Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản 1

Một cuộc họp của cơ quan, của tổ chức xã hội, hoặc một cuộc họp liên tịch đại diện nhiều cơ quan, nhiều tổ chức xà hội, sau khi thảo luận đưa ra những quyết định quan trọng, nhưng những

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI• • •

VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VẢN BẢN

• VẢN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT VÀ ÁP DỤNG PHÁP LUẬT

LỜI NÓI ĐẦU

Sau khi tốt nghiệp các trườrm đại học và cao đẳng, phần lớn các sinh viên được nhận vào làm việc tại các cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp Đó là những công chức, viên chức Hoạt động của họ đòi hỏi phải hiểu biết nhiều về pháp luật, văn bản: phải xử lý, soạn thảo văn bản để trực tiếp hoặc giúp thủ truờng cơ quan, tổ chức doanh nghiệp giải quyết các cóng việc Chất lượng làm việc của các công chức, viên chức phụ thuộc vào nhiều khâu Trong đó khâu soạn thảo vãn bản có một ý nghĩa lớn, đồng thời cũng là hoạt động khó khăn nhất

Văn bản không những chi gắn liền với hoạt động của các công, viên chức, mà còn liên quan đến tất cả các công dân khác trong đời sống cùa họ khi phải tiếp xúc với các cơ quan, tổ chức

đế giải quyết các vấn đề có liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm của mình

Vì vậy, văn bản và cách thức soạn thảo văn bản rất quan trọng trong đời sống xã hội Nhưng tiếc ràng, trong các chương trình đào tạo cho đến mãi gần đây, vãn bản, soạn thảo văn bản không được ở đâu coi là một môn chính, thường là môn phụ, hoặc được giảng dạy rải rác trong các bộ môn khác nhau và với

3

thời lượng khác nhau Sờ dĩ có hiện tượng này vì văn bản và soạn thảo văn bản có một lượng kiến thức rất rộng Không những cần có lý luận chung của mồi một ngành học mà còn có liên quan đến các bộ môn khác như lôgic, ngôn n g ữ , thậm chí có cả các kinh nghiệm tích luỹ ở trong đời sống xã hội, mà không có một ngành riêng rẽ nào đủ sức đúc kết được Sự phong phú, phức tạp cũng như sự thiếu hụt trên làm cho cán bộ rất bỡ ngỡ khi làm việc, không chi đối với những công chức mới nhận việc, mà còn

cả đối với những công chức đã làm việc lâu năm, nhưng không quen với công việc soạn thảo văn bản

Khắc phục những thực trạng nêu trên, một môn học với tên gọi “Xây dựng văn bản pháp luật” với khối lượng 2 tín chi ctã được Bộ Giáo dục Đào tạo đưa vào khối kiến thức cơ bàn cùa nhiều chuyên ngành, trong đó có chuyên ngành luật học

Nhằm mục đích thực hiện tốt chương trình đào tạo cùa chuyên ngành luật học và nâng cao chất lượng soạn thào vàn bồn như là một nhu cầu đòi hỏi trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia hiện nay, chúng tôi biên soạn cuốn giáo trình này, theo chương trình quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo

Trong quá trình biên soạn có vận dụng những kiến thức đã tích luỹ được, cũng như tham khảo về vấn đề này của các anh Lê Thái Át, Nguyễn Văn Thâm, Phan Mạnh Hân, Lưu Kiếm Thanh,

Vũ Hữu Tửu, Trần Anh Minh, Nguyễn Huy Thông và Hồ Quang Chính, Hoàng Sao và Nguyễn Thế Quyền

Ngoài phần biên soạn của các tác giả, trong cuốn giáo trình này còn có phần Phụ lục các mẫu văn bản để bạn đọc tiện tham khảo và sử dựng

Với một vấn đề rất rộng nêu ở trên việc biên soạn cuốn sách khòng tránh dược thiếu sót, xin được tiếp thụ ý kiến phê bình của bạn đọc để lần sau tái bàn dược tốt hơn.

Tháng 9 năm 2007

NGUYỄN ĐẢNG DUNG

5

CÁC CHU* VIẾT TÁT:

KiIXH Nhà xuất ban Khoa học Xà hội

NXB TPHCM Nhà xuất ban Thành phố Hồ Chí Minh

CHXHCN Cộng hòa xẵ hội chú nghĩa

Phần thú' nhất

LÝ LUẬN CHUNG VÈ VĂN BẢN

VÀ SOẠN THẢO VĂN BẢN

9

V A I T R Ò V À K H Á I N I Ệ M V Ă N B Ả N

1 V á trò của văn bản trong dời sống xã hội

Trong đời sống xã hội, càng ngày văn bản càng đóng vai trò quan trọng không thể tách rời với mọi hoạt động cùa xã hội con ngurời- Mọi giao dịch của các cơ quan Nhà nước, cơ quan này sang íơ quan khác, cơ quan nhà nước với tư nhân, giữa cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội trong nước với cá nhân, tổ chức nước ngoài, giữa cá nhân với cá nhân đều nhờ văn bản làm sợi dây liìn lạc chính Mọi hoạt động của cơ quan nhà nước, tổ chức

xã hộ, từ lĩnh vực chính trị, quân sự đến lĩnh vực khác như kinh

tế, xã hội, văn hoá, trong phạm vi quốc tế, đều nhờ văn bàn làm phurơig tiện thông tin

Irước hết đối với các cơ quan nhà nước, văn bản là yếu tố

cơ ỉbài cùng với các yếu tố khác tạo nên cơ quan Nhà nước Thitếuvàn bán sẽ không bao giờ có cơ quan nhà nước trong điều kiệrn Hện đại

Piân tích cơ quan nhà nước bằng một phương pháp trực quam, nhiều người cho ràng, cơ quan nhà nước cũng như các cơ quain cùa tổ chức xã hội thường được cấu tạo từ 3 thành phần:

Vật chất, nhân sự, công vụ Cơ quan nhà nước, hoặc cơ quan cùa

tổ chức xã hội thường có trụ sở làm việc trong đó có những dụng

cụ, phương tiện cần thiết như: bàn ghế, tù đựng hồ so điện thoại, máy vi tính tạo thành yếu tổ vật chất Sau yếu tố vật chất đến các nhân viên phục vụ, những người này trực tiếp, gián tiếp thực hiện những nhiệm vụ thuộc cơ quan Đây là yếu tố nhân lực (nhân sự) của cơ quan nhà nước, cơ quan tổ chức xã hội Yếu tố thứ ba là yếu tố công vụ Các tổ chức nhà nước hoặc tổ chức xã hội phải có nhiệm vụ chức năng rò ràng được xã hội thừa nhận Các nhiệm vụ này được thể hiện qua những công việc hàng ngày của cơ quan được gọi là công vụ chứa đựng trong các hồ sơ, tài liệu được gọi bàng một danh từ tổng quát là “công vãn”

Như vậy, công vụ được chứa đựng trong các nội dung cùa văn bàn (công văn) là mội trong ba yếu tổ căn bàn lạo nên cơ quan Nhà nước, cơ quan cùa tố chức xã hội.

Một toà nhà kiến trúc đồ sộ với đầy đủ vật liệu, trang bị tối tân, có nhiều nhân viên hàng ngày làm việc, nhưng không có hồ

sơ văn bản (công văn), không ai có thể nói được toà nhà đó là một cơ quan nhà nước hoặc một cơ quan của một tổ chức xã hội Vai trò của văn bản trong việc cấu tạo nên cơ quan Nhà nước, cơ quan của tổ chức xă hội không ai có thể phủ nhận được

Trong ba yếu tố cấu tạo nên cơ quan nhà nước (cơ quan công quyền), yếu tố công vụ có tính chất quan trọng hơn cà Nó đưực coi là yếu tố tinh thần (linh hồn) của cơ quan công quyền Chính văn bản đã chính thức khai sinh ra cơ quan công quyền Ke từ ngày ký văn bản thành lập, cơ quan nhà nước mới thực sự đưực thành lập về phương diện pháp lý Cách thức tổ chức, cách thức hoạt động, phạm vi hoạt động của cơ quan nhà nước phải đưực

