Giáo trình Quản trị cơ sở dữ liệu Access 1 (Nghề: Công nghệ thông tin - Cao đẳng) - Trường Cao đẳng nghề Đồng Tháp

Giáo trình Quản trị cơ sở dữ liệu Access 1 được biên soạn với mục tiêu nhằm giúp sinh viên phân biệt hệ quản trị cơ sở dữ liệu nói chung và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access cụ thể; Nắm được đặc điểm chung của các hệ quản trị CSDL. Mời các bạn cùng tham khảo!

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP

TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ ĐỒNG THÁP

GIÁO TRÌNH

MÔ ĐUN: QUẢN TRỊ CSDL ACCESS 1

NGÀNH, NGHỀ: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN (UDPM) TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

(Ban hành kèm theo Quyết định Số: /QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày tháng năm 2017

của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng nghề Đồng Tháp)

GIỚI THIỆU VỀ MÔN HỌC

HỆ QUẢN TRỊ C SỞ D LIỆU MS ACCESS

Vị trí, ý nghĩa, vai trò của môn học:

Mục tiêu của môn học:

Sau khi học xong môn học này học viên có khả năng:

 Phân biệt hệ quản trị cơ sở dữ liệu nói chung và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access cụ thể

 Nắm được đặc điểm chung của các hệ quản trị CSDL

 Biết thiết kế một CSDL

 Dùng thành thạo các chức năng của hệ QT CSDL để tạo các bảng dữ liệu (DataBase)

 Từ các bảng dữ liệu ban đầu, tạo ra các bảng dữ liệu mới với những thông tin chắt lọc cần thiết

 Thiết kế được giao diên, các nút lệnh, mã lệnh nhằm khai thác CSDL đã thiết kế và tạo lập

 Dùng được một số hàm chức năng để khai thác dữ liệu

 Dùng được các câu lệnh truy vấn dữ liệu để khai thác dữ liệu, kết nối dữ liệu

Mục tiêu thực hiện của môn học:

Học xong môn học này, học viên có khả năng:

o Thiết kế được một CSDL dựa trên các yêu cầu thực tế của bài toán đề ra: Các dữ liệu vào, các dữ liệu ra, các dữ liệu trung gian cần thiết

o Tạo lập các bảng dữ liệu, xác định các liên kết và khoá truy nhập

o Khai thác hiệu quả CSDL đã thiết kế: Xác định các yêu cầu truy xuất dữ liệu, các thông tin hỗ trợ cho quản lý

o Viết các câu lệnh cụ thể truy xuất dữ liệu theo 2 điều kiện đưa ra

o Sử dụng thành thạo các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu để lập nên các chương trình hoàn chỉnh thực hiện một số chức năng cụ thể như cập nhật dữ liệu, tìm kiếm, thống kê, tổng hợp theo các điều kiện yêu cầu

o Kết hợp với các ngôn ngữ lập trình khác, các hệ quả trị cơ sở dữ liệu khác để liên kết dữ liệu, khai thác dữ liệu, tạo ra các cơ sở dữ liệu khác với các thông tin cần

Nội dung chính của môn học:

I LÀM VIỆC VỚI HỆ QTCSDL MICROSOFT ACCESS

Chủ đề chính: Cách vào môi trương MS-Access, các khái niệm về CSDL, tạo CSDL và

làm việc với CSDL

Kỹ năng thực hành: Thao tác máy nhanh, thành thạo Sử dụng tốt hệ điều hành (môi

trường của hệ cơ sở dữ liệu)

Thái độ học viên : Rèn tính nghiêm túc, cẩn thận

II BẢNG (TABLE)

Chủ đề chính: Cách sử dụng công cụ để làm việc với các bảng như:

- Tạo bảng mới

- Đặt khóa chính và tạo các chỉ mục cho bảng

- Nhập và sửa dữ liệu cho bảng

- Chỉnh sửa cấu trúc cho bảng

- Thiết lập quan hệ giữa các bảng

- Sử dụng thuộc tính của trường, kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu

Kỹ năng thực hành: Vào, ra hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS-Access Thao tác nhanh, chuyển

đổi qua lại giữa các ứng dụng linh hoạt

Thái độ học viên: Nghiêm túc, cẩn thận, thao tác nhanh và suy nghĩ logic

III TRUY VẤN D LIỆU (QUERY)

Chủ đề chính: Tổng hợp, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu Cách xây dựng và sử dụng truy vấn

để trích lọc dữ liệu

Kỹ năng thực hành: Thành thao thao tác sử dụng máy, tạo truy vấn, sao chép, cập nhật,

thay đổi dữ liệu, thiết lập mối quan hệ giữa các bảng để tạo truy vấn

Thái độ học viên: Nghiêm túc, chăm chú

IV TRUY VẤN NÂNG CAO

Chủ đề chính: Trình bày các loại truy vấn như: Truy vấn thông số dung trong các bài toán

tìm kiếm, Truy vấn crosstab dùng trong tổng hợp, phân tích, truy vấn dung câu lệnh SQL dùng để hợp nhất các bảng dữ liệu, truy vấn hàn động dùng để tạo các bảng dữ liệu mới và thêm sửa, xóa thông tin

Kỹ năng thực hành: Sử dụng thành thạo các chức năng tạo bảng, tạo truy vấn đơn

giản

Thái độ học viên: Nghiêm túc, chăm chú, cẩn thận

V MẪU BIỂU

Chủ đề chính: Cách tạo mẫu biểu, trình bày các dạng hiển thị của mẫu biểu Sắp xếp, điều

chỉnh, tạo giao diện cho mẫu biểu

Kỹ năng thực hành: Kỹ năng thao tác nhanh, chính xác, thao tác thành thạo trên các đối

tượng của biểu mẫu

Thái độ học viên: Nghiêm túc, chăm chú, cẩn thận, óc thẩm mỹ

VI BÁO BIỂU

Chủ đề chính: Trình bày khả năng của báo biểu, tạo các báo cáo đơn giản, nâng cao, in ấn

báo biểu

Kỹ năng thực hành: Thành thạo trong thao tác, nắm vững các phần trước như tạo bảng,

tạo truy vấn, truy vấn nâng cao, tạo báo biểu

Thái độ học viên: Nghiêm túc, chăm chú, cẩn thận

VII MACRO

Chủ đề chính: Khái niệm Macro, cách tạo macro, dùng macro

Kỹ năng thực hành: Thành thạo trong thao tác, nắm vững các phần trước như tạo

bảng, tạo truy vấn, truy vấn nâng cao, tạo báo biểu, mẫu biểu

Thái độ học viên: Nghiêm túc, chăm chú, cẩn thận

VIII MODULE

Chủ đề chính: tạo và xoá Module, thực hiện viết các câu lệnh điều khiển, xử lý dữ liệu,

xây dựng các hàm, thủ tục do người dùng tự định nghĩa

Kỹ năng thực hành: viết các thủ tục hoặc hàm để thực hiện cho các đối tượng khác

của ACCESS

Thái độ học viên: Nghiêm túc, chăm chú, cẩn thận

Những học viên qua kiểm tra và thi mà không đạt phải thu xếp cho học lại những phần ch-a đạt ngay và phải đạt điểm chuẩn mới đ-ợc phép học tiếp các mô đun/ môn học tiếp theo

Học viên, khi chuyển tr-ờng, chuyển ngành.nếu đã học ở một cơ sở đào tạo khác rồi thì phải xuất trình giấy chứng nhận; Trong một số tr-ờng hợp có thể vẫn phải qua sát hạch lại

