ
TT về khen thưởng, kỉ luật
Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng tìm kiếm
Hình 3.6 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng tìm kiếm
Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng báo cáo
Hình 3.7 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng báo cáo
Tìm kiếm theo mã nhân viên
Tìm kiếm theo tên nhân viên
Tìm kiếm theo tên phòng ban/chức vụ Nhân viên
Bảng lương TT tìm kiếm
TT phòng ban, chức vụ
Báo cáo nhân sự Giám đốc
Hồ sơ nhân viên Bảng lương
3.2.3 Mô hình thực thể liên kết
+ Xác định các thực thể:
Hồ sơ lí lịch nhân viên ( MaNV, HoTen, NgaySinh, GioiTinh, QueQuan, SoCMND,
Hợp đồng ( MaHD, LoaiHD, NgayKy, NgayKetThuc) Bảng lương ( MaLCB, MucLCB, HSLCoBan, HSLPhuCap, KhenThuong, KyLuat,
Quyết định nhân sự ( MaCongTac, TenCongTac, NgayBoNhiem, NgayBaiNhiem) Phòng ban ( MaPB, TenPB, DiaDiem, SoDT)
Chức vụ ( MaCV, TenCV) Trình độ học vấn ( MaChuyenMon, TenChuyenMon, HeDaoTao, NoiDaoTao,
Hình 3.8 Mô hình thực thể liên kết
3.3 Thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại TTTT KH-CN & TH 3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
- Từ mô hình thực thể liên kết, tiến hành chuẩn hóa ta thu được lược đồ quan hệ của các thực thể như sau:
Hình 3.9 Lược đồ quan hệ các thực thể
Hồ sơ lý lịch nhân viên
Chi tiết quyết định nhân sự
Chi tiết trình độ học vấn
- Từ lược đồ quan hệ khi chuyển sang mô hình quan hệ , ta có các thực thể với các thuộc tính sau:
Hồ sơ lí lịch nhân viên ( MaNV, HoTen, NgaySinh, GioiTinh, QueQuan, SoCMND,
Hợp đồng ( MaHD, LoaiHD, GhiChu) Chi tiết hợp đồng ( MaHD, MaNV, NgayKy, NgayKetThuc) Lương cơ bản ( MaLCB, MucLCB)
Chi tiết bảng lương ( MaBLCT, MaNV, TenCV, MaLCB, HSLCoBan, HSLPhuCap,
KhenThuong, KyLuat, TongLuong, NguoiLap, NgayLap)
Quyết định nhân sự ( MaCongTac, TenCongTac, GhiChu) Chi tiết quyết định nhân sự (MaCongTac, MaNV, NgayBoNhiem, NgayBaiNhiem,
Trình độ học vấn ( MaChuyenMon, TenChuyenMon) Chi tiết trình độ học vấn (MaChuyenMon, MaNV, HeDaoTao, NoiDaoTao,
Chức vụ ( MaCV, TenCV)Phòng ban ( MaPB, TenPB, DiaDiem, SoDT)User ( TenDangNhap, MaPB, MatKhau)
Hình 3.10 Mô hình quan hệ
Xây dựng cơ sở dữ liệu
+ Bảng Hồ sơ lý lịch nhân viên:
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaNV Text 20 Mã nhân viên
NgaySinh Date/Time Ngày sinh
GioiTinh Yes/No Giới tính
SoCMND Text 15 Số chứng minh nhân dân
SoDT Text 15 Số điện thoại
SoTaiKhoan Text 20 Số tài khoản
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaHD Text 25 Mã hợp đồng
LoaiHD Text 25 Loại hợp đồng
+ Bảng Chi tiết hợp đồng:
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaHD Text 25 Mã hợp đồng
MaNV Text 20 Mã nhân viên
NgayKy Date/Time Ngày ký
NgayKetThuc Date/Time Ngày kết thúc
+ Bảng quyết định nhân sự:
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaCongTac Text 25 Mã công tác
TenCongTac Text 50 Tên công tác
+ Bảng Chi tiết quyết định nhân sự:
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaCongTac Text 25 Mã công tác
MaNV Text 20 Mã chức vụ
NgayBoNhiem Date/Time Ngày bổ nhiệm
NgayBaiNhiem Date/Time Ngày bãi nhiệm
MaCV Text 25 Mã chức vụ
MaPB Text 25 Mã phòng ban
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaLCB Text 10 Mã lương cơ bản
MucLCB Currency 20 Mức lương cơ bản
+ Bảng Chi tiết bảng lương:
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaBLCT Text 25 Mã bảng lương chi tiết
MaNV Text 20 Mã nhân viên
HSLCoBan Number 5 Hệ số lương cơ bản
HSLPhuCap Number 5 Hệ số lương phụ cấp
TenCV Text 25 Tên chức vụ
MaLCB Text 25 Mã lương cơ bản
NgayLap Date/Time Ngày lập
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaCV Text 20 Mã chức vụ
