báo cáo thực tập giữa khóa NGHIÊN cứu QUY TRÌNH THỰC HIỆN dự án TRUYỀN THÔNG tại CÔNG TY TNHH DAISEI VEHO WORKS

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Daisei VEHO Works Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Bảng 3.2: Danh sách đơn vị báo chí nhận được thông c

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG VIỆN KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ

Giáo viên hướng dẫn: T.S Nguyễn Quang Minh

Hà Nội, tháng 8 năm 2019

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DAISEI VEHO WORKS 2

1.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Daisei VEHO Works 2

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 2

1.1.2 Cơ cấu tổ chức 4

1.1.3 Tình hình kinh doanh của công ty 4

1.2 Giới thiệu vị trí thực tập 5

1.2.1 Bộ phận thực tập 5

1.2.2 Vị trí thực tập 5

1.2.3 Người hướng dẫn thực tập 6

CHƯƠNG 2: QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH DAISEI VEHO WORKS 7

2.1 Nhật ký thực tập 7

2.2 Bài học rút ra qua quá trình thực tập 11

2.2.1 Kiến thức chuyên môn 11

2.2.2 Kĩ năng mềm 12

2.2.3 Thái độ khi làm việc 13

2.3 Đánh giá quá trình thực tập 13

2.3.1 Ưu điểm 13

2.3.2 Nhược điểm 13

CHƯƠNG 3: NGHIÊN CỨU NỘI DUNG PHÁT TRIỂN DỰ ÁN TRUYỀN THÔNG 14

3.1 Tình hình cung cấp dịch vụ tại Công ty 14

3.1.1 Loại hình dịch vụ thông cáo báo chí 14

3.1.2 Thị trường cung cấp dịch vụ thông cáo báo chí 14

3.1.3 Giá cả của dịch vụ 15

3.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh 15

3.2 Quy trình cung cấp dịch vụ tại Công ty 17

3.3 Đánh giá hoạt động cung cấp dịch vụ của Công ty 20

CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ 22

4.1 Giải pháp, kiến nghị với đơn vị thực tập 22

4.1.2 Giải pháp, kiến nghị 22 4.2 Giải pháp, kiến nghị với chương trình thực tập giữa khóa tại trường Đại học Ngoại thương 22 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Daisei VEHO Works Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

Bảng 3.2: Danh sách đơn vị báo chí nhận được thông cáo báo chí Bảng 3.3: Bảng báo cáo tổng số lượt đăng tải và tỷ lệ đăng tải Ảnh 3.1: Thông cáo báo chí của Công ty R-Techno (Tiếng Nhật) Ảnh 3.2: Thông cáo báo chí của Công ty R-Techno (Tiếng Việt Ảnh 3.3: Ví dụ về kết quả đăng tải thông cáo báo chí

Bên cạnh đó, trong xu thế hội nhập với nền công nghiệp 4.0, sự minh bạch hóa thông tin của doanh nghiệp là điều cần thiết, mang lại niềm tin cho nhà đầu tư, người lao động và người tiêu dùng

Chính vì thế, dịch vụ VEHO Press - thuộc công ty TNHH Daisei VEHO Works

ra đời, nhằm mục đích không chỉ giúp đẩy nhanh quá trình truyền thông, nâng cao sự hiện diện của doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam, mà còn giúp cung cấp các thông tin mới nhất, mang tính thời sự về hoạt động đầu tư của doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam

Xuất phát từ thực tế đó, em đã lựa chọn đề tài: “Nghiên cứu quy trình thực hiện dự án truyền thông tại công ty TNHH Daisei VEHO Works” làm đề tài báo cáo thực tập

Do thời gian thực tập có hạn nên báo cáo chưa thực sự đầy đủ và chi tiết, em mong nhận được những đóng góp từ giảng viên hướng dẫn T.S Nguyễn Quang Minh

Bài báo cáo thực tập bao gồm 04 chương:

Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Daisei VEHO Works Chương 2: Quá trình thực tập tại Công ty TNHH Daisei VEHO Works Chương 3: Nghiên cứu nội dung phát triển dự án truyền thông

Chương 4: Một số giải pháp, kiến nghị

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH DAISEI VEHO WORKS

1.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Daisei VEHO Works 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