12

quy định băng văn ban Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, việc thuyên chuyên nhân viên, việc ký kết hợp đồng, việc chuyên nhượng, việc gia tăng tài sản cơ quan đều phải thực hiện bàng văn bàn.Yeu tố vật chất cùa cơ quan có thể phá huỷ, thất lạc sự điều hành hoại động cùa c ơ quan không vì thế mà ngưng trệ, hoặc bị gián đoạn hay chấm dírt Nhân sự cùa cơ quan, tổ chức có thể bị thay đổi đột ngột hoặc thường xuyên, hoạt động của cơ quan ít nhiều có the bị thay đổi, có thể bị chấm dứt hoặc ngưng trệ tạm thời Nhưng sự thất lạc, hay huỷ văn bản sẽ gâv trở ngại một cách đáng kể cho hoạt dộng bình thường của cơ quan, tố chức.Xét trên bình diện quốc tế, văn bản giữ vai trò tiêu biểu cho

sự hiện diện cùa chính quyền, do đó tiêu biểu cho sự hiện diện cùa quốc gia Chính quyền quốc gia được thể hiện qua hoạt động

và sự hiện diện của bộ máy Nhà nước, được cụ thể hoá và được (lại diện bằng các cơ quan nhà nước Vì vậy, như trên nêu, nếu nhu linh hồn của các cơ quan nhà nước là văn bản, thì linh hồn của chính quyền nhà nước cùng được thể hiện không bằng một hình thức nào khác, ngoài văn bản cùa các cơ quan nhà nước

Văn bản giữ vai trò chứng tỏ tính liên tục cùa quốc gia Văn bàn inột khi đã được ban hành sẽ có hiệu lực liên tục cho dù chính quyền (Chính phù) thay đổi Chính phủ cũ bị lật đổ, Chính phủ mới được thành lập để điều khiển bộ máy chính quyền Tất

cả những văn kiện do Chính phủ cũ ký kết với các nước khác hay

tổ chức quốc tế vẫn có hiệu lực đối với Chính phù mới trừ những trường hợp thật đặc biệt Chính phù mới phải chứng minh cho được Chính phủ cũ là phi nghĩa Tất cả những khế ước do Chính phù cũ ký kết với tư nhân, với hãng buôn, xí nghiệp, công ty, với các nhà kinh doanh khác cũng tương tự như trên vẫn tiếp tục thi hành đổi với Chính phủ mới

Cũng tương tự như vậy, thủ trường - người đứng đầu cor quan Nhà nước, không được viện lý do mới được đề hạt hoặc mới được bầu ra mà không tổ chúc cho cơ quan thực hiện các văn bản trước đây cùa người đứng đầu cơ quan, mà mình thay thế Ví dụ: Một ông thủ trưởng một cơ quan nào đó ra thông báo tuyển nhân viên mới cho cơ quan Sau khi thông báo và tiêu chuẩn tuyển nhân viên được công bố, thù trưởng cơ quan bị thuyên chuyển sang công tác khác, thủ trưởng mới được đề bạt không được thay đổi hiệu lực của thông báo, cũng như tiêu chuẩn tuyển người của thù trưởng cơ quan đã hết nhiệm kỳ hoặc

bị miễn nhiệm giữa nhiệm kỳ

Trong lĩnh vực hành chính, văn bản là yếu tố hợp thức hoá hành vi của chính quyền Không có văn bản, mọi hành vị của chính quyền sẽ không có giá trị về mặt pháp lý Văn bản là bàng chứng chứng minh sự hiện diện hành vi của cơ quan Nhà nước Một cuộc họp của cơ quan, của tổ chức xã hội, hoặc một cuộc họp liên tịch đại diện nhiều cơ quan, nhiều tổ chức xà hội, sau khi thảo luận đưa ra những quyết định quan trọng, nhưng những quyết định này không thể đem ra thi hành được một cách hợp pháp nếu không có biên bản cuộc họp Một công chức nhà nước, hay một nhân viên làm việc trong một tổ chức xã hội được tăng lưong, được đề bạt, chi thực sự được hường lương mới, được nhận nhiệm vụ mới khi có quyết định lương mới hoặc quyết định

đề bạt Trong phạm vi nội bộ một cơ quan, gặp những trường hợp khẩn cấp, thủ trưởng, người lãnh đạo cơ quan ban hành mệnh lệnh dưới hình thức khẩu lệnh, để thi hành kịp thời Mệnh lệnh được ban hành dưới hình thức khẩu lệnh trên phải được hợp thức hoá bàng văn bản

14

Tóm lại văn bán là bàng chứng chứng tò sự liên tục cùa cơ quan nhà nước, sự liên tục của chính quyền nhà nước dồng thời văn bàn còn là phương tiện quan trọng hợp thức các hành vi cùa

các co quan nhà nước Vãn hán là hình thức, là phương tiện ghi

nhận, hay chính thức hoá mọi hành vi cùa nhà nước, từ lúc Nhà nước được khai sinh cho đến lúc nó mất đi

Đối với các tổ chức xã hội khác ngoài nhà nước, văn bàn cũng có một vai trò quan trọng như vậy Vãn bàn là bang chứng khai sinh ra tổ chức xã hội quv định phạm vi, cách thức tổ chức, nhièm vụ cùa tổ chức xã hội và hợp thúc hoá mọi hoạt động cùa

dù mỗi người có một quyền hạn và trách nhiệm riêng Văn bản vừa quy định trách nhiệm, quyền hạn cho cá nhân đồng thời cũng

là bàng chứng hành vi cá nhân

Trong đời sống hiện đại, con người càng ngày càng có liên quan mật thiết với nhau trong sinh hoạt cũng như kinh doanh Văn bán là bàng chứng chứng minh sự liên kết đó, đồng thời cùng là phương tiện hợp thức hoá mọi hành vi ký kết giữa cá nhân với cá

nhân, giữa cá nhân với công ty, giữa công ty với công ty, giữa công ty với các cơ quan nhà nước trong và ngoài nước.

2 Chức năng của văn bản

Tại sao văn bản lại có một tầm quan trọng như đã được phân tích ở mục 1 Bởi vì văn bản là kết quả, là xuất phát điểm của mọi hoạt động con người và xã hội Văn bản là phương tiện ghi lại những thông tin của hoạt động xâ hội, hoạt động của cá nhân Các hình thức ghi và truyền đạt thông tin hiện nay rất phong phú và đa dạng, nhưng văn bản vẫn là hình thức thông tin chính thống

Truyền đạt thông tin là một chức năng quan trọng cùa văn bản: Thông tin là cơ sở xuất phát hành động, thông tin diễn tả quy cách hành động, và cuối cùng thông tin ghi kết quả hành động Văn bản là phương tiện giao dịch chính thức giữa cơ quan với Cơ

quan, giữa chính quyền nhà nước này với chính quyền cùa Nhà nước khác, trong phạm vi nội bộ cơ quan, hoặc từ cơ quan nhà nướcra bên ngoài với tư nhân, hay với đoàn thể - xà hội

Ngoài văn bản có nhiều phương tiện thông tin khác, như điện thoại, vô tuyến điện, báo chí, vô tuyến truyền hình, vô tuyến truyền thanh Mặc dù những phương tiện hiện nay có

ưu điểm nhanh, gọn, thuận tiện hơn, nhưng không phải là phương tiện chính thức, nó chỉ đóng vai trò phụ trợ cho văn bản

và phải hợp thức hoá bằng văn bàn đi kèm, hoặc phải lấy văn bản làm căn cứ gốc Ví dụ: Công điện là văn bản được đánh đi bằng vô tuyến, có tác dụng kịp thời thông báo những tin tức cần phải giải quyết ngay Nhưng, nó cỏ yếu điểm là không có chữ

ký, không có dấu của cơ quan gửi đi Vì vậy, để hợp thức hoá công điện đã gửi đi, cơ quan gửi công điện, phải gửi công văn kèm theo cho nơi nhận

16

Tóm lụi văn him luôn luôn 1(1 phương tiện thông tin chính thức cua cơ quan nhà nước, cua lô chức xã hội và cua cá nhân.

Trong tất cà các loại văn bản văn ban quàn lý là một chùng loại quan trọng, chiếm tỷ trọnu rất lớn về chức năng thông tin cùa

loại văn bàn này, Giáo su Tiến sĩ Nguyễn Văn Thâm viết: "Chức

năng thông tin cùa văn ban thê hiện Í/HU mây mặt sau đáy:

- Ghi lại các thông tin quan lý:

Truyền đạt thông tin quan lý từ nơi này đến nơi khác trong

hệ thống quàn lý hay lừ cơ quan đến nhân dân,

- Giúp CƯ quan thu nhận những thông tin cần cho hoạt động

quàn lý;

Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các

hệ thống truyền đạt thông tin khác.