Các hình thức học tập chính của môn học

1 Nghe giảng giải trên lớp về:

Các khái niệm về HQT CSDL MS Access, môi trường MS Access, các phiên bản, các thành phần của MS Access như tables, Queries, Forms, Reports, Macro, Modules

Các khái niệm về trường, bản ghi, kiểu dữ liệu trong MS Access, các thuộc tính của một trường dữ liệu, các điều kiện ràng buộc

Cách tạo (các bước) một CSDL, tạo các bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo các cách tạo khác nhau

Tạo lập các loại query khác nhau theo các điều kiện, thiết lập quan hệ giữa các tables, thay đổi các điều kiện trích lọc dữ liệu, thao tác dữ liệu

Cập nhật, thay đổi dữ liệu và kết xuất, hiển thị dữ liệu dưới nhiều dạng, mẫu khác nhau Các bước tạo lập các macro chạy ngầm, tạo các module xử lý, các module phức tạp khác Các kỹ thuật, kỹ năng và kỹ xảo làm việc trên môi trường MS Access và kỹ năng phân tích bài toán và xây dựng ứng dụng trên MS Access

Tổ chức thảo luận nhóm ở nhà và ở lớp về các bài tập tình huống (case study) thực tế về phân tích thiết kế, tổ chức quản lý trên HQT CSDL MS Access,

Làm bài tập và trả lời các câu hỏi ở cuối mỗi chương, làm bài tập ở nhà và được sửa bài tại lớp hoặc tại phòng thực hành

3 Làm bài tập và thực hành:

Mỗi một học viên được giao một đề tài (bài toán quản lý ) cụ thể và yêu cầu học viên thực hiện theo lý thuyết đã học Dự án sẽ được hoàn thành với đầy đủ các chức năng của một phần mềm quản lý Ngoài ra, học viên còn được thực hành tại phòng Lab với các bài tập minh họa, các kỹ năng thao tác, xử lý và làm việc trên môi trường MS Access

Yêu cầu về đánh giá hoàn thành môn học:

Về Lý thuyết: Đánh giá thông qua kiểm tra trắc nghiệm :

Dùng phần mềm thi trắc nghiệm

Kiểm tra trắc nghiệm có thể trên giấy hoặc trên máy tính

Xây dựng ngân hàng câu hỏi, học viên sẽ nhận được một bộ để phát sinh ngẫu nhiên và chất lượng các đề như nhau (trung bình, khá, giỏi, xuất sắc)

Thời gian làm bài tuỳ theo số lượng các câu trong đề

Thang điểm 10 chia đều cho các câu

Kết quả đánh giá dựa vào bài làm theo điểm đạt được

Về Thực hành: Môn học này đánh giá qua bài bài tập lớn của học viên thể hiện thành một

phần mềm quản lý trên MS Access bao gồm cả tài liệu phân tích và thiết kế cho sản phẩm đó Điểm đánh giá cho phần thực hành qua việc chấm điểm sản phẩm và vấn đáp

Thang điểm: (đánh giá câu hỏi trắc nghiệm)

0-49 : Không đạt

50-69 : Đạt trung bình

70-85 : Đạt khá

86-100 : Đạt Giỏi

BÀI 1 LÀM VIỆC VỚI HQT CSDL MICROSOFT ACCESS

Mã bài: ITDBM07.1 (NGHE GIẢNG CÓ THẢO LUẬN) Mục tiêu thực hiện:

Học xong bài này học viên sẽ có khả năng:

 Vào, ra môi trường MS-Access

 Hiểu và nắm được khái niệm về CSDL

 Tạo lập được CSDL và làm việc với CSDL

Nội dung:

1.1 iới thiệu MS-Access

1.2 hởi đ ng và thoát môi trường MS-Access

1.3 Tạo m t CSDL mới

1.4 Làm việc với CSDL đã tồn tại

1.5 Các cửa sổ thường sử dụng khi xây dựng chương trình

1.6 Các thao tác cơ bản

1.1 Giới thiệu MS Access

Cuối những năm 80 của thế k trước, hãng Microsoft đã cho ra đời hệ điều hành Windows, đánh dấu một bước ngoặt trong phát triển các ứng dụng phần mềm trên nền giao diện đồ họa GUI- Graphical User Interface-Windows Một trong những ứng dụng nổi bật nhất đi kèm lúc đó là bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Offices Từ khi ra đời cho đến nay, MS Offices là một trong những bộ phần mềm chiếm thị phần số 1 trên thế giới trong lĩnh vực tin học văn phòng

Ngoài những ứng dụng về văn phòng như: MS Word -để soạn thảo văn bản, tài liệu; MS Excel - bảng tính điện tử; MS Powerpoint – trình di n các báo cáo, thuyết trình; còn phải kể đến phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu rất nổi tiếng đi kèm:MS Access MS Access đã được phát triển qua nhiều phiên bản từ MS Access 2.0, MS Access 97 (ra đời năm 1997), MS AccessXP, MS Access 2000, 2002 và đến nay là MS Access 2003 Toàn

bộ nội dung giáo trình này, chúng tôi giới thiệu trên Access2003 Về cơ bản, các phiên bản

từ Access97 trở lại đây cách sử dụng gần giống nhau, mỗi phiên bản chỉ khác một số tính năng đặc biệt và về giao diện thao tác Do đó, khi học Access2003, học viên luôn có được những kiến thức cần thiết nhất để tiếp thu những phiên bản Access mới sau này cũng như

để nhìn nhận và sử dụng tốt các phiên bản trước Và tốt nhất các học viên nên sử dụng MS AccessXP hoặc MS Access 2002 2003

Vậy, MS Access làm được những gì, và những ứng dụng của nó trong thực tế?

MS Access là một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS- Relational Database management System), rất phù hợp cho các bài toán quản lý vừa và nhỏ Hiệu năng cao và đặc biệt d sử dụng- bởi lẽ giao diện sử dụng phần mềm này có điểm tương đồng với các phần mềm khác trong bộ MS Offices mà chúng ta đã quen thuộc như : MS Word, MS Excel;

các dự án phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ Đặc biệt, những ai muốn học phát triển phần mềm thì đây là cách d học nhất, nhanh nhất giải quyết bài toán này

Hai ứng dụng chính của MS Access là:

Dùng để tổ chức và lưu trữ hệ cơ sở dữ liệu (chỉ là phần cơ sở dữ liệu, còn phần phát triển thành phần mềm có thể dùng các công cụ khác để làm như: Visual Basic, Visual C++, Delphi, NET,

Có thể dùng để xây dựng hoàn thiện những phần mềm quản lý qui mô vừa và nhỏ (các sản phẩm phần mềm)

Những điểm nổi bậc của các phiên bảng sau MS Access 2002 2003 so với các phiên bản trước là:

Giao diện thân thiện, d sử dụng

Công nghệ truy cập dữ liệu ADO – ActiveX Data Objects

Ngôn ngữ lập trình VBA được cải tiến, đặc biệt bản MS Access 2000 trở đi

Có khả năng tạo các ứng dụng truy cập cơ sở dữ liệu thông quan giao diện web (web-base)

1.2 hởi động và thoát môi tr ờng MS Access

Để khởi động MS Access có nhiều cách:

 Vào Menu Start -> Program files - >Microsoft Office – Microsoft Office Access 2003 Hoặc

 Vào Menu Start -> Program files - > Microsoft Access (đối với ver 2000 trở về trước) Hoặc

 Nhấn đúp chuột vào các biểu tượng có dạng : để mở file có phần mở rộng là MDB hoặc là Link đến ứng dụng MS Access

