Luận văn Thạc sĩ Quản trị kinh doanh: Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc và vật tư tại Bệnh viện Đa khoa, tỉnh Quảng Nam

Mục tiêu của đề tài Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng thuốc và vật tư tại Bệnh viện Đa khoa, tỉnh Quảng Nam là khái quát các vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) của chu trình cung ứng tại các đơn vị, tổ chức; khảo sát và đánh giá thực trạng HTTTKT trong chu trình cung ứng thuốc và vật tư y tế tại BVĐKQN; đề xuất hướng tổ chức HTTTKT chu trình cung ứng thuốc và vật tư trong điều kiện tin học hóa tại BVĐKQN.

VAT TU TAI BENH VIEN DA KHOA

TINH QUANG NAM

LUAN VAN THAC Si QUAN TRI KINH DOANH

Da Ning - Năm 2014

VAT TU TAI BENH VIEN DA KHOA

TINH QUANG NAM

Chuyên ngành : Kế toán

Mã số : 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: GS.TS TRƯƠNG BÁ THANH

Da Ning - Năm 2014

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được

ai công bố trong bắt kỳ công trình nào khác

Tác giả

Lê Thị Hạnh Phúc

MỞ ĐẦU

1 Tính câp thiệt của đê tài

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4 Phương pháp nghiên cứu

5 Cầu trúc của luận văn

KE TOAN CUA CHU TRÌNH CUNG ỨNG

1.1 KHAI QUAT VE HE THONG THONG TIN KE TOAN

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán

1.1.2 Quy trình xử lý kế toán trong các tô chức, đơn vị

1.1.3 Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống khác

1.1.4 Tổ chức dữ li toán II 1.1.5 TỔ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình 12

1.2 TO CHUC THONG TIN KE TOAN CUA CHU TRINH CUNG

CUA CHU TRINH CUNG UNG THUOC VA VAT TƯ TẠI BỆNH

2.1 GIGI THIEU CHUNG VE BENH VIEN DA KHOA QUANG

2.1.2 Mô hình tổ chức quản lý tại Bệnh viện Đa Khoa Quảng Nam 44 2.1.3 Cơ chế quản lý tài chính tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam 45

2.1.4 Tổ chức bộ máy kế toán tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam 45

2.2 THỰC TRẠNG TỎ CHỨC THÔNG TIN KÉ TOÁN CỦA CHU TRÌNH CUNG UNG THUOC, VAT TU TAI BENH VIEN DA KHOA

2.2.1 Thực trạng ứng dụng tin học trong công tác kế toán 48

2.2.2 Thực trạng tô chức xây dựng chứng từ và quy trình luân chuyển

KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUỐC, VAT TU’ TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA QUẢNG NAM 80

3.1 SỰ CÂN THIẾT PHẢI HOÀN THIEN TO CHUC THONG TIN

KE TOAN TRONG CHU TRINH CUNG UNG THUOC, VAT TU’

TAI BVDK QUANG NAM .80

TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG THUÓC, VẬT TƯ TẠI BỆNH

VIEN DA KHOA QUANG NAM .82

3.2.1 Hoàn thiện hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyền chứng từ

3.2.5 - Hoàn thiện kiểm soát tô chức thông tin trong chu trình cung ứng 107

KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐÈ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

PHỤ LỤC

BHYT : Bảo hiểm y tế

BVĐKQN : Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam

CNTT : Công nghệ thông tin

CSDL : Cơ sở dữ liệu

ĐDH : Don dat hang

GTGT : Giá trị gia tăng

11 Mỗi liên hệ giữa hệ thông thông tin với kê toán

1.2 | Các yêu tổ cơ bản của hệ thông thông tin kế toán

1.3 [Quy trình kế toán trong đơn vị 9

14 [Mỗi quanhệ giữa HTTTKT với các hệthôngthôngtinkhác | I1

trong đơn vị

1.6 [Mỗi quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng 19 1.7 _ | Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng 22 1.8 | Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng 27 1.9 _ | Sơ đồ tô chức thông tin trong quy trình xử lý đặt hàng 28 1.10 | Sơ đỗ tô chức thông tin trong quy trình xử lý nhận hàng 32 1.11 | Sơ đỗtoán tô chức thông tin trong quy trình cập nhật hóađơn | 34

mua hàng và theo dõi thanh toán

21 Mô hình tô chức quản lý tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam 44

2 Mô hình tô chức bộ máy kê toán tại Bệnh Viện Đa Khoa 46

2.13 _ | Phin mém theo doi hạn sử dụng của thuộc 69

trình ghi nhận và thanh toán cho nhà cung cấp

3.7 | Hoàn thiện tô chức thông tin trong quy trình xác định nhu cầu |_ 97

mua và xử lý bảng dự trù mua thuốc, vật tư y tế

3.8 | Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình ghi nhận mua 101

thuốc, vật tư y tế

3.9 | Hoàn thiện tổ chức thông tin trong quy trình ghi nhận, theo dõi và thanh toán cho nhà cung cấp 104

1 Tính cấp thiết của đề tài

Bệnh viện là cơ sở khám chữa bệnh, chăm sóc và bảo vệ sức khỏe cho

nhân dân Khi chất lượng cuộc sống ngày càng được cải thiện thì nhu cầu khám chữa bệnh càng nhiều, đòi hỏi chất lượng phục vụ khám chữa bệnh

cũng như nâng cao năng lực hoạt động toàn diện của bệnh viện Ngoài việc

phát triển về cơ sở vật chất, đào tạo đội ngũ y bác sĩ, trang thiết bị thì các

bệnh viện cần nâng cao hiệu quả hoạt động, ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý bệnh viện để giám sát hoạt động bệnh viện một cách

toàn diện, tiết kiệm thời gian, chỉ phí, giúp chân đoán bệnh chính xác hơn, kế

thừa được các thông tin, dữ liệu, tài chính minh bạch hơn

Một trong những nhiệm vụ quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng công tác khám chữa bệnh của bệnh viện đó là vấn đề cung ứng thuốc, vật tư y