Văn bản là phương tiện ghi nhận các quy phạm pháp luật dược nhà nước ban hành đê điều chinh các quan hệ xã hội Văn bản chứa đựng các quy phạm làm cơ sở pháp lý cho hoạt độne cùa cơ quan nhà nước, đoàn thê xã hội, cùa cá nhân Văn bản cũng là phương tiện ghi nhận kết quả vận dụng các quy phạm pháp luật vào thực tiền quán lý Nhà nước, quán lý xã hội

Văn bàn là phương tiện thông tin để các cơ quan nhà nước quàn lý, nhà nước có thể tổ chức và diều hành nắm được tình hình và kết quả thực hiện các quyết dịnh quàn lý của mình Các

cơ quan nhà nước quản lý thường đirợc ban hành các quy định

để đáp ứng các yêu cầu về quản lý xã hội Vì thế nội dung cùa vãn bản bao giờ cũng phàn ánh các mặt khác nhau của đời sống

1 Xcm Nguyễn Văn Thâm, Văn bán và soạn tháo, xứ lý võn bán, Nxb Chính trị Quốc gia 1994, trang 20 ri A í /-N,

6 6 ỠAí H Ọ C Q U Ố C GIA HÁ N ộ ỉ

ĨRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIÊN ^

xã hội Văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc góp phần điều chỉnh, kìm hăm hoặc thúc đẩy sự phát triển cùa các quan

hệ xã hội

Vì vậy, chức năng thông tin là chức năng tổng quát phổ biến cùa văn bản Ngoài chức năng này, văn bản thực hiện chức năng phụ khác như giao tiếp, như sử liệu tuỳ theo công dụng của văn bản Chức năng thông tin của vãn bản không đơn thuần chị

là lượng thông tin được chuyển tải từ chồ này đến chồ kia, từ Cơ

sở này đến cơ sở khác, mà lượng thông tin ấy là chồ dựa, là cơ sở cho hoạt động của xã hội, hoạt động của con người

3 Định nghĩa về văn bản

Từ những vị trí, vai trò và chức năng đã được phân tích ở trên, có thể định nghĩa: văn bản là phương tiện để ghi nhận những thông tin, truyền đạt các thông tin từ chù thể này đến chủ thể khác bàng một ký hiệu hoặc bàng ngôn ngữ nhất định nào đó Theo cách định nghĩa này, các loại giấy tờ, tài liệu, sách vờ, các loại bìa, hoành phi, câu đối, khẩu hiệu, áp phích, băng ghi âm, băng truyền hình, bản vẽ đều được gọi là vãn bản Đây là định nghĩa ở phương diện nghĩa rộng

Ở nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là những tài liệu, giấy tờ được

sử dụng trong hoạt động của các cá nhân, tổ chức xâ hội, và cùa các

cơ quan nhà nước ghi nhân mục đích, hành vi hoạt động cùa các chủ thể tham gia các quan hệ xã hội khác nhau Ẩn phẩm này được soạn thảo để nói về cách thức soạn văn bản ở nghĩa hẹp này

18

Chương 2

PHAN LOẠI CAC VAN BAN

T*ong quá trình soạn thào và xừ lý văn bản, việc phân biệt các loii văn bàn có ý ntíhĩa rất quan trọng Các loại văn bản khác nhau huờng có nội dung, hình thức khác nhau và có chức năng khác thau Cũng là văn bản có chức năng thông tin, nhung văn bàn quản lý khác với văn bàn không phải là văn bản quản lý Sự phân biệt sẽ cho phép người soạn thảo, người xử lý có những đối sách khác nhau

1 Côig văn và tư vãn

Căn cứ vào nguồn gốc phát sinh (hay còn được gọi là nguồn gốc tạ) lập) người ta thường chia ra hai loại công văn và tư văn Công /ăn là văn bản do Nhà nước hay các tổ chức ban hành nói về việc càng Còn lại những văn bản do cá nhân sáng tạo ra được gọi

là tư \ăn Công văn là giấy tờ nói về việc công, giấy tờ văn bản cùa cHnh quyền, chúng do các cơ quan nhà nước ban hành Công văn là văn kiện do cơ quan nhà nước tạo lập để giao dịch, truyền tài thông tin giữa cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước 'ới tư nhân, với tổ chức xã hội trong và ngoài nước

Khái niệm công văn được hiểu ở nghĩa rộng bao gồm tất cả các văn bản do cơ quan nhà nước ban hành từ văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất cho đến văn bàn có hiệu lực pháp lý thấp nhất Khái niệm công văn ờ nghĩa rộng không những chi các văn bản do cơ quan nhà nước ban hành mà còn chi cả những văn bản của các cơ quan trực thuộc các tổ chức xã hội, miễn là những văn bàn đó không nói đến tư nhân Thậm chí yêu cầu giải quyết quyền lợi cùa tư nhân, ờ mức độ nào đấy vẫn được gọi là công vàn Ngược lại, trong thực tế có những văn bản xuất phát từ Cơ

quan nhà nước này gửi sang cơ quan nhà nước khác một cách không chính thức, không lấy số đăng ký vào sổ côni» văn “đi” không đóng dấu cơ quan, có nội dung văn bản có liên quan đến công vụ, vẫn không được gọi là công văn Ví dụ một giám dốc sở nhờ một nhân viên đem một văn bản thư tay cho một ông giám đốc khác, hẹn gặp nhau ở một địa điểm nào đó, để bàn công việc hợp tác giữa hai cơ quan Văn bản này không thể gọi là công vàn được vì nó không được vào sổ công văn “đi” và không có dấu Cơ quan Trong trường hợp văn bản được gửi đi không chính thức lừ

cơ quan nhà nước này sang cơ quan nhà nước khác thì không thể gọi là công văn Điều kiện được gửi đi một cách chính thức bàng việc vào sổ công văn “đi”, bằng việc lấy dấu có tính chất quyết định xác nhận văn bản là công văn

Bên cạnh công văn ở nghĩa rộng, dùng để chi tất cả các vần bản của cơ quan nhà nước, ở nghĩa hẹp công văn thường được sử dụng gọi cho những công văn thường (công văn hành chính) Công văn hành chính là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội dùng để thông tin, trao đổi, giao dịch để đề nghị hoặc trả lời các yêu cầu,

20

chát vân, để dôn đốc, nhắc nhở, hướng dẫn thi hành những công việc dã có quyết định ke hoạch

Khái niệm công văn hành chính cũng rất da dạng, gồm có:Công văn hướng dẫn công văn trá lời, công văn đôn đôc, công vàn nhắc nhờ, công văn giao dịch, công văn dùng đê thực hiện các tác nghiệp hành chính, công văn dề nghị; các loại báo cáo thông báo; các loại biên bàn diễn văn; tờ trình; thư công; điện tín, thư tín; các dơn khiếu nại và các loại giấy tờ văn bản khác

Hiện nay ở Nhà nưức ta dùng cà hai khái niệm này, xu hướng gần đây nghiênu về việc dùng công văn hành chính ở nghĩa hẹp

2 Văn bản quán lý và các loại văn kiện tài liệu khác

Theo chức năng của văn bản, có thể chia các loại văn bản thành văn bàn quản lý và các loại tài liệu khác

Trong quá trình soạn thảo và xừ lý văn bản, việc phân biệt các loại văn bản, đặc biệt là các loại văn bản quản lý với các loại vãn bản khác có một ý nghĩa rất quan trọng Điều này sẽ cho phép người soạn thảo và sử dụng văn bàn có phân định chính xác chức năng cụ thể của từng loại, sừ dụng các quy trình văn phong thích hợp

Văn bản quản lý hình thành trong quá trình hoạt động quản lý của các cơ quan, xí nghiệp, V V nhưng không phải bất cứ văn bản,

ưú liệu nào được sử dụng ở các cơ quan đều là văn bản quản lý.Một đặc trưng nổi bật cùa vãn bản quản lý là hiệu lực pháp

lý của chúng trong quá trình quản lý Nó cho phép xác định mối

quan hệ giữa các co quan quàn lý và cơ quan bị quản lý, giữa các

cơ quan có liên quan trong hệ thống bộ máy quàn lý nói chung Điều này làm cho văn bàn quản lý khác với một tải liệu tham khảo mà người lãnh đạo sử dụng để thu nhập thông tin theo nhu cầu công việc hay nhu cầu hiểu biết cùa bản thân mình Các văn bản tham khảo không có quan hệ pháp lý như vậy