Sau khi kích chuột khởi động MS Access, màn hình sau sẽ xuất hiện

Hình 1 Màn hình MS Access sau khi khởi động

cửa sổ bên phải cùng của màn hình MS Access là cửa sổ tác vụ, chứa các mục tạo mới một CSDL hay mở một CSDL đã có trên đĩa

- Kích chuột vào mục Create a new file để tạo mới một CSDL

- Kích chọn biểu tượng More hoặc tên của một số tệp CSDL mdb được mở gần đây nhất Các thành phần chính của môi trường MS Access:

Hình 2 Các thành phần chính của môi tr ờng Access

* Muốn ẩn hoặc hiện các thanh trên vào thực đơn View kích chọn hoặc thôi chọn các mục tương ứng

Để thoát kh i MS Access kết thúc ứng dụng ta chọn Menu File | Exit hoặc có thể kích

chuột vào nút X bên góc phải của cửa sổ

* Cách 1: Trên cửa sổ tác vụ, chọn Create a new file | Blank database

* Cách 2: Vào menu File | New | Blank database

* Cách 3: kích chuột bào biểu tượng bên trái cùng của thanh công cụ và chọn mục Blank

Với một trong 03 cách trên, khi chọn Blank DataBase, cửa sổ sau sẽ xuất hiện:

Hình 3 Cửa sổ t o mới một DataBase

Sau khi nhập xong tên CSDL, ví dụ QLBANHANG.mdb, và chọn thư mục cần lưu, sau đó kích chuột vào nút Create để tạo file CSDL Đến đây chúng ta đã kết thúc tạo một file CSDL mới và bây giờ chúng ta làm việc với CSDL này Môi trường MS Access sau khi tạo một file CSDL mới như sau:

Hình 4 - Các thành phần của file CSDL

Các thành phần của một tệp CSDL MS Access bao gồm 7 thành phần chính:

Kích vào đây để chọn thư mục nơi sẽ lưu trữ file CSDL

Nhập tên của File CSDL cần tạo

Đây là cửa sổ làm việc với file CSDL vừa được tạo ra

Các thành phần của một tệp csdl MS Access

- Tables: dùng để tạo các tables chứa dữ liệu, nhập chỉnh sửa dữ liệu và thay đổi cấu trúc lưu trữ của CSDL

- Queries: Truy vấn CSDL, phục vụ việc tạo ra các câu hỏi, các câu truy vấn dữ liệu phục

vụ yêu cầu, mục đích của người dùng

- Forms: dùng để tạo ra các màn hình nhập dữ liệu, tạo ra các giao diện giao tiếp thân thiện với người sử dụng

- Reports: cho phép tạo ra các báo cáo thống kê số liệu, in ấn các báo cáo phục vụ quản lý, lãnh đạo

- Macros: tạo ra các lệnh thực thi tự động cho các thao tác của người dùng hoặc sự ảnh hưởng của các hành động của người dùng

- Modules: sử dụng để lập trình xử lý các thao tác và xử lý dữ liệu

- Pages: Cho phép tạo các trang hiển thị dữ liệu lên trang web Đây là một điểm mới, mạnh của MS Access 2000 trở đi

1.3 Làm việc với CSDL đ tồn t i

Một tệp (file ) CSDL chỉ được tạo mới duy nhất một lần và nó được mở ra để làm việc và ghi lại dữ liệu cho những lần tiếp theo Để mở một file MS Access đã tồn tại trên đĩa ta thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Khởi động MS Access, từ môi trường Access, chọn menu File Open hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+O, cửa sổ sau sẽ xuất hiện:

Hình 5 Mở một file CSDL đ tồn t i trên đĩa

Bước 2: Kích chọn vào hộp Look in ở hộp thoại trên để tìm nơi file CSDL đã lưu trước đây (1), sau đó kích chọn file cần mở và nhấn nút Open hoặc kích đôi chuột lên file cần

mở để mở file đó

1 Kích vào đây để tìm file CSDL trên đĩa

2 Kích chọn file cần mở và nhấn nút

Open

1 4 Thoát kh i MS Access

Khi kết thúc phiên làm việc, cần thoát khỏi MS Access thực hiện 1 trong các cách sau:

- Chọn menu File | Exit

- Hoặc nhấn tổ hợp phím Alt + F4

- Hoặc nhấn vào nút ở góc trên bên phải cùng của màn hình Access

C u h i:

1 So sánh các nét chính về sự khác nhau giữa các phiên bản MS Access

2 Công dụng của Task Pane?

3 Nêu các thành phần chính của MS Access

4 Làm thế nào để hiển thị thanh công cụ (Toolbar) khi thanh này không xuất hiện khi khởi động MS Access

BÀI 2 LÀM VIỆC VỚI BẢNG – TABLE

 Đặt khóa chính và tạo các chỉ mục cho bảng

 Nhập và sửa dữ liệu cho bảng

 Chỉnh sửa cấu trúc cho bảng

 Thiết lập quan hệ giữa các dòng

 Sử dụng thu c tính của trường, kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu

Nội dung

2.1 hái niệm về bảng

2.2 Tạo bảng

2.3 Thiết lập khóa chính

2.4 Lưu cấu trúc và đặt tên cho bảng

2.5 Thay đổi cấu trúc bảng và nhập liệu cho bảng

2.6 Thu c tính của trường (Fields)

2.7 Thiết lập quan hệ giữa các bảng

2.8 Combo Box

2.9 Xem và điều chỉnh quan hệ đã có trong trong CSDL

2.10 Thu c tính của bảng và m t số thao tác trên bảng

2.1 hái niệm về bảng

1 CSDL Access là một đối tượng bao gồm tập hợp các bảng dữ liệu, các kết nối giữa các bảng được thiết kế một cách phù hợp để quản lý, lưu trữ dữ liệu cho một ứng dụng quản lý nào đó

Ví dụ: CSDL Quản lý học sinh bao gồm tập hợp các bảng HOCSINH, LOP, MON, DIEM

2 Bảng dữ liệu – TABLE là một thành phần quan trọng của CSDL MS Access; là nơi lưu trữ những dữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng; Một CSDL có thể có rất nhiều bảng, các bảng phải được thiết kế sao cho có thể lưu trữ được đầy đủ dữ liệu cần thiết, đảm bảo giảm tối

đa tình trạng dư thừa dữ liệu (dư thừa dữ liệu được hiểu đơn giản là tình trạng lưu trữ những dữ liệu không cần thiết trên một số bảng, dữ liệu dư thừa sẽ làm sai lệch dữ liệu tác nghiệp và làm tăng dung lượng dữ liệu không cần thiết); giảm tối đa dung lượng CSDL có thể, đồng thời tạo môi trường làm việc thuận lợi cho việc phát triển ứng dụng trong các bước tiếp theo

bản ghi Hay nói cách khác: Bảng là một tập hợp của các dòng (rows ) hay các bảng ghi (records) và các cột (columns) hay các trường (Fields)

Không nên sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt có dấu trong tên bảng

Tr ờng dữ liệu (Field)

Mỗi cột dữ liệu của bảng sẽ tương ứng với một trường dữ liệu Mỗi trường dữ liệu sẽ có một tên gọi và tập hợp các thuộc tính miêu tả trường dữ liệu đó ví dụ như: kiểu dữ liệu, trường khoá, độ lớn, định dạng,

Mỗi trường dữ liệu phải được định kiểu dữ liệu Trong Access, trường dữ liệu có thể nhận một trong các kiểu dữ liệu sau:

Bảng ghi trống cuối cùng EOF

, được dùng để nhập vào một

bảng ghi mới

Mỗi dòng là một bảng ghi (record)

Mỗi cột là một trường (Field)