1.1.1.1 Thông tin khái quát

Tên công ty: Công ty TNHH Daisei VEHO Works Công ty 100% vốn đầu tư của Nhật Bản Thuộc công ty mẹ Daisei Every 24 Co., Ltd

Tổng số vốn: 5,834,000,000 VND (tính đến tháng 7 năm 2019) Tổng giám đốc: Yuki Wajima

Thành lập: 04/05/2017 Địa chỉ văn phòng: 207 Vệ Hồ, Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội

Số điện thoại: 0869 156 145 Email: infovietnampress@gmail.com Website: https://veho.press/

Logo:

Công ty TNHH Daisei VEHO Works (“Công ty”) là một công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên được thành lập tại Việt Nam theo Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư số 9840202462 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 04/04/2017 và theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0107819899 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 04/05/2017 Thời hạn hoạt động của công ty là 20 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư

Vốn điều lệ của công ty là 4.000.000.000 VND, tương đương 180.000USD

Công ty có trụ sở chính tại Tầng 2, Tòa nhà 25T2, Lô N05, Đường Trần Duy Hưng, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Số lượng nhân viên của Công ty tại ngày 2/8/2019 là 12 người

Các nhà đầu tư của Công ty gồm:

 Daisei Every 24 Co., Ltd: Một công ty TNHH được thành lập tại Nhật Bản theo Giấy chứng nhận thành lập số 1800-01-084272 do Cục Pháp vụ Nagoya, Nhật Bản cấp ngày 07/11/2016 có địa chỉ trụ sở chính tại 532-27, Matsuyama, Hagiwara, Hagiwara-cho, Ichonomiya, Aichi, Nhật Bản Tại ngày 31/12/2018, Daisei Every 24 Co., Ltd sở hữu 95% vốn góp của Công ty

 Ông Yuki Wajima: Quốc tịch Nhật Bản, hộ chiếu số TR7380690 do Bộ ngoại giao Nhật Bản cấp ngày 20/01/2017, địa chỉ thường trú tại 23-4, Hiyoshi-cho, Tokorozawa, Saitama, Nhật Bản Tại ngày 31/12/2018, Ông Yuki Wajima sở hữu 5% vốn góp của Công ty

Lĩnh vực kinh doanh: Cung cấp dịch vụ Ngành nghề kinh doanh chính: Cung cấp dịch vụ thiết kế, tư vấn, tích hợp hệ thống công nghệ thông tin và dịch vụ tư vấn quản lý (trừ tư vấn pháp luật, tư vấn tài chính, kế toán, kiểm toán, thuế và chứng khoán)

1.1.1.2 Quá trình phát triển của công ty

Vào tháng 6 năm 2017, công ty TNHH Daisei VEHO Works chính thức ra mắt dịch vụ VEHO Press, dịch vụ chính của công ty Đây là dịch vụ chuyên cung cấp các thông cáo báo chí mang tính thời sự và tin tức về các hoạt động của doanh nghiệp

Tháng 9 năm 2017, công ty TNHH Daisei VEHO Works là đơn vị tổ chức giải chạy Ekiden - Giải chạy dành cho cộng đồng doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam, được chủ trì bởi Phòng Công nghiệp và Thương mại Nhật Bản (JCCI

Tháng 12 năm 2017, công ty tổ chức sự kiện giao lưu truyền thông lớn nhất, kết nối doanh nghiệp Nhật Bản và các đơn vị truyền thông, báo chí tại Việt Nam

Tháng 8 năm 2018, công ty chính thức mở rộng hoạt động kinh doanh sang Malaysia

Tháng 7 năm 2019, tăng vốn điều lệ thành công thêm 80,000 USD, tương đương với 1,864,000,000 VND

Tháng 8 năm 2019, dự kiến mở rộng hoạt động kinh doanh đến 5 nước Đông Nam Á, bao gồm: Malaysia, Thái Lan, Singapore, Indonesia, Philippines

1.1.2 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Daisei VEHO Works

Bộ phận Truyền thông: Thực hiện các công việc chính liên quan tới cung cấp dịch vụ thông cáo báo chí và đối ngoại đối với các đơn vị truyền thông tại Việt Nam

Bộ phận Chăm sóc khách hàng: Có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng tiềm năng, duy trì khách hàng hiện tại Bộ phận giải quyết các thắc mắc, yêu cầu từ phía khách hàng Bộ phận đảm nhận nhiệm vụ đàm phán và ký hợp đồng với khách hàng