Văn bản quản lý có thể thức riêng được quy định bởi các Cơ quan nhà nước có thẩm quyền Sự hình thành các văn bán quản

lý được thực hiện theo một quy trình xác định

Hiện nay, căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của Nhà nước, các cơ quan quản lý nhà nước của chúng ta thường ban hành và

sử dụng các loại văn bản quản lý sau đây:

- Uỷ ban Thường vụ Quốc hội được quyền ban hành văn bản: Pháp lệnh, Nghị quyết;

- Chủ tịch nước: Lệnh, Quyết định,

- Bộ trưởng, thủ trường các cơ quan ngang bộ: Quyết định,

Chi thị, Thông tư;

- Hội đồng nhân dân: Nghị quyết;

- Uỷ ban nhân dân: Quyết định, Chi thị;

- Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn: Chi thị, Quyết định;

- Viện kiểm sát: Chi thị, Cáo trạng, Kháng nghị;

- Toà án nhân dân: Nghị quyết và Quyết định

3 Văn bản mang tính quyền lực nhà nước và không mang tính quyền lực nhà nước

Căn cứ vào tính chất, các văn bản được chia lảm hai loại: văn bản mang tính quyền lực nhà nước và văn bản không mang tính quyền lực nhà nước Các văn bản không mang tính quyền lực nhà nước, không được bảo đảm bàng cư&ng chtế nhà nước

22

Chúng rất đa dạng về nội dung: Có loại chứa đựng các ycu cầu, nguyện vọng cùa người soạn thảo như đơn công văn hành chính

Có loại ghi nhận một sự kiện dã xảy ra như báo cáo công tác ,

có loại mang nội dung nghiệp vụ - kỹ thuật như là phiếu nhập kho, phiếu xuất kho biên lai thu tiền

Các vàn bàn mang tính chất quyền lục nhà nước, dược ban hanh nhân danh nhà nước, có nội dung là ý chí cùa nhà nước, bắt buộc phải thi hanh đối với nhừng đoi tượng liên quan và được đảm bao thực hiện bàng các biện pháp cưỡng chế Nhà nước Ý chí cùa nhà nước dược thực hiên dưới hai hình thức khác nhau: Quy phạm pháp luật và mệnh lệnh cụ thể Các quy phạm pháp luật xác định khuôn mẫu xừ sự chung cho hành vi của con người trong nhưng điêu kiện hoàn C cành cụ thể nhất định Các mênh lệnh cụ thể đặt ra khuôn mẫu cho ting hành vi cụ thể cùa từng con người xác định, việc ban hành mệnh lệnh cụ thể phải dựa trên các văn bán quy phạm Do đó, cãn cứ vào nội dung, các vãn bản này được chia thành văn bàn quy phạm pháp luật và văn bàn

áp dụng văn bản quy phạm pháp luật

Vãn bản quy phạm pháp luật là vãn bản do cơ quan nhà nurớc có thêm quyền ban hành theo những thủ tục do pháp luật quy định, có chứa đựng các quy phạm pháp luật và được bảo đàm thực hiện bằng cưỡng chế nhà nước

Văn bản quy phạm pháp luật được sử dụng nhiều lần, đối vớũ nhiều đối tượng khi rơi vào trường hợp đã nêu trong phần giíá định cùa các quy phạm pháp luật Các đối tượng tác động củía chủng luôn chung chung, trừu tượng, không có địa chỉ cụ thể Các vãn bản này do nhiều cơ quan ban hành, có tên gọl và hiíệu lực pháp lý khác nhau Ví dụ như Hiến pháp, luật, lệnh Nghị định,

ì/ăn bản áp dụng pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nurớc

có thẩm quyền ban hành trên cơ sở văn bản quy phạm pháp luiật, nhàm cá biệt hỏa những quy định trong văn bản quy phạm pháp luật thành nhũng mệnh lệnh cụ thể, trực tiếp làm phát sinh, thíiay đổi hay chấm dứt các quan hệ pháp luật nhất định và được bảo đảm thực hiện bàng cưỡng chế nhà nước Ví dụ, như quyết địịnh tăng lương cho một cá nhân nào đó trong cơ quan, quyết địtnh TAND về một vụ án cụ thể Văn bản áp dụng pháp luật đuĩợc

sử dụng để giải quyết những công việc cụ thể, đổi với các đối tượng xác định, trong từng trường hợp cụ thể

Mỗi loại vãn bản trên thể hiện một hình thức quàn lý của nhà nước, có vai trò và tầm quan trọng nhất định trong quàn lý nhà nước Do đó, để góp phần nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước, cần nâng cao chất lượng của chúng Một trong những biiện pháp quan trọng cần tiến hành là xác định và thực hiện đầy đù các trình tự cần thiết cho việc xây dựng từng loại văn bản đó1.Việc phân chia các văn bản thành hai loại như trên có mộ)t ý nghĩa rất quan trọng, nó sẽ giúp cho chúng ta định hướng đútng đắn trong quá trình sử dụng chúng vào quá trình quản lý Ví dụ: lấy thông báo thay cho chỉ thị rõ ràng là không phù hợp và nó sẽ gây khó khăn cho việc chi đạo thực hiện các quyết định quàn* lý trong thực tá

4 Phân loại theo hình thức văn bản

Đây là cách phân loại được nhiều người sử dụng nhất Hìình thức văn bản thường là tên gọi văn bản, phù hợp với nội duing

1 Xem Hoàng Sao và Nguyễn Thế Ọuyền, Tập bài giảng về kỹ ihuậi xây dụmỊỊ vãn bàn, Trường Đại học Luật Hà nội, 1994, trang 7.

24

bên trong cùa văn ban Các cơ quan, các tổ chức xã hội, cũng

nlìir cá nhân ban hành văn bản soạn thao văn ban phái theo đúng

hình thức văn bản Hình thức này tuy thuộc vào nội dung của văn

hàn và tuỳ thuộc vào cách thức ban hành, thông qua soạn thảo

văn bản

Theo hình thúc tôn gọi các văn bàn thường được chia thành

các vãn bản luật (văn bàn pháp quy dưới luật) và các văn bản

khác Có thể nhiều cơ quan nhà nước cũng được ban hành một loại vãn hán vì cùng được giải quyết một vấn đê, nhưng ờ cấp khác nhau Ví dụ loại hình văn bản quyết định dược rât nhiều cơ quan nhà nước ban hành Ngược lại, có những loại chỉ được ban

hành ra từ một loại cơ quan nhất định Ví dụ, các đạo luật không thể do một cơ quan nào khác ban hành ngoài cơ quan quyền lực Nhà nước là Quốc hội

Văn bản luật là văn bàn quy phạm pháp luật do Quốc hội, cơ quan cao nhất của quyền lực nhà nước ban hành theo trình tự, thủ tục và hình thức được quv định trong Hiến pháp (Điều 84 88 và

147 - Hiến pháp 1992 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam), ('ác văn bản này có giá trị pháp lý cao nhất Mọi văn bản khác (dưới luật) khi ban hành đều phải dựa trên cơ sở cùa văn bản luật

và không được trái với các quy định trong các luật

Văn bản luật có hai hình thức là Hiến pháp và Đạo luật (hoặc Bộ luật)

- Hiến pháp (bao gồm Hiến pháp và các đạo luật về bổ sung

hay sửa đổi Hiến pháp) quy định những vấn đề cơ bản nhất của Nhà nước như: hình thức và bản chất của Nhà nước, chế độ

chính trị, chế độ kinh tế, văn hóa xã hội, quyền và nghĩa vụ CCT

bàn cùa công dân, hệ thống tổ chức, nguyên tắc hoạt động và thẩm quyền cùa các cơ quan Nhà nước Hiến pháp là sự thề chế hoá đường lối chính sách cùa Đàng trong mỗi giai đoạn cách mạng cụ thể, thể hiện tập trung ý chí và lợi ích cùa giai cấp cóng nhân và nhân dân lao động Trong hệ thống văn bản quy phạni pháp luật Hiến pháp là luật cơ bản của Nhà nước, có hiệu lực pháp lý cao nhất, Hiến pháp là cơ sở để hình thành một hệ thống pháp luật hoàn chinh đồng bộ Mọi văn bản pháp luật khác (từ luật trở xuống) đều phù hợp với các quy định cùa Hiến pháp là

cơ sở để hinh thành môt hệ thống pháp luật đồng bộ, hoàn chinh

- Đạo luật (Bộ luật) là văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, cơ quan cao nhất của quyền lực Nhà nước ban hành để cụ thể hoá Hiến pháp, nhằm điều chinh các loại quan hệ xã hội trong các lĩnh vực hoạt động của Nhà nước Ví dụ, Bộ luật Hình sự, Bộ luật