TT iểu dữ liệu Độ lớn L u trữ

1 Number Tuỳ thuộc kiểu cụ thể Số: số thực, số nguyên theo nhiều

kiểu

2 Autonumber 4 bytes Số nguyên tự động được đánh số

3 Text Tuỳ thuộc độ dài xâu Xâu ký tự

6 Currentcy Single Lưu trữ dữ liệu kèm ký hiệu tiền tệ

7 Memo tuỳ thuộc giá trị kiểu ghi nhớ

8 Hyperlink tuỳ thuộc độ dài xâu Lưu trữ các siêu liên kết

(hyperlink)

9 OLE tuỳ thuộc dữ liệu Âm thanh, hình ảnh, đồ hoạ, …

(Objects)

Bảng 1 Các kiểu dữ liệu trong MS Access

Không nên sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt có dấu trong tên trường

Bản ghi (Record)

Mỗi dòng dữ liệu của bảng được gọi một bản ghi Mỗi bảng có một con trỏ bản ghi Con trỏ bản ghi đang nằm ở bản ghi nào, người dùng có thể sửa được dữ liệu bản ghi đó Đặc biệt, bản ghi trắng cuối cùng của mỗi bảng được gọi EOF, cho phép nhập dữ liệu mới cho bảng

Tr ờng khoá chính(Primary key)

Trường khoá có tác dụng phân biệt giá trị các bản ghi trong cùng một bảng với nhau, không cho phép các bản ghi trong một bảng trùng nhau (có thể tất cả các trường khác là trùng nhau nhưng giá trị của trường khóa là khác nhau, được sử dụng để phân biệt bản ghi này với bản ghi khác Trường khoá có thể chỉ 01 trường, cũng có thể được tạo từ tập hợp nhiều trường (gọi bộ trường khoá)

Ví dụ:

(1)- bảng THISINH của CSDL thi tuyển sinh, trường khoá là SBD (số báo danh) Vì mỗi

thí sinh có thể nhiều trường có giá trị giống nhau, nhưng SBD là duy nhất

(2)- bảng NHANVIEN có trường MaNV sẽ là trường khóa vì không thể tồn tại 2 nhân viên nào trong cùng một cơ quan có trùng MaNV

2.2 T o Bảng

Giả sử tạo CSDL QLBANHANG.mdb bao gồm các bảng sau:

(1) – Bảng HANG bao gồm các trường MaHang, TenHang, QuiCach

(2) – Bảng KHACH bao gồm các trường thông tin KhachID, TenKhach, DiaChi, Tel (3) – Bảng HANGBAN bao gồm các trường MaHang, KhachID, SoLuong, DonGia, NgayBan

Mở CSDL QLBANHANG,

B ớc 1:

Cách 1: Trên cửa sổ CSDL (màn hình làm việc chứa các thành phần của CSDL), kích biểu

tượng New, hộp thoại New Table (tạo mới table) sẽ xuất hiện:

Trong hộp thoại New Table, kích chọn một trong các cách tạo bảng (ví dụ chọn Design

View -) và chọn Ok

Hình 8 Cửa sổ t o mới một table

Cách 2: Tại cửa sổ làm việc của CSDL, kích chọn mục Create table in Design View,

Hình 9 Cửa sổ t o mới một table

Kết quả của cách 1 hoặc 2 sẽ xuất hiện cửa sổ sau:

Kích vào nút này để tạo mới table

Đây là hộp thoại cho phép chọn lựa cách tạo mới một table

Hình 10 Cửa sổ t o các tr ờng cho table

B ớc 2: Tại cửa sổ này, tạo bảng HANG cho CSDL Quản lý Bán hàng bằng cách nhập các

tên trường vào cột FieldName và chọn kiểu dữ liệu tương ứng cho từng trường và xác lập các kích thước lưu trữ, cùng với một số thuộc tính khác của từng trường tương ứng

Ví dụ: tạo trường có tên MaHang, kiểu dữ liệu là Text với kích thướng tối đa cho trường

này là 5ký tự- như hình vẽ trên

Chú ý: tên trường không nên chứa dấu cách (space), chữ tiếng Việt có dấu

Sau khi gõ vào danh sách tên các trường của bảng HANG, cửa sổ thiết kế cấu trúc bảng sẽ

có dạng:

B ớc 3: khai báo kiểu dữ liệu cho từng trường bằng cách chọn vào cột Data Type tương

ứng và chọn kiểu dữ liệu

Ngoài ra, còn có thể chọn kiểu dữ liệu cho từng trường bằng cách nhập xong tên trường, nhấn phím TAB con trỏ sẽ nhảy vào cột Data Type, gõ chữ cái đầu tiên của kiểu dữ liệu sẽ được kiểu dữ liệu tương ứng một cách nhanh nhất, ví dụ:

Bảng 2 Các phím tắt khi sử dụng tạo mới một trường và kiểu dữ liệu của nó

B ớc 4: Thiết lập trường khóa (xem mục 2.3.)

B ớc 5: Lưu cấu trúc của table (xem mục 2.4)

Trên đây là cách tạo bảng bằng tay – manually , ngoài cách này còn có cách tạo một bảng theo hình thức wizard (tạo bảng theo hướng dẫn s n có) Để tạo bảng theo cách này, chọn

mục Create table by using wizard và làm theo hướng dẫn sẽ được các bảng cần thiết Với

cách tạo như thế này cho phép chúng ta tạo ra các table liên quan đến Busness hoặc cá nhân như sau:

Hình 11 Các b ớc t o mới một table - Wizard

Danh sách các table

Danh sách các fields tương ứng Danh sách các field được chọn cho table

cần tạo

2.3 Thiết lập kh a chính cho bảng

Nguyên tắc chung cho việc tạo các bảng dữ liệu trong một CSDL là mỗi một bảng có ít nhất một trường là khóa của bảng đó, trong trường hợp chúng ta không tạo khóa cho bảng, HQT CSDL sẽ tự sinh ra một mã số ngầm định để quản lý từng bảng ghi của table đó

Để tạo một khóa chính cho một bảng thực hiện các bước sau:

B ớc 1: Kích chọn các trường được chọn làm khóa chính , có thể là một trường hoặc nhiều

trường, trong trường hợp chọn nhiều trường thi kích chọn trường thứ nhất, sau đó nhấn dữ phím CTRL và kích chọn tiếp các trường còn lại

B ớc 2: Kích chuột chọn biểu tượng chiếc chìa khóa trên thanh công cụ hoặc vào

menu Edit | Primary key

Đặt biệt, đối với những bảng không thiết lập trường khóa chính, sau khi đóng cửa sổ thiết

kế cấu trúc bảng (nếu bảng chưa được lưu sẽ yêu cầu đặt tên và lưu cấu trúc của bảng), hộp thoại sau sẽ xuất hiện yêu cầu xác nhận có muốn tạo khóa chính không (hộp thoại này chỉ xuất hiện lần đầu tiên khi tạo mới cấu trúc của bảng):

Nếu chọn Yes, MS Access sẽ tự tạo thêm một trường có tên là ID và thiết lập trường này

là trường khóa chính với kiểu dữ liệu là AutoNumber (trường số thứ tự tự động tăng khi thêm một bản ghi dữ liệu mới) Nếu chọn No sẽ không thêm trường khóa cho bảng, Chọn Cancel để hủy bỏ thao tác vừa thực hiện