TenCV Text 25 Tên chức vụ
+ Bảng Trình độ học vấn
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaChuyenMon Text 30 Mã chuyên môn
TenChuyenMon Text 30 Tên chuyên môn
+ Bảng Chi tiết Trình độ học vấn:
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaChuyenMon Text 30 Ma chuyên môn
MaNV Text 20 Mã nhân viên
HeDaoTao Text 25 Hệ đào tạo
NoiDaoTao Text 100 Nơi đào tạo
XepLoaiChuyenMon Text 20 Xếp loại chuyên môn
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
MaPB Text 25 Mã phòng ban
TenPB Text 30 Tên phòng ban
SoDT Text 15 Số điện thoại
Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Miêu tả
TenDangNhap Text 50 Tên đăng nhập
MaPB Text 25 Mã phòng ban
Giao diện hệ thống quản lý nhân sự được thiết kế đơn giản, dễ nhìn, dễ thao tác nhưng cũng đáp ứng đầy đủ yêu cầu của người dùng
Giao diện đăng nhập hệ thống:
Khi sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, người dùng bắt đầu bằng việc truy cập vào giao diện Đăng nhập hệ thống, nơi họ cần nhập Tên đăng nhập, Mật khẩu và Phòng ban theo yêu cầu Việc nhập Tên phòng ban trong form Đăng nhập không chỉ đảm bảo tính bảo mật mà còn giúp phân quyền người dùng, cho phép chỉ các nhân viên thuộc phòng quản lý nhân sự thực hiện các chức năng chính của phần mềm, ngoại trừ chức năng Đăng nhập và Tìm kiếm.
Giao diện hệ thống quản lý nhân sự:
Giao diện hệ thống cung cấp một Menu cho người dùng với các chức năng chính như Quản lý hồ sơ nhân viên, Quản lý lương, Tìm kiếm, và Báo cáo Nhân viên có thể thực hiện Đăng xuất khi không có yêu cầu nào Tuy nhiên, đối với những nhân viên không thuộc phòng quản lý nhân sự, các chức năng Quản lý hồ sơ nhân viên, Quản lý lương và Lập báo cáo sẽ bị mờ và không thể thao tác Chỉ có chức năng Tìm kiếm và Đăng xuất là cho phép nhân viên thực hiện.
Giao diện quản lý hồ sơ nhân viên:
Quản lý hồ sơ nhân viên bao gồm nhiều chức năng quan trọng như quản lý lý lịch nhân viên, quản lý phòng ban, quản lý hợp đồng lao động, quản lý điều động và quản lý chức vụ Dưới đây là một số giao diện minh họa cho các chức năng này.
Giao diện quản lý Hợp đồng:
Giao diện quản lý Phòng ban:
Giao diện quản lý hồ sơ lý lịch nhân viên:
Giao diện quản lý Lương:
- Mô tả các module + Module hệ thống: Có chức năng bao gồm: Đăng nhập, Thoát
Modules giúp phân quyền người sử dụng hệ thống.
Module quản lý hồ sơ nhân viên bao gồm các chức năng chính như quản lý hồ sơ lý lịch, hợp đồng lao động, điều động nhân sự và phòng ban/chức vụ Mỗi chức năng này đều có các thao tác con như Thêm, Sửa, Xóa, Hủy bỏ và Thoát, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự hiệu quả.
Modules quản lý lương bao gồm các chức năng quan trọng như quản lý hệ số lương, danh mục lương cơ bản và phụ cấp, danh mục khen thưởng và kỷ luật, cùng với việc quản lý lương của nhân viên theo tháng.
+ Modules tìm kiếm gồm có các chức năng: Tìm kiếm theo tên nhân viên; Tìm kiếm theo mã nhân viên; Tìm kiếm theo phòng ban/chức vụ.
Các module báo cáo đóng vai trò quan trọng trong việc xuất các báo cáo nhân sự, cung cấp thông tin cần thiết cho ban giám đốc trong quá trình ra quyết định Những báo cáo này bao gồm báo cáo lương, hợp đồng lao động, quá trình công tác của nhân viên và lý lịch nhân viên.
3.3.4 Thiết kế kiểm soát Để hoàn thiện được hệ thống phần mềm quản lý nhân sự thì ta phải có sự kiểm soát được các sự cố xảy ra trong quá trình tiến hành xây dựng hệ thống Sau đây là một số các kiểm soát cần lưu ý trong xây dựng hệ thống:
Kiểm soát các thông tin thu nhập và các thông tin xuất
Hệ thống quản lý nhân sự
Module Quản lý hồ sơ NV
Module Thống kê báo cáo