Tố tụng hình sự, Luật Hôn nhân và gia đình Các đạo luật (bộ luật) có giá trị pháp lý cao (chi sau Hiến pháp) Vì vậy, khi xây dựng các văn bản dưới luật phải dựa trên cơ sở các quy định thể hiện trong các văn bản luật, không được trái với các quy định đỏ

Sờ dĩ Hiến pháp và luật có giá trị pháp lý cao và phạm vi tác dụng rộng như vậy là vì chúng do cơ quan cao nhất của quyền lực nhà nước ban hành Các văn bản có tầm quan trợng đặc biệt, cho nên trình tự ban hành chúng hết sức chặt chẽ bao gồm 4 giai đoạn là: soạn thảo dự án luật, thảo luận dự án luật, thông qua luật và công bổ luật Đặc biệt là đối với Hiến pháp khi thông qua phải được ít nhất hai phần ba tổng số đại biểu Quốc hội biểu quyết tán thành

26

Văn hán dưới luật là nlũmiỉ văn bán quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước ban hành theo trình tự, thú tục và hình thức dược pháp luật quy định Nhừnii văn han này có giá trị pháp

lý thấp hưn các văn bản luật, vì vậy khi ban hành phải chú ý sao cho những quy định cua chúng phải phù hợp với những quy dịnh cùa Hiên pháp và luật

Giá trị pháp lý cùa từnu loại văn bàn dưới luật cũng khác nhau, tuỳ thuộc vào thâm quyền của cơ quan ban hành chúntỉ Theo Hiến pháp 1992, hiện nay ở rurớc ta có những loại văn bản clưới luật sau đây:

- Pháp lệnh do Uý ban Thường vụ Quốc hội ban hành Pháp

lệnh có giá trị pháp lý thấp hơn so với Hiến pháp và Luật nhưng trong hệ thống văn bàn dưới luật lại có giá trị cao nhất Vì vậy khi xây dụng pháp lệnh phải dựa trên cơ sở các quy định cùa Hiến pháp và luật; đồng thời các văn bàn dưới luật khác khi ban hành phải phù hợp với các quy định cùa pháp lệnh

Thẩm quyền ban hành pháp lệnh cùa l 'ỷ ban Thường vụ Quốc hội được quy định trong Điều 91 và Điêu 93 cùa Hiến pháp

1992 Những năm gần đây số lượng các pháp lệnh Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ban hành chiếm một tỷ lệ đáng kể Khác với quy định của Hiến pháp 1946, 1959 theo Hiến pháp 1992 pháp lệnh không bắt buộc phài trình ra kỳ họp gần nhất của Quốc hội để xem xét lại (Điều 93) Tuy nhiên, trong thẩm quyền cùa mình, Quốc hội có thể xem xét bất kỳ một pháp lệnh nào nếu thấy cần thiết

- Lệnh, quyết định cùa Chù tịch nước Trong các vãn bản

(lệnh và quyết định) của Chú tịch nước cần phân biệt những vãn bàn có chứa đựng quy phạm pháp luật (thường là rất hiếm) với

những văn bản áp dụng pháp luật Thẩm quyền ban hành lệnh và quyết định của Chù tịch nước được quy định trong Điều 106 Hiến pháp 1992.

- Nghị định, nghị quyết của Chính phủ, quyết định, chi thị

cùa Thủ tướng Chính phủ giữ một vai trò hết sức quan trọng trong hệ thống văn bản ở nước ta

- Nghị định, nghị quyết của Chính phù, quyết định, chi thị

của Thủ tướng Chính phù có giá trị pháp lý thấp hơn so với Hiến pháp, luật và pháp lệnh, nhưng cao hơn so với những văn bàn quy phạm pháp luật khác do các cơ quan nhà nước từ cấp bộ dến Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân các cấp ban hành

Thẩm quyền ban hành các loại văn bản trên cùa Chính phù

và Thủ tướng Chính phù được quy định trong Điều 105 của Hiến pháp 1992

- Quyết định, chỉ thị, thông tư cùa các Bộ trường và các

thành viên khác cùa Chính phủ

Để thi hành Hiến pháp, luật, pháp lệnh và nghị định, nghị quyết, quyết định, chi thị của Chính phủ và Thù tướng Chính phù trong phạm vi quyền hạn của mình các bộ và cơ quan ngang bộ ban hành các văn bản dưới luật theo hình thức quyết định, chi thị, thông tư Phần lớn các quyết định, chỉ thị và thông tư này có tính chất hướng dẫn, chi đạo hoạt động của các cơ quan cấp dưới thực hiện các chức năng nhiệm vụ của ngành Vì vậy, các loại văn bản này nói chung mang tính chất nội bộ ngành và có tính chất bắt buộc phải thực hiện đối với các cơ quan cấp dưới thuộc ngành đó Tuy nhiên, trong loại văn bản này cần chú ý đến các thông tư liên bộ Đây là loại văn bản nhàm phối hợp giữa các

28

ngành, đề ra những quy định hoặc phương hướng thổng nhất thực hiện những quy định của cấp trên thể hiện trong các văn bản quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao hơn.

- Nghị quyết cùa Hội đồne nhân dân các cấp

Hội đồng nhân dân các cấp là cơ quan đại diện cho nhân dân ờ địa phương, có quyền ra các quyết định để điều chinh các quan hệ xã hội quan trọng, trên các lĩnh vực thuộc phạm vi thẩm quvền được giao Mội đồng nhân dân căn cứ vào các quy định thể hiện trong các văn bản pháp luật của các cơ quan nhà nước cấp trên, ra những Nghị quyết để thi hành ở địa phương Nội dung Nghị quyết cùa Hội đồng nhân dân cấp dưới, không được trái với Nghị quyết cùa Hội đồng nhân dân cấp trên, hoặc với quyết định hay chỉ thị của Uỷ ban nhân dân cấp trên (Điều

120 Hiến pháp 1992)

- Quyết định, chỉ thị cùa U ỳ ban nhân dân các cấp

Uỳ han nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu ra để quản lý các lĩnh vực hoạt động trong phạm vi địa phương phải chấp hành nghị quyết của Mội đồng nhân dân cùng cấp và những quy định thể hiện trong các văn bàn cùa các cơ quan nhà nước cấp trên, đồng thời đê thực hiện việc chi đạo công tác của các Uỷ ban nhân dân cấp dưới Uỷ ban nhân dân các cấp chiếu theo quyền hạn do luật định, chi thị và kiềm tra việc thi hành những văn bản đó

Bầng những quyết định hay chi thị cùa mình, Uỷ ban nhân dâm các cấp có quyền sửa đổi hoặc bãi bỏ những quyết định kh'ông phù hợp cùa Uý ban nhân dân cấp dưới và của cơ quan chiuyên môn thuộc quyền mình ; có quyền đinh chi việc thi hành những nghị quyết không thích đáng cùa Hội đồng nhân dân cấp

dưới trực tiếp và đề nghị Hội đồng nhân dân cấp mình sửa đổi hoặc hãi bỏ những nghị quyết ấy (Điều 124 Hiến pháp 1992).