Và như vậy đã thiết lập được khóa chính cho một bảng

2.4 L u và đ t tên cho bảng

Sau khi tạo xong các trường cần thiết, kích chọn biểu tượng đĩa mềm trên thanh công cụ hoặc chọn File Save (Ctrl+S) để đặt tên cho bảng hoặc lưu lại các thay đổi cho cấu trúc của bảng đó Sau khi kích nút lưu lần đầu tiên, hộp thoại yêu cầu đặt tên bảng sẽ xuất hiện, nhập tên cho bảng và chọn nút Ok Chú ý là không nên đặt tên cho bảng là các tên tiếng việc có dấu hoặc có dấu cách, chứa các ký tự đặc biệt:

2.5 Thay đổi cấu tr c bảng và nhập dữ liệu cho bảng

Khi muốn chỉnh sửa cấu trúc của một bảng đã được tạo trước đó ta có thể thực hiện các bước:

B ớc 1: Chọn bảng cần sửa

B ớc 2: kích chọn biểu tượng hoặc nhấn chuột phải trên bảng được chọn và chọn

mục Design View, khi đó cửa sổ thiết kế cấu trúc bảng sẽ xuất hiện như lúc thiết kế mới

ban đầu và cho phép chỉnh sửa bổ sung các trường, kiểu dữ liệu và thuộc tính cho từng trường

Chú ý rằng: nếu bảng đã được thiết lập quan hệ hoặc đã nhập dữ liệu có thể sẽ không cho

phép thay đổi cấu trúc hoặc thu c tính của m t số trường, do đó nên thay đổi cấu trúc trong trường hợp chưa thiết lập quan hệ giữa các bảng và / hoặc chưa nhập dữ liệu Trong trường hợp thêm mới m t trường thì không ảnh hưởng

Nhập dữ liệu mới cho bảng

B ớc 1: Kích chọn bảng cần nhập dữ liệu

B ớc 2: Chọn biểu tượng hoặc nhấn đúp chuột lên tên bảng, cửa sổ sau sẽ xuất hiện cho phép nhập các bản ghi mới và hoặc chỉnh sửa dữ liệu đã tồn tại

Hình 12 Table ở chế độ Open- mở xem dữ liệu

B ớc 3: Đưa con trỏ vào dòng trống cuối cùng trong bảng để nhập dữ liệu mới (bản ghi

mới), nếu muốn chỉnh sửa dữ liệu đã nhập trước đó, chọn ô (cell) là nơi giao nhau giữa dòng và cột và nhập lại hoặc thay đổi dữ liệu mới

Sau khi nhập hoặc thay đổi xong, muốn kết thúc công việc nhấn CTRL+S để lưu dữ liệu và đóng cửa sổ này

Một số thao tác xử lý dữ liệu trên bảng

Đứng trước một bảng dữ liệu, có rất nhiều thao tác cần xử lý, ví dụ: sắp xếp bảng, tìm kiếm các bản ghi, xoá bản ghi nào đó,… Nội dung phần này trình bày cách sử dụng một số thao tác đó

- Xoá bản ghi

Xoá bản ghi là thao tác xoá bỏ một số bản ghi ra khỏi bảng Với bảng dữ liệu đang mở có thể thực hiện 2 bước sau để xoá các bản ghi:

B ớc 1: Chọn những bản ghi cần xoá Có thể chọn một hoặc nhiều bản ghi bằng cách dùng

chuột đánh dấu đầu dòng những bản ghi cần chọn;

B ớc 2: Ra lệnh xoá bằng cách: mở thực đơn Edit Delete Record hoặc nhấn nút Delete

Record trên thanh công cụ hoặc nhấn phải chuột lên vùng đã chọn, tiếp theo nhấn Delete

Nhấn chuột vào đây để nhập bản ghi mới

Record Một hộp thoại xuất hiện để bạn khẳng định một lần nữa việc xoá dữ liệu:- Chọn Yes để đồng ý xoá; - Nhấn No để hu lệnh xoá

Chú ý: Dữ liệu đã đồng ý xoá sẽ không thể phục hồi lại được Nên phải cân nhắc trước

quyết định này cũng như cân nhắc trước các câu hỏi kiểu Yes/No truớc khi quyết định

- Sắp xếp dữ liệu

Sắp xếp là việc thay đổi thứ tự hiển thị một bảng dữ liệu theo một trật tự nào đó Kết quả của việc sắp xếp giúp người dùng có thể quan sát được tốt hơn dữ liệu trên bảng, tất nhiên muốn quan sát bảng dữ liệu theo trường nào phải thực hiện sắp xếp bảng theo dữ liệu trường ấy Cách sắp xếp dữ liệu trên bảng đang mở như sau:

B ớc 1: Đặt con trỏ lên trường (cột) muốn sắp xếp;

B ớc 2: Nhấn nút lệnh sắp xếp trên thanh công cụ: - sắp xếp tăng dần hoặc - sắp xếp giảm

dần Kết quả sẽ hiển thị như mong muốn

- Lọc dữ liệu

Lọc dữ liệu là việc lọc ra những bản ghi trên bảng có cùng một số giá trị Kết quả việc lọc

dữ liệu sẽ giúp người dùng làm việc một cách hiệu quả trên tập hợp các bản ghi họ mong muốn

Một ví dụ về tính hiệu quả của việc lọc dữ liệu:

Sắp đến ngày Quốc tế Phụ nữ 8-3 Cơ quan quyết định thưởng mỗi chị em 100,000đ Đã có cột thưởng trên bảng cùng danh sách tất cả cán bộ cơ quan, làm sao để có thể nhập vào giá trị cột thưởng cho chị em (không nhập cho nam giới) là nhanh nhất

Nếu cứ lần mò xem ai là nữ rồi nhập 100,000 cho cột thưởng sẽ là rất lâu Nếu làm theo cách sau:

B ớc 1: Lọc ra danh sách là các cán bộ nữ;

B ớc 2: Nhập 100,000 cho tất cả các bản ghi đã lọc Như vậy chắc chắn những cán bộ

đang hiển thị (sau khi đã lọc) đều là chị em phụ nữ, không bỏ xótai mà cũng không nhầm một người nam nào được lọt vào danh sách thưởng!

Các bước để lọc dữ liệu trên m t bảng đang mở như sau:

B ớc 1: Nhấn phải chuột lên trường cần lọc dữ liệu Một menu xuất hiện:

B ớc 2: Thiết lập điều kiện lọc trên trường đang chọn Có rất nhiều cách để xác định điều

+ Gõ <>3 - lọc ra những bản ghi có giá trị trường đang lọc khác 3,…

+ Đặc biệt: giá trị trống, rỗng được miêu tả là Null;

+ Lọc ra những người tên Nam gõ như sau Like '*Nam';

+ Lọc ra giá trị trong khoảng 10 đến 15 gõ như sau: Between 10 And 15 (tham khảo toán

tử Like và Between ở chương sau- Queries)

Muốn hu chế độ đặt lọc, nhấn phải chuột lên bảng dữ liệu và chọn mục Remove Filter/Sort:

2.6 Thuộc tính của tr ờng dữ liệu (Field)

Mỗi trường dữ liệu được khai báo trong mục 2.2 trên đều có thể thiết lập được rất nhiều các thuộc tính tuỳ thuộc vào kiểu dữ liệu được chọn cho trường đó Các thuộc tính này có thể thiết lập tại phần Tập hợp các thuộc tính của các trường như đã trình bày ở trên Dưới đây là danh sách một số các thuộc tính thường sử dụng (các thuộc tính nằm trong phần General):

Để thay đổi thu c tính của m t trường, chọn trường cần thay đổi thu c tính-> chọn thu c tính và thay đổi n i dung mặt định của thu c tính đó

Thuộc tính Field size: Dùng để thiết lập kích thước lưu trữ dữ liệu cho trường đó Chỉ áp

dụng cho các trường có kiểu dữ liệu Number và Text

Đối với các trường kiểu số, Field size cho biết trường đó nhận giá trị loại số nào