Bộ phận Phát triển công nghệ (IT): Bộ phận phát triển công nghệ, phát triển Web thực hiện các nhiệm vụ cung cấp các phần mềm công nghệ hiện đại cho công ty

để phục vụ các công việc thường ngày Đồng thời, bộ phận này cũng đảm nhận công việc tư vấn công nghệ cho khách hàng thông qua các hợp đồng tư vấn công nghệ

Bộ phận Kế toán – Hành chính – Nhân sự: Đảm nhận các nhiệm vụ liên quan tới kế toán, hành chính, nhân sự Bộ phận này làm việc với công ty kế toán thuê ngoài SCS, công ty bảo hiểm, văn phòng thuế, sở Kế hoạch và Đầu tư, ngân hàng,

1.1.3 Tình hình kinh doanh của công ty 1.1.3.1 Các hoạt động kinh doanh chủ yếu

 Hoạt động tư vấn truyền thông: Công ty chuyên tư vấn truyền thông cho các doanh nghiệp Nhật Bản tại Việt Nam nói riêng và tại Đông Nam Á nói chung

Công ty hỗ trợ xây dựng dự án truyền thông cho các doanh nghiệp Nhật Bản

 Thực hiện dự án truyền thông: Công ty thực hiện các dự án truyền thông qua hình thức viết bài Thông cáo báo chí cho các doanh nghiệp Nhật Bản

 Tổ chức các sự kiện truyền thông: Gặp mặt doanh nghiệp và báo chí (Media Meetup), Giải chạy Ekiden, tổ chức Thông cáo báo chí

 Tư vấn Phát triển Web/IT: Công ty thực hiện tư vấn phát triển Website/

Landing Page cho các công ty khách hàng, thực hiện SEO/ SEM/ Quảng cáo trên Google và Facebook và các tư vấn công nghệ khác

1.1.3.2 Cách thức hoạt động

 Dựa vào danh sách dữ liệu hiện tại mà công ty thu thập được: Danh sách 1200 trang tin/ báo điện tử tại Việt Nam

 1425 doanh nghiệp Nhật Bản đang hoạt động tại Việt Nam

 1198 đơn vị truyền thông, báo chí tại Việt Nam

 982 trang tin/ báo điện tử tại Singapore

 1014 doanh nghiệp Nhật Bản đang hoạt động tại Singapore

 Và các nước sắp triển khai là Malaysia, Indonesia, Thái Lan,

1.2 Giới thiệu vị trí thực tập1.2.1 Bộ phận thực tập

Bộ phận cung cấp dịch vụ truyền thông Đây là bộ phận quan trọng nhất của công ty, nơi tiến hành các công việc cốt lõi để cho ra được sản phẩm truyền thông hoàn hảo nhất

1.2.2 Vị trí thực tập

Trợ lý Giám đốc điều hành và hỗ trợ thực hiện dự án truyền thông

 Công việc chính: Biên, phiên dịch các bài viết Thông cáo báo chí từ tiếng Nhật sang tiếng Anh và tiếng Việt Đây là một công việc đòi hỏi năng lực ngôn ngữ cấp độ cao, khả năng tập trung trong việc sử dụng các từ ngữ chuẩn xác trong cả ba ngôn ngữ là Anh, Nhật và Việt Với mong muốn có thể áp dụng các kiến thức của tiếng Anh chuyên ngành đã được học tại trường, năng lực tiếng Nhật đã được tích lũy và kĩ năng viết lách đã được rèn luyện, em đã mạnh dạn xin thực tập vào vị trí này

 Phiên dịch viên trong các cuộc họp: Trợ lý Giám đốc điều hành trong các cuộc họp, bao gồm việc chuẩn bị tài liệu, lên kế hoạch và mục đích của buổi họp Liên hệ với đối tác, khách hàng và đặt lịch hẹn Phiên dịch trong quá trình họp mặt

 Nhân viên tìm kiếm dữ liệu khách hàng (data searching): Quản lý đội ngũ tìm kiếm dữ liệu, bao gồm dữ liệu của các đơn vị truyền thông và dữ liệu của các doanh nghiệp Đây là kho dữ liệu bảo mật và quan trọng trong quá trình xúc tiến hoạt động kinh doanh của công ty

1.2.3 Người hướng dẫn thực tập

 Họ tên: Maeda Ryutaro

 Chức vụ: Giám đốc điều hành, Trưởng bộ phận truyền thông

 Email: ryutaro.maeda@veho-works.com

 Số điện thoại: 0822729493

CHƯƠNG 2: QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH

DAISEI VEHO WORKS

2.1 Nhật ký thực tậpTuần Ngày Công việc chính Người

hướng dẫn Tuần 1

(1/7-5/7) Làm quen với phong cách làm việc của người Nhật và các phần mềm làm việc mới

Ngày 1/7

- Được giới thiệu vào vị trí thực tập tại công ty sau khi đã qua phỏng vấn với Tổng giám đốc Yuki Wajima

- Đọc và tìm hiểu về lịch sử công ty, cơ cấu tổ chức, tầm nhìn, sứ mệnh của công ty Được giới thiệu tới từng phòng ban Được đào tạo về phong cách làm việc, tác phong của công ty, tuân thủ các điều khoản về quy định giờ giấc, lịch làm việc

- Maeda Ryutaro

- Phí Thị Thu Hằng

Ngày 2/7

- Học cách sử dụng các phần mềm trong công việc và website của công ty và tiếp cận kho dữ liệu tài nguyên của công ty

- Được đào tạo thao tác sử dụng các phần mềm: Asana, Slack, Airtable, Mailchimp

Riku Osaki

Ngày 3/7

- Thiết lập tài khoản riêng tại công ty Bao gồm địa chỉ email

và các tài khoản nêu trên Ghi thông tin vào phần mềm giới thiệu của công ty Làm business card để thuận tiện cho việc giao tiếp với khách hàng

Nguyễn Thị Phương Lan Ngày

Ngày 5/7

- Được hướng dẫn về Marketing, hoạt động Marketing của các doanh nghiệp Nhật Bản hiện đang hoạt động tại Việt Nam Nghiên cứu về tình hình các đơn vị báo chí, truyền thông tại Việt Nam, bao gồm hai thành phố lớn là Hà Nội

và TP HCM Nghiên cứu hồ sơ dữ liệu bao gồm dữ liệu về thông tin các doanh nghiệp Nhật Bản

- Phí Thị Thu Hằng

Tuần 2:

Tham gia vào quy trình truyền phát thông cáo báo chí

Ngày 8/7

- Được hướng dẫn quy trình tham gia vào dự án truyền thông, dự án thông cáo báo chí Các bước chuẩn bị đăng tải bài viết lên các trang báo và tạp chí tại Việt Nam

- Maeda Ryutaro

Ngày 9/70

- Được hướng dẫn cách dịch, cách biên tập văn phong thông cáo báo chí để đăng báo

- Phí Thị Thu Hằng Ngày

10/7

- Được hướng dẫn cách chăm sóc khách hàng, cách liên hệ khách hàng và giữ quan hệ với đơn vị truyền thông

Maeda Ryutaro Ngày

11/7

- Học về cách giao tiếp, tác phong của người Nhật và quy trình đàm phán với khách hàng, kĩ năng giao tiếp với các đơn vị báo chí

- Yudai

Ngày 12/7

- Chính thức được tham gia vào dự án thông cáo báo chí, tiếp nhận bài viết từ phía khách hàng

- Yuki Wajima Tuần 3:

Chính thức tham gia vào dự

án truyền thông

Ngày 15/7

- Tiến hành dịch bài viết R-Techno (Nhật Bản) - 24 năm trong ngành Thiết kế, phân tích Chính thức ra mắt chi nhánh thứ 3 tại Hồ Chí Minh Hướng tới phục vụ doanh nghiệp Nhật Bản, Hoa Kỳ

- Phí Thị Thu Hằng

Ngày 16/7

- Tiến hàng dịch bài viết R TECHNO (Nhật Bản) - 24 năm trong ngành Thiết kế, phân tích Chính thức ra mắt chi nhánh thứ 3 tại Hồ Chí Minh Hướng tới phục vụ doanh nghiệp Nhật Bản, Hoa Kỳ

- Phí Thị Thu Hằng

Ngày 17/7

- Tiến hành sửa bài viết R TECHNO (Nhật Bản) - 24 năm trong ngành Thiết kế, phân tích Chính thức ra mắt chi nhánh thứ 3 tại Hồ Chí Minh Hướng tới phục vụ doanh nghiệp Nhật Bản, Hoa Kỳ

- Phí Thị Thu Hằng

Ngày 18/7

- Tiến hành thiết lập tổng số bài viết được đăng tải - Phí Thị

Thu Hằng Ngày

19/7

Gửi báo cáo cuối tuần cho khách hàng và đơn vị truyền thông Tính đến ngày 19/7 có tổng số 10 báo đăng, bao gồm Chuyên trang Đầu tư tài chính, Tài chính cuộc sống, Tạp chí điện tử Người làm báo, Báo Kinh tế thời đại, Thời báo ngân hàng,

- Maeda Ryutaro

Tuần 4:

Tham gia họp mặt với khách hàng và đơn vị truyền thông

Ngày 22/7

- Chuẩn bị dữ liệu, thông tin liên quan đến hai báo Đảng cộng sản và Tạp chí Châu Á Thái Bình Dương Dịch các thông tin đó, chuẩn bị mục đích, đề cương và trình lên Giám đốc điều hành

- Liên hệ với đơn vị truyền thông, xác nhận lịch gặp mặt

- Maeda Ryutaro

Ngày 23/7

- Chính thức tham gia họp mặt đơn vị truyền thông, gặp mặt Báo Thời đại, người phụ trách Nguyễn Thị Hưng (Nhà báo, biên tập viên) và Tạp chí Châu Á Thái Bình dương, người phụ trách Hoàng Dung (trưởng ban biên tập)

- Họp Ban dịch vụ truyền thông, thống nhất một số vấn đề liên quan đến chiến lược duy trì quan hệ với đơn vị truyền thông Bao gồm: Mục đích cuộc gặp, trình tự các vấn đề cần thảo luận

- Maeda Ryutato

Ngày 24/7

- Nghiên cứu kĩ quy trình đàm phán với đơn vị truyền thông, dịch và in một số tài liệu, tờ rơi giới thiệu về công ty và dịch

vụ VEHO Press

- Phí Thị Thu Hằng

Ngày 25/7

- Đi gặp mặt đơn vị truyền thông cùng Giám đốc điều hành

và phụ trách biên tập

- Chuẩn bị thực đơn đồ uống, chuẩn bị tài liệu và máy tính

để Maeda trình bày về mục đích của cuộc gặp mặt, lợi ích mong muốn đạt được của hai bên

- Buổi sáng, gặp Báo Thời đại Buổi chiều gặp Tạp chí Châu

Á Thái Bình Dương

- Maeda Ryutaro

Ngày 26/7

- Báo cáo về tình hình quan hệ giữa công ty và hai đơn vị báo chí là Báo Thời đại và Tạp chí Kinh tế Châu Á Thái Bình Dương

- Thu nhận những đóng góp, ý kiến về bài viết, thời gian gửi bài viết và cách thức liên lạc nhanh chóng hơn

- Họp mặt Ban dịch vụ để bàn bạc về các phương hướng phát triển mối quan hệ với đơn vị truyền thông

- Chốt các phương án và đăng tài liệu lên hệ thống, thông báo qua Slack cho các thành viên khác trong công ty

- Maeda Ryutaro

Tuần 5:

Báo cáo tổng kết

và đánh giá chương trình thực tập

Ngày 29/7

- Tiến hành dịch bài viết Imamura Việt Nam tham dự Hội nghị xúc tiến đầu tư Việt Nam - Nhật Bản

- Liên hệ với công ty Imamura để xác thực một số thông tin trong bài viết

- Maeda Ryutaro

Ngày 30/7

- Tiến hành dịch bài viết Imamura Việt Nam tham dự Hội nghị xúc tiến đầu tư Việt Nam - Nhật Bản

- Maeda Ryutaro Ngày

31/7

- Chỉnh sửa bài viết và tiến hành thiết lập tổng số bài viết được đăng tải

- Yuki Wajima Ngày

1/8

- Báo cáo: Cho đến ngày 1/8, bài viết có 4 báo đăng tải, bao gồm Vietnet24h, Báo Thời đại, Asia Channel, Báo Mới

- Phí Thị Thu Hằng