Trong số các văn bản quy phạm pháp luật còn có các điều lệ cùa các tổ chức kinh tế tập thể của quần chúng nhân dân lao động, như điều lệ hợp tác xã nông nghiệp, điều lệ hợp tác xà tiểu thủ công nghiệp, điều lệ hợp tác xã vận tải thô sơ v.v Những bản điều lệ này do các văn bản cùa cơ quan nhà nước có thấm quyền phê chuẩn nên cũng có tính chất bất buộc thực hiện đối với những tổ chức cơ quan và cá nhân công dân liên quan

Trên đây là các văn bản quy phạm pháp luật ở nước ta theo Hiến pháp 1992 Việc quy định rõ thẩm quyền ban hành nội dung, phạm vi hiệu lực như vậy của mồi loại văn bản quy phạm pháp luật là xuất phát từ nguyên tắc tập trung dân chủ, nguyên tắc pháp chế xã hội chù nghĩa trong tổ chức và hoạt động cùa bộ máy Nhà nước ta

Ngoài những văn bản pháp quy nói trên, các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức dịch vụ kinh doanh còn dùng nhiều hình thức văn bản không chứa đựng các quy phạm pháp luật, như thông cáo, thông báo, biên bản, các loại công văn hành chính

- Thông cáo dùng để công bố với nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngoại của các cơ quan nhà nước trung ương (Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ)

- Thông báo dùng để thông tin về kết quả hoạt động của cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, để truyền đạt kịp thời các quyết định của cơ quan có thẩm quyền

- Biên bàn là văn bản ghi lại những ý kiến kết luận diễn ra trong các hội nghị

30

- Công văn hành chính là văn bàn giao dịch giữa các cơ quan

nhà rước với các cơ quan Nhà nước, giữa các cơ quan nhà nước

VỚI các tồ chức chính trị xã hội cá nhân, như: mời họp đề xuất,

trả Ici yêu cầu chất vấn kiến nghị, đôn đốc, nhắc nhở thi hành

nhừrư công việc đà có quyết định, có kế hoạch

• Diện báo, bao gồm cà điện mật và công điện dùng dể thông tin, tuyền đạt mệnh lệnh cùa một tổ chức có thấm quyền trong

trườrg hợp khản cấp Trường hợp sử dụng điện báo để truyền đạt

các cuyết định mới hoặc sứa đổi đình chi thi hành một quyết định, thì sau khi có công diện, cơ quan ra công điện có vãn bàn

pháp quy gừi cho cấp có trách nhiệm thi hành

- Giấy đi đường dùng cấp cho toàn bộ nhân viên đi công tác,

có tá: dụng liên hệ giao dịch, để giải quyết các công việc được

giao, hoặc giải quyết nhữrm công việc cần thiết cùa bản thân cán

bộ, mân viên

- Giấy nghỉ phép cấp cho cán bộ, nhân viên đi nghi phép, gặp trường hợp đi nghi phép xa nơi công tác thì dùng để thay giấy Ji đường, làm căn cứ thanh toán tiền đi đường theo chế độ Nhà nước

-Giấy mời, dùng đê mời đại diện, cá nhân dự họp, hay tham

dự vẻo một công việc nào đó

- Đơn nghị là văn bàn do cá nhân tự lập, để yêu cầu các cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội giải quyết các quyền lợi của

cá nhìn

- Hợp đồng là văn bản thể hiện sụ cam kẻt giữa hai hoặc nhi<ều cơ quan, tổ chức, cá nhân với nhau về nghĩa vụ, trách nhiệrn của mỗi bên trong hoạt động giao dịch Hợp đồng có thể dược phân làm nhiều loại theo yêu cầu nội dung, mục đích của

cam kết Có hai loại hợp đồng cơ bản: Hợp đồng dân sự và hợp đồng kinh tế.

5 Phân loại theo yêu cầu mục đích của văn bản

Để nghiên cứu và soạn thảo các văn bàn một cách khoa học, không những phải phân biệt các văn bản có tính quy phạm pháp luật với văn bản thông thường, mà còn cần phải có sự phân loại hợp lý với chúng Nói một cách khác là, cần phải phân chia các văn bản theo từng chùng loại dựa trên các đặc trưng hay chức năng cụ thể của chúng Chẳng hạn, để soạn thảo một văn bàn giúi trình và một văn bản dùng để ra mệnh lệnh, rõ ràng là phải có nhũng yêu cầu khác nhau, phải dựa trên những chức năng khác nhau của các loại văn bản đó trong thục tế Theo yêu cầu này có thể phân loại thành các văn bản theo những đặc trưrm sau đầy:

- Văn bản trao đổi

- Văn bản truyền đạt

- Văn bản trình bày

- Văn bản thống kê

- Văn bản ban hành mệnh lệnh

- Văn bản hợp đồng dân sự, mua bán, kinh doanh

Ngoài ra, để phục vụ cho việc tìm ra văn bản thuận lợi cũng

có thể phân loại văn bản theo một số đặc trưng khác của chúng như: tác giả, tên gọi, thời gian hình thành văn bản, địa điểm hoặc khu vực sử dụng, v.v

32

Cũng dựa vào nguyên tấc mục ticu mà tác giả Lê Thái Ất lại phân ra thành:

- Văn bàn pháp quy tức là văn bản có chứa quy phạm pháp luật: Hiến pháp, bộ luật luật, pháp lệnh, nghị định, quyết định

- Văn bản hành chính, hay còn gọi là công vãn hành chính: Văn thư, công điện, phiếu gửi, giấy mời, giấy triệu tập, giấy di dường, công lệnh, giấy giới thiệu

- Vãn bản trinh bầy: tờ trình, thuyết trình, báo cáo, biển bản, đơn

- Văn bản quảng bá: Thông báo, thông cáo, yết thị

- Văn bàn diễn thuyết: Diễn văn, lời chào mừng, lời đáp, thòng điệp

- Văn bản kê khai: Các loại danh sách kê khai, kế toán tài chính, kế toán vật liệu

- Văn bản ký kết hợp đồng: Hiệp ước, hợp đồng dân sự, hợp đồng kinh tế1

Xem Lẽ Thái At, Sdd, tr 25.

Chương 3

KHAI NIẸM KY THUẬT SOẠN THAO

NHỮNG YÊỦ CẦU VÀ NHỮNG QUY TRÌNH

SOẠN THẢO VẢN BẢN

l.Khái niệm về kỹ thuật soạn thảo văn bản

Kỹ thuật soạn thảo văn bản là một khái niệm khá phức tạp, bao gồm cả yếu tố kỹ thuật lần lý luận về văn bản

Kv thuật soạn thảo vàn bản là những quy trình, những đòi hỏi trong quá trình diễn ra một cách liên tục từ khi chuán bị soạn thào cho đến khi soạn thào và chuyển văn bản đến nơi thi hành Gắn liền với quy trình là những đòi hỏi, là những quy tắc

về việc tố chức biên soạn, thu thập tin tức, khởi thảo văn bản và

cả ngôn ngữ thế hiện trong vãn bàn.

Kỹ thuật soạn thảo văn bàn là toàn bộ những quy tắc tổ chức hoạt động của các cơ quan, các tổ chức và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ trong việc chuẩn bị, xây dựng biên soạn, thông qua và ban hành chính thức các văn bản Toàn bộ những quy tắc, những đòi hỏi trong quá trình soạn thảo văn bản hoàn thiện cả về nội dung lẫn hình thức, để phát huy đúng vai trò tác dụng cùa văn bán phù hợp với mục đích cùa chủ đề ban hành

35

Kỹ thuật soạn thảo vãn bản theo một số nhà khoa học gồm hai bộ phận cơ bản cấu thành:

Thứ nhất, là bộ phận gồm những quy tấc về tồ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước trong việc xét trình thông qua ban hành các văn bản Tuỳ thuộc vào mức độ quan trọng của vãn vàn nhiều quy tắc soạn thảo có thể được quy định bàng những quy phạm pháp luật Ví dụ, quy trình soạn thảo văn bản luật pháp lệnh: Điều 87 của Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam quy định danh sách những chủ thể của sáng quyền lập pháp, tức là quyền được trình dự án luật trước Quốc hội Sau đó Điều 88 Hiến pháp quy định cách thức biểu quyết thông qua dự

án và cách thức công bố luật đã được Quốc hội thông qua Đỏ là quy trình lập pháp cơ bản nằm trong hệ thống các quy tắc của kỹ thuật soạn thảo văn bản Việc pháp luật quy định rõ quy tấc lập pháp nhàm mục đích bảo đảm cho quy tắc đó được thực hiện tức

là vảo đảm cho chất lượng của văn bản luật, chỉ khác những chỗ quy trình soạn thảo luật được quy định thành văn còn các văn bản khác hầu như không thành văn