1 Byte số nguyên 2 byte

2 Integer số nguyên 4 byte

3 Long Integer số nguyên 6 byte

4 Single số thực 8 byte

5 Double số thực 12 byte

6 Decimal số thực 16 byte

Bảng 3 Kích thước các trường dữ liệu kiểu số

Đối với các trường kiểu Text, thuộc tính này cho biết chiều dài tối đa của xâu ký tự Ví dụ: Với trường TenHang thì Field size khoảng 30 (30 ký tự là tối đa)

Thuộc tính Format: Để thiết lập định dạng dữ liệu khi hiển thị Trường này áp dụng cho

hầu hết các kiểu dữ liệu trừ kiểu: Memo, OLE, Yes No

Ví dụ: để định dạng dữ liệu của trường TenHang khi hiển thị toàn là chữ HOA cho dù

nhập vào có thể là chữ thường hoặc chữ hoa, tại thuộc tính Format ta nhập dấu >, ngược lại (hiển thị chữ thường) ta nhập dấu <

Hoặc để định dạng dữ liệu của một trường MaHang bắt buộc ký tự đầu là chữ còn các ký

tự còn lại là số, ví dụ: ‘H001’, tại thuộc tính format nhập ‘L000’

Thuộc tính Input Mark: Thiết lập mặt nạ nhập dữ liệu cho các trường Kiểu này có thể áp

dụng cho các loại trường kiểu Text, Number, Datetime, Currency

Ví dụ: để tạo mặt nạ nhập dữ liệu cho trường kiểu DateTime có dạng „dd-mm-yyyy‟ (ngày

và tháng phải đủ 2 chữ số, năm 4 chữ số) ta nhập giá trị cho thuộc tính Input Mask là

„## / ##/####‟ (không có dấu nháy)

Thuộc tính Default Value: Để thiết lập giá trị ngầm định cho trường mỗi khi ra lệnh thêm

mới một bản ghi

Ví dụ: Trường số l ợng mỗi khi thêm một bản ghi mới, giá trị trường này tự động

là 1 Khi đó phải thiết lập thuộc tính Default Value của trường này là 1

Thuộc tính Caption: Thiết lập tiêu đề cột mà trường đó hiển thị Tên trường không nên

chứa dấu cách và chữ Việt có dấu, nhưng Caption của các trường thì nên gõ bằng tiếng Việt có dấu sao cho d đọc và nhận biết Đặc biệt giá trị thuộc tính Caption nếu có sẽ được

sử dụng làm tiêu đề cho các trường tương ứng mỗi khi sử dụng công cụ Form Wizard hay Report Wizard sau này sẽ rất tiện lợi

Thuộc tính Validation Rule: Thiết lập điều kiện kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu khi

được nhập vào

Ví dụ: trường NgaySinh của học sinh phải nhập vào những ngày >= 1 1 1980 chẳng hạn Khi đó ở thuộc tính Validation Rule của trường Ngaysinh hãy gõ vào >=#1/1/1980# Thuộc tính Required: Để yêu cầu phải nhập dữ liệu cho trường này (nếu thiết lập Yes) khi

bắt đầu một bản ghi mới hoặc không nếu thiết lập No

Còn một số các thuộc tính khác xin tham khảo qua phần Help của Access

2.7 Thuộc tính combo Box (Lookup)

Qua cách nhập dữ liệu cho bảng có quan hệ nhiều trên CSDL ta thấy việc nhập dữ liệu cho trường tham gia liên kết của bảng nhiều đòi hỏi phải có độ chính xác với dữ liệu trên bảng quan hệ 1 (phải nhớ mã để nhập) Trong thực tế với những danh mục lên đến hàng trăm, thậm chí nhiều hơn nữa thì việc nhớ mã để nhập dữ liệu quả là khó khăn: hoặc gõ sai mã, nguy hiểm hơn gõ đúng nhưng nhầm mã Thuộc tính LOOKUP sẽ giúp giải quyết phần nào việc khó khăn trong nhập dữ liệu trên các bảng quan hệ nhiều như vậy

Thuộc tính LOOKUP được thiết lập tại trường tham gia liên kết trên bảng có quan hệ nhiều sang trường tham gia liên kết của bảng có quan hệ 1

Ví dụ: Với CSDL Quản lý Bán hàng thì:

- trường MaHang của bảng HANGBAN phải thiết lập thuộc tính LOOKUP sang trường MaHang của bảng CHITIETHOADON;

(Tương tự cho các bảng khác nếu có)

Thông thường, ứng với mỗi quan hệ 1-∞ đã được thiết kế cần phải thiết lập thuộc tính LOOKUP cho trường tham gia liên kết từ bảng quan hệ 1 sang trường tham gia liên kết của bảng quan hệ nhiều Một trong các cách thiết lập thuộc tính này đơn giản nhất là trình LookUp Wizard của Access Dưới đây là ví dụ về thiết lập thuộc tính LOOKUP cho trường MaHang của bảng CHITIETHOADON sang trường MaHang của bảng HANG trong CSDL quản lý Bán hàng:

B ớc 1: Mở bảng có trường cần thiết lập LOOKUP ra (bảng CHITIETHOADON ) ở chế

độ Design View bằng cách: chọn tên bảng, nhấn nút Design;

B ớc 2: Kích hoạt trình LookUp Wizard bằng cách: Tại cột Data Type của trường cần

thiết lập thuộc tính LOOKUP (trường MaHang), chọn mục Lookup Wizard từ danh sách thả xuống:

B ớc 1:

Hình 13 Màn hình thiết kế các tr ờng Lookup

Hộp thoại Lookup Wizard xuất hiện:

Hộp thoại này yêu cầu xác định nguồn dữ liệu tham chiếu lấy từ đâu, nếu dữ liệu lấy từ một table hay một Query thì chọn mục trên, nếu tự tạo một danh sách tham chiếu thì chọn mục dưới bài này ta chọn mục tham chiếu đến một table HANG

Sau đó nhấn Next và chuyển sang bước tiếp theo

B ớc 2:

ở hộp thoại này, ta chọn mục Tables, và chọn table HANG (nếu chọn Query thì kích chọn Queries trong hộp View), sau đó chọn Next, chuyển sang bước tiếp:

B ớc 3:

Chọn một hoặc nhiều trường (Field) từ danh sách bên trái, kích chọn nút > để chuyển

trường được chọn tham chiếu sang danh sách bên phải, bắt buộc trường tham chiếu phải

có, ở đây là trường MaHang, sau khi chọn xong, kích Next và chuyển sang bước tiếp theo:

B ớc 4:

Trong hộp thoại trên yêu cầu chọn trường cần sắp xếp khi hiển thị dữ liệu, trong bà này chọn trường MaHang, (bước này có thể bỏ qua, mặc định sẽ sắp xếp theo trường đầu tiên) Kích nút Next để chuyển sang bước tiếp:

Kết quả của việc tạo một trường Lookup như sau:

Mở bảng CHITIETHOADON để nhập dữ liệu và tại trường MaHang, kích chuột vào hộp combo để chọn dữ liệu cần nhập cho trường này, dữ liệu này được tham chiếu và lấy từ bảng HANG

Chú ý: Trong trường hợp không chọn dữ liệu tham chiếu từ một bảng hay một Query mà

chọn mục thứ 2 trong bước 1 ở trên đề nghị bạn đọc tự nghiên cứu và thực hành xem như bài tập