tế (TVT) đầy đủ, kịp thời đảm bảo chất lượng của khoa dược bệnh viện

Tổ chức thông tỉn trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế một cách

khoa học đóng vai trò quan trọng không chỉ góp phần thực hiện quá trình

cung ứng một cách có hiệu quả mà còn đảm bảo các mục tiêu về kiểm soát và

quản lý nội bộ bệnh viện

Hiện nay việc ứng dụng CNTT trong quá trình cung ứng thuốc, vật tư y

tế tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam (BVĐKQN) mặc dù đã mang lại những hiệu quả tích cực nhưng do việc ứng dụng CNTT còn non trẻ nên vẫn

còn tồn tại một vài nhược điểm: việc xây dựng giá kế hoạch chưa hợp lý; việc phê duyệt kế hoạch đấu thầu thường kéo dài và chậm trễ, quản lý công tác đấu thầu còn thủ công gây nhầm lẫn, sai sót; một số yêu cầu thuốc mới, thuốc không có trong danh mục thuốc cần mua không được cập nhật trực tiếp từ các khoa phòng yêu cầu; việc kiểm tra xử lý dự trù thuốc không có căn cứ, bộ phận kế toán không cập nhật kịp thời về số lượng cũng như giá trị thuốc, vật

mềm chưa đáp ứng được các yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra, thông tin thiếu độ tin

cậy, sử dụng chưa linh hoạt, thông tin chưa khai thác triệt đẻ, nhân viên sử

dụng chưa tận dụng hết các chức năng của phần mềm Các sản phẩm thông tin không có tính kế thừa giữa các bộ phận Điều này khiến cho việc cập nhật số

liệu giữa khoa, phòng chậm trễ, không được liên tục, đôi lúc mắt số liệu, hay

phần mềm lỗi Việc theo dõi thuốc, vật tư y tế nhập kho, tồn kho không chỉ tiết theo từng bảng dự trù Việc cung ứng thuốc không kịp thời, dẫn đến khó khăn trong việc xác định chính xác số lượng thuốc, vật tư y tế Việc quản lý thuốc còn kém dẫn đến thuốc hết hạn, mắt mác gây tôn thất cho bệnh viện

Từ những tôn tại trên, để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và quản

lý bệnh viện, Tôi chọn đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong

chu trình cung ứng thuốc và vật tư tại Bệnh Viện Đa Khoa Tỉnh Quảng

Nam” để làm đề tài nghiên cứu của luận văn

2 Mục tiêu nghiên cứu

thống thông tỉn kế toán (HTTTKT)

của chu trình cung ứng tại các đơn vị, tổ chức - Khái quát các vấn đề cơ bản về

- Khảo sát và đánh giá thực tạng HTTTKT trong chu trình cung ứng

thuốc, vật tư y tế tại BVĐKQN

- Đề xuất hướng tổ chức HTTTKT chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế

trong điều kiện tin học hóa tại BVĐKQN

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu trực tiếp chính là thực trạng HTTTKT trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại BVĐKQN

Pham vi nghiên cứu: ĐẺ tại này chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu trong

chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại BVĐKQN

- Áp dụng phương pháp phân tích hệ thống, phân tích các thành phần của HTTTKT, xem xét mối quan hệ của chu trình cung ứng đối với các chu trình

khác trong HTTTKT

- Phương pháp quan sát tông thể để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức

thực hiện trong hệ thống thực tại bệnh viện

- Sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình dữ liệu, lưu đồ mô tả, quá trình thiết kế mã hóa các đối tượng kế toán chỉ tiết, về quy trình luân chuyển chứng

từ, những ứng dụng của phần mềm kế toán đang có tại đơn vị

* Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- VỀ mặt lý luận: Luận văn góp phần làm sáng tỏ những vấn đề lý luận

cơ bản về HTTTKT trong chu trình cung ứng thuốc, vật tư y tế tại bệnh viện

- Về mặt thực tiễn: Luận văn góp phần đánh giá, phân tích thực trạng, tìm hiểu nguyên nhân những nhược điểm tồn tại về ứng dụng CNTT trong chu trình cung ứng thuốc và vật tư y tế tại BVĐKQN Trên cơ sở đó đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống tin học kế toán trong chu trình cung ứng thuốc,

vật tư y tế tại bệnh viện để nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động của đơn

VỊ

5 Cấu trúc của luận văn

Luận văn ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về tổ chức thông tin kế toán của chu trình

cung ứng tại các Bệnh viện

Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán của chu trình cung ứng

thuốc và vật tư tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán của chu trình

cung ứng thuốc và vật tư tại Bệnh Viện Đa Khoa Quảng Nam

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán hiện nay trong các bệnh viện còn nhiều bắt cập, chưa góp phần mang lại hiệu quả cho công tác quản lý và hỗ

trợ thực hiện tác nghiệp tại các bộ phận chức năng Do vậy, nhiều tổ chức, cá nhân đã nghiên cứu ứng dụng CNTT trong quản lý, tổ chức HTTTKT đề giúp giải quyết công việc nhanh hơn, quản lý tốt hơn, thông tin số liệu chính xác và

minh bạch hơn Khi thực hiện nghiên cứu đề tài này tác giả đã tham khảo

một số tài liệu liên quan, cụ thể như:

Tác giả Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2011), Giáo

trình hệ thống thông tin kế toán, nhà xuất bản Tài chính, đã tiếp cận vấn đề từ khái quát đến cụ thể các nội dung của HTTTKT trong điều kiện tin học hóa, mối quan hệ giữa HTTTKT với các hệ thống khác trong đơn vị, tô chức, mối

quan hệ giữa các chu trình trong đơn vị, tổ chức, các phương pháp xây dựng

bộ mã, kiểm soát HTTTKT, chức năng chính của từng chu trình, cách thức tổ chức dữ liệu, quy trình luân chuyển, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán Các tác giả cũng đã cụ thể hóa đến việc tổ chức kế toán theo chu trình nhằm phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tỉn kế toán trên cơ sở xác định

rõ mỗi loại thông tỉn kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào, để

tô chức ghi nhận, theo dõi, xử lý, báo cáo hoặc phân quyền truy cập, khai thác thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất trên nền tảng ứng dung

CNTT

Tác giả Ngô Hà Tấn và Nguyễn Hữu Cường (2010), Giáo trình

HTTTKT, nhà xuất bản giáo dục Việt Nam, tác giả đã khái quát về tô chức HTTTKT, tổ chức thu thập thông tin ban đầu, tổ chức hệ thống hóa thông tin

kế toán, tổ chức thông tin kế toán theo phần hành và tổ chức cung cấp thông

tin kế toán

Trần Thị Thanh Tâm (2013), Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán

toán trong chu trình cung ứng khi được hoàn thiện phải có tính kết nối và thống nhất toàn HTTTKT trong doanh nghiệp, đảm bảo được chức năng của

kế toán trong việc quản lý và kiểm soát tài sản, thông tin phục vụ phải kịp thời, chính xác, cơ sở dữ liệu (CSDL) kế toán phải đồng nhất để tích hợp và kết xuất thông tin dễ dàng, tạo điều kiện để cung cấp nguyên vật liệu phục vụ sản xuất ôn định, tiết kiệm chỉ phí, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm

Hoang Thi Minh Hiền (2012), Hoạt động cung ứng thuốc tại bệnh viện Hữu Nghị - Thực trạng và một số giải pháp, mô tả thực trạng cung ứng thuốc

tại Bệnh viện Hữu Nghị từ năm 2004-2010 và tác giả đã phân tích được

những ưu nhược điểm bắt cập chính yếu trong hoạt động cung ứng thuốc Bên

cạnh đó tác giả đưa ra những giải pháp kỹ thuật trong việc quản lý thuốc trong

kê đơn nội ngoại trú và triển khai hoạt động đấu thầu thuốc tại bệnh viện Từ những kết quả nghiên cứu tác giả đề xuất mô hình hoạt động cho khoa dược bệnh viện và một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động cung ứng

tại bệnh viện Hữu Nghị

Nguyễn Thị Thùy Anh (2011), Hoàn thiện công tác kế toán trong điều

kiện ứng dụng ERP tại Bệnh

thống thông tin kế toán, phân hệ kế toán trong điều kiện

¡ bệnh viện dé khẳng định tầm quan trọng của ERP trong

công tác quản lý tài chính tại bệnh viện Tác giả cũng làm rõ tẩm quan trọng

của HTTTKT trong điều kiệt

ứng dụng ERP là chìa khóa để đem đến hiệu

quả cho công tác kế toán tại bệnh viện Tác giả đã đi sâu phân tích thực trạng

công tác kế toán tại Bệnh Viện C Đà Nẵng Qua nghiên cứu lý luận, thực tế Tác giả đề xuất một số ý kiến, giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán

trong điều kiện ứng dụng ERP tại Bệnh Viện C Đà Nẵng trong thời gian tới

Tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2012), Tiếp cận theo chư trình ~ hướng

thiết phải tô chức HTTTKT theo chu trình, nêu ra các chu trình kế toán trong

bệnh viện công: chu tình thu viện phí, chu trình cung ứng, chu trình khám và

điều trị, chu trình tài chính

Tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh (2012), Hoàn thiện hệ thống thông tin

kế toán tại bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể, nêu sự cần thiết phải ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện và việc hoàn thiện

HTTTKT bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể Những nghiên cứu này sẽ giúp hoàn thiện HTTTKT trong các Bệnh Viện tại Việt Nam hiện nay

Ngoài những công trình nghiên cứu trên, còn có rất nhiều các tác giả

khác cũng đã nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong bệnh viện như: Bác sỹ

Phan Xuân Trung, Lê Kim Ngoc (2010), Tổ chức hạch toán kế toán trong các

cơ sở y tế với việc tăng cường quản lý tài chính ngành y tế Việt Nam, các cán

bộ nhân viên ngành y tế, ngành CNTT

Đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng

thuốc và

tt tư y tế rất quan trọng đối vớ

nh Do đó, trong bệnh viện Như ta biết thuốc,

viện, liên quan trực tiếp đến sức khỏe và mạng sống của ngườ

yêu cầu phải mua đúng thuốc, đúng vật tư và quản lý thuốc, vật tư y tế phải

thật chính xác để người bệnh mau chóng khỏi bệnh Không chỉ vậy, quy trình

lập kế hoạch, đấu thầu, tiếp nhận thuốc và bảo quản, theo dõi thanh toán và

thanh toán phải đầy đủ, kịp thời tất cả các loại thuốc men, dịch truyền, vật tư

y tế với giá tồn kho hợp lý nhất để giảm chỉ phí cho bệnh viện, đồng thời tạo

một hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quá trình hoạt động và quản lý tại

bệnh viện.

CƠ SỞ LÝ THUYET VE TO CHUC THONG TIN KE TOAN CUA CHU TRINH CUNG UN

1.1 KHAI QUAT VE HE THONG THONG TIN KE TOAN

1.1.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán: “Đối với các tô chức là đơn vị hành chính

sự nghiệp, HTTTKT là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin liên quan về tình hình tài sản, nguồn kinh phí, quá trình hoạt động của tổ chức, đơn vị và lưu chuyển tiền của tô chức, đơn vị ở mức độ tổng hợp và chỉ tiết khác nhau theo yêu cầu

về thông tin của người sử dụng Các chức năng chính của HTTTKT là thông

tin và kiểm tra” [7, tr 22]

HE THONG THONG TIN KE TOAN

Hình 1.2: Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán

Dữ liệu đầu vào: Là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh trong

đơn vị như mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chỉ phí phát sinh, tra lương cho công nhân

Quy trình xử lí: Là một quy trình hoàn chỉnh bao gồm các giai đoạn cụ thể

từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lí, phân tích, tông hợp các dữ liệu này để lập các báo cáo kế toán bằng hệ thống các phương pháp

kế toán là phương pháp chứng từ, phương pháp tài khoản và ghi kép, phương

pháp đo lường đối tượng kế toán và phương pháp tổng hợp cân đối kế toán Để

thực hiện được các quy trình trên đây đòi hỏi phải có sự tham gia của con người (cán bộ, chuyên viên kế toán) có những kĩ năng và trình độ nghiệp vụ chuyên môn, được phân công và tổ chức một cách khoa học, hợp lí với sự hỗ trợ của các

phương tiện phù hợp (thiết bị phần cứng, phần mềm, CSDL, số sách )

Đầu ra: Là các thông tin kế toán đáp ứng theo yêu cầu của người sử dụng, bao gồm các đối tượng bên ngoài đơn vị, các cấp quản trị cũng như

phục vụ hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận bên trong đơn vị

vì vậy để hiểu rõ về HTTTKT cần nắm được quy trình xử lý kế toán trong

một đơn vị

1.1.2 Quy trình xử lý kế toán trong các tổ chức, đơn vị

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Với chức năng thông tin và kiểm tra về tình hình tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh, công tác kế toán tại một đơn vị cần được tổ chức theo

một quy trình chặt chẽ và khoa học Trong điều kiện hạch toán thủ công, tùy

thuộc đặc điểm kinh doanh, quy mô và yêu cầu cụ thể của người quản lý đơn

vị mà việc tổ chức các nghiệp vụ ghi chép, xử lý và cung cấp thông tin có thể

khác nhau nhưng đều tuân theo quy trình xử lý như ở Hình 1.3

- Ghỉ nhận: Là giai đoạn đầu tiên của quy trình kế toán, thực hiện chức năng thu thập các dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát

sinh trong đơn vị

- Xử lí: Là giai đoạn tiếp theo của quy trình kế toán Trên cơ sở các dữ liệu trên chứng từ, kế toán thực hiện việc xử lí và cung cấp thông tin theo yêu cầu của quản lí

- Báo cáo: Đây là bước công việc cuối cùng trong quy trình xử lí kế toán

động của đơn vị có hiệu quả

Các hệ thống thông tin chức năng như hệ thống thông tin tài chính, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản

xuất không tách biệt nhau mà thường chia sẻ với nhau các nguồn lực chủ yếu của hệ thống và tất cả chúng đều có mối quan hệ chặt chẽ với HTTTKT Các

hệ thống thông tin chức năng này cung cấp dữ liệu đầu vào cho HTTTKT và

từ những dữ liệu này, HTTTKT có nhiệm vụ xử lí chúng thành thông tin hữu

ích cung cấp trở lại cho các bộ phận đề thực hiện chức năng của mình Ví dụ, HTTTKT cung cấp thông tin về tình hình nguyên vật liệu tồn kho cho bộ phận

cung ứng, thông tin về tình hình công nợ khách hàng cho bộ phận bán hàng

Hệ thống

thông tin sản xuất

Hệ thống

thông tin tài chính

Hình 1.4: Mối quan hệ giữa HTTTKT

với các hệ thống thông tin khác trong đơn vị

Như vậy HTTTKT cùng với các hệ thống thông tỉn chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh phục vụ yêu cầu quản trị đơn vị

Các hệ thống thông tin này liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp,

đảm bảo sự vận hành của đơn vị đạt được các mục tiêu dé ra

1.1.4 Tổ chức dữ liệu kế toán trong điều kiện sử dụng phần mềm kế

toán

Đầu vào của HTTTKT gồm có: công tác khởi tạo dữ liệu ban đầu gồm 4 nội dung chủ yếu (xác định và khai báo các thông số của hệ thống; xây dựng

và khai báo các bộ mã; khai báo các số dư ban đầu; phân quyền sử dụng phần mềm và quản trị hệ thống) Dữ liệu làm cơ sở đầu vào cho mỗi kì hạch toán gồm các nội dung sau: dữ liệu tồn cuối kỳ trước; dữ liệu phát sinh trong kỳ;

xử lý và cập nhật các bút toán “điều chỉnh” cuối kỳ

Tổ chức các tập tin trong cơ sở dữ liệu kế toán: tập tin hệ thống: tập tin danh mục từ điền; tập tin danh mục biến động: tập tỉn tổn; tập tin trung gian xử

lý và báo cáo

Đầu ra của HTTTKT: số kế toán; báo cáo kế toán; thông tin chỉ tiết về các đối tượng kế toán; sao lưu và kết chuyển dữ liệu cho kỳ sau

1.1.5 Tỗ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình

Tuy có thê khác nhau về ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, hoạt động chủ yếu trong một đơn vị đều có thê tổ chức thành 4 chu trình cơ bản gồm: chu trình bán hàng và thu tiền, chu trình Cung ứng, chu trình Chuyển đôi và chu trình Tài

chính như sau:

1 Chu Liên quan đến những và trả lời yêu cầu của khách hàng

trình bán | công việc bánhàng _ |- Kiểm tra tín dụng và tồn kho

hàng và |hóa, dịch vụ vàtheo _ |-Lậphóađơn

thu tiền — | dõi công nợ phải thu |- Xuất kho giao hàng

và thu tiền khách hàng | - Theo dõi các khoản phải thu

- Thu tiền

- Ghi số và lập báo cáo

2 Chu Gồm các nghiệp vụ kế |- Yêu cầu hàng hóa/ dịch vụ

trình cung _ | toán ghi nhận những _ |- Lập, xét duyệt và gởi đơn hàng đến NCC ứng sự kiện phát sinh liên _ |- Nhận hàng, nhập kho và bảo quản hàng hóa

quan đến việc mua - Chấp nhận thanh toán

hàng và thanh toán cho | - Thanh toán tiền NCC nhà cung cấp (NCC) _ |- Theo dõi nợ phải trả

- Ghi số và lập báo cáo

3 Chu Liên quan đến việc | - Lap ké hoach san xudt

trình chuyển đối tài nguyên _| - Yêu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất

chuyển (nguyên vật liệu, tiền _ |- Tổ chức sản xuất

đổi lương ) thành hàng |- Nhập kho thành phẩm

hóa dịch vụ ~ Tính toán chỉ phí sản xuất

- Lập báo cáo

4 Chu Ghi chép, xử lý các - Dự báo nhu câu tiên

trình tài nghiệp vụ liên quan đến | - Phát hành cô phiếu cho nhà đầu tư

chính hoạt động huy động — |- Vay ngân hàng vốn và sử dụng vốn

một cách có hiệu quả - Chỉ trả cỗ tức và lãi vay

- Lập báo cáo

Để đảm bảo các mối quan hệ phối hợp giữa các chức năng, bộ phận trong mỗi chu trình cần phải xây dựng các hệ thống thông tin quan If trong

từng chu trình và mối quan hệ giữa chúng với HTTTKT Bộ phận thực hiện công đoạn trước phải thông tin đẩy đủ, kịp thời và chính xác cho các bộ phận

thực hiện công đoạn sau để các bộ phận này chủ động tiếp tục triển khai công

việc nhằm hoàn thành trọn vẹn chức năng của chu trình Ngược lại, các bộ phận thực hiện các bước công việc sau cũng phải cung cấp các thông tin phản

hồi cho các bộ phận trước đó để báo cáo tình tình và tiến triển của công việc cũng như những vấn dé nay sinh cần phải phối hợp giải quyết hoặc báo cáo kịp thời cho các cấp quản lí về tình hình và kết quả thực hiện kế hoạch công

tác

Mục đích của việc tiếp cận hệ thống kế toán theo chu trình là nhằm:

- Chia sẻ thông tin cho các chức năng, bộ phận trong cùng chu trình

- Phối hợp thực hiện một chức năng, nhiệm vụ một cách trọn vẹn đạt

được hiệu quả cao nhất Mỗi bộ phận, cá nhân trong hệ thống không chỉ cố

Việc tổ chức HTTTKT theo chu trình đặt ra yêu cầu phải ứng dụng

CNTT trong quá trình xử lí, trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng.

trong đơn vi Để HTTTKT thể hiện vai trò quan trọng đối với hoạt động của đơn vị, việc thực hiên tin học hóa kế toán trở nên quan trọng và cần thiết

1.2 TO CHUC THONG TIN KE TOAN CUA CHU TRINH CUNG UNG

1.2.1 Đặc điểm của chu trình cung ứng

Chu trình cung ứng là chu tình liên quan đến quá trình mua hàng và

thanh toán với nhà cung cấp Chu trình này liên quan đến các phân hệ: mua hàng, nhận hàng, theo dõi thanh toán và chỉ tiền Các chủ thể chủ yếu tham gia vào chu trình cung ứng gồm nhà cung cấp, các bộ phận có nhu cầu, bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng, quản lí kho hàng, kế toán hàng tồn kho,

kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán tiền ngân hàng, kế toán tổng hợp

và ngân hàng

a Mục tiêu của chu trình cung ứng: Đảm bảo tắt cả hàng hóa và dịch

vụ được đặt là cần thiết; Nhận hàng hóa và dịch vụ đảm bảo yêu cầu về số

lượng, chất lượng và thời gian theo don dat hang (DDH), bao quan vat wr hàng hóa cho đến khi đưa vào sử dụng; Đảm bảo chứng từ hóa đơn đi kèm với hàng hóa và dịch vụ là hợp pháp, đầy đủ và chính xác; Ghi chép và phân

loại các loại chỉ phí một cách nhanh chóng và chính xác; Theo dõi cụ thể thời

quản

phải trả

- Nhận biết nhu cầu vật tư, hàng hóa và dịch vụ: Bộ phận mua hàng dựa trên việc so sánh số lượng hàng tồn kho với kế hoạch sử dụng của từng loại hoặc số lượng hàng tồn kho tối thiểu để xác định lượng nhu cầu sử dụng và

dự trữ Bộ phận mua hàng cũng có thể dựa trên cơ sở giấy yêu cầu mua hàng của các bộ phận có nhu cầu để đề xuất mua hàng, trong đó ghỉ rõ về ching loại, quy cách, số lượng, chất lượng hàng cần mua và trình cấp có thâm quyền

phê duyệt

- Đặt hàng: Sau khi xác định nhu cầu các mặt hàng cần phải cung ứng,

bộ phận mua hàng tiến hành đặt hàng và lựa chọn NCC phù hợp

- Nhận hàng và nhập kho hàng: Chức năng nhận, kiểm tra và nhập kho

được bộ phận nhận hàng thực hiện tại kho hoặc tại địa điểm được chỉ định vào thời điểm hàng được giao Sau khi làm xong các thủ tục nhập kho, trách nhiệm bảo quản vật tư hàng hóa thuộc về bộ phận quản lý kho

- Xác nhận nghĩa vụ thanh toán và theo dõi thanh toán: Sau khi thủ tục

nhập kho được thực hiện xong, bộ chứng từ nhận hàng và hóa đơn của NCC

sẽ được chuyển đến phòng kế toán để hạch toán và làm thủ tục thanh toán Kế

toán thanh toán có chức năng theo dõi việc thanh toán với NCC Thông thường có hai phương pháp tổ chức theo dõi thanh toán: thanh toán theo hóa

đơn và kết chuyền số dư của từng NCC hoặc đơn vị có thể kết hợp cả hai hình

mặt.

- Xử lý các nghiệp vụ bắt thường phát sinh: Trả lại hàng hóa hoặc giảm giá

hàng mua, chiết khấu mua hàng hoặc các khoản chỉ phí phát sinh liên quan đến việc mua hàng

e Mối quan hệ giữa các bộ phận của chu trình cung ứng

Trong chu trình cung ứng, chức năng tài chính kế toán là tham gia hạch

toán, quản lý và kiểm soát hàng tồn kho, theo dõi các khoản phải trả cho

CC và cung cấp thông tin liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán Thông tin do kế toán cung cấp giúp cho nhà quản trị hàng tồn kho đưa ra quyết định liên quan đến thời điểm mua hàng, lượng hàng cần mua, quy cách, chất lượng, số lượng, giá cả phù hợp nhất nhằm giảm thiểu đến mức thấp

nhất các khoản chỉ phí trong chu trình cung ứng Bên cạnh đó bộ phận tài

chính kế toán phải theo dõi, kiểm soát được thời hạn thanh toán theo từng hóa đơn để hưởng các khoản chiết khấu bán hàng, tính được lượng tiền và thời điểm thanh toán cho từng khách hàng, từ đó có cơ sở để lập kế hoạch huy động vốn Ngoài ra kế toán còn cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho việc ra quyết định liên quan đến các chính sách mua hàng dài hạn, phương thức thanh toán, tín dụng, chiết khấu thanh toán

1.2.2 Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ trong

chu trình cung ứng

Hệ thống chứng từ sử dụng trong chu trình cung ứng gồm:

~ Phiếu yêu cẩu mua hàng (purchase requisition): Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong đơn vị khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ bao gồm các thông tin về chủng loại, mặt hàng, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng Yêu cầu mua hàng này được gửi về bộ phận mua hàng và phải được chấp thuận bởi người quản lý bộ phận yêu cầu

- Đơn đặt hàng (purchase order): Chứng từ này được lập bởi bộ phận

mua hàng, xác định yêu cầu của đơn vị với nhà cung cấp về mặt hàng, giá cả, chất lượng, số lượng hàng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng; các yêu cầu về thanh toán Nếu đặt hàng được người cung cấp chấp thuận thì nó

trở thành hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa đôi bên

~ Phiếu nhập kho (receiving repori): Hay còn được gọi là báo cáo nhận

hàng, chứng từ này được bộ phận nhận hàng lập căn cứ số lượng, chất lượng,

quy cách hàng thực nhận, số liệu thực nhập được dùng làm căn cứ ghi tăng tài

khoản hàng tồn kho Thông tin hàng nhận được chuyền đến các bộ phận liên quan như kế toán mua hàng, kho hàng

- Phiéu dong g6i (packing list): Phiếu đóng gói hàng hóa là một chứng từ liệt kê các mặt hàng, loại hàng, những loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định Phiếu đóng gói được NCC lập ra khi đóng gói hàng hóa Phiếu đóng gói hàng hóa này có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc

kiểm đếm hàng hóa

- Hóa đơn mua hàng (invoice): Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu

hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán tiền của người mua

đối với người bán

- Chứng từ thanh toán (voucher): Đây là chứng từ được sử dụng trong hệ

thống thanh toán theo chứng từ nhằm ghi nhận thông tin liên quan tới khoản cần thanh toán cho một hóa đơn nào đó

- Chứng từ trả lại hàng mua (debit memo): Chứng từ này được bộ phận

mua hàng lập khi hàng mua không đúng yêu cầu, cần trả lại cho người bán Chứng từ này ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng bị

trả lại

- Check hoặc phiếu chỉ: Đây là chứng từ được lập ra khi tiến hành thanh

toán tiền cho NCC

Trên thực tế, khi đơn vị tiến hành nhập khẩu nguyên vật liệu, hàng hóa trực tiếp từ nước ngoài thì loại chúng từ và số lượng chứng từ tham gia vào

chu trình cung ứng này cũng trở nên đa dạng và phức tạp hơn nhiều Bộ

chứng từ nhập khẩu thường bao gồm các loại chứng từ như sau:

Các chứng từ tài chính: được sử dụng trong thanh toán, bao gồm: hồi phiếu, lệnh phiếu, séc và các phương tiện thanh toán tương tự

Các chứng từ thương mại: Hóa đơn thương mại (commercial invoice); Chứng

từ vận tải (transport document); Chứng từ bảo hiểm (insurance policy); Giấy

chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O); Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (certificate of quality); Giấy chứng nhận số lượng hàng hóa (certificate of quantity); Giấy chứng nhận trọng lượng (certificate of weight); Phiéu déng

gói hàng héa (packing list); Gidy chtmg nhan vé sinh (sanitary certificate);

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (phytosanitory certificate); Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (vetecrinary certificate); Giấy chứng nhận khử trùng

(fumigation certificate); Các chứng từ khác.

Hình 1.7: Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng

1.2.3 Xây dựng cơ sở dữ liệu và mã hóa dữ liệu trong chu trình cung ứng,

a Cơ sở dữ liệu

CSDL là tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, được lưu trữ trên giá mang,

có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng, trong điều kiện kế toán thủ

công, dữ liệu được lưu trữ trên giá mang là giấy, cấu trúc dữ liệu chính là các

mẫu biểu chứng từ, số sách Ngày nay với ứng dụng CNTT, dữ

có quan hệ với nhau, được quản trị một cách thích hợp nhất bởi một hệ quản trị

CSDL nhằm đạt được mục đích tồn tại của HTTTKT là xử lý dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính kế toán, có ích cho quá trình ra quyết định Trong hệ thống kế toán máy, dữ liệu kế toán chủ yếu được lưu giữ trong các tập tin gồm nhiều trường và nhiều bản ghi Mỗi trường ứng với mỗi thuộc

tính cần quản lý các đối tượng hay nghiệp vụ Mỗi ban ghi mô tả các thuộc

tính của đối tượng hay nghiệp vụ kinh tế xác định

Tóm lại hệ thống CSDL là nơi dùng đề lưu trữ, xử lý thông tin Việc tổ chức và lựa chọn phương pháp lưu trữ như thế nào đề tối ưu nhất, ít tốn kém nhất nhưng phải đảm bảo phù hợp với yêu cầu sử dụng thông tin của đơn vị là quan trong Để đưa ra một quyết định cần phải có thông tin, thông tin cung cấp có chất lượng thì phải thể hiện được quá khứ, hiện tại và dự báo được tương lai Muốn vậy hệ thống CSDL chuyên cung cấp thông tin phải được tiêu chuẩn hóa, phải được tô chức và lựa chọn một cách hợp lý thiết thực để ghi nhận thông tin Thiết kế một CSDL sao cho việc thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết, giảm thiểu lưu trữ các thông tin trùng lắp dư thừa, khi cần

có thể lấy được thông tin nhanh nhất hữu ích nhất cho việc quản lý đơn vị và

hỗ trợ quá trình ra quyết định Ngoài ra hệ thông CSDL phải được duy trì với thời gian đủ dài và xuyên suốt cả quá trình hình thành và phát triển của đơn

vị, đảm bảo tính an toàn và mức độ tin cậy cao

Cấu trúc của một số tập tin thường sử dụng trong chu trình cung ứng

gdm:

- Tap tin Danh muc Nhà cung cấp :

Mã | Tên | Dia | SĐT/ [ Mãsõ |Sốtài[ Thờihạn | Hinhthie ] Xếp hạng

NCC | NCC | chỉ | Email | thuế | khoản | thanh toán | chiết khấu uy tín

- Tap tin Don dat hang:

‹ Số yêu câu Ngày đặt | Ngàyyêucầu | Ngày giao

Số ĐĐH mua hang * MaNCC hang sy eee giao hàng, hàng thực tế "

Số phiêu nhậpkho [ Mãhànghóa | ĐVT | Số lượng | Đơn giá Số ĐĐH

- Tập tin Hóa đơn mua hàng:

“hồ 3 R “gà £ Ì oe ua 3 Ngày

Số hóa | uy | Mã [Q¿ Số | Sốuền | Thuế | Sốtiền | Thời hạn

đơn | NếàY | cC |SỐPNKI p5H | chưa thuế | GTGT | tổng cộng |thanh toán oe

b Mã hóa đối tượng quản lý

Mã hóa là cách thức để thực hiện phân loại, xắp lớp các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống, đặc biệt là HTTTKT Xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán là thực hiện việc phân loại, sắp xếp các đối tượng kế toán thông qua việc biểu diễn các đối tượng theo những quy ước ngắn gọn nhưng bao hàm đầy đủ các thuộc tính cơ bản của nó

Mã hóa là công tác tối ưu hóa rất đặc biệt, công tác này thay thế thông

tin ở dạng "tự nhiên” thành một ký hiệu thích ứng với mục tiêu của người sử

dụng, những mục tiêu đó là: Nhận diện rõ, không nhập nhằng một đối tượng

trong tập hợp các đối tượng; Biểu diễn đối tượng bằng những ký hiệu ngắn gọn; Biểu diễn được nhiều thuộc tính của đối tượng; Cho phép thực hiện kiểm

tra tính đúng đắn của dữ liệu trong quá trình nhập

ảm bảo tính bảo mật

* Bộ mã được xây dựng phải đảm bảo các đặc tính sau: Tính duy nhất

và tính kén chon; Tinh uyén chuyền sống lâu; Tiện lợi khi sử dụng

* Các phương pháp xây dựng bộ mã

+ Mã tuần tự: ¡ tượng mới xuất hiện sẽ được gán cho một con số

kế tiếp theo thứ tự thời gian Cách tạo mã này có ưu điểm đơn giãn, dễ thực

hiện, dễ tạo mã, nhận diện duy nhất một đối tượng Nhưng có nhược diém 1a

không cho phép gợi nhớ đặc tính của đối tượng, không cho phép chèn mã

giữa hai mã đã có

+ Mã số tuần tự theo từng khoảng cách khoảng: Dùng những loạt

tiếp để mã hóa những đối tượng có đặc tính chung và dé dành những chỗ trống dé có thể giữ cho mã không bị xáo trộn cho dù chèn thêm mã Trong mỗi khoảng cách như vậy người ta dùng mã tuần tự Ưu điểm của phương pháp này là mã đối tượng sẽ không nhập nhằng và lẫn lộn khi không có đối tượng cần mã hóa thuộc nhiều giới hạn, cho phép chèn mã giữa hai mã liên tiếp Tuy nhiên nhược điểm của nó là khó xác định khoảng cách trong ting phân đoạn, không hoặc có rất ít ý nghĩa, không có tính chất gợi nhớ

+ Mã số có ý nghĩa: Mã được tạo bởi các ký tự chọn để mã hóa có thể gợi nhớ hoặc mang một vài thuộc tính của đối tượng Mã ý nghĩa gồm:

Mã gợi nhớ: Những ký tự lựa chọn cho phép gợi nhớ dễ dàng ý nghĩa

Mã mô tả hoặc mã phân tích: Những ký tự lựa chọn phải mô tả đặc tính

vĩnh cửu của đối tượng

Ưu điểm của phương pháp này là bộ mã đơn giãn, dễ hiểu, tiện dụng cho các công tác mã hóa bằng tay, mã số dễ dàng nới rộng Nhược điểm là khả năng xảy ra nhập nhằng giữa các mã rất cao, không thuận lợi cho công tác mã hóa thiết bị

+ Mã ghép nói: Mã được chia làm nhiều vùng, mỗi vùng tương ứng với mỗi đặc tính mô tả đối tượng cần đưa vào quản lý Ưu điểm của bộ mã này là nhận diện không nhập nhằng, có khả năng phân tích trong thống kê, có khả năng kiểm tra một số đặc tính Tuy nhiên nhược điểm của bộ mã này là cồng kềnh đặc tính lựa chọn mã hóa phải có tính ổn định cao gây khó khăn trong việc tổ chức tiến hành tạo lập

+ Mã số đẳng cấp: Mã hóa theo thứ tự từ cấp độ tông quát đến cấp độ chỉ tiết của từng đối tượng Ưu điểm của phương pháp tạo mã này là rất thuận tiện cho việc phân tích, tổng hợp các đối tượng, thành lập mã dễ dàng Nhược điểm của phương pháp này là bộ mã tạo được thường cồng kềnh khi đối

hóa, thuộc tính nào được giữ lại và mối liên hệ của chúng Mặt lượng là sự dự

báo những biến động của đối tượng trong tương lai

1.2.4 Tỗ chức thông tin trong chu trình cung ứng

Tổ chức dữ liệu của HTTTKT trong chu trình cung ứng gồm 4 nút xử lý tương ứng với 4 chức năng cơ bản của chu trình cung ứng: Tiếp nhận yêu cầu

mua hàng và xử lý đặt hàng; Làm thủ tục nhận hàng, nhập kho và bảo quản hàng hóa; Chấp nhận thanh toán, theo dõi công nợ và chỉ thanh toán cho

CC; Phân tích tình hình cung ứng và lập báo cáo.

Nhà cùng cấp,

Các chứng từ nhận hàng

Hinh 1.9: Sơ đồ tả chức thông tin kế tóan trong quy trình xử lý đặt hàng

Hoạt động quan trọng đầu tiên trong chu trình cung ứng là đặt mua hàng

Quyết định chủ chốt được đưa ra trong bước đầu tiên là phải xác định mua

mặt hàng nào, mua khi nào và mua bao nhiêu, cũng như quyết định mua hàng

từ NCC nào Những yếu kém trong chức năng quản lý hàng tồn kho có thể tạo

ra những vấn đề đáng lưu ý như việc ghi nhận thông tin đặt hàng không chính xác gây ra việc thiếu nguyên liệu dự trữ dẫn đến đình trệ sản xuất

Trong hoạt động đầu tiên của chu trình cung ứng “Đặt hàng” sẽ được

khởi đầu từ “Phiếu yêu cầu”

Phiếu yêu cầu mua hàng hoá hoặc nguyên vật liệu: là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong đơn vị khi có nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ hoặc được kích hoạt tự động bởi chức năng kiểm soát hàng tồn kho khi hàng tồn kho xuống dưới mức tối thiểu đã được qui định trước; Nội dung của phiếu yêu cầu

liệu của các NCC trong những lần mua trước về giá cả, chất lượng hàng hóa,

thời gian giao hàng để nhận diện ra những NCC tiềm năng và đánh giá thành

tích của từng NCC có triển vọng Trong trường hợp mặt hàng yêu cầu chưa

được cung ứng bởi NCC nào từ trước đến nay, nhân viên đặt hàng phải báo

cáo lên cấp có thẩm quyển lựa chọn và phê duyệt dựa trên các thông tin từ nhiều nguồn khác hoặc NCC được lựa chọn từ kết quả đấu thầu

Sau khi NCC đã được xác định, toàn bộ dữ liệu sẽ được lưu trữ vào các

tập tin dữ liệu đặt hàng gồm: tập tin Đơn đặt hàng và Chỉ tiết đặt hàng

Trên CSDL đã được lưu trữ trên các tập tin này, chương trình cho phép in

Đơn đặt hàng Nội dung Đơn đặt hàng phải trình bày đầy đủ các nội dung về:

Số thứ tự ĐĐH; Ngày đặt hàng: Mã số, tên và địa chỉ của NCC; Chủng loại,

quy cách và số lượng hàng hóa; Giá bán; Điều kiện thanh toán, điều kiện chiết khấu; Địa điểm và thời gian giao hàng.; Đơn đặt hàng được gửi cho NCC xác nhận qua email hoặc fax Đây là chứng từ có thể được coi là khế ước thỏa

thuận giữa người mua và người bán thay cho hợp đồng mua bán

Thông thường, nhiều đơn đặt hàng được lập nhằm thỏa mãn một phiếu yêu cầu mua hàng duy nhất, bởi vì nhiều mặt hàng được yêu cầu cùng lúc lại được cung cấp bởi nhiều NCC khác nhau Tuy nhiên, số lượng hang

các đơn đặt hàng cũng có thể khác với số lượng ghi trong phiếu yêu cầu mua

hàng nhằm tận dụng lợi thế giảm giá khi mua với số lượng lớn Nhiều công ty

mua duy trì việc sắp đặt mua bán đặc biệt với những NCC quan trọng Một trong những sắp đặt đó là việc sử dụng đơn đặt hàng trọn gói Một đơn đặt

hàng trọn gói là một cam kết mua những mặt hàng nhất định ở mức giá được

định trước từ một NCC nhất định trong một thời kỳ thường là một năm Đơn

ôn

đặt hàng trọn gói giúp đảm bảo cho người mua có được nguồn nguyên liệt

định cho quá trình sản xuất

Đơn đặt hàng sau khi đã được ký duyệt bởi người có thẩm quyền và có

xác nhận của NCC sẽ được lưu tại bộ phận mua hàng 1 liên và chuyển cho

các bộ phận có liên quan Một liên Đơn đặt hàng được gởi đến bộ phận nhận

hang dé bộ phận này chuẩn bị các thủ tục nhận hàng kịp thời khi hàng về, một liên khác gởi cho bộ phận kế toán theo dõi thanh toán và kiểm soát toàn

bộ quá trình cung ứng và chủ động trong việc theo dõi thanh toán, và một liên

gởi cho bộ phận có yêu cầu

Trong trường hợp đơn vị sử dụng phần mềm quản trị trong toàn hệ thống

thì thông tin đặt hàng sẽ được phát tán dưới dạng thông báo cho các bộ phận

liên quan theo các luồng dữ liệu kết nối nội bộ trong đơn vị dưới dạng mẫu tin điện toán thay cho việc phải gửi các chứng từ gốc bằng giấy tờ

b Tổ chức thông tin trong quy trình nhận hàng

Hoạt động quan trọng thứ hai trong chu trình cung ứng là việc nhận và lưu trữ hàng hoá đã được đặt mua

'Khi hàng đã về, bộ phận nhận hàng tiến hành các thủ tục kiểm hóa hàng hóa, nghĩa là hàng hóa sẽ được kiểm về chất lượng, mẫu mã, qui cách hàng hóa và được cân đo đong đếm, đối chiếu khớp đúng số liệu giữa Đơn đặt hàng, Phiếu giao hàng của NCC cũng như hàng hóa thực tế nhận được Công

đoạn này giúp hoàn thành mục tiêu thứ hai của chu trình cung ứng là: hàng

hóa và dịch vụ đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng và thời gian theo đơn đặt hàng Khi hàng hóa mua về thỏa các điều kiện đã được chấp nhận,

phận nhận hàng tiến hành cập nhật dữ liệu vào tập tin Nhận hàng và in Phiếu nhập kho

Bộ phận nhận hàng có 2 trách nhiệm chính: Quyết định có chấp nhận hang hay không; Kiểm lại số lượng, chất lượng hàng được giao; Việc chấp nhận những hàng hóa không được đặt mua sẽ dẫn đến kết quả phí phạm thời

gian và không gian kho chứa trong việc xử lý và lưu trữ những mặt hàng đó

cho đến khi chúng được trả lại