Thứ hai, ngoài những quy tắc về tổ chức và hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội trong việc trình xét thông qua và ban hành các văn bản thường được quy định băng văn bản pháp luật hoặc điều lệ hoạt động, còn có những quy tắc khác tính chất chuyên môn nghiệp vụ liên quan trực tiếp đến hoạt động thực tiễn của người được giao nhiệm vụ nghiên cứu, chuẩn

bị biên soạn, trình các dự thảo văn bản

Các quy tẳc, yêu cầu của kỹ thuật soạn thảo văn bản chù yếu tập trung ở khâu này Ở nghĩa hẹp, kỹ thuật soạn thào

thirờng dưực hiểu ở nghĩa này Người cán bộ soạn thảo trước tiên phái là người am hiếu lĩnh vực văn băn nói đến, có chuyên mòn nghiệp vụ Từ hiểu biết lý luận văn bản nhất là hình thức văn bản ngôn ngừ thể hiện tương ứng với hình thức tên gọi cùa văn bản Giá trị cùa văn hàn càng lớn bao nhiêu, thì kỹ thuật soạn thảo là những quy tắc kỹ thuật chuyên môn càng khó bấy nhiêu, nên nhiều khi rất cần đến kinh nghiệm soạn thảo Người soạn thảo đòi hòi phải có kinh nghiệm được tích luỹ trong quá

trình soạn thảo trước, theo đúng câu châm ngôn: “trăm hay

không bằng tay quen" Người mới bắt tay vào việc soạn thảo

phải học hỏi kinh nghiệm cùa người đã soạn thảo trước Những quy tắc, những đòi hỏi này thường chỉ được thừa nhận trong thục tiễn không mấy khi được quy định thành pháp luật

Có rất nhiều định nghĩa/khái niệm khác nhau về kỹ thuật soạn thảo văn bản Có người cho rằng, kỹ thuật soạn thào văn bản là việc ứng dụng những khái niệm, những phạm trù, những tri thức cùa khoa học pháp lý ứng dụng và toàn bộ những quy tắc

kỹ thuật soạn thảo văn bản đều là những quy tắc khoa học

Có luật gia phủ định quan điểm trên mà cho rằng, kỳ thuật soạn thảo văn bản không liên quan gì đến khoa học và chì là một

hệ thống những quy tấc, có tính kinh nghiệm được đúc kết và tích luỹ trong quá trình thực tiền xây dựng pháp luật

Người khác lại phủ định cả hai quan điểm trên và cho ràng

kỹ thuật soạn thảo văn bản chẳng có chút gì là quy tắc chung, dù

là quy tắc khoa học hay quy tắc thực tiễn nó chỉ phản ánh trình

độ cao hay thấp của chuyên gia làm công tác soạn thảo các văn bàn Kỹ thuật này mang tính chất một nghệ thuật nhiều hơn là một kỹ thuật

37

Theo chúng tôi, trước hết phải khẳng định là kỹ thuật soạn thảo văn bản được xây dựng trên một cơ sở khoa học vững chắc, những quy tắc của nó không chi bắt nguồn và ứng dụng từ những tri thức của các ngành khoa học pháp lý, mà còn ở một số ngành khoa học khác.

Nhưng không nên nghĩ ràng khoa học là cơ sở và nguồn gốc duy nhất của kỹ thuật soạn thảo văn bản Bên cạnh những quy tắc hình thành do sự ứng dụng các tri thức khoa học, còn phài kê đến những quy tắc hình thành trong thực tiễn, bằng con đường kinh nghiệm Trong khi thừa nhận cơ sở khách quan cùa những quy tắc kỷ thuật soạn thảo văn bản chúng ta cũng phải đánh giá rất cao vai trò của tay nghề, sự thành thạo nghệ thuật cá nhân của người chuyên gia làm công tác soạn thảo các văn bản

Kỹ thuật soạn thảo văn bản được xây dựng trên cơ sở khách quan là những tri thức thực tiễn Nhưng những tri thức đó có được vận dụng tốt hay không, có kết quả nhiều hay ít phải thông qua con người và dựa vào trình độ khác nhau cùa các chuyên gia Trình độ của những cá nhân này không phải ở chỗ họ tự sáng tạo

ra được những quy tắc, mà chủ yếu là ở chồ họ biết vận dụng một cách có sáng tạo những quy tắc khoa học và những kinh nghiệm

đã có (kinh nghiệm của người khác, cũng như những kinh nghiệm của bản thân), vào việc soạn thảo văn bản

Không thể phủ nhận cơ sở khoa học của kỹ thuật soạn thảo văn bản Làm thế nào mà một chuyện gia lại có thể diễn đạt được một cách tối ưu, trình bày một cách đúng đẳn một văn bàn mà bản thân người ấy lại không biết gì đến những khái niệm khoa học về cơ cấu bên trong của các văn bản, về những đặc trưng cơ

bàn và những biểu hiện dặc thù cùa từng văn bản Ở đây người chuyên gia không những phải có và biết vận dụng dúng đắn những kiến thức cần thiết lý luận cơ bán về văn bán, mà còn tuỳ từng trường hợp biết vận dựng những kiến thức về chuyên môn khác Thí dụ: Làm thế nào đế xây dựng được Bộ luật Hình sự nếu không có những kiến thức sâu sắc về luật hình Làm thế nào

để xây dựng được một vân bản pháp quy hành chính nếu không

có những tri thức cần thiết về luật hành chính?

Bôn cạnh các tri thức pháp lý, người chuyên gia biên soạn văn bản pháp luật còn phài có những tri thức cần thiết về một số những ngành khoa học khác như tâm lý học, ngôn ngữ học, ngừ pháp lô gích học

Phân tích kỹ thuật lập pháp lập quy, luật gia Nguyễn Văn Thải) cho rang: Quy tắc kỹ thuật lập pháp, lập quy là toàn bộ các quy định về sáng kiến pháp luật, kiến nghị về luật, trình thảo luận, thẩm tra thông qua, công bố các văn bản quy phạm pháp luật theo thẩm quyền và trình tự luật định của các cơ quan nhà nước; là phương pháp, cách thức, biện pháp có tính chất nghiệp

vụ hướng dẫn cho chuyên viên sọan thảo dự án, ban hành pháp luật nhằm xây dựng văn bản quy phạm pháp luật ngày càng có chất lượng và bảo đảm quàn lý Nhà nước bằng pháp luật

Nói tóm lại, kỹ thuật soạn thào văn bùn là tổng thế những quy tắc, những vêu cầu trong quá trình soạn thào văn bàn bao gồm cà những quy tắc, nguyên tấc tô chức họat động cùa chù thể ban hành văn bàn, đến những yêu cầu đòi hỏi có tính chai kỹ thuật Itgihiệp vụ cùa người được giao nhiệm vụ soạn thào văn bàn.

Ý nghĩa của kỹ thuật soạn thảo văn bản

Như phần trên đã phân tích, văn bản đóng vai trò hết sức quan trọng đối với đời sống cùa xã hội con người, có mục tiêu

39

chủ yếu hướng dẫn, chi đạo hoạt động cùa các cá nhân, hay hoạt động của các tổ chức thông qua hoạt động cùa các cá nhân Văn bản ở nghĩa hẹp, là bản hướng dẫn, liệt kê các công việc cần phải làm, chứa đựng các yêu cầu của chủ thể ban hành Khi ban hành văn bản, chù thể ban hành bao giờ cũng mong muốn cho người thực thi vãn bản phải thực hiện đúng theo ý muốn thể hiện trong văn bản của mình.1

Cho nên, muốn đạt đươc yêu cầu đó, cần phải có kỹ thuật thể hiện khác với các kỹ thuật soạn thảo văn bản khác như sáng tác văn học, sáng tác nghệ thuật Kỹ thuật nầy có một mục đích làm cho người nhận văn bản hiểu được mục đích, yêu cầu của chủ thể ban hành, một cách nhanh nhất và chính xác nhất, để cỏ những hoạt động phù hợp với mục đích của việc ban hành văn bản Nhiều văn bản phát ra không chi có một nơi nhận duy nhất,

mà nhiều nơi, với chủ thể khác nhau, nhưng cùng chung mục đích của người ban hành Do đó, muốn cho hoạt động của các chủ thể khác nhau có được những hành vi hoạt động đồng loạt như nhau, buộc những chủ thể đó phải có nhận thức như nhau khi nhận và đọc văn bản Ngoài ra, vẫn còn phải lưu lại làm bằng chứng trong tương lai Vì vậy, tất cả những mục đích đó dẫn đến

sự cần thiết phải có một kỹ thuật soạn thảo nhất định

Kỹ thuật soạn thảo văn bản bảo đảm cho tư tường, ý chí của chủ thể ban hành văn bản được thể hiện một cách rõ ràng, đầy đủ nhất trong văn bản Thể hiện những nội dung và hình thức thích hợp, đơn giản làm cho mọi người đọc văn bản hiểu đúng và chính xác những yêu cầu của chủ thể ban hành văn bản

1 Xem: Một số vấn đề lập pháp, lập quy, Thông tin khoa học pháp lý Bộ tư pháp 1995,11.

Trong các loại văn bàn văn bàn pháp luật chứa đựng những quy phạm quy dịnh quy tắc xừ sự cùa cá nhân trong xã hội đóng vai trò rất quan trọng Muốn cho mọi người chấp hành tốt pháp luật cùa Nhà nước thì cần thiết phải có kỹ thuật soạn thảo văn bán pháp quy, được gọi là kỹ thuật lập quy (lập pháp).