2.8 Thiết lập quan hệ giữa các bảng

Trong quá trình thiết kế CSDL (bao gồm nhiều bảng) ta cần quan tâm tới việc tạo các quan

hệ giữa các bảng này với nhau để có thể liên kết, truy xuất dữ liệu giữa các phục vụ các nhu cầu sau này Đây là một bước quan trọng trong xây dựng CSDL Làm được điều này bạn sẽ gặp được rất nhiều thuận lợi trong quá trình sử dụng các trình Wizard và Design View, Query trong Access

Để thiết lập quan hệ cho một cặp bảng trong CSDL ta thực hiện theo các bước sau:

B ớc 1: Mở cửa sổ thiết lập quan hệ bởi thực đơn: Tools Relationship

B ớc 2: Đưa các bảng (Tables) tham gia thiết lập quan hệ thông qua hộp thoại Show

Tables (nếu chưa thấy hộp thoại này dùng thực đơn Relationship Show table):

B ớc 3: Chọn các bảng cần tạo quan hệ với nhau và chọn nút Add, sau đó chọn nút Close

B ớc 4: Chọn 2 bảng để kết nối với nhau và thực hiện như sau:

Dùng chuột kéo (Drag) trường cần liên kết của bảng này (ví dụ trường MaHang của bảng HANG) thả (Drop) lên trường cần liên kết đến của bảng kia (ví dụ trường MaHang của

bảng CHITIETHOADON) Khi đó hộp thoại Edit Relationships xuất hiện:

Trong trường hợp muốn thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu (Enforce Referential Integrity) cho quan hệ hãy thực hiện chọn (checked) 3 mục chọn sau:

* để đồng ý thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu;

* đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi xoá dữ liệu giữa 2 bảng liên quan Khi đó, nếu một bản ghi ở bảng có quan hệ 1 bị xoá, toàn bộ các bản ghi có quan hệ với bản ghi hiện tại sẽ được tự động xoá ở bảng có quan hệ nhiều (nếu xoá 1 CHA, toàn bộ các con của cha đó sẽ tự động bị xoá khỏi bảng CON);

* đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi cập nhật dữ liệu giữa 2 bảng liên quan Khi đó, nếu giá trị trường khoá liên kết ở bảng 1 bị thay đổi, toàn bộ giá trị trường khoá liên kết ở bảng nhiều cũng bị thay đổi theo

Quan hệ giữa 2 bảng có các kiểu quan hệ sau:

- Quan hệ 1-1 (One-to-One): là quan hệ mà ứng với mỗi giá trị (bản ghi) của bảng này

chỉ có 1 và chỉ 1 giá trị (bản ghi) của bảng kia và ngược lại Ví dụ: Bảng ĐIỂM và PHÁCH là 2 bảng có quan hệ 1-1

- One – To – Many iểu 1-∞ : ứng với mỗi giá trị của bảng A thì có 1 hoặc nhiều giá trị

của bảng B, và ứng với mỗi giá trị của bảng B chỉ thuộc một giá trị của bảng A mà thôi Ví dụ: Một Khách hàng có thể có nhiều Hóa đơn (mua nhiều lần) mua hàng, nhưng mỗi một Hóa đơn (số hóa đơn) chỉ giao cho Khách hàng 1 lần tại một thời điểm – đây là quan hệ KHACH-HOADON

- Indeterminate Không xác định được kiểu liên kết

Tuỳ thuộc vào kiểu khoá của các trường tham gia liên kết mà Access tự xác định ra được kiểu liên kết giữa 2 bảng Dưới đây là một số kiểu liên kết được Access tự động tạo ra khi liên kết:

TT Bảng A BảngB iểu liên kết

2 Khoá chính Khoá phụ (hoặc không khoá) 1-n

3 Khoá phụ Khoá phụ (hoặc khôngkhoá) Không xác định được kiểu

liên kết

liên kết

Kết quả thiết lập quan hệ giữa các bảng:

- hi h p Relationships Type chỉ Indeterminate có nghĩa là quan hệ đang thiết lập không

đúng về cấu trúc khoá của 2 bảng (quan hệ sai);

- Trong trường hợp thiết lập các thu c tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu nếu gặp phải h p thoại thông báo lỗi:

Lỗi này do m t số dữ liệu đang tồn tại trong bảng quan hệ ∞ không thoả mãn với bảng quan hệ 1 Hiểu đơn giản là: có m t số MaHang khai báo trong bảng HAN BAN nhưng chưa có trong trong bảng HANG như vậy là không hợp lý, không thoả mãn các điều kiện

về toàn vẹn dữ liệu giữa 2 bảng này

- Hoặc gặp phải lỗi sau đây khi kết nối giữa 2 bảng:

Tức là 2 trường tham gia kết nối không cùng kiểu dữ liệu Ví dụ: m t trường kiểu Number, trường kia kiểu Text; hoặc m t trường kiểu Text, trường kia kiểu Date/Time - đều bị sai vì không cùng kiểu dữ liệu

2.9 Xem và điều chỉnh quan hệ giữa các bảng

Sau khi thiết lập quan hệ giữa các bảng lần đầu tiên, nhưng sau một thời gian có thể thêm, bớt các bảng, có thể thay đổi một số thuộc tính, thay đổi trường…, ta có thể điều chỉnh lại quan hệ giữa các bảng, có thể thêm hoặc xóa các quan hệ… bằng cách chọn menu Tool Relationship, sau đó kích chuột phải chọn vào các mối liên kết giữa các bảng và chọn Edit Relationship để thay đổi thuộc tính quan hệ giữa các bảng, kích chọn Delete để xóa quan hệ:

2.10 Thuộc tính của bảng

: Một số lỗi c thể xảy ra khi nhập dữ liệu

Lỗi thứ nhất:

Lỗi do: Bạn đã nhập vào giá trị không tương thích với kiểu dữ liệu của trường đã chỉ định

Ví dụ: trường kiểu Numeric mà gõ vào chữ cái; hoặc không gõ đầy đủ các giá trị ngày, tháng, năm cho trường kiểu Date Time, lỗi này sẽ xuất hiện

Khắc phục: hãy nhập lại cho đúng, đủ giá trị các trường đã yêu cầu đến khi không xuất hiện thông báo lỗi

Khắc phục: Phải nhập đủ dữ liệu cho các trường bắt buộc phải nhập dữ liệu

Lỗi thứ 5:

Lý do: Lỗi do thực hiện một thao tác vi phạm các nguyên tắc đảm bảo toàn vẹn dữ liệu Ví dụ: Bạn đã nhập dữ liệu trên một bảng có quan hệ mà bản ghi đang nhập không thể liên kết được tới được một bản ghi nào của bảng có quan hệ 1 với nó (nhập một hàng bán mà

mã hàng đó chưa có trong bảng danh mục hàng hoá)

Khắc phục: Tìm và nhập cho đúng giá trị theo bảng quan hệ 1 tương ứng Tham khảo cách khắc phục lỗi này ở mục 2.9: thuộc tính LookUp

T m tắt bài 2

Qui trình x y dựng CSDL Access

Qua bài 1 và bài 2 chúng ta có thể rút ra được một qui trình để xây dựng một CSDL Access như sau:

B ớc 1: Lần lượt xây dựng cấu trúc từng bảng dữ liệu trong CSDL Với mỗi bảng dữ liệu

khi khai báo cấu trúc cần giải quyết các công việc sau :

- Khai báo danh sách các trường của bảng ở cột Field Name;

- Chọn kiểu dữ liệu phù hợp cho các trường ở cột Data Type;

- Thiết lập trường khoá cho bảng;

- Thiết lập một số khác cần thiết cho các trường như : Field Size, Format, Input Mark, Requried, Validate Rule, …

- Lưu tên bảng

B ớc 2: Lần lượt thiết lập thuộc tính LOOKUP cho các trường một cách phù hợp Mỗi

quan hệ trên bảng thiết kế sẽ cần một thao tác thiết lập thuộc tính LOOKUP (sử dụng trình LookUp Wizard) từ trường trên bảng quan hệ nhiều sang trường bảng quan hệ một Cần chú ý nên thiết kế xong các bảng của CSDL trước, sau đó mới thiết lập các thuộc tính cho các trường cần thiết và tiếp theo là thiết lập quan hệ giữa các bảng;

B ớc 3: Thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cần thiết cho các quan hệ tại

cửa sổ Relationships (menu Tool Relationships hoặc nhấn nút trên thanh công cụ);

B ớc 4: Thực hiện nhập dữ liệu cho các bảng nếu cần Chú ý : bảng có quan hệ 1 phải

được nhập dữ liệu trước bảng có quan hệ nhiều

Thiết lập quan hệ cùng các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cho các quan hệ;

Nhập dữ liệu như sau :

Thiết kế cấu trúc các bảng một cách phù hợp : kiểu dữ liệu các trường; trường khoá; thuộc tính Lookup và các thuộc tính khác;

Thiết lập quan hệ cùng các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cho các quan hệ;

Nhập dữ liệu như sau :

Thiết lập quan hệ cùng các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cho các quan hệ;

Nhập dữ liệu như sau:

BÀI 3 TRUY VẤN D LIỆU – QUERIES

M bài: ITDBM07.3

Mục tiêu thực hiện

Học xong bài này học viên c khả n ng:

- Nắm được các loại truy vấn, khi nào dùng loại truy vấn nào

- Truy vấn được dữ liệu để lấy những thông tin hữu tích

- Tổng hợp, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu Cách xây dựng và sử dụng truy vấn

Nội dung

3.1 Các loại truy vấn

3.2 Các bước thiết kế m t truy vấn

3.3 Hiển thị các mẫu tin không trùng lặp

xử lý dữ liệu trực quan, hữu hiệu trên Access là Query

Có rất nhiều dạng yêu cầu xử lý dữ liệu như: trích - lọc - hiển thị dữ liệu; tổng hợp - thống kê; thêm - bớt - cập nhật dữ liệu; … Vì vậy sẽ tồn tại một số loại Query tương ứng

để giải quyết các yêu cầu xử lý dữ liệu trên Các loại query trong MS Access bao gồm:

Select Query – trích lọc và hiển thị dữ liệu;

Parameter Query – trích lọc dữ liệu theo tham số

Total Query – tổng hợp, thống kê;

Crosstab Query – tham chiếu chéo;

Append Query – thêm dữ liệu;

Delete Query – xóa dữ liệu;

Update Query – cập nhật dữ liệu;

Make table Query – tạo bảng

Bản chất của Query là các câu lệnh SQL (Structured Queries Laguage- ngôn ngữ truy vấn

dữ liệu có cấu trúc)- một ngôn ngữ truy vấn dữ liệu được dùng khá phổ biến trên hầu hết các hệ quản trị CSDL hiện nay Việc thiết kế một query là gián tiếp tạo ra một câu lệnh xử

lý dữ liệu SQL Việc thi hành query chính là việc thi hành câu lệnh SQL đã tạo ra

3.2 Các b ớc thiết kế một truy vấn – Query

Không có một cách chung nhất cho việc thiết kế tất cả các loại Query trên, tùy từng loại Query cụ thể sẽ có các bước thực hiện tương ứng sẽ được trình bày trong các mục tiếp theo

Trong phần này chủ yếu trình bày các bước thiết kế Query Select

(các ví dụ trong phần này dựa vào CSDL đã tạo ban đầu QLBANHANG.MDB bao gồm các bảng HANG, KHACH, HOADON, CHITIETHOADON)

Select query là loại truy vấn dùng trích - lọc - kết xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau

từ CSDL ra một bảng kết quả Công dụng của Query là đưa ra một khung nhìn (view) mới nhằm mục đích che dấu dữ liệu; hiển thị một số trường cần thiết, hay kết nối giữa các bảng

và hoặc Query khác để lấy dữ liệu hiển thị cho người dùng theo một điều kiện nào đó; tính toán, hiển thị ở một số trường không có trong các bảng… Ví dụ:

- Đưa ra thông tin chi tiết các mặt hàng bán trong tháng 8/2005;

- Đưa ra thông tin chi tiết về các hoá đơn bán ra trong ngày hôm nay;

- Đưa ra doanh thu bán hàng của một tháng nào đó;

- …

Tất cả những yêu cầu dạng như vậy (đưa ra một danh sách kết quả) đều có thể sử dụng SELECT query để đáp ứng Mỗi yêu cầu xử lý dữ liệu cần phải tạo ra một Select query đáp ứng; mỗi query sẽ có một tên gọi (như cách đặt tên bảng dữ liệu); query sau khi

đã tạo ra đều có thể chỉnh sửa lại được cấu trúc cũng như nội dung; qui trình để đáp ứng mỗi yêu cầu trên như sau: tạo một query đáp ứng được các yêu cầu sau đó thi hành query

đã tạo để thu nhận kết quả

Tiếp theo minh hoạ qui trình các bước để tạo một select query đáp ứng yêu cầu đơn giản nhất:

Phân tích yêu cầu:

Đối với câu hỏi (a): Thông tin yêu cầu chỉ dựa trên một bảng KHACH là có thể liệt kê

được danh sách các khách hàng với 3 trường thông tin đã cho, thực hiện các bước sau:

B ớc 1: tại cửa sổ làm việc của CSDL, kích chọn Queries (ở dưới Tables)

B ớc 2: Kích vào mục , hộp thoại sau sẽ xuất hiện:

ở hộp thoại này có nhiều cách để tạo ra các loại Query khác nhau, nhưng trong phần này ta

chọn mục Design view và chọn Ok

bước này có thể thực hiện một cách khác cũng được cùng một kết quả đó là tại cửa sổ

làm việc của CSDL kích chọn mục Create Query in Design View

Kết quả của bước này, hộp thoại sau sẽ xuất hiện:

B ớc 2: Chọn những bảng có chứa dữ liệu liên quan lên màn hình thiết kế query từ cửa sổ

Show Table (không thấy cửa sổ này nhấn nút Show table trên thanh công cụ):

Chọn các bảng liên quan cần lấy dữ liệu để đáp ứng theo yêu cầu của người dùng ( theo câu hỏi (a)- ta chọn bảng KHACH ) và kích chọn nút Add, tiếp tục chọn bảng khác nếu câu hỏi có liên quan đến nhiều bảng ( như câu hỏi (b)), sau đó chọn nút Close để trở về cửa sổ thiết kế Query như sau:

B ớc 3: Khai báo các thông tin cần thiết cho Query:

Để tạo các trường cho Query, nhấn đúp chuột (double click) vào tên trường cần chọn trong bảng KHACH, tên trường đó sẽ hiển thị ở cửa sổ lưới bên dưới tại dòng Field, hoặc có thể nhấn chuột vào trường cần chọn và kéo (Drag) đến cột bất kỳ của dòng Field và thả ra (Drop) Sau khi thực hiện xong ta được kết quả sau:

Dòng Field: là nơi khai báo danh sách các thông tin (cột dữ liệu) của bảng kết quả

B ớc 4: Thực thi Query để xem kết quả ngay bằng cách nhấn vào nút Run hoặc nút trên thanh công cụ ta được kết quả như sau (đây là dữ liệu minh họa, chúng ta quan tâm đến cách thực hiện là chủ yếu):

Double click vào

hiện ở đây sau khi double click