V.I Lênin đòi hỏi phải rất nghiêm túc và thận trọng trong việc xây dựng, biên soạn, thông qua các dự án luật và văn bán

pháp quy Người nói: "Phải rất thận trọng khi lập pháp, phải

thư đi, thừ lại bày lần ” trước khi quyết dịnh Người phê phán

nghiêm khắc tình trạng đưa trình một cách vội vàng không cần thiết những văn bản pháp luật chưa được chỉnh lý chu đáo Đổi với những văn bàn được thông qua, sau lại phải đính chính, sửa đổi, hoặc thu hồi, Người đã viết cho Uỷ ban chấp hành trung ương và hội đồng dân uỷ:

“Không thế tha thứ tình trạng đính chính hoài Tôi có cảm lường rằng những sắc lệnh trong thời gian gần đây cùa tiểu hội đồng đã được làm ra một cách vội vàng hấp tấp c ầ n thi hành nhữnẹ biện pháp nghiêm chinh, khắc phục sự lộn xộn đó

để nhân dân khỏi than phiền cách làm việc cùa Tiếu hội đồng

và ban chấp hành trung ương

V.I Lê nin xem rất kỳ các dự án pháp luật Có lần Người đã viết thư cho cơ quan khởi thảo một dự án sắc lệnh về muối với nội dung như sau:

‘T ó / đã đọc bàn dự thào vi muối Tôi thấy trong dự thào

này có rất nhiều điểu đã được quy định trong các luật lệ hiện hành Ngoài những quy định trùng lặp không cần thiết còn có những quy định thuộc thấm quyển cùa hội đỏng lao động và quốc p h ò n g ”.

41

2 Những yêu cầu của việc soạn thảo văn bản

1 Yêu cầu đầu tiên để đảm bảo văn bản được ban hành đung

và có chất lượng là phải nắm vững nội dung cùa vấn đề cần văn bản hóa

Nội dung ở đây gồm hai mặt Một là, nội dung văn bàn được chuẩn bị ban hành phải thiết thực, đáp ứng được tối đa yêu cầu thực tế đòi hỏi, phù hợp với luật pháp hiện hành Thứ hai, nội dung này phải được thể hiện trong một văn bản thích hợp Nói cách khác, phải có sự lựa chọn cần thiết trong quá trình văn bản hóa để văn bản được soạn thảo có chức năng phù hợp

Mới thoạt nhìn, yêu cầu này rất đơn giản Tuy nhiên, thực tế

đã chứng tỏ rằng nhiều sai sót đã có khi ban hành là do không nắm vững yêu cầu này Có không ít văn bàn pháp luật đă ban hành trước đó Đồng thời cũng không ít văn bản mà giữa nội dung với tên loại văn bản được sử dụng không tương xứng với nhau theo quy định của pháp luật

2 Yêu cầu thứ hai khi soạn thảo văn bản là phải cụ thể Các

thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo chính xác Không nên viết văn bản với những thông tin chung chung và lặp lại từ các văn bản khác Những văn bản được viết với những thông tin không chính xác hoặc thiếu cụ thể, chính là một trong những biểu hiện của tính quan liêu trong quản

lý, chúng sẽ không có ý nghĩa thiết thực trong hoạt động của bất

cứ cơ quan nào

3 Yêu cầu thứ ba là phải đảm bảo cho văn bản được ban

hành đúng thể thức Thể thức được nói đến ở đây là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên vãn bản Chúng đảm bảo cho vãn bàn cỏ hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng nhir lâu dài trong hoạt động quản lý của các cơ quan

cần chú ý rằng thể thức văn bản không đơn thuần là hình

thúc cùa nó Ờ đây nó cũng mang tính nội dung, liên quan đến

giá trị nội dung cùa văn han

Một văn bản đầy đú thể thức yêu cầu phải có các thành

phần: Quốc hiệu, địa điểm, ntiày, tháng ban hành văn hàn, tên cơ quan, tên đơn vị hinh thành, sổ và ký hiệu, tên loại và trích yếu

nội dung; nội dung; chừ ký cùa người có thẩm quyền, con dấu

hợp thức cùa cơ quan; địa điểm nơi văn bản được gửi đến (nơi

nhận), v.v

Khi xem xét các yếu tố tạo nên văn bản (thể thức), nhiều

người còn cho ràng đây chi là yếu tổ mang tính hình thức Từ đó

đã có những quan niệm sai lầm cho ràng những thiếu sót trên

phương diện này là không quan trọng, không ảnh hường đến việc

soạn thảo và sử dụng văn bản Thật ra nếu thể thức không đảm

bảo thì rất dề nhận ra rằng ngay từ đầu giá trị pháp lý và nhiều

niặt giá trị khác của văn bản sẽ bị ảnh hưởng

Việc ban hành và soạn thảo văn bản theo thể thức nhất định

là một yếu tố đầu tiên, cơ bàn của kỹ thuật soạn thảo Chính yêu

cầui này ià dấu hiệu phân biệt văn bàn với các sáng tác văn học

nghệ thuật hay khoa học khác, Iĩià nội dung của chúng cũng chứa đựng trong các văn bản, tức là giúp ta phân biệt được ngay giữa

văn bản ở nghĩa hẹp chỉ yêu cầu hoạt động cá nhân cùa xã hội,

với văn bản ờ nghĩa rộng Yêu cầu này cũng là để nhàm mục

đíclh, người đọc, người tìm văn hãn đều nhanh và đều dễ hiểu

4 Yêu cầu thứ tư cùa việc soạn thảo văn bản là phải sử dụng

các thuật ngữ và văn phong thích hợp Thực tế cho thấy, nếu thuật ngữ và văn phong không được lựa chọn thích hợp cho từng loại văni bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thông tin qua văn bản sẽ

43

thiếu chính xác Điều đó tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến nội dung văn bản Ngoài ra, cũng cần nói thêm rằng lựa chọn thuật ngữ và sử dụng văn phong thích hạp trong quá trình soạn thảo văn bản sê có ảnh hưởng tốt đối với sự phát triển ngôn ngữ nước ta.

5 Yêu cầu thứ năm là văn bản phải thích hợp với mục đích

sử dụng Ví dụ, không dùng chì thị thay cho thông báo và ngược lại Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự phân biệt rõ ràng các loại vân bản trước khi lựa chọn văn bản.• ♦

Những yêu cầu trên thể hiện rõ nguyên tắc về việc xây dựng

và ban hành các văn bản Những nguyên tắc này được quy định tại Thông tư liên bộ của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06-5-2005 hương dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản như sau:

“ 1 Cơ quan ban hành văn bản phải theo đúng thẩm quyền của mình;

2 Các văn bản của cơ quan Nhà nước ở các ngành, các cấp ban hành đều phải căn cứ vào Hiến pháp, luật, pháp lệnh và các văn bản của cấp trên;

3 Hình thức văn bản ban hành theo đúng quy định của pháp luật; từ ngữ, cách viết cũng phải theo đúng từ ngữ cách viết văn bản Nhà nước”

3 Các bước soạn thảo văn bản

Các bước soạn thảo văn bản ià trình tự tiến hành các công việc soạn thảo, được sắp xếp theo một thử tự nối tiếp nhau, lừ công việc nọ đến công việc kia Kết thúc mỗi một bước, ngưòi soạn thảo đạt được mục tiêu nhất định, làm cơ sở